La Fatturazione Elettronica: un opportunità

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1 La Fatturazione Elettronica: un opportunità Il 2018 e il 2019 possono determinare una svolta epocale dell economia, della cultura delle aziende e dei lavoratori. In Italia la legge di stabilità 2018 obbliga, o meglio concede un opportunità, a fatturare (B2B e B2C) in modalità completamente elettronica. La fattura elettronica è un documento informatico, messo a disposizione con canali digitali, le cui caratteristiche devono garantire: l'attestazione della data l'autenticità dell'origine l'integrità del contenuto Il processo di fatturazione in Italia, allo stato attuale, prevede: Emissione e ricezione solo mediante lo SDI (Sistema di Interscambio) Il documento deve essere nel formato XML con riferimento allo schema in vigore e pubblicato sul sito istituzionale La fattura veicolata in modalità differenti da quanto esposto nei punti sopra, è considerata NON EMESSA. Dal 1 gennaio 2019 in Italia il processo di fatturazione elettronica è obbligatorio per tutti, da luglio 2018 è obbligatorio per: Cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori Prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un'amministrazione pubblica Cosa sapere del dialogo con lo SDI (Sistema di Interscambio) SDI effettua i controlli su tutte le fatture e, nel caso di esito negativo del controllo, viene inviata entro un tempo massimo di 5 giorni, la ricevuta di scarto del file della fattura che pertanto si considera NON EMESSA. Alcuni elementi che è necessario conoscere sullo SDI: 1. La firma digitale, nel caso dei privati, non è richiesta obbligatoriamente da SDI. E consigliabile l apposizione della firma digitale come effettuato fino ad oggi per la PA e porselo come obbligo, poiché è attualmente lo strumento più comodo per garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto. 2. Le ricevute prodotte da SDI sono attestazioni dello stato di elaborazione delle singole fatture e contengono un impronta informatica calcolata sul contenuto del file cui si riferiscono mediante un algoritmo di hash che collega univocamente e senza possibile ambiguità ogni ricevuta al file fattura cui si applica. 3. Il recapito della fattura elettronica potrà avvenire anche verso un intermediario, e sarà reso disponibile un servizio di registrazione per consentire al cessionario/committente di indicare a SDI il proprio indirizzo telematico che SDI utilizzerà indipendentemente dal codice destinatario specificato nel file fattura. Se è utilizzato tale servizio, le fatture saranno quindi sempre recapitate all indirizzo telematico registrato. 4. La data di emissione è individuata nella data documento, riportata obbligatoriamente in fattura ed essa corrisponde al momento in cui l imposta diventa esigibile. 5. La data di ricezione è, invece, quella rilevante ai fini della detraibilità. Pertanto la decorrenza del termine per l esercizio della detrazione deve essere individuato nel momento in cui si verifica contemporaneamente l avvenuta esigibilità dell imposta ed il formale possesso della fattura. La data di ricezione è la data indicata nella ricevuta di consegna dello SDI oppure, nel caso di mancata consegna, la data di ricezione è la data di

2 presa visione da parte del committente della fattura che gli è stata comunque messa a disposizione dal SDI sul sito web dell Agenzia delle entrate nella sua area riservata. 6. Anche per le note e le autofatture sono valide le stesse regole del processo descritto. I Flussi di dialogo con lo SDI: quali sono e come funzionano

3 Ancora qualche elemento di approfondimento.. Copia fattura Ad ogni fattura emessa sarà messo a disposizione degli utenti un copia informatica della fattura elettronica in un area autenticata e dedicata, dopo l avvenuta consegna ed anche in caso di mancata consegna da parte dello SDI. In quest ultimo caso sarà il cedente/prestatore che dovrà attivarsi per informare il committente della mancata consegna della fattura, comunicando che l originale della stessa è a sua disposizione nell area riservata del sito web dell Agenzia delle entrate utilizzando qualsiasi canale di comunicazione. Il committente (o il suo intermediario delegato) dovrà accedere alla sua area riservata per stabilire con certezza la data di ricezione e avere il diritto alla detraibilità. E da notare comunque che la copia informatica è a tutti gli effetti identica all originale. Notifica di Scarto SDI invia una nota di scarto qualora fallisca una delle verifiche formali sul contenuto o se non è possibile la validazione della firma elettronica, ove presente. In caso di scarto la fattura non è emessa e, se già registrata, occorrerà cancellarla effettuando una nota di variazione in contabilità. Nel caso in cui il committente abbia validi motivi per non riconoscere la fattura, sarà necessario emettere una nota di credito. Conservazione digitale a norma Ogni soggetto passivo deve provvedere all archiviazione di copie delle fatture emesse da lui stesso, dall acquirente o dal destinatario, oppure in suo nome e per suo conto, da un terzo, nonché delle fatture che ha ricevuto. L archiviazione delle fatture effettuata dal sistema di interscambio non solleva il soggetto IVA dalla loro conservazione. In Italia le regole di conservazione sono stabilite dal Decreto Ministero delle Finanze del 17 giugno Occorre dunque aderire in modo esplicito al servizio di conservazione dell Agenzia delle entrate e accettarne le condizioni, oppure è possibile utilizzare un fornitore terzo o conservarle in proprio purché si rispetti quanto prevede il Decreto. Operazioni transfrontaliere Per le operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, vanno trasmesse le seguenti informazioni: la data del documento e dell operazione la data di registrazione il numero del documento la base imponibile l aliquota IVA applicata e l imposta ovvero, ove l operazione non comporti l annotazione dell imposta nel documento, la tipologia dell operazione entro l ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l operazione.

4 Best Practice Cogliendo l opportunità e imboccando il sentiero corretto della crescita, della trasformazione digitale, è consigliato di dotarsi di scrivanie digitali semplici e veloci composte da: Connettore elettronico per il dialogo con lo SDI Piattaforma EIM (Enterprise Content Management) /Sistema Documentale ERP/Sistema Gestionale Piattaforma di conservazione digitale a norma

5 Se si commette l errore di gestire solamente il documento fattura e non il processo, viene rigettata l opportunità a cambiare passo e accettato il semplice OBBLIGO da parte del Governo.