Torino 1, aprile, L elaborazione di una proposta per un contratto di consulenza finanziato dalla Banca Mondiale

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1 Torino 1, aprile, 2010 L elaborazione di una proposta per un contratto di consulenza finanziato dalla Banca Mondiale

2 Obiettivi Comprendere i documenti che costituiscono una Request for Proposal (RFP) per contratti di consulenza finanziati dalla Banca Mondiale Estrarre le informazioni principali contenute nei documenti Imparare a preparare proposte vincenti

3 Contenuti Useremo un esempio di RFP per illustrare quali informazioni/istruzioni cercare, dove trovarle, come chiedere chiarimenti, come rispondere

4 Nelle precedenti puntate

5 Regole di Procurement WB I contratti per i servizi dei consulenti sono soggetti alle linee guida contenute nelle: Guidelines, Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers ( Green Book ) SITE/EXTERNAL/PROJECTS/PRO CUREMENT/0,,contentMDK: ~menuPK:93977~pagePK:84269~pi PK: ~theSitePK:84266~isCU RL:Y,00.html

6 Selezione dei Consulenti Non e` una gara aperta; solo le societa` invitate possono partecipare Il Cliente pubblica una SPN invitando un espressione di interesse (Request for Expression of Interest) da parte delle societa` di consulenza Il Cliente prepara una lista corta costituita da 3 a 6 societa`

7 Selezione dei Consulenti Le societa` nella lista corta ricevono la richiesta di presentare una proposta: Request For Proposal (RFP)

8 Selezione dei Consulenti I Consulenti presentano la proposta Il Cliente valuta la proposta e seleziona la societa` prima qualificata La Qualita` e` piu` importante del prezzo!

9 COME SI COMPONE LA RICHIESTA DI PROPOSTA (RFP) Letter of Invitation(LOI) Instructions To Consultants (ITC)Data Sheet Terms of Reference (TOR) Proposed Contract Standard Technical Proposal Standard Financial Proposal

10 CONTENUTI DELLA LOI La LOI contiene : RFP pag.2 la lista delle societa` alle quali e` stata inviata la RFP Il metodo di selezione dei consulenti che verra` usato

11 Metodi di Selezione dei Consulenti Quality and Cost Based Selection (QCBS) Quality Based Selection (QBS) Selection Based on Consultants Qualifications (CQS) Selection Under Fixed Budget (FBS) Least Cost Selection (LCS) Single Source Selection (SSS) Individual Consultants (IC)

12 Metodi di Selezione dei Consulenti Comparati Tipo - Consulenti QCBS Quality & Cost Based Selection QBS Quality Based Selection CQS Consultants Qualification FBS Fixed Base Selection Least Cost Selection Single Source Selection Individual Cons. Caratteristiche Generali La qualitá é piu` importante del prezzo. Esige una proposta tecnica e una finanziaria. Il peso della tecnica e` molto maggiore di quello della finanziaria TOR difficili da definire. Si ricercano soluzioni creative. Puo` richiedere una proposta solo tecnica o una tecnica e una finanziaria in buste separate ma da presentarsi contemporaneamente Servizi di costo ridotto < $200,000 per i quali sarebbe troppo dispendioso procedere ad una selezione di altro tipo Consulenza semplice, ben definita con budget fisso. Vengono preparate una proposta tecnica e una finanziaria in buste separate. Ogni proposta che superi il budget viene rigettata. Consulenze di natura di routine o standard per le quali esistono delle definizioni di servizi standardizzate o comunemente accettate. Il valore del contratto e` ridotto < $200,000 Continuazione o emergenza < $100,000 In ogni momento del progetto

13 COSA CERCARE NELLA RFP Per prima cosa, leggete le Instructions to Consultants (ITC) e il Data Sheet (DS) insieme Le ITC sono uguali per tutti i progetti Banca Mondiale ma vanno comunque lette con attenzione perche` governano se non emendate nel DS che contiene i dettagli specifici per ogni contratto

14 CONTENUTI DEL DATA SHEET RFP pg.20 Il level of effort stimato o il budget stimato ma non ambedue Informazioni sul processo di valutazione inclusi i criteri e sottocriteri di valutazione Se il consulente puo` o meno associarsi con altri consulenti shortlistati

15 CONTENUTI DEL DATA SHEET Scadenza per la presentazione delle proposte Indirizzo per la consegna della proposta Numero di copie richieste Ora e luogo dell apertura pubblica delle proposte

16 LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA

17 LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA Preparate una lista di tutti i requisiti per la presentazione della proposta (deducibili dal Data Sheet ) Ponetevi delle scadenze per: Il completamento della proposta finanziaria La compilazione delle informazioni richieste La preparazione dei documenti legali, deleghe o altro

18 LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA Preparate l intero pacchetto della proposta, comparatelo con la vostra lista almeno una settimana prima del termine ultimo di presentazione Programmate un largo anticipo per la consegna della proposta. LE PROPOSTE PRESENTATE IN RITARDO NON VERRANNO CONSIDERATE, indipendentemente dalla ragione del ritardo.

19 LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA NELLA PRESENTAZIONE DELLA PROPOSTA RISPONDETE ESATTAMENTE AI REQUISITI RICHIESTI: Allegate il numero di copie richiesto Marcate le buste correttamente Firmate e inizializzate correttamente Includete altre informazioni richieste

20 Proposta di Consulenza Tecnica RFP pag. 25 Commenti sui TOR Qualificazioni ed esperienza della societa` Piano di Lavoro proposto Gruppo di Specialisti, Curricula Vitae

21 Proposta di Consulenza Finanziaria RFP pag. 37 A base-tempo o forfettaria? Resoconto analitico dei compensi ai consulenti (QBS) Salario di Base Oneri Sociali Spese di Struttura Margine societario/profitto Indennita` per lavoro all estero

22 Proposta di Consulenza --Finanziaria Includete i costi relativi a: Personale espatriato e locale Viaggi e trasporti interni Altri costi di mobilizzazione e demobilizzazione Diaria Comunicazioni Affitto uffici e macchine da ufficio Stampa di rapporti, brochures o altro Visti, vaccinazioni, assicurazioni, spedizioni, tasse e tasse di importazione Traduzioni Contingenze (spalmata)

23 SELEZIONE DELLA PROPOSTA VINCENTE

24 Valutazione delle Proposte Le proposte tecniche vengono valutate per prime: 70% - 80% di peso nella valutazione Di seguito vengono valutate le proposte finanziarie: 20%-30% di peso nella valutazione Il contratto viene assegnato alla societa` con il punteggio più alto Il processo di valutazione è RISERVATO E CONFIDENZIALE

25 Valutazione delle Proposte (Tecnica) Scopo della valutazione: selezionare il consulente che offra la migliore combinazione di esperienza tecnica, servizi e prezzo, validata dal punteggio piu` alto Solo le proposte che rispondono ai requisiti richiesti vengono considerate Il comitato di valutazione si attiene ai criteri e sottocriteri definiti nel RFP

26 Valutazione delle Proposte (Finanziaria) Vengono aperte solo le proposte finanziarie dei consulenti la cui proposta tecnica ha ricevuto un punteggio superiore al 60% I consulenti la cui proposta non e` stata considerata valida o non ha raggiunto il minimo nella valutazione tecnica vengono notificati Agli altri viene comunicato il giorno e l ora dell apertura pubblica delle offerte

27 Valutazione delle Proposte (Finanziaria) All apertura delle proposte finanziarie vengono letti i nomi, il punteggio raggiunto dalla proposta tecnica e il prezzo proposto Vengono corretti eventuali errori aritmetici Tutti i prezzi vengono convertiti in un unica valuta Per la valutazione dei costi si escludono le tasse

28 Valutazione delle Proposte (Finanziaria) Alla proposta piu` bassa viene assegnato il punteggio 100 Il punteggio assegnato alle altre finanziarie=100 x Il prezzo della finanziaria piu` bassa/il prezzo della proposta finanziaria in oggetto Punteggio finale=punteggio Tecnico x 80% (o 70%) + Punteggio Finanziario x 20% (o 30%)

29 L agenzia prepara i documenti di gara (da 3 a 6 Mesi) Tempistica di Gara: Consulenti Pubblicazione della SPN, (1 Mese) Consulente prepara LOI, (1 Mese) Agenzia Decide una Lista Corta (da 2 a 4 Mesi) Consulente prepara Proposta, (da 1 a 2 mesi) Valutazione della proposta E aggiudicazione del contratto (da 2 a 4 Mesi) TEMPO IMPIEGATO : da 10 a 18 Mesi

30 Il CONTRATTO Se avete vinto un contratto finanziato da una Banca Multilaterale questa ha applicato le proprie regole per la gara Il contratto è redatto in una forma concordata con la Banca però il Cliente è il Governo del paese mutuatario o l Agenzia che lo rappresenta La Legge del paese mutuatario governa il contratto a meno che non sia specificato diversamente

31 Le condizioni/procedure per l eleggibilità a competere per il contratto erano state definite nella RFP Pag. 59

32 Negoziazione e Firma del Contratto L aggiudicatario del contratto viene invitato a negoziare e a firmare il contratto che include numerose parti La Contract Form Le condizioni contrattuali generali-general Conditions of Contract (GCC) Le condizioni contrattuali particolari-special Conditions of Contract (SCC) La descrizione dei servizi Il prezzo della proposta finanziaria Annessi: personale,garanzie,obblighi del cliente, ecc.

33 Negoziazione e Firma del Contratto Il contratto definisce diritti e responsabilità di ambedue le parti contrattuali, condizioni, procedure, pagamenti, gestione e amministrazione. Alcune modifiche possono essere concordate durante la negoziazione ma la sostanza e il prezzo del contratto non possono cambiare

34 I punti chiave che necessitano particolare attenzione durante la negoziazione includono (1): Descrizione dei servizii Descrizione dei deliverables Dettagli relativi alla tabella delle attività con le milestones Personale Subappalti Base per il pagamento Procedure di accettazione

35 I punti chiave che necessitano particolare attenzione durante la negoziazione includono (2): Procedure per la variazione d ordine Penali per i ritardi o per non-esecuzione Limiti delle responsabilità Procedura per la risoluzione delle dispute,nomina di un conciliatore o giudice arbitrale Mantenimento della documentazione/rapportistica

36 Tipo di contratto base time based Compenso e spese-l ammontare dovuto al contraente è basato su di un compenso orario o giornaliero pattutito più il rimborso delle spese incorse; (timesheets) ed evidenza delle spese devono essere forniti con le fatture per poter ricevere i pagamenti nel corso del progetto; spesso questa forma di contratto viene usata per contratti di consulenza. Le tariffe applicate includono salari/parcelle, oneri sociali, spese generali e margine societario. Il costo di questi contratti ha di solito un tetto massimo Vedi Form Fin-4

37 Tipo di contratto base lump sum A prezzo fisso/a forfeit- adatto a contratti relativamente piccoli e/o con parametri ben definiti, inclusi molti studi e alcuni prodotti. Il prezzo del contratto include tutti i compensi e le spese; l ammontare del contratto non cambia indipendentemente dal lavoro realmente svolto o dalle spese incorse a meno che non sia stato emendato da una variazione d ordine. I pagamenti di solito vengono effettuati in rate collegate alla tabella delle attività o ai deliverables. C è comunque bisogno del dettaglio dei costi nella proposta per giustificare il prezzo proposto Vedi Form-Fin 3 e Fin 4

38 Valuta Per tutti i tipi di contratto è di solito necessario esplicitare i prezzi in valuta estera e in valuta locale

39 Modalità di pagamento Indipendentemente dal tipo di contratto, normalmente, il Contraente può aspettarsi di negoziare delle modalità di pagamento che includano un anticipo sul pagamento e dei pagamenti a progresso con il procedere dei servizi.

40 Modalità di Pagamento Tutti i Contraenti normalmente devono fornire una garanzia bancaria uguale all ammontare dell anticipo sul pagamento se decidono di recepirlo.

41 Per essere pagati dovete Soddisfare i requisiti Rispettare i termini e le condizioni contrattuali Svolgere i servizi secondo le condizioni pattuite e secondo gli standards Gestire efficacemente il contratto Amministrare correttamente il contratto

42 Mobilizzazione Fornire se richiesta l evidenza della copertura assicurativa per il tipo/ammontare specificato nel contratto SCC Mobilizzare il team secondo quanto definito dal piano di lavoro e dal programma

43 Staffing-Personale È importante presentarsi con lo stesso staff indicato nel piano di lavoro; sostituzioni sono possibili solo se approvate dal Cliente e se il candidato è uguale o migliore di quello proposto originalmente in termini di qualificazione ed esperienza

44 Prestazioni Il Contratto stabilisce il perimetro del progetto e i requisiti che devono essere soddisfatti: il tipo e quantità di servizi, quando devono essere prestati, e i deliverables che devono essere completati per poter accedere ai pagamenti

45 Responsabilità del Contraente Fornisce i servizi Istituisce il controllo di qualità e i sistemi per verificarla Supervisiona la prestazione dei servizi Presenta i deliverables Sottopone le fatture e la documentazione giustificativa Tiene la documentazione relativa al progresso del contratto e dei pagamenti

46 Responsabilità del Cliente Supervisiona il rispetto degli obblighi contrattuali Misura i risultati e li compara con il piano di progetto Conferma l eleggibilità ai pagamenti Tiene la contabilità Effettua i pagamenti

47 Documentazione (1) Fondamentale per giustificare tutte le richieste relative all esecuzione del contratto include: Agenda giornaliera del Project Manager Lista del personale e inventario Contabilità Istruzioni scritte dal cliente

48 Documentazione (2) Raccomandazioni dal Consulente al Cliente riguardo la variazione di ordini Accettazione delle variazioni d ordine Fatture Ricevute di pagamento

49 Documentazione (3) Tutta la documentazione del Contraente è soggetta ad ispezione e revisione Abitualmente viene tenuta in forma cartacea e elettronica I documenti (disegni, progetti, rapporti) diventano proprietà del cliente

50 Gestione e Amministrazione I costi sostenuti dal Contraente per la gestione del contratto e per l amministrazione devono essere inclusi come parte del prezzo unitario o prezzo fisso; non sono di solito accettabili come voce e costo separati

51 Dispute Le differenze di punti di vista fra Cliente e Contraente verranno risolte secondo i metodi descritti nel contratto per la risoluzione delle dispute, tipicamente: Si inizia con una discussione amichevole fra il Cliente e il Contraente Se non è risolutiva ci si appella al conciliatore sul cui nome ci si era accordati nel contratto Se la soluzione non viene ancora accettata dalle due parti ci si appella all Arbitrato Internazionale seguendo regole specifiche; i risultati di questo arbitraggio sono vincolanti per ambedue le parti

52 Variazioni d Ordine I problemi per lo più nascono Per servizi che vengono richiesti al Contraente ma che questi ritiene siano al di fuori dei parametri del lavoro originariamente definiti nel Contratto, o che il Contraente crede siano necessari per soddisfare pienamente gli obiettivi del ContrattoIn questi casi la parte interessata dovrebbe iniziare una richiesta di variazione d ordine. Le procedure sono descritte nei documenti contrattuali GCC 2.6

53 Stabilire il prezzo di una variazione d ordine Il Cliente chiedera` al Contraente di dare una stima relativa alla variazione d ordine richiesta sulla base dei compensi specificati nel contratto Alternativamente il Contraente e il Cliente prepareranno ambedue una stima dei prezzi, li paragoneranno e negozieranno un nuovo prezzo fisso per il lavoro addizionale

54 Accettare una Variazione d Ordine Tutte le variazioni d ordine devono essere accettate per iscritto prima di diventare effettive

55 Rescissione GCC 2.9 I contratti abitualmente contengono delle clausole che permettono al Cliente o al Contraente di rescindere il Contratto in circostanze specifiche per causa se certe condizioni non vengono rispettate dall una o dall altra parte, o per convenienza nel caso il Cliente scelga di rescindere il Contratto senza una causa specifica Il Contratto include le condizioni di pagamento relative alla decisione di rescinderlo

56 Conclusione del Contratto (1) Il contratto si considera concluso quando Gli obiettivi del contratto per i servizi, incluse le variazioni d ordine approvate, siano stati completamente soddisfatti dal Contraente Il Cliente abbia fornito l accettazione scritta di tutti i deliverables, inclusi quelli che avevano richiesto una correzione da parte del Contraente

57 Conclusione del Contratto (2) I pagamenti finali siano stati effettuati La data di conclusione del contratto sia stata raggiunta o il contratto sia stato rescisso Le dispute non risolte possono rallentare la conclusione del contratto