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1 us"sb, tffil i. tmi,: -- prov. di Bari Servizio Affari Generali Ufficio Contratti REG. serv. nr. REG. gen. nr. ^îl écot À\ 14Ì -1_- Casamassima, lì Casamassima, li - '' irrl i'$1! DETERMINMIONE OGGETTO: lmpegno di spesa per affidamento servizio di conservazione sostitutiva del registro protocollo e dei contratti rogati dal Segretario comunale -ufficio co ntratti e ufficio p rotocol l o. CIG; 217' IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO ff.ff' -che D.L. n (Decreto sviluppo-bis), convertito nelta L. 221nO12, ha modificato I'art. '1 1, comma 13 del codice di contratti pubblici introducendo I'obbligatorietà della modalità elettronica e non cartacea per i contratti stìpulati per atto pubblico notarile o in forma oubblica amministrativa con l'intervento dell'ufficiale rogante pubblico; - che i'art. 6 del D.L. 23t12t2013 n. 145, sostituendo il comma 4 dell'art. 6 del D.L n. 17gt2012, ha fatto slittare I'entrata in vigore delle disposizioni dettate dal comma 13 dell'art. 1'1 del codice dei contratti rispettivamente al per la modalità elettronica degli atti pubblici e dal 01/ per le scritture privaie. Rilevato che l'art. 43, co.3 del D.Lgs e ss.mm.ii. stabilisce che "documenti informatici. di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità dlgitali" e arl. 44, co. 1 il quale precisa che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare I'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, I'integrità e la leggibilità del documento, I'agevole r"ióinitita dei documenti e delle informazíoni identificative ed il rispetto delle misure di sicurezza di cui al Disciplinare Tecnico allegato al Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003); -che il "documento informatico" formato secondo le modalità di cui agli arit.20,21 '22,23 '23 bis e 23 ter del CAD (D.Lgs ) comporta la conservazione dei files relativi mediante sistemi che garantiscono ì'immodificabilità, la leggibilità e la "disponibilità" di tali documenti anche a distanza di svariati anni. preso atto che per garantire I'adeguatezza sia tecnica che archìvistica dei documenti sopra menzionati è necessario disporre di adeguate rlsorse umane e strumentali che non sono alla portata di un Ente pubblico territoriale delle dimensioni di questo Comune. Rilevato. altresi, che le norme relative alla conservazione e alla validità degli atti firmati digitalmente prevedono che la conservazione sostitutiva possa essere svolta esclusivamente da società accreditate presso la DigitPA ex art. 44 bis co.1 del D.Lgs B2]2OO5 che rispettano gli elevati standard di sicurezza e qualità normativamente previsti per il mantenimento della validità giuridica degli atti. considerato che il comune di casamassima non dispone dei requisiti per I'accreditamento alla DigitPA in quanto le figure professionali e le attrezzature necessarie

2 richiedono rilevanti investimenti ritenuti antieconomici in rapporto al numero di atti informatici da conservare. Verificato che questo Ente con determinazione nr. 903 racc.gen.le dell' ha affidato alla società UNIMATICA s.p.a. con sede in Bologna alla via C.Colombo, nr.21, utilizzando il MEPA, il servizio di conservazione sostitutiva dei contratti stipulati in modalità elettronica prodotti dall'anno 2013, per un anno a partire dal verso il canone annuo di 216,00 iva esclusa. Ritenuto, inoltre, opportuno interpellare la società UNMATICA per valutare la possibilità di estendere il servizio di conservazione sostitutiva anche al registro di protocollo generale dell'ente, al fine di garantire la conservazione sostitutiva nel rispetto del DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche in materia di protocollo informatico". Considerato che la società UNIMATICA interpellata. dichiarando la sua disponibilità ha altresì reso noto della presenza in Puglia di un proprio partner qualificato ed abilitato " alla vendita dei prodotti con pari importo a quelli indicati nel listino UNIMATICA e servizi di formazione ad essi collegati, identificando tale partner nella società CSIPA S.r.l (Centro ServÌzi informatici per la Pubblica Amministrazione) sede legale in Bari, Lungomare Nazario Sauro,25 e sede operativa c/o il Parco Tecnologico di Tecnopolis S.P. prov. per Casamassima KM. 3. Visto il D.L c.d. "spending review 2", secondo il quale le Amministrazioni Locali sono obbligate, per le procedure sotto soglia, ad utilizzare il MERCATO ELETTRNICO messo disposizione da CONSIP (MEPA) o da altre Centrali di committenza regionali, nel rispetto prezzo-qualità delle convenzioni quadro. Constatato che I'utilizzo del Mercato Elettronico: rappresenta anche un'opportunità per gestire meglio gli acquisti grazie alla maggior snellezza e trasparenza delle procedure amministrative; favorisce I'innovazione dei processi di approwigionamento in termini di magglor efficacia ed effìcienza. Verificato che sul MEPA è presente un'offerta di prodotti UNIMATICA proposta dalla ditta CSIPA Srl, con sede legale in Bari, Lungomare Nazario Sauro, 25, per la:. Conservazione digitale a norma del Registro informatico del Protocollo, codice MEPA: CSIPA-UNIRPG.. Conservazione ed archiviazione a norma dei documenti informatici, codice MEPA: CSIPA-UNISTORAGE. Servizio di formazione e start up all'uso del sistema di conservazione digitale a norma del Registro informatico del Protocollo, codice MEPA: CSI PA-U N I RPG-STR. Acquisita al protocollo di questo Ente al nr del I'offerta economica e descrittiva della società CSIPA S.r.l. dalla quale si rileva quanto segue: UNISTOMGE: modulo di conservazione dei contratti lmporto periodo O15: 72,00 oltre IVA lmporto canone annuo: 216,00 oltre IVA lmporto canone triennale: 648,00 oltre IVA UNIRPG: modulo di conservazione del reqistro di protocollo lmporto canone annuo: 250,00 oltre IVA lmporto canone triennale: 750,00 oltre IVA Installazione, configurazione e 2 (due) giorni di formazione: 700,00 oltre iva (costo una ta ntum). Inoltre la ditta CSIPA S.r.l. con I'acquisio congiunto di UNISTORAGE e UNIRPG di durata triennale, offre il servizio per la conservazione sostitutiva dei contratti per il periodo pari ad 72,00 oltre IVA gratuitamente. Atteso che -i costi dei prodotti offerti da CSIPA S.r.l. sono pari agli equivalenti presenti a catalogo MEPA UNIMATICA; -CSIPA S.r.l. offre il servizio per la conservazione sostitutiva dei contratti per il periodo pari ad 72,00 oltre IVA gratuitamente.

3 Ritenutoopportunoeconvenienteperl'Enteawa ersidelsupportoformativoe dell,assistenza erogata oa cslpn s.r.l. in quanto puo essere erogata in tempi brevi presso r, ""0. dell,ente eèsendo la società ubicata a poca distanza dalla sede dell'ente. Ritenuta apropostatrienna equa itativamentevalida,nonchéeconomicamente congrua, riscontrando un notevole risparmio per l'ente Ritenuto necessalo e indispensabile procedere all'acquisto dei servizi per la conservazione sostituiva dei contratti e del registro del protocollo, e della formazione aderendo all'offerta pervenuta dalla ditta CSIPA S r'l come segue:.serviziodiconservazionedeicontrattiun SToRAGEsenzaa cuncostoperl'ente fino a Servizio di conservazione dei fino al ,56 iva compresa;. Servizio di conservazione sostitutiva del registro a partire dal fino al '18 al complessivi 915,00 iva compresa'. L'attività di 2 (due) giorni di formazione tantum) da espletarsi presso la sede nell'offerta Presentata. Va utatodipoterprocederea 'affidamentomediantequantostabi itoda combinato disposto dell,art. 125.orrnu ìt punto 2 del D. Lgs 163/2006 che prevede " Per servizi o forniture inferiori a 4O.0OO,ó0 (quarantamila eutò;, è consentito l'affidamento diretto da parte del Responsabile del procedimento"' ^ Dato Atto che è stato acquisito il C I G' nr' Dato Atto che è in corso l'acquisizione del D'U R C' Richiamata la seguente normativa:. Testo Unico delle leggi sull'ordinamento 18/08/2000 n. 267, in particolare I'arI'192 contratti UNISTORAGE per anni tre a partire daì al costo di 648,00 iva esclusa, per complessivi degli Enti Locali approvato con D.Lgs. "Déterminazioni a contrattare e relative procedure";. Codice dei Contrattr pubblici di lavori, servizi e forniture approvato con D.Lgs. del 12 à[rife ZOO6, n. 163, in particolare I'art.125 comma 1'1 che per le forniture di importo inferiore alla soglia "otàrnituri" consente I'affidamento mediante cottimo fiduciario;. Legge n- 130/2010 ad oggetto: ''Piano straord.in'ario contro e mafie, nonché delega al Governo in mateiia il normativa antimafia" così come modificata dal D'L' n' 187 2oloadoggetto:''Misureurgentiinmateriadisicurezza'''conpartìcoIare riferimento all'aà.-3 "Tracciabilità dòi flussi finanziari" e art. 6 "Sanzioni";.D.L 'inpartico areicommile3del,art.l,cheprevedono,rispettivamente: l'obbligo oi approwfiionarsi attraverso gli strumenti di acquisto messi a AÉpos"izlone aa'coltsip (MEPA), salvo comprovabile inidoneità del bene (co' 1);. la facoltà di approwigionàrsi attiaverso le Convenzioni di cui all'art'26 della legge 23 dicembre tess, n.184 stipulate da CONSIP SpA o dalle Centrali dì Committenza Lgionali costituite ai sensi dell'art'1, comma 455 della legge 27 dicembre 2006' n.296 owero di utiftzzàine iparametri di prezzo-qualità come limiti massimi per la stipulazione dei contratti (comma 3)' Visto il vigente Regolamento comunale per lavori, servizi e forniture in economia; Visto il vigente Regolamento di Contabilità' DETERMINA di protocollo UNIRPG Per anni tre costo di 750,00 oltre iva, Per al costo di 700,00 esente iva (costo una dell'ente nei modi e termini specifìcati La premessa di cui sopra è parte integrante e sostanziale del presente prowedimento' 1 Di affidare alla ditta csipn s r.t.,"con sede legale in Bari, Lungomare Nazario sauro, 25.- P. IVA , la seg uente forn itura :

4 2. A. Servizio di conservazione dei contratti UNISTORAGE senza alcun costo Der I'Ente fino al Servizio di conservazione dei contratti UNISTORAGE per anni tre a partire dal fino al al costo di 648,00 iva esclusa, per complessivi 790,56 iva compresa.. Servizio di conservazione sostitutiva del registro di protocollo UNIRPG per anni tre a partire dal fino al al costo di 750,00 oltre iva, per complessivi 915,00 iva compresa.. L'attività di 2 (due) giorni di formazione al costo di 700,00 esente iva (costo una tantum) da espletarsi presso la sede dell'ente nei modi e termini specificati nell'offerta presentata. Di impegnare la somma complessiva di 2.405,56 all'intervento cap. 12 bilancio di previsione anno 2015, sufficientemente disponibile. Di liquidare e pagare la somma dovuta per i servizi di conservazione dei contratti e del registro di protocollo pari ad 1.705,56 iva compresa contestualmente all'affidamento dell'incarico ed il servizio di formazione pari ad 700,00 esente iva, a formazione awenuta e a presentazione di regolare fattura e previa liquidazione tecnicocontabile, con separato prowedimento. Di dare atto che: -l'importo dell'affidamento è comunque contenuto nei limiti di cui all'art. 125, comma 11, ultimo periodo D.Lgs n. '163;. -il CIG attribuito alla procedura di gara è: ; -sono state effettuate tutte le verifiche oreviste dall'art. 184 comma 2 del TUEL così come integrato dal "principio contabile n. 2 per gli Enti Locali" art. 91 e 92; -l'appaltatore, con la sottoscrizlone del presente prowedimento, assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge ' , nr.136 e successive modifiche ed integrazioni. ll presente Atto sarà risoluto nei casi in cui le transazioni siano eseguite difformemente a quanto stabilito dalla medesima legge e s.m.i.; -al presente prowedimento viene dato valore di contratto bilaterale e, pertanto, con la sottoscrizione della presente determinazione per accettazione di quanto in essa contenuto, il contratto si intende stipulato per scrittura privata non autenticata, ai sensi dell'art. 17 del R.D. n' 2440 del 18/ Di dare atto che, ad avvenuta esecutività del presente prowedimento, saranno pubblicati i relativi dati sul sito internet istituzionale di questo Ente, ex art. 37, D. Lgs. n o. Di dare atto che la presente determinazione diventa esecutiva con l'apposizione del "visto" da parte del Responsabile del Servizio Finanziario. 7. Di trasmettere copia della presente, unitamente alla relativa documentazione giustificativa: al Resoonsabile del Servizio Finanziario: -per l'apposizione del "visto" di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria (art.151, comma 4"- D.Lgs. nr ); all'ufficio Segreteria: -per la trasmissione di all'albo Pretorio on line; -per I'inserimento nella nr una copia della stessa all'ufficio Messi, per la pubblicazione raccolta generale prevista dall'art.183, comma 9'del D.Lgs.

5 ffi$##e dalta conoscenza I iînovazione SEOELECALE L!N60MÀRr N^zÀrìoSÀLRo.25/a Tr Lif^f, i i n 06r6t?90î? SEDEOPERAfIVA./oTEcNorcLr! P^r.o sornrtrr.o L TEcNoloorco S.P ruclsau^ssè'^('l l t00r0vrénzanó(lta) TlrrfÀ\ {t30.16? lt4 52 _sl A ::: tx^ ':ì,.,. rrt :, :..;._... Bari, 29 Settembre 2015 Ill.ma ARIEMMA Maria Domenica B e s p on s ab ii e Uffi cio C ontratti Comune di CASAMASSIMA (Ba) Oggetto: Offerta per conservazione a lrorma dei contratti e del registro di protocollo informtico. A seguito dei colìoqui intercorsi ed in qualità di partner per la PugÌia di UNIMATICA S.p.A. conservatore accreditato AGID, sottoponiamo offerta per quanto in oggetto. UNISTORAGE: modulo di conservazione alei contratti Importo periodo : Euro 72,00 oltre iva lmporto canone annuo: Euro 216,00 oltre iva Importo canone triennale: Euro 648,00 oltre iva UNIRPG; modulo cli conservaziode del registro ili protocolìo Importo canone annuo: Euro 250,00 oltre iva Importo canone triennale: Euro 750,00 oltre iva Installazione, configurazione e 2 giorni di formazione: Euro 700,00 oltre iva (costo una tantum) Con l'acquisto congiunto di UNISTORAGE e UNIRPG di durata triennale, ìa conservazione dei contratti per il periodo è fornita gratuitamente. Conilizioni economiche I costi per Ia fornitura dei prodotti e servizi saranno fatturati come segue: - Canoni di UNISTORAGE e UNIRPG contestualmente alì'acquisto. - Installazione, configurazione e formazione ad ultimazione delle aitività. I pagamenti dovuti a CSIPA S.r.l. dovranno essere accreditati mediante bonifico bancario sul seguente conto corrente intestato a CSIPA S.r.l.: IBAN IT73U Istituto Bancario Banco di Napoli - Agenzia di Modugno (Bd. Si precisa che l'ente dovrà obbligatoriamente sottoscdvere, come previsio dalle norme vigenti, l'atto di delega (che si allegd direttamente con la società che effettuerà la conservazione che è UNIMATICA S.p.A. - società accreditata dall'agid per i servizi di conservazione. Cordiali saluti..s.lp.a. S.r.l.l UN&NIATICA,., Pagina 1di 3

6 ,:.' --: ": a-:;7. i:::,,:. :;-, t;tr-" i : : ri:l,ìi *. ' r. _,., 4 i"; i'il: ",' 'T },, :i dalla conoscenza t innovazione SEDE LECATf, LrNCórrì(! Nazarro SrLRo. 2irÈ -rrl,far 030 5tt.95 5l P.ì ?7 fr SEDEOPER,\IIVN \geb 'PE.' crct.cno6l,s S.P PrRCasar rs:nh KM I F 700l0varlr24No(BA) î! L/fal 0s ! PREsENTAZToNE Dr CSIPA S.R.L. Fl'una società che si ar.vale della professionalità di un team di esperti nelle strategie di comunicazione e della Innovation Tecnoìogy Communication 0TC), promuovendo Ia Cultura dell'innovazione, della coloscenza tecnico, giuridica e tecnologica, come fattore di miglioramento delì'efficacia amministrativa e della riorganizzazione funzionale degli organismi statali. Fornisce consuìenze e rea.lizza progetti integrati di innovazione tecnologica fortemente competitivi nell'ambito dei servizi pubbìici erogati dalla Pubblica Amministrazione e da raggruppamenti di imprese pubbliche e private, poiché affianca all'innovazione tecnoìogica un adeguaio processo formativo di aggiornamento alle nuove regole amministrative. 11 successo delle esperienze conseguite con numerosi EE.LL. nella realizzazione di attività finalizzale alla gestione informatizzata di servizi pubbìici permettono di posizionare la nostra società tra le piu qualficate nel settore. Personale qualificato di CSIPA S.r.l. è stato impiegato per diversi anni nella gestione in outsourcing del CED del Comune di Modugno (Bd svolgendo tali attività con piena soddisfazione dell'ente. Per garantire il migìiore livello qualitativo dei servizi e prodotti offerti ai clienti CSIPA S.r.l. si giova della proficua collaborazione con partner di etevata professionalità e affrdabilità, quali MICRSOFT, IBM, UNIMATICA e Università degli Studi di Bari. Alcuni Cìienti Comuni: Bitetio, Mola di Bari, Sannicandro di Bari, Noci, Bitonto, Casteìlana Grotte, Adelfra, Noicattaro ecc.- Enti Pubblici Cooperative: ARCA (Agenzia Regionale per la Casa e labitare), ADB úa.utorità di Bacino), Oooperativa Sociale EPASS, Cooperativa Sociale Spazi Nuovi, ecc. SERViZI DI D EMATERIALIZZAZION E E CONS ERVAZIO NE CS1PA s.r.l. offre alle Pubbliche Amministrazioni soluzioni ad alto contenuto tecnoìogico nella sfera delìa gestione documentale, sistemi di workflow management, protocollo digitale, fatturazlone eleitronica, conservazione sostitutiva, digitaìizzazione e d,emalerializzazione degli archivi cartacei. Università e Pubblica Amministrazione CSIPA dispone di un'offerta completa di prodotti e servizi ITC per I'amministrazione digitale neìle Università e nelle Pubbliche Amministrazioni. Esperienza organizzativa, tecnica e normativa a disposizione dell'amministratore pubbìico per attivare in modo concreto e rapido le soluzioni richieste daì nuovo codice dell'amministrazione digitale. Soluzioni e servizi immediatamente disponibili: ordinativo informatico, archiviazione e conservazione a norma autentica e sostituiiva dei documenti digitali, applicazione della firma digitaìe e del workflow clocumentale, gestione delle entrate e del cash-flow, digitalizzazione dei documenti amministratiwi e del fascicolo di spesa. Soluzioni e servizi specializzati per le Universrtà (verballtzzazione esami con firma tligitale, registú delìe lezioni, prenotazione esam e per la sanità (firma digitale referti, rlematerializzazione della cartella clinica, applicazione della frrma digitale alla telemedicina). Finanza CSIPA è il partner ideale della banca e delle compagnie di assicurazione con cui awiare iì processo di rinnovamento aziendale basato sull'uso della firma digitale e la dematerializzazione. Un'oflèrta completa di prodotti e servizi ITC che consentono alla banca e alle assicurazioni di erogare servizi a AMMATICA,,, Pagina 2 di 3

7 -. 7 '' -,.' ".. '-i.-..:,"',:,, dalla cono5cenza I innovazione SEDELEC Lf l-r ^con^rf N^raRro s:r io. 25ra TEL/F^\ 0s05tt 95 5l P.l 06ró SIìDEOPERAÎIYA cio llanopolis PaRcosciÉNrif(oErr.Nolo.'co sf PlNcas^MAssiv^ KM I r00r0 vrrrnzr^o(b^) Ìrr,Tar 030 4ór ùr t2 \IEA IIIAIL,PIC rnro(4cahrr cshi4è(.[ valore aggiunto alla clientela aziendaìe e agli Enti Pubblici (Tcsorerie). Esperienza organi.zzaliva, tecnica e normativa a disposizione dell'istituto di credito e della compagnia per attivare in modo concreto e rapido le soluzioni richieste dal nuovo codice dell'amministrazione digitalc. Soh-rzioni e servizi immediatamente disponibili: ordinativo informatico, archiviazione e conservazione a norma autcntica e sostitutiva dei documenti digitali, applicazione della firma digitale e del workflow documentale, archiviazione e conservazione a norma delle interrogazioni finanziare telematiche (Agenzia Entrate e Cuardia di Finanza), dlgilalizzazione dei documcnti amministrativi e tlel fascicolo di spesa. Aziende CSIPA è il partner ideale dell'impresa con cui avviare il processo di rinnovamento aziendale basato sull'uso della frrma digitale e la dematerializzazionc. Una Suite compìeta di prodotti e servizi ITC per lazienda Digitale che consentono di gestire in modo completamente elettronico e digítale tutti i documenti amministrativi: fatture attive e passive, documenti di trasporto, offerte, ordini, ecc. Esperienza organizzativa, tecnica e normativa a disposizione dell'azienda pcr attivarc, in modo concreto e rapido le soluzioni richieste dal nuovo codice dell'amministrazione digitale. Soluzioni e servizi immediatamente disponibiìi: archiviazionc e conservazione a norma autentica e sostitutiva dei documenti digitali, applicazione delìa firma digitale e del workflow clocumentale. Sanità CSIPA è il partner ideale dell'aziencla sanitaria ed ospedaìicra con cui avviare il processo di rinnovamento aziendaìe basato sull'uso deìla frrma digitale e la demateriaìizzazione. Una Sujte completa di prodotti e servizi ITC per lazicnda Digitale Sanitaria che consentono di gestire in modo completamente elettronico e digitale i documenti sanitad tipici: referti, cartelle cìiniche, schede diagnostiche, diagnosi, fascicoli sanitari, ecc. Esperienza organizzativa, tecnica e normativa a disposizione dell'azienda per attivare, in modo concreto c rapido le soluzioni richiestc dal nuovo codice dell'amministrazione digitaìe. Soluzioni e servizi immediatamente disponibili: archiviazione e conservazione a norma aul,entrca e sostitutiva dei documenti dig-itali, applicazione della firma digitale e del workflow documentale in ambito sanitario, sicurezza delle operazioni in rete, tutela della privacy Le applicazioni prodotte da Unimatica S.p.A. e distribuite da CSIPA S.r.l. in qualità di Partner, sono realízzate in architettura Web e Java ed usano database relazionali (Oracle, DB2, SQlserver, ecc.). Sono disponibili sia in forma di prodotti software forniti in licenza d'uso e da installare presso iì CED dell' Ente/Azienda, oppure come servizio ASP, di Outsourcing o di Business Process Outsourcing. I servizi ASP vengono erogati tramite la struttura di Server Farm e Data Center di Unrmatica, in grnclo di rispondere ai requirements previsti da ACID (Agcnzia per l'ltalia Digitale per le pubbliche amministrazioni e daìla Banca d'italia in termini di busincss continuità e disaster recovery. SERVIZI DI FOBMAZIONE Consapevoli che il vero cambiamento ed il successo deì progetto si ottengono integrando innovaztone tecnoìogica ed innovazione amminislrativa, la CSIPA organizza seminari e corsi di formazione di breve e lunga durata di aggiornamento giuridico e tecnico amministrativo, expertise informatjco, comunicazione interna ed esterna delìe Pubbliche Istituzioni, applicata al benessere organizzativo, al change management, alla learning organization e al risk management..t.;.à:-*. **úil{ie.,,;l {J'V'/}$AmCA,. Pagina 3 di 3

8 DOCUMENTO DI INCARICO DELEGA ALI.A CONSERVAZIONE A NORMA NOMINA AL TRATTAMENTO ESTERNO DEI DATI Pagina 1 of 4

9 Incarico a Unimatica Spa per conservazione a norma La Società/Ente: (nel seguito: Utente) Sede legale: Indirizzo PEC: Codice Fiscale; Partita IVA: Numero REA: Legale rappresentantel in quanto cedente/prestatore di beni/servizi alla Pubblica Amministrazione (PA), La Società: Sede legale: INCARICA Unimatica Spa (nelseguito: Unimatica) Via C. Colombo 21,40L31 Bologna Codice Fiscale: Partìta IVA: Numero REA: Legalerappresentante: SllvanoGhedini,AmministratoreDelegalo, a espletare il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva a norma delle proprie fatture elettroniche nel formato FatturaPA utiliz2ando il sistema UNISTORAGE, affidando così a Unimatica stessa il ruolo di "Responsabile della conservazione sostìtutiva" e, pertanto, DELEGA SÌlvano Ghedini, CF = GHD SVN 55C , in qualità di legale rappresentante di Unimatica, a svolgere le seguenti attività:. Definizione delle caralteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti {analogici o informatici) da conservare, della quale tìene evidenza.. Organizzazione del contenuto dei supporti ottici e gestione delle procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscano la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato,. Archiviazione e messa a disposizione, con l'impiego d; procedure elaborative, relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato, delle sebuenti informazioni: - descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; - estremi identificativi del responsabile della conservazione; Pagina 2 of 4

10 - estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; - indicazione delle copie disicurezzal Manlenimento e messa a disposizrone di un archivio software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni.. Verifica della corretta funzionalità del sistema e dei programmi ln gestione.. Adozìone delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione.. Rjchiesta della presenza di un pubblico uffjciale nei casi in cui sia previsto il suo intervenlo, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie oer Iespletamento delle attività.. Definizione e documentazione delle procedure di sicurezza da rispettare per l'apposlzione del riferimento temporale.. Verifica perìodica, con cadenza non superiore a cinque anni, dell'effettiva leg8ìbilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutlvo del contenuto dei supporti. ll legale rappresentante di Unìmatica, Silvano Ghedini, accettando;l presente incarico con delega, si impegna a osservare quanto previsto della deliberazione CNIPA del 19lo2/20}4. Questo incarico per conservazione a norma avrà la medesima validità ed efficacia della durata della conservazione legale dei documenli, stabilita daila normatlva. Dettagli sulla specifjca dei sezionali per conservazione a norma sono riportati in Appendice A di questo documento. Infine, aisensi e per gli effetti dell'articolo 29 del D. Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 NOMINA la società Unimatica RÉSPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DEI DATI relativamente e limitatamente ai trattamenti riguardanti la gestione e conservazione delle fatture elettroniche nel formato FatturaPA affidate a Unimatica stessa, a partire dalla data di sottoscrizione del presente accordo. In base alla suddetta nomina, l'utente affida a Unimatica (di seguito il "Responsabile") iseguenti compiti e impartisce le se8uenti istruzioni per iltrattamento dei dati cuì il Responsabile deve attenersi: 1. ll trattamento dei dati in questione sarà dal Responsabile effettuato esclusivamente per lo svolgimento del servizio di che trattasi, in modo lecito e secondo correttezza, attenendosi alle prescrizioni della normativa sulla protezione dei dati personali nonché alle previsioni della presente delega o successivamente concordate tra le parti; è fatto espiicito divieto dì diffondere o comunicare ìdati in questione a soggetti che siano estranei all'esecuzlone del trattamento. 2. ll Resoonsabile rn oarticolare dovrà: a) jncaricare per iscritto le persone cui spetta, sul piano esecutivo, effettuare tutte le operazioni connesse all'esecuzione della presente delega fornendo loro istruzioni per lo svolgimento delle relatìve mansioni, Pagina 3 of 4

11 definendo regole e modelli di comportamento che assicurino la riservatezza e il rispetto del divieto di comunicazlone e diffusione dei dati ai quali Bli incaricati hanno accesso e vigilando sul Ìoro operato, b) c) incaricare per iscritto isoggetti che abbiano le caratteristiche di Amministratori di Sistema, tenerne l'elenco aggiornato a disposizione dell'ulente e fornirne eventualmente copia a semplìce richiesta dello stesso; comunicare prontamente all'utente idati relativi a Società terze cui eventualmente si intendano affìdare, in tutto o in parte, le attività in premessa, a seguito di accordi di subappalto e previa autorizzazione dell'utente stesso, affinché questi provveda alla conseguente Nomina a Responsabile deltrattamento dati personali anche nei confronti delle Società subappaltanti; d) adottare, se del caso, idonee misure dì sicurezza in aggiunta a quelle già prevlste, in modo da ridurre al minimo irisihi di distruzione e perdita, anche accidentale dei dati/documenti stessi, di accesso non autorizzato o ditrattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta; e) informare immediatamente l'utente di qualsiasi richiesta o comunicazione da parte dell'autorità Garante e/o GiudizÌaria, per concordare congiuntamente l'evasione delle stesse; f) collaborare con l'utente per l'attuazione delle prescrizioni eventualmente impartite dal Garante; g) comunicare all'utente qualsiasi accadimenîo che possa compromettere il corretto trattamento dei dati personali. 3. ll trattamento dei dati deve intendersi effettuato sotto la vigilanza dell'utente il quale, in ogni momento e con congruo preawiso, potrà operare controlli e impartire eventuali ulteriori specìfiche istruzioni per il suo svolgimento, nonché chiederne la cessazione se imposta dalla necessità di adempiere a divieti od obblighi di legge, owero a provvedimenti dell'autorità Garante e/o Giudiziaria. Questa nomina e autorizzazione al trattamento dei dati personali e sensibili avrà la medesima validità ed efficacia della durata della conservazione legale dei documenti, stabiljta dalla normativa, (luogo), (data) Per la Società/Ente Utente ll legale rappresentante Per accettazione da parte di Unimatica ll legale rappresentante Pagina 4 of 4

12 SERVIZIO FINANZIARIO E CONTABILE VISTO, si attesta: - LA REGOLARITA' CONTABILE del prowedimento di cui innanzi; - LA COPERTURA FINANZIARIA dell'impegno di spesa dello stesso disposto sull'intervento del Bilancio del corrente esercizio e nel medesimo indicato. "? (}li. ll r t {1t( IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F'INANZIARIO

13 PUBBLICAZIONE Copia della presente è stata pubblicata all'albo Pretorio online dal - 7 0rr L'addetto all'albo Pretorio LA PRESENTE E'COPIA CONT'ORME ALL'ORIGINALE DA SERVIRE PER USO AMMINISTRATIVO. Lì s IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO ff.ff. i.d.maria Domenica ARIEMMA

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