ANTHEA F.E.P.A. ANTHEA F.E.P.A. Fatturazione Elettronica PA con ANTHEA R9. Redatto da: Responsabile: Firma Data

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1 pag. 1 / 22 Fatturazione Elettronica PA con ANTHEA R9 Redatto da: Responsabile: Firma Data Cristian Valeri Cristian Valeri

2 pag. 2 / 22 Sommario 1 Revisioni Acronimi ed Abbreviazioni Introduzione Predisposizione della Fattura Configurazione ANTHEA per la fattura elettronica...6

3 pag. 3 / 22 1 Revisioni REV CAUSA DELLA REVISIONE DATA Rev. 0 Primo rilascio. Rev. 1 Integrazione. 31/07/2014 Rev. 2 Integrazione 29/01/2015

4 pag. 4 / 22 2 Acronimi ed Abbreviazioni ACRONIMO DESCRIZIONE SDI IPA PEC FTP HTTPS HW LAN PDF SOA SOAP SSL WS WSDL XML Sistema di Interscambio Indice della pubblica amministrazione Posta elettronica Certificata File Transfer Protocol HyperText Transfer Protocol over SSL Hardware Local area network Portable Document Format Service Oriented Architecture Simple Object Access Protocol Secure Sockets Layer Web Service Web Service Definition Language extensible Markup Language

5 pag. 5 / 22 3 Introduzione La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio. l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni. 3.1 Predisposizione della Fattura Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere nominato in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio. Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice PaeseIdentificativo univoco del Trasmittente_Progressivo univoco del file dove: il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code, l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all estero). La lunghezza di questo identificativo è di: 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT, 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti, il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a 9. Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore ( _ ), codice ASCII 95. L estensione del file assume il valore.xml oppure.xml.p7m in base al tipo di firma utilizzata.

6 pag. 6 / CONFIGURAZIONE ANTHEA PER LA FATTURA ELETTRONICA Sono state apportate diverse modifiche al sistema per consentire l emissione del flusso XML secondo standard ufficiale Configurazione dati azienda (Cedente Prestatore): o o Dati obbligatori Codice Fiscale Partita IVA Regime Fiscale (selezionare transcodifica) Numero REA Provincia Iscrizione REA Dati facoltativi Telefono - Dati trasmittente o Se non indicato altrimenti verrà assunto come trasmittente i dato del cedente prestatore Nella procedura ANTHEA i CAMPI sopra esposti sono collocati nel Menù Configurazione, Configurazione Azienda Menù di Configurazione Dati Generali Configurazione Azienda

7 pag. 7 / 22 Dati Fatturazione P.A. Il campo Regime Fiscale è obbligatorio e deve essere uno dei seguenti codici:

8 pag. 8 / Anagrafica Clienti (detto Cessionario Committente ): o Codice Fiscale ( Codice che identifica l Ente ed è collegato al codice IPA) L Anagrafica Cliente deve contenere come dato Distintivo solo il codice Fiscale dell Ente (il Campo Partita IVA non deve contenere nessun dato il campo deve essere vuoto -).

9 pag. 9 / Anagrafica Cliente (detto Cessionario Committente ): o Codice IPA (codice dell'ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito dall'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica indice PA ) Il campo Codice IPA è collocato nell anagrafica del Cliente. La procedura per la l inserimento del codice IPA è collocata nel Menù Documenti, Soggetti, Anagrafiche Anagrafica Clienti Per inserire il Codice IPA selezionare il soggetto interessato : Selezionare l etichetta Fatturazione e posizionarsi sul campo Cod. IPA (Fatturazione Elettronica) è inserire il codice comunicato dal Cliente attribuitogli dall ufficio Preposto.

10 pag. 10 / Configurazione Sezionali IVA Le fatture effettuate verso la Pubblica Amministrazione devono essere conservate (in quanto elettroniche) con modalità diverse dalle fatture cartacee e appartengono perciò a flussi diversi ed hanno numerazioni diverse rispetto a quelle cartacee (e generano quindi anche Sezionali IVA distinti). Devono appartenere ad una linea di fatturazione dedicata (con numeratore proprio) e ad un sezionale IVA dedicato. Le operazioni di configurazione devono essere effettuate con l accesso come Amministratore di sistema ed hanno varie implicazioni a seconda che la vostra azienda abbia il modulo Amministrazione di Anthea oppure gestisca esportazioni dati verso contabilità di terze parti. Ad esempio, nel modulo Amministrazione, deve essere aggiunto un Sezionale IVA (non accorpato agli altri) se già esistono altri Sezionali, e deve essere attivata la Gestione Sezionali IVA, se non esistente. Queste operazioni devono essere svolte con l assistenza del personale Anthea. E necessario perciò prenotare un intervento di assistenza tecnica (da remoto o presso la vostra sede) per configurare questa Gestione sezionali e abilitare Anthea all emissione di un nuovo flusso di dati. Contattare perciò Anthea telefonicamente al numero o via mail scrivendo a assistenza@gruppoanthea.it o aprendo un ticket in OTRS Configurazione Linea Fatturazione o Tipo Documento (selezionare transcodifica ) Il campo Tipo Documento si trova nella procedura di Configurazione Documenti che è collocata nel Menù Documenti.

11 pag. 11 / 22 Per inserire la tipologia Documento è necessario selezionare il documento dall elenco che viene visualizzato dalla procedura Configurazione Documenti. Selezionato il documento:

12 pag. 12 / 22 Posizionarsi sul campo Tipo Doc. Fatt. Elettronica e selezionare dalla tabella la tipologia interessata. Tabella Tipo Documento Fattura Elettronica: Nota bene altre alle tipologie classiche dei documenti è necessario prevedere anche i seguenti tipi di documento: - Fattura in Acconto

13 pag. 13 / Condizioni di pagamento o Modalità Pagamento (selezionare transcodifica ) Il campo Modalità di pagamento si trova nella procedura Modalità Pagamento che è collocata nel Menù Documenti, Tabelle Comuni. Per inserire la tipologia la Modalità di pagamento è necessario selezionare il tipo di pagamento dall elenco che viene visualizzato dalla procedura Modalità Pagamento. Selezionato il codice di pagamento:

14 pag. 14 / 22 Posizionarsi sul campo Modalità di Pagamento e selezionare dalla tabella la Modalità interessata. Tabella Modalità Pagamento:

15 pag. 15 / Codici IVA o Indicare la natura dell IVA se non rientra tra quelle imponibili (selezionare transcodifica) Il campo Natura IVA si trova nella procedura Codici IVA che è collocata nel Menù Documenti, Tabelle Comuni. Per inserire la Natura IVA selezionare il codice IVA da integrare dall elenco visualizzato dalla procedura Codici IVA.

16 pag. 16 / 22 Selezionato il codice IVA: Posizionarsi sul campo Natura IVA e selezionare dalla tabella il codice interessato Tabella Codici Natura IVA

17 pag. 17 / Fattura o o o CIG CUP Riferimento Amministrativo: è una informazione obbligatoria che viene comunicata direttamente dalla pubblica amministrazione che riceverà la fattura. Codice CIG Codice CUP: La procedura di generazione in automatico della fattura, solo per i soggetti che hanno nel proprio Contratto il codice CIG e CUP, viene proposto in automatico. Per la fattura eseguita manualmente dalla procedura Gestione Documenti Clienti il codice CIG e CUP deve essere inserito manualmente nell etichetta Note/Fatt. Elet. nel campo CIG e nel campo CUP. Il Riferimento Amministrativo: E un dato obbligatorio e deve essere inserito manualmente nei documenti, sia per i quelli i generati in automatico che per quelli generati manualmente. E collocato nell etichetta Note/Fatt. Elet nella Gestione Documenti del menù Documenti.

18 pag. 18 / Cruscotto di gestione Fatture Elettroniche Da questa funzione sarà possibile emettere e visualizzare le fatture elettroniche per i clienti a cui è stato assegnato un codice IPA ANTHEA effettua un controllo formale sul file emesso. Quest ultimo può essere verificato ulteriormente sul sito prima di apporre la firma digitale e trasmetterlo. Ogni qualvolta si proceda alla rigenerazione del file il progressivo di invio e il nome univoco del file verranno proposti automaticamente dal sistema.

19 pag. 19 / 22 Modalità operative per la generazione del file XML La generazione del file XML avviene tramite la procedura Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione che è collocata nel menù Commerciale, Fatturazione. Cruscotto di gestione dati. N.B. per generare i files XML è necessario aver precedentemente generato i documenti (Fatture, Note Credito o Note Debito). Selezione documenti

20 pag. 20 / 22 La selezione avviene tramite i seguenti Parametri di Ricerca: Linee di fatturazione: viene proposto in automatico la selezione di tutti i documenti abilitati per la Pubblica Amministrazione. togliendo la spunta al campo Linee di fatturazione si può scegliere la linea che si vuole gestire es. la linea Fattura. data per mette di selezionare i documenti per un periodo ben definito a scelta: Stato Fattura Elettronica Lo Stato di Fatturazione Elettronica permette la selezione secondo i seguenti parametri: Lo Stato Fattura Elettronica è proposto sempre con il seguente stato: Flusso XML NON Presente Numero Documento per permette di selezionare i documenti per numero Caricamento documenti

21 pag. 21 / 22 Il caricamento dei documenti avviene cliccando sul campo Controllo Aggiuntivo Per un controllo aggiuntivo utilizzando l icona: Es. la procedura visualizza i dati della fattura secondo il formato per P.A. (Pubblica Amministrazione)

22 pag. 22 / 22 Trasferimento file selezionare la cartella di trasferito dei files tramite il campo: ricercare la cartella (precedentemente creata) e selezionarla Generazione Files XML cliccare su campo Elabora di tale operazione. la procedura genererà i files XML e visualizzerà il risultato Se non appaiono messaggi di errore l operazione è stata eseguita correttamente ed si pronti per le successive operazioni