Personale tecnico amministrativo Cat. B, C e D Valutazione dei comportamenti organizzativi Linee guida

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1 Personale tecnico amministrativo Cat. B, C e D Valutazione dei comportamenti organizzativi Linee guida Valutare i comportamenti organizzativi: perché e finalità del processo 1 Il comportamento organizzativo è l insieme delle azioni osservabili, messe in atto da un individuo, sollecitate dalla combinazione del contesto in cui opera e delle caratteristiche proprie dell individuo stesso. La qualità del lavoro svolto si esprime attraverso i comportamenti organizzativi, e non solo attraverso i risultati. Si valutano quindi gli aspetti che accomunano tutti a prescindere dalle competenze soprattutto considerando che nell ambito di servizi pubblici la qualità del comportamento ha tanta importanza quanto la qualità del servizio. Le finalità della valutazione dei comportamenti organizzativi sono molteplici, sebbene sostanzialmente legate da un unico filo conduttore: il miglioramento. La valutazione dei comportamenti organizzativi è infatti finalizzata a: favorire la crescita professionale delle persone, la percezione del proprio ruolo e l individuazione dei propri punti di forza e di debolezza; migliorare la performance dell intera organizzazione, anche con il supporto di specifici interventi formativi; sviluppare nei responsabili la capacità di azioni finalizzate allo sviluppo professionale dei collaboratori; valorizzare il ruolo e il contributo di ciascun dipendente; facilitare il confronto e il dialogo fra responsabili e collaboratori; migliorare il clima organizzativo attraverso la condivisione e il lavoro di gruppo; evolvere da una logica dell adempimento a una cultura gestionale basata su obiettivi e risultati; responsabilizzare a tutti i livelli; garantire il riconoscimento del merito e dell impegno individuale e/o di gruppo; correlare l erogazione di compensi economici all effettivo comportamento organizzativo/prestazione e al miglioramento qualitativo e quantitativo dei servizi; 1 Si rende necessaria una presentazione del metodo/sistema di valutazione a tutti i valutatori, dettagliando modalità di erogazione e feedback valutativi

2 Come valutare i comportamenti organizzativi Per la valutazione di ciascun comportamento, il valutatore assegnerà un punteggio all'interno di una scala di valutazione pentametrica, corrispondente a 5 livelli di adeguatezza della prestazione: Descrizione della valutazione dei comportamenti organizzativi Interpretazione I comportamenti non sono adeguati I comportamenti sono solo parzialmente adeguati I comportamenti sono adeguati I comportamenti sono più che adeguati I comportamenti sono eccellenti Frequenza del comportamento Punteggio Raramente 1 Qualche volta 2 Spesso 3 Di frequente 4 Sempre 5 Esito Negativo Positivo La valutazione dei comportamenti organizzativi è basata su un insieme di condotte e atteggiamenti che l amministrazione si propone di incentivare e diffondere all'interno dell Ateneo. Il valutatore, nell'assegnare i punteggi a disposizione, deve contestualizzare il comportamento organizzativo del singolo per rendere chiari al soggetto valutato i motivi della valutazione e stabilire anche un termine di paragone fra tutti i collaboratori. Al fine di circoscrivere e minimizzare le distorsioni che possono inficiare il processo di valutazione occorre che il valutatore ne abbia piena consapevolezza. A tal fine è opportuno che: prenda visione delle linee guida e dello strumento da utilizzare; rifletta con attenzione sui comportamenti oggetto di valutazione per ciascuna persona; La valutazione individuale è effettuata sulla base di apposita scheda, diversificata per categoria di inquadramento professionale, sulla base del grado di autonomia e di responsabilità previsti dal CCNL di Comparto per ciascuna di esse: Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria B; Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria C; Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria D; Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria D Titolare di posizione organizzativa.

3 Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria B 1 2 Aree comportamentali Attenzione alle esigenze dell'utenza Coinvolgimento nei processi lavorativi 3 Correttezza e precisione 4 Flessibilità Categoria B Comportamenti organizzativi Rispetto per gli utenti (studenti/docenti/colleghi/esterni) e diligenza, nell'ambito dei propri compiti, delle esigenze dai medesimi segnalate Partecipare attivamente e con continuità alle attività lavorative Capacità di eseguire i compiti assegnati con accuratezza e precisione Disponibilità a modificare i propri schemi e/o orari di lavoro in relazione alle esigenze della struttura Punteggio 1 Raramente 2 - Qualche volta 3 Spesso 4 - Di frequente 5 Sempre

4 Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria C 1 2 Aree comportamentali Capacità di promuovere soluzioni innovative Attenzione alle esigenze dell'utenza 3 Soluzione dei problemi 4 Coinvolgimento nei processi lavorativi 5 Correttezza e precisione 6 Flessibilità Categoria C Comportamenti organizzativi Essere propositivo e capace di trasferire nel proprio lavoro nuove idee o esperienze apprese in contesti differenti Cogliere i bisogni degli utenti (studenti/docenti/colleghi/esterni) e adoperarsi per soddisfarli, anche attraverso la loro segnalazione ai superiori Capacità di focalizzare, nell ambito delle direttive ricevute, le cause di un problema e proporre soluzioni efficaci Partecipare attivamente e con continuità alle attività lavorative Capacità di eseguire i compiti assegnati con accuratezza e precisione Disponibilità a modificare i propri schemi e/o orari di lavoro in relazione alle esigenze della struttura Punteggio 1 Raramente 2 - Qualche volta 3 Spesso 4 - Di frequente 5 Sempre

5 Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria D 1 2 Aree comportamentali Capacità di promuovere soluzioni innovative Attenzione alle esigenze dell'utenza Categoria D Comportamenti organizzativi Capacità di promuovere soluzioni alternative non standardizzate che favoriscano l'innovazione all'interno dell'organizzazione Comprendere e soddisfare le esigenze de-gli utenti trovando soluzioni e correttivi efficaci Punteggio 1 Raramente 2 - Qualche volta 3 Spesso 4 - Di frequente 5 Sempre 3 Soluzione dei problemi Capacità di focalizzare le cause del problema e trovare soluzioni efficaci 4 Coinvolgimento nei processi lavorativi Partecipare attivamente e con continuità alle attività lavorative 5 Correttezza e precisione 6 Flessibilità 7 Capacità organizzative e gestionali Capacità di eseguire i compiti assegnati con accuratezza e precisione Disponibilità a modificare i propri schemi e/o orari di lavoro in relazione alle esigenze della struttura Capacità di programmare e gestire le attività in relazione ad obiettivi e risorse, garantendo precisione e rispetto dei tempi

6 Scheda rilevazione comportamenti organizzativi Categoria D Titolare di posizione organizzativa 1 2 Aree comportamentali Capacità di promuovere soluzioni innovative Attenzione alle esigenze dell'utenza Categoria D titolare di posizione organizzativa Comportamenti organizzativi Capacità di promuovere soluzioni alternative non standardizzate che favoriscano l'innovazione all'interno dell'organizzazione Comprendere e soddisfare le esigenze de-gli utenti trovando soluzioni e correttivi efficaci Punteggio 1 - Raramente 2 - Qualche volta 3 - Spesso 4 - Di frequente 5 Sempre 3 Soluzione dei problemi Capacità di focalizzare le cause del problema e trovare soluzioni efficaci 4 Coinvolgimento nei processi lavorativi Partecipare attivamente e con continuità alle attività lavorative 5 Correttezza e precisione 6 Flessibilità 7 Capacità organizzative e gestionali 8 Gestione del Personale Capacità di eseguire i compiti assegnati con accuratezza e precisione Disponibilità a modificare i propri schemi e/o orari di lavoro in relazione alle esigenze della struttura Capacità di programmare e gestire le attività in relazione ad obiettivi e risorse, garantendo precisione e rispetto dei tempi Contestualizzare il comportamento organizzativo del singolo in modo da stabilire un termine di paragone fra tutti i collaboratori

7 La tempistica del processo di valutazione La valutazione è riferita all anno solare e avviene entro la fine di febbraio dell anno successivo. Gli attori del processo La procedura di valutazione è ispirata ai principi generali previsti dal CCNL, di seguito indicati: a) diretta conoscenza dell attività del valutato da parte del soggetto valutatore; b) partecipazione da parte del soggetto valutato. Il valutato È il destinatario della valutazione (personale tecnico amministrativo a tempo determinato e a tempo indeterminato di Cat. B, C e D). Il valutatore È il responsabile della macrostruttura (Divisione, Dipartimento, Centro, Direzione amministrativa) a cui riporta il valutato. La valutazione delle prestazioni del personale è parte integrante del ruolo del responsabile della macrostruttura (Divisione, Dipartimento, Centro) a cui il personale è assegnato, dato che a questi compete garantire l efficienza dell organizzazione della struttura di responsabilità. I responsabili degli uffici che fanno capo direttamente alla Direzione amministrativa sono equiparati ai fini della valutazione dei comportamenti organizzativi ai responsabili di macrostruttura. Il valutatore intermedio Poiché il processo di valutazione deve rispettare il principio in base al quale occorre valutare conoscendo l operato e il lavoro del valutato, laddove non sia possibile per il responsabile della macrostruttura, o equiparato, averne approfondita e diretta conoscenza, questi dovrà chiedere di essere coadiuvato dal referente diretto delle prestazioni del valutato. In tali casi, il referente diretto assume il ruolo di valutatore intermedio rispetto al responsabile della macrostruttura, che, mantenendo il ruolo di responsabile della valutazione, dovrà garantire la coerenza interna delle valutazioni di tutto il personale effettuate dai diversi valutatori intermedi. Prima dell inizio del processo, il responsabile della valutazione che si avvale dei valutatori intermedi deve individuare questi ultimi e comunicarne l elenco al team preposto al processo di valutazione. A garanzia che l intero processo non si blocchi per inerzia dei soggetti interessati, si prevede che, qualora il valutatore non trasmetta la propria valutazione entro i tempi previsti, essa sarà espressa dal Direttore Amministrativo, acquisite le informazioni del

8 caso. A garanzia dei lavoratori il processo di valutazione dovrà concludersi entro due mesi dal suo avvio. Il team di progettazione dell intervento L intero intervento di valutazione, dalla progettazione all implementazione del sistema e alla gestione del processo, è curato dalla Divisione personale tecnico amministrativo, servizio sanitario e pensioni Ufficio programmazione, organizzazione e valutazione. Il personale preposto al supporto dell attività di valutazione sarà a disposizione dell intera popolazione di valutati e valutatori per chiarimenti, supporto informativo, informatico e metodologico. Il team di progetto è composto da Pierosario Lomagistro, Licia Marino e, Massimo Brindisi ed è lo stesso che ha gestito la programmazione dell intervento e valuterà le criticità che potrebbero sorgere. Indirizzo supporto.valutazione@unisi.it

9 Procedura di valutazione Il valutatore procede alla redazione della scheda di valutazione nel corso di un colloquio individuale con il dipendente da valutare. Il colloquio individuale è teso a consentire al valutatore di esplicitare le motivazioni che sono alla base della sua valutazione e al valutato di esprimere le proprie osservazioni. Sia le motivazioni che le osservazioni potranno anche essere scritte nella scheda. Si richiama l attenzione su tale fondamentale momento di dialogo, finalizzato alla condivisione di informazioni e all espressione dei punti di vista dei diversi attori. Il valutato sottoscrive la scheda di valutazione cartacea e se del caso inserisce delle osservazioni Commissione di garanzia In relazione a errori o omissioni del processo di valutazione, qualunque attore coinvolto nel processo ha la possibilità di presentare, nel periodo previsto ed indicato in sede di indizione della tornata di valutazione, una istanza a una Commissione di Garanzia costituita all uopo presso la direzione amministrativa. La Commissione, sentite le parti interessate, delibera entro 15 giorni. La Commissione di garanzia è composta da: 1. Direttore Amministrativo, o suo delegato, che la presiede; 2. Un esperto designato dal Nucleo di Valutazione di Ateneo; 3. Un dirigente o un EP esperto di personale anche di altra amministrazione. Il supporto alla Commissione di garanzia è fornito dall Ufficio programmazione, organizzazione e valutazione.

10 Casi particolari La valutazione andrà effettuata per tutto il personale di categoria B, C e D, con le seguenti specifiche: La valutazione finale compete al valutatore in carica nel momento in cui si avvia il processo. Nel caso in cui il valutato abbia avuto più di un responsabile (a causa di assegnazione a diverse strutture organizzative e/o nel caso di scadenza del mandato del responsabile) tutti i precedenti responsabili si qualificano come valutatori intermedi. Il personale assunto in corso d anno deve essere ugualmente valutato in quanto percepisce anch'egli una quota di indennità rapportata al periodo di servizio prestato nell'anno di riferimento. Per il personale assente durante tutto il periodo del colloquio e per il personale cessato in corso d anno, il valutatore provvederà comunque a esprimere la propria valutazione e a trasmetterla ai competenti uffici e all interessato per eventuali osservazioni.

11 Contesto, finalità e ulteriori specifiche nel procedimento di valutazione dei comportamenti organizzativi - anno 2012 Contesto Le schede di rilevazione dei comportamenti organizzativi (anno 2012), per questo primo anno di esperienza, rappresenteranno la base di riferimento (meccanismo di attribuzione) per: l assegnazione dell Incentivo per la produttività e il miglioramento dei servizi di cui all art.88 comma 2 lettera d) del CCNL di Comparto ; l assegnazione di un terzo dell indennità di responsabilità al personale di Categoria D responsabile di posizione organizzativa di cui all art.91 comma 4 del CCNL di Comparto Parametri di valutazione: Categoria B Percepisce l incentivo chi consegue un punteggio scheda di valutazione uguale/superiore a 12 pari alla media di 3 punti sulla base della valutazione di 4 aree comportamentali. Categoria C Percepisce l incentivo chi consegue un punteggio scheda di valutazione uguale/superiore a 18 pari alla media di 3 punti sulla base della valutazione di 6 aree comportamentali. Categoria D Percepisce l incentivo chi consegue un punteggio scheda di valutazione uguale/superiore a 21 pari alla media di 3 punti sulla base della valutazione di 7 aree comportamentali. Categoria D titolare di posizione organizzativa Percepisce l incentivo chi consegue un punteggio scheda di valutazione uguale/superiore a 24 pari alla media di 3 punti sulla base della valutazione di 8 aree comportamentali. 2 Ai soli fini dell assegnazione dell Incentivo per la produttività e il miglioramento dei servizi di cui all art.88 comma 2 lettera d) del CCNL di Comparto , è escluso dalla valutazione il personale appartenente alla Categoria D Responsabile di posizione organizzativa di I livello. I comportamenti organizzativi di quest ultima categoria di personale saranno valutati ai fini della corresponsione del terzo dell indennità di responsabilità attribuita (art.91 comma 4 CCNL di Comparto ), sulla base di specifica scheda di valutazione.

12 Calendario attività valutazione 2012 Periodo Gennaio 2013 Settembre 2013 Periodo Fase Attori coinvolti 01 gen - 30 apr Progettazione dell intervento e presentazione al Direttore amministrativo e alle OO.SS mag Presentazione processo di valutazione 01 giu 31 lug Colloquio di valutazione Valutatori Valutati 01 ago 15 set Istanze alla Commissione di garanzia Divisione personale tecnico amministrativo, servizio sanitario e pensioni Team preposto al processo di valutazione Valutatori Team preposto al processo di valutazione Valutatori Valutati Team preposto al processo di valutazione Commissione di garanzia Direttore amministrativo set Risposta alle istanze Valutatori Valutati Team di valutazione Commissione di garanzia Direttore amministrativo Analisi e diffusione interna dei risultati Team preposto al processo di valutazione Direttore amministrativo