LIBRO UNICO DEL LAVORO

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1 Consulenti del Lavoro Consiglio Provinciale dell Ordine di Milano Via G. Aurispa, Milano Tel Fax info@consulentidellavoro.mi.it Internet CENTRO STUDI LIBRO UNICO DEL LAVORO Convegno del 16 Settembre 2008 Relatore: Dr. G. Bizzarro Pagina 1 di 18

2 SOMMARIO LIBRO UNICO DEL LAVORO...3 SOGGETTI OBBLIGATI ALLA TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO E SOGGETTI ESCLUSI...3 SOGGETTI CHE DEVONO ESSERE REGISTRATI NEL LIBRO UNICO DEL LAVORO E SOGGETTI ESCLUSI...4 MODALITÀ DI TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO...4 LUOGO DI TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO...6 NUMERAZIONE UNITARIA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO...6 MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL OBBLIGO DI CONSEGNA AL LAVORATORE DEL PROSPETTO PAGA 10 LIMITI TEMPORALI (OVVERO TERMINI IN CUI ESEGUIRE LE REGISTRAZIONI SUL LIBRO UNICO DEL LAVORO)...10 LE ISPEZIONI E L OBBLIGO DI ESIBIZIONE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO...11 GLI ALTRI SOGGETTI CHE POSSONO TENERE IL LIBRO UNICO DEL LAVORO...12 ELENCHI RIEPILOGATIVI MENSILI...13 OBBLIGO DI CONSERVAZIONE TEMPORALE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO...14 REGIME TRANSITORIO...14 PRINCIPI GENERALI DEL SISTEMA SANZIONATORIO...15 LA MAXI-SANZIONE CONTRO IL LAVORO SOMMERSO...16 LA NUOVA DICHIARAZIONE DI ASSUNZIONE...17 Pagina 2 di 18

3 LIBRO UNICO DEL LAVORO Il Libro Unico del lavoro è un documento, introdotto in sostituzione dei vecchi libri obbligatori di lavoro (libri matricola, libro paga, nonché il registro delle imprese per le aziende agricole). La funzione di tale documento è duplice: - per i lavoratori, permette loro di avere una precisa documentazione relativa allo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro; - per gli organi di vigilanza, permette agli ispettori di avere a disposizione una precisa documentazione relativa allo stato occupazionale dell intera impresa. Il Libro Unico del lavoro, non è funzionale rispetto al lavoro sommerso, nel senso di una sua eventuale funzione di controllo, infatti, il documento primario per detta funzione è assegnato alla Comunicazione preventiva obbligatoria. Detto documento, piuttosto, garantisce agli organi ispettivi, la possibilità di effettuare un analisi approfondita riguardo tutti gli aspetti relativi alla regolare gestione dei rapporti di lavoro, quali: 1. profili retributivi, assicurativi, previdenziali e fiscali; 2. aspetti sostanziali di inquadramento contrattuale e professionale; 3. il rispetto della normativa di legge relativa all orario di lavoro, ai tempi di riposo, alla fruizione di permessi, alla gestione delle assenze tutelate. SOGGETTI OBBLIGATI ALLA TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO E SOGGETTI ESCLUSI Soggetti obbligati alla tenuta del Libro Unico I soggetti obbligati alla tenuta del Libro Unico sono: tutti i Datori di lavoro privati, con l unica eccezione del Datore di lavoro domestico. Fra i Datori di lavoro obbligati sono ricompresi anche: Datori di lavoro agricoli; Datori di lavoro dello spettacolo; Datori di lavoro del settore autotrasporto; Datori di lavoro del settore marittimo; per i quali in precedenza si prevedeva una documentazione particolare. Requisito essenziale perché i Datori di lavoro siano obbligati e che essi impieghino nell attività soggetti per i quali è previsto l obbligo di registrazione nel Libro Unico (v. infra). Soggetti non obbligati alla tenuta del Libro Unico La Circolare Ministeriale n. 20/2008 (mentre l articolo 39 della Legge n. 133/2008 si limita ad indicare i soggetti per i quali sussiste l obbligo di registrazione) individua in un elenco dettagliato i soggetti non obbligati : 1. società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, relativamente al lavoro manuale e non manuale dei soci; Pagina 3 di 18

4 2. impresa familiare, relativamente al lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini che lavorano all interno dell Azienda; 3. titolari di Aziende individuali artigiane che operino col solo lavoro del titolare o avvalendosi solo di soci e familiari coadiuvanti; 4. società (di persone e di capitale) e ditte individuali del commercio che operino con il solo lavoro del titolare o dei soci lavoratori; 5. infine, le Pubbliche Amministrazioni (provvedono già alle registrazioni mediante l utilizzo di fogli o cedolini o ruoli di paga elaborati individualmente per ciascun dipendente). Fermo restando l esclusione assoluta per le Pubbliche Amministrazioni, relativamente ai soggetti di cui ai suddetti punti da 1 a 4 permane però, solo se non impieghino nell esercizio dell attività collaboratori per i quali è previsto l obbligo di registrazione nel Libro Unico. SOGGETTI CHE DEVONO ESSERE REGISTRATI NEL LIBRO UNICO DEL LAVORO E SOGGETTI ESCLUSI Soggetti da registrare obbligatoriamente. Sul Libro Unico del lavoro devono essere registrati: lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all estero; collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (co.co.co., co.co.pro., mini.co.co.co.); associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se di tipo misto, cioè capitale e lavoro); e come previsto dalla circolare citata: lavoratori con contratto di somministrazione; lavoratori distaccati. Soggetti per i quali non sussiste l obbligo di registrazione. La circolare n. 20 del Ministero ha inoltre individuato che non sussiste l obbligo di registrazione sul Libro Unico per: 1. collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari; 2. coadiuvanti delle imprese commerciali; 3. soci lavoratori di attività commerciali e di imprese in forma societaria. MODALITÀ DI TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO Ogni Datore di lavoro deve tenere un solo ed unico Libro Unico, anche nel caso di: - più posizioni assicurative e previdenziali; - più sedi di lavoro. Pagina 4 di 18

5 Abbandonando del tutto il sistema cartaceo, con la nuova normativa è previsto solo l utilizzo informatico con facoltà di scelta - per la compilazione e tenuta del Libro Unico fra i 3 metodi previsti dall articolo 1 del D.M. 9 Luglio 2008: 1. a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: la numerazione di ogni pagina e la vidimazione avvengono prima della messa in uso presso l'inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'inail, in sede di stampa del modulo continuo; 2. a stampa laser: in questo caso è necessaria la preventiva autorizzazione dell INAIL per la stampa e generazione della numerazione automatica; 3. su supporti magnetici: in tal caso, ogni singola scrittura presente sul supporto magnetico dovrà rappresentare un documento informatico, collegato alle registrazioni effettuate in precedenza, oppure dovrà essere caratterizzato da un elaborazione automatica dei dati. In questo modo è garantita la consultabilità dei dati in ogni momento, nonché l inalterabilità, l integrità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite. A prescindere dal metodo che si sceglie per la tenuta del Libro Unico: - è sempre necessario che in fase di stampa venga attribuita, a ciascun foglio del Libro Unico, una numerazione sequenziale e dovranno essere conservati anche i fogli deteriorati o annullati. Per il punto 3 sono state necessarie ulteriori precisazioni che si possono così riassumere: 1. relativamente ad adempimenti nei confronti degli Organi di controllo: è totalmente sottratta all obbligo di vidimazione e autorizzazione da parte dell INAIL; ed è sufficiente: una preventiva comunicazione scritta, da inviare a mezzo fax o via alla DPL territorialmente competente, prima della messa in uso, volta a mettere a conoscenza la DPL medesima delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. 2. per la corretta tenuta è necessario che siano rispettate alcune ulteriori regole: i documenti informatici che costituiscono il Libro Unico, devono avere la forma di documenti statici non modificabili; al fine di garantire l attestazione della data, nonché l autenticità e l integrità del documento, è necessario apporre il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica sul documento stesso; tali documenti possono essere memorizzati su qualsiasi supporto, purché ne sia garantita la leggibilità nel tempo, rimanga sempre assicurato l ordine cronologico dei documenti e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga; Pagina 5 di 18

6 deve essere garantita la possibilità di effettuare ricerche ed estrazioni delle informazioni relativamente al cognome, nome e codice fiscale del lavoratore, nonché alla data e alle associazioni logiche di tali dati; il documento deve essere reso leggibile e disponibile, previa richiesta in caso di verifiche, controlli ed ispezioni, su supporto cartaceo oppure in formato <<pdf>>. Regime sanzionatorio per la violazione dell obbligo di istituzione. Per la violazione dell obbligo di istituzione e tenuta del Libro Unico, è prevista una sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a È possibile incorrere nell applicazione di tale sanzione in 2 casi: - il Datore di lavoro è del tutto sprovvisto del Libro Unico del lavoro; - il Datore di lavoro ha applicato una metodologia di tenuta del Libro Unico non conforme con le 3 metodologie previste dal Decreto Ministeriale del 9 Luglio Dal momento che si tratta di un inosservanza sanabile, in quanto il soggetto inadempiente può rimettersi in regola istituendo il documento o applicando correttamente una delle metodologie previste dal decreto, è possibile applicare la sanzione della diffida obbligatoria. In tal caso, il soggetto sarà ammesso a pagare la sanzione minima, 500. LUOGO DI TENUTA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO In base a quanto prescritto nell articolo 3 comma 1 del D.M. 9 Luglio 2008, il Libro Unico del lavoro non deve più essere conservato, come in passato, nel luogo in cui si svolge l attività lavorativa, ma è ora possibile conservarlo alternativamente in uno dei seguenti luoghi: 1. la sede legale dell'impresa; 2. lo studio del Consulente del lavoro o di altro professionista abilitato; 3. presso i Servizi e i Centri di assistenza delle Associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa; 4. nel caso dei gruppi di impresa, il Libro Unico può essere affidato alla società capogruppo, insieme a tutti gli altri adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti relativi alle società collegate del gruppo. Non è più prevista la necessità di istituire e tenere copie conformi del Libro Unico. Resta in vigore l obbligo, sancito dall articolo 40 comma 1 della Legge n. 133/2008, di preventiva comunicazione alla DPL territorialmente competente dell affidamento del Libro Unico al Consulente del lavoro oppure al Professionista autorizzato o al Servizio o Centro di Assistenza delle Associazioni di categoria. NUMERAZIONE UNITARIA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO Obbligo di numerazione unitaria del Libro Unico In base a quanto disposto dall articolo 2 del D.M. 9 Luglio 2008, i Consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati, prima di adottare un sistema di numerazione unitaria del Libro Unico del lavoro per i Datori di lavoro assistiti, devono espletare una serie di operazioni: 1. ottenere delega scritta da ciascun Datore di lavoro assistito, che potrà risultare anche dalla lettera di incarico o da altro documento simile; Pagina 6 di 18

7 2. inviare telematicamente all INAIL, insieme alla prima richiesta di autorizzazione, l elenco dei Datori di lavoro da loro assistiti, nonché il relativo codice fiscale; 3. comunicare telematicamente, sempre all INAIL, la formalizzazione dell'incarico da parte di un nuovo Datore di lavoro, oppure la cessazione dell'incarico nei confronti di uno dei Datori di lavoro già comunicati, entro il termine di 30 giorni dall evento. Soggetti già abilitati alla tenuta del Libro Paga unificato per più Datori di lavoro. I soggetti già abilitati alla tenuta del Libro Paga unificato per più Datori di lavoro, invece, devono presentare all INAIL, entro la fine del periodo transitorio, un elenco dei soggetti assistiti. Conseguentemente, l INAIL verificherà le condizioni di autorizzazione, ciò anche per prevenire eventuali forme di abusivismo. Una volta ottenuta l autorizzazione alla numerazione unitaria del Libro Unico 1, l INAIL, di propria iniziativa oppure su indicazione della DPL, può anche decidere di revocare o sospendere l autorizzazione stessa nel caso in cui siano accertati elementi di dolo o di gravi mancanze nella tenuta unitaria del documento e nelle scritturazioni ivi contenute. I dati da indicare nel Libro Unico del Lavoro Relativamente ai lavoratori da registrare, i contenuti del Libro Unico possono essere indicati nella seguente tabella: DATI GENERALI CONTENUTI DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO DATI RETRIBUTIVI In base a quanto stabilito dal comma 2 dell articolo nome e cognome; Legge n. 133/2008, tutte le annotazioni riferite a dazione di denaro o in natura versate o comunque gestite dal Datore di lavoro, comprese: 2. codice fiscale; somme a titolo di rimborso spese; 3. qualifica e livello di inquadramento contrattuale (ma solo nei casi in cui ricorrono); trattenute a qualsiasi titolo effettuate; 4. retribuzione base; detrazioni fiscali; 5. anzianità di servizio; dati relativi agli assegni per nucleo familiare; 6. posizioni assicurative e previdenziali di ogni lavoratore. prestazioni ricevute da enti ed istituti previdenziali. tutti i rimborsi spese a piè di lista ticket restaurant anche se sotto il limite della imponibilità, ovvero, 5,29 giornalieri. Il Datore di lavoro deve anche indicare le somme eventualmente erogate a titolo di premio o come compenso per prestazioni di lavoro straordinario: in tal caso viene richiesta un individuazione specifica. Il calendario delle presenze. Il Libro Unico si caratterizza come documento unitario, dal punto di vista della vidimazione, della numerazione, delle registrazioni, della tenuta e della conservazione. Nonostante questa sia la regola generale, è possibile effettuare al suo interno una elaborazione separata sulla quale redigere il calendario delle presenze, purché venga garantita una numerazione sequenziale; in tal caso sarà anche possibile indicare i dati con modalità analoghe a quelle utilizzate nella sezione presenze dell abrogato libro paga. 1 Numerazione che dovrà essere unica per ciascuna autorizzazione, a prescindere dalle modalità di realizzazione del Libro Unico. Pagina 7 di 18

8 Nel calendario presenze (relativamente alle presenze dei lavoratori dipendenti) dovranno essere indicati, per ogni giorno, i seguenti dati: 1. numero delle ore di lavoro effettuate; 2. indicazione delle ore di lavoro straordinario; 3. eventuali assenze dal lavoro, retribuite e non; 4. ferie; 5. riposi. In base a quanto stabilito dall articolo 1 comma 2 del Decreto Ministeriale 9 Luglio 2008, tutte le annotazioni relative alla presenza o all assenza dei lavoratori, dovranno essere effettuate ricorrendo a causali che siano precise ed inequivoche. Se per le annotazioni sono stati utilizzati codici o sigle, allora tali codici o sigle dovranno risultare da un apposita legenda che potrà essere tenuta anche separatamente dal Libro Unico. Dati da indicare sul Libro Unico per lavoratori diversi dai dipendenti. In merito ai dati da indicare sul Libro Unico, la circolare ministeriale n. 20/2008 precisa che sono previste regole particolari per determinate categorie di lavoratori: - Lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo a periodi superiori. Dovrà essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro e la causale <<inequivoca>> relativa ad eventuali assenze. - Collaboratori autonomi. È prevista un unica particolarità che riguarda le sole eventuali assenze che hanno riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali, sarà obbligatorio indicare la causale dell assenza. - Lavoratori che non percepiscono compensi o che non svolgono attività lavorativa. La prima registrazione sul Libro Unico potrà essere effettuata: in occasione della prima immissione al lavoro. successivamente per ogni mese in cui il lavoratore presti servizio o percepisca somme o compensi. infine, al termine del rapporto di lavoro. - Lavoratori a chiamata con obbligo di risposta. Le scritturazioni sul Libro Unico sono sempre obbligatorie, anche quando il lavoratore percepisce solo l indennità di disponibilità. - Rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e associati in partecipazione. Non devono essere indicati sul Libro Unico soggetti che svolgono attività in forma professionale o imprenditoriale del tipo: Agenti e rappresentanti individuali che svolgono attività in forma di impresa. Amministratori, sindaci, componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale. Pagina 8 di 18

9 Associati in partecipazione che svolgono tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo. - Lavoratori in somministrazione. L utilizzatore: annoterà i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica, livello d inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione). Il somministrato: effettuerà le annotazioni integrali, anche quelle relative al calendario presenze e ai dati contributivi. - Lavoratori agricoli. I Datori che adottavano il registro d'impresa semplificato perché assumevano lavoratori per un numero di giornate non superiore a 270 in ragione di anno, non hanno l obbligo di documentare la registrazione delle presenze nel Libro Unico. - Lavoratori a domicilio: Sul Libro Unico devono essere indicati i seguenti dati: 1. Le date e le ore di consegna del lavoro. 2. Le date e le ore di riconsegna del lavoro. 3. La descrizione del lavoro eseguito. 4. La specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito. Solo rispetto al lavoro a domicilio, per l inserimento dei dati sopra indicati, è possibile utilizzare modalità analoghe a quelle in atto con riferimento all'abrogato libretto personale di controllo. Regime sanzionatorio per la violazione dell obbligo di registrazione. Il comma 7 dell articolo 39 stabilisce che le sanzioni devono essere applicate soltanto nel caso in cui le violazioni del Datore di lavoro vanno ad incidere in modo sostanziale sui profili di tutela dei lavoratori, non per violazioni semplicemente formali. È possibile incorrere in sanzioni in 2 casi: - omissione di dati che vanno ad incidere sfavorevolmente sui trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali del lavoratore (violazione di tipo omissivo); - infedele registrazione di dati che vanno ad incidere sfavorevolmente sui trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali del lavoratore, oppure, occultamento di tali dati a fini legali (violazione di tipo commissivo). Non sono punibili gli errori del Datore relativi al mancato aggiornamento dei dati retributivi del mese di decorrenza o di riferimento, quando siano dovuti a: 1. incertezze interpretative; 2. modifiche legislative, amministrative o contrattuali; 3. ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale; 4. difficoltà di individuazione corretta della natura delle prestazioni di lavoro rese. Naturalmente, l entità della sanzione sarà rapportata all entità del danno e al numero di lavoratori colpiti, per cui: - fino a 10 lavoratori colpiti: da 150 a 1500; - oltre i 10 lavoratori colpiti: da 500 a Pagina 9 di 18

10 Diffida obbligatoria: la regola generale vuole che la diffida obbligatoria sia applicabile solo per le sanzioni irregolari sanabili, tale è il caso delle omissioni; se il Datore di lavoro colpito da diffida obbligatoria adempie ciò che gli viene imposto e colma la sua inadempienza sarà ammesso a pagare una sanzione pecuniaria amministrativa più lieve, precisamente: - fino a 10 lavoratori colpiti: 150; - oltre i 10 lavoratori colpiti: 500; Se l illecito consiste in una condotta commissiva, per esempio in un infedele registrazione, trattandosi di un irregolarità insanabile, non sarà possibile ricorrere alla diffida obbligatoria. MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL OBBLIGO DI CONSEGNA AL LAVORATORE DEL PROSPETTO PAGA Il Datore di lavoro può assolvere gli obblighi relativi alla consegna del prospetto paga al lavoratore subordinato, mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico, anche se tale copia non contiene i dati relativi al calendario delle presenze. LIMITI TEMPORALI (OVVERO TERMINI IN CUI ESEGUIRE LE REGISTRAZIONI SUL LIBRO UNICO DEL LAVORO) Registrazioni entro il giorno16 del mese successivo a quello di riferimento. Il comma 3 dell articolo 39 della Legge n. 133/2008, stabilisce che le registrazioni devono essere effettuate entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Lo scopo di questa disposizione è quello di uniformare il termine ultimo per le scritturazioni con quello relativo al versamento dei contributi, dunque, la disposizione si riterrà rispettata in tutti i casi in cui il termine per il versamento dei suddetti contributi sia posposto a causa delle eventuali ricorrenze del giorno di scadenza. Rispetto dei limiti temporali per i Datori che applicano il principio della retribuzione sfasata. Allo stesso modo, l articolo 1 comma 3 del D.M. 9 Luglio 2008, per le Aziende che utilizzano il principio della retribuzione <<sfasata>>, fa salva la facoltà di indicare le presenze nel mese successivo, dunque la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire anche con un differimento, a condizione che: - tale differimento non sia superiore ad un mese; - ne sia data precisa annotazione sul Libro Unico del lavoro. In ogni caso, resta inteso che il differimento della registrazione sul Libro Unico può riguardare soltanto i dati variabili retributivi, invece, per le presenze del periodo di riferimento resta l obbligo di registrarle sul Libro Unico entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Regime sanzionatorio per la violazione dei limiti temporali per le scritturazioni obbligatorie. La sanzione prevista per il mancato rispetto dei vincoli temporali per le registrazioni sul Libro Unico è differenziata in base alla gravità della condotta e al numero di lavoratori danneggiati: - fino a 10 lavoratori colpiti: da 100 a 600; - oltre i 10 lavoratori colpiti: da 150 a Pagina 10 di 18

11 Il calcolo dei lavoratori avviene secondo le modalità previste dall articolo 5 comma 2 del D.M. 9 Luglio 2008 secondo cui: si computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul Libro Unico e ancora in forza. Dal momento che si tratta di un irregolarità sanabile, perché anche se in ritardo, le registrazioni sono state pur sempre effettuate (perciò l interesse della norma è stato raggiunto), è possibile ricorrere alla diffida obbligatoria nella forma: <<ora per allora>> e se il Datore adempie, sarà ammesso a pagare una sanzione pecuniaria amministrativa di importo inferiore: - fino a 10 lavoratori colpiti: 100; - oltre i 10 lavoratori colpiti: 150. LE ISPEZIONI E L OBBLIGO DI ESIBIZIONE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO Obbligo di esibizione del Libro Unico. Tutti i soggetti che possono conservare il Libro Unico: - Datori di lavoro; - Consulenti del lavoro; - altri professionisti abilitati; - Servizi o Centri di assistenza dell associazione di categoria; possono essere soggetti alla richiesta di esibizione dello stesso ad opera degli ispettori. Gli ispettori, all atto dell accesso sul luogo di lavoro, dovranno richiedere l esibizione del Libro Unico: - L ispezione avviene dopo il giorno 16 del mese: in tal caso gli ispettori dovranno richiedere l esibizione del documento aggiornato fino al mese precedente; - L ispezione avviene prima del giorno 16 del mese: gli ispettori dovranno richiedere l esibizione del documento aggiornato fino a 2 mesi precedenti. Gli ispettori hanno la facoltà di: - verificare, all atto dell accesso ispettivo, la corretta instaurazione dei rapporti di lavoro dei lavoratori trovati intenti a svolgere la loro attività lavorativa, mediante l esame delle comunicazioni obbligatorie preventive all instaurazione del rapporto lavorativo stesso. Ispezioni presso il Datore di lavoro. Se il Datore di lavoro detiene il Libro Unico presso la sede legale dell Azienda, dovrà esibire il documento agli organi di vigilanza. In tale ipotesi bisognerà distinguere il caso in cui si tratti di <<sede stabile di lavoro>> rispetto al caso in cui si tratti di <<attività mobile o itinerante>>. Sede stabile di lavoro 2 : in tal caso il Datore di lavoro è obbligato ad esibire subito il Libro Unico all ispettore, prima che quest ultimo proceda alla redazione del verbale di primo accesso ispettivo, ed ha la possibilità di esibirlo anche a mezzo fax o con posta elettronica; Attività mobile o itinerante 3 : in tal caso il Datore di lavoro dovrà esibire il Libro Unico entro il termine che gli ispettori gli avranno concesso nel verbale di primo accesso ispettivo. 2 Viene considerata <<sede stabile di lavoro>> soltanto l articolazione autonoma dell impresa che abbia le seguenti caratteristiche: - stabilmente organizzata; - idonea ad espletare, in tutto o in parte, l attività aziendale; - risulta dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo agli uffici amministrativi. 3 Si tratta di attività lavorativa le cui procedure operative comportino lo svolgimento delle prestazioni presso più luoghi di lavoro Pagina 11 di 18

12 I Datori di lavoro che non adempiono alla richiesta di esibizione del Libro Unico non saranno sottoposti alla diffida obbligatoria, perché trattasi di una condotta commissiva insanabile, dunque saranno sottoposti alla sanzione piena, il cui importo varia da 200 a Accertamenti ispettivi e procedura sanzionatoria. Le ispezioni relative gli obblighi di istituzione, tenuta, registrazione, esibizione e conservazione del Libro Unico del lavoro, nonché la conseguente irrogazione delle sanzioni pecuniarie amministrative previste, a norma dell articolo 39 del D.L. n. 112/2008, possono essere effettuati dagli organi di vigilanza in materia di lavoro e previdenza, ovvero: 1. Ispettori delle Direzioni Provinciali e regionali del lavoro; 2. Ispettorati regionali del lavoro della Sicilia; 3. Ispettorati dei Servizi ispettivi delle province autonome di Trento e Bolzano; 4. Funzionari ispettivi degli Istituti ed enti previdenziali ed assicurativi. La DPL territorialmente competente (a seconda dei casi) ha anche un ulteriore compito: - Essa riceve i rapporti di mancata estinzione delle violazioni qualora il Datore di lavoro non provveda alla ottemperanza a seguito di diffida e non procede al pagamento della sanzione in misura ridotta. GLI ALTRI SOGGETTI CHE POSSONO TENERE IL LIBRO UNICO DEL LAVORO Il Consulente del lavoro e gli altri professionisti. Se il Datore di lavoro decide di affidare la tenuta del Libro Unico ad un Consulente del lavoro o ad un altro professionista abilitato, deve mettere a conoscenza della sua scelta la DPL territorialmente competente, inoltrando i seguenti dati del professionista scelto: - il nome; - le generalità; - l'indirizzo. I Consulenti o i professionisti hanno l obbligo di esibire il Libro Unico conservato presso il proprio Studio entro 15 giorni dalla richiesta fatta dagli ispettori nel verbale di primo accesso ispettivo. Se il Consulente o un altro professionista abilitato, senza un giustificato motivo, non esibiscono il Libro Unico entro 15 giorni dalla richiesta formulata dall ispettore nel verbale di primo accesso ispettivo, saranno soggetti a sanzione. I Consulenti o gli altri professionisti non potranno essere sottoposti alla diffida obbligatoria, perché trattasi di una condotta commissiva insanabile, dunque saranno sottoposti alla sanzione piena che dovrà essere distinta in: - Sanzione da applicare in caso di prima violazione alla richiesta di esibizione: la sanzione va da 100 a 1000; - Sanzione da applicare in caso di reiterato comportamento negligente: verrà irrogata non soltanto la sanzione pecuniaria amministrativa prevista per la prima violazione ma, in più, l ispettore avviserà tempestivamente il Consiglio dell Ordine Provinciale di appartenenza che, se lo ritiene necessario, irrogherà un provvedimento disciplinare. nell ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio. Pagina 12 di 18

13 Le Associazioni di categoria. Se il Datore di lavoro decide di affidare la tenuta del Libro Unico ai Servizi e ai Centri di assistenza delle Associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, deve comunicare alla DPL territorialmente competente i seguenti dati: - generalità del soggetto al quale è stato affidato l incarico; - luogo dove il Libro Unico è materialmente reperibile. In tali casi, gli organi ispettivi devono vigilare affinché i Servizi e i Centri di assistenza svolgano la propria attività solo per le imprese iscritte alle rispettive Associazioni di categoria. I Servizi e i Centri di assistenza delle Associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, hanno anch essi l obbligo di esibire il Libro Unico conservato presso il loro Studio entro 15 giorni dalla richiesta fatta dagli ispettori nel verbale di primo accesso ispettivo. Le Associazioni di categoria che non adempiono alla richiesta di esibizione del Libro Unico non saranno sottoposte alla diffida obbligatoria, perché trattasi di una condotta commissiva insanabile, dunque saranno sottoposti alla sanzione piena che dovrà essere distinta in: - Associazione non ottempera neanche dopo 15 giorni dalla richiesta: da 250 a 2000; - Associazione continua a farsi trovare impreparata: da 500 a ELENCHI RIEPILOGATIVI MENSILI In base a quanto disposto dall articolo 4 comma 1 del D.M. 9 Luglio 2008, non è previsto l obbligo, però gli ispettori, in occasione dell accesso ispettivo, possono richiedere l esibizione di elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi: alle presenze; alle ferie; ai tempi di lavoro; ai tempi di riposo; aggiornati all ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico, anche suddivisi per ciascuna sede, purché: il Datore di lavoro abbia alle proprie dipendenze più di 10 lavoratori; oppure: il Datore di lavoro operi con più sedi stabili di lavoro. Nell elenco riepilogativo mensile del personale, che gli ispettori possono chiedere ai Datori di lavoro, devono essere indicati anche i soggetti iscritti nel Libro Unico senza percepire alcuna retribuzione o compenso o senza svolgere alcuna prestazione lavorativa. Nel calcolo dei lavoratori da indicare nell elenco riepilogativo, rientrano: 1. lavoratori subordinati, a prescindere dall effettivo orario di lavoro svolto; 2. collaboratori coordinati e continuativi; 3. associati in partecipazione con apporto lavorativo; per tutti è necessario che siano iscritti sul Libro Unico del lavoro e ancora in forza. Pagina 13 di 18

14 Il personale ispettivo può esprimere la volontà di visionare gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai 5 anni precedenti l inizio dell attività ispettiva, purché si sia assicurato che tali elenchi possano essere agevolmente prodotti dai Datori di lavoro, dai Consulenti del lavoro o dal Servizio o Centro di assistenza dell Associazione di categoria presso cui stanno svolgendo l attività ispettiva. Se non si ottempera alla richiesta di presentazione degli elenchi riepilogativi mensili dei 5 anni precedenti l inizio dell attività ispettiva, non si incorre in alcuna sanzione pecuniaria amministrativa. OBBLIGO DI CONSERVAZIONE TEMPORALE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO Obbligo di conservazione del Libro Unico. In base a quanto stabilito dall articolo 6 comma 1 del D.M. 9 Luglio 2008, tutti i soggetti che detengono il Libro Unico del lavoro, hanno l obbligo di conservarlo per 5 anni dalla data dell ultima registrazione. Tale termine è stato esteso (in base al 2 comma dell articolo 6) anche per gli altri libri obbligatori in materia di lavoro che, però, con l entrata in vigore del D.L. n. 112/2008, sono stati dismessi. Da notare che tale obbligo di conservazione esisteva già nella precedente disciplina ed era fissato in 10 anni (termine valevole fino al 17 Agosto 2008); con il dimezzamento di tale durata è stato apportata una netta semplificazione nella gestione del Libro Unico. Un altro aspetto merita di essere sottolineato: il dimezzamento dei termini di conservazione del Libro Unico (da 10 a 5 anni) produce effetti positivi anche nel caso di verifiche che necessitano della ricostruzione dei crediti contributivi durante il termine decennale, in tale caso gli organi di vigilanza dovranno acquisire la documentazione d ufficio o per il tramite del lavoratore denunciante, ma non potranno gravare sul soggetto sottoposto alla verifica. Regime sanzionatorio per la violazione dell obbligo di conservazione del Libro Unico. Il soggetto che non rispetta l obbligo di conservazione del Libro Unico per almeno 5 anni non può essere ammesso alla diffida obbligatoria, sarà perciò, costretto a pagare la sanzione piena che va da 100 a 600. REGIME TRANSITORIO Sebbene la disciplina relativa al Libro Unico del lavoro sia entrata in vigore il 18 Agosto 2008, il Ministero del Lavoro, all articolo 7 comma 1 del Decreto Ministeriale 9 Luglio 2008 ha previsto un periodo transitorio fino al 16 Gennaio 2009 (ovvero fino al periodo di paga relativo al mese di Dicembre 2008), durante il quale i Datori di lavoro obbligati alla tenuta del Libro Unico, potranno adempiere questo compito mediante l utilizzo del vecchio libro di paga, nelle sole sezioni di paga e presenze. Tali documenti saranno anch essi sottoposti all obbligo di tenuta, compilazione ed esibizione (ovvero secondo le stesse disposizioni), così come previsto per il Libro Unico del lavoro. Per quanto riguarda, invece, il libro matricola ed il registro d impresa, tali libri obbligatori sono da intendersi abrogati già a partire dal 18 Agosto Allo stesso modo, tutte le disposizioni che si riferiscono ai libri di lavoro obbligatori, devono essere lette come se si riferissero al Libro Unico del lavoro. Pagina 14 di 18

15 Datori di lavoro a domicilio. Durante il periodo transitorio, i Datori di lavoranti a domicilio, per assolvere gli obblighi di istituzione e tenuta del Libro Unico, possono utilizzare il libretto personale di controllo del lavoratore ed il registro dei lavoranti a domicilio, preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati. PRINCIPI GENERALI DEL SISTEMA SANZIONATORIO L odierno regime sanzionatorio, che rappresenta una delle maggiori novità introdotte con il D.L. n. 112/2008, stabilisce sanzioni più rigorose ma, allo stesso tempo, più equilibrate rispetto al passato. Primo principio: il Datore di lavoro dovrà essere sanzionato solo se le sue violazioni vanno ad incidere in modo sostanziale sulle disposizioni poste a tutela dei lavoratori, non per gli errori di carattere meramente formale o materiale. Secondo principio: il Datore di lavoro non può essere sanzionato per errori relativi al mancato aggiornamento dei dati retributivi del mese di decorrenza o di riferimento, non dovuti a sua colpa ma ad: - incertezze interpretative; - modifiche legislative, amministrative o contrattuali; - ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale; - difficoltà di individuazione corretta della natura delle prestazioni di lavoro rese. Terzo principio: la sanzione pecuniaria amministrativa deve essere adeguata a 2 parametri: - gravità della condotta; - numero dei lavoratori colpiti. Quarto principio: per il calcolo dei lavoratori colpiti dagli effetti delle violazioni, è necessario prendere in considerazione: 1. lavoratori subordinati, a prescindere dall effettivo orario di lavoro svolto; 2. collaboratori coordinati e continuativi; 3. associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti nel Libro Unico e risultino ancora in forza al momento della commissione dell illecito; 4. lavoratori occupati in nero nel periodo di riferimento, purché il loro rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle categorie appena indicate. Quinto principio: è prevista la possibilità di applicare la diffida obbligatoria, disciplinata dall articolo 13 del Decreto Legislativo n. 124/2004: << 1. In caso di constatata inosservanza delle norme in materia di lavoro e legislazione sociale e qualora il personale ispettivo rilevi inadempimenti dai quali derivino sanzioni amministrative, Pagina 15 di 18

16 questi provvede a diffidare il Datore di lavoro alla regolarizzazione delle inosservanze comunque sanabili, fissando il relativo termine. 2. In caso di ottemperanza alla diffida, il Datore di lavoro è ammesso al pagamento dell'importo delle sanzioni nella misura pari al minimo previsto dalla legge ovvero nella misura pari ad un quarto della sanzione stabilita in misura fissa. Il pagamento dell'importo delle sanzioni amministrative estingue il procedimento sanzionatorio ( )>>. Tale istituto è applicabile nei casi di omissione, ovvero solo per le inosservanze sanabili e consiste nella possibilità, per il Datore di lavoro inadempiente, di rimettersi in regola e pagare una sanzione più lieve; non è, invece, applicabile nei casi di infedele registrazione, in quanto trattandosi di condotta di tipo commissivo l interesse protetto dalla norma non è più recuperabile. LA MAXI-SANZIONE CONTRO IL LAVORO SOMMERSO L introduzione del Libro Unico del lavoro, incide anche sulla maxi-sanzione contro il lavoro sommerso, la quale prevede, per l impiego di lavoratori non risultanti dalle scritture o da altra documentazione obbligatoria una sanzione pecuniaria amministrativa che va da 1500 a per ciascun lavoratore, maggiorata di 150 per ciascuna giornata di lavoro effettivo. Attualmente, dal momento che il libro matricola è stato abrogato, e con esso anche l obbligo di iscrizione preventiva rispetto all assunzione dei lavoratori nei documenti di lavoro, l unico metodo che gli ispettori potranno utilizzare per verificare la regolarità dei rapporti di lavoro sarà: - mediante la comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro al Servizio competente nel cui ambito territoriale è ubicata la sede del lavoro. L ispezione avviene, solitamente, nel rispetto di una serie di fasi concatenate: - al momento dell accesso sul luogo di lavoro, il personale ispettivo, per l acquisizione delle informazioni relative ai rapporti di lavoro, potrà rivolgersi ai lavoratori intenti allo svolgimento della propria prestazione lavorativa; - nel corso di tale fase iniziale, gli ispettori chiederanno al Datore di lavoro di fornire una prova dell avvenuta comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro; - a questo punto, l ispettore chiederà al soggetto che detiene il Libro Unico, di esibirlo, oppure di esibire il libro paga e il registro delle presenze se non si è ancora superata la fase transitoria. Sulla base delle informazioni raccolte sul posto di lavoro, gli ispettori potranno redigere un verbale di primo accesso nel quale si riporterà: 1. l indicazione precisa dei lavoratori, anche mediante un documento d identità; 2. l indicazione precisa e dettagliata delle mansioni e, in generale, di tutte le attività svolte dai lavoratori; 3. le ragioni giustificatrici di eventuali particolarità nell abbigliamento o nell uso dei macchinari; Pagina 16 di 18

17 Dopo aver concluso le fasi ricognitive e aver raccolto le informazioni utili, la maxi-sanzione contro il lavoro sommerso potrà essere applicata nel caso in cui sussista uno dei seguenti casi: 1. il Datore di lavoro non è in grado di dimostrare l avvenuta comunicazione preventiva dell assunzione del lavoratore; 2. della suddetta assunzione non esiste nessuna scritturazione nel Libro Unico (o negli altri libri obbligatori nella fase transitoria); 3. non è possibile rilevare da altri adempimenti obbligatori precedentemente assolti, la volontà di non occultare i rapporti di lavoro. Per arrivare all erogazione della maxi-sanzione, è necessario effettuare un analisi critica del caso concreto ed accertarsi che non sussistano obiettive giustificazioni per il comportamento apparentemente illecito del soggetto detentore del Libro Unico, per esempio, se le assunzioni sono avvenute per cause di forza maggiore o per avvenimenti di carattere straordinario, la maxi-sanzione potrà essere applicata solo quando l ispettore abbia accertato l assenza di oggettive impossibilità di conoscere anticipatamente il numero e i nominativi dei lavoratori occupati. Esistono, infatti, casi particolari in cui il Datore di lavoro non ha colpa in merito alla mancata comunicazione di assunzione agli uffici competenti, si prenda in considerazione il caso in cui il Datore di lavoro abbia affidato tali compiti a Professionisti o Associazioni di categoria e questi soggetti non possono effettuare le suddette comunicazioni preventive telematiche, mediante il modello <<UniLAV>> perché in coincidenza con le ferie o con la chiusura degli uffici. In questi casi eccezionali il Datore di lavoro può evitare la sanzione, che d altro canto sarebbe ingiusta, previa comunicazione agli organi ispettivi mediante l utilizzo del modello <<UniUrg>> (lo stesso modello che viene utilizzato per la comunicazione di malfunzionamento dei sistemi informatici), dell affidamento di tale incarico ad un Professionista o al soggetto abilitato e della chiusura del suo ufficio, chiusura che non gli permette di adempiere l obbligo di preventiva comunicazione. Ma i compiti del Datore non finiscono qui, resta salvo in capo al Datore l obbligo di inviare la comunicazione ordinaria nel primo giorno utile successivo dopo la riapertura degli Studi (la comunicazione ordinaria nel primo giorno utile successivo all evento che non ha permesso l invio della comunicazione preventiva di assunzione nei termini giusti, deve essere effettuata anche dopo il ripristino delle anomalie di funzionamento dei sistemi informatici). LA NUOVA DICHIARAZIONE DI ASSUNZIONE Dal momento che, con l entrata in vigore delle regole relative al Libro Unico, è stato abrogato il libro matricola, è diventato necessario modificare le norme relative all obbligo del Datore di lavoro di procedere alla consegna della dichiarazione di assunzione al lavoratore subordinato. Attualmente il Datore di lavoro, all'atto della assunzione e prima dell'inizio dell'attività lavorativa, ha l obbligo di consegnare al lavoratore una copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro. Tale obbligo si intende assolto anche nel caso in cui il Datore di lavoro consegni al lavoratore, prima dell inizio dell attività lavorativa, una copia del contratto individuale di lavoro che contenga anche tutte le seguenti informazioni: - l'identità delle parti; Pagina 17 di 18

18 - il luogo di lavoro; in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, l'indicazione che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, nonché la sede o il domicilio del Datore di lavoro; - la data di inizio del rapporto di lavoro; - la durata del rapporto di lavoro, precisando se si tratta di rapporto di lavoro a tempo determinato o indeterminato; - la durata del periodo di prova se previsto; - l'inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore, oppure le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro; - l'importo iniziale della retribuzione e i relativi elementi costitutivi, con l'indicazione del periodo di pagamento; - la durata delle ferie retribuite cui ha diritto il lavoratore o le modalità di determinazione e di fruizione delle ferie; - l'orario di lavoro; - i termini del preavviso in caso di recesso. (prima dell abrogazione del libro matricola, tale comunicazione doveva contenere anche i dati di iscrizione nel Libro Matricola). Il Datore di lavoro può considerare adempiuto l obbligo, nel momento in cui consegna al lavoratore una copia della Comunicazione obbligatoria inviata telematicamente ovvero del contratto individuale di lavoro nel quale è possibile ricavare tutte le informazioni relative all'instaurazione e allo svolgimento del rapporto di lavoro. Se il Datore di lavoro non consegna la dichiarazione di assunzione al lavoratore in una delle forme alternative appena indicate, incorre nella sanzione pecuniaria amministrativa che va da 250 a 1500 per ogni lavoratore interessato. Il trasgressore può essere ammesso al pagamento di una somma in misura ridotta pari alla terza parte del massimo della sanzione prevista per la violazione commessa, cioè 500 (disposizione prevista dall articolo 16 della Legge n. 689/1981). Dal momento che si tratta di una irregolarità sanabile, è possibile applicare nei suoi confronti la diffida obbligatoria grazie alla quale, se si rimette in regola, sarà ammesso a pagare una sanzione ridottissima pari a 250. Pagina 18 di 18