L Ufficio Collaborativo

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1 Il convegno di Officelayout Rivista L Ufficio Collaborativo Successo di pubblico alla giornata convegnistica che ha visto le aziende dell Information Technology e del Progetto Ufficio confrontarsi sui trend in atto nella realizzazione dell ambiente di lavoro sempre più luogo fisico e al tempo stesso virtuale a cura della redazione 1 Il passaggio da un economia industriale a un economia di rete, di servizi e relazioni sta portando un profondo ripensamento e una riorganizzazione dei cardini sui quali si è basata per anni la progettazione e realizzazione dello spazio di lavoro. Motore del cambiamento l evoluzione delle tecnologie di comunicazione che abilitano nuove modalità lavorative basate sulla mobilità, sulla virtualizzazione e sulla disponibilità di grandi basi di informazioni. Cambia anche lo spazio di lavoro, si afferma il concetto di ufficio collaborativo, un luogo in cui gli strumenti per lavorare sono supportati da spazi destrutturati per comunicare, condividere, operare. A questa nuova frontiera la rivista Officelayout ha dedicato a fine giugno il convegno L Ufficio Collaborativo che ha messo a confronto le competenze di aziende produttrici del settore ufficio e del mondo dell InformationTechnology e le esperienze di responsabili di organizzazione aziendale, facility manager e architetti. Gli interventi dei diversi relatori hanno delineato i contorni apparentemente futuribili, ma in realtà attualissimi, dell Ufficio Collaborativo: un ambiente dove le persone possono incontrarsi pur essendo in posti diversi grazie a connessioni virtuali sempre più reali; dove la tecnologia biometrica configura le meeting room settando gli apparati audio/video e l illuminazione in funzione di chi utilizza gli ambienti; dove collegamenti wireless, display interattivi e sistemi digital signage rendono veloce e interattiva la comunicazione; dove i sistemi di building automation integrano impianti di illuminazione e di climatizzazione, assicurando comfort alle persone, flessibilità di gestione e contenimento dei consumi. È stato evidenziato anche il ruolo dell architettura a cui è affidato il compito di progettare tutte le connessioni al fine di ottenere spazi di lavoro specializzati e condivisi per aiutare il lavoro in team, qualità ambientale determinata da una corretta acustica e postazioni di lavoro che garantiscono il benessere delle persone. Favorire un percorso progettuale rispondente al progresso tecnologico è infatti una buona base di partenza, ma non si può sottovalutare la fisiologia umana, altrimenti si riducono enormemente i benefici che la tecnologia è in grado di offrire. Aspetto emerso anche nella tavola rotonda focalizzata sulle strategie di facility management a supporto di nuove modalità lavorative che ha evidenziato come, nell era ipertecnologica, l organizzazione e la gestione degli spazi non può essere un imposizione, ma deve avere origine dall ascolto delle esigenze delle persone. 24 Officelayout 154 luglio-settembre 2013

2 Rivista L UFFICIO TRA TECNOLOGIA ED EFFICIENZA Le nuove tecnologie stanno condizionando il modo in cui le persone lavorano, oltre che la quantità e la qualità dello spazio di lavoro. L attenzione si sposta dalla postazione lavoro al luogo più adatto per svolgere un determinato lavoro introducendo un concetto di spazio a misura di attività riconfigurabile e flessibile. In quest ottica come evolve la domanda di spazi uffici? Cosa cerca un azienda nella scelta di una nuova location e come va delineandosi l ufficio del futuro? A queste domande ha risposto Lorena Gianlorenzi, Head of Project&Development Services Italia di Jones Lang LaSalle, presentando i risultati delle ricerche Workplace Strategy e Offices 2020 finalizzate all analisi del futuro degli uffici dal punto di vista immobiliare e del loro utilizzo: Il mercato immobiliare ha evidenziato negli anni esigenze diverse, ma accumunate da un unico fine. Gli utilizzatori cercano di sfruttare al massimo i propri spazi, mentre investitori e sviluppatori sono alla ricerca di soluzioni a prova di futuro. A differenza del passato, la domanda non si limita a valutare unicamente costi di affitto e superfici, ma vengono presi in considerazione il livello qualitativo e prestazionale degli immobili, l efficienza dello spazio, la 1 - Da destra: Paola Cecco di Officelayout Lorena Gianlorenzi di Jones Lang LaSalle, Luciano Zoccoli di Ayno Videoconferenze, Fabio Sambrotta di Polycom Ivan Mangialenti di Schneider Electric, Luca Cogliati di Panasonic 2 3 sentendo di condividere le informazioni in modo indipendente dalla propria localizzazione. Fabio Sambrotta, systems engineer di Polycom, leader mondiale nel settore delle comunicazioni basate su standard aperti per la collaborazione audio e video, ha illustrato le diverse forme di collaoration evidenziando come la tecnologia può migliorare la funzionalità degli spazi con influenze dirette sul modo di lavorare e di prendere le decisioni: Gli scenari della collaborazione spaziano dalla comunicazione one to one come ad esempio un colloquio di lavoro in fase di recruiting, a quella one to many rivolta a un pubblico numeroso, sino alla comunicazione many to many in cui vi è una vera e propria condivisione delle idee tra gruppi di lavoro o strutture create ad hoc. Ogni scenario ha una tecnologia abilitante. L audioconferenza, la videoconferenza, la telepresence, gli strumenti di collaborazione remota, l utilizzo del cloud per una collaborazione as a service sono strumenti che in un ufficio moderno creano una trasformazione e ottimizzazione dei processi. Non solo, rispondono alle esigenze delle nuove generazioni che, abituate a comunicare con smartphone, tablet e social network, si aspettano di trovare questi strumenti sul luogo di lavoro. È però necessario che l implementazione delle tecnologie venga supportata da meeting policy finaflessibilità sia contrattuale che dimensionale, la sostenibilità dell edificio e la qualità dell ambiente di lavoro che diventano strumento di vendita dei valori aziendali. La transizione da ufficio tradizionale allo smart office il cui concetto è il risultato dell evoluzione dello sviluppo tecnologico e della produttività lavorativa raggiunta grazie ad esso, è un processo irreversibile che influenza il prodotto immobiliare ha precisato Lorena Gianlorenzi. Sempre più gli sviluppi degli spazi ufficio immessi sul mercato vengono costruiti a tavolino partendo dalle esigenze dei futuri utilizzatori, o dall ottimizzazione delle stesse. Il prodotto diventa su misura. La forma degli spazi si adegua alla domanda, le planimetrie libere da pilastri si plasmano sulla dimensione delle aree di lavoro scrivania, ufficio chiuso, sala riunione, phone boot per giungere a massimizzare l efficienza di piano. GLI SVILUPPI DELLA VIDEO COLLABORAZIONE IMPONGONO LA SVOLTA Grazie alle tecnologie di video comunicazione il concetto tradizionale di ufficio travalica i confini fisici dello spazio di lavoro conlizzate a ottimizzare i processi di comunicazione aziendale, di supporto al cliente, di formazione, recruiting, ecc. I sistemi di videoconferenza e telepresence per funzionare al meglio devono essere supportati da ambienti dedicati e specificatamente progettati ha sottolineato Luciano Zoccoli, managing director di Ayno Videoconferenze, società che commercializza tecnologie di videoconferenza e offre servizi di allestimento sale, assistenza e formazione. La tecnologia per la comunicazione video ha raggiunto la piena maturità. Il crescente numero dei dispositivi di videoconferenza installati, il deciso miglioramento della qualità dei sistemi e la maggiore disponibilità di network fa immaginare un futuro prossimo in cui il modo di lavorare sarà realmente diverso. Spesso però architetture di sala non all altezza della situazione si trasformano in vere e proprie barriere all utilizzo dei sistemi di videoconferenza. Sale conferenza difficilmente fruibili, caratterizzate da illuminazione e acustica scadente o non correttamente dimensionate, offrono un esperienza utente modesta e finiscono per essere poco utilizzate. La progettazione assume quindi un ruolo fondamentale. Non esiste un unica soluzione, ogni sala deve essere concepita in funzione del tipo di utilizzo previsto e della tecnologia adottata. 2 - Da destra: Bruno Piccoli medico del lavoro e professore presso l Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma, Luciano Guglielmini di Humanscale 3 - Alla tavola rotonda Strategie di facility management a supporto di un nuovo modo di lavorare hanno partecipato i facility manager (da sinistra) Marta Bonato di Google Italia, Pietro Fiorani di Coca ColaHBC e Luca Strada di Sky Italia, l architetto Lorena Gianlorenzi di Jones Lang LaSalle e l architetto Dante O. Benini Officelayout 154 luglio-settembre

3 Il convegno di Officelayout L UfficioCollaborativo Gabriele Camarda, Durante Luciano Zoccoli, Ayno Videoconferenze Rivista Fondamentale è anche la semplicità d uso dei dispositivi che rende l esperienza della videoconferenza più intuitiva ed efficace. Secondo Gabriele Camarda, technology engineer di Durante, società operante nelle tecnologie di telecomunicazioni integrate con applicazioni di Information Technology, le tecnologie futuribili, già applicate a soluzioni reali e funzionanti aprono la strada a un nuovo modo di fruire gli ambienti di riunione multimediali. Con i sistemi di riconoscimento biometrico si semplificano le procedure di sicurezza, perché una telecamera riconosce i tratti somatici e autorizza a entrare nella sala settando luce, clima e dispositivi in base alle preferenze dell utente. L integrazione dei diversi devices consente nuove modalità di interazione mentre la realtà aumentata permette di estendere il punto di vista dell utente, di visualizzare immagini tridimensionali inquadrando con il proprio tablet o smartphone immagini bidimensionali. Infine, con la telepresenza e la videoconferenza olografica si ottiene maggiore naturalezza nella comunicazione perché si ha la sensazione di parlare e collaborare con persone che sembrano realmente presenti. Altri ambiti nei quali inserire video collaborazione sono le aree relax o punti nevralgici dell azienda dove le soluzioni virtual window offrono una finestra virtuale sempre attiva. Nella video comunicazione altrettanto importante è la proiezione e la visualizzazione dei dati. Display interattivi, collegamenti wireless e nuovi standard di collegamento audio/video facilitano l installazione e le comunicazioni fra gli apparati multimediali. Luca Cogliati, sales manager Divisione Visual Communication di Panasonic, ha fornito un quadro di tutte le possibili applicazioni in ambito office: I display video cambiano radicalmente le loro funzionalità trasformandosi in lavagne interattive che, come un tablet, permettono di prendere appunti, disegnare sullo schermo e condividere informazioni. Si parla di interattività anche per i proiettori di nuova generazione basati su tecnologia infrarossi ad alta precisione, che permettono di proiettare immagini da distanze ravvicinate e di stare in prossimità dello schermo senza generare ombre o essere abbagliati dalla luce. Importanti novità anche dal punto di vista dei cablaggi, sempre più complessi in un mondo di apparati che si integrano gli uni con gli altri per la massima sincronizzazione. Per semplificare le fasi di installazione sono stati sviluppati standard che trasferiscono segnali audio/video e di controllo su un unico cavo di rete che garantisce la compatibilità tra apparati di produttori diversi. L evoluzione dei collegamenti wireless consente di visualizzare le immagini direttamente da pc o device personali su unico schermo e di interagire con le funzioni di lavagna elettronica. Alla base di ogni soluzione è però fondamentale una partnership tra chi progetta e chi fornisce l hardware per i vantaggi che si possono ottenere dal punto di vista economico e in termini pratici nell utilizzo degli ambienti. L intervento di Alessandro Albrizio, responsabile prodotto Digital Signage di Underline, ha spostato l attenzione sulle potenzialità dei sistemi digital signage all interno dell ufficio collaborativo. Underline infatti, ha sviluppato il sistema integrato IBVIEW per la gestione di segnaletica di percorso, gestione sale meeting e comunicazione interna. Nella progettazione di uffici e spazi condivisi ii digital signage risulta essere lo strumento più efficace e immediato per guidare le persone all interno degli spazi, gestire e organizzare sale meeting e spazi comuni e per supportare la comunicazione interna. Isole informative e totem riassuntivi con display touchscreen per una comunicazione bidirezionale indirizzano le persone all interno degli spazi architettonici, display murali posizionati come fuoriporta e collegati alla rete 26 Officelayout 154 luglio-settembre 2013

4 Rivista ethernet semplificano la prenotazione e gestione delle sale meeting, mentre video dislocati lungo le aree di maggiore passaggio agevolano la condivisione di files multimediali permettendo di scandire temporalmente il palinsesto lungo la giornata lavorativa. Innovazioni che connotano gli uffici di ultima generazione aumentandone notevolmente l efficienza e l organizzazione. Lo scenario delle tecnologie e delle soluzioni presentate dai relatori, hanno trovato visibilità nell area espositiva dove erano presenti anche i chioschi multimediali e la gamma di monitor a scomparsa da integrare negli arredi proposti dalla spagnola Arthur Holm e la VideoReception sviluppata da Phonetica che collegandosi a un centro servizi trasforma l accoglienza da servizio fisico a servizio remotizzato. L EFFICIENZA ENERGETICA E IL COMFORT ABITATIVO NEGLI UFFICI Anche la migliore tecnologia non dà il meglio di sé se non è supportata da un ambiente ottimale. Quale tecnologia utilizzare per illuminare gli spazi di lavoro e garantire il comfort, salvaguardando la flessibilità nella revisione dei layout e la necessaria riduzione dei consumi? L intervento di Ivan Mangialenti, Building Business Development Manager di Schneider Electric, ha dato una risposta illustrando le soluzioni integrate Schneider Electric/iGuzzini, frutto della partnership tra le due società, già implementate in una serie di progetti. In Europa una gran parte dell energia elettrica è consumata dagli immobili, un potenziale campo di applicazione delle soluzioni di efficienza energetica. La chiave di volta è l automazione impiantistica che consente di conseguire gli obiettivi di efficienza energetica incrementando il comfort abitativo negli uffici. Dal punto di vista della progettazione significa integrare elementi passivi e attivi dell edificio in modo che sistemi di climatizzazione, di illuminazione e gli oscuranti vengano gestiti in modo automatico garantendo le migliori condizioni per lavorare. Con la tecnologia Led ha precisato Mangialenti l impianto di illuminazione diventa parte del sistema informativo dell azienda, cambiando drasticamente le modalità di fruizione da parte dell utente. Gli interruttori non condizionano più il progetto degli spazi in quanto qualunque sistema collegato alla rete aziendale può diventare un elemento di comando e controllo della luce; gli stessi telefoni possono essere utilizzati per accendere, spegnere o regolare l illuminazione. In fase di gestione si ottengono importanti vantaggi, in quanto i manager delle facilities dispongono in tempo reale di tutte le informazioni relative al funzionamento e ai consumi degli impianti. I RIFLESSI SULLA FISIOLOGIA DELLE PERSONE Se per molti aspetti la tecnologia semplifica la vita, per altri può complicarla. Bruno Piccoli, medico del lavoro e professore presso l Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma, ha illustrato le ripercussioni dell uso delle tecnologie sulla fisiologia umana introducendo la sua relazione con una interessante analisi svolta da Istat sulla popolazione lavorativa italiana che utilizza il videoterminale: il lavoro al computer non è sempre uguale, dipende dall attività svolta, sia in termini di capacità che di efficienza. Non ci sono due persone uguali, pertanto bisogna tenere conto di questa variabilità. Oggi più che mai risulta determinante una maggiore consa- Dante O. Benini e Silvio Petronella, dello studio Dante O. Benini & Partners Architects Officelayout 154 luglio-settembre

5 Il convegno di Officelayout L UfficioCollaborativo Rivista pevolezza per chi acquista, così come una più ampia visione per chi progetta. Postura assisa protratta, uso intensivo della tastiera e dei sistemi di puntamento, oggetti e immagini posti a una distanza inferiore di 1 metro e poche possibilità di alternare visioni vicino/lontano creano problemi, in particolare all apparato muscoloscheletrico e all apparato visivo definiti organi bersaglio. Non siamo stati progettati per lavorare tutto il giorno al videoterminale, è antifisiologico. La legge dice già cosa fare per diminuire i danni, ma non basta. È necessario analizzare le attività del singolo per capire i problemi specifici, ma soprattutto è fondamentale tradurre i risultati di tali analisi in azioni concrete. Luciano Guglielmini, country manager Italia di Humanscale, ha individuato alcuni nodi critici nella postazione di lavoro da cui possono derivare situazioni lavorative poco confortevoli. Spesso non vi è la possibilità di regolare la posizione del video in relazione alle proprie esigenze, l illuminazione dell area di lavoro è spesso inadeguata e la qualità dell aria indoor è compromessa dalla presenza di composti porta verso l esclusione del posto assegnato a favore di una reale necessità di spazio aperto condiviso, dove il lavoro di squadra diventa fondamentale. Dante Benini e Silvio Petronella, dello studio Dante O. Benini & Partners Architects, hanno illustrato con alcune case history il ruolo dell architettura in questo processo di trasformazione. Sintonizzare il progetto dell ufficio sull uomo significa creare spazi all interno dei quali valorizzare ciò che gli individui hanno in comune e non le differenze. Al centro di ogni nostro progetto di terziario avanzato c è l uomo protagonista in ogni attimo del copione della vita nel privato e nel lavoro. Il concetto di bellezza è superato da quello di benessere che, accompagnato da qualità e avanguardia dei supporti di servizio operativo, crea efficienza e produttività. L open space è la struttura organizzativa che meglio coniuga l evoluzione del luogo lavoro, con esso tutti gli spazi sono interessati al cambiamento e devono essere progettati in modo trasversale con zone estremamente informali per il lavoro in team e ambienti dedicati dove organici volatili, soprattutto in prossimità di fotocopiatrici e stampanti. Investire e applicare i principi ergonomici significa promuovere una maggiore efficienza lavorativa oltre che una responsabile tutela della salute, come previsto dalla legge. È riduttivo basare le proprie scelte unicamente su fattori estetici o, peggio ancora, sui costi. Le postazioni lavoro si possono adeguare rapidamente ai principi dell ergonomia ottenendo, con un investimento minimo, importanti benefici sul rendimento e la salute della persona. IL RUOLO DELL ARCHITETTURA NEL CAMBIAMENTO L ufficio, tradizionalmente inteso, sembra diventare obsoleto, costoso, non corrispondente alle nuove dinamiche della comunicazione, dell organizzazione del lavoro e dei parametri di efficienza e sostenibilità. Avere la possibilità di essere costantemente connessi grazie a smarthphone, tablet, videoconference, ecc. cambia il rapporto tra la postazione di lavoro e spazio di lavoro destinati a non coincidere più come un tempo. Questo cambiamento viene garantita la riservatezza dell individuo. Se è vero che la medicina cura, l architettura è prevenzione ha concluso l architetto Benini. Credo che attraverso l architettura si possa fare molto per le persone, soprattutto nel luogo di lavoro. STRATEGIE DI FACILITY MANAGEMENT A SUPPORTO DI UN NUOVO MODO DI LAVORARE La tavola rotonda in chiusura di giornata ha avuto l obiettivo di valutare le implicazioni del nuovo modo di concepire gli spazi ufficio sulle politiche di gestione e organizzazione degli stessi. Con i facility manager Marta Bonato di Google Italia, Pietro Fiorani di Coca ColaHBC e Luca Strada di Sky Italia sono state esplorate le esperienze aziendali ponendo l attenzione su alcuni aspetti quali: i criteri guida delle scelte di facilities in una fase in cui la rivoluzione tecnologica impone un ripensamento dell open space, le richieste espresse dalle persone che vivono gli spazi e i format spaziali definiti a livello corporate. 28 Officelayout 154 luglio-settembre 2013

6 Rivista Le policy di Google sono finalizzate a favorire aspetti quali la coesione e la socializzazione, mettendo a disposizione punti di incontro, di sale riunioni, aree relax colorati e divertenti in cui vengono privilegiati innovazione tecnologica e operatività ha chiarito Marta Bonato. Le esigenze espresse dal management riguardano principalmente la dislocazione delle diverse funzioni nell open space in relazione ai gruppi di lavoro e ai progetti in corso, mentre le richieste espresse dai lavoratori sono per lo più legate ad aspetti creativi e di svago. Partendo dal presupposto che il dipendente ha a disposizione gli strumenti necessari per gestire la propria giornata lavorativa, l attenzione si concentra su aspetti collaterali, ma fondamentali per abilitare una nuova operatività al di fuori del posto di lavoro.. cambiare i processi per portare le persone a lavorare in modo diverso. Le indicazioni per la pianificazione degli spazi che vengono date dal board dell azienda sono legate principalmente ai temi del business, alle sinergie tra le diverse funzioni e agli ambiti della salute e sicurezza. Un altro tema molto importante è quello della standardizzazione delle dotazioni che vengono definite a monte a seconda delle mansioni, scelta che permette di semplificare la fase di gestione e di far fronte alle problematiche sollevate dalle persone in azienda che richiedono privacy, maggiore spazio e nuovi strumenti. Misurare le reali necessità di business e su quelle disegnare gli spazi, questa è la sfida ha esordito Pietro Fiorani. La tecnologia porta a un enorme cambiamento perché si lavora in modo diverso, ma in Coca Cola questo cambiamento è appannaggio di una quota limitata del personale, non si può quindi prescindere dal fatto che la maggior parte delle persone ha ancora bisogno di un posto di lavoro assegnato e calibrato su attività di stampo tradizionale. Il ruolo del facility manager sta cambiando in relazione al fatto che lo spazio è sempre più dimensionato sulla persona e non semplicemente sui costi. La persona deve trovarsi bene sul posto di lavoro ha bisogno di luce, possibilmente naturale, di avere degli spazi che riesce a fruire agevolmente e piacevoli da vivere. L attenzione ai costi è inevitabile, cambia però l approccio perché si possono ottenere importanti risultati favorendo un recupero della produttività. Negli ultimi anni il concetto di open space è stato applicato indistintamente a tutto l edificio anche se in Sky Italia coesistono diversi mondi: quello dei creativi e dei giornalisti che ha bisogno di condividere idee, e quello più tradizionale legato alle funzioni amministrative e finance che richiedono maggiore riservatezza ha spiegato Luca Strada. Per cui gli sviluppi futuri porteranno a supportare le attività con spazi differenziati, ma soprattutto a Il prossimo appuntamento con il Convegno L Ufficio Collaborativo è a Bologna il 30 gennaio 2014 Officelayout 154 luglio-settembre

7 The Officelayout conference Rivista The collaborative office A real success in terms of turnout, a one-day conference in which InformationTechnology and Office Design companies discussed trends in progress in the creation of work environments, increasingly physical spaces that are virtual at the same time By the editorial staff The passage from an industrial economy to one of networks, services and relations is leading to extensive rethinking and reorganization of the tenets behind the design and construction of workspace.the motor of this change is represented by the evolution of communications technologies that activate new work modes based on mobility, virtualization and availability of large databases. The space of work also changes, through the emerging concept of the collaborative office, a place where the tools of work are supported by less structured spaces for communication, sharing and teamwork. This new frontier was approached by the magazine Officelayout at the end of June, in the conference The Collaborative Office facing off office furnishings and IT manufacturers with the expertise and experience of corporate organizational directors, facility managers and architects. The speakers outlined apparently futuristic but actually very timely ideas of the Collaborative Office: a space where people can meet, even when in different places, thanks to increasingly realistic virtual connections; where biometric technology configures meeting rooms, setting audio/video gear and lighting to suit those who use the spaces; where wireless connections, interactive displays and digital signage systems make communication fast and dynamic; where building automation systems combine lighting and climate control, ensuring comfort, flexibility and limited consumption of energy. The role of architecture was also emphasized, with the aim of designing all the connections to obtain specialized and shared workspaces that encourage teamwork, environmental quality with correct acoustics, and workstations designed for wellness. A design path that corresponds to technological progress represents the starting point, but human physiology cannot be underestimated without running the risk of greatly reducing the benefits offered by technology.this aspect also emerged in the round table discussion on strategies of facility management to support new working methods that shed light on how in the hypertechnological era, the organization and management of spaces can no longer be imposed, but has to be the result of listening to the needs of human resources. THE OFFICE, BETWEEN TECHNOLOGY AND EFFICIENCY The new technologies are influencing the way people work, beyond the quantity and quality of the workspace. The focus shifts from the work position to the most suitable place to perform a given task, introducing a concept of space that can be reconfigured to flexibly adapt to different activities. In this perspective, how will the demand for office space evolve? What are companies looking for in the choice of a new location? What will the office of the future be like? These questions were addressed by Lorena Gianlorenzi, Head of Project&Development Services for Italy of Jones Lang LaSalle, presenting the results of the Workplace Strategy and Offices 2020 research projects, which analyzed the future of offices in terms of real estate and use as workspaces in evolution. The real estate market has brought out different needs over the years, but sharing a single goal. Users want to take maximum advantage of spaces, while investors and developers are looking for solutions that will last. Unlike the past, the demand does not simply assess rental costs and floorspace, but also looks at the qualitative (physical plant) and performance levels of facilities, spatial efficiency, flexibility of sizing, sustainability of the building and the quality of the work environment, as ways to sell corporate values, and to influence control and management of consumption.the transition from the traditional office to the smart office (a concept that is the result of technological evolution and the productivity that can be achieved through it) is an irreversible process that increasingly influences real estate product.the developments of office spaces put on the market are planned to meet the needs of future users, or to optimize those needs.the product becomes tailor made. The form of the spaces adjusts to the demand, with plans free of pillars, shaped by the sizing of work areas to achieve maximum efficiency. THE TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS OFVIDEO COLLABORATION IMPOSE A NEW DIRECTION Thanks to video communication technologies the traditional concept of the office goes beyond the physical confines of workspace, making it possible to share information from any location. Fabio Sambrotta, systems engineer of Polycom, a world leader in the sector of communications based on open standards for audio and video collaboration, illustrated the various possibilities, emphasizing how technology can improve the functioning of spaces, with a direct impact on work modes and ways of making decisions. The scenarios of collaboration range from one to one communication, like a job interview, to one to many communication, for a larger audience, all the way to many to many, for true swapping of ideas between work groups or structures. Each scenario has its own technology.the audio conference, the video conference, telepresence, use of the cloud for collaboration as a service are all tools that create a transformation and optimization of processes. But collaboration technologies have to be implemented with the support of meeting policies aimed at optimizing corporate communication processes, client support, training, recruiting, etc. Video conferencing and telepresence systems, to function at their best, have to be supported by dedicated spaces with specific design - Luciano Zoccoli, managing director of Ayno, a company that markets video conferencing technologies and offers services of furnishings, rooms, assistance and training, emphasizes. Often the architecture of the room is not up to the situation, creating true barriers to the use of video conferencing systems. Conference rooms that are hard to use, with poor lighting and acoustics, or not correctly sized, offer an ineffective experience for users and wind up being abandoned. So design has a fundamental role, because a single solution does not exist, but each room has to be conceived for the type of use envisioned and the technology that best suits that use. Simplicity of use of devices is also fundamental, making the experience of video communication more intuitive and effective.according to Gabriele Camarda, technology engineer of Durante, a company operating in the area of telecommunications technologies integrated with InformationTechnology applications, the technologies of the future, already applied to real solutions, open the way for a new way of using multimedia meeting spaces. Biometric recognition systems simplify security procedures, because a video camera recognizes all the physical features and authorizes entry to the room, setting the light, climate control and devices based on user preferences. The integration of the different devices permits new modes of interaction, while augmented reality allows extension of the viewpoint of the user, to visualize 3D images by framing 2D images with a tablet or smartphone. Other zones in which to insert video collaboration are lounges or nerve centers of the company where the virtual window solutions offer a channel of communication 30 Officelayout 154 luglio-settembre 2013

8 Rivista that is always active. In video communication, the projection and visualization of data is also very important. Interactive displays, wireless connections and new standards of audio/video connection facilitate the installation of, and communications between, different multimedia systems. Luca Cogliati, sales manager in the Visual Communication division of Panasonic, supplied an overview of all the possible applications in the office: Video displays are radically changing their functions, transforming into interactive whiteboards, which like a tablet make it possible to take notes, to draw on the screen and to share information. There is also talk of interactivity for the projectors of the new generation, based on high-precision infrared technology, making it possible to project images up close. To simplify the installation phases, standard have been developed to transfer audio/video and control signals on a single network cable that guarantees compatibility of gear from different manufacturers.at the base of each solution, however, there should be a fundamental partnership between those who design and those who supply the hardware, leading to economic and practical advantages in the use of spaces. The contribution of Alessandro Albrizio, Digital Signage product manager of Underline, shifted the focus to the potential of digital signage systems inside the collaborative office. Underline, in fact, has developed the IBVIEW integrated system for circulation signage, meeting room management and internal communications. In the design of offices and shared spaces, digital signage is the most effective and immediate tool to guide people inside spaces, to manage and organize meeting rooms and common spaces, and to support in-house communication. Informative islands and summary totems with touchscreens for two-way communication direct people inside the architectural spaces.wall displays positioned outside doors and connected to the network simplify reservation and management of meeting rooms, while video screens placed in the zones of greatest traffic facilitate sharing of multimedia files, permitting temporal programming throughout the working day. The scenario of technologies and solutions presented by the speakers found visibility in the display area, which also contained multimedia kiosks and the range of vanishing monitors to set into furnishings offered by the Spanish company Arthur Holm, along with the VideoReception developed by Phonetica that connects to a services center to transform the welcome from a physical to a remote service. ENERGY EFFICIENCY AND HABITAT COMFORT IN OFFICES Even the best technology cannot work at its best is the environment is not ideal.what technology should be used to light workspaces and ensure comfort, safeguarding flexibility in layout revision and the necessary reduction of consumption? The talk by Ivan Mangialenti, Building Business Development Manager of Schneider Electric, offered an answer to this question, illustrating the built-in solutions of Schneider Electric/iGuzzini, based on the partnership between the two companies and implemented in a series of projects. In Europe, a large portion of electrical energy is consumed by buildings, a potential field of application of energy efficiency solutions.the key is physical plant automation that permits achievement of energy efficiency goals while increasing habitat comfort in offices. In design terms, this means combining passive and active elements of the building so that the climate control, lighting and darkening systems are managed automatically, to guarantee optimal working conditions.with LED technology, lighting systems become part of the information system of the company, drastically changing usage modes. Switches no longer influence the design of spaces, because any system connected to the corporate network can become a control point for lighting. Even telephones can be used to turn on and off or adjust lights. Important advantages can also be gained in the management phase, since facility managers have all the information on the functioning and consumption of the physical plant systems in real time. IMPACT ON PHYSIOLOGY OF PERSONS While in many ways technology does make life simpler, in other ways it makes things more complicated. Bruno Piccoli, a doctor specializing in workplace medicine, and a professor at the Università Cattolica del Sacro Cuore of Rome, explained the repercussions of the use of technologies on human physiology, introducing his talk with an interesting study done by Istat on the Italian working population that uses video terminals, emphasizing that work on a computer is not all the same (it depends on the activity) in terms of efficiency (no two people are equal), and this variability has to be taken into account.today more than ever before, greater awareness is needed on the part of those who purchase equipment, and a wider vision is needed on the part of those who design it. Long hours of sitting, intensive use of keyboards and cursor controls, objects and images placed at a distance of less than one meter, and few options for changing near/far viewing can create problems, especially for the muscles and skeleton, and for the eyes, known as the target organs. We were not designed to work all day in front of a monitor, it is antiphysiological. The legislation already states what should be done to cut down on the damage, but that is not enough.we need to analyze the activities of the individual, to understand specific problems, but above all it is fundamental to translate the results of such analysis into concrete actions. Luciano Guglielmini, country manager for Italy of Humanscale, identified some critical notes of the workstation that can lead to not very comfortable work situations. Often there is no possibility of adjusting the position of the monitor in relation to your needs.the lighting of the work area is often insufficient and the quality of indoor air can be ruined by the presence of volatile organic compounds.to invest and to apply ergonomic principles means promoting greater working efficiency, as well as safeguarding health. It is reductive to base choices only on aesthetic factors or, even worse, on costs. THE ROLE OF ARCHITECTURE IN THE CHANGE The office, as it has traditionally been imagined, seems to be obsolete, costly, out of touch with the new dynamics of communication and work organization, and the parameters of efficiency and sustainability.to have the possibility of being constantly connected thanks to smartphones, tablets, video conferencing, etc., changes the relationship between the workstation and the workspace, making them no longer coincide as in the past.this change leads towards the exclusion of the assigned position in favor of a real need for shared open space where teamwork becomes fundamental. Dante Benini and Silvio Petronella, of the studio Dante O. Benini & Partners Architects, used some case histories to illustrate the role of architecture in this process of transformation. To tune the office design to man means creating spaces in which to bring out what individuals have in common, not their differences.at the center of all our projects for the advanced service industries, man is the protagonist, in every instant of the script of life,in private and at work. The concept of beauty has been surpassed by that of wellness that if accompanied by quality and sophistication of operative service supports, creates efficiency and productivity.the open space is the organizational structure that best interprets the evolution of the workplace.with it, all the spaces are engaged in the change and have to be designed in a versatile way, with extremely informal zones for teamwork, and dedicated spaces for individual privacy and concentration. While medicine cures, architecture can prevent. I believe that through architecture we can do a lot for people, especially in the workplace. The round table discussion at the end of the day had the goal of evaluating the implications for management and organizational policies of the new way of thinking about offices spaces. With the facility managers Marta Bonato of Google Italia, Pietro Fiorani of Coca ColaHBC and Luca Strada of Sky Italia, the panel explored corporate experiences, putting the accent on certain aspects that guide the choices of facility managers, in a phase in which the technological revolution is imposing a rethinking of open-plan layouts, and the expectations of the people who inhabit those spaces. Officelayout 154 luglio-settembre

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