Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook

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1 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook 5.0 NN , Novembre 2010

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3 Sommario Capitolo 1: Assistenza clienti...5 Documentazione tecnica...5 Formazione sui prodotti...5 Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore...5 Assistenza tecnica dal sito Web Avaya...6 Capitolo 2: Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook...7 Guida introduttiva...8 Informazioni sulla guida...8 Requisiti necessari...8 Accesso...9 Per effettuare l'accesso da Microsoft Outlook...9 Per scollegarsi...10 Accesso remoto...10 Uso dei messaggi CallPilot...10 Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi...11 Per aprire un messaggio...12 Per eliminare un messaggio...12 Per contrassegnare i messaggi CallPilot come letti o non letti...12 Per organizzare i propri messaggi...13 Riproduzione dei messaggi vocali...13 Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione dei messaggi vocali...14 Per riprodurre un messaggio dal telefono...14 Per riprodurre un messaggio dal computer...14 Visualizzazione di messaggi fax...15 Per visualizzare un messaggio fax...15 Composizione dei messaggi vocali...16 Per registrare e inviare un messaggio vocale...16 Per salvare un messaggio vocale appena creato come file...17 Composizione di messaggi fax e di testo...17 Per creare e inviare un solo messaggio fax...17 Per creare e inviare un messaggio di testo...19 Creazione e invio di batch di messaggi fax...19 Accesso e modifica del documento di dati origine campione...20 Accesso e modifica del documento principale campione...22 Prima pagina...22 Seconda pagina...24 Integrazione dei dati origine nel documento principale...25 Uso di un frontespizio fax personalizzato...27 Inclusione di un frontespizio in un messaggio fax...27 Selezione del frontespizio da includere...28 Modulo del driver della stampante fax Avaya...29 Modifica e anteprima di un frontespizio...30 Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate...32 Per effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate...32 Come contattare il mittente di un messaggio...34 Per contattare il mittente di un messaggio quando l'indirizzo è conosciuto...35 Aggiunta di allegati ai messaggi...35 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

4 Per allegare un file a un messaggio...35 Impostazione delle opzioni relative ai messaggi...36 Per impostare le opzioni relative ai messaggi...36 Inoltro e risposta ai messaggi...36 Per inoltrare o rispondere ad un messaggio...37 Impostazione dell'inoltro dei messaggi...37 Per impostare l'inoltro dei messaggi...38 Per attivare e disattivare l'inoltro dei messaggi...38 Specifica dei destinatari dei messaggi...39 Accesso a indirizzi CallPilot da altri server CallPilot di rete...39 Per specificare il destinatario di un messaggio da una rubrica...39 Per aggiungere manualmente un indirizzo a un messaggio...40 Per aggiungere indirizzi CallPilot ai contatti Outlook...41 Indirizzi di posta elettronica e numeri di fax/telefono...42 Verifica dei numeri di telefono e di fax...43 Per aggiungere un mittente o un destinatario ai contatti Outlook...43 Per aggiornare le informazioni esistenti sul contatto di un mittente o di un destinatario...44 Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot...44 Formato richiesto per i numeri di fax e di telefono...45 Liste di distribuzione personali...46 Per utilizzare le liste di distribuzione personali di CallPilot...46 Per creare una lista di distribuzione personale in Outlook...46 Modifica della casella di Posta in arrivo in cui vengono consegnati i messaggi CallPilot...46 Combinare i messaggi CallPilot con in messaggi di Outlook...48 Uso della messaggistica immediata...49 Per attivare la funzione di messaggistica immediata in CallPilot Desktop Messaging...49 Per utilizzare la messaggistica immediata da un messaggio CallPilot aperto...50 Uso della funzione di messaggistica immediata da Microsoft Outlook...51 Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi...51 Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi...52 Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi...54 Modifica delle impostazioni della casella vocale...55 Per visualizzare o modificare le impostazioni di accesso a CallPilot...55 Per modificare la password di CallPilot...56 Servizio per la modifica della password...56 Modifica delle impostazioni di recapito della posta...58 Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta...58 Modifica delle impostazioni della rubrica...60 Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica...60 Per accedere come utente anonimo...62 Per scaricare la rubrica sul computer...62 Modifica delle impostazioni audio...63 Per modificare il dispositivo audio e il volume...63 Collegamento a My CallPilot...64 Per visualizzare o modificare le impostazioni delle funzioni CallPilot...65 Per visualizzare le informazioni sull'utente...65 Modalità non in linea...66 Sicurezza dei messaggi in modalità non in linea...67 Indice Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

5 Capitolo 1: Assistenza clienti Per accedere alla gamma completa di servizi e supporto offerti da Avaya, visitare il sito Web di Avaya. Visitare oppure una delle pagine elencate nelle sezioni che seguono. Navigazione Documentazione tecnica alla pagina 5 Formazione sui prodotti alla pagina 5 Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore alla pagina 5 Assistenza tecnica dal sito Web Avaya alla pagina 6 Documentazione tecnica Per scaricare e stampare pubblicazioni tecniche e note di rilascio selezionate direttamente da Internet, visitare il sito Formazione sui prodotti È disponibile la formazione continua sui prodotti. Per ulteriori informazioni o per registrarsi, visitare il sito Web Su questo sito è possibile trovare i collegamenti ai contatti relativi alla formazione nel riquadro di navigazione a sinistra. Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore Se si acquista un contratto di assistenza per un prodotto Avaya da un distributore o un rivenditore autorizzato, contattare l'assistenza tecnica del distributore o del rivenditore stesso. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

6 Assistenza clienti Assistenza tecnica dal sito Web Avaya Il modo più semplice e pratico per richiedere assistenza tecnica per i prodotti Avaya è visitare il sito Web di assistenza tecnica Avaya all'indirizzo 6 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

7 Capitolo 2: Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Avaya CallPilot rappresenta un sistema avanzato per le comunicazioni aziendali che garantisce un'eccellente flessibilità nella gestione dei messaggi. È possibile utilizzare Avaya CallPilot dal telefono o dal computer. Desktop Messaging offre l'accesso alla casella vocale di CallPilot tramite l'account di Microsoft Outlook. Di seguito, sono riportati diversi modi in cui è possibile utilizzare CallPilot insieme alla posta elettronica: Ascoltare messaggi vocali. Visualizzare e stampare messaggi fax. Registrare e inviare messaggi vocali. Creare e inviare messaggi via fax, inclusi batch di fax. Inoltrare e rispondere a messaggi fax e vocali. Contattare il mittente di un messaggio. Aggiungere le opzioni Urgente e Privato ai messaggi. Eseguire il controllo ortografico dei messaggi prima di inviarli. Allegare file di testo, voce o fax ai messaggi. Indirizzare i messaggi a utenti CallPilot su server locali e remoti, così come a destinatari non CallPilot. Avviare una sessione di messaggistica immediata da un messaggio. Creare liste di distribuzione personali. Modificare la password di CallPilot. Accedere a My CallPilot tramite Web per visualizzare le informazioni sull'utente e modificare le impostazioni delle funzioni. Alcune funzioni riportate in questa guida potrebbero non essere disponibili per la casella vocale CallPilot in uso. Per ulteriori informazioni, consultare l'argomento Disponibilità delle funzioni nella Guida in linea di Desktop Messaging oppure contattare l'amministratore. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

8 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Guida introduttiva Informazioni sulla guida Questa guida in linea descrive come utilizzare CallPilot con l'account di Microsoft Outlook. Le istruzioni e le immagini riportate in questa guida forniscono le informazioni generali per l'uso di CallPilot con il proprio account di posta elettronica. Le caratteristiche specifiche variano a seconda del sistema operativo e della versione di Outlook in uso e delle funzioni disponibili nella casella vocale CallPilot. Desktop Messaging include anche la Guida in linea. Per accedervi, selezionare CallPilot Desktop Messaging nel menu della guida di Outlook, quindi fare clic su Guida in linea. Requisiti necessari Per iniziare a utilizzare CallPilot, l'amministratore deve verificare che l'account di posta elettronica in uso sia configurato correttamente per CallPilot. Il computer deve essere configurato in base ai requisiti riportati di seguito. CallPilot Player per riprodurre e registrare i messaggi vocali Driver del Fax Avaya per creare fax Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 o Microsoft Outlook 2007 Windows 2000 Professional, Windows XP Professional o Windows Vista Monitor a 256 colori, 800 x MB di spazio libero su disco per installare il software Scheda audio e altoparlanti per eseguire i messaggi vocali sul computer Un microfono collegato al computer o un telefono accanto al computer per registrare i messaggi vocali LAN (Ethernet), ISDN, ADSL o connessione remota al server CallPilot per accedere ai messaggi CallPilot Per l'accesso a My CallPilot: - Per Windows: Internet Explorer 6.0 e 7.0, Firefox 2.0 per Windows 8 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

9 Accesso - Per Macintosh: Safari per Macintosh OS X - Per Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0 Per maggiori informazioni sulle ultime versioni supportate, contattare l'amministratore CallPilot. Accesso Quando si accede alla posta di Outlook, è possibile accedere contemporaneamente a CallPilot Desktop Messaging. La prima volta che si accede a Desktop Messaging, il software richiede di scegliere dove memorizzare i messaggi CallPilot, se l'utente dispone di tale opzione. È possibile scegliere tra: la casella di Posta in arrivo dell' , in modo che i messaggi CallPilot si trovino insieme alle normali di Outlook una casella di Posta in arrivo di CallPilot separata, in modo che i messaggi CallPilot rimangano separati dalle normali in Outlook È possibile cambiare questa posizione in qualsiasi momento dopo il primo accesso. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica della casella di Posta in arrivo in cui vengono consegnati i messaggi CallPilot alla pagina 46. Per effettuare l'accesso da Microsoft Outlook 1. Aprire la posta di Microsoft Outlook Viene visualizzata la finestra di dialogo Accesso a CallPilot. 2. Nella casella Casella vocale, digitare o selezionare il numero della casella vocale CallPilot. 3. Nella casella Password, digitare la password per questa casella vocale. 4. Selezionare Memorizza password se si desidera effettuare l'accesso automatico a CallPilot. Non selezionare la casella Memorizza password su un computer in condivisione. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

10 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 5. Fare clic su OK. 6. Se si accede per la prima volta, il software potrebbe richiedere di scegliere una casella di Posta in arrivo per i messaggi CallPilot e di scegliere le opzioni per scaricare dati nella Rubrica CallPilot. Rispondere alle richieste in modo appropriato. Quando si accede, viene visualizzata la finestra di Outlook. I nuovi messaggi CallPilot, se presenti, vengono visualizzati nella casella di Posta in arrivo specificata. Per scollegarsi Quando si esce da Microsoft Outlook, si esce automaticamente anche da CallPilot. Accesso remoto È possibile accedere alla casella vocale da qualsiasi computer con CallPilot installato e configurato nello stesso modo del computer dell'ufficio. Ad esempio, è possibile utilizzare un computer configurato per un accesso di tipo guest o il computer domestico con una connessione remota al server. Uso dei messaggi CallPilot Quando si apre la posta con CallPilot installato, i messaggi CallPilot vengono visualizzati nella casella di Posta in arrivo selezionata la prima volta che è stato effettuato l'accesso. In alcune postazioni potrebbe non essere disponibile l'opzione per scegliere la casella di Posta in arrivo; l'amministratore CallPilot può specificare la posizione della casella di Posta in arrivo per l'utente. 10 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

11 Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi Se si seleziona Posta in arrivo, l'elenco delle cartelle della posta potrebbe ancora contenere la cartella CallPilot Desktop Messaging separata, anche se si è scelto di non utilizzarla. Questa situazione è temporanea; quando si chiude e successivamente si riapre Outlook, la cartella CallPilot Desktop Messaging non è più visualizzata. Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi L'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot, che si trova nell'area di notifica della barra delle applicazioni, diventa rosso e avvisa quando arriva un nuovo messaggio. Per ulteriori suggerimenti sull'uso dell'indicatore di attesa del messaggio o per attivarlo e disattivarlo, vedere Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi alla pagina 51. I nuovi messaggi sono visualizzati in grassetto Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

12 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per aprire un messaggio Per aprire un messaggio CallPilot, fare doppio clic in un punto qualsiasi sulla riga del messaggio. Vedere Riproduzione dei messaggi vocali alla pagina 13 e Visualizzazione di messaggi fax alla pagina 15. Per eliminare un messaggio Per eliminare un messaggio CallPilot dalla Posta in arrivo, fare clic sul messaggio per selezionarlo, quindi fare clic sull'icona Elimina sulla barra degli strumenti. È anche possibile fare clic sull'icona Elimina quando ci si trova su un messaggio CallPilot aperto. Il messaggio eliminato viene spostato nella cartella della posta eliminata. Quando si chiude l'applicazione o si fa clic su Esci da Outlook, i messaggi CallPilot che si trovano nella cartella della posta eliminata vengono eliminati immediatamente senza conferma. Per contrassegnare i messaggi CallPilot come letti o non letti Nella Posta in arrivo, i messaggi non letti sono visualizzati in grassetto, mentre quelli letti sono in caratteri normali. È possibile modificare l'impostazione dei messaggi come letti o non letti tramite un menu di scelta rapida. Questi cambiamenti si rifletteranno anche sull'indicatore di attesa dei messaggi. Ad esempio, se non sono presenti messaggi non letti e se ne contrassegna uno come non letto, l'indicatore di attesa dei messaggi viene di nuovo visualizzato. 1. Nella Posta in arrivo, selezionare uno o più messaggi (tenere premuto il tasto Ctrl per selezionarne diversi). 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui messaggi selezionati, quindi fare clic su Contrassegna come non letto o su Contrassegna come letto. Queste opzioni sono disponibili anche nel menu Modifica di Outlook. Dal CallPilot Player è possibile modificare lo stato di un messaggio aperto selezionando Modifica > Contrassegna come non letto. 12 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

13 Per organizzare i propri messaggi Per organizzare i propri messaggi Per organizzare la propria posta, in Outlook è possibile creare nuove cartelle CallPilot in cui spostare i messaggi. Finché le nuove cartelle si trovano nello stesso gruppo di cartelle di Outlook come messaggi CallPilot in arrivo, è possibile aprirle quando si accede tramite telefono o tramite My CallPilot. Se si spostano i messaggi CallPilot in un file PST, non sarà più possibile accedervi tramite telefono o tramite My CallPilot. Riproduzione dei messaggi vocali Quando si apre un messaggio vocale, viene visualizzato il CallPilot Player. In messaggi misti vocali, fax o di testo, fare clic sull'icona Vocale per aprire il CallPilot Player. L'illustrazione seguente mostra l'uso dei comandi del CallPilot Player per il funzionamento dei messaggi vocali. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

14 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione dei messaggi vocali È possibile riprodurre i messaggi vocali dal telefono o dal computer. Per passare dall'uno all'altro o per modificare il numero di telefono chiamato da CallPilot, vedere Modifica delle impostazioni audio alla pagina 63. Inoltre, è possibile fare clic sull'icona Telefono o Computer sul CallPilot Player per modificare le impostazioni. Per riprodurre un messaggio dal telefono 1. Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il telefono, fare doppio clic sul messaggio nella cartella Posta in arrivo e rispondere al telefono quando comincia a squillare. 2. Utilizzare i pulsanti del CallPilot Player per riprodurre o interrompere il messaggio, andare avanti e indietro e contattare il mittente. 3. Al termine delle operazioni, riagganciare e chiudere il messaggio. Per riprodurre un messaggio dal computer 1. Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il computer, fare doppio clic sul messaggio nella cartella Posta in arrivo. Il messaggio viene riprodotto attraverso gli altoparlanti o le cuffie per computer. 2. Utilizzare i pulsanti del CallPilot Player per riprodurre o interrompere il messaggio, andare avanti e indietro, regolare il volume e la velocità e contattare il mittente. 3. Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio. Una volta collegati al server CallPilot alternativo (vedere Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi alla pagina 51), le funzioni del CallPilot Player sono limitate a: Scorri all'indietro, Riproduci (inclusi comandi di riproduzione), Scorri avanti, Messaggio precedente, Ascolto intestazioni, Go To (Vai a) ed Esci. 14 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

15 Visualizzazione di messaggi fax Visualizzazione di messaggi fax Per poter ricevere i fax, l'amministratore di CallPilot deve attivare la funzione fax per la casella vocale. Per visualizzare un messaggio fax 1. Fare doppio clic su un messaggio fax nella cartella Posta in arrivo. Quando si apre un messaggio solo fax, viene visualizzata l'immagine del fax. Nei messaggi misti vocali, fax o di testo, fare clic sull'icona Fax per visualizzare il fax. 2. Quando si visualizza un fax, è possibile ingrandire o ridurre l'immagine, ruotare o spostare il fax, stamparlo, eliminarlo, salvarlo, aggiungere un nota vocale al fax salvato, inoltrarlo e creare una risposta. 3. Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

16 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Composizione dei messaggi vocali È possibile registrare un messaggio vocale dal computer o dal telefono, quindi specificarne il destinatario e inviarlo nello stesso modo di un messaggio di posta elettronica. Per registrare e inviare un messaggio vocale 1. In Posta in arrivo, fare clic sul pulsante Nuovo messaggio CallPilot nella barra degli strumenti. Viene visualizzato il modulo del messaggio CallPilot insieme al CallPilot Player. Se il CallPilot Player non è aperto, aprirlo facendo clic sull'icona del telefono nella barra degli strumenti del modulo del nuovo messaggio. 2. Scegliere come si desidera registrare il messaggio vocale: sul pannello del CallPilot Player, fare clic sull'icona del telefono o del computer. 3. Per avviare la registrazione, fare clic sul pulsante rosso Registra. 16 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

17 Per salvare un messaggio vocale appena creato come file 4. Eseguire una delle seguenti operazioni: Se si registra dal computer, è necessario utilizzare un microfono. Fare clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic su Esegui per riascoltarla. Per aggiungere una nuova registrazione, fare clic su Registra, parlare di nuovo e fare clic su Interrompi. Se si registra dal telefono, rispondere quando comincia a squillare. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico. Fare clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic su Esegui per riascoltarla. 5. Per specificare il destinatario del messaggio, fare clic su A. Altrimenti, digitare un indirizzo formattato nella casella A. Per maggiori informazioni sulle opzioni per specificare il destinatario, vedere Specifica dei destinatari dei messaggi alla pagina Se necessario, aggiungere una riga relativa all'oggetto, eventuali allegati e opzioni. Vedere Aggiunta di allegati ai messaggi alla pagina 35 e Impostazione delle opzioni relative ai messaggi alla pagina Nella barra degli strumenti fare clic sull'icona Invia messaggio. Per salvare un messaggio vocale appena creato come file 1. Registrare un messaggio in un nuovo messaggio. 2. Nel menu File, fare clic su Salva con nome. 3. Nella casella Nome file, digitare il nome che si desidera assegnare al file e selezionare una cartella in cui salvarlo. 4. Fare clic su Salva. Salvare i file vocali nel formato VBK. CallPilot converte automaticamente i file VBK in file WAV, quando vengono inviati a utenti non CallPilot. Vedere Modifica delle impostazioni di recapito della posta alla pagina 58. Composizione di messaggi fax e di testo Per creare e inviare un solo messaggio fax Per creare un file fax, è necessario che la casella vocale CallPilot disponga della funzione di invio dei fax. È necessario che anche i destinatari CallPilot del fax dispongano di tale funzione Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

18 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook per poter visualizzare il fax sul computer. Se i destinatari accedono ai messaggi tramite telefono, devono stampare il fax per poterlo leggere. Inoltre, è possibile inviare il fax a un apparecchio fax. 1. Avviare l'applicazione che si desidera utilizzare per creare il fax, ad esempio Microsoft Word. Il documento aperto o creato non deve superare i 21,5 cm di larghezza (8,5 pollici). Sono consentiti documenti composti da più pagine. 2. Quando il documento è pronto, nel menu File selezionare Stampa oppure l'opzione di selezione della stampante. 3. Nell'elenco delle stampanti, selezionare Fax Avaya. 4. Fare clic su OK o Stampa, oppure sull'opzione appropriata per inviare il file alla stampante selezionata. Viene visualizzata la finestra di dialogo Componi fax. 5. Prima di inviare un fax, è possibile aggiungere altri documenti ripetendo i passaggi da 1 a 4. Inoltre, è possibile utilizzare le opzioni nella finestra di dialogo Componi fax per includere un frontespizio, visualizzare il fax e salvarlo come un file per inviarlo in un secondo momento. 6. Selezionare l'opzione Invia con appropriata. Per inviare un fax semplice, digitare il numero dell'apparecchio fax o il numero della casella vocale CallPilot (aggiungere la lettera "m" al numero della casella vocale CallPilot, ad esempio, m7366), nella casella Apparecchio/i fax, digitare un oggetto nella casella di testo Oggetto, quindi fare clic su Invia. Per inviare il fax come allegato a un nuovo messaggio CallPilot, selezionare CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook nel menu Invia con, quindi fare clic su Invia. 18 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

19 Per creare e inviare un messaggio di testo Viene visualizzato il modulo di un nuovo messaggio con l'allegato del file fax. 7. Selezionare il destinatario del messaggio da CallPilot, dalla rubrica della posta elettronica o da qualsiasi altra rubrica. Vedere Specifica dei destinatari dei messaggi alla pagina Se necessario, aggiungere una riga relativa all'oggetto, eventuali allegati e opzioni. Vedere Aggiunta di allegati ai messaggi alla pagina 35 e Impostazione delle opzioni relative ai messaggi alla pagina Fare clic sull'icona Invia messaggio. Per creare e inviare un messaggio di testo 1. In Posta in arrivo, fare clic sull'icona Nuovo messaggio CallPilot nella barra degli strumenti. 2. Fare clic sull'icona Nuovo messaggio di testo nella barra degli strumenti. 3. Digitare o incollare il testo normale nel messaggio. 4. Specificare il destinatario del messaggio e aggiungere un oggetto. 5. Fare clic sull'icona Invia messaggio. Creazione e invio di batch di messaggi fax Per inviare messaggi fax CallPilot personalizzati a più destinatari, è possibile utilizzare Stampa unione di Microsoft Word, quindi inviare il processo di stampa alla stampante Batch di fax Avaya. Per utilizzare questa funzione, è necessario avere dimestichezza con Stampa unione di Microsoft Word. Consultare la documentazione di Microsoft Word. Si noti che la funzione CallPilot Batch di fax è disponibile solo per CallPilot Desktop e per gli utenti Web che installano il driver di stampa batch di fax Avaya. Per utilizzare Stampa unione con CallPilot, è necessario un documento principale (il file che si desidera inviare ai destinatari) e un documento dei dati origine che contenga le informazioni relative ai destinatari, ad esempio nomi e numeri di fax. L'installazione di CallPilot Desktop Messaging comprende due documenti campione: un documento origine Microsoft Word, denominato Data.doc e un documento principale Microsoft Word, denominato Sample.doc. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

20 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Accesso e modifica del documento di dati origine campione Il file Data.doc è costituito da una tabella di Microsoft Word, suddivisa in colonne, in cui a ogni riga corrisponde un destinatario. Il campione contiene le seguenti intestazioni: AFax, ANome, ConfConseg, TipoConseg, ASocietà e ATelefono. È possibile modificare ed eliminare tali intestazioni e aggiungere nuove colonne. Le intestazioni delle colonne possono fungere da tag che è possibile inserire nel documento principale per personalizzare il fax per ciascun destinatario o per specificare le modalità di gestione del fax da parte di CallPilot. 1. Nella directory \Programmi\Avaya\CallPilot\fax, aprire il file Data.doc. 2. Aggiungere nuove colonne o eliminare le colonne esistenti, come desiderato. Per l'intestazione delle nuove colonne, si consiglia di scegliere un nome significativo. 3. Aggiungere i dati necessari sotto l'intestazione di ogni colonna. Per compilare la tabella Microsoft Word con i dati origine, è possibile anche importare informazioni dai file esistenti. Se si modifica l'elenco dei destinatari utilizzando Stampa unione (facendo clic sul pulsante per la modifica nella sezione relativa ai dati origine in Prepara stampa unione di Microsoft), viene visualizzata la finestra relativa al modulo dati, che elenca tutte le voci contenute nella tabella di dati origine. Mediante questa finestra è possibile aggiungere, eliminare, modificare e cercare record. Ogni intestazione aggiunta o modificata nel file dei dati origine viene visualizzata automaticamente in questa finestra. Si noti che la casella AFax è l'unica casella obbligatoria per CallPilot. 20 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

21 Accesso e modifica del documento di dati origine campione La casella di testo AFax supporta i parametri e i caratteri elencati di seguito: La lunghezza massima supportata per il numero di fax è di 120 caratteri. I numeri da 0 a 9 sono supportati. Utilizzare la lettera P maiuscola e minuscola e la virgola quando è necessaria una pausa. Il simbolo cancelletto (#) è supportato. I simboli presenti nei numeri di telefono comuni, ad esempio le parentesi sinistra e destra e il trattino, sono supportati. Gli spazi sono supportati. Quando viene posizionata prima di un numero di casella vocale CallPilot, per designarne l'indirizzo, la M non effettua la distinzione tra minuscole e maiuscole. Le altre caselle di testo sono facoltative e vengono utilizzate per personalizzare il fax o per specificare le modalità di gestione dei fax. Di seguito vengono descritte tre caselle di testo specifiche di CallPilot e i rispettivi parametri: ANome: si tratta del nome del destinatario del fax e può contenere massimo 256 caratteri. ConfConseg: è possibile utilizzare questa tag per ricevere una conferma di consegna sotto forma di messaggio CallPilot nella casella vocale di CallPilot, quando il fax viene inviato al destinatario. Se la casella di testo ConfConseg è impostata sul valore 1, viene generata una conferma di consegna. Se la casella ConfConseg è impostata sul valore 0, la conferma di consegna non viene generata per quel destinatario. Se la casella di testo ConfConseg è vuota o se il campo non si trova nel file Data.doc, non viene generata alcuna conferma di consegna. TipoConseg: questa casella di testo viene utilizzata per impostare una priorità di consegna per ogni destinatario. Se la casella di testo TipoConseg è impostata sul valore 0 o se è vuota (o se non è presente nel file Data.doc), il messaggio viene consegnato con priorità Normale. Se questa casella è impostata sul valore 1, il messaggio viene contrassegnato come Economico. Se invece è impostata sul valore 2, il messaggio viene contrassegnato come Urgente. I messaggi inviati a destinatari non CallPilot e per i quali è stata selezionata la modalità Economico per Tipo di consegna, vengono consegnati in base a una pianificazione definita dal server CallPilot. Si noti che la modalità Economico non può essere selezionata per i messaggi inviati alle caselle vocali CallPilot; tali messaggi vengono inviati con priorità Normale. I messaggi per i quali sono state selezionate le modalità Normale o Urgente vengono trasmessi immediatamente. L'icona Urgente viene visualizzata in My CallPilot o un client Desktop Messaging e un'indicazione vocale identifica il messaggio come Urgente dall'interfaccia del telefono CallPilot. Se un messaggio Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

22 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook contrassegnato come Urgente viene inviato a destinatari non CallPilot, viene consegnato con priorità Normale. 4. Dopo aver aggiornato la tabella, salvare le modifiche. Generalmente viene assegnato a questo file di dati un nome univoco; tuttavia, per le restanti procedure, viene utilizzato il nome Data.doc. 5. Chiudere il documento. È possibile utilizzare il file Data.doc come dati origine da Stampa unione di Microsoft. Accesso e modifica del documento principale campione Il file Sample.doc è un esempio di documento principale di Microsoft Word. Selezionare la directory \Programmi\Avaya\CallPilot\fax, quindi aprire il file Sample.doc in Microsoft Word. Questo documento contiene campi contrassegnati che corrispondono a quelli presenti nel file campione Data.doc. È possibile utilizzarlo come modello per il proprio fax o per esercitazioni personali. Se si modificano i nomi delle intestazioni nel file Data.doc, è necessario modificarli anche nel documento principale. Prima pagina La prima pagina del documento principale è una pagina speciale e non sarà inserita nel fax finale. Sample.doc viene installato con la prima pagina impostata correttamente. 22 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

23 Prima pagina Questa pagina rappresenta un'ubicazione in cui vengono mappate le informazioni contenute nel file di dati origine per ciascun documento fax personalizzato. Per segnalare a CallPilot che si tratta di un file batch di fax ed evitare che questa pagina venga inserita nel fax, è necessario che la prima pagina contenga due codici di controllo speciali: $SOJ $ /zz Avvio del processo: consente di inviare al driver del fax il segnale di avvio dell'elaborazione e si può trovare in un punto qualsiasi della pagina iniziale. Inizia da questa pagina: consente di evitare che la pagina iniziale venga inserita nel messaggio fax e si può trovare in un punto qualsiasi della pagina iniziale. Il software CallPilot recupera il numero di fax dalla pagina iniziale del documento. Inoltre, recupera il nome del destinatario, la conferma di consegna e il tipo di consegna, se disponibili sulla prima pagina. /tp /dr /tn /dt Numero di fax: viene utilizzato per specificare il destinatario del messaggio. Questa casella di testo è obbligatoria. Conferma di consegna: è possibile attivare o disattivare questo comando per ciascun destinatario. Questa casella di testo è facoltativa. Nome del destinatario: consente di identificare il record all'interno della finestra di dialogo Stato batch di fax Avaya, se il numero fax non è valido o non è presente.questa casella di testo è facoltativa. Tipo di consegna: viene utilizzato per assegnare al messaggio una priorità di consegna Normale, Economico o Urgente. Questa casella di testo è facoltativa. Per completare la pagina, l'intestazione della colonna relativa al numero di fax (ovvero, la colonna <<AFax>>) deve essere inserita dopo il comando /tp mediante la funzione Stampa Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

24 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook unione. Inoltre, l'intestazione della colonna relativa alla conferma di consegna (ovvero, la colonna <<ConfConseg>>) può essere inserita dopo il comando /dr, la casella di testo relativa al nome del destinatario (ovvero, la casella <<ANome>>) può essere inserita dopo il comando / tn e la casella di testo relativa al tipo di consegna (ovvero, la casella <<TipoConseg>>) può essere inserita dopo il comando /dt. Tutti i comandi batch del fax effettuano la distinzione tra minuscole e maiuscole. È possibile utilizzare una funzione avanzata di specifica del destinatario fax, che consente agli utenti di modificare tutti i dati contenuti in una singola colonna, senza che le modifiche si riflettano nel file di dati origine. Ad esempio, se una tabella dei dati origine contiene numeri di fax relativi a diversi destinatari ma non è presente il numero 9 per la linea esterna, questo numero può essere aggiunto a tutti i numeri fax modificando il comando sulla prima pagina del documento nel modo seguente: Esempio /tp9<<afax>> In questo esempio, viene aggiunto il numero 9 all'inizio di ciascun numero di telefono durante l'elaborazione del batch di fax. I dati origine rimangono invariati e possono essere utilizzati da una diversa ubicazione che non richiede l'aggiunta del numero 9 per la linea esterna. Seconda pagina Dopo aver creato il documento dei dati origine e la pagina iniziale del documento principale, è possibile procedere con la personalizzazione del fax. La larghezza della pagina deve essere pari o inferiore a 21,5 cm. Per personalizzare il documento, è possibile utilizzare tutte le intestazioni delle colonne dei dati origine. L'illustrazione che segue mostra un esempio dell'utilizzo del file Sample.doc: 24 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

25 Integrazione dei dati origine nel documento principale In questo esempio, il documento viene personalizzato per ciascun destinatario. Le intestazioni delle colonne dei dati origine vengono inserite nel documento mediante Stampa unione di Microsoft Word. Dopo aver personalizzato il documento principale, è possibile integrarlo con le informazioni contenute nel file Data.doc. Per ulteriori informazioni sull'inserimento nel documento di campi relativi ai dati origine, consultare la Guida di Stampa unione di Microsoft Word. Integrazione dei dati origine nel documento principale Per integrare i dati origine nel documento principale: 1. Avviare Stampa unione dal menu Strumenti di Microsoft Word. In base alla versione di Microsoft Word in uso, Stampa unione può trovarsi in diversi menu. a. In Office XP, selezionare Strumenti > Lettere e indirizzi > Creazione guidata Stampa unione. b. In Office 2000, selezionare Strumenti > Stampa unione. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

26 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook c. In Office 2007, selezionare Lettere > Inizia stampa unione > Creazione guidata Stampa unione. 2. Verificare che siano selezionati il documento Sample.doc come documento principale e il documento Data.doc come documento di dati origine. 3. Selezionare Unisci alla stampante, quindi selezionare il driver Avaya Fax Batch (Batch di fax Avaya) nella finestra Stampa visualizzata. Verificare che Microsoft Word non sia impostato per stampare le pagine in ordine inverso. 4. Fare clic su OK nella finestra di stampa per avviare l'elaborazione batch del fax. Quando i dati nel documento vengono uniti, i valori del file di dati origine vengono integrati nel documento principale nelle posizioni tag corrette e viene creato un file TIF per ciascun destinatario. Il software CallPilot seleziona gli indirizzi e trasferisce i file fax al server. Il server CallPilot invia il fax ai destinatari. Dopo l'avvio del processo, viene visualizzata la finestra di dialogo Stato stampa. Il numero delle pagine aumenta in modo incrementale, mano a mano che le pagine vengono convertite in file TIF. Dal momento che la pagina iniziale viene saltata, questa non viene inclusa nel conteggio. Ad esempio, se viene inviato un fax di tre pagine a dieci destinatari, la finestra di dialogo informa che è in corso la stampa della pagina 1, quindi della pagina 2 e così via fino a raggiungere la pagina 20. Vengono stampate solo 20 pagine in quanto la prima pagina di ogni documento viene saltata. Gli eventuali problemi che si verificano durante la creazione delle immagini fax o quelli relativi agli indirizzi fax sono visualizzati in una finestra di dialogo di Stato batch di fax Avaya separata: Gli eventuali indirizzi fax mancanti o i formati fax non supportati sono tra i problemi rilevati. I problemi relativi a numeri fax errati ma con formato valido, invece, non vengono rilevati. Un numero di fax errato genera in ogni caso l'invio di una notifica di mancata consegna del fax nella casella vocale CallPilot dell'utente. Quando si fa clic su OK, l'elaborazione batch termina e i fax non vengono più inviati. È necessario correggere gli indirizzi fax e inoltrare nuovamente il processo. Se tutti i fax e gli indirizzi vengono creati correttamente, viene visualizzata una finestra di dialogo durante il loro trasferimento al server CallPilot. La finestra di dialogo Stato batch di fax Avaya indica lo stato del processo batch. Se si fa clic su Annulla in questa finestra di dialogo prima che il processo sia completato, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono eliminati e il processo viene terminato; tuttavia, tutti i fax già trasferiti al server CallPilot saranno inviati. Se si verifica un problema durante il trasferimento del fax, viene visualizzata una finestra di dialogo simile a quella illustrata di seguito: 26 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

27 Uso di un frontespizio fax personalizzato Se si seleziona Sì, viene fatto un nuovo tentativo di invio del fax al server. Se si seleziona No, il fax corrente viene saltato e l'elaborazione inizia dal fax successivo nell'elenco. Il fax saltato non viene inviato. Se si seleziona Annulla, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono eliminati e il processo viene terminato. I fax già trasferiti al server CallPilot saranno inviati. Se si seleziona No, viene nuovamente visualizzata la finestra precedente relativa al mancato invio del fax, che consente di effettuare una scelta diversa. Quando tutti i fax vengono trasmessi al server, viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma. Uso di un frontespizio fax personalizzato È possibile scegliere di includere un frontespizio ai fax. Il frontespizio viene generalmente progettato e gestito dall'amministratore del server. È possibile scegliere lo stile desiderato per il frontespizio, se sono disponibili più stili. I frontespizi creati con questi strumenti includono le seguenti informazioni: Informazioni del mittente: Titolo Nome-CRLF- Reparto Azienda Informazioni del destinatario: Numero Numero fax Titolo Nome-CRLF- Reparto Azienda Numero Numero fax Numero di pagine Ora e data di invio Sezione Memo del frontespizio Inclusione di un frontespizio in un messaggio fax Nella scheda Posta della finestra di configurazione di CallPilot Desktop Messaging (accessibile da Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione), è disponibile un'opzione Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

28 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook denominata Includi frontespizio nell'inoltro del fax. Per impostazione predefinita, questa opzione è deselezionata. Se si seleziona questa opzione, è possibile scegliere da un elenco il frontespizio desiderato e impostarlo come predefinito. Utilizzare il pulsante Sfoglia per accedere all'ubicazione in cui si trovano i frontespizi. L'ubicazione predefinita è: \Programmi\Avaya\CallPilot\cvrpages. Selezione del frontespizio da includere Nel modulo del messaggio fax CallPilot, quando si invia un messaggio fax, è disponibile un menu Frontespizio con opzioni quali Aggiungi e Modifica. Il menu Aggiungi visualizza un elenco dei frontespizi disponibili. Selezionarne uno e fare clic su OK. 28 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

29 Modulo del driver della stampante fax Avaya Il menu Modifica visualizza il contenuto del frontespizio corrente e consente di modificarlo. Dalla finestra di modifica, è inoltre possibile visualizzare un'anteprima del frontespizio corrente. Se si attiva l'opzione Includi frontespizio nell'inoltro del fax, CallPilot aggiunge al fax il frontespizio selezionato. Il frontespizio viene visualizzato come primo allegato all'interno del relativo elenco, nel riquadro di sinistra. La visualizzazione dell'allegato, nel riquadro di destra, contiene la sezione Memo del frontespizio. È possibile includere ulteriori informazioni. Modulo del driver della stampante fax Avaya È possibile usare il modulo del driver della stampante fax Avaya per inviare un messaggio fax, utilizzando un client CallPilot Desktop Messaging (ad esempio Microsoft Outlook) o la funzione QuickFax. QuickFax consente di inviare un fax direttamente dalla finestra di dialogo di stampa. Se si sceglie di inviare il fax utilizzando un client CallPilot Desktop Messaging, il frontespizio è disponibile dal modulo personalizzato di CallPilot. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

30 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Se si sceglie di inviare il fax a una destinazione specifica (ad esempio, un apparecchio fax), la casella di testo relativa al frontespizio diventa attiva ed è possibile scegliere un frontespizio o selezionarne uno dall'elenco. Quindi, è possibile modificarne il contenuto. È inoltre possibile scegliere di non includere un frontespizio selezionando l'opzione Nessun frontespizio dall'elenco. Si noti che è anche possibile includere una riga relativa all'oggetto nella casella Oggetto. Le informazioni riguardanti la riga dell'oggetto vengono visualizzate solo nella parte del fax relativa alla posta elettronica, ma non sulla copia del fax. Modifica e anteprima di un frontespizio È possibile visualizzare in anteprima il frontespizio corrente e modificarne il contenuto sia mediante il modulo personalizzato di CallPilot, sia mediante l'applicazione del driver della stampante fax Avaya. 30 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

31 Modifica e anteprima di un frontespizio Fare clic su Anteprima per visualizzare lo stato corrente del frontespizio. La prima volta che si accede a questa pagina, Desktop Messaging tenta di compilare la sezione relativa al mittente in base ai dati immessi precedentemente. Anche se le informazioni relative al mittente vengono compilate, è possibile modificarle. Nella sezione relativa al destinatario, la casella di testo Fax è sempre di sola lettura. La casella di testo Nome è di sola lettura se il frontespizio viene compilato utilizzando il modulo personalizzato. In questo caso, CallPilot inserisce automaticamente il nome del destinatario nella casella di testo Nome. Se si utilizza il driver della stampante fax, questa casella di testo rimane vuota ed è possibile completarla. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

32 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Se si utilizza un frontespizio del driver della stampante fax, CallPilot Desktop Messaging calcola il numero delle pagine e immette questa informazione nella casella relativa alle pagine. Quando si utilizza il modulo personalizzato, la casella relativa alle pagine rimane vuota, ma è comunque possibile modificarla. La casella relativa ai messaggi inviati utilizza per impostazione predefinita la data e l'ora correnti. Anche questa casella può essere modificata. La sezione Memo è sincronizzata con la sezione Memo del modulo personalizzato. La lunghezza massima del campo Memo è pari a 2500 caratteri. La lunghezza massima delle caselle di testo del nome del destinatario e del nome del mittente è pari a 256 caratteri. La lunghezza massima delle caselle di testo del fax di destinazione e del fax di invio è pari a 120 caratteri. La lunghezza massima degli altri campi relativi al frontespizio è pari a 30 caratteri. Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate Utilizzando la funzione Directory chiamate è possibile chiamare qualsiasi persona inclusa in una delle rubriche disponibili in Microsoft Outlook. Le rubriche includono l'elenco indirizzi globale, i Contatti di Outlook e la Rubrica CallPilot. Per effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate 1. In Posta in arrivo, fare clic sul pulsante Directory chiamate. Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona nome. 32 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

33 Per effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate 2. Nell'elenco Visualizza i nomi da, selezionare la rubrica in cui effettuare la ricerca. In Outlook 2007, l'elenco è denominato Rubrica. 3. Nella casella Digita nome o Seleziona da elenco, è possibile digitare in parte o per intero il nome della persona da individuare nella rubrica, come illustrato nella figura precedente. In Outlook 2007, questa casella è denominata Cerca. 4. Nell'elenco Nome, selezionare il nome della persona e fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto, in cui sono elencati tutti i numeri telefonici contenuti nella voce della rubrica relativa alla persona selezionata. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

34 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Se CallPilot non riesce a trovare un numero di telefono valido, a seconda del client, viene visualizzato solo l'indirizzo di posta elettronica o il nome del destinatario. Dal momento che non è possibile comporre il nome o l'indirizzo di posta elettronica, è necessario digitare manualmente il numero di telefono completo del destinatario nella casella Controlla numero. Per salvare il numero digitato, selezionare la casella di controllo Memorizza modifiche. 5. Nella casella Destinazioni disponibili, selezionare il numero che si desidera chiamare. 6. Verificare che il numero sia corretto e fare clic su Chiamata. 7. Quando il telefono squilla, sollevare il ricevitore. CallPilot chiama immediatamente il mittente del messaggio vocale. Come contattare il mittente di un messaggio È possibile rispondere a un messaggio di posta elettronica di CallPilot o Microsoft Outlook con una telefonata anziché un messaggio registrato. Quando il messaggio viene originato dall'interno di Microsoft Exchange Server, l'indirizzo viene riconosciuto in quanto è elencato nella rubrica personale. Quando il messaggio viene originato da un server SMTP esterno, il mittente appare come Sconosciuto in Posta in arrivo e nel modulo CallPilot, indipendentemente dal fatto che il mittente sia elencato nella propria rubrica. 34 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

35 Per contattare il mittente di un messaggio quando l'indirizzo è conosciuto Per contattare il mittente di un messaggio quando l'indirizzo è conosciuto 1. Selezionare un messaggio da Posta in arrivo di CallPilot o Microsoft Outlook. 2. Fare clic sul pulsante Contatta il mittente. Viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto, in cui sono elencati tutti i numeri telefonici contenuti nella voce della rubrica relativa al mittente. Se CallPilot non riesce a trovare un numero di telefono valido, a seconda del client, viene visualizzato solo l'indirizzo di posta elettronica o il nome del destinatario. Dal momento che non è possibile comporre il nome o l'indirizzo di posta elettronica, è necessario digitare manualmente il numero di telefono completo del destinatario nella casella Controlla numero. Per salvare il numero digitato, selezionare la casella di controllo Memorizza modifiche. 3. Nella casella Destinazioni disponibili, selezionare il numero che si desidera chiamare. 4. Verificare che il numero sia corretto e fare clic su Chiamata. 5. Quando il telefono squilla, sollevare il ricevitore. CallPilot chiama immediatamente il mittente del messaggio vocale. Aggiunta di allegati ai messaggi Prima di inviare un messaggio è possibile aggiungervi uno o più file vocali, fax o di testo. I file vocali possono essere in formato VBK o WAV per i destinatari CallPilot; quando si invia un file VBK a un utente non CallPilot, questo viene convertito automaticamente in formato WAV. Vedere Modifica delle impostazioni di recapito della posta alla pagina 58. I file fax devono essere in formato TIFF-F. I file di testo devono essere in formato TXT. Per allegare un file a un messaggio 1. In un nuovo messaggio CallPilot, fare clic sull icona Allega file. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

36 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 2. Nella finestra di dialogo Apri, spostarsi sul file che si desidera allegare e selezionarlo. 3. Fare clic su Apri per allegare il file e tornare al nuovo messaggio CallPilot. Impostazione delle opzioni relative ai messaggi Prima di inviare un messaggio, è possibile impostare le opzioni per la gestione e la consegna. Per impostare le opzioni relative ai messaggi 1. Sul modulo del nuovo messaggio, selezionare le opzioni Consegna, Riservatezza, Conferma di lettura e Conferma di consegna in base alle necessità. Per Consegna, selezionare Urgente o Economico oppure mantenere l'impostazione Normale. Per Riservatezza, selezionare Privato o mantenere l'impostazione Pubblico. Quando si invia un messaggio contrassegnato come Privato, i destinatari possono comunque inoltrarlo ad altri destinatari, se non sono utenti CallPilot. Inoltre, i destinatari che utilizzano sistemi non CallPilot non vengono informati della selezione di questa impostazione. È quindi necessario inserire nel messaggio tale informazione. Per le opzioni relative alla conferma, selezionare Conferma di lettura per ricevere un messaggio di avvenuta lettura da parte del destinatario. Selezionare Conferma di consegna per ricevere un messaggio di notifica relativo all'avvenuta consegna. 2. Comporre il messaggio, selezionare l'indirizzo del destinatario e inviarlo nel modo usuale. Inoltro e risposta ai messaggi È possibile inoltrare un messaggio e allegarvi un'introduzione. È inoltre possibile inviare una risposta al mittente di un messaggio o al mittente e a tutti i destinatari di un messaggio. 36 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

37 Per inoltrare o rispondere ad un messaggio Per inoltrare o rispondere ad un messaggio 1. In un messaggio aperto fare clic su Rispondi, Rispondi a tutti o sull'icona Inoltra messaggio. 2. Nel modulo del nuovo messaggio, comporre un messaggio vocale, fax o di testo. 3. Selezionare l'indirizzo del destinatario del messaggio inoltrato seguendo la stessa procedura utilizzata per i nuovi messaggi. Nei messaggi di risposta, gli indirizzi vengono inseriti automaticamente. 4. Aggiungere gli allegati, impostare le opzioni desiderate e modificare l'oggetto, se necessario. 5. Fare clic sull'icona Invia messaggio. L'amministratore può bloccare i messaggi inoltrati a indirizzi di posta elettronica esterni. Impostazione dell'inoltro dei messaggi È possibile inoltrare i messaggi CallPilot a un'altra casella vocale CallPilot o a un indirizzo e- mail esterno. A tale scopo, è necessario creare e attivare una regola di inoltro dei messaggi, che rappresenta un insieme di criteri per definire quali messaggi inoltrare e dove inoltrarli. Quando si attiva una regola di inoltro dei messaggi, è possibile accedere a tutti i messaggi in arrivo che soddisfano i criteri, provenienti da un'altra ubicazione, come una casella postale Internet o un palmare (PDA). I messaggi vocali possono essere inoltrati nel formato in cui sono ricevuti o convertiti nel formato WAV. Le regole di inoltro dei messaggi possono essere create sia dall'utente che dall'amministratore. Per creare una regola, l'utente deve utilizzare My CallPilot; tuttavia, è possibile attivarla e disattivarla tramite Desktop Messaging, My CallPilot oppure utilizzando il proprio telefono (opzione 8-5-1). Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

38 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per impostare l'inoltro dei messaggi 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Posta. 3. Per aprire My CallPilot, fare clic sulla voce Configura regola di inoltro dei messaggi. 4. Se la pagina di configurazione della regola di inoltro dei messaggi di My CallPilot non viene visualizzata automaticamente: a. Accedere a My CallPilot. b. Fare clic sulla scheda Funzioni di CallPilot e quindi sulla voce Regola di inoltro dei messaggi. 5. Configurare una regola di inoltro dei messaggi. Per istruzioni dettagliate, fare riferimento alla Guida in linea di Desktop Messaging per My CallPilot (NN ). Per attivare e disattivare l'inoltro dei messaggi Una regola di inoltro dei messaggi deve essere configurata prima di poterla attivare o disattivare. Vedere la procedura precedente se si desidera configurarla personalmente oppure chiedere di configurarla all'amministratore CallPilot. Per motivi di sicurezza, l'attivazione o la disattivazione deve essere effettuata personalmente. È possibile effettuare tali operazioni in My CallPilot, in Desktop Messaging, attenendosi alla procedura descritta di seguito oppure tramite telefono (opzione 8-5-1). Se è attivata l'opzione Accesso anonimo, non è possibile attivare o disattivare una regola di inoltro dei messaggi utilizzando il software di Desktop Messaging. Per controllare, selezionare Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione, fare clic sulla scheda Rubrica e quindi su Avanzata. 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Posta. 3. Selezionare o deselezionare la casella di controllo Abilita regola di inoltro dei messaggi. 38 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

39 Specifica dei destinatari dei messaggi Specifica dei destinatari dei messaggi È possibile selezionare un indirizzo per il messaggio CallPilot dalla rubrica CallPilot oppure da una qualsiasi rubrica disponibile in Outlook. È anche possibile indirizzare un messaggio manualmente. La rubrica di CallPilot sul server è gestita dall'organizzazione di appartenenza e contiene gli indirizzi degli utenti di CallPilot e le liste di distribuzione di cui è consentito l'utilizzo. Tali liste non possono essere modificate. Se si lavora in modalità non in linea (senza una connessione al server CallPilot), è possibile scaricare la Rubrica CallPilot sul computer in uso. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni della rubrica alla pagina 60. Accesso a indirizzi CallPilot da altri server CallPilot di rete Se il sito dispone di più server CallPilot, il proprio amministratore CallPilot può espandere la Rubrica CallPilot per includere gli indirizzi degli utenti CallPilot sui server di rete, in modo da aggiungerli agli indirizzi sul server locale in uso. Se tale elenco esteso non è necessario, è possibile configurare la propria Rubrica CallPilot per includere solo gli indirizzi dal server locale. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni della rubrica alla pagina 60. Per specificare il destinatario di un messaggio da una rubrica 1. In un nuovo messaggio CallPilot fare clic su A. 2. Nell'elenco Visualizza i nomi da, selezionare la rubrica che si desidera utilizzare, ad esempio Rubrica CallPilot. In Outlook 2007, l'elenco è denominato Rubrica. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

40 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 3. Nella casella Digita nome o Seleziona da elenco è possibile digitare in parte o per intero il nome della persona da individuare nella rubrica. In Outlook 2007, questa casella è denominata Cerca. 4. Selezionare l'indirizzo. 5. Fare clic su A. 6. Se necessario, selezionare ulteriori indirizzi e fare clic su A, Cc o Ccn. 7. Terminata la selezione degli indirizzi, fare clic su OK per tornare al messaggio CallPilot. Per aggiungere manualmente un indirizzo a un messaggio In un nuovo messaggio CallPilot, digitare l'indirizzo direttamente nella casella A. Inserire l'indirizzo completo tra parentesi quadre. Esempio di formato corretto di indirizzo manuale [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] 40 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

41 Per aggiungere indirizzi CallPilot ai contatti Outlook Per ulteriori informazioni sui formati corretti degli indirizzi, vedere Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot alla pagina 44 o Formato richiesto per i numeri di fax e di telefono alla pagina 45. Per aggiungere indirizzi CallPilot ai contatti Outlook È possibile aggiungere indirizzi CallPilot ai propri contatti Outlook. Mediante l'aggiunta della parola CallPilot dopo il nome del destinatario, è possibile fare una distinzione tra gli indirizzi CallPilot e quelli di posta elettronica normale. 1. Aprire la rubrica di Microsoft Outlook. 2. Fare clic sull'icona Nuova voce. In Outlook 2007, fare clic su File > Nuova voce. 3. Fare clic su Nuovo contatto e quindi su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Senza nome - Contatto. L'esempio che segue è preso da Outlook Compilare la finestra di dialogo come richiesto, tenendo presente le indicazioni riportate di seguito. CallPilot utilizza le informazioni fornite in questi campi: - Indirizzi di posta elettronica: Posta elettronica, Posta elettronica 2, Posta elettronica 3 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

42 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook - Numeri di telefono: Assistente, Ufficio, Ufficio 2, Auto, Abitazione, Abitazione 2, ISDN, Cellulare, Altro - Numeri di fax: Fax (uff.); Fax (ab.); Altro fax Per ulteriori informazioni sui formati, vedere Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot alla pagina 44 o Formato richiesto per i numeri di fax e di telefono alla pagina 45. CallPilot ignora tutti i numeri di fax e di telefono se la casella di testo Posta elettronica contiene un indirizzo Microsoft Exchange Server o CallPilot. Indirizzi di posta elettronica e numeri di fax/telefono CallPilot ricerca le informazioni sui contatti per gli indirizzi sia CallPilot che Microsoft Exchange Server. Se nessuno di questi è disponibile, l'indirizzo o il numero usato da CallPilot dipende dal tipo di messaggio: vocale, fax, testo o formato misto. Tipo di messaggio Voce Fax Testo Misto vocale/fax o vocale/testo Indirizzo o numero usato Se sono disponibili sia un indirizzo che un numero di telefono, CallPilot richiede di sceglierne uno. Se è disponibile solo un indirizzo , CallPilot invia il messaggio a tale indirizzo. Se è disponibile solo un numero di telefono, una finestra di dialogo richiede di verificare il numero, quindi CallPilot invia il messaggio vocale a tale numero. Se sono disponibili sia un indirizzo che un numero di fax, CallPilot richiede di sceglierne uno. Se è disponibile solo un indirizzo , CallPilot invia il messaggio a tale indirizzo. Se è disponibile solo un numero di fax, una finestra di dialogo richiede di verificare il numero, quindi CallPilot invia il messaggio a tale numero. CallPilot invia il messaggio a un indirizzo , se disponibile. CallPilot invia il messaggio a un indirizzo , se disponibile. Nei casi in cui non sia disponibile nessun indirizzo o numero appropriato, CallPilot invia una notifica di mancata consegna per comunicare che è impossibile inviare il messaggio. 42 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

43 Verifica dei numeri di telefono e di fax Verifica dei numeri di telefono e di fax Il numero di telefono o di fax originale può contenere caratteri alfanumerici, tra cui speciali prefissi di composizione, ad esempio + per i numeri internazionali o abbreviazioni, ad esempio ESN per distinguere le chiamate interne. Tuttavia, è necessario modificare il numero selezionato nella casella di testo Controlla numero della finestra di dialogo CallPilot - Destinatario per assicurarsi che la consegna avvenga correttamente. Il numero modificato può contenere solo i seguenti caratteri alfanumerici: Esempio Caratteri numerici Delimitatori numerici ( ) - Caratteri di pausa Pp, Cancelletto # Spazi bianchi Il software di Desktop Messaging tenta di ricordare le modifiche apportate, in modo da non doverle immettere nuovamente ogni volta che si usa lo stesso numero di telefono o di fax. Si noti il server CallPilot può limitare la possibilità di comporre tutti i numeri di telefono o di fax. Inoltre, la possibilità di eseguire la ricerca di numeri di telefono o di fax è disponibile solo quando si usa il modulo del messaggio CallPilot. Il modulo standard di posta elettronica non è abilitato alla ricerca di tali numeri. Se un indirizzo CallPilot o di posta elettronica non è presente nella casella di testo relativa al destinatario nel modulo standard di posta elettronica, viene generata una notifica di mancata consegna relativa a quel destinatario. Per aggiungere un mittente o un destinatario ai contatti Outlook È possibile inserire rapidamente un mittente o un destinatario nei Contatti di Outlook tramite un menu di scelta rapida. Se un mittente o un destinatario di un messaggio CallPilot non è presente nei propri Contatti di Outlook, il nome visualizzato risulta Sconosciuto. 1. In un messaggio CallPilot aperto, fare clic con il pulsante destro del mouse sul mittente o sul destinatario che si desidera aggiungere ai Contatti di Outlook. 2. Fare clic su Aggiungi a Contatti. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

44 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 3. Digitare il nome della persona e le informazioni aggiuntive di cui si desidera tenere traccia. 4. Fare clic su Salva e chiudi. Il nuovo contatto viene aggiunto all'elenco. Per aggiornare le informazioni esistenti sul contatto di un mittente o di un destinatario Se si desidera modificare le informazioni sul contatto di una persona già presenti nei Contatti di Outlook, è possibile farlo rapidamente in un messaggio aperto usando un menu di scelta rapida. 1. In un messaggio CallPilot aperto, fare clic con il pulsante destro del mouse sul mittente o sul destinatario che si desidera aggiornare nei Contatti di Outlook. 2. Fare clic su Aggiorna contatto esistente. 3. Selezionare il nome desiderato dall'elenco dei contatti e fare clic su OK. 4. Apportare le modifiche alle informazioni sul contatto. 5. Fare clic su Salva e chiudi. 6. Nella finestra di dialogo Rilevamento contatto duplicato, selezionare la modalità di gestione del contatto duplicato e fare clic su OK. Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot Se si sceglie di immettere un indirizzo CallPilot nella casella di testo relativa alla posta elettronica, l'indirizzo deve presentare il seguente formato: Esempio [CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ] In cui: XXXX = Collegamento di rete VPIM YYYY = Numero della casella vocale CallPilot ZZZZ = FQDN del server CallPilot (server e dominio) 44 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

45 Formato richiesto per i numeri di fax e di telefono Ad esempio, se il server CallPilot na12345 del dominio us.avaya.com con collegamento di rete VPIM numero contiene la casella vocale 1212, l'indirizzo CallPilot per quella casella vocale sarà: Esempio [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] Formato richiesto per i numeri di fax e di telefono Se si immettono numeri di telefono o di fax nei campi relativi ai contatti, devono essere digitati come stringhe alfanumeriche. I caratteri Pausa (P p,) e cancelletto (#) sono supportati. Il formato richiesto per i fax è il seguente: [CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ] Il formato richiesto per i messaggi vocali è il seguente: [CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ] In cui: XXXX = Numero di telefono o di fax ZZZZ = FQDN del server CallPilot (server e dominio) Di seguito sono riportati alcuni esempi di formati validi di numeri fax e di telefono: [CALLPILOT:1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.avaya.com] Microsoft Outlook supporta numeri di fax e di telefono relativi ai contatti dell'ufficio, dell'abitazione, dell'auto e così via. Alcuni contatti non sono supportati. Si noti che i contatti sono una funzione supportata da Microsoft Outlook; CallPilot Desktop Messaging non consente di nascondere o modificare le voci non supportate. I numeri supportati e non supportati sono visualizzati come riportato di seguito: Contatti vocali validi: Assistente; Ufficio; Ufficio 2; Auto; Abitazione; Abitazione 2; ISDN; Cellulare; Altro Contatti fax validi: Fax (uff.); Fax (ab.); Altro fax Contatti non supportati: Richiamata; Compagnia; Cercapersone; Principale; Radio; Telex e TTY/TDD Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

46 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Liste di distribuzione personali È possibile utilizzare due tipi di liste di distribuzione personali (PDL, Personal Distribution Lists): Una lista di distribuzione personale CallPilot, che può essere creata mediante My CallPilot o il telefono. Liste di distribuzione locali, che possono essere create dai Contatti di Outlook. Tenere presente che questo tipo di lista non è accessibile dall'interfaccia del telefono. Per utilizzare le liste di distribuzione personali di CallPilot È possibile selezionare il destinatario di un messaggio anche utilizzando le liste di distribuzione personali di CallPilot create sul telefono o in My CallPilot. In Outlook, queste liste possono essere selezionate dalla rubrica di CallPilot. Per creare una lista di distribuzione personale in Outlook Le liste di distribuzione personali di CallPilot in Outlook vengono create come le liste di distribuzione personali di posta elettronica. Quando viene creata, la lista appare nei Contatti di Outlook in modo da consentire la selezione dell'indirizzo del destinatario del messaggio Non è possibile accedere alla lista creata in Outlook dal telefono o da My CallPilot. Per informazioni sulla creazione di una lista di distribuzione personale in Outlook, vedere la Guida in linea di Outlook. Modifica della casella di Posta in arrivo in cui vengono consegnati i messaggi CallPilot Per recapitare i messaggi CallPilot è possibile scegliere tra una casella di Posta in arrivo di CallPilot separata, in modo che i messaggi CallPilot rimangano separati dalle normali in Outlook la casella di Posta in arrivo dell' , in modo che i messaggi CallPilot si trovino insieme alle normali di Outlook 46 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

47 Modifica della casella di Posta in arrivo in cui vengono consegnati i messaggi CallPilot Confrontare le due illustrazioni seguenti per comprendere le due opzioni. Figura 1: messaggi CallPilot in una casella di Posta in arrivo separata Figura 2: messaggi CallPilot in una casella di Posta in arrivo di Outlook, insieme alla normale posta elettronica Quando ci si connette per la prima volta a Desktop Messaging, il software richiede di scegliere la casella di Posta in arrivo, se l'utente dispone di tale opzione; in ogni caso, è possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento, tramite la procedura descritta di seguito. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

48 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per cambiare la casella di Posta in arrivo alla quale vengono consegnati i messaggi CallPilot 1. Nella casella di Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Posta. 3. Nell'elenco Consegna a, selezionare la casella di Posta in arrivo in cui si desidera che vengano recapitati i messaggi CallPilot. 4. Se si seleziona Posta in arrivo del programma di posta elettronica e si desidera ascoltare i messaggi vocali da Outlook Web Access attraverso media player non Avaya, è necessario selezionare la casella Converti i messaggi vocali in entrata in WAV. 5. Fare clic su OK. 6. Chiudere e riaprire Outlook per rendere effettivi i cambiamenti. Combinare i messaggi CallPilot con in messaggi di Outlook Di seguito, vengono riportati alcuni suggerimenti su come combinare i messaggi CallPilot con la posta elettronica di Outlook: Se la casella Posta in arrivo di Outlook si trova sul server Microsoft Exchange, è possibile godere di alcuni vantaggi aggiuntivi di Outlook, tra cui: - notifica dei messaggi CallPilot su un apparecchio Blackberry - utilizzo di Creazione guidata Regole per Outlook per la gestione dei messaggi CallPilot - visualizzazione dei messaggi CallPilot con un programma di sul web come Outlook Web Access Perché queste funzioni siano attivate, Outlook deve essere in funzione. Se si nota un ritardo nella sincronizzazione dei messaggi tra il server CallPilot e il server Microsoft Exchange, è possibile provare a ridurlo impostando il server Microsoft Exchange per l'uso della Modalità cache. In questo modo verrà salvata una copia della Posta in arrivo sul computer. Per istruzioni sull'impostazione di questa opzione, vedere la Guida in linea di Outlook. 48 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

49 Uso della messaggistica immediata La Modalità cache è disponibile solo in Outlook 2003 e versioni successive. Dal momento che si è deciso di non utilizzare la casella di Posta in arrivo di CallPilot, questa non viene visualizzata nell'elenco delle cartelle. In alcuni casi è possibile che questa appaia nell'elenco, ma è disabilitata. Uso della messaggistica immediata Utilizzando la funzione di messaggistica immediata, è possibile iniziare una sessione IM (Instant Messaging) tramite Microsoft Windows/MSN Messenger e Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) da un messaggio CallPilot o di posta elettronica. È possibile iniziare una connessione di messaggistica immediata con altri utenti, purché ognuno disponga di un account valido su MCS 5100 (Nortel Multimedia PC Client) o con uno dei seguenti servizi disponibili in Windows/MSN Messenger: NET Passport Service (Windows/MSN Messenger) SIP Communication Service (Windows Messenger) Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger) La configurazione di questi servizi non richiede requisiti speciali. È necessario configurare gli account in base ai requisiti di Windows/MSN Messenger. Per la configurazione di SIP Communication Service su MCS 5100, è necessario disporre di un Nortel Multimedia PC Client configurato e correttamente funzionante per poter utilizzare la funzione di messaggistica immediata. Per attivare la funzione di messaggistica immediata in CallPilot Desktop Messaging 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Nella scheda Generale, selezionare l'applicazione di messaggistica immediata che si desidera utilizzare. È possibile scegliere tra: Windows/MSN Messenger Nortel Multimedia PC Client 3. Riavviare Outlook per rendere effettive le modifiche. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

50 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per utilizzare la messaggistica immediata da un messaggio CallPilot aperto È possibile avviare una sessione di messaggistica immediata da un messaggio CallPilot aperto. 1. In un messaggio CallPilot aperto, sulla barra degli strumenti, fare clic sull'icona che rappresenta il software di messaggistica immediata che si desidera utilizzare: Se il mittente del messaggio è on-line, viene avviata una sessione di messaggistica immediata. In caso contrario, viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto. 2. Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica immediata. Nella scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/MSN Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel Multimedia PC Client. 3. Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o digitare il nome di accesso corretto. 4. Fare clic su Invia per iniziare la sessione. Le icone relative alla messaggistica immediata sulla barra degli strumenti sono di colori diversi, in base allo stato del collegamento del mittente. On-line Off-line Stato o nome di accesso del mittente sconosciuto a Windows/MSN Messenger On-line Off-line Stato o nome di accesso del mittente sconosciuto a Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) Anche i suggerimenti relativi alle icone della funzione di messaggistica immediata visualizzano lo stato e il nome di accesso del mittente, se questa informazione è disponibile. 50 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

51 Uso della funzione di messaggistica immediata da Microsoft Outlook Uso della funzione di messaggistica immediata da Microsoft Outlook 1. Nella cartella Posta in arrivo, selezionare un messaggio di posta elettronica. 2. Nel menu Strumenti, selezionare CallPilot Desktop Messaging > Contatta mittente. CallPilot recupera l'indirizzo CallPilot del mittente del messaggio, quindi viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto. 3. Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica immediata. Nella scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/MSN Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel Multimedia PC Client. 4. Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o digitare il nome di accesso corretto. 5. Fare clic su Invia per iniziare la sessione. Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi Desktop Messaging include un indicatore di attesa dei messaggi (MWI), rappresentato da un'icona a forma di ricevitore nell'angolo inferiore destro dello schermo, sulla barra delle applicazioni di Windows. L'indicatore di attesa dei messaggi notifica la presenza di nuovi messaggi e fornisce un rapido accesso alla propria cartella di Posta in arrivo. Un ricevitore rosso indica la presenza di nuovi messaggi: L'aspetto dell'indicatore di attesa dei messaggi cambia per fornire informazioni aggiuntive sulla connessione al server, come descritto di seguito: Se si utilizza una coppia di server con ridondanza geografica, le informazioni sul server possono essere visualizzate passando il mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi. In questo modo è possibile sapere se si è connessi al server principale o alternativo e l'indirizzo IP del server corrente. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

52 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi Utilizzare la finestra di dialogo di configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi per: visualizzare o nascondere l'indicatore di attesa dei messaggi abilitare il testo a comparsa impostare per quanto tempo il testo a comparsa viene visualizzato sullo schermo 1. Nella barra delle applicazioni di Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi. 2. Fare clic su Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot. Viene visualizzata la finestra di dialogo dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot. Le prime tre caselle (Server, Collegamento di rete VPIM e Casella vocale) sono a scopo informativo e non sono selezionabili; se si desidera apportare modifiche ai dati contenuti in queste caselle, è possibile accedervi dalla scheda Generale in Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 52 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

53 Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi Le prime quattro caselle (Server, Alternative Server [Server alternativo], Collegamento di rete VPIM e Casella vocale) sono a scopo informativo e non sono selezionabili; se si desidera apportare modifiche ai dati contenuti in tali caselle, è possibile accedervi dalla scheda Generale in Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. Il cerchio verde contenente un segno di spunta indica il server attualmente attivo. Se non è disponibile nessun server, accanto a ognuno viene visualizzato il segno meno. Il client ripristina automaticamente la connessione al server appropriato non appena la connettività viene ripristinata. Se un server alternativo viene configurato dopo che l'utente ha effettuato l'accesso a CallPilot, le informazioni su tale server saranno disponibili solo dopo che l'utente si sarà disconnesso e avrà effettuato nuovamente l'accesso. 3. Se si desidera aprire My CallPilot e riprodurre l'ultimo messaggio facendo doppio clic sull'icona, accertarsi che la casella URL di My CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto. Per effettuare tale operazione, è necessaria la connessione a un server CallPilot 5.0 o versione successiva. Consultare il proprio amministratore CallPilot per l'indirizzo URL corretto. Generalmente, l'indirizzo URL è visualizzato in uno dei formati seguenti: IP/mycallpilot/ Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

54 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 4. Per visualizzare o nascondere l'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi, selezionare o deselezionare la casella di controllo Mostra Indicatore di attesa dei messaggi su barra delle applicazioni. Se si nasconde l'icona e successivamente si decide di visualizzarla nuovamente, nel menu Start di Windows, selezionare Programmi > Avaya > Icona CallPilot MWI. L'icona viene di nuovo visualizzata nella barra delle applicazioni. 5. Per abilitare o disabilitare il messaggio a comparsa, selezionare o deselezionare la casella di controllo Visualizza messaggio a comparsa per x secondi. È possibile cambiare anche il numero di secondi di visualizzazione del messaggio a comparsa sullo schermo. 6. Per salvare le modifiche, fare clic su OK. Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi Di seguito, vengono riportati alcuni suggerimenti utili per l'uso dell'indicatore di attesa dei messaggi. Per visualizzare il numero di casella vocale, l'indirizzo del server e il numero di messaggi presenti nella Posta in arrivo, posizionare il puntatore sull'icona. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona per visualizzare un menu rapido contenente opzioni che consentono di: - aprire My CallPilot (se nelle opzioni di configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi è presente un URL per My CallPilot) - configurare l'indicatore di attesa dei messaggi - connettersi o disconnettersi dalla propria casella vocale My CallPilot - uscire dall'indicatore di attesa dei messaggi in modo che non venga più visualizzato Per aprire l'ultimo messaggio in My CallPilot, fare doppio clic sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi. Se il messaggio non si apre, accertarsi che la casella URL di My CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto nella finestra di dialogo dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot. Per aprire la finestra di dialogo, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi, quindi su Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot. 54 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

55 Modifica delle impostazioni della casella vocale Modifica delle impostazioni della casella vocale Per visualizzare o modificare le impostazioni di accesso a CallPilot 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. Nella scheda Generale sono visualizzate le impostazioni di accesso correnti. 2. Effettuare le modifiche richieste, quindi fare clic su OK. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

56 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Per modificare la password di CallPilot È possibile modificare una password per la casella vocale che si è dimenticata sia tramite posta elettronica sia tramite domanda segreta. Richiedere all'amministratore il collegamento richiesto. La password di CallPilot corrisponde alla password utilizzata per accedere dal telefono. 1. Ripetere l'operazione descritta nel punto 1 della procedura precedente, quindi fare clic su Cambia password. 2. Nella casella Vecchia password, immettere la password corrente. 3. Nella casella Nuova password, immettere la nuova password. 4. Nella casella Ridigita nuova, immettere nuovamente la password appena assegnata. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. 6. Fare clic su OK per uscire dalle impostazioni generali. Servizio per la modifica della password Connessione alla pagina Web del servizio per la modifica della password 1. Accedere alla home page del servizio per la modifica della password utilizzando il collegamento fornito dal proprio amministratore. 2. Selezionare un nome di server CallPilot dall'elenco predefinito e immettere il numero della propria casella vocale. 3. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la home page del servizio per la modifica della password. Modifica delle impostazioni del servizio per la modifica della password 1. Nella home page del servizio di modifica della password, selezionare Modify Password Settings (Modifica impostazioni password). Viene visualizzata la pagina di accesso al servizio per la modifica della password. 2. Immettere la password della propria casella vocale e fare clic su Accesso. Viene visualizzata la pagina del servizio per la modifica della password. Da questa pagina, è possibile effettuare le seguenti operazioni: 56 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

57 Servizio per la modifica della password Campo Modifica password Posta elettronica Domande e risposte Descrizione Utilizzare questa sezione per modificare immediatamente la password. Vedere Modifica della password alla pagina 57. Immettere l'indirizzo di posta elettronica che il servizio per la modifica della password dovrà utilizzare per inviare i messaggi relativi alla modifica delle password. Fare clic su Save settings (Salva impostazioni posta elettronica) per salvare l'indirizzo di posta elettronica. Immettere le domande segrete e le relative risposte. Queste sono le domande a cui bisogna fornire risposta quando si modifica la propria password utilizzando la funzione Secret Question (Domanda segreta). Fare clic su Save Q & A Settings (Salva impostazioni domande e risposte) per salvare domande e risposte. Modifica della password 1. Nella pagina del servizio di modifica della password, immettere una nuova password e confermarla. 2. Fare clic su Cambia password. Modifica della password tramite posta elettronica Questa procedura è disponibile solo se la funzione Change Password Via (Modifica password tramite posta elettronica) è stata abilitata dall'amministratore. Utilizzare questa procedura se non si ricorda la password. 1. Accedere alla home page del servizio di modifica della password. 2. Fare clic su Change Password Via (Modifica password tramite posta elettronica). Viene visualizzato un messaggio per informare che è stato inviato un messaggio di posta elettronica all'indirizzo indicato dall'utente. Il collegamento nel messaggio di posta elettronica resterà attivo per un'ora. 3. Fare clic su Chiudi. 4. Una volta ricevuto il messaggio di posta elettronica, fare clic sul collegamento presente nel testo del messaggio. Si apre la pagina di modifica della password per la casella vocale. 5. Compilare i campi Nuova password e Conferma nuova password. 6. Fare clic su Salva. La password è stata modificata. Modifica della password tramite domanda segreta Questa procedura è disponibile solo se la funzione Change Password Secret Questions (Modifica password tramite domande segrete) è stata abilitata dall'amministratore. Utilizzare questa procedura se non si ricorda la password. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

58 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 1. Accedere alla home page del servizio di modifica della password. 2. Fare clic su Change Password Via Secret Questions (Modifica password tramite domande segrete). Si apre una pagina in cui sono visualizzate le domande definite precedentemente dall'utente. 3. Rispondere a entrambe le domande e compilare i campi Nuova password e Conferma nuova password. 4. Fare clic su Salva. Se entrambe le risposte risultano corrette, viene visualizzato un messaggio a comparsa indicante che la password è stata modificata correttamente. Modifica delle impostazioni di recapito della posta Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Posta. 58 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

59 Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta 3. Apportare le modifiche alle seguenti impostazioni, come desiderato. Consegna a: consente di selezionare la casella di Posta in arrivo alla quale si desidera recapitare il messaggio CallPilot. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica della casella di Posta in arrivo in cui vengono consegnati i messaggi CallPilot alla pagina 46. Converti i messaggi vocali in entrata in WAV: consente di convertire i messaggi vocali in entrata dal formato Avaya VBK al formato WAV. È possibile ascoltare i messaggi vocali utilizzando la maggior parte dei media player di altri produttori, oltre al CallPilot Player. Questi due tipi di file sono simili per dimensioni. Questa casella è visualizzata solo se nell'impostazione Consegna a è selezionato Posta in arrivo. Notifica: consente di selezionare la notifica automatica, manuale o differita. Scegliere Manualmente se si desidera ridurre i costi delle connessioni ISDN o interurbane. Usa modulo CallPilot: se selezionata, questa casella consente di visualizzare i messaggi CallPilot utilizzando il modulo personalizzato CallPilot anziché il modulo Outlook standard. Il modulo personalizzato CallPilot consente la riproduzione dei messaggi vocali CallPilot mediante un semplice clic del mouse. Modulo di composizione predefinito: consente di selezionare il modulo predefinito da visualizzare quando si crea un nuovo messaggio CallPilot. Modulo inoltro/risposta predefinito: consente di selezionare il modulo predefinito visualizzato per rispondere o inoltrare un messaggio CallPilot. Includi intestazione messaggio in inoltro/risposta: consente di selezionare se si desidera che le intestazioni dei messaggi di testo vengano copiate nei messaggi inoltrati e nelle risposte. Se si deseleziona questa casella, le intestazioni dei messaggi di testo non vengono visualizzate. Includi frontespizio nell'inoltro del fax: per informazioni sull'aggiunta o la modifica di un frontespizio, vedere Inclusione di un frontespizio in un messaggio fax alla pagina 27. Converti messaggi vocali in uscita in WAV per destinatari non CallPilot: selezionare questa casella per convertire automaticamente i messaggi vocali in formato WAV quando vengono inviati a utenti non CallPilot. Controlla l'ortografia prima dell'invio: selezionare questa casella se si desidera che sui messaggi di testo creati con il modulo predefinito di CallPilot venga eseguito automaticamente un controllo ortografico quando si fa clic su Invia. Se la casella è deselezionata, è possibile eseguire il controllo ortografico manualmente. Il controllo ortografico viene eseguito solo se Microsoft Word è installato. CallPilot utilizza la funzione di controllo ortografico di base disponibile in Microsoft Word. Alcune delle opzioni avanzate di controllo ortografico non Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

60 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook vengono applicate nei messaggi CallPilot, ad esempio l'opzione per ignorare gli indirizzi Internet e quelli dei file. Mostra indicatore di attesa dei messaggi su barra delle applicazioni: consente di visualizzare l'indicatore di attesa dei messaggi nella barra delle applicazioni di Windows. L'indicatore diventa rosso quando si riceve un nuovo messaggio e fornisce le informazioni sullo stato della casella vocale CallPilot. Abilita regola di inoltro dei messaggi: consente di attivare una regola di inoltro dei messaggi configurata. Si tratta di una regola che permette di inoltrare i messaggi CallPilot a un indirizzo di posta elettronica esterno o a una cartella Posta in arrivo di CallPilot. Se la casella non viene visualizzata, l'amministratore CallPilot non consente questa operazione, oppure è stata attivata l'opzione Accesso anonimo. Se la casella non è selezionabile, non è stata configurata alcuna regola di inoltro dei messaggi. Configura regola di inoltro dei messaggi: consente di connettersi direttamente all'applicazione My CallPilot e configurare le impostazioni per l'inoltro di messaggi CallPilot a un indirizzo di posta elettronica esterno o a una casella di Posta in arrivo CallPilot. Se il collegamento non viene visualizzato, l'amministratore CallPilot non consente questa operazione. 4. Terminate le operazioni di modifica, fare clic su OK. Per l'applicazione di alcune modifiche potrebbe essere necessario riavviare Outlook. Modifica delle impostazioni della rubrica Le impostazioni predefinite della rubrica vengono configurate dall'amministratore. Se necessario, è possibile modificare tali impostazioni. Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Rubrica per visualizzare le impostazioni correnti. 60 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

61 Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica 3. Apportare le modifiche alle seguenti opzioni, come desiderato. Percorso: rappresenta il percorso della Rubrica CallPilot locale. Base di ricerca LDAP: rappresenta la directory radice per il reparto della società o dell'organizzazione che utilizza il server CallPilot e deve corrispondere alla directory radice configurata sul server. Per scaricare la Rubrica CallPilot, è necessario impostare correttamente la base di ricerca LDAP. Per informazioni sulla base di ricerca LDAP appropriata, contattare l'amministratore CallPilot. Ordine: specificare se i nominativi contenuti nella Rubrica CallPilot sono organizzati in base al nome o al cognome. Notifica modifiche della base di ricerca LDAP: selezionare questa casella se si desidera ricevere una notifica quando la base di ricerca LDAP definita sul server CallPilot viene modificata. Cerca nella rubrica del server: selezionare questa opzione per utilizzare la Rubrica CallPilot sulla rete. Collegandosi alla Rubrica CallPilot presente sulla rete si è certi di disporre di informazioni sempre aggiornate. Per utilizzare questa opzione, è necessario essere connessi alla rete. Scarica la rubrica del server in quella locale: selezionare questa opzione per utilizzare la copia della Rubrica CallPilot memorizzata sul computer. Se si seleziona questa opzione, è possibile accedere alla Rubrica CallPilot anche se la connessione alla rete non è attiva (modalità non in linea). Per mantenere la Rubrica CallPilot sempre aggiornata, scaricarla a intervalli regolari. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

62 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook Promemoria scaricamento rubrica: consente di ricevere un promemoria e di impostare un intervallo in giorni tra i promemoria. Utilizza solo server CallPilot locale: consente di limitare la Rubrica CallPilot agli indirizzi presenti sul server CallPilot locale. Se questa casella non è selezionata, la Rubrica CallPilot include gli indirizzi presenti su tutti i server CallPilot della rete o in una cartella di rete comune Avaya impostata dall'amministratore del sistema, in base alla sede. Se la casella non è selezionabile, è disponibile solo la Rubrica CallPilot presente sul server locale. 4. Terminate le operazioni di modifica, fare clic su OK. Per l'applicazione di alcune modifiche potrebbe essere necessario riavviare Outlook. Per accedere come utente anonimo È possibile effettuare l'accesso come utente anonimo. 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Rubrica. 3. Fare clic su Avanzate. 4. Selezionare la casella di controllo Accesso anonimo. 5. Fare clic su OK. Quando si deseleziona la casella di controllo Accesso anonimo, il software di Desktop Messaging scarica anche i numeri BDL, SDL e PDL dell'utente come parte della rubrica. Quando la casella di controllo Accesso anonimo è selezionata, i numeri BDL, SDL e PDL dell'utente vengono ignorati. Per scaricare la rubrica sul computer È possibile scaricare la Rubrica CallPilot dal server sul computer per utilizzarla in modalità non in linea. 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Rubrica. 62 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010

63 Modifica delle impostazioni audio 3. Selezionare Scarica la rubrica del server in quella locale. 4. Fare clic su Scarica, quindi su OK quando viene visualizzato un messaggio che notifica il completamento del download. Pertanto, quando si specifica un indirizzo per un messaggio CallPilot, si accede alla Rubrica CallPilot scaricata, sia in modalità in linea che non in linea. 5. Per garantire che la Rubrica CallPilot venga scaricata regolarmente, selezionare la casella di controllo Promemoria scaricamento rubrica CallPilot ogni, quindi impostare il numero di giorni per l'intervallo di tempo tra i promemoria. 6. Fare clic su OK. 7. Per garantire che le modifiche vengano applicate, chiudere e riaprire Outlook. Modifica delle impostazioni audio Per modificare il dispositivo audio e il volume È possibile riprodurre e registrare i messaggi dal telefono o dal computer. 1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. 2. Fare clic sulla scheda Audio per visualizzare le impostazioni audio correnti. Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre

64 Uso di Desktop Messaging per Microsoft Outlook 3. Se si desidera riprodurre e registrare i messaggi vocali dal telefono, nella sezione Periferica fare clic su Telefono. Verificare che il numero di telefono visualizzato sia corretto. Altrimenti, se si desidera riprodurre e registrare i messaggi vocali attraverso gli altoparlanti e il microfono del computer, fare clic su Computer. È possibile modificare il dispositivo audio anche sul CallPilot Player. 4. Se si desidera che le impostazioni del volume di CallPilot corrispondano a quelle degli altoparlanti e del microfono del computer, nella sezione Volume, selezionare le caselle di controllo Usa volume degli altoparlanti del sistema e Usa livello del microfono del sistema. 5. Se si desidera ricevere un promemoria che ricordi di selezionare tali caselle prima di riprodurre o registrare i messaggi vocali, fare clic su Verifica le impostazioni prima di riprodurre. 6. Se si desidera scaricare sul computer i messaggi vocali prima di riprodurli, selezionare Scarica file prima di riprodurre. Questa opzione è utile se si utilizza un modem. 7. Fare clic su OK. Collegamento a My CallPilot Desktop Messaging consente di effettuare il collegamento alle risorse Web di My CallPilot. È possibile scegliere di aprire la home page o la pagina di Saluti vocali. Per visualizzare o 64 Guida in linea di Avaya CallPilot Desktop Messaging per Microsoft Outlook Novembre 2010