Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot

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1 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot 5.0 NN , Novembre 2010

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3 Sommario Capitolo 1: Servizio clienti...7 Come ottenere la documentazione tecnica...7 Come ottenere formazione sui prodotti...7 Come contattare un distributore o un rivenditore...7 Come ottenere assistenza tecnica dal sito Web di Avaya...8 Capitolo 2: Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot...9 Uso di CallPilot...9 Come utilizzare la guida...9 Termini di CallPilot...10 Numeri di accesso...10 Casella vocale...10 Password...10 Strumenti della Guida...10 Istruzioni vocali...10 Guida sensibile al contesto...11 My CallPilot...11 Guida stampata...11 Comandi della tastiera di CallPilot...12 Uso dei comandi standard...12 Riproduzione e registrazione...13 Comandi dei messaggi e della casella vocale...13 Sempre disponibili...13 Accesso alla casella vocale...13 Per effettuare l'accesso per la prima volta...14 Per effettuare l'accesso...14 Per effettuare l'accesso da un fax...14 Per effettuare l'accesso mediante la funzione Connessione automatica...15 Per disconnettersi...15 Modifica della password...15 Per cambiare la password...15 Scelta di una password protetta...16 Registrazione del nome...16 Per registrare una verifica personale...16 Per riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la verifica personale...17 Per tornare ai messaggi...17 Registrazione delle risposte personalizzate...17 Per registrare la risposta personalizzata...17 Per riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la risposta personalizzata...18 Per impostare la data di scadenza della risposta temporanea...18 Per tornare ai messaggi...19 Assegnazione di un operatore personalizzato...19 Per verificare e assegnare il numero dell'operatore personalizzato...19 Blocco dei messaggi...19 Per bloccare i messaggi e impostare le opzioni...20 Attivazione o disattivazione della funzione Connessione automatica...20 Ritorno ai comandi vocali...20 Riproduzione dei messaggi...21 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

4 Per riprodurre i messaggi...21 Per verificare e rispondere ai messaggi...22 Modifica della velocità di un messaggio...22 Per aumentare o diminuire la velocità di riproduzione di un messaggio...23 Modifica del volume di un messaggio...23 Per aumentare o diminuire il volume di un messaggio...23 Eliminazione e recupero dei messaggi...23 Per eliminare un messaggio...24 Per recuperare un messaggio...24 Memorizzazione dei messaggi...24 Stampa dei messaggi fax...24 Per stampare i messaggi fax...24 Per stampare con il fax da cui si sta effettuando la chiamata...25 Ascolto dei messaggi di posta elettronica...25 Per verificare i messaggi di posta elettronica...26 Per modificare le impostazioni dell'account di posta elettronica per CallPilot...27 Chiamata al mittente di un messaggio...27 Per chiamare il mittente...27 Risposta al mittente...27 Per registrare una risposta per il mittente...28 Risposta al mittente e a tutti i destinatari...28 Per registrare una risposta per il mittente e tutti i destinatari di un messaggio...28 Inoltro di un messaggio...29 Per inoltrare un messaggio...29 Per inoltrare un fax...30 Composizione di un messaggio...30 Per indirizzare, registrare e inviare un messaggio...30 Per annullare un indirizzo...31 Specificazione di un destinatario per un messaggio...31 Per indirizzare un messaggio a una casella vocale locale...32 Per indirizzare un messaggio a una lista di distribuzione...32 Per indirizzare un messaggio a una casella vocale di un altro sito di rete...32 Per indirizzare un messaggio a una casella vocale di una rete aperta...32 Per indirizzare un messaggio a un utente Internet...32 Per indirizzare un messaggio a un telefono o fax...33 Specificazione dei destinatari tramite nome...33 Per specificare un destinatario tramite nome...33 Verifica e modifica di un messaggio...34 Aggiunta di opzioni messaggio...34 Per aggiungere l'opzione Urgente...35 Per aggiungere l'opzione Economico...35 Per aggiungere l'opzione Privato...35 Per richiedere una conferma di ricezione del messaggio...35 Per impostare un'ora di consegna di un messaggio...36 Aggiunta di allegati...36 Per aggiungere un allegato a un messaggio...36 Per allegare un messaggio fax con un apparecchio fax...37 Messaggistica immediata...37 Per inviare un messaggio vocale senza effettuare l'accesso...38 Per inviare un messaggio fax senza effettuare l'accesso...40 Selezione diretta Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

5 Per effettuare una chiamata quando si è collegati...41 Per effettuare una chiamata quando si è collegati utilizzando la composizione alfabetica...41 Per raggiungere il numero dell'operatore personalizzato quando si è collegati...41 Liste di distribuzione personali...42 Per creare una lista di distribuzione personale...42 Per riprodurre, modificare o eliminare una lista di distribuzione personale...43 Notifica remota...43 Per impostare la funzione di notifica remota la prima volta...44 Per attivare o disattivare la funzione di notifica remota...44 Per tornare ai messaggi...44 Impostazione della funzione di notifica remota...45 Schema di pianificazione delle notifiche remote...45 Per modificare il tipo di messaggio di notifica...46 Per modificare i giorni di notifica...47 Per modificare le ore di notifica...47 Attivare o disattivare l'inoltro dei messaggi...48 Per attivare e disattivare l'inoltro dei messaggi...49 Modifica delle opzioni fax...49 Per modificare le opzioni fax...50 Per attivare o disattivare la stampa automatica...50 Per modificare la stampante predefinita...50 Per attivare o disattivare la stampa della pagina di separazione fax...51 Quando si effettuano le chiamate...51 Interruzione della risposta personalizzata...52 Collegamento all'operatore personalizzato...52 Selezione diretta di un altro numero...52 Modifica dei messaggi registrati...52 Aggiunta di opzioni ai messaggi registrati...53 Aggiunta di un allegato fax al messaggio registrato...53 Per effettuare l'accesso dopo aver lasciato un messaggio...53 Numeri di CallPilot...53 Numeri di accesso...53 Numeri di servizio...54 Prefissi per l'indirizzamento...54 Servizio di modifica password...54 Indice...57 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

6 6 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

7 Capitolo 1: Servizio clienti Visitare il sito Web di Avaya per accedere alla gamma completa di servizi e assistenza fornita da Avaya. Andare all'indirizzo oppure visitare una delle pagine elencate nelle sezioni riportate di seguito. Navigazione Come ottenere la documentazione tecnica alla pagina 7 Come ottenere formazione sui prodotti alla pagina 7 Come contattare un distributore o un rivenditore alla pagina 7 Come ottenere assistenza tecnica dal sito Web di Avaya alla pagina 8 Come ottenere la documentazione tecnica Per scaricare e stampare determinate pubblicazioni tecniche e note di rilascio direttamente da Internet, andare all'indirizzo Come ottenere formazione sui prodotti È disponibile la formazione continua sui prodotti. Per ulteriori informazioni o per registrarsi, accedere al sito Web all'indirizzo Da questo sito Web, è possibile individuare i contatti per la formazione nel riquadro di navigazione sulla sinistra. Come contattare un distributore o un rivenditore Se si acquista un contratto di assistenza per un prodotto Avaya da un distributore o un rivenditore autorizzato, contattare l'assistenza tecnica del distributore o del rivenditore stesso. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

8 Servizio clienti Come ottenere assistenza tecnica dal sito Web di Avaya Il modo più semplice ed efficace per ottenere assistenza tecnica per i prodotti Avaya è tramite il sito Web di assistenza tecnica di Avaya all'indirizzo 8 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

9 Capitolo 2: Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Avaya CallPilot di Avaya rappresenta un sistema avanzato per le comunicazioni aziendali che garantisce un'eccellente flessibilità nella gestione dei messaggi. È possibile utilizzare CallPilot dal telefono o dal computer. Di seguito vengono illustrate alcune funzioni di CallPilot che è possibile utilizzare specificando i comandi sulla tastiera del telefono multifrequenza: Riproduzione dei messaggi Inoltro e risposta ai messaggi Composizione, modifica e invio dei messaggi Composizione e specifica del destinatario per nome o numero Aggiunta di opzioni messaggi quali Urgente, Privato e Invio differito Creazione di liste di distribuzione personalizzate per inviare i messaggi Ricezione di una notifica remota dei messaggi in arrivo Ricezione, stampa e invio dei messaggi fax Ascolto dei messaggi di posta elettronica Attivazione o disattivazione dell'inoltro dei messaggi Alcune funzioni, ad esempio i messaggi fax e l'ascolto dei messaggi di posta elettronica, sono opzionali. Per informazioni sulla disponibilità delle funzioni, consultare l'amministratore del sistema. Uso di CallPilot Come utilizzare la guida In questa guida viene descritto l'uso di CallPilot dalla tastiera del telefono multifrequenza. Se si desidera utilizzare una funzione o un servizio descritti in questa guida, ma non è possibile accedervi, rivolgersi all'amministratore. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

10 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Termini di CallPilot Numeri di accesso L'amministratore fornisce i numeri di accesso necessari per CallPilot. Conservare una copia dei numeri in Numeri di CallPilot alla pagina 53. Casella vocale La casella vocale di CallPilot è in grado di memorizzare i messaggi, le risposte personalizzate, le liste di distribuzione e altre impostazioni personali. È possibile accedere alla casella vocale in qualsiasi momento per riprodurre i messaggi e utilizzare tutte le funzioni e tutti i servizi disponibili in CallPilot. L'amministratore assegna all'utente un numero di casella vocale che generalmente corrisponde al numero dell'interno dell'utente. Password La password personale consente di proteggere la casella vocale e il suo contenuto. L'interazione dell'utente con CallPilot è riservata, pertanto solo l'utente in possesso della password è autorizzato ad accedere alla propria casella vocale. Strumenti della Guida Istruzioni vocali Le istruzioni vocali di CallPilot forniscono indicazioni dettagliate per l'esecuzione delle operazioni dal telefono. Indicano, inoltre, cosa fare in seguito e le opzioni disponibili, in modo tale che l'utente non debba ricordare ogni operazione da eseguire. È possibile interrompere un'istruzione premendo il tasto che consente di passare all'operazione successiva. 10 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

11 Guida sensibile al contesto Guida sensibile al contesto Una volta entrati nella casella vocale, è possibile premere in qualsiasi momento il tasto asterisco (*) del telefono per avere assistenza. È possibile ascoltare quali opzioni sono disponibili per l'operazione successiva. My CallPilot Dal computer è possibile utilizzare My CallPilot, un'applicazione basata sul Web che consente di visualizzare una pagina di informazioni utili specifiche per le opzioni della casella vocale e le funzioni e i servizi disponibili. Guida stampata Oltre a questa guida in linea, sono disponibili una scheda di riferimento rapido e una guida tascabile in formato cartaceo, da conservare in prossimità del telefono o da portare con sè in viaggio. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

12 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Comandi della tastiera di CallPilot Uso dei comandi standard CallPilot offre molti comandi standard comuni a tutte le funzioni. Non è quindi necessario un menu principale. Ad esempio, il comando Esegui è associato sempre al tasto 2, Registra al 12 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

13 Riproduzione e registrazione tasto 5 e Assistenza al tasto *. Una volta imparati questi comandi standard, è possibile utilizzare tutte le funzioni di CallPilot senza memorizzare ogni operazione. Riproduzione e registrazione Per riprodurre i messaggi e per registrare messaggi e risposte personalizzate, utilizzare questi comandi standard: Comandi dei messaggi e della casella vocale Per accedere ad altre funzioni dall'elenco messaggi, utilizzare questi due gruppi di comandi. I comandi da utilizzare sul messaggio corrente iniziano con 7. I comandi da utilizzare per gestire la casella vocale iniziano con 8. Sempre disponibili Premere il tasto asterisco (*) in qualsiasi momento per la guida sensibile al contesto. Premere il tasto cancelletto (#) per arrestare la riproduzione o la registrazione, per annullare la selezione di un menu, per terminare l'immissione di dati o la specifica dei destinatari. Accesso alla casella vocale Per accedere alla casella vocale di CallPilot, è necessario disporre del numero di accesso ai messaggi multimediali di CallPilot nonché del numero e della password della casella vocale. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

14 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Questi e altri numeri necessari per le funzioni e i servizi di CallPilot sono forniti dall'amministratore. Conservare una copia dei numeri in Numeri di CallPilot alla pagina 53. Per effettuare l'accesso per la prima volta L'amministratore fornisce all'utente una password provvisoria da modificare durante il primo accesso. 1. Scegliere la nuova password. Vedere Modifica della password alla pagina Seguire le operazioni di accesso descritte di seguito, utilizzando la password provvisoria. 3. Quando viene chiesto di inserire la nuova password, seguire le istruzioni. Vedere Modifica della password alla pagina 15. Per effettuare l'accesso È possibile accedere alla casella vocale da qualsiasi telefono multifrequenza. Quando si accede dal proprio telefono, è possibile premere un tasto messaggi invece di comporre il numero di accesso. 1. Comporre il numero di accesso alla messaggistica multimediale di CallPilot oppure premere il tasto messaggi sul telefono. 2. Inserire il numero della casella vocale e premere #. In alternativa premere solo # sul telefono. 3. Inserire la password e premere #. A questo punti si è entrati nella casella vocale e si possono utilizzare tutti i comandi dell'elenco dei messaggi. Per effettuare l'accesso da un fax È possibile accedere alla casella vocale da un fax utilizzando il numero di accesso del fax stesso. Seguire le operazioni necessarie per accedere, come descritto in precedenza. Per informazioni sulla stampa con un apparecchio fax, vedere Stampa dei messaggi fax alla pagina Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

15 Per effettuare l'accesso mediante la funzione Connessione automatica Per effettuare l'accesso mediante la funzione Connessione automatica Connessione automatica è un'opzione che consente un accesso più semplice, perché non richiede di inserire il numero di casella vocale e la password. L'amministratore può consentire l'uso di numeri protetti, ad esempio il numero dell'ufficio o di casa, per l'opzione Connessione automatica. Vedere Attivazione o disattivazione della funzione Connessione automatica alla pagina 20. Per accedere alla casella vocale quando l'opzione Connessione automatica è attiva, comporre il numero di accesso di CallPilot oppure premere il tasto messaggi per uno dei numeri specificati per la Connessione automatica. Per disconnettersi Al termine della sessione CallPilot, premere 8 3 per disconnettersi oppure riagganciare. Modifica della password Quando si effettua il primo accesso, è necessario modificare la password assegnata. In seguito, è possibile modificare la password ogni qualvolta lo si ritiene necessario. L'amministratore imposta la lunghezza minima della password. Per cambiare la password 1. Mentre si è collegati alla casella vocale, premere Inserire la password attuale e premere #. Nota: Se dispone di un telefono con display, è possibile che vengano visualizzati trattini e non numeri. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

16 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot 3. Inserire la nuova password e premere #. 4. Inserire una seconda volta la nuova password e premere #. Se la password è scaduta, seguire le operazioni per la modifica della password. Se si dimentica la password, l'amministratore può assegnarne una provvisoria, che deve essere modificata subito dopo l'accesso al sistema. Scelta di una password protetta CallPilot non consente all'utente di utilizzare password troppo brevi, troppo semplici o quelle utilizzate di recente. Inoltre, richiede la modifica della password a intervalli regolari impostati dall'amministratore. Proteggere la casella vocale scegliendo password difficili da scoprire. Scegliere una password facile da ricordare per l'utente che la utilizza, ma difficile da scoprire per chiunque altro. Ad esempio, è possibile creare una password unica e facile da ricordare combinando lettere e numeri sulla tastiera del proprio telefono. Registrazione del nome La verifica personale viene utilizzata nelle risposte personalizzate e nei messaggi con destinatari, nei messaggi immediati, nella composizione alfabetica e nella notifica remota. Per registrare una verifica personale 1. Mentre si è collegati alla casella vocale, premere 8 2 per le risposte personalizzate e 9 per registrare il proprio nome. 2. Quando richiesto, inserire il numero della casella vocale e premere #. Viene fatto ascoltare il nome registrato corrente, se già presente. 3. Premere 5 per eseguire la registrazione. Attendere il segnale acustico e registrare il nome. 4. Premere # per terminare la registrazione. 16 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

17 Per riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la verifica personale Per riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la verifica personale È possibile riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la verifica personale così come le risposte personalizzate. Vedere Registrazione delle risposte personalizzate alla pagina 17. Se si elimina la verifica personale, la persona che chiama sentirà solo il numero della casella vocale o il nome pronunciato una lettera alla volta. Per tornare ai messaggi Terminata la registrazione della verifica personale, premere 4. Registrazione delle risposte personalizzate È possibile registrare risposte personalizzate esterne, interne e temporanee. Chi chiama dall'esterno dell'organizzazione ascolterà la risposta esterna, mentre chi chiama dall'interno dell'organizzazione ascolterà la risposta interna. Se non si registra alcuna risposta personalizzata interna, tutti ascolteranno quella esterna. È possibile registrare una risposta temporanea in cui si avvisa chi chiama di non essere in ufficio. Tutti coloro che chiamano ascolteranno la risposta temporanea, se registrata. Indicare a chi chiama gli orari o i giorni in cui si sarà assenti e quando si controlleranno i messaggi. È possibile impostare la casella vocale in modo tale che rifiuti i messaggi quando non si è in ufficio. Vedere Blocco dei messaggi alla pagina 19. Utilizzare una risposta breve e informativa e registrarla con voce chiara. Verificare la risposta chiamando il proprio numero da telefoni interni ed esterni. Per registrare la risposta personalizzata 1. Mentre si è collegati alla casella vocale, premere Premere 1 per la risposta personalizzata esterna, 2 per la risposta personalizzata interna o 3 per la risposta temporanea. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

18 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot 3. Premere 5 per eseguire la registrazione. Attendere il segnale acustico e registrare la risposta personalizzata. 4. Premere # per terminare la registrazione. Per riprodurre, eliminare o registrare nuovamente la risposta personalizzata Mentre si ascolta la risposta personalizzata, è possibile riprodurla, eliminarla o registrarla nuovamente. Per riprodurre la risposta personalizzata, premere 2. Per eliminare la risposta personalizzata, premere 7 6. Per registrare nuovamente la risposta personalizzata o apportarvi delle aggiunte, premere 5 nel punto in cui si desidera iniziare la registrazione. Registrare la nuova risposta personalizzata e premere #. Per impostare la data di scadenza della risposta temporanea È possibile impostare mese, giorno e ora di scadenza della risposta temporanea. Quando la risposta temporanea scade, chi chiama ascolta la risposta personalizzata esterna o interna. 1. Mentre si ascolta la risposta temporanea, premere 9 per impostare la data di scadenza. 2. Inserire il mese, il giorno e l'ora, premendo # dopo ogni immissione. Per il mese o il giorno corrente, premere solo #. Per impostare l'ora sulle 9:00, premere #. Per le ore del mattino premere 1, per le ore del pomeriggio premere 2. L'ora di scadenza sarà alle 9:00 nel fuso orario in cui si trova la casella vocale. Per impostare l'ora di scadenza standard un minuto dopo la mezzanotte del giorno specificato, premere #. Per non impostare alcuna scadenza, premere ###. Se non si imposta una data di scadenza o se si preme # per mese, giorno o ora, la risposta temporanea resta attiva fino a quando non viene eliminata. 18 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

19 Per tornare ai messaggi Per tornare ai messaggi Terminata la registrazione delle risposte personalizzate, premere 4. Assegnazione di un operatore personalizzato È possibile offrire a chi chiama la possibilità di lasciare un messaggio o di parlare con un assistente o collega. Nella risposta personalizzata, comunicare a chi chiama che è possibile premere 0 se si desidera parlare con qualcun altro qualora la persona desiderata non fosse in ufficio. Il numero dell'operatore personalizzato è il numero raggiunto da chi chiama quando si preme 0. Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità di questa funzione. Per verificare e assegnare il numero dell'operatore personalizzato 1. Mentre si è collegati alla casella vocale, premere 8 0 per le relative opzioni e 1 per verificare il numero dell'operatore personalizzato. Viene fatto ascoltare il numero dell'operatore personalizzato attualmente utilizzato. 2. Inserire il nuovo numero dell'operatore personalizzato, quindi premere #. Blocco dei messaggi È possibile impedire temporaneamente a chi chiama di lasciare messaggi nella casella vocale. È possibile scegliere di passare chi chiama a un operatore oppure di scollegarlo. Per una maggiore cortesia verso chi chiama, quando è attivo il blocco dei messaggi è possibile registrare una risposta personalizzata temporanea in cui vengono forniti i dettagli sull'assenza e le istruzioni da seguire. Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità del blocco dei messaggi. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

20 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Per bloccare i messaggi e impostare le opzioni 1. Premere 8 0 per le opzioni della casella vocale e 7 per il blocco dei messaggi. 2. Attivare o disattivare il blocco dei messaggi: Per tenerlo sempre attivato, premere 1. Per disattivarlo, premere 2. Per bloccare i messaggi solo quando è attiva una risposta personalizzata temporanea, premere Per consentire a chi chiama di parlare con l'operatore personalizzato assegnato, premere 1. Per far terminare la chiamata subito dopo la risposta personalizzata, premere 2. Attivazione o disattivazione della funzione Connessione automatica Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità della funzione Connessione automatica. Vedere Per effettuare l'accesso mediante la funzione Connessione automatica alla pagina Mentre si è collegati alla casella vocale, premere 8 0 per le opzioni della casella vocale e 4 per la connessione automatica. 2. Premere 1 per attivare la Connessione automatica oppure 2 per disattivarla. Ritorno ai comandi vocali Quando si è collegati alla casella vocale mediante la messaggistica ad attivazione vocale e si passa ai comandi della tastiera, è possibile tornare ai comandi vocali molto semplicemente. Premere 8 5 per gli Strumenti di CallPilot e 4 per tornare alla messaggistica ad attivazione vocale. 20 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

21 Riproduzione dei messaggi Riproduzione dei messaggi CallPilot segnala la presenza di nuovi messaggi sul telefono mediante una spia dei messaggi in attesa o un tono di chiamata particolare percepibile sollevando il ricevitore. I messaggi possono essere vocali, fax, vocali e fax oppure di posta elettronica. I messaggi di posta elettronica sono contenuti in un elenco separato (vedere Ascolto dei messaggi di posta elettronica alla pagina 25). Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità delle opzioni fax e di posta elettronica. Il riepilogo della casella vocale indica il numero di nuovi messaggi vocali e fax nell'elenco di messaggi con le eventuali priorità. Indica inoltre l'eventuale presenza di messaggi registrati non inviati e di messaggi fax stampati. Le intestazioni dei messaggi indicano il nome del mittente e la data e l'ora di ricezione del messaggio. I fax hanno un ID e uno stato di stampa. Per riprodurre i messaggi Quando si accede a CallPilot, è possibile ascoltare il riepilogo della casella vocale e, successivamente, l'intestazione del primo nuovo messaggio. L'ordine dei messaggi è impostato dall'amministratore o dall'utente in CallPilot. Se è attiva la funzione di riproduzione automatica, i messaggi vengono riprodotti automaticamente. 1. Nell'elenco dei messaggi, è possibile riprodurre qualsiasi messaggio. Per riprodurre il messaggio corrente, premere 2. Per passare al messaggio successivo, premere 6; per passare al messaggio precedente, premere 4. Per andare a un messaggio specifico, premere 8 6, inserire il numero del messaggio e premere #. Per partire dall'ultimo messaggio dell'elenco, premere Una volta riprodotti i messaggi, premere 8 3 per scollegarsi da CallPilot o riagganciare. È anche possibile restare collegati per utilizzare altre funzioni di messaggistica. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

22 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Per verificare e rispondere ai messaggi Durante la riproduzione di un messaggio, è possibile utilizzare questi comandi: Per tornare indietro di cinque secondi nel messaggio, premere 1; per andare avanti di cinque secondi nel messaggio, premere 3. Per mettere in pausa, premere #; per continuare, premere 2. Per diminuire la velocità di un messaggio, premere 2 1; per aumentarla, premere 2 3. È possibile aumentare la velocità del messaggio di tre volte e diminuirla di due volte rispetto alla velocità normale. Per abbassare il volume del messaggio, premere 2 4; per aumentare il volume del messaggio, premere 2 6. È possibile aumentare il volume del messaggio di tre volte e diminuirlo di due volte rispetto al volume normale. Al successivo accesso, il volume del messaggio sarà normale. È possibile utilizzare questi comandi prima, durante o dopo la riproduzione di un messaggio: Per riprodurre l'intestazione di un messaggio, premere 7 2. Per selezionare il messaggio da eliminare quando si esce dall'applicazione e passare a quello successivo, premere 7 6. Per recuperare il messaggio eliminato (prima di uscire), tornare al messaggio e premere 7 6. Per stampare un messaggio fax, premere 7 7. Vedere Stampa dei messaggi fax alla pagina 24. Per rispondere al messaggio, vedere Chiamata al mittente di un messaggio alla pagina 27, Risposta al mittente alla pagina 27, Risposta al mittente e a tutti i destinatari alla pagina 28 e Inoltro di un messaggio alla pagina 29. Premere 7 * per assistenza sui comandi dei messaggi. Modifica della velocità di un messaggio Durante la riproduzione di un messaggio è possibile modificarne la velocità. Ad esempio, se chi chiama parla molto velocemente, è possibile diminuire la velocità del messaggio. 22 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

23 Per aumentare o diminuire la velocità di riproduzione di un messaggio Per aumentare o diminuire la velocità di riproduzione di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio, premere 2 1 per diminuire la velocità, 2 3 per aumentarla. È possibile aumentare la velocità del messaggio di tre volte e diminuirla di due volte rispetto alla velocità normale. Modifica del volume di un messaggio Durante la riproduzione di un messaggio è possibile modificarne il volume. Ad esempio, se un messaggio viene riprodotto in un ambiente rumoroso, è possibile aumentare il volume per sentire meglio. Quando si è collegati a CallPilot, tutti i messaggi vengono riprodotti con il livello di volume impostato, a meno che non venga modificato. Al successivo accesso, il volume del messaggio sarà normale. Per aumentare o diminuire il volume di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio, premere 2 4 per abbassare il volume oppure 2 6 per aumentarlo. È possibile aumentare il volume del messaggio di tre volte e diminuirlo di due volte rispetto al volume normale. Eliminazione e recupero dei messaggi È possibile eliminare e recuperare (annullare l'eliminazione) un messaggio prima, durante e dopo la riproduzione. I messaggi eliminati vengono rimossi dalla casella vocale al termine della sessione di CallPilot. Non è possibile recuperare un messaggio dopo la disconnessione. Nota: L'amministratore può configurare CallPilot in modo che elimini automaticamente i messaggi non letti dopo un determinato intervallo di tempo. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

24 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Per eliminare un messaggio Mentre si visualizza un messaggio, premere 7 6 per selezionarlo per l'eliminazione dopo la disconnessione e passare al messaggio successivo. Per recuperare un messaggio Prima di scollegarsi, tornare al messaggio che è stato selezionato per l'eliminazione e premere 7 6 per recuperarlo. Memorizzazione dei messaggi I messaggi riprodotti vengono automaticamente eliminati in base a una pianificazione impostata dall'amministratore. È possibile verificare e recuperare i messaggi eliminati automaticamente. Per recuperare un messaggio eliminato automaticamente, quando richiesto, premere 7 6. Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità di questa funzione. Stampa dei messaggi fax In CallPilot, è possibile ricevere un messaggio fax nella casella vocale e stamparlo al numero fax selezionato. Un messaggio fax può contenere solo un fax o un fax allegato a un messaggio vocale. Un messaggio vocale può contenere più di un allegato fax. Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità di questa opzione. Vedere Modifica delle opzioni fax alla pagina 49, per impostare un numero di fax predefinito oppure selezionare la stampa automatica. Per stampare i messaggi fax È possibile stampare solo uno o tutti i messaggi fax. 24 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

25 Per stampare con il fax da cui si sta effettuando la chiamata 1. Mentre si visualizza un messaggio fax o con un allegato fax, premere 7 7 per la funzione Stampa. Per stampare solo il fax, premere 1. Per stampare tutti i fax non stampati al termine della riproduzione dei messaggi, premere 2. Per stampare tutti i fax presenti nella casella vocale, premere Specificare dove CallPilot dovrà stampare il fax. Inserire il numero di fax da cui eseguire la stampa e premere #. In alternativa, premere # per stampare al numero di fax predefinito. Vedere Modifica delle opzioni fax alla pagina Quando CallPilot conferma la selezione, premere #. Per stampare con il fax da cui si sta effettuando la chiamata È possibile stampare con il fax dal quale si sta effettuando la chiamata accedendo alla casella vocale dal fax con il numero di accesso del fax stesso. Stampare i fax alla fine della sessione della casella vocale. CallPilot viene scollegato quando si avvia la stampa del fax. 1. Accedere da un apparecchio fax con il numero di accesso del fax stesso. 2. Mentre si visualizza un messaggio fax o con un allegato fax, premere 7 7 per la funzione Stampa. Per stampare solo il fax, premere 1. Per stampare tutti i fax non stampati al termine della riproduzione dei messaggi, premere 2. Per stampare tutti i fax presenti nella casella vocale, premere Premere 0 # quando richiesto per inserire il numero fax. 4. Premere Invia o il pulsante di avvio del fax. Ascolto dei messaggi di posta elettronica Quando si è collegati a CallPilot, è possibile verificare la presenza di nuovi messaggi di posta elettronica, scorrere velocemente l'elenco dei messaggi e ascoltare il mittente e l'oggetto di ciascun messaggio. È possibile ascoltare il contenuto di un messaggio di posta elettronica e Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

26 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot quindi stampare il messaggio tramite il fax. Contattare l'amministratore per verificare la disponibilità di questa funzione. Per verificare i messaggi di posta elettronica 1. Quando si è collegati a CallPilot, premere 8 9 per passare dall'elenco dei messaggi vocali all'elenco dei messaggi di posta elettronica. CallPilot inizia a recuperare i nuovi messaggi di posta elettronica presenti nella cartella Posta in arrivo. 2. Durante l'attesa, è possibile premere 8 9 per tornare ai messaggi vocali. Premere nuovamente 8 9 per passare ai messaggi di posta elettronica. Una volta eseguita l'operazione, CallPilot indica il numero dei nuovi messaggi di posta elettronica ricevuti. 3. Ascoltare le informazioni sull'intestazione del primo nuovo messaggio, ossia il nome del mittente, l'oggetto, la data e l'ora in cui il messaggio è stato recuperato. È possibile ascoltare il messaggio o premere 6 per passare al nuovo messaggio successivo. 4. Premere 2 per ascoltare il contenuto del messaggio. Utilizzare i comandi di riproduzione standard per mettere in pausa, scorrere indietro o avanti e modificare la velocità di riproduzione e il volume dei messaggi. Vedere Riproduzione dei messaggi alla pagina 21. Per selezionare il messaggio da eliminare quando si esce dall'applicazione, premere 7 6. Per stampare un messaggio di posta elettronica sull'apparecchio fax, premere 7 7. Inserire il numero di fax, quindi premere #, oppure premere # per stampare al numero di fax predefinito. Se si sta chiamando da un apparecchio fax, premere 0 # quando richiesto per inserire il numero di fax e premere Invia o il pulsante di avvio del fax. 5. Al termine della revisione dei messaggi di posta elettronica, premere 8 9 per tornare ai messaggi vocali. Nota: Se il messaggio di posta elettronica è stato inviato in una lingua per cui non è disponibile una traduzione nella lingua indicata nelle preferenze, è possibile che le informazioni sull'intestazione non vengano riprodotte. Nota: Per inoltrare o rispondere ai messaggi di posta elettronica e per comporre nuovi messaggi, è necessario accedere alla posta elettronica dal computer, accedendo all'applicazione di posta elettronica o facendo clic sulla scheda della posta elettronica di My CallPilot. 26 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

27 Per modificare le impostazioni dell'account di posta elettronica per CallPilot Per modificare le impostazioni dell'account di posta elettronica per CallPilot Stabilire la modalità di gestione dei messaggi di posta elettronica di CallPilot modificando le impostazioni di My CallPilot. Ogni volta che si modifica la password per la posta elettronica, è necessario aggiornarla in My CallPilot. Per la lettura dei messaggi, è possibile selezionare una voce maschile o femminile. Chiamata al mittente di un messaggio È possibile chiamare il mittente di un messaggio, purché CallPilot sia in grado di raggiungerlo. Per chiamare il mittente 1. Dopo aver ascoltato il messaggio o durante la riproduzione, premere 9 per chiamare il mittente. 2. Parlare al mittente oppure lasciare un messaggio. 3. Al termine della chiamata, riagganciare. È possibile tornare ai messaggi senza riagganciare e rieseguire l'accesso. Nota: È possibile terminare la sessione tornando al messaggio e quindi riagganciando il ricevitore. Se non si torna al messaggio prima di riagganciare, la sessione termina dopo 2,5 minuti. Risposta al mittente È possibile registrare una risposta per il mittente di un messaggio, purché CallPilot sia in grado di raggiungerlo. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

28 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Per registrare una risposta per il mittente 1. Dopo aver ascoltato il messaggio o durante la riproduzione, premere 7 1 per rispondere al mittente. La risposta viene indirizzata automaticamente e non è necessario inserire un nome o un numero. 2. Premere 5 per registrare la risposta. Attendere il segnale acustico e iniziare la registrazione. 3. Premere # per terminare la registrazione della risposta. Per verificare il messaggio, vedere Verifica e modifica di un messaggio alla pagina 34. Per aggiungere opzioni, vedere Aggiunta di opzioni messaggio alla pagina 34. Per aggiungere allegati, vedere Aggiunta di allegati alla pagina Premere 7 9 per inviare il messaggio. Risposta al mittente e a tutti i destinatari È possibile registrare una risposta per il mittente e tutti i destinatari di un messaggio, purché CallPilot sia in grado di raggiungere i numeri. Per registrare una risposta per il mittente e tutti i destinatari di un messaggio 1. Dopo aver ascoltato un messaggio o durante la riproduzione, premere 7 4 per rispondere al mittente e a tutti i destinatari del messaggio. 28 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

29 Inoltro di un messaggio La risposta viene indirizzata automaticamente e non è necessario specificare nomi o numeri. Per riprodurre l'elenco dei destinatari ai quali verrà inviata la risposta, premere Premere 5 per registrare la risposta. Attendere il segnale acustico e iniziare la registrazione. 3. Premere # per terminare la registrazione della risposta. Per verificare il messaggio, vedere Verifica e modifica di un messaggio alla pagina 34. Per aggiungere opzioni, vedere Aggiunta di opzioni messaggio alla pagina 34. Per aggiungere allegati, vedere Aggiunta di allegati alla pagina Premere 7 9 per inviare il messaggio. Inoltro di un messaggio È possibile inoltrare un messaggio a un'altra casella vocale, a una lista di distribuzione o a un numero di telefono, nonché registrare un'introduzione al messaggio originale. Non è possibile inoltrare un messaggio contrassegnato come Privato. Per inoltrare un messaggio 1. Dopo aver ascoltato il messaggio o durante la riproduzione, premere 7 3 per inoltrarlo. 2. Inserire il numero al quale inoltrare il messaggio e premere #. Ripetere l'operazione per ogni numero al quale si desidera inoltrare il messaggio. Per i dettagli su come indirizzare i messaggi, vedere Specificazione di un destinatario per un messaggio alla pagina 31 e Specificazione dei destinatari tramite nome alla pagina 33. Per annullare un indirizzo, vedere Per annullare un indirizzo alla pagina Dopo aver inserito gli indirizzi, premere nuovamente # per terminare l'elenco. 4. Premere 5 per registrare un'introduzione. Attendere il segnale acustico e iniziare la registrazione. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

30 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot 5. Premere # per terminare la registrazione dell'introduzione. Per verificare il messaggio, vedere Verifica e modifica di un messaggio alla pagina 34. Per aggiungere opzioni, vedere Aggiunta di opzioni messaggio alla pagina 34. Per aggiungere allegati, vedere Aggiunta di allegati alla pagina Premere 7 9 per inviare il messaggio. Per inoltrare un fax È possibile inoltrare un fax seguendo la stessa procedura utilizzata per inoltrare un messaggio vocale, inclusa la registrazione di un'introduzione. Per ricevere un fax, è necessario che i destinatari dispongano dell'opzione fax nella casella vocale. CallPilot comunica al mittente se il fax non viene consegnato. Seguire le stesse operazioni riportate precedentemente. Quando si invia un fax, CallPilot invia anche una pagina di intestazione contenente il nuovo destinatario e il nome o numero del mittente. Composizione di un messaggio Per comporre un messaggio, è necessario immettere l'indirizzo, registrarlo e, successivamente, inviarlo. È possibile indirizzare un messaggio a una o più persone oppure a liste di distribuzione, numeri di telefono o fax. Prima di inviare un messaggio, è possibile modificarlo e aggiungere altre opzioni. È inoltre possibile allegare altri messaggi, tra cui fax, e inviarli insieme. Per indirizzare, registrare e inviare un messaggio È possibile indirizzare un messaggio a uno o più destinatari prima di iniziare la registrazione. Un indirizzo è di norma un numero di casella vocale o di lista di distribuzione. È anche possibile indirizzare i messaggi ad altri numeri o digitare il nome di una persona. 1. Mentre si è collegati alla casella vocale, premere Inserire il primo indirizzo e premere #. 30 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010

31 Per annullare un indirizzo 3. Continuare a inserire gli altri indirizzi premendo ogni volta #. Vedere Specificazione di un destinatario per un messaggio alla pagina 31 e Specificazione dei destinatari tramite nome alla pagina 33. Se si desidera annullare un indirizzo, vedere la seguente sezione Per annullare un indirizzo. 4. Dopo aver inserito gli indirizzi, premere nuovamente # per terminare l'elenco. 5. Premere 5 per registrare il messaggio. Attendere il segnale acustico e avviare la registrazione. 6. Premere # per terminare la registrazione. Per verificare il messaggio, vedere Verifica e modifica di un messaggio alla pagina 34. Per aggiungere opzioni, vedere Aggiunta di opzioni messaggio alla pagina 34. Per aggiungere allegati, vedere Aggiunta di allegati alla pagina Premere 7 9 per inviare il messaggio. Per annullare un indirizzo È possibile annullare un indirizzo inserito durante il passaggio 2 descritto precedentemente. Dopo aver premuto per l'ultima volta il tasto # alla fine dell'elenco, non è più possibile annullare gli indirizzi. Se si annulla il numero di una lista di distribuzione, l'intera lista viene eliminata dall'elenco di indirizzi. 1. Premere 0 # per annullare l'ultimo indirizzo inserito nell'elenco. 2. Ripetere quest'operazione per tutti gli indirizzi da annullare, uno alla volta fino alla fine dell'elenco. 3. Tornare al passaggio 3. Specificazione di un destinatario per un messaggio È possibile indirizzare i messaggi a caselle vocali e liste di distribuzione locali. È anche possibile indirizzare messaggi a caselle vocali di altri siti (reti), ad altri sistemi di posta vocale (reti aperte), a utenti Internet e a destinatari con telefoni o fax senza posta vocale. Per conoscere i prefissi richiesti, premere * per assistenza durante l'indirizzamento oppure contattare l'amministratore. Conservare una copia di questi prefissi in Numeri di CallPilot alla pagina 53. Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre

32 Utilizzo dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Quando CallPilot richiede un numero di casella vocale, inserire il prefisso appropriato, se richiesto, seguito dal numero. Una volta inseriti tutti gli indirizzi richiesti, tornare al passaggio 3 in Per indirizzare, registrare e inviare un messaggio alla pagina 30. Per indirizzare un messaggio a una casella vocale locale Inserire il numero della casella vocale e premere #. Per indirizzare un messaggio a una lista di distribuzione Inserire il numero della lista di distribuzione e premere #. Per indirizzare un messaggio a una casella vocale di un altro sito di rete Inserire il prefisso di rete seguito dal numero della casella vocale e premere #. Per indirizzare un messaggio a una casella vocale di una rete aperta Inserire il prefisso della rete aperta seguito dal numero di telefono di accesso al sistema (utilizzando gli stessi prefissi utilizzati per una chiamata urbana o interurbana effettuata dal telefono) e premere #. Inserire il numero della casella vocale e premere #. Per indirizzare un messaggio a un utente Internet Inserire il prefisso SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e il numero del destinatario in un'unica stringa e premere #. 32 Guida in linea dei messaggi multimediali di Avaya CallPilot Novembre 2010