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1 DocuWare 5 Product Info Enterprise Content Management di livello professionale Il sistema di gestione documentale di DocuWare è un software all avanguardia per un approccio Enterprise Content Management professionale. La disponibilità costante e in qualsiasi luogo delle informazioni presenti nei documenti consente l ottimizzazione delle sinergie operative. Qualsiasi documento, di qualsiasi origine o formato, può essere elaborato in modo automatico. Di conseguenza è possibile gestire da un pool di documenti centralizzato qualsiasi documento cartaceo o elettronico, ad esempio corrispondenza, record, posta elettronica, file CAD, file di MS Office, file di spooling e molto altro ancora. DocuWare soddisfa tutti i requisiti relativi all integrazione e alla sicurezza per inserirsi nelle strutture IT esistenti, ed è il complemento ottimale per le applicazioni interne. Supporta tutti gli standard e le procedure consolidate, tanto negli ambienti di ufficio quanto nei sistemi di livello enterprise. Punti di forza di DocuWare Interfaccia utente intuitiva Amministrazione semplice Integrazione rapida Mobilità e accesso remoto Protezione e trasparenza ottimali Funzionalità aggiuntive di gestione dei record garantiscono un accesso ai documenti e ai contenuti protetto, controllato e protocollato. Grazie a funzionalità avanzate di Workflow, Web Content Management e funzionalità d integrazione universale, DocuWare dispone di tutti gli elementi necessari per un efficiente Enterprise Content Management (ECM). Anche gli utenti più esigenti apprezzeranno la gamma di funzionalità, la semplicità di utilizzo, i costi contenuti e le modalità di amministrazione intuitive. DocuWare 5 ProductInfo 1

2 1. Importazione di documenti Le prestazioni e l utilità di un sistema di gestione documentale sono strettamente legate alla velocità e alla semplicità dell importazione e dell utilizzo di documenti di origini e tipi diversi. Il principio di base adottato in DocuWare si rifà al normale ambiente di ufficio e alle relative procedure: i documenti vengono recapitati inizialmente in cassetti elettronici. Tali cassetti riproducono i vassoi della scrivania. Qui è possibile ordinare i documenti, e, se necessario, raggruppare i documenti correlati. Dai cassetti i documenti vengono archiviati in raccoglitori. I raccoglitori formano il pool di documenti, che è l origine e il centro di monitoraggio del flusso di lavoro in rete. DocuWare include potenti funzionalità per l importazione, che può essere automatizzata mediante diverse opzioni garantendo l archiviazione corretta di tutti i tipi di documenti. DocuWare offre una vasta gamma di opzioni per l importazione e l elaborazione di documenti, dalla digitalizzazione dei documenti cartacei ai flussi di lavoro sul Web. Documenti cartacei È possibile importare lettere, documenti aziendali, rapporti, disegni, note e altri documenti cartacei o manoscritti attraverso la scansione con quasi tutti i tipi di scanner. DocuWare integra una vasta gamma di funzionalità di controllo, da quelle per semplici periferiche di workstation a quelle per scanner ad alte prestazioni. Gli scanner di rete e i dispositivi multifunzione, ad esempio le fotocopiatrici digitali, possono essere integrati direttamente nel sistema DocuWare senza installare software aggiuntivo. Una volta eseguita la scansione, i documenti vengono raccolti nei cassetti DocuWare, per l ulteriore elaborazione o per l archiviazione nei raccoglitori. Un modulo aggiuntivo consente di estrarre i dati dai documenti attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o dei codici a barre durante la scansione. Quindi, sulla base dei dati estratti, viene eseguita automaticamente la suddivisione in categorie, l indicizzazione e l archiviazione in raccoglitori dei documenti.* Inoltre, DocuWare supporta tutti i principali programmi di importazione e analisi mediante interfacce universali. Ambiente orientato alle soluzioni: utilizzo ottimale dell importante contenuto anche di grandi volumi di documenti grazie ad un ambiente più efficiente. Gestione diretta attraverso il browser DocuWare Web Client dispone di tutti gli strumenti necessari per un utilizzo ottimale dei documenti direttamente da un normale browser. Questo approccio operativo è basato sulle procedure consolidate tipiche degli ambienti aziendali. Windows Explorer Client rappresenta un metodo intuitivo per l accesso ai raccoglitori mediante le opzioni di gestione file dell ambiente Windows. DocuWare appare come cartella separata nel file system Microsoft. È possibile spostare file nelle directory dei raccoglitori o archiviare file in una cartella del raccoglitore da qualsiasi applicazione, mediante il comando Salva con nome. DocuWare 5 ProductInfo 2

3 Microsoft Office, CAD e altri file DocuWare offre diversi metodi per l importazione dei file. È possibile trascinare i file nei cassetti DocuWare con il mouse o utilizzare il menu di importazione. Per l importazione automatica di grandi quantità di file nei cassetti o nei raccoglitori, DocuWare è in grado di monitorare qualsiasi cartella del file system. DocuWare Client è disponibile per l archiviazione e l elaborazione di documenti sia tramite browser sia in Windows. Inoltre DocuWare offre un metodo di gestione pratico e alternativo, grazie all integrazione diretta in Windows Explorer. Windows Explorer Client visualizza una cartella DocuWare nel file system di Microsoft. La cartella contiene i raccoglitori. È possibile archiviare documenti o intere directory di Explorer direttamente da Windows Explorer mediante drag and drop: ogni file viene indicizzato automaticamente. L integrazione in Windows Explorer consente inoltre l archiviazione diretta di documenti da qualsiasi applicazione Windows. L operazione è eseguibile mediante il comando Salva con nome. L indicizzazione viene eseguita automaticamente mediante la navigazione nel raccoglitore desiderato o come operazione aggiuntiva mediante una finestra di dialogo di archiviazione. È possibile utilizzare tutti i dati dei file per la categorizzazione e l indicizzazione. In tal modo i file possono essere archiviati automaticamente oppure con informazioni supplementari immesse manualmente. È inoltre possibile integrare facilmente funzionalità di archiviazione personalizzate usando il Software Developer Kit (SDK) di DocuWare. I file vengono importati nel formato originale e possono essere visualizzati in seguito mediante il visualizzatore universale DocuWare integrato oppure nel programma originale in cui sono stati creati. Una funzionalità standard consente al driver di stampa DocuWare di archiviare documenti mediante la funzione di stampa dell applicazione. Il flusso di dati di stampa crea una replica esatta del documento, che viene archiviata in background nel raccoglitore DocuWare. Nel caso di documenti con formato standard, quali fatture in emissione, proposte, preventivi o rapporti, le parole di indicizzazione vengono estratte direttamente e archiviate automaticamente con il documento. Grandi volumi di dati esistenti DocuWare può essere integrato con qualsiasi soluzione aziendale, grazie a funzionalità e interfacce universali. I documenti creati internamente, quali fatture, libri cassa, rapporti e altri tipi di elenchi vengono archiviati in modo completamente automatico. L importazione avviene mediante la funzionalità standard utilizzando il flusso dei dati di stampa del sistema operativo Windows, oppure mediante i file di spooling di stampa di altri ambienti, attraverso il modulo opzionale COLD/READ.* I dati di stampa vengono archiviati come singoli documenti, quindi suddivisi in categorie, indicizzati e archiviati nel raccoglitore. Facoltativamente, è possibile sovrapporre moduli e carta intestata. Questa funzionalità consente, se necessario, di combinare dati di stampa in repliche esatte del documento originale. I dati esistenti o i dati che devono essere conservati per motivi legali possono essere importati automaticamente mediante DocuWare. Nel caso in cui i dati risultino necessari in un secondo momento nel sistema originale o uno strumento di analisi, DocuWare esporta questi nel formato e con il nome del file originali. Posta elettronica La documentazione dei processi aziendali include l importazione di volumi crescenti di messaggi di posta elettronica. È possibile gestire i messaggi in combinazione con altri documenti sullo stesso argomento, organizzandoli in base agli stessi criteri. È possibile importare posta elettronica da Microsoft Outlook ed Exchange o (come funzionalità opzionale) da Lotus Notes e Domino. I dati relativi a mittente, destinatario, data, oggetto e contenuto del messaggio vengono utilizzati per l indicizzazione automatica. I nomi di persona e di società vengono integrati con informazioni provenienti da rubriche e altri database. L archiviazione può essere eseguita in modo automatico o con l intervento dell utente per la conferma e/o la correzione dei dati. DocuWare 5 ProductInfo 3

4 2. Archiviazione organizzata e protetta Nel sistema DocuWare i documenti, indipendentemente dall origine, vengono raggruppati in un pool di documenti centrale (i raccoglitori) in base a criteri standard definiti dall utente. Questa procedura viene applicata ai documenti aziendali (creati sia mediante scansione sia attraverso un applicazione specifica dell utente), alla corrispondenza, ai disegni, alle immagini e a tutti i tipi di documentazione, nonché a messaggi di posta elettronica e a file di Microsoft Office. Standard aperti per documenti e indici I file dei documenti vengono salvati nei raccoglitori nel formato originale o, a seconda dell origine, come file PDF, TIFF, JPEG o PNG. Per ogni file di un documento viene salvato un metafile in formato XML. Il metafile registra informazioni sul documento e sul contenuto, quali annotazioni, timbri elettronici, firme e una copia dei dati di categorizzazione e indicizzazione. Gli indici vengono archiviati principalmente in un database relazionale collegato ai file dei documenti. Ciò garantisce che tutti i documenti possano essere recuperati facilmente e se necessario completati con un indice full text. Risparmio di tempo grazie alla classificazione automatica DocuWare estrae automaticamente le informazioni di base di posta elettronica per l indicizzazione dei documenti. Classificazione automatica DocuWare offre diversi metodi per l integrazione Per un utilizzo ottimale dei contenuti, è automatica di indici da origini esterne (quali file di testo, database e rubriche) allo scopo di facilitare necessario che i documenti siano accessibili e un indicizzazione corretta. Alcune opzioni sono archiviati in una piattaforma strutturata, funzionalità standard, mentre altre richiedono moduli indipendente e orientata al futuro. aggiuntivi. Il modulo DocuWare ACTIVE IMPORT funziona in background e verifica nelle cartelle e nelle directory la presenza di file e messaggi di posta elettronica da importare e archiviare automaticamente in DocuWare. I documenti vengono classificati, ed è possibile indicizzarli in base a termini di database esterni* (ad esempio da sistemi ERP o CRM). DocuWare 5 ProductInfo 4

5 Sistemi di storage I raccoglitori DocuWare consentono di archiviare documenti durante l intero ciclo di vita: dal momento in cui vengono importati o creati, per tutta la fase di modifica ed elaborazione, fino all archiviazione a lungo termine. Sono supportate tutte le tecnologie di storage attuali: sistemi semplici basati su dischi rigidi o sistemi RAID, CD, DVD e BD in modalità sia manuale che jukebox, nonché soluzioni CAS (Content Addressed Storage) e SAN (Storage Area Network). Elaborazione immediata dei file in arrivo La tecnologia HSM (Hierarchical Storage Management) integrata garantisce che i documenti vengano automaticamente trasferiti nel supporto di storage più adeguato in base al loro stato corrente, ad esempio in base alla frequenza degli accessi o ai requisiti legali. Raccoglitori autonomi e indipendenti dal sistema Documenti selezionati o interi raccoglitori possono essere messi a disposizione su CD/DVD/BD, memorie USB o dischi rigidi esterni. È possibile archiviare con facilità dati associati a progetti quali cataloghi, elenchi e disegni tecnici. Viene fornito automaticamente un modulo di ricerca indipendente, che consente anche agli utenti non provvisti di DocuWare Client di cercare e visualizzare i documenti desiderati. Il modulo consente la distribuzione di informazioni ai clienti o ai partner che non hanno I file in arrivo, sia nelle cartelle che nelle directory della posta elettronica, vengono individuati da DocuWare ACTIVE IMPORT e archiviati automaticamente, completi di indicizzazione. installato un sistema DocuWare. I raccoglitori indipendenti sono ideali per l archiviazione a lungo termine e per soluzioni di backup in un luogo sicuro: l accesso ai contenuti è sempre garantito, indipendentemente dal sistema. L assegnazione di diritti garantisce la riservatezza Le funzionalità di assegnazione di diritti evolute e personalizzate di DocuWare garantiscono la massima riservatezza in qualsiasi momento e una riproduzione precisa delle competenze all interno del sistema. DocuWare 5 ProductInfo 5

6 3. Gestione dei record: Controllo dell archiviazione e degli accessi La soluzione DocuWare dispone di meccanismi di protezione per il controllo interno e la soddisfazione dei requisiti di revisione. Tali requisiti proteggono i documenti nell intero flusso di lavoro, dall importazione fino all archiviazione a lungo termine su supporti di sola lettura e sistemi di storage. DocuWare favorisce la conformità a standard legali e normativi quali AO, HIPAA, Basel II e Sarbanes-Oxley. I periodi di conservazione ed eliminazione vengono monitorati in modo automatico. Funzionalità di protezione complete Accesso a documenti e dati conforme con le normative vigenti Con DocuWare l accesso ai dati che possono risultare necessari per motivi legali è garantito per tutto il periodo di conservazione obbligatorio, grazie alle funzioni di esportazione. I dati di spooling nel sistema della stampante, importati automaticamente tramite COLD/READ* o tramite il driver di stampa DocuWare, possono essere riprodotti come replica esatta nel formato originale, mediante l archiviazione di modelli di moduli. Diritti di accesso personalizzati L accesso ai documenti viene controllato in dettaglio attraverso un sistema di autorizzazioni articolato, costituito da gruppi, ruoli e profili. Tale sistema garantisce che i dipendenti, i responsabili dei controlli, i clienti e i fornitori possano visualizzare solo i dati consentiti dal rispettivo livello di autorizzazione. All apertura di un documento, DocuWare indica immediatamente se il documento è provvisto di firma digitale e se la firma elettronica è valida. In tal modo è possibile definire se il documento è intatto e se il contenuto è valido. L accesso diretto ai file dei documenti attraverso il browser di file del sistema operativo non è consentito. Le funzioni di registro consentono di verificare le date di accesso e gli autori delle modifiche ai documenti, anche dopo anni. Firma elettronica DocuWare supporta tutti i tipi di firma elettronica: firme semplici, avanzate e qualificate, nonché marche temporali e firme scritte a mano. Sono tutte perfettamente integrate nel sistema DocuWare e disponibili per gli utenti autorizzati. Le firme elettroniche rappresentano un altro metodo per garantire l integrità e l autenticità dei documenti e l identità degli utenti. Grazie alle ampie funzionalità di protezione, DocuWare supporta la conformità aziendale. DocuWare 5 ProductInfo 6

7 4. Ricerca di documenti L utilità di un sistema di gestione documentale è strettamente legata ai tempi necessari per la ricerca dei dati. Con DocuWare le operazioni di ricerca sono facili e veloci: i termini da cercare possono essere immessi interamente, parzialmente, in combinazione con altri termini o selezionati da un elenco. Le ricerche per categorie o full text possono essere combinate. Quale che sia il metodo utilizzato, i risultati vengono restituiti nel giro di pochi secondi sotto forma di elenchi ordinabili nel modo desiderato. I raccoglitori possono essere visualizzati anche come struttura gerarchica. Una funzionalità particolarmente utile: per la lettura e/o la modifica dei documenti restituiti nell elenco dei risultati, non è necessario avere l applicazione originale installata sul computer. Grazie a DocuWare Universal Viewer, è possibile utilizzare direttamente la maggior parte dei file, anche se non si dispone dell applicazione in cui sono stati generati. La protezione genera fiducia: la riservatezza dei dati e la conformità alle normative sono gli elementi fondamentali. Ricerca full text La potente funzionalità di ricerca full text di DocuWare può essere utilizzata con tutti i sistemi di database supportati. Inoltre tale funzionalità consente di estrarre il testo da un documento acquisito mediante scansione. La ricerca full text include la ricerca di parole tronche e di più termini. Le occorrenze del testo vengono evidenziate con un colore in DocuWare Viewer. Ricerche in base all attività e profili di archiviazione Gli amministratori possono definire vari tipi di finestre di dialogo di ricerca e archiviazione e di liste di risultati in modo centralizzato per lo stesso raccoglitore. Durante la configurazione delle finestre di dialogo viene definito quali campi devono essere disponibili per l input e quali devono essere preimpostati con valori predefiniti. Le diverse finestre di dialogo possono essere assegnate a singoli utenti o ruoli. Gli utenti potranno visualizzare la finestra necessaria per svolgere attività specifiche o scegliere la finestra desiderata per un determinato raccoglitore da un elenco nella finestra principale. Ciò semplifica e rende più efficiente l accesso periodico e ripetuto a documenti quali i contratti e i rapporti. I documenti correlati possono essere collegati in modo che quando si recupera un determinato documento vengono visualizzate anche le informazioni correlate. Miglioramento della produttività con l integrazione di un pulsante di ricerca nelle applicazioni aziendali di uso comune. Interazione con altri programmi Per semplificare al massimo la progettazione dei flussi di lavoro, è possibile accedere ai documenti e visualizzarli direttamente da altre applicazioni. A tale scopo DocuWare offre il modulo facoltativo Smart Connect* configurabile in modo semplice. Il modulo consente la lettura automatica dei termini di ricerca dalla maggior parte delle applicazioni, attivata da un solo pulsante, e il recupero del contenuto in base al contesto. Gli utenti possono DocuWare 5 ProductInfo 7

8 recuperare i documenti appartenenti a un determinato processo con un solo clic nell applicazione aziendale comunemente utilizzata. La configurazione di questa funzionalità è flessibile e può essere eseguita non solo dagli amministratori, ma anche dagli stessi utenti, in base alle esigenze. Per l integrazione diretta in un applicazione è disponibile un Software Developer Kit (SDK) per le interfacce C, COM, Java, Web Service,.NET, e l integrazione nel browser, nonché un interfaccia SAP.* Le interfacce specifiche per altre soluzioni ERP sono fornite da aziende partner. Smart Connect: il recupero con un solo clic Mediante un pulsante integrato direttamente nell applicazione da Smart Connect, è possibile eseguire il recupero mirato di documenti con un solo clic. DocuWare 5 ProductInfo 8

9 5. Modifica di documenti DocuWare offre opzioni di modifica complete per la gestione dei documenti attivi, ovvero di quei documenti che vengono modificati e aggiornati (spesso da utenti diversi) con frequenza e regolarità. Utilizzo degli strumenti desktop consueti Gestione delle versioni I documenti archiviati in DocuWare nel formato originale possono essere modificati in qualsiasi momento nel programma in cui sono stati creati. A seconda delle impostazioni del profilo, ciò avviene direttamente nel raccoglitore o dopo l estrazione del documento. Quando un documento viene estratto, la versione contenuta nel raccoglitore non può essere modificata da altri utenti. Quando il documento viene reinserito nel raccoglitore, viene creata una nuova versione. Le versioni precedenti vengono conservate per eventuali verifiche e per tenere traccia delle modifiche. Inoltre è possibile modificare direttamente i file nel raccoglitore da Web Client. Commenti, note e timbri DocuWare Universal Viewer include strumenti completi per la modifica dei documenti. È possibile applicare note di testo e commenti, evidenziazioni del testo e timbri alla maggior parte dei formati di documento. I documenti originali non vengono modificati. Tutti gli elementi di modifica vengono stampati come overlay e salvati separatamente. I timbri consentono di bloccare e rilasciare i documenti e di includere firme elettroniche. Inoltre è facile aggiungere e integrare commenti e firme manoscritte da dispositivi compatibili, mediante la funzionalità penna. Utilizzo degli strumenti desktop consueti Strumenti intuitivi, con modalità di utilizzo consuete: le note, i commenti, le firme e i timbri vengono aggiunti ai documenti con tecniche di uso comune. È possibile visualizzare immediatamente la cronologia e lo stato delle modifiche. Il documento originale non viene modificato. Strumenti intuitivi, con modalità di utilizzo consuete: le note, i commenti, le firme e i timbri vengono aggiunti ai documenti con tecniche di uso comune. È possibile visualizzare immediatamente la cronologia e lo stato delle modifiche. Il documento originale non viene modificato. Semplicità ed efficacia: flussi di lavoro intuitivi e collaudati offrono una gestione dei documenti produttiva e a valore aggiunto Uso della posta elettronica I messaggi di posta elettronica archiviati con DocuWare vengono contrassegnati automaticamente come tali. Di conseguenza è possibile rispondere ai messaggi o inoltrarli direttamente da DocuWare Web Client mediante l applicazione di posta elettronica locale (ad esempio Outlook o Lotus Notes). DocuWare 5 ProductInfo 9

10 6. Flusso di lavoro DocuWare consente di automatizzare i processi aziendali basati su documenti. Garantisce che i documenti vengano recapitati sempre al destinatario appropriato e, mediante l utilizzo di timbri integrati ed elenchi di attività facoltativi*, semplifica considerevolmente la configurazione di processi. Nel caso dell integrazione esclusivamente Web, basata su tecnologie Web 2.0 consolidate, è possibile definire a livello centrale gli elenchi di attività e assegnarli a singoli utenti. Ciò consente di includere dipendenti ed esterni nei processi dei flussi di lavoro su Internet, pur mantenendo in ogni momento tutti i meccanismi di protezione del sistema DocuWare. I dispositivi mobili possono inoltre essere inclusi mediante client Smartphone opzionali*. Controllo mediante i timbri o controllo automatico mediantei moduli aggiuntivi I flussi di lavoro vengono controllati mediante semplici timbri di approvazione e rifiuto o mediante moduli collegati ai timbri. L impostazione di un timbro particolare per un documento o l immissione di determinati valori in un timbro può definire la fase successiva del flusso di lavoro, ad esempio determinando il successivo destinatario del documento. L utilizzo dei timbri per il controllo del processo è simile a quello dei flussi di lavoro cartacei e facilita la comprensione e l utilizzo per gli utenti. Lo stato dei documenti può essere impostato automaticamente mediante il modulo DocuWare AUTOINDEX* o mediante l SDK di programmazione. Ciò consente l intervento di programmi esterni nelle singole fasi del flusso di lavoro. Il modulo opzionale Task Manager* consente agli utenti di ricevere notifiche quando nel loro elenco attività vengono recapitati nuovi documenti. In tal modo i processi risultano più rapidi, mentre gli utenti remoti vengono informati con tempestività dell arrivo di nuove attività. La notifica ottimizza il flusso di lavoro La notifica tramite della presenza di documenti in attesa di elaborazione, garantisce processi più rapidi ed efficienti, anche quando il destinatario lavora fuori sede. Massima trasparenza Oltre alla facilità di utilizzo, la principale caratteristica di un flusso di lavoro DocuWare è la trasparenza. Un timbro e il modulo associato registrano automaticamente ogni fase del processo; la data e il nome utente vengono posizionati nel timbro del documento. L intero processo crea una sequenza di verifica visibile nel documento stesso (come nei processi basati su documenti cartacei) e I timbri sono un metodo consolidato e affidabile per la definizione delle fasi di lavoro e il controllo dei processi. risulta intuitivo anche per coloro che non hanno dimestichezza con la sequenza del flusso di lavoro. A seconda delle linee guida interne, è possibile scegliere di visualizzare o nascondere i timbri e altre note su schermo o nella stampa. DocuWare 5 ProductInfo 10

11 7. Utenti remoti Uno dei principali vantaggi offerti dalla gestione elettronica dei documenti è la possibilità di accedere ai documenti online da qualsiasi luogo. DocuWare consente l accesso ai raccoglitori e ai documenti del pool centrale su Internet, con funzionalità completa, sia attraverso il proprio Web Client, sia attraverso programmi client specifici. Ciò semplifica il coinvolgimento di utenti remoti (ad esempio utenti con smartphone*) senza pregiudicare gli elevati livelli di sicurezza della soluzione DocuWare. Sincronizzazione dei raccoglitori I raccoglitori distribuiti in posizioni diverse possono essere sincronizzati tra loro. Un sistema dettagliato di regole definisce, ad esempio, quali documenti contenuti in un raccoglitore della sede centrale dovranno essere sincronizzati con il raccoglitore presente presso una filiale e viceversa, durante la sincronizzazione notturna. In tal modo si garantisce che la sede centrale e la filiale dispongano degli stessi documenti, in tempo reale e senza sovraccaricare le linee telefoniche. Si tratta di un ottima soluzione per l integrazione di filiali nazionali, estere e altre sedi nel sistema di gestione documentale. Le organizzazioni moderne includono una rete di dispositivi mobili, che semplifica l accesso, la visualizzazione e se necessario la modifica di documenti in remoto. Informazioni sincronizzate in tutte le sedi Processi di lavoro per l accesso remoto L architettura di DocuWare semplifica l estensione dei processi basati su documenti a personale che lavora da casa o fuori sede. Il coinvolgimento di utenti remoti nel processo elettronico accresce l efficienza del sistema rispetto ai flussi di lavoro basati su documenti cartacei. La notifica * facoltativa delle nuove attività accelera il flusso di lavoro nelle varie sedi e presso gli utenti mobili. DocuWare 5 ProductInfo 11

12 8. Gestione dei contenuti Web DocuWare Web Client consente l accesso ai documenti da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento, per mezzo dei comuni browser Web. Nei flussi di lavoro basati sul Web è possibile rendere disponibili per l elaborazione i documenti in DocuWare Web Client o tramite collegamenti ipertestuali, a condizione che gli utenti di un flusso di lavoro abbiano accesso agli stessi raccoglitori. Di conseguenza i flussi di lavoro sono facilmente adattabili alle esigenze di diverse organizzazioni e alle prestazioni della trasmissione di dati via Web. Accesso flessibile e basato sul Web senza una licenza client dedicata Integrazione flessibile e protezione sul Web Le due caratteristiche principali dell architettura Web di DocuWare sono l estrema facilità di integrazione e l utilizzo delle tecnologie Web 2.0. Le funzionalità utente per l accesso ai documenti sono quelle di un Thin Client eseguibile in qualsiasi browser o sistema operativo. In DocuWare Administration è possibile configurare un numero qualsiasi di configurazioni Web Client e assegnarle, tramite un URL univoco, con operazioni DocuWare Web Client consente l accesso e l elaborazione di documenti sul Web con la stessa versatilità e gli stessi livelli di protezione garantiti dai sistemi aziendali chiusi: il tutto da un normale browser Web. semplici. In tal modo i documenti vengono crittografati in modo sicuro prima di essere resi accessibili ai singoli utenti. Inoltre la soluzione consente di assegnare diritti e livelli di accesso su base individuale o in relazione ad attività specifiche. Gli accessi vengono implementati con modalità protette, ad esempio tramite accesso automatico (Single Sign-On). Grazie al controllo del checksum è possibile determinare immediatamente se un documento è stato manipolato. Pool di informazioni per dipendenti, clienti e partner La flessibilità e la capacità di integrazione offerte dall architettura Web di DocuWare semplificano la trasmissione attraverso Internet di informazioni specifiche per l utente. Di conseguenza gli utenti possono richiamare i propri documenti quali fatture e bolle di spedizione. I dipendenti possono visualizzare tali documenti durante le trasferte o da casa. Inoltre i clienti possono accedere in qualsiasi momento alle informazioni più recenti sui prodotti, con miglioramenti per il supporto clienti e la produttività. Sofisticati meccanismi di sicurezza proteggono i dati da accessi non autorizzati. La manutenzione del pool di documenti può essere effettuata con operazioni semplici, mediante i consueti strumenti DocuWare per l importazione e la modifica di documenti. I dipendenti non avranno bisogno di formazione specifica per apprendere le modalità di accesso. È sufficiente che siano utenti autorizzati DocuWare. DocuWare 5 ProductInfo 12

13 9. Configurazione La semplicità d installazione e amministrazione del sistema DocuWare è ampiamente riconosciuta. Sebbene il numero di funzioni si sia moltiplicato rispetto alle versioni iniziali, questa affermazione rimane vera anche per ogni nuovo aggiornamento. La semplicità è la caratteristica che favorisce maggiormente l utilizzo delle diverse funzionalità della gestione dei documenti. Semplicità significa che le funzionalità sono utilizzabili in modo semplice e produttivo. Gli amministratori valutano positivamente la facilità di configurazione e amministrazione dell intero sistema. Architettura a prova di futuro DocuWare presenta un architettura multi-tier che applica una distinzione tra i componenti client, server e infrastrutturali. La comunicazione tra i componenti e con i sistemi IT dell infrastruttura viene garantita mediante protocolli e interfacce standard. Il programma Web Client e i programmi client speciali accedono ai moduli server DocuWare tramite un canale di comunicazione, utilizzando protocolli http/https o TCP/IP. I moduli server comunicano direttamente con i sistemi di archiviazione, i database e le directory utente, creando le condizioni per un sistema con la massima protezione e la massima scalabilità. Architettura di sistema DocuWare L architettura del sistema DocuWare dispone di metodi flessibili per l integrazione in infrastrutture IT esistenti. DocuWare 5 ProductInfo 13

14 Amministrazione centralizzata Implementazione e L intera configurazione, utilizzo ottimali, dalla disponibilità del server all amministrazione grazie alle varie degli utenti e dei possibilità di raccoglitori alla integrazione e configurazione dei flussi personalizzazione di lavoro, viene eseguita basate sulle mediante esigenze specifiche. l amministrazione centralizzata o l amministrazione Web di DocuWare. Anche i moduli server e gli utenti remoti vengono gestiti con tali modalità. Strumenti completi per la creazione di rapporti semplificano la creazione di documenti di sistema precisi, e rendono trasparenti anche le installazioni e le configurazioni più complesse. Con la versione ENTERPRISE Server è inoltre possibile impostare e gestire diverse organizzazioni all interno dello stesso sistema; ciò risulta particolarmente utile quando si eseguono più client nei centri dati. Scalabilità Se si dispone di un numero di utenti elevato, è possibile distribuire i moduli server di DocuWare su diversi computer. Mediante tale suddivisione del carico, è possibile ottenere le migliori prestazioni in tutte le workstation. DocuWare rende possibile questa soluzione grazie all utilizzo degli stessi componenti e funzionalità, sia su workstation singole, che su soluzioni per gruppi distribuiti. Ne consegue un amministrazione sempre semplice e trasparente, anche quando il sistema viene espanso a nuovi reparti o sedi. Protezione L architettura di base DocuWare offre un alto livello di protezione da accessi non autorizzati ai dati. DocuWare utilizza la procedura di autenticazione TGT (Ticket- Granting-Ticket). L identificazione di singoli utenti, sia attraverso l accesso a DocuWare sia attraverso l accesso unico con autenticazione Windows automatica, è assolutamente sicura. Se si utilizza ENTERPRISE Server sono disponibili funzionalità di sicurezza aggiuntive, ed è possibile proteggere i documenti riservati anche dall accesso da parte di amministratori di sistema. Un ulteriore forma di protezione contro la manipolazione dei dati è rappresentata dalla registrazione dettagliata di tutte le modifiche al sistema. DocuWare garantisce inoltre una protezione ottimale dalla perdita di dati. Tutti gli indici vengono salvati in duplice copia: una nel database e una nei metafile XML dei documenti. Ciò facilita il ripristino del database. A seconda dello scenario di implementazione, i file dei documenti vengono salvati mediante normali strumenti di backup o duplicati con gli strumenti di DocuWare. Moduli aggiuntivi Un sistema di gestione documentale quale DocuWare deve essere integrabile in un ambiente IT esistente. DocuWare garantisce uno scambio ottimale di dati e documenti con altri sistemi, con un amministrazione minima. La base per questa integrazione ottimale in ambienti utente specifici è costituita dai numerosi moduli di espansione offerti da DocuWare come complemento delle numerose funzionalità e interfacce standard. I moduli consentono di personalizzare il sistema in base ai diversi requisiti. Una panoramica aggiornata di questi moduli aggiuntivi e le schede tecniche dettagliate e aggiornate relative a ciascun modulo sono disponibili per il download dal sito Web all indirizzo * Per dettagli precisi relativi alle funzionalità disponibili dei singoli moduli DocuWare, vedere la sezione Prodotti del sito Web all indirizzo DocuWare 5 ProductInfo 14

15 Licenze DocuWare è disponibile in tre versioni server: 1. DocuWare BUSINESS Server è la soluzione base per organizzazioni di dimensioni ridotte che dispongono di un solo server, gestiscono un solo sito di produzione e non richiedono moduli aggiuntivi o raccoglitori di grandi dimensioni. La licenza include Web Client Server. 2. DocuWare PROFESSIONAL Server è una soluzione flessibile per organizzazioni di medie dimensioni e garantisce un organizzazione di utenti finali per ogni sistema DocuWare, dimensione illimitata dei raccoglitori e sincronizzazione dei raccoglitori nei diversi siti di produzione (per ciascun centro è richiesta una licenza server distinta). La licenza include Web Client Server; i moduli aggiuntivi sono opzionali. I termini esatti della licenza corrente possono essere richiesti al rivenditore autorizzato DocuWare locale. Un elenco è disponibile nel sito Web all indirizzo Le licenze client per gli utenti di un sistema sono acquistabili con il modello di licenze concorrenti (numero di utenti con accesso simultaneo al sistema) o con il modello di licenze nominali (numero di computer connessi al sistema): una licenza concorrente può essere convertita in due licenze nominali. 3. DocuWare ENTERPRISE Server è una soluzione scalabile per grandi organizzazioni, supporta un numero illimitato di organizzazioni all interno dello stesso sistema DocuWare e offre load-balancing, clustering, crittografia dei dati dei documenti e connessione a soluzioni di storage esterne. La licenza include Web Client Server. This document can also be found here: For more information please visit our website at DocuWare 5 ProductInfo 15