MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI

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1 Comune di Rovereto Provincia di Trento MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI Approvato con deliberazione della Giunta comunale , n

2 INDICE I. PREMESSA E ADEMPIMENTI PRELIMINARI Articolo 1 Obiettivi e finalità del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali...5 Articolo 2 Sistema di gestione documentale...5 Casella istituzionale di posta elettronica certificata...6 Articolo 4 Accreditamento all Indice delle Pubbliche Amministrazioni e delle aree organizzative omogenee...6 II. MODELLO ORGANIZZATIVO Articolo 5 Strutture organizzative... 7 Articolo 6 Distinzione e ordinamento dell archivio comunale...7 Articolo 7 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e suo responsabile... 7 Articolo 8 Funzioni dei responsabile del Servizio Informatica e del Servizio Biblioteca...8 Articolo 9 Responsabili del procedimento amministrativo...8 Articolo 10 Il protocollista... 9 Articolo 11 Unicità del protocollo informatico...9 III. DOCUMENTI Articolo 12 Documento amministrativo...10 Articolo 13 Documento cartaceo Articolo 14 Documento informatico Articolo 15 Regole generali e contenuti minimi...10 Articolo 16 Formazione dei documenti informatici...10 Articolo 17 Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione...11 IV. REGISTRO DI PROTOCOLLO E REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 18 Registro di protocollo Articolo 19 Registrazione di protocollo Articolo 20 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...12 Articolo 21 Elementi della registrazione di protocollo...13 Articolo 22 Segnatura di protocollo e modalità operative di registrazione dei documenti...13 Articolo 23 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo...15 Articolo 24 Registro giornaliero informatico di protocollo...15 Articolo 25 Registro di emergenza Articolo 26 Registrazione di protocollo riservata...16 Articolo 27 Fatture Articolo 28 Documenti inerenti a gare Articolo 29 2

3 Documenti inerenti a gare telematiche...17 Articolo 30 Corrispondenza personale o riservata...17 Articolo 31 Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo...18 Articolo 32 Documenti originali plurimi...18 Articolo 33 Lettere anonime Articolo 34 Lettere prive di firma o con firma illeggibile...18 Articolo 35 Unicità del numero di protocollo...18 Articolo 36 Documenti con oggetto plurimo...18 V. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 37 Acquisizione di documenti cartacei...20 Articolo 38 Apertura e smistamento della corrispondenza in arrivo...20 Articolo 39 Corrispondenza cartacea non di competenza dell'amministrazione...20 Articolo 40 Rilascio di ricevuta di un documento in arrivo...21 Articolo 41 Acquisizione e formato dei documenti informatici...21 Articolo 42 Ricezione sulle caselle di posta elettronica certificata...21 Articolo 43 Ricezione sulle caselle di posta elettronica istituzionale...22 Articolo 44 Ricezione sulle caselle di posta elettronica non istituzionale (personale)...22 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili...22 Articolo 46 Spedizione documenti cartacei a mezzo posta redazione copie e registrazione di protocollo...23 Articolo 47 Spedizione tramite canali telematici - PEC...23 Articolo 48 Spedizione a mezzo telefax/faxserver...23 Formato dei documenti informatici...24 Articolo 50 Invio di documenti informatici verso l esterno tramite registrazione di protocollo in partenza...24 Articolo 51 Invio di documenti informatici verso strutture dell ente tramite registrazione di protocollo interno...24 Articolo 52 Inoltro di documenti informatici non protocollati...24 Articolo 53 Documenti soggetti a scansione e uffici abilitati...25 Articolo 54 Modalità di svolgimento del processo di scansione...25 VI. CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI E GESTIONE DELL ARCHIVIO CORRENTE Classificazione Articolo 56 Titolario di classificazione Articolo 57 Fascicoli Articolo 58 Gestione fascicolo Articolo 59 L organizzazione dei documenti in serie...27 VII. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 60 L archivio corrente Articolo 61 3

4 L archivio di deposito Articolo 62 L archivio storico Articolo 63 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei...29 Articolo 64 Conservazione dei documenti informatici...29 VIII. SISTEMA INFORMATICO Articolo 65 Requisiti di sicurezza Articolo 66 Identificazione Articolo 67 Cambio della password e blocco delle credenziali...30 Articolo 68 Firma dei documenti e impronta informatica...30 Articolo 69 Salvataggio dei dati Articolo 70 Software adottato Utenze per l'integrazione degli applicativi verticali dell'ente con il sistema di protocollo e gestione documentale IX. ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 72 Accesso da parte degli uffici utente...32 Articolo 73 Responsabile della gestione documentale...32 Articolo 74 Responsabile della conservazione...32 Articolo 75 Responsabile della sicurezza informatica...32 XI. NORME TRANSITORIE E FINALI Articolo 76 Aggiornamenti del manuale di gestione...33 Articolo 77 Modalità di comunicazione del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali Allegati: 4

5 I. PREMESSA E ADEMPIMENTI PRELIMINARI Articolo 1 Obiettivi e finalità del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali Il presente manuale di gestione viene redatto in ottemperanza a quanto disposto dall'art. 5, comma c) del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche del protocollo informatico per disciplinare i flussi documentali del Comune di Rovereto, dalla fase di acquisizione/produzione dei documenti alla loro archiviazione, fornendo uno strumento di lavoro per dirigenti, funzionari, operatori di protocollo e responsabili dei procedimenti amministrativi. Obiettivo di questo manuale è descrivere complessivamente il sistema di gestione documentale (digitale e cartaceo), anche ai fini della conservazione, e fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Si rivolge non solo agli addetti al servizio, ma anche ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l ente. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Ai fini del presente manuale si intende: per ente: il Comune di Rovereto che corrisponde anche all'unica area organizzativa omogenea in sigla AOO; RGD: responsabile della gestione documentale o suo vicario (come previsto dall'art. 3 lett. b) del DPCM 3 dicembre 2013); UOR: unità organizzative responsabili che corrispondono ai servizi e/o uffici della struttura comunale nei termini che saranno definiti con disposizioni interne funzionali anche all attivazione delle varie abilitazioni informatiche; RPA: responsabile procedimento amministrativo; UOP: unità organizzative di registrazione di protocollo che svolgono attività di registrazione di protocollo. All'interno del Comune di Rovereto (AOO area organizzativa omogenea) il registro di protocollo informatico è unico, con un unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, pertanto è vietato l'uso di qualsiasi altro tipo di protocollo di settore o di reparto come disposto dall'art. 3 lett. e) del DPCM 3 dicembre Il registro di protocollo potrà essere utilizzato anche nel caso di gestione associate di servizi fra più amministrazioni qualora il Comune di Rovereto risulti ente capofila, fatte salve disposizioni particolari definite in sede di convenzione fra enti e/o nella fase attuativa dei vari processi. Articolo 2 Sistema di gestione documentale Gli obiettivi specifici di un sistema di gestione documentale possono essere ricondotti alle seguenti fasi: a) produzione e acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici e a fini amministrativi; b) organizzazione, tenuta e conservazione dei documenti in modo ordinato e coerente alle funzioni esercitate; c) trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata; d) rapidità ed efficienza del reperimento delle informazioni nell ambito dell attività amministrativa svolta. Per la corretta e regolare sedimentazione dei documenti prodotti e acquisiti sono necessarie regole, procedure e strumenti finalizzati a: 5

6 a) determinare i criteri e le modalità di produzione/acquisizione dei documenti e garantire l identificazione della provenienza mediante registrazioni di protocollo; b) organizzare l ordinata sedimentazione dei documenti in rapporto alle attività amministrative cui partecipano (attraverso l osservanza di corrette pratiche di fascicolazione); c) conservare e trasmettere i documenti in modo sicuro, escludendo i rischi di manipolazione e dispersione (tramite il controllo sulla movimentazione, sulle attività di acquisizione e spedizione dei documenti e sui flussi documentali interni, nonché sulle attività di trasferimento dei documenti tra le diverse sezioni dell archivio, definendo la responsabilità della tenuta e del trattamento dei documenti). Articolo 3 Casella istituzionale di posta elettronica certificata L ente ha istituito una casella istituzionale di posta elettronica certificata. Singole caselle istituzionali di posta elettronica certificata per le strutture organizzative (UOR) sono istituite su richiesta dei rispettivi dirigenti al Responsabile della gestione documentale (RGD). Il Responsabile della gestione documentale provvede a renderle pubbliche ai sensi dell art. 12 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 anche mediante il sito istituzionale del Comune. Articolo 4 Accreditamento all Indice delle Pubbliche Amministrazioni e delle aree organizzative omogenee Ai sensi di quanto disposto dagli artt. 11 e 12 del D.P.C.M. 3 dicembre protocollo informatico - l ente ha provveduto al proprio accreditamento presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e delle aree organizzative omogenee. 6

7 II. MODELLO ORGANIZZATIVO Articolo 5 Strutture organizzative Il sistema di gestione documentale dell'ente fa riferimento ad un modello basato su un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) costituita da un insieme di Unità Organizzative Responsabili (UOR) che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. All interno delle UOR, ovvero i complessi di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea, i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti amministrativi nell ambito delle competenze loro affidate. Nell ambito delle UOR sono individuate le Unità Organizzative di registrazione di Protocollo (UOP), ovvero quelle Unità che sono abilitate a svolgere attività di registrazione di protocollo. Articolo 6 Distinzione e ordinamento dell archivio comunale L archivio dell'ente comprende: a) l archivio corrente, inteso come la parte di documentazione relativa agli affari e procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; b) l archivio di deposito, costituito dai documenti relativi ad affari esauriti per i quali siano scaduti i termini di conservazione nell'archivio corrente e non sia ancora decorso il termine quarantennale per il successivo versamento all'archivio storico; c) l archivio storico, composto da documentazione relativa ad affari e procedimenti esauriti da oltre quarantanni e destinata, previa l effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne; d) archivi aggregati, composti da: archivi relativi agli ex comuni (Sacco, Noriglio Lizzana e Marco); archivi aggregati di enti soprressi/estinti dei quali il Comune ha assunto o assumerà le competenze. L'archivio corrente è in carico ad ogni singola Unità Organizzativa Responsabile (UOR) così come individuate all'interno della struttura comunale, mentre l archivio di deposito, l'archivio storico e gli archivi aggregati sono affidati al Servizio Biblioteca del quale costituiscono un'articolazione specifica nel rispetto della loro identità e funzione. Articolo 7 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e suo responsabile Nell ambito dell organizzazione comunale (Area Organizzativa Omogenea) viene garantito il servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi sulla base di quanto previsto dalla dotazione organica. Gli addetti al protocollo centrale, sotto la supervisione del RGD, svolgono funzioni di coordinamento e di presidio per tutte le componenti dell ente, coordinano la gestione del protocollo, forniscono supporto alla corretta formazione e tenuta dell archivio corrente (ovvero dei fascicoli e dei registri relativi ad affari in corso di trattazione e conservati presso ciascun ufficio dell ente). In particolare, gestiscono l organizzazione del protocollo informatico in merito ai seguenti aspetti: 7

8 1. attribuzione, d intesa con i rispettivi dirigenti di Servizio, del livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni previste dalla procedura informatica tenuto conto delle esigenze operative espresse; 2. garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; 3. garantisce, anche con verifiche periodiche ed all occorrenza, la produzione e conservazione su supporto informatico del registro giornaliero di protocollo; 4. cura con il Servizio Informatica, che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; 5. cura, con il Servizio Informatica, la conservazione delle copie dei dati digitali di cui alla normativa vigente in luoghi sicuri; 6. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; 7. autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; 8. vigila sull osservanza delle disposizioni del presente manuale di gestione da parte del personale autorizzato ad operare sul sistema; 9. cura il costante aggiornamento del presente manuale e di tutti i suoi allegati; 10. coordina le operazioni connesse al trasferimento, al versamento e alla movimentazione dei documenti dall'archivio corrente a quello di deposito di concerto con il Servizio Biblioteca; 11. redige ed aggiorna, d intesa con il Servizio Informatica, e pubblica sul sito internet istituzionale del comune, l elenco dei formati dei file e dei supporti informatici di memorizzazione ammessi per le comunicazioni con l ente. L amministrazione, con apposito provvedimento, individua il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e responsabile della gestione documentale di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico). Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo può delegare e/o attribuire funzioni ad altro personale in possesso di idonea qualificazione per espletare il ruolo richiesto. Articolo 8 Funzioni dei responsabile del Servizio Informatica e del Servizio Biblioteca Il Dirigente del Servizio Informatica svolge le funzioni di responsabile del supporto tecnico alla gestione del protocollo informatico e di responsabile della sicurezza informatica compresa l'applicazione delle misure di sicurezza relative al trattamento dei dati personali effettuato con strumenti elettronici o automatizzati. Il Dirigente del Servizio Biblioteca svolge le funzioni di responsabile della conservazione e della gestione dell archivio di deposito e storico del Comune. Articolo 9 Responsabili del procedimento amministrativo Spetta ai responsabili delle UOR (unità organizzative responsabili) individuare i responsabili dei procedimenti amministrativi (RPA) e collaborare con il responsabile della gestione documentale (RGD) per gli adempimenti previsti dal presente documento. I responsabili dei procedimenti amministrativi hanno specificamente il compito di: costituire e gestire i fascicoli e le serie documentali relativi ad affari in corso di trattazione; curare l accesso interno ed esterno alla documentazione affidata loro in carico; collaborare con gli addetti al protocollo centrale per il trasferimento all'archivio di deposito della documentazione relativa ad affari esauriti. 8

9 Articolo 10 Il protocollista Il protocollista, ovvero l unità operativa preposta alla registrazione dei documenti, è la figura incaricata ad effettuare le operazioni di registrazione di protocollo o le altre forme di registrazione dei documenti previste dal presente manuale. I protocollisti sono individuati dai Dirigenti responsabili dei vari servizi comunali. Il protocollista è tenuto ad osservare le disposizioni relative alla esecuzione conforme di tutte le operazioni connesse alla registrazione, classificazione e trasmissione della documentazione soggetta a registrazione di protocollo in arrivo, partenza e interna, è responsabile del corretto inserimento dei dati ed è tenuto alla riservatezza. Articolo 11 Unicità del protocollo informatico All'interno dell'ente, il registro di protocollo informatico è unico, con un unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, pertanto la numerazione delle registrazioni di protocollo è rigidamente progressiva; si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell articolo 57 del D.P.R. n. 445/2000. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico abbia già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. 9

10 III. DOCUMENTI Articolo 12 Documento amministrativo Per documento s intende ogni rappresentazione di qualsiasi specie (grafica, fotocinematografica, digitale ecc.) contenente atti o fatti giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti o acquisiti ai fini dell attività amministrativa. Un documento amministrativo è dunque ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa, così come prevede l art. 1 del D.P.R. 445/2000 e s.m.. Articolo 13 Documento cartaceo Per documento cartaceo s intende la documentazione prodotta su supporto cartaceo con strumenti analogici (es. lettera scritta a mano) o stampata con strumenti informatici (es. lettera prodotta tramite sistema di videoscrittura) e successivamente stampata. Per originale inoltre s intende la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali. Di uno stesso documento possono esistere più esemplari originali. Si considera originale il documento cartaceo a cui viene apposta firma autografa. Nel caso di documenti in partenza, per minuta si intende, l'originale con firma autentica che viene trattenuto nell archivio dell ente. Articolo 14 Documento informatico Per documento informatico s intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti redatto secondo le disposizioni della normativa vigente. Articolo 15 Regole generali e contenuti minimi I documenti dell ente sono normalmente prodotti con sistemi informatici e le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza tenendo presente l obiettivo di potenziare ulteriormente il processo di digitalizzazione in corso presso l ente in linea con le evoluzioni normative che danno attuazione al codice dell amministrazione digitale. Articolo 16 Formazione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici, è ottenuta con un processo di firma elettronica conforme alle disposizioni di legge. I documenti informatici prodotti dall ente, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma elettronica, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione. Nei documenti si devono utilizzare font standard con licenza di utilizzo gratuito. 10

11 Articolo 17 Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione I documenti, distinti in base allo stato di trasmissione, sono definiti: documenti in arrivo: s intendono i documenti pervenuti o comunque acquisiti dall ente comunale nell esercizio delle proprie funzioni; documenti in partenza: s intendono i documenti prodotti dall ente comunale nell esercizio delle proprie funzioni e inviati a soggetti pubblici e privati esterni all ente; documenti interni: s intendono i documenti che vengono scambiati esclusivamente fra servizi e/o uffici dell ente. 11

12 IV. REGISTRO DI PROTOCOLLO E REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 18 Registro di protocollo Giuridicamente il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata, chiamato a certificare l effettiva ricezione o l effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente dalla veridicità o autenticità del documento stesso. Il registro è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno di terzi e dell ente. Sono soggetti a registrazione tutti i documenti acquisiti o prodotti dall ente nell esercizio delle proprie funzioni aventi valore ai fini dell azione amministrativa. I documenti interni aventi preminente carattere giuridico-probatorio o costituenti comunque un elemento necessario al corretto svolgimento dell attività amministrativa devono essere registrati. Sono previste le seguenti registrazioni: la registrazione di protocollo; le altre forme di registrazione previste dall art. 53, comma 5 del D.P.R. 445/2000, quindi tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare con assegnazione di un numero di registro dell'ente come ad es. delibere, determine, ordinanze, decreti sindacali, ecc.. Articolo 19 Registrazione di protocollo I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione di protocollo. I documenti devono essere protocollati tempestivamente fatto salvo quanto stabilito dall art. 30. La documentazione che perviene in orario di chiusura, o in giorni di chiusura degli uffici, deve essere protocollata nel primo giorno lavorativo successivo. Qualora, eccezionalmente, i carichi di lavoro, i volumi di corrispondenza o la situazione del personale non consentano la protocollazione nella giornata di ricezione, i documenti devono essere protocollati appena possibile e comunque entro 2 giorni lavorativi successivi; in tali casi sulla documentazione cartacea (o sulla busta), deve essere apposto il timbro datario per attestare la data di effettivo arrivo ai fini della registrazione successiva che deve riportare nell'apposito campo la data di arrivo e, se necessario, l'ora di arrivo. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. Ogni unità organizzativa responsabile (UOR) protocolla di norma tutta la documentazione in arrivo alla UOR, la documentazione in partenza e quella interna. Eventuali allegati, privi di relativa lettera accompagnatoria, che dovessero pervenire in un momento successivo alla presentazione della nota ufficiale, così come le integrazioni documentali pervenute in data successiva alla registrazione della lettera accompagnatoria, devono essere registrati con un nuovo protocollo. I documenti indirizzati agli organi dell amministrazione sono registrati e protocollati dalle unità organizzative responsabili che ne supportano l attività. Alle stesse compete l onere di trasferire copia dei documenti ai diretti interessati con gli strumenti ritenuti concordemente più idonei. Articolo 20 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i 12

13 notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. Inoltre, sono escluse dalla protocollazione le seguenti categorie di documenti: le comunicazioni d occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.); le richieste di ferie ed altri permessi; le richieste di rimborso spese e missioni; i certificati di malattia; i certificati di infortunio; la pubblicità conoscitiva di convegni; la pubblicità in generale; le offerte, i listini prezzi e i preventivi di terzi non richiesti; le richieste di copia o visione di atti amministrativi pubblicati; le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.; le convocazioni ad incontri o riunioni interne; tutti i documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico amministrativa presente o futura; la posta elettronica non istituzionale, qualora non sussistano i requisiti previsti dagli artt. 43 e 44. Articolo 21 Elementi della registrazione di protocollo Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. I dati obbligatori sono: numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema; data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema; mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma modificabile (in maniera controllata e tracciata); oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; classificazione del documento sulla base del titolario di classificazione; impronta del documento informatico, se disponibile; i documenti informatici, ovvero i file delle scansioni se i documenti sono cartacei. I dati facoltativi che assicurano un migliore utilizzo dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico sono: data di arrivo ; luogo di provenienza, o di destinazione, del documento; numero e descrizione sintetica degli allegati; estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; ufficio di competenza; copie per conoscenza; tipo di documento. Articolo 22 Segnatura di protocollo e modalità operative di registrazione dei documenti La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento protocollato, in forma permanente non modificabile, delle informazioni di registrazione riguardanti il documento 13

14 stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Questa operazione è effettuata contestualmente all operazione di registrazione di protocollo (art. 55, comma 1 e 2 del D.P.R. 445/2000). Gli elementi obbligatori minimi della segnatura di protocollo sono: l identificazione dell AOO (Area Organizzativa Omogenea ovvero: Comune di Rovereto); il numero progressivo di protocollo; la data di protocollo. In attesa che venga completato l iter legislativo per l ammodernamento della pubblica amministrazione in attuazione del codice dell amministrazione digitale, vengono fornite le seguenti indicazioni operative per la registrazione delle varie tipologie di documento: DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE TRAMITE PEC. I documenti ricevuti dall'ente in formato digitale tramite pec sono registrati tramite il sistema di protocollo informatico e smistati agli uffici di competenza. La segnatura di protocollo viene associata in automatico dal software di protocollo al momento della registrazione (art 42). DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE TRAMITE ALTRI CANALI. I documenti ricevuti dall'ente in formato digitale (tutti i canali di posta elettronica e/o supporti hardware come definiti dalle procedure dell ente) sono registrati qualora ne sussistano le condizioni nei termini previsti dal presente manuale (artt. 20, 43, 44, 45). DOCUMENTI IN ARRIVO RICEVUTI IN FORMATO CARTACEO. Tutti i documenti ricevuti dall'ente in formato cartaceo devono riportare il timbro con la data di arrivo, le informazioni di segnatura tramite etichetta, timbro di protocollo o, eccezionalmente, con apposizione manuale. Sono quindi acquisiti dall ente e veicolati nelle varie strutture organizzative per la classificazione e conservazione secondo le modalità previste dal presente manuale. DOCUMENTI IN PARTENZA PRODOTTI E SPEDITI IN FORMATO DIGITALE. I documenti in partenza, prodotti dall'ente in formato digitale e sottoscritti con firma elettronica, sono trasmessi alle pubbliche amministrazione ed ai soggetti in possesso di pec mediante la procedura informatica, senza generare stampe (sequenza: caricamento file digitale da procedura pec, registrazione di protocollo, invio). Con tale procedura vengono trasmessi documenti aventi valore legale. (art ). DOCUMENTI IN PARTENZA PRODOTTI E SPEDITI IN FORMATO CARTACEO. I documenti in partenza, prodotti dall'ente in formato cartaceo e sottoscritti con firma autografa, devono necessariamente riportare la segnatura di protocollo tramite etichetta o timbro o scrittura manuale. La spedizione del documento originale avviene mediante servizio postale (busta) o a mano. L ufficio provvede alla conservazione della minuta firmata in modo autografo. (art. 46). Nei casi in cui si desidera spedire documenti il cui originale è stato prodotto in formato cartaceo e sottoscritto con firma autografa (da conservare presso gli uffici), utilizzando strumenti di posta elettronica, fino a quando non sarà a regime la completa dematerializzazione, si possono utilizzare le seguenti due opzioni: A) registrazione a protocollo del documento, trattenuto come unico originale presso l'ente; stampa etichetta; scansione del documento etichettato; invio mediante posta elettronica; B) registrazione a protocollo del documento firmato in modo autografo (che dovrà essere conservato come unico originale presso l ente); acquisizione file digitale da chi lo ha prodotto, previa verifica che all interno del file sia apposta la seguente dizione L originale del presente documento firmato in modo autografo è archiviato e depositato presso l ente ; invio mediante pec (in questo caso viene associata in automatico la segnatura di protocollo altrimenti le informazioni di segnatura vanno allegate); 14

15 qualora il documento venga inviato per posta elettronica non certificata, è opportuno che nella mail di invio sia indicato in numero di protocollo al fine di facilitare eventuali risposte. Il documento originale rimane archiviato presso l ente. L invio mediante PEC garantisce solo la tracciabilità della trasmissione e ricezione e non l autenticità dei contenuti del documento, garantita dalla sola sottoscrizione digitale. Nel caso in cui i documenti in partenza siano generati in formato digitale (con firma elettronica) ma sia necessario l invio del documento in formato cartaceo (verso cittadini e/o soggetti privi di pec, ad eccezione della PA e imprese) la procedura prevede i seguenti passaggi: registrazione di protocollo del documento allegando il file digitale; stampa del documento verificando che in calce sia riportata la dizione Documento informatico firmato digitalmente ai sensi e con gli effetti di cui agli artt. 20 e 21 del D.Lgs n. 82/2005; sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa ; apporre etichetta di segnatura; imbustare e spedire. Articolo 23 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo L annullamento di una registrazione di protocollo è consentito solo per motivate e verificate ragioni. La richiesta di annullamento, da parte di chi ha protocollato il documento o di chi lo ha in carico, contenente il numero di protocollo da annullare e la motivazione, va inoltrata in forma scritta (anche via ) agli addetti al protocollo centrale. L'annullamento può avvenire solo nell'arco della giornata di inserimento del protocollo in quanto per disposizione del comma 5 dell'art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013 Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto. Gli addetti al protocollo centrale inseriscono nell apposito campo il motivo dell annullamento. Il sistema provvederà a registrare l autore e la data della modifica. Sul documento, se cartaceo, viene apposta la dicitura annullato, in obliquo sul testo e in modo che resti comunque leggibile il contenuto. Sul registro di protocollo informatico appare la dicitura annullato, sempre in modo da mantenere leggibile il contenuto. La modifica dei dati, in riferimento soprattutto al campo oggetto, può essere effettuata soltanto dalle unità organizzative responsabili (UOR) che hanno registrato la corrispondenza esclusivamente per correggere errori ortografici o integrare le informazioni. L operazione di modifica di una registrazione di protocollo è soggetta alle seguenti prescrizioni: a) la modifica, anche di un solo campo, che si rendesse necessario apportare per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati obbligatori del protocollo (oggetto, mittente, destinatario), comporta la valorizzazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato; b) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell art. 54 del D.P.R. n. 445/2000. Articolo 24 Registro giornaliero informatico di protocollo Il responsabile della gestione documentale verifica, con cadenza periodica, la produzione da parte del sistema del registro giornaliero informatico di protocollo su supporto informatico (file), costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno anche ai fini dell invio dei documenti per la conservazione. 15

16 Articolo 25 Registro di emergenza Ogni qualvolta non sia possibile utilizzare l applicativo del protocollo informatico, il responsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza, secondo le istruzioni contenute nel manuale operativo interno. In condizioni di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati: a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema; b) qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre quattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile della Unità Organizzativa Responsabile può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione; c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate; d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentale; e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Articolo 26 Registrazione di protocollo riservata I documenti inerenti i dati sensibili o la cui pubblicità possa recare danno a terzi o al buon andamento dell ente devono essere registrati in forma riservata (anche temporaneamente). Le tipologie di documenti che vanno sottoposti a registrazione di protocollo riservato sono individuate dal responsabile della UOR in collaborazione con il Segretario generale del Comune. I documenti vengono registrati sul protocollo generale, in modo da garantire la sequenza dei numeri di protocollo, ma la visione delle registrazioni viene limitata a particolari soggetti ed eventualmente può essere estesa dopo un certo periodo di tempo. Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza delle informazioni contenute solo temporaneamente è prevista la possibilità di estendere la libera visione delle registrazioni stesse. Articolo 27 Fatture Le fatture sono gestite secondo le disposizioni normative vigenti. Articolo 28 16

17 Documenti inerenti a gare Tutti i documenti relativi a gare d'appalto non telematiche vanno protocollati ponendo particolare attenzione alla riservatezza e, in particolar modo, agli elementi della registrazione (oggetto e destinatari/mittenti). La corrispondenza riportante l indicazione offerta gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta. Sulla medesima viene apposta la segnatura di procotollo (etichetta) e timbro datario, l ora di consegna e la controfirma del ricevente; dietro richiesta, viene rilasciata al presentatore ricevuta della consegna. Le buste vengono sottoposte a registrazione di protocollo da parte del personale dell'ufficio Relazioni con il Pubblico. In caso dell'arrivo di numerose offerte, la protocollazione potrebbe protrarsi oltre il termine di scadenza di presentazione delle stesse e, in tal caso, le registrazioni dovranno riportare nei campi predisposti la data e l'ora di consegna del plico (circolare del Segretario Generale dd prot. n ). Al termine dell'attività di protocollazione viene predisposto l'elenco delle registrazioni che sarà consegnato al responsabile dell'ufficio che gestisce la gara. Il personale di detto ufficio ritira quindi i plichi (chiusi), per i successivi adempimenti, in conformità a quanto disposto dalla normativa vigente. Articolo 29 Documenti inerenti a gare telematiche La protocollazione della documentazione di gara e delle offerte, scaricabili dalle piattaforme e-procurement dei mercati elettronici della Pubblica Amministrazione, istituiti ai sensi di legge, non è necessaria quando i gestori di tali sistemi assicurano la conservazione sostitutiva a norma di legge e a tempo indeterminato, della documentazione relativa alle singole gare. In tali casi si ritiene peraltro opportuna, ancorchè non necessaria, la protocollazione della richiesta d'offerta (ove presente) e dell'ordine di acquisto e dell'offerta dell'impresa aggiudicataria acquisendo, per questa, tutti i documenti relativi e specificando, negli appositi campi, data e ora di arrivo. Articolo 30 Corrispondenza personale o riservata La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. Se la corrispondenza riveste carattere riservato o personale, e ciò è desumibile prima dell apertura della busta, questa viene inviata chiusa direttamente al destinatario priva di registrazione. Se il carattere riservato o personale della corrispondenza viene desunto dopo averne preso visione, il plico viene richiuso e inviato al destinatario privo di registrazione. L'eventuale registrazione di protocollo potrà essere effettuata in un momento successivo, qualora il destinatario la ritenga opportuna. Articolo 31 17

18 Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora gli originali pervengano all ente, successivamente per posta, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. Articolo 32 Documenti originali plurimi Al documento originale plurimo indirizzato a più destinatari deve essere assegnato un solo e unico numero di protocollo. Il destinatario, che per primo riceve il documento, procede alla sua protocollazione e lo smista agli altri destinatari interni all'ente generando una copia del documento. La procedura informatica consente di verificare se un documento è già stato registrato. Articolo 33 Lettere anonime Le lettere anonime sono soggette a registrazione di protocollo. Qualora lo si ritenga opportuno, si prevede l utilizzo del protocollo riservato. Nel campo del mittente s indicherà la dicitura Anonimo. Articolo 34 Lettere prive di firma o con firma illeggibile Le lettere prive di firma e quelle con firma illeggibile sono soggette a registrazione di protocollo. E demandata all unità organizzativa responsabile (UOR) destinataria o al responsabile del procedimento (RPA) assegnatario la valutazione della loro efficacia e l eventuale richiesta del documento firmato o con firma leggibile. Articolo 35 Unicità del numero di protocollo Ogni numero di protocollo individua un unico documento. Non è pertanto consentita la registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per identificare più documenti collegati tra loro (ad esempio: documento in entrata e relativa risposta in uscita, nemmeno nel caso in cui il procedimento si esaurisca con tale risposta). Non è altresì consentita la registrazione di uno stesso documento con più numeri di protocollo (ad esempio: registrazione in uscita di documento prodotto dall'ente e successiva registrazione in ingresso del medesimo in caso di restituzione, nemmeno nel caso in cui venisse apposta sottoscrizione della controparte). Articolo 36 Documenti con oggetto plurimo Ai documenti in entrata che possono riguardare più argomenti, e cioè i documenti ad oggetto plurimo, deve essere attribuito un unico numero di protocollo, ma classificazione 18

19 diversificata in relazione agli argomenti trattati, in modo da consentire la collocazione nei rispettivi fascicoli. In questi casi il protocollista registra il documento una sola volta (ogni documento deve essere individuato da un unico numero di protocollo) e per ogni argomento trattato crea una copia di documento e la trasmette alle unità organizzative responsabili (UOR) di competenza le quali provvederanno alla relativa classificazione e fascicolazione. Non dovrebbe presentarsi il caso di documenti in partenza riferiti a più argomenti. E' compito dei responsabili dei procedimenti (RPA) verificare che i documenti prodotti e trasmessi trattino una sola materia, chiaramente indicata nell'oggetto dei documenti stessi. 19

20 V. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Articolo 37 Acquisizione di documenti cartacei I documenti cartacei possono essere acquisiti tramite i seguenti canali: servizio postale o servizio di corriere; telefax; consegna diretta agli uffici, ai funzionari o allo sportello Ufficio Relazioni con il Pubblico abilitati al ricevimento di documenti. I documenti indirizzati all'ente, e pervenuti agli uffici postali, sono consegnati dal servizio postale quotidianamente agli addetti al protocollo centrale che provvedono allo smistamento alle varie unità organizzative. I documenti trasmessi via telefax sono considerati a tutti gli effetti documenti cartacei e per legge soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione è considerata a tutti gli effetti un documento originale. I fax possono arrivare direttamente al protocollo centrale ovvero alla unità organizzativa responsabile o al funzionario competente. Per la protocollazione del documento si fa riferimento alle norme generali, compresi i casi disciplinati dall art. 20 documenti non soggetti a registrazione di protocollo. L uso del fax server consente di ottenere l originale analogico in forma digitale, ovvero già dematerializzato. È quindi sufficiente protocollare il file pervenuto e, solo in caso di richiesta dell originale in forma analogica, sarà necessario stampare il documento senza dover apporre alcun tipo di firma. Qualora i documenti siano consegnati direttamente alla unità organizzativa responsabile o ai funzionari interessati, il destinatario procede direttamente alla protocollazione e alla scansione degli stessi con le modalità operative indicate all art. 22. Articolo 38 Apertura e smistamento della corrispondenza in arrivo La corrispondenza cartacea pervenuta al protocollo centrale viene suddivisa distinguendo preliminarmente tra: corrispondenza da non protocollare (in quanto non soggetta a protocollo come specificato all'articolo 20 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo ) che viene inoltrata direttamente ai servizi interessati mediante casella interna; corrispondenza personale/riservata di cui all'art. 30, che viene inoltrata direttamente ai destinatari in indirizzo; corrispondenza da protocollare che, previa apposizione del timbro di arrivo, viene smistata direttamente dagli addetti al protocollo centrale alle unità organizzative responsabili di competenza che provvederanno alla registrazione. La corrispondenza digitale che perviene alla casella di pec istituzionale dell ente viene protocollata dagli addetti al protocollo centrale e smistata con il sistema alle unità organizzative responsabili. Articolo 39 Corrispondenza cartacea non di competenza dell'amministrazione La corrispondenza cartacea che non è evidentemente di competenza dell'ente (es. altro destinatario) non va aperta e va riconsegnata al Servizio postale. In caso di errata apertura, la busta va richiusa indicando la dicitura aperta per errore e riconsegnata al Servizio postale. La corrispondenza cartacea che invece riporta l'indirizzo corretto sulla busta, ma non è di competenza dell'ente, a seguito dell'apertura e valutazione, va richiusa indicando la dicitura 20

21 aperta e non di competenza e riconsegnata al Servizio postale. Articolo 40 Rilascio di ricevuta di un documento in arrivo Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente, il ricevente è tenuto, quando ne venga fatta esplicita richiesta, a rilasciare una ricevuta attestante l avvenuta ricezione. Il rilascio della ricevuta può avvenire nei modi seguenti: fotocopia della busta protocollata, che riporta anche l ora di consegna e la firma del protocollatore che ha effettuato la registrazione; ricevuta dell avvenuta registrazione generata dal sistema informatico; fotocopia della prima pagina del documento sul quale sono stati apposti il timbro datario e la firma per ricezione nel caso il documento non possa essere soggetto a immediata protocollazione. Articolo 41 Acquisizione e formato dei documenti informatici. I documenti acquisiti dall ente vengono accettati solo se pervengono nel formato previsto tra quelli approvati dall ente ed indicati in un documento redatto dal responsabile della gestione documentale, d intesa con il responsabile dei sistemi informatici, e pubblicato sul sito internet dell ente. Altri formati possono essere rifiutati. Tutti i documenti acquisiti in formato digitale con le caratteristiche di cui al comma precedente sono protocollati e conservati nell archivio, salvo file di grosse dimensioni per i quali saranno definite specifiche procedure di conservazione, tenuto conto dell evoluzione tecnologica dei vari supporti di memorizzazione. Articolo 42 Ricezione sulle caselle di posta elettronica certificata La posta elettronica certificata (PEC) è l unico sistema di posta elettronica con il quale è fornita al mittente attestazione circa l invio e la consegna di documenti informatici e mediante il quale la trasmissione acquista valore giuridico. I messaggi inoltrati tramite PEC sono accompagnati dalla cosiddetta busta di trasporto, che garantisce la provenienza, l integrità e l autenticità del messaggio, certificandone altresì la data e l ora di spedizione e di ricezione. Deve essere considerato, a differenza della normale posta elettronica, al pari della raccomandata con ricevuta di ritorno. L invio della corrispondenza mediante PEC è obbligatorio nei confronti di tutti i soggetti pubblici e dei soggetti giuridici che dispongono e hanno comunicato all ente il relativo indirizzo. La condizione necessaria perchè sia valida la trasmissione è quella che entrambe gli indirizzi sia di partenza che di arrivo siano indirizzi Pec. Tutti i documenti in arrivo sulle caselle di posta elettronica certificata sono soggetti alla registrazione di protocollo come previsto dagli artt. 19 e 20. Nel caso in cui i documenti pervenuti, non siano di competenza dell'ente, si provvede a restituirli al mittente. Qualora il destinatario sia chiaramente individuabile e nei casi di urgenza, si provvede a inoltrare la comunicazione allo stesso e, contestualmente, a informare per conoscenza il mittente. Qualora il documento sia riconosciuto come inutile (spam) o addirittura dannoso (contenente virus) si provvede ad eliminarlo. I documenti informatici, eventualmente pervenuti ad una unità organizzativa responsabile non competente, devono essere comunque protocollati e quindi smistati alla UOR di competenza. 21

22 Le unità organizzative responsabili si organizzano per la periodica consultazione e verifica in orario lavorativo della casella di PEC di competenza. Articolo 43 Ricezione sulle caselle di posta elettronica istituzionale Le caselle di posta elettronica istituzionale sono le caselle di posta istituite per singole strutture organizzative. La lettura dei messaggi ricevuti sulla casella di posta elettronica istituzionale va effettuata almeno una volta al giorno. Tali caselle di posta elettronica istituzionale saranno progressivamente sostituite da PEC. Se la persona incaricata della lettura dei messaggi pervenuti su tali caselle ritenga che tale corrispondenza riguardi un procedimento amministrativo o sia comunque rilevante ai fini delle attività dell ente, è tenuta a trasmetterla alle unità organizzative di registrazione del protocollo, indicando eventualmente il grado di riservatezza necessario secondo le istruzioni operative connesse con il software di gestione. Articolo 44 Ricezione sulle caselle di posta elettronica non istituzionale (personale) L amministrazione mette a disposizione dei propri dipendenti delle caselle di posta elettronica personali. Ricezioni di posta su tale indirizzo sono da ritenersi informali e, solo nel caso in cui il destinatario lo ritenga opportuno, perché tale corrispondenza riguarda un procedimento amministrativo o sia comunque rilevante ai fini delle attività dell ente, è tenuto a trasmetterla alle unità organizzative di registrazioni, indicando eventualmente il grado di riservatezza necessario secondo le istruzioni operative connesse con il software di gestione. Articolo 45 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili I documenti digitali possono essere ricevuti dal Comune su supporto rimovibile (Hard-disks, CD-Rom, Pen-drive, ecc.) che sia possibile decodificare e interpretare con le tecnologie a disposizione come indicato nel documento redatto dal responsabile della gestione documentale, d intesa con il responsabile dei sistemi informatici, e pubblicato sul sito internet dell ente. Nel caso in cui pervengano al protocollo centrale documenti informatici su supporto rimovibile con nota di accompagnamento, il personale del protocollo centrale provvede alla registrazione della nota indicando la presenza in allegato di hardware con documenti in formato elettronico e invia il tutto alla unità organizzativa di registrazione (UOR) di competenza. Nel caso in cui i documenti digitali pervengano senza nota accompagnatoria, il protocollo centrale attribuisce il numero di protocollo alla busta che contiene l hardware con i file e trasmette il plico alla UOR di competenza. Nel caso in cui i documenti informatici su supporto rimovibile pervengano direttamente alla UOR competente, questa accerta l esistenza di documentazione sottoscritta con firma elettronica, verifica l autenticità, la provenienza e l integrità della firma elettronica dei file contenuti, e procede alla protocollazione con unica registrazione per tutti i documenti contenuti. Nel caso in cui la firma non risulti valida o sia assente, si procede comunque alla protocollazione decidendone l acquisizione in formato digitale. L ufficio competente provvederà poi ad effettuare le verifiche necessarie per stabilire se dar seguito al documento, che resterà comunque protocollato. In entrambi i casi il documento viene trattato alla stregua di un documento privo di firma. 22