DISCIPLINARE OPERATIVO PER L ALLERTAMENTO METEOROLOGICO

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1 (1 disciplinare) DISCIPLINARE OPERATIVO PER L ALLERTAMENTO METEOROLOGICO Premesse: Il presente documento costituisce il disciplinare operativo che regola il servizio di reperibilità di Protezione Civile dell Amministrazione provinciale di Biella, per la trasmissione degli allertamenti meteorologici in attuazione della D.G.R. n del 23 aprile 2005, emessi dal Centro Funzionale e trasmessi dal Servizio Protezione Civile della Regione Piemonte, così come successivamente modificato dalla D.G.R. n del 30 luglio 2007 (B.U. 33 del ). Per quanto non contemplato nel presente Disciplinare occorre rifarsi alla D.G.R. n del 30 luglio Funzioni dell attività di allertamento. Al sopraggiungere dei documenti previsionali, di monitoraggio e sorveglianza e per la gestione delle piene e dei deflussi, inoltrati dal Servizio regionale di Protezione Civile o direttamente dal Centro Funzionale, il dipendente in reperibilità invia gli stessi ai soggetti che dipendono funzionalmente dall Amministrazione provinciale. La gestione degli allertamenti è svolta attraverso il sistema informatico Meltemi Alerting System. Tale sistema utilizza un interfaccia web based quindi, accessibile tramite rete Internet ed è gestito dalla società Telecom/ Interactive Media. Mezzi per il servizio di reperibilità. Per lo svolgimento dell attività di allertamento al dipendente in reperibilità viene fornito un cellulare e apposita strumentazione informatica. Il dipendente reperibile è tenuto a mantenere acceso il telefono cellulare dato in dotazione H 24. Il Settore Pianificazione Territoriale procura di rendere disponibile una doppia strumentazione informatica affinché non sia indispensabile il passaggio di tale materiale al di fuori dell orario di servizio; nella sottostante tabella è elencata la strumentazione: attrezzatura NOTEBOOK ACCESSORI PER NOTEBOOK ACCESSORI PER NOTEBOOK SISTEMA OPERATIVO PER NOTEBOOK descrizione NX8220 P-M (1.86 G) CENTRINO " TFT WXGA - ATI RADEON X MB DEDICATI - 2X512MB - 80GB - DVD+/-RW - WIRELESS INTEL B/G - BLUETOOTH - XP PRO BATTERIA DA VIAGGIO PER NX 8220 BORSA BLACKTOP MESSENGER NERO & BLU NYLON PER NOTEBOOK MS OFFICE 2003 KIT BASIC WORD + EXCEL + OUTLOOK 1

2 TELEFONO CELLULARE NOKIA 6630 ACCESSORI PER TELEFONO CELLULARE ACCESSORI PER TELEFONO CELLULARE ACCESSORI PER TELEFONO CELLULARE ACCESSORI PER NOTEBOOK PC CARD ALICE MOBILE BROADBAND AURICOLARI PER NOKIA 6630 CUSTODIA PER NOKIA 6630 CHIAVE ESTERNA DA 2 GB Sul Desktop e sulla chiave esterna del portatile sono riportati i seguenti File: 1. Il presente Disciplinare operativo; 2. le procedure fax; 3. il rapporto di fine turno; 4. la Rubrica Emergenza; 5. il Disciplinare della Regione Piemonte per gli allertamenti meteo; 6. il Manuale Utente Meltemi Alerting System; dei documenti di cui ai punti 1, 2, 3, 4, è presente una stampa cartacea all interno della valigetta. Alla Regione Piemonte Settore Protezione Civile ed al Centro Funzionale sono forniti i numeri telefonici e fax del Servizio di Protezione Civile della Provincia di Biella. Il numero telefonico di reperibilità è comunicato esclusivamente alla Regione Piemonte Servizio di Protezione Civile e al Centro Funzionale; le comunicazioni dal Centro Funzionale o dal Servizio regionale di Protezione Civile avvengono verso il numero di fax del Settore Pianificazione Territoriale e verso il numero del cellulare di reperibilità. I due telefoni cellulari Nokia 6630 portano una carta Sim plus ed entrambi rispondono allo stesso numero di reperibilità; i Pin ed i Puk delle carte sono segnalati su apposito promemoria contenuto all interno della borsa Blacktop. La Rubrica dei due cellulari contiene numeri telefonici del Servizio di Protezione Civile. Procedure operative per il servizio di allertamento. Il Settore Protezione Civile della Regione Piemonte trasmette i documenti previsionali meteorologici, a mezzo fax, agli Uffici Territoriali di Governo ed alle Province; gli stessi documenti vengono pubblicati sul Web Alerting System, pagina della Regione Piemonte. I documenti di monitoraggio e sorveglianza, data la necessità di avvisare tempestivamente gli ambiti territoriali coinvolti sono trasmessi direttamente dal Centro Funzionale tramite apparecchiatura fax e mediante pubblicazione sul Web della Regione Piemonte. Tutti i documenti sono sempre visibili sulla RUPAR PIEMONTE all indirizzo: ma solo da postazione fissa dell Ente; con il notebook i documenti sono visibili all indirizzo: La trasmissione dei documenti di cui sopra è seguita dalla verifica d avvenuta ricezione da parte della Regione nei confronti di Prefetture e Province a mezzo telefonico direttamente ai numeri telefonici di reperibilità messi a disposizione. 2

3 PROCEDURA PER IL DIPENDENTE IN REPERIBILITÀ CHE RICEVE L AVVISO TELEFONICO: RICEVUTA LA CHIAMATA TELEFONICA DALLA REGIONE PIEMONTE o dal CENTRO FUNZIONALE, ti identifichi e richiedi al funzionario regionale la propria identificazione (nome, cognome, ente di appartenenza), rammenta di appuntarti questi riferimenti, che dovranno essere citati nel Rapporto di fine turno; entro 30 minuti dalla ricezione dell avviso telefonico:?? avvii il Notebook in dotazione;?? inserisci la PC CARD ALICE MOBILE BROADBAND in dotazione (attenzione rimuovere la PC Card quando lo stato è non connesso ; in caso contrario sono possibili gravi danni alla PC Card ed al Notebook);?? clicchi sull icona ALICE MOBILE BROADBAND, compare una finestra, all interno della quale vi è un tasto CONNETTI ; clicchi su questo ultimo ed attendi la connessione; 3

4 ?? clicchi sull icona di Internet Explorer (a sinistra nel Desktop): Internet si apre direttamente sulla Pagina della Regione Piemonte del Web Alerting System (all indirizzo entri autenticandoti tramite il menù Accesso, secondo il Login conosciuto;?? dal Menù Eventi clicchi sulla voce Archivio File, si apre una finestra Archivio in cui sono visibili i documenti pubblicati dalla Regione, selezioni il file in questione: BollVigilanza_aammgg_Reg, BollIdro_aammgg_Reg, Valanghe_aammgg_Reg (i File da inoltrare sono solo quelli con estensione _REG); 4

5 apri il documento (lo selezioni e clicchi due volte), si apre una finestra che presenta diverse opzioni, clicchi su Salva e lo salvi in Desktop; 5

6 I DOCUMENTI PREVISIONALI CHE TI TROVERAI A GESTIRE SONO I SEGUENTI: IL BOLLETTINO DI ALLERTA METEOIDROLOGICA (vedi sotto), si compone di due parti: una parte dedicata alla vigilanza meteo contenente un AVVISO METEO; una parte dedicata agli AVVISI DI CRITICITA IDROGEOLOGICA-IDRAULICA E AVVISI DI CRITICITA NEVICATE; 6

7 NEL CASO IN CUI IL BOLLETTINO CONTENGA Avvisi di Criticità moderata o elevata (livello 2 e 3), AVVERTI tempestivamente a mezzo telefonico (numeri inseriti in Rubrica) il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e il Dirigente del Settore Pianificazione Territoriale per l attivazione della Sala Operativa secondo le procedure contenute nel Piano Operativo provinciale; IL BOLLETTINO NIVOLOGICO PER RISCHIO VALANGHE (vedi sotto), NEL CASO IN CUI IL BOLLETTINO CONTENGA Avvisi di Criticità moderata o elevata (livello 2 e 3), AVVERTI tempestivamente a mezzo telefonico (numeri inseriti in Rubrica) il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e il Dirigente del Settore Pianificazione 7

8 Territoriale per l eventuale attivazione della Sala Operativa secondo le procedure contenute nel Piano Operativo provinciale; Vi sono anche altri documenti previsionali e di monitoraggio, essi sono: I BOLLETTINI DI AGGIORNAMENTO, DI PREVISIONE DELLE PIENE, DEI DATI PLUVIOMETRICI, STRAORDINARI (per la descrizione di questi ultimi vedasi l Allegato alla DGR, pubblicato sul BUR 33 DEL 16 AGOSTO 2007, pagg ). In merito alla trasmissione di questi ultimi documenti, una volta ricevuta la chiamata dal Centro Funzionale (ARPA) AVVERTI tempestivamente a mezzo telefonico (numeri inseriti in Rubrica) il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e il Dirigente del Settore Pianificazione Territoriale, E TI ATTIENI ALLE DISPOSIZIONI CHE TI VERRANNO IMPARTITE in merito alla trasmissione di tali documenti, rammentando che in tali occasioni la Sala Operativa provinciale è già attivata e pienamente operativa.?? successivamente dalla cartella Allertamento dei Preferiti apri la pagina Web dell Alerting System dedicata alla Provincia di Biella (sull URL entri dal Menù Accesso secondo il Login conosciuto; 8

9 AVVII L EVENTO FAX:?? dal Menù Eventi, apri Gestione Eventi, compare una finestra che mostra gli eventi già effettuati; cliccando sull icona matita si apre un Menù a tendina, dallo stesso scegli Nuovo evento fax ; dalla casella Nome, lo nomini secondo la sigla: anno,mese,giorno, Avviso Meteo (od in alternativa Valanghe) e clicchi sul pulsante OK (se non fosse visibile il pulsante Ok, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto);?? nel Menù Eventi appare ora l evento preparato, clicchi due volte sullo stesso e l evento si apre, da Contatti associ il gruppo a cui spedirlo (i gruppi sono stati precedentemente preordinati) cliccando sull icona Matita e su Aggiungi Gruppo ; per aggiungere il gruppo prescelto, lo selezioni e clicchi sul pulsante OK (se non fosse visibile il pulsante OK, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto); N.B.: qualora fosse necessario inserire più gruppi è necessario ripetere l operazione per quanti sono i gruppi prescelti. 9

10 ?? Se è stato pubblicato l Avviso Meteo (per piogge, temporali, nevicate, anomalie di freddo, anomalie di caldo, vento), devi associare i seguenti Gruppi:?? Zona Allertamento B (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA B);?? Zona Allertamento I (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA I);?? Zona Provincia tutta (se l avviso riguarda entrambe le Zone di Allertamento);?? se il Bollettino contiene anche un Avviso di Criticità Idrogeologica-Idraulica / nevicate, devi associare i seguenti Gruppi:?? Zona Allertamento B (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA B);?? Zona Allertamento I (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA I);?? Zona Provincia tutta (se l avviso riguarda entrambe le Zone di Allertamento);?? Enel e Telecom;?? se è stato pubblicato il Bollettino Nivologico per rischio Valanghe con Livello di Criticità 2 o 3, devi associare il seguente Gruppo:?? Zona Allertamento Valanghe;?? dal Menù Eventi, clicchi su File e successivamente sull icona Matita e Nuovo File ; compare una finestra che ti chiede il nome da dare al Nuovo File, lo nomini secondo la sigla: anno,mese,giorno, e clicchi sul tasto upload ; compare una finestra: cerchi in Desktop il File precedentemente scaricato dalla pagina regionale: BollVigilanza_aammgg_REG, o BollNivo_aammgg_REG lo selezioni e clicchi su Apri ; successivamente clicchi sul pulsante OK (se non fosse visibile il pulsante OK, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto); 10

11 ?? dal Menù Eventi, clicchi nuovamente su Gestione Eventi, selezioni l Evento su cui stai lavorando, clicchi sull icona Matita, si apre un Menù a tendina nel quale compare l operazione Avvia chiamate, clicchi su questa ultima opzione dando inizio alla campagna di invio fax; l Alerting System chiama tutti i numeri inseriti nei contatti e richiama i numeri non raggiunti per ulteriori due volte; è possibile seguire l evolversi dell evento sempre da Gestione Eventi dove è visibile lo Stato dell Evento (Avviato/Completato) ed i Contatti raggiunti e non raggiunti. Il Tasto Aggiorna ti evidenzia lo stato dell Evento Fax. Ad evento completato, se clicchi due volte sull evento puoi selezionare la casella Contatti falliti dove verificare i contatti non raggiunti;?? in caso di contatti non raggiunti, dal Menù Gestione Eventi, selezioni l evento, clicchi sull icona Matita e su Avvia chiamate contatti non raggiunti ; il sistema richiama automaticamente per tre volte i numeri dei contatti non raggiunti. Dopo aver eseguito il richiamo dei NUMERI NON RAGGIUNTI, nel caso in cui uno o più numeri continuassero a risultare non raggiunti, stampi il report dei contatti falliti da allegare al Rapporto di Fine Turno; la procedura si intende completata nel caso di Avviso meteo; in caso di Criticità Idrogeologica ed Idraulica / Nevicate, di Bollettino Nivologico per Rischio Valanghe di Livello 2 o 3, provvedi ad avvertire telefonicamente il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e/o il Dirigente del Settore Pianificazione Territoriale (numeri inseriti in Rubrica del cellulare) relazionando su quanti e quali fax non sono stati raggiunti. 11

12 AVVII L EVENTO FONIA:?? dal Menù Eventi, apri Gestione Eventi, si apre una finestra che mostra gli eventi già effettuati; cliccando sull icona matita si apre un Menù a tendina, dallo stesso scegli Nuovo evento fonia ; dalla casella Nome, lo nomini secondo la sigla: anno,mese,giorno, Avviso Meteo Fonia (od in alternativa Valanghe Fonia) e clicchi sul pulsante OK (se non fosse visibile il pulsante Ok, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto);?? nel Menù Eventi appare ora l evento preparato, clicchi due volte sullo stesso e l evento si apre, da Contatti associ i gruppi a cui spedirlo (i gruppi sono stati precedentemente preordinati) cliccando sull icona Matita e Aggiungi Gruppo ; per aggiungere il gruppo lo selezioni e clicchi sul pulsante OK (se non fosse visibile il pulsante OK, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto); N.B.: qualora fosse necessario inserire più gruppi è necessario ripetere l operazione per quanti sono i gruppi prescelti. (NOTA BENE: i Gruppi da selezionare sono gli stessi che hai associato alla Campagna Fax);?? nel Menù Eventi, clicchi su File e successivamente sull icona Matita e Nuovo File da Archivio ; compare una finestra che elenca una serie di messaggi vocali preregistrati: 12

13 in caso di Avviso Meteo per piogge vocale PIOGGE, in caso di Avviso Meteo per temporali vocale TEMPORALI, in caso di Avviso Meteo per nevicate vocale NEVICATE, in caso di Avviso Meteo per anomalie di freddo messaggio vocale GELATE, in caso di Avviso Meteo per anomalie di caldo messaggio vocale CALDO, selezionare il messaggio selezionare il messaggio selezionare il messaggio selezionare il selezionare il in caso di Avviso Meteo per vento selezionare il messaggio vocale VENTO, in caso di Bollettino Nivologico per rischio Valanghe Livello 2 o 3 selezionare il messaggio vocale VALANGHE, Nel caso in cui il Bollettino di Allerta meteoidrologica contenga un Livello di Criticità Idrogeologica 2 selezionare il messaggio vocale IDROGEOLOGICO LIV 2, ignorando i messaggi PIOGGE o TEMPORALI, 13

14 Nel caso in cui il Bollettino di Allerta meteoidrologica contenga un Livello di Criticità Idrogeologica 3 selezionare il messaggio vocale IDROGEOLOGICO LIV 3, ignorando i messaggi PIOGGE o TEMPORALI, Nel caso in cui il Bollettino di Allerta meteoidrologica contenga un Livello di Criticità Nevicate 2 selezionare il messaggio vocale NEVICATE LIV 2, ignorando il messaggio NEVICATE, Nel caso in cui il Bollettino di Allerta meteoidrologica contenga un Livello di Criticità Nevicate 3 selezionare il messaggio vocale NEVICATE LIV 3, ignorando il messaggio NEVICATE, N.B: in caso di avviso meteo contenente un messaggio multiplo per la stessa zona (ad esempio nevicate e piogge per la zona B) scegli uno dei messaggi secondo il seguente ordine:?? neve, temporali, pioggia, gelate, vento;?? temporali, vento, caldo; nel caso in cui l avviso meteo sia correlato ad un Avviso di Criticità Idrogeologico o per Nevicate di Livello 2 o 3, scegliere sempre queste ultime opzioni di messaggi.?? dopo aver selezionato il File premi il tasto OK (se non fosse visibile il pulsante OK, digita il tasto F11, la finestra si espande e compare il tasto);?? dal Menù Eventi, clicchi nuovamente su Gestione Eventi, selezioni l Evento su cui stai lavorando, clicchi sull icona Matita, si apre un Menù a tendina nel quale compare l operazione Avvia chiamate, clicchi su questa ultima opzione dando inizio alla campagna di invio dei messaggi vocali; l Alerting System chiama tutti i numeri inseriti nei contatti e richiama i numeri non raggiunti per ulteriori due volte; è possibile seguire l evolversi della campagna sempre da Gestione Eventi dove è visibile lo Stato della campagna (Avviato/Completato) ed i Contatti raggiunti e non raggiunti. Il Tasto Aggiorna ti aggiorna sullo stato della Campagna Fonia. Se clicchi due volte sull evento puoi selezionare la casella Contatti falliti dove verificare appunto i contatti non raggiunti; 14

15 ?? in caso di contatti non raggiunti, dal Menù Gestione Eventi, selezioni l evento, clicchi sull icona Matita e su Avvia chiamate contatti non raggiunti ; il sistema richiama automaticamente per tre volte i numeri dei contatti non raggiunti; Dopo aver eseguito il richiamo dei NUMERI NON RAGGIUNTI, nel caso in cui uno o più numeri continuassero a risultare non raggiunti, stampi il report dei contatti falliti da allegare al Rapporto di Fine Turno; la procedura si intende completata nel caso di Avviso meteo; in caso di Criticità Idrogeologica ed Idraulica / Nevicate, di Bollettino Nivologico per Rischio Valanghe di Livello 2 o 3, provvedi ad avvertire telefonicamente il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e/o il Dirigente del Settore Pianificazione Territoriale (numeri inseriti in Rubrica del cellulare) relazionando su quanti e quali fax non sono stati raggiunti. IN CASO DI IMPOSSIBILITÀ DI CONNETTERSI CON IL SISTEMA:?? avvisi telefonicamente (numeri inseriti in Rubrica) il Responsabile del Servizio di Protezione Civile e/o il Dirigente del Settore Pianificazione Territoriale;?? ti rechi nel più breve tempo possibile presso il Palazzo provinciale dove verifichi l arrivo dalla Regione Piemonte o dal Centro Funzionale del fax cartaceo presso l apparecchiatura telefax del Settore Pianificazione territoriale (N. Fax ), eventualmente il documento previsionale è scaricabile dal tuo PC sull URL: secondo il Login conosciuto; 15

16 ?? provvedi all invio del fax ricevuto mediante l apparecchiatura fax del Settore Pianificazione Territoriale od in alternativa con l apparecchiatura fax della Sala Operativa, secondo le Procedure di trasmissione telefax. L inoltro dell avviso meteo o di criticità o del bollettino nivologico per rischio valanghe a mezzo apparecchiatura fax avviene verso i gruppi che sono stati precedentemente preordinati.: I Gruppi a cui spedire il fax sono: se è stato pubblicato l Avviso Meteo (per piogge, temporali, nevicate, anomalie di freddo, anomalie di caldo, vento), devi associare i seguenti Gruppi: - ZA B (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA B); - ZA I (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA I); - COMUNI (se l avviso riguarda entrambe le Zone di Allertamento); - VOLONTARIATO; se oltre all Avviso Meteo vi è una criticità idrogeologica ed idraulica / nevicate di Livello 2 o 3, devi associare i seguenti Gruppi: - ZA B (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA B); - ZA I (se l avviso riguarda esclusivamente i Comuni della ZA I); - COMUNI (se l avviso riguarda entrambe le Zone di Allertamento); - VOLONTARIATO; - Ed inoltre selezionare singolarmente i numeri dell Enel e della Telecom; se è stato pubblicato il Bollettino Nivologico per rischio Valanghe con Livello di Criticità 2 o 3, devi associare i seguenti Gruppi: - COMUNI VALANGHE; - VOLONTARIATO; N.B: per i Gruppi ed i numeri veloci vedi la Lista memoria numeri. RAPPORTO DI FINE TURNO. Prima della fine del turno di reperibilità, il dipendente provvede:?? a verificare la carica delle batterie del telefono cellulare e delle altre dotazioni informatiche in possesso, relazionando sullo stato delle stesse al dipendente del turno subentrante;?? a compilare il rapporto di fine turno secondo il modello predisposto. 16