Fabrizio Pedranzini. Gestione dematerializzata ed integrata del processo di trasferimento degli studenti. Politecnico di Milano Area Servizi ICT

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1 Fabrizio Pedranzini Politecnico di Milano Area Servizi ICT Gestione dematerializzata ed integrata del processo di trasferimento degli studenti

2 Agenda 1. Contesto di genesi del progetto 2. Ipotesi di lavoro e perimetro del progetto 3. Risultati ottenuti 4. Prospettive

4 Università Digitale : il bando a. completare e potenziare la copertura Internet, anche con tecnologie wireless di nuova generazione b. introdurre la tecnologia VoIP per gli studenti, i docenti, il personale tecnico e amministrativo, sia in modalità fissa che mobile; c. introdurre i servizi di iscrizione on line e di verbalizzazione elettronica degli esami, nonché ulteriori servizi finalizzati a semplificare e digitalizzare i rapporti con gli studenti; d. introdurre il fascicolo personale dello studente nonché ulteriori servizi finalizzati a reingegnerizzare e automatizzare i processi interni; e. prevedere, nel rispetto delle regole tecniche del sistema pubblico di connettività, l automazione dei flussi informativi nei confronti del MIUR, nonché ulteriori soluzioni finalizzate a standardizzare e automatizzare i flussi informativi tra le università e tra l università e le amministrazioni centrali, periferiche e locali.

5 Università Digitale : aspetti rilevanti/innovativi Costituzione di un Tavolo Tecnico al DIT per l informatizzazione del sistema universitario Incentivo esplicito a collaborazione => premia le proposte di progetto presentate da reti di Università Incentivo esplicito ad adozione di soluzioni Open Source e al riuso (nelle sue differenti accezioni) Attribuisce priorità all integrazione dei servizi e all ampiezza degli interventi proposti (estesi a molteplici aspetti tra loro complementari) Finanzia iniziative concrete e articolate (massimo / progetto) => non si tratta di un finanziamento a pioggia Incremento delle risorse rese disponibili, ha reso possibile il finanziamento di molti progetti (per un totale di 23 Atenei) Nella scelta dei criteri di valutazione ha recepito i suggerimenti delle Università (riunioni in Fondazione CRUI)

6 Università Digitale : i progetti selezionati

8 Le linee guida per la cooperazione applicativa Prevedere, nel rispetto delle regole tecniche del sistema pubblico di connettività, l automazione dei flussi informativi nei confronti del Ministero, nonché ulteriori soluzioni finalizzate a standardizzare e automatizzare i flussi informativi tra le università anche al fine di ottimizzare le rispettive banche dati e anagrafi [bando ICT4University - Università Digitale] Obiettivi delle linee guida: Individuazione di un modello di riferimento generale e scelta di un processo trasversale significativo sul quale istanziarlo Analisi e reingegnerizzazione del processo scelto Definizione delle modalità comuni di rappresentazione ed interpretazione dei dati Definizione dei protocolli applicativi di interazione tra i sistemi Individuazione delle possibili integrazioni con altri processi, interni agli Atenei

9 Il processo Definito congiuntamente l approccio metodologico, sono stati individuati molteplici casi d uso rivelanti per l esemplificarne l applicazione e tra questi si è scelto il processo di trasferimento degli studenti per le sue caratteristiche di marcata trasversalità e di rilevanza nella gestione della carriera. Il processo è articolato nei seguenti passi: [Studente] scelta del corso di studi di destinazione [Studente] presentazione della domanda di trasferimento [Segreteria] verifiche amministrative e preparazione foglio di congedo [Segreteria] invio del foglio di congedo [Ateneo di destinazione] acquisizione e verifica del foglio di congedo [Studente] immatricolazione presso l ateneo di destinazione [Ateneo di destinazione] conclusione del processo di trasferimento

10 Agenda 1. Contesto di genesi del progetto 2. Ipotesi di lavoro e perimetro del progetto 3. Risultati ottenuti a. Linee guida b. Implementazioni 4. Prospettive

11 Università Digitale : le Linee Guida

12 Il protocollo di cooperazione: cosa ci passiamo?

13 Il protocollo di cooperazione: come ci parliamo?

14 La semplificazione introdotta Per lo studente: Consultazione diretta di informazioni sull offerta formativa degli altri Atenei Avvio online della pratica di trasferimento con controllo in tempo reale del soddisfacimento dei vincoli (es verifiche pagamenti, esami in sospeso) e dello stato di avanzamento della pratica Possibilità di effettuare il download del foglio di congedo Passaggio diretto della pratica all Ateneo di destinazione con possibile gestione integrata del processo di immatricolazione Per la Segreteria: Gestione strutturata del processo con standardizzazione delle informazioni, eliminazione del data entry e della gestione cartacea Possibilità di gestire e monitorare l avanzamento delle pratiche Integrazione con le altre procedure di gestione della carriera (es fascicolo) Possibilità di utilizzare direttamente il foglio di congedo in formato elettronico nelle procedure di ammissione

15 L innovazione introdotta E stato individuato un processo comune, ottimizzato in ottica trasversale e completamente dematerializzato L implementazione è basata sulla cooperazione applicativa tra i sistemi informativi e su protocolli standard Sono stati condivisi ed utilizzati i formati ed i protocolli di interscambio definiti Si è realizzata l integrazione tra il processo trasversale di trasferimento ed i processi interni agli Atenei Il progetto è stato realizzato da un gruppo di lavoro misto (Ministero, Atenei, CINECA) Sono state individuate evoluzioni del processo che estendono la cooperazione applicativa coinvolgendo le basi di dati ministeriali relative all offerta formativa ed all Anagrafe Nazionale degli Studenti

16 Esemplificazione workflow in uscita/1

24 Esemplificazione workflow in ingresso/1

29 COAP Cooperazione Applicativa Nei sistemi ESSE3 il processo di trasferimento è così articolato: presentazione domanda di trasferimento in uscita nell ateneo di partenza eventuale inserimento autocertificazione esami sostenuti e non ancora caricati in carriera dello studente inserimento domanda di trasferimento in ingresso nell ateneo di destinazione verifica posizione amministrativa e di carriera dello studente eventuale primo invio parziale del foglio di congedo (senza dati della carriera didattica) eventuale acquisizione foglio di congedo dello studente da parte dell Ateneo di destinazione del trasferimento in uscita completamento verifica posizione carriera dello studente invio definitivo foglio di congedo definitivo convalida Attività Didattiche presso ateneo di destinazione completamento pratica di trasferimento in ingresso e contestuale notifica conclusione pratica di congedo.

30 Esse3.ico COAP: Processo di gestione Cooperazione applicativa Avvio processo trasferimento in uscita CCDL Ateneo di destinazione Ateneo di provenienza Studente Presentazione domanda di trasferimento in uscita Indicazione eventuali esami sostenuti e non caricati a sistema Verifica posizione: - amministrativa - carriera Generazione foglio di congedo Sistema Segreteria Sistema Segreteria Si preimmatricola all ateneo di destinazione Coop. Applicativa Coop. Applicativa Comunicazione allo studente di immatricolazione consentita Invio richiesta: - convalida - piano studi Convalida AD pregresse Completa piano studi Acquisisce pratica di convalida

31 Presentazione della domanda di trasferimento Lo studente presenta online la domanda di trasferimento in uscita

32 Inserimento degli esami sostenuti Lo studente effettua l inserimento (autocertificazione) degli esami sostenuti e non ancora caricati in carriera.

33 Verifica della posizione amministrativa

34 Generazione ed invio del foglio di congedo La Segreteria tramite il pulsante Coop. Appl. abilitato unicamente se il trasferimento è verso atenei del gruppo di cooperazione, accede alla funzione di gestione dei fogli di

35 Verifica dello stato di avanzamento La funzione di gestione dei fogli di congedo gestisce lo stato di avanzamento della pratica.

36 Dettaglio del foglio di congedo

37 Agenda 1. Contesto di genesi del progetto 2. Ipotesi di lavoro e perimetro del progetto 3. Risultati ottenuti 4. Prospettive a. Passaggio in produzione b. Adozione da parte del sistema c. Integrazioni con banche dati ministeriali d. Estensione delle informazioni trattate

38 Passaggio in produzione a. Sperimentazione ristretta [ottobre 2014] b. Avvio in produzione [da novembre 2014]

39 Atenei presenti al Convegno che utilizzano ESSE3 di CINECA-KION Adozione da parte del sistema!

40 Evoluzioni successive a. Integrazioni con banche dati ministeriali b. Estensione del modello ad altri processi (es fascicolo)

41 D.L n Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese - Sezione III - Agenda digitale per l'istruzione Art. 10 Anagrafe nazionale degli studenti e altre misure in materia scolastica Al fine di accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per gli studenti, riducendone i costi connessi, le università statali e non statali legalmente riconosciute, a decorrere dall'anno accademico , costituiscono il fascicolo elettronico dello studente, che contiene tutti i documenti, gli atti e i dati inerenti la carriera dello studente, compresi i periodi di studio all'estero per mobilità, e che alimentano il diploma supplement, a partire dall'immatricolazione o dall'avvio di una nuova carriera fino al conseguimento del titolo La mobilità nazionale degli studenti si realizza mediante lo scambio telematico del fascicolo elettronico dello studente. Il fascicolo elettronico dello studente favorisce la mobilità internazionale degli studenti in entrata e in uscita, contiene i titoli di studio conseguiti e supporta gli standard di interoperabilità definiti a livello internazionale. Per gli studenti diplomati in Italia a partire dall'anno solare 2012, il fascicolo dello studente è alimentato, per i dati di competenza, dall'anagrafe nazionale degli studenti delle scuole superiori

42 Ai fini di cui ai commi.. le università possono accedere in modalità telematica alle informazioni disponibili nell'anagrafe nazionale degli studenti e dei laureati delle università le università possono accedere in modalità telematica alle banche dati dell'istituto per la previdenza sociale, secondo le modalità di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, per la consultazione dell'indicatore della situazione economica equivalente (ISEE) e degli altri dati necessari al calcolo dell' Indicatore della situazione economica equivalente per l'università - ISEEU.». Al fine di evitare la duplicazione di banche dati contenenti informazioni similari, nell'ottica di limitare l'impiego di risorse umane, strumentali e finanziarie, l'anagrafe nazionale degli alunni nonché quella degli studenti e dei laureati delle università rappresentano banche dati a livello nazionale realizzate dal Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca e alle quali accedono le regioni e gli enti locali ciascuno in relazione alle proprie competenze istituzionali. All'anagrafe degli studenti e dei laureati accedono anche le università. L'anagrafe nazionale degli alunni è altresì alimentata dai dati relativi agli iscritti alla scuola dell'infanzia.

43 Grazie per l attenzione! fabrizio.pedranzini@polimi.it