Il fascicolo elettronico dello studente in ICT4U: il caso d'uso presso l'ateneo federiciano

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1 Clelia Baldo Università degli Studi di Napoli Federico II Il fascicolo elettronico dello studente in ICT4U: il caso d'uso presso l'ateneo federiciano

2 Il programma ICT4University Il programma ICT4University (ICT4U) realizza quanto previsto dall'obiettivo Università del Piano E-Gov 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione ed è attuato con protocollo d intesa con il Ministro dell istruzione, dell università e della ricerca. Iniziativa finalizzata alla digitalizzazione di servizi, processi e flussi informativi delle Università. SERVIZI E RETI WIFI Iniziative per favorire l'adozione da parte delle Università e degli Istituti di alta formazione artistica e musicale (AFAM) di servizi online di tipo amministrativo e/o didattico, accessibili gratuitamente da parte degli studenti, anche su reti WiFi. 2

3 Il tavolo tecnico Verbalizzazione digitale Immatricolazione online Fascicolo dello studente Tesi online VoIP Pagamenti online UNISUD U4U UNI22 Atenei veneziani Uni5net Duecento su quattro Cooperazione applicativa Autenticazione federata Aspetti normativi reti IP 3

4 Le linee guida ICT4U «Fascicolo personale dello studente» Obiettivi Reingegnerizzare i processi documentali per la gestione del fascicolo elettronico dello studente; Semplificare e automatizzare i processi di creazione e apertura dei fascicoli degli studenti e di inserimento nei fascicoli dei documenti più rilevanti della carriera degli studenti; Rendere accessibile agli studenti il fascicolo, ai fini della trasparenza amministrativa. Risultati conseguiti dal gruppo di lavoro Condivisione e armonizzazione del linguaggio. Rilevazione dei modelli organizzativi adottati negli atenei. Definizione di un modello di riferimento a eventi/processi, adattabile ai vari contesti tecnico-organizzativi. Individuazione delle tipologie di documenti da inserire nel fascicolo studente. 4

5 Fascicolo dello studente Unina: obiettivi dell intervento Realizzare un sistema: i. Aderente al modello di riferimento ICT4U, ii. Coerente con il piano di classificazione dell archivio di Ateneo, iii. Capace di fornire una vista logica strutturata e unificata sulla pluralità dei documenti prodotti nell ambito di procedimenti, affari e attività relativi allo studente, iv. Integrato nel Si di Ateneo, sicuro e usabile, v. Tecnologicamente standard, aperto e interoperabile, vi. In grado di consentire l automazione di flussi di lavoro e la piena gestione informatica dei fascicoli e dei documenti attinenti agli studenti. 5

6 Fascicolo dello studente Unina: le fasi realizzative Raccolta requisiti Interviste ai responsabili delle segreterie didattiche Ricognizione dei procedimenti e delle tipologie di documenti Partecipazione tavolo tecnico ICT4University e recepimento Linee guida Analisi Definizione concettuale della struttura del fascicolo dello studente Progettazione funzionalità e modello dati Redazione documento di analisi Disegno Definizione architettura integrazione con il SI delle Segreterie Studenti Disegno e progettazione di dettaglio del sistema Sviluppo e test Componenti di integrazione del sistema documentale con il sistema di gestione delle Segreterie Studenti Realizzazione di work flow specifici (es: Passaggio «primo x primo» Attività di test, di collaudo funzionale, di integrazione e prestazionale. 6

7 Dall archivio all archivio informatico Archivio Complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto Archivio produttore durante lo svolgimento dell attività. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico) Archivio informatico Archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali Archivio informatico informatiche, gestiti e conservati in ambiente informatico. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico) Definizione alternativa di Archivio: struttura organizzata di persone e sistemi che accetti la responsabilità di conservare l informazione e renderla disponibile per una comunità di riferimento (rif. ISO 14721:2002 OAIS) 7

8 Il fascicolo informatico Il fascicolo informatico Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una data attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizione stabilite dall art. 41 del CAD. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche conservazione) La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati. (Art. 41, comma 2 del CAD) le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico (Art. 41, comma 2-bis del CAD) 8

9 Il ciclo di vita di un documento informatico Esibizione Formazione documento Sottoscrizione Reperimento Condivisione Conservazione Classificazione e fascicolazione elettronica Trasmissione Iter di approvazione e Workflow Produzione copie e copie conformi Registrazione di protocollo

10 Il fascicolo di studente e l archivio informatico Unina Ogni fascicolo elettronico dello studente si inserisce nell archivio informatico dell Area Organizzativa Omogenea Federico II. Il fascicolo di studente è una vista logica, un contenitore «generale» che raccoglie tutti i sotto-fascicoli di matricola. Il fascicolo di matricola è l insieme dei metadati descrittivi e identificativi corrispondenti a una matricola associata allo studente. A sua volta, contiene i sotto-fascicoli per procedimento/affare/attività La struttura logica ( e fisica) dei sotto-fascicoli per procedimento si conforma al Piano di classificazione (titolario). La visibilità e i permessi per l accesso ai documenti nei fascicoli per procedimento sono assegnati in automatico al responsabile del procedimento, di norma l Ufficio di Segreteria che gestisce il corso di studi, definito in fase di immatricolazione. 10

11 Il fascicolo di persona e il fascicolo di studente Fascicolo di persona (fisica) [CF] Fascicolo di studente Fascicolo di dipendente Fascicolo di matricola [CF.S/Matricola1] Fascicolo di matricola [CF.S/Matricola2] Dipendente D/R [CF.D/Matricola] Dipendente TA [CF.D/Matricola] Fascicolo procedurale V.c1/2014-m Fascicolo procedurale V.c1/2014-x Fascicolo procedurale V.c2/2014-n Fascicolo procedurale V.c4/2014-n Fascicolo procedurale V.c3/2014-z 11

12 La struttura del fascicolo di studente I livello: fascicolo per soggetto (studente), ha come identificativo il codice fiscale dello studente. II livello: sotto-fascicolo per soggetto (carriera dello studente), per ciascuna carriera, ha come identificativo il codice fiscale dello studente, seguito dal numero di matricola (con il prefisso S/ che ne identifica l ambito studente). III livello: sotto-sotto-fascicoli procedimentali (procedimento/affare/attività) associati ad una determinata carriera dello studente. Aggregazione dei documenti relativi a un dato procedimento/affare o attività. Nomenclatura della segnatura basata sul piano di classificazione: Titolo.classe/Anno-NumeroFascicolo.NumeroSottoFascicolo (es: V.3/ ). 12

13 Fascicoli per soggetto e per procedimento TITOLARIO FASCICOLO STUDENTE TITOLO V STUDENTE A [C.F. A ] CLASSE 1 MATRICOLA X Procedimento V.1/1 [C.F. A (obbl.); matricola -; A.A.] Procedimento V.1/2 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] Procedimento V.1/2 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] Procedimento V.2/1 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] Procedimento V.1/3 [C.F. B (obbl.); matricola Z; A.A. ] Procedimento IX.2/1 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] CLASSE 2 MATRICOLA Y Procedimento V.2/1 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] Procedimento V.2/2 [C.F. A (obbl.); matricola Y; A.A. ] Procedimento V.2/2 [C.F. A (obbl.); matricola Y; A.A. ] TITOLO IX CLASSE 1 STUDENTE B [C.F. B] CLASSE 2 MATRICOLA Z Procedimento IX.2/1 [C.F. A (obbl.); matricola X; A.A.] Procedimento V.1/3 [C.F. B (obbl.); matricola Z; A.A. ] Procedimento IX.2/2 [C.F. B (obbl.); matricola Z; A.A. ] Procedimento IX.2/2 [C.F. B (obbl.); matricola Z; A.A. ] 13

14 Il sistema documentale Unina Firma Digitale Condivisione Accesso Gestione Studenti Interfaccia HTML/CSS/JS Posta Elettronica Web App JEE/Spring Alfresco + Activiti PEC Organizzazione archivio PostgreSQL SAN Solr Collaborazione (BPM) Protocollo IAM Sicurezza 14

15 L architettura edocumento Utenti Servizi applicativi ECM Alfresco BPM Activiti ESB Mule Analisti SOA Governance Tecnici 15

16 L integrazione con il sistema di gestione degli studenti I processi: immatricolazione, sospensione, passaggio, trasferimento, decadenza, decesso, laurea. I servizi: crea fascicolo, aggiungi documento, sposta fascicolo, chiudi fascicolo, riapri fascicolo. GEDAS edocumento SOAP Mule Enterprise Service Bus 16

17 Il modello generale ICT4U di integrazione a eventi (Fonte: Linee guida ICT4University) 17

18 Il modello UNINA: gli eventi, le azioni Evento Nuova_carriera Nuovo_documento Fine_carriera Consulta Processo nel sistema di gestione carriere studenti Invocato all atto della immatricolazioneiscrizione di un nuovo studente nell ateneo Inserisce un nuovo documento nel fascicolo informatico (matricolare) di uno studente, nel sottofascicolo relativo allo specifico procedimento, affare o attività (es. domanda di laurea) a) per trasferimento: inserisce il foglio di congedo b) per conseguimento del titolo: inserisce il diploma supplement c) per rinuncia o decadenza : inserisce il relativo atto Permette alla segreteria studenti di elencare e visualizzare i documenti contenuti in un fascicolo informatico di carriera dello studente. Azioni nel sistema di gestione documentale - Crea o aggiorna anagrafica - Crea fascicolo informatico soggettivo (se prima carriera) e matricolare - Crea o riapre fascicolo procedimentale - Inserisce documento - Chiude il fascicolo procedimentale - Crea fascicolo procedimentale - Inserisce documento - Chiude il fascicolo procedimentale e matricolare - Lista 18

19 Le tipologie di documenti Tipologie di documenti da inserire nel fascicolo (1/2) Domanda di immatricolazione / abbreviazione di corso / trasferimento in ingresso OBBLIGATORIO Passaggio di corso OPZIONALE Conferma titolo di studio OBBLIGATORIO Delibera passaggio di corso OBBLIGATORIO Attestazione ISEE/ISEU CONSIGLIATO Domanda esonero/benefici CONSIGLIATO Domanda piano di studio individuale OPZIONALE Delibera approvazione piano di studio individuale OBBLIGATORIO Verbali di esame OBBLIGATORIO (non necessariamente nel fascicolo studente) Contratto di Learning Agreement CONSIGLIATO 1

20 Le tipologie di documenti Tipologie di documenti da inserire nel fascicolo (2/2) Transcript of Records CONSIGLIATO Istanze OPZIONALE Decreti di annullamento esame, contratto collaborazione studentesca, riconoscimento esami, etc. OBBLIGATORIO Domanda di laurea /trasferimento OPZIONALE Diploma supplement / Foglio di congedo / Rinuncia / Decadenza OBBLIGATORIO Tesi di laurea OBBLIGATORIO (ma non necessariamente nel fascicolo studente Domanda esame di stato CONSIGLIATO Abilitazione OBBLIGATORIO 20

21 Il procedimenti: il «passaggio primo per primo» Istanza di passaggio ad un diverso corso di studi da parte di uno studente iscritto al primo anno: il sistema di gestione delle carriere produce il documento «foglio di congedo» e, in automatico, istanzia un workflow sul sistema documentale. Crea fascicolo passaggio con foglio congedo Crea fascicolo matricolare e procedimentale Chiude vecchio fascicolo Avvia Passaggio Firma Sottoscrive foglio di congedo Registra nel protocollo Invia via PEC allo studente Protocolla e invia Invia fascicolo Invia il vecchio fascicolo alla nuova Segreteria Inserisce il decreto nel nuovo fascicolo passaggio della nuova carriera Inserisci decreto 21

22 L accesso degli studenti ai documenti amministrativi: la pubblicazione 22

23 L accesso degli studenti ai documenti amministrativi: la consultazione 23

24 Riferimenti Normativa CAD «Codice dell Amministrazione Digitale» d.lgs. 82/2005 «Decreto crescita 2.0» D.L. 17/2012, convertito con modificazioni nella Legge 221/2012 «Amministrazione trasparente» d. lgs. 33/2013 Link utili