CITTA DI VIGEVANO Settore Servizi alla città e valorizzazione culturale Servizio Informatico Comunale

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1 CITTA DI VIGEVANO Settore Servizi alla città e valorizzazione culturale Servizio Informatico Comunale Piano di Informatizzazione dei procedimenti (art. 24 co. 3-bis del DL 90/2014) Allegato 5-Piano Informatizzazione dei procedimenti-architettura del sistema Vigevano, febbraio 2015

2 Piano Informatizzazione dei procedimenti Architettura del sistema L architettura pensata per il sistema è costituita dalle seguenti componenti: 1. Applicazione Web di interfaccia con l utenza (WEBAPP) 2. Sistema di gestione del workflow del procedimento (WKF) 3. Content repository per l archiviazione dei documenti associati al procedimento Gestione Documentale (GD) 4. Sistema di accesso allo stato delle pratiche via Web e WhatsApp per l utenza (SA) 5. Interfaccia per gli Operatori dell ente al sistema di gestione dei procedimenti (IO) Applicazione web di interfaccia con l utenza (WEBAPP) E un applicazione web sviluppata ad hoc e costituita dai seguenti blocchi funzionali: Autenticazione degli utenti mediante IdPC/SPID Selezione del procedimento, collegato al Database dei procedimenti (DBP) Caricamento guidato delle informazioni necessarie e upload dei documenti Possibilità di associare una , una PEC e/o un numero di Whatsapp per ricevere le notifiche riguardanti la pratica (i dati verranno associati all utente e riproposti per le pratiche successive) Avvio del workflow del procedimento In particolare nel Database dei procedimenti sono conservati i seguenti dati essenziali: - Identificativo del procedimento (codice, acronimo e descrizione) - Parole chiave per facilitare la ricerca - Elenco delle informazioni da richiedere organizzate in blocchi (ad es. blocco dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale ecc.) attraverso l integrazione con i sistemi di BackOffice - Elenco dei documenti da caricare, con indicazione di quali vanno inviati al Protocollo (Fascicolo) per la conservazione a norma - Tempo massimo previsto per il termine del procedimento - Responsabile del procedimento

3 Sistema di gestione del workflow del procedimento (WKF) E un software costruito ad hoc che utilizza un sistema di gestione di workflow (ad es: Activiti) costituito dai seguenti blocchi funzionali: Avvio del workflow, con collegamento al Protocollo (avvio pratica) Gestione del workflow Conclusione del workflow, con collegamento al Protocollo (chiusura pratica) ed invio eventuale del documento finale associato via , PEC e/o WhatsApp Il workflow, definito secondo un formato standard, specifica le singole fasi di cui è costituito il procedimento, in particolare: - Nome della fase - Funzione/Unità organizzativa che può gestire la fase del procedimento Il sistema permette di notificare il completamento dell'iter all utente, anche in caso di esito negativo. Content repository per l archiviazione dei documenti associati al procedimento Gestione Documentale (GD) Il Content repository (es: Alfresco) è un componente essenziale del sistema, oltre a contenere una cartella per ogni pratica, con associati i metadati ed i documenti relativi, deve anche gestire: - I permessi di accesso (integrato con LDAP di Zimbra) - l'indicizzazione dei contenuti, per permettere le opportune ricerche - la gestione delle versioni, con la possibilità di recupero di versioni precedenti dei documenti - l'audit degli accessi e delle operazioni svolte

4 Sistema di accesso allo stato delle pratiche via Web e WhatsApp per l utenza (SA) Elemento essenziale del sistema, deve permettere la possibilità di seguire lo stato della pratica nel modo più semplice possibile. Per coprire le esigenze delle diverse tipologie di utenze (aziendali, privati, ecc.) si è pensato di attivare due sistemi: 1. Stato delle pratiche via WEB 2. Stato delle pratiche via WhatsApp Lo stato delle pratiche via Web prevede, dopo l autenticazione dell'utente con IdPC/SPID, l accesso all elenco delle proprie pratiche aperte e storiche. Per le pratiche aperte vengono visualizzati: - Numero della pratica - Nome del procedimento - Responsabile del procedimento - Data di apertura della pratica - Data limite di chiusura della pratica - Stato di avanzamento - Funzione/Unità organizzativa che ha in carico la pratica Per le pratiche già chiuse vengono visualizzati: - Numero della pratica - Nome del procedimento - Responsabile del procedimento - Data di apertura della pratica - Data di chiusura della pratica - Esito della pratica (Positivo/Negativo) Entrando nel dettaglio della pratica sarà possibile visualizzare: - dati di protocollazione - le singole fasi completate e quelle ancora da completare - eventuali documenti associati alla pratica Nel caso in cui l utente abbia associato WhatAapp si attiverà un sistema di notifica push che prevede l invio all utente di: - Numero della pratica - segnalazione di avvio della pratica, con indicazione dei dati di protocollazione - notifica, se è il caso, di completamento di una fase del workflow - segnalazione di conclusione della pratica, con indicazione dell'esito della pratica (Positivo/Negativo) ed eventuale provvedimento finale allegato (PDF) L'utente, inviando poi un messaggio al numero WhatsApp del Comune contenente il Numero della pratica potrà accedere, ad esempio, alle seguenti funzioni (menù inviato via WhatsApp):

5 1. Richiesta dello Stato attuale della pratica 2. Richiesta di appuntamento In caso di chiusura della pratica e presenza del documento finale: 1. Ritrasmissione via WhatsApp del documento finale 2. Trasmissione via del documento finale (se l utente ha associato una ) 3. Trasmissione via PEC del documento finale (se l utente ha associato una PEC)

6 Utenti del servizio non ancora registrati IF registrazione utenti Server di comunicazione Operatore comunale Utenti del servizio Yowsup SW Comunicazione HTTP/S WEB Comunicazione HTTP/S GIT Altri sistemi (es. multe) Whatsapp Servers DB DB

7 Interfaccia per gli Operatori al sistema di gestione dei procedimenti (IO) Questa funzione è accessibile agli Operatori del Comune e permette la gestione delle pratiche aperte. Dopo essersi autenticati, con account di LDAP di Zimbra, viene visualizzato l elenco delle pratiche aperte in ordine di Numero della pratica, sulla base della Funzione/Unità organizzativa di appartenenza. In caso di richiesta di appuntamento, viene data evidenza all Operatore, con possibilità di calendarizzare una proposta di incontro. Selezionando una pratica è possibile: - prendere in carico la pratica - consultare e/o integrare i dati associati (metadati) - accedere ai documenti associati alla pratica - associare dei documenti alla pratica - segnalare il completamento di una fase del workflow con esito positivo o negativo E' comunque possibile ricercare una pratica aperta o chiusa mediante i metadati associati. In caso di pratiche già chiuse è possibile solo: - consultare i dati associati (metadati) - accedere ai documenti associati alla pratica