Verbale del Consiglio Direttivo del giorno 25 agosto 2014

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1 Associazione CLUB AMICI DEL CUORE Organizzazione ONLUS Iscritta nel Registro Regionale delle organizzazioni di volontariato n. TV Personalità Giuridica di Diritto Privato - c/c Postale Iscritta nel Registro Regionale delle Persone Giuridiche Cod. Fiscale Tel Castelfranco Veneto (TV) - Via Dei Carpani16/Z - caselle postale 20 Sito: org info@clubamicidelcuore.org Verbale del Consiglio Direttivo del giorno 25 agosto 2014 Il giorno 25 agosto 2014 alle ore 16,30, nei locali del Club Amici del Cuore presso l Ospedale di Castelfranco Veneto, si è riunito il Consiglio Direttivo. PRESENTI: PAVAN GIOVANNI Presidente,ANDRETTA ELISABETTA, ANTONELLO RINO, PERIN GIUSEPPE, CARRARA GIANLUIGI, ESPOSITO WLADIMIRO, FIORIN DANIELE. Il Sig. ESPOSITO WLADIMIRO assume le funzioni di redigere il verbale della riunione. Il Presidente PAVAN GIOVANNI accertata la regolarità della convocazione ed il numero legale dei Consiglieri dichiara il Consiglio validamente costituito ed atto a deliberare relativamente al seguente o.d.g.: 1. Lettura + Approvazione verbale precedente 2. Messa a disposizione per conoscenza copia corrispondenza entrata / uscita - raccomandata del dott. Celegon al Presidente e risposta - relazioni delle dr.sse Bissacco e Cavasin/incontro dr. Melloni + dr. Abaterusso, Primario di Nefrologia/iniziativa comune con associazioni/primariati/psicologhe vs. direzione ASL 3. Approvazione del Regolamento di alcuni aspetti attività associazione: eleggibilità, pagamenti, altro 4. Rapporto con signora Dal Bello: proposta 5. Definizione di criteri generali e budget spesa finalizzata all assistenza cardiologica di nostri associati sostituzione del rapporto con Castelmonte/dott. Celegon con Cardiologia Castelfranco. 6. Informazioni preliminari su nuova donazione finalizzata ad attrezzature per Cardiologia/strategia di comunicazione relativa 7. Report attività Tesoriere Fiorin 8. Report Segretario Esposito su: - invio lettera ai Consiglieri uscenti - pagina Facebook dell Associazione - novità sul sito - novità sulla messa in rete - altre eventuali comunicazioni 9. Report Consigliere Andretta su: - Associazione/Giornata del Cuore su Twitter 10. Stampa locale 11. Triveneto Cuore/Conacore: - proposta acquisto confezioni di Aceto Balsamico - proposta adesione CAMPAGNA NOCI 2014 e relative eventuali prenotazioni - proposta adesione GIORNATA MONDIALE DEL CUORE 2014 il 28 settembre - inserimento INFORMACUORE sul website dell Associazione 12. Altri punti suggeriti dai membri del Consiglio. Da far pervenire al Segretario almeno entro il 20 agosto 13. Varie ed eventuali: - gita Russia/posizione signora non partita da aeroporto Verona a causa stato ubriachezza/richiesta rimborso spese per rientro. - signora Pierina Giacometti, ns. rappresentante c/o Associazione Diritti degli Ammalati. Proposta di incontro per capire e sostenere eventualmente attività 1

2 PUNTO 1: Viene letto il verbale della seduta precedente e si portano alcune correzione allo stesso. Al primo punto al posto di avere solo un conto corrente più la posta inserire la dicitura ridurre il numero delle banche. infine laddove si parla di sistemare gli emolumenti dovuti al collaboratore BOLZAN NATALE si inserisce il nominativo dell altro collaboratore BUSNARDO ORFEO. 3. PUNTO 2: Il Presidente ricorda che è messa a disposizione per conoscenza, oltre alla corrispondenza usuale: a. copia corrispondenza della raccomandata del dott. Celegon al Presidente e risposta. La risposta viene letta ed approvata all unanimità. b. relazioni delle dr.sse Bissacco e Cavasin Il Presidente relazione inoltre: sull incontro con il dott. Melloni, Responsabile Servizio Psicologico, che plaude ad un iniziativa di confronto comune delle aree e delle associazioni coinvolte nel Servizio Psicologico Ospedaliero sull incontro dott. Abaterusso, Primario di Nefrologia, che lamenta da un lato carenza di ore psicologo e dall altro impossibilità per l ANED di garantire il pagamento della quota parte del servizio a cause del ridotto numero di associati. Il Presidente Pavan propone al Consiglio di farsi carico per ragioni solidaristiche della differenza eventuale di contributo non pagato da ANED. Il Consiglio approva all unanimità PUNTO 3: REGOLAMENTO DELL ASSOCIAZIONE E PROCEDURE Viene data lettura e viene discusso il nuovo Regolamento dell Associazione che, approvato all unanimità, recita come segue. REGOLAMENTO Le regole e le procedure di seguito indicate sono finalizzate parte a completare lo Statuto, parte ad organizzare e procedurare alcune pratiche della vita del nostro Club. Molte delle procedure descritte e suggerite sono semplicemente la fotografia della prassi esistente. Altre cercano di migliorare carenze evidenziate. Gli obiettivi del regolamento approvato dal Consiglio Direttivo sono quelli di: Favorire una vita associativa basata su criteri volontaristici di servizio amichevole, di trasparenza, di sostituibilità; Favorire il ricambio degli organi di gestione, mantenendo continuità degli scopi sociali; Dare notizia di come funziona nei suoi gangli operativi e servizi l Associazione; Evitare che cambi di organo direttivo producano modifiche importanti di operatività senza che ci sia stato una previa analisi con voto del Consiglio Direttivo in carica. Art 1. Consiglio Direttivo 1.1 Eleggibilità al Consiglio Ciascun socio può essere eletto per un massimo di tre (3) volte consecutive alla carica di membro del Consiglio Direttivo. Eventuali candidature in deroga devono essere accettate e votate a maggioranza qualificata dal Consiglio Direttivo, riunito nella sua interezza, e motivate per iscritto nel Verbale di Consiglio. 1.2 Eleggibilità alle cariche nel Consiglio Ciascun Consigliere, Presidente compreso, non può essere eletto per più di due volte consecutive alla medesima carica. 1.3 Convocazione del Consiglio Pur non essendo previsto dalla Statuto, la prassi consolidata, che il presente regolamento intende confermare, prevede che la convocazione formale del Consiglio venga estesa al Collegio dei Revisori. In caso di votazione i membri del Collegio dei Revisori non hanno diritto di voto, ma possono chiedere di mettere a verbale il loro parere sul tema oggetto della votazione. 2. Sistema informatico e chiavi di accesso alla struttura 2.1 Messa in rete delle postazioni Le postazioni attualmente in dotazione dell Associazione sono così costituite: * ufficio cassa/iscrizioni: n 1 postazione fissa * ufficio amministrazione: n 2 postazione fissa n 1 portatile Dette postazioni vanno messe in rete nel più breve tempo possibile entro il prossimo mese Password 2

3 La password generale di sistema va cambiata ogni trimestre a carico del Segretario. Questa password è in possesso del Segretario, del Presidente, del Tesoriere. Essa viene inoltre data dal Segretario a quei Consiglieri ed operatori volontari che ne necessitano per ragioni di servizio La password per accedere ai dati contabili va cambiata ogni trimestre a carico del Tesoriere. Questa password è in possesso del Tesoriere e del Contabile Chiavi di accesso alla struttura Le chiavi di accesso alla struttura si distinguono in: chiave di accesso generale, chiave di accesso agli uffici amministrativi, La responsabilità delle chiavi e della loro distribuzione a chi ne necessità è della responsabile operativa signora Graziella Dal Bello. 3. Elenco soci del Club L elenco iscritti è tenuto e gestito dal sistema informatico ad opera del Segretario e contiene tutti i dati relativi ai soci iscrittisi al nostro Club. Esso si divide in: 3.1 Elenco storico con l elenco di tutti i soci entrati nel tempo a far parte dell Associazione 3.2 Elenco soci attivi con l elenco di tutti i soci attivi in regola con i pagamenti 3.3. Elenco soci benemeriti con indicata la donazione effettuata all Associazione 3.4. Elenco soci defunti e defunti iscritti, cioè coloro che continuano a pagare la tessera su iniziativa di qualcuno dei familiari. 3.5 Il Segretario annualmente aggiorna i dati e predispone un elenco statistico annuale dei soci nuovi/cessati in tempo per l approvazione del bilancio annuale dell Associazione. Le informazioni statistiche relative ai soci saranno oggetto di informativa durante l assemblea annuale soci 4. Elenco iscritti ai corsi di annuali di ginnastica L elenco iscritti è tenuto e gestito dal sistema informatico ad opera del Segretario e contiene tutti i dati relativi ai soci iscrittisi ai nostri corsi di ginnastica Esso si divide in: 3.1 Elenco iscritti nell anno, con accanto le quote pagate, e numero totale iscritti 3.2 Elenco nuovi iscritti nell anno in corso, e numero totale iscritti 3.3. Elenco iscritti cessati con indicata la motivazione, e numero totale rinunce. 3.4 Il Segretario o chi per lui, annualmente aggiorna i dati e predispone un elenco statistico annuale degli iscritti, dei nuovi e cessati in tempo per l approvazione del bilancio annuale dell Associazione. Le informazioni statistiche relative agli iscritti saranno oggetto di informativa durante l assemblea annuale soci. 4. Incassi Gli incassi che non avvengono tramite banca vanno organizzati come segue. 4.1 Incassi in contanti per: iscrizioni, palestra, attività varie, Giornate del Cuore, regalie e donazioni. Autorizzati all incasso sono: Fiorin Daniele, Tesoriere Perin Giuseppe, Consigliere Dal Bello Graziella, Responsabile Operativa Bolzon Natale, Operatore Volontario Busnardo Orfeo, Operatore Volontario Le somme, dopo aver consegnato la ricevuta del versamento e registrato l incasso nel Libro Cassa, vanno depositate nella Cassa 1 oppure concordata la loro consegna direttamente al Tesoriere se del caso. Nella Cassa 1 va tenuta una somma fino a 150,00 necessaria per cambiare in caso di necessità, il resto va passato al Tesoriere, che gestisce la Cassa 2. La Cassa 1+ 2 devono restare sempre in sede Incasso di assegni. Autorizzati al ricevimento di assegni con rilascio di ricevuta sono: Fiorin Daniele, Tesoriere Dal Bello Graziella, Responsabile Operativa In caso di loro assenza sono autorizzati al ricevimento i sigg: Bepi Perin, Consigliere, Bolzon Natale e Busnardo Orfeo, Operatori Volontari Al ricevimento di assegni, dopo aver consegnato la ricevuta del versamento, ed effettuata la registrazione nel Registro Cassa l assegno va immediatamente consegnato al Tesoriere o, se impossibilitati, depositato nella Cassa 1 ed informato il Tesoriere, che provvederà al più presto possibile al deposito in banca. 3

4 5. Pagamenti Tutti i pagamenti sono effettuati dal Tesoriere o, se impossibilitato, dal Presidente o, se impossibilitato, dal Vice Presidente. Il Tesoriere, o chi ne fa le veci, è autorizzato a singoli pagamenti senza autorizzazione previa del Consiglio fino alla somma di 1.000,00. E obbligo del Tesoriere presentare il rendiconto dei pagamenti effettuati in ragione di questa autorizzazione al primo Consiglio Direttivo utile, che provvederà alla presa d atto ed autorizzazione. I pagamenti oltre questo importo vanno sempre previamente approvati dal Consiglio o, in caso di impossibilità di convocazione del medesimo o di convocazione andata a vuoto, i pagamenti vanno autorizzati congiuntamente da Tesoriere e Presidente. I pagamenti vanno effettuati il più possibile tramite home banking. 6. Banche Il rapporto con le banche è tenuto dal Tesoriere. Nel conto presso la/le banca/che e/o posta viene depositata la firma del Tesoriere e del Presidente. Viene attivata la procedura di pagamento home banking, al fine di riduzione dei costi, flessibilità gestionale e praticità. Il Tesoriere si è attivato con le banche allo scopo. 7. Fatture e pagamenti La fattura va registrata in prima nota e, al pagamento, timbrata/vistata con PAGATO, data e firma del Tesoriere. La fattura in originale va consegnata allo studio contabile che assiste l Associazione. Copia della fattura va archiviata nel raccoglitore Fatture anno.. 8. Posta 8.1. Protocollo della posta cartacea in arrivo e partenza : lettere, comunicazioni, convocazione ecc A partire dal 1 maggio 2014 viene organizzato il protocollo della posta in arrivo e partenza Il protocollo posta viene gestito dal Segretario con la collaborazione del sig. Frattin Natale. Il ritiro della posta cartacea viene effettuato dagli addetti incaricati dell Associazione, che provvedono alla consegna della medesima al Segretario, per il protocollo e la distribuzione o, in sua assenza, alla signora Graziella Dal Bello, che provvede a: - fotocopiare originale, consegnandolo al Segretario ; - attivarsi/attivare la persona interna interessata alla comunicazione arrivata, consegnandole la fotocopia La posta in arrivo viene timbrata con data di arrivo La posta in partenza con data partenza. La posta in partenza deve sempre portare la firma del Presidente o di chi ne fa le veci. In caso di loro assenza la firma deve portare la seguente dicitura: Per il Presidente Nome. Cognome, Membro del Consiglio Direttivo Quando la posta in partenza riguarda accordi con risvolti economici e/o questioni economico-finanziarie, acconto alla firma del Presidente deve essere apposta la firma del Tesoriere Posta elettronica La casella di posta elettronica dell Associazione info@clubamicidelcuore.org è gestita dal Segretario. Le comunicazioni in arrivo vengono inoltrate per conoscenza al Presidente. Le comunicazioni in uscita devono sempre essere firmate con il nome della persona che scrive in nome e per conto dell Associazione La posta elettronica in entrata ed uscita va stampata e archiviata come la posta cartacea. L archivio della posta elettronica è a disposizione dei membri del Consiglio in carica, dei Revisori e dei Membri della struttura operativa che ne facciano motivata richiesta. 9. Sito WEB La gestione corrente del sito WEB viene affidata al Segretario. Gli interventi di comunicazione fatti attraverso il sito WEB vanno previamente presentati e concordati con il Consiglio. 4

5 La manutenzione del sito viene effettuata usando risorse interne al Consiglio oppure ai Soci nel limite dato dalle competenze disponibili. In caso di necessità ci si rivolge a ditta esterna. 10. Validità Il presente Regolamento, approvato nella seduta del Consiglio Direttivo del , diventa operativo a partire dal 1 Settembre Il presente Regolamento è valido fino a modificata approvata a maggioranza dal Consiglio Direttivo in carica, fatto salvo l articolo 1., paragrafi che richiedono la maggioranza qualificata. 11. Pubblicazione e Distribuzione del Regolamento Il presente Regolamento viene pubblicato su sito del Club, accanto alle delibere del Consiglio Direttivo e distribuito come segue: N 1 copia a ciascuno dei Consiglieri, N 1 copia alla signora Dal Bello N 1 copia a ciascuno degli Operatori Volontari N 1 copia viene esposta nella bacheca dell Associazione PUNTO 4. Rapporto con signora Dal Bello: proposta Il Presidente informa dell incontro di chiarimento avuto con la signora Dal Bello sul tema attività/compenso e di aver fatto alla medesima una proposta che illustra e di cui dà lettura. Dopo ampio dibattito il Consiglio approva all unanimità quanto segue. Il Direttivo ringrazia la signora Dal Bello per l attività svolta in questi anni con passione e generoso impegno a favore dell associazione e si augura che il rapporto di collaborazione possa proseguire con reciproca soddisfazione anche in futuro nel rispetto dei reciproci ruoli. Venendo incontro ad esigenze espresse dalla signora Dal Bello e relative al compenso della sua attività a favore dell associazione, pur già retribuita, delibera di mettere a disposizione del Direttivo un premio di 2.000,00 (duemila), al lordo di ogni ritenuta, tassa o imposta, destinato a titolo di premio forfettario alla signora Dal Bello. Detto premio è liquidabile prima della fine di ogni anno al raggiungimenti di obiettivi annuali proposti dal Direttivo alla stessa. Esso è giustificato da particolari attività o prestazioni o impegni, richiesti alla signora Dal Bello, ed aggiuntivi rispetto al Disciplinare per il conferimento di Incarico Professionale, stipulato dall associazione con la medesima in data 23 Febbraio Per il corrente anno l obiettivo al quale il Direttivo collega il premio è una particolare disponibilità della signora Dal Bello a facilitare il nuovo Direttivo nella sua attività di coordinamento e assunzione della responsabilità di gestione dell associazione, mettendo a disposizione informazioni, contatti, documenti ai membri del Direttivo che ne facciano richiesta nell ambito delle loro specifiche responsabilità. L attenzione particolare a questa richiesta è a valere dalla data odierna. Resta inteso che eventuali rimborsi chilometrici e spese sostenute dalla signora Dal Bello per lo svolgimento dell attività saranno rimborsate a presentazione della relative pezze giustificative PUNTO 5. Definizione di criteri generali e budget spesa finalizzata all assistenza cardiologica di nostri associati sostituzione del rapporto con Castelmonte/dott. Celegon con Cardiologia Castelfranco. Il Presidente illustra la necessità di provvedere ad una sostituzione del rapporto privilegiato precedentemente trattenuto con il dott Celegon tramite la CastelMonte Onlus e l opportunità di favorire un rapporto profondo e collaborativo con la Cardiologia di Castelfranco diretta dal dott. Cernetti. Dopo ampia discussione i presenti approvano unanimemente di proporre una convenzione basata sui seguenti principi generali: A. Messa a budget di una somma di ,00 da destinare alle sole visite senza analisi strumentali da destinare a favore dei soci alle seguenti condizioni: 1. Richiesta di visita urgente a medici della Cardiologia, che saranno da te individuati ed indicati, tramite Graziella Dal Bello; 2. Essere soci in regola con il tesseramento, verifica da effettuarsi a carico di Graziella; 3. Avere un impegnativa del medico curante oppure essere soggetti ad un evento negativo che richieda pronto intervento durante la presenza presso la sede; 4. Nel caso fossero necessari esami strumentali, il medico curante deve fare impegnative diverse per la visita e per gli esami. 5

6 B. L associazione interverrà per il pagamento delle sole visite e nella modalità che andremo a concordare su tua proposta non conoscendo quali sono le possibili strade. C. In base all esperienza fatta precedentemente crediamo che 20 visite a 50,00 /cad. siano ragionevoli come ipotesi di utilizzo. In caso di necessità mezzi e strumento verranno tarati in corso d opera. Lo strumento proposto nelle nostre intenzioni dovrebbe avere i seguenti scopi: a. Sostituzione delle prestazioni urgenti del dott. Celegon; b. Rafforzamento della collaborazione tra la Cardiologia da te così efficacemente gestita e l associazione; c. Favorire anche un rapporto di fiducia personale tra associati e medici di Cardiologia PUNTO 6. Informazioni preliminari su nuova donazione finalizzata ad attrezzature per Cardiologia/strategia di comunicazione relativa Il Tesoriere informa che il Calzaturificio Garden Sport ha deciso una donazione di oltre ,00 alla nostra Associazione al fine di acquistare materiale ed attrezzature utili al reparto. Il tutto è in via di definizione con le entità interessate. PUNTO 7. Report attività Tesoriere Fiorin Il Tesoriere informa della situazione di cassa, dell avviamento dei pagamenti con l home banking, della probabile impossibilità di ottenere sponsorizzazioni delle banche per la Giornata del Cuore ma anche per il Calendario 2015 da distribuire nelle scuole PUNTO 8. Report Segretario Esposito su: - invio lettera ai Consiglieri uscenti. Informa che per ragioni di tempo la lettera non è ancora stata inviata, ma provvederà nei due/tre giorni successivi; - pagina Facebook dell Associazione: non è ancora stata attivata ma lo sarà nei due/tre giorni successivi; - novità sul sito: al momento non ce ne sono - novità sulla messa in rete: non è ancora stato possibile farla, ma si sta attivando per provvedere al più presto - altre eventuali comunicazioni PUNTO 9. Report Consigliere Andretta su: - Associazione/Giornata del Cuore su Twitter. non è ancora stata attivata ma lo sarà nei due/tre giorni successivi; PUNTO 10. Stampa locale Il Presidente evidenzia che la presenza dell associazione e delle sue manifestazioni nelle stampa locale è scarsa e va rafforzato e che lo strumento da usare è quello di mandare dei brogliacci degli articoli una volta avviata la relazione e presi gli accordi. PUNTO 11. Triveneto Cuore/Conacore. Il Presidente informa delle seguenti richieste di Conacuore. - proposta acquisto confezioni di Aceto Balsamico - proposta adesione CAMPAGNA NOCI 2014 e relative eventuali prenotazioni - proposta adesione GIORNATA MONDIALE DEL CUORE 2014 il 28 settembre - inserimento INFORMACUORE sul website dell Associazione Le prime due vengono respinte all unanimità La terza vede l adesione dell Associazione con la Giornata del Cuore del 12 ottobre La quarta viene caldeggiata ed è a carico del Segretario in quanto responsabile sito di attuarla. PUNTO 12. Altri punti suggeriti dai membri del Consiglio. Da far pervenire al Segretario almeno entro il 20 agosto Nessun punto è stato presentato dai Consiglieri PUNTO 13. Varie ed eventuali: 6

7 a. gita Russia/posizione signora non partita da aeroporto Verona a causa stato ubriachezza/richiesta rimborso spese per rientro. L Associazione prenderà in considerazione la tematica solo nel momento in cui l agenzia di viaggi dovesse richiedere alla medesima il rimborso delle spese sostenute b. signora Pierina Giacometti, ns. rappresentante c/o Associazione Diritti degli Ammalati. Proposta di incontro per capire e sostenere eventualmente attività. Il Consiglio chiede al Segretario di invitare la signora al prossimo Consiglio per riferire. Null altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore 18:30 previa stesura, lettura ed approvazione del presente verbale. IL SEGRETARIO WLADIMIRO ESPOSITO IL PRESIDENTE GIOVANNI PAVAN 7