SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009

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1 SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009 Attività sensibile: GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE Reati associabili: Malversazione, indebita percezione (artt. 316-bis, 316-ter c.p.), Corruzione (art. 318 c.p.) corruzione per un atto contrario ai doveri d'ufficio (artt. 319, 319-ter c.p.), istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.), truffa, truffa aggravata (art. 640-bis c.p.); ricettazione (648 c.p.) riciclaggio (648-bis c.p.) impiego di beni o utilità di provenienza illecita (art.648 ter c.p.) U.O. interessate: Consiglio di Amministrazione (CdA) Direttore () Amministrazione e Personale () Altre entità: Consulenti del lavoro Banche - 1 -

2 SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009 DESCRIZIONE DEL PROCESSO G GENERALI Segregazione responsabilità CdA Tesoreria I Poteri di impegno di spesa della società sono definiti dal CdA con l approvazione del budget annuale. Il sistema delle deleghe prevede la possibilità di operare sui conti bancari della società, secondo i documenti consegnati in banca, solo per: 1) Presidente del CdA 2) Amministratori 3) 4) La Seram dispone di 1 conto corrente bancario ordinario aperto presso BNL BNP Paribas per la gestione ordinaria della Società, le cui condizioni sono concordate dal, in collaborazione con e sotto la supervisione del CdA. Per la richiesta di finanziamenti, la richiesta e la concessione di garanzie, su indicazione del - prende contatti con le Banche e riporta poi al CdA per l approvazione. CdA Pagamento dei Fornitori Gli ordini di acquisto ai fornitori sono redatti da MAC e poi firmati da, dal Presidente o dal CdA, secondo i limiti di autorità stabiliti dal sistema delle deleghe aziendali. Al ricevimento in azienda le fatture dei fornitori vengono sottoposte a controlli da parte di. In particolare, una volta ricevuta la fattura dai fornitori, : - provvede alla relativa registrazione, ne accerta la validità formale e fiscale ed appone il visto delle predette verifiche sulla fattura stessa; - controlla che i prezzi esposti in fattura siano conformi all'ordine ed appone il visto necessario; - provvede ad indicare su una copia dell OdA gli estremi delle fatture emesse a fronte dell'ordine al fine di verificare l emissione di più fatture a copertura dello stesso ordine; - gestisce lo scadenzario fornitori in cui confluiscono tutte le fatture in scadenza autorizzate; - formalizza i precedenti controlli con l apposizione degli appositi timbri

3 SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009 DESCRIZIONE DEL PROCESSO G Per i materiali, accerta, inoltre, l effettiva consegna di quanto ordinato verificando che la bolla di consegna riporti timbro e firma di accettazione; Per le prestazioni, verifica la coerenza del SAL/verbale di collaudo con la fattura e provvede, sulla base di quanto indicato nell ordine, a trattenere i decimi di garanzia che saranno svincolati su indicazioni del. I fornitori vengono pagati 60 gg. fine mese data fattura a mezzo bonifico bancario. In casi particolari, previsti in fase di ordine, sarà ammessa una riduzione dei termini di pagamento. Per acquisti sotto i 200 è ammesso il pagamento immediato e lo stesso può avvenire anche a mezzo della piccola cassa. A tal fine, : - Sottopone, a, Presidente del CdA, CdA, secondo i limiti di autorità stabiliti, le fatture per la relativa approvazione al pagamento; - predispone il bonifico per il saldo fattura, e lo firma, congiuntamente a Dir e/o a Presidente, in accordo ai limiti di autorità; - provvede ad archiviare la documentazione; - analizza i movimenti registrati nell E/C per verificare la corrispondenza tra i pagamenti disposti e autorizzati e le effettive movimentazioni del conto corrente bancario. - riceve gli estratti conto dai fornitori ai fini della riconciliazione contabile. Emissione fatture L emissione di fatture attive, normalmente attinente al servizio di movimentazione di carburante che va fatturato alle società petrolifere in base al condizioni definite nel contratto stipulato con ciascuna società petrolifera. Pagamento degli Stipendi effettua direttamente il pagamento, a firma congiunta con, utilizzando il sistema di home banking. La Banca effettua i pagamenti. L elaborazione delle buste paga è affidata ad una società esterna scelta tramite gara. Note spese Le note spese elaborate dai dipendenti sono autorizzate dal e redatte come da procedura ad hoc codificata. Ottenuta l approvazione del, dispone i rimborsi. Imposte e contributi - 3 -

4 SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009 DESCRIZIONE DEL PROCESSO G I contributi e le imposte sono pagati tramite l istituto di credito BNL BNP Patribas a firma congiunta di e, in particolare: - i contributi sono pagati tramite invio F24 on line predisposti da - le imposte sono pagate tramite invio F24 on line predisposti da Documentazione di supporto Procure aziendali Procedura per il rimborso delle spese di viaggio o altre piccole spese nota spese Procedura per la gestione dei documenti contabili Procedura per la gestione del libro merci in conto deposito Sistema di deleghe e poteri I poteri in materia economica sono attribuiti annualmente con delibera del CdA. GENERALI Tracciabilità delle decisioni Il sistema gestionale aziendale consente la tracciabilità delle operazioni fatte La tracciabilità delle decisioni è inoltre garantita da un insieme di documenti e comunicazioni formali, adeguatamente autorizzate, tra le unità organizzative aziendali interessate. SPECIFICI Obbligo di segnalazione I pagamenti nei confronti della Pubblica Amministrazione devono esser comunicati all Organismo di vigilanza, fornendo tutta la documentazione giustificativa

5 SERAM S.p.A.- PROTOCOLLO N.9 RPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FEBBRAIO 2009 DESCRIZIONE DEL PROCESSO G Autorizzazione formale Le disposizioni di pagamento possono essere eseguite solo se autorizzate formalmente nel rispetto dei poteri in materi economica conferiti dal CdA. Report Registrazione Le movimentazioni finanziarie, gestite dal servizio tesoreria sono registrate direttamente in contabilità generale, attraverso il sistema gestionale aziendale. La corretta e completa tenuta della contabilità garantisce la puntuale registrazione di tutti i movimenti finanziari della Società. Sicurezza informatica Quadrature e riscontri Controlli sulle movimentazioni finanziarie Le riconciliazioni bancarie vengono fatte dal ogni mese. Controlli sui pagamenti dei fornitori - Le fatture emesse dai fornitori, per essere autorizzate al pagamento, vengono sottoposte a controlli di conformità da parte del - Inoltre, le riconciliazioni bancarie operate dal possono far emergere rilievi o anomalie nei pagamenti delle fatture. In tali casi, provvede a chiedere chiarimenti alle unità organizzative coinvolte ed effettua gli opportuni aggiustamenti contabili

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