PROCEDURA RIMBORSI PAGAMENTI EFFETTUATI DA UTENTI

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1 Regione del Veneto Azienda U.l.s.s. n. 16 Padova Sede Legale: Via Scrovegni Padova / c.f./p.iva PROCEDURA RIMBORSI PAGAMENTI EFFETTUATI DA UTENTI La presente procedura definisce le modalità di gestione dei rimborsi per pagamenti effettuati da utenti per le prestazioni sanitarie erogate in regime di Servizio sanitario Nazionale e in regime libero professionale. Premessa Il pagamento del ticket/costo della prestazione, può avvenire con le seguenti diverse modalità: 1. pagamento presso riscuotitori automatici (l assistito può pagare in qualsiasi riscuotitore dell Azienda Ulss 16, o dell Azienda Ospedaliera di Padova o dell Istituto Oncologico Veneto, in quanto la macchina identifica l Ente creditore dal codice a barre). 2. pagamento alla cassa con operatore; 3. pagamento on line con carta di credito 4. pagamento in banca : 4a - versamento presso filiale Antonveneta ; 4b - bonifico eseguito da altre banche; 4c - bonifico eseguito tramite home banking. 5. pagamento mediante bollettino di conto corrente postale (solo per le sedi in cui non vi è altra possibilità). Nei casi 1,2,3 e 4a il pagamento è legato alla prestazione dal CODICE A BARRE che si compone di 30 caratteri come di seguito riportato: da carattere A carattere Descrizione 1 2 Identifica l azienda (01 Azienda Ospedaliera 03 Ulss IOV) 3 19 Identificativo progressivo univoco della prenotazione Identifica la provenienza (01 sgp, 02 ambl, 03 cup, 04 adt, 05 ps,08 mds, 09 lab) Importo della prestazione Caratteri liberi ad uso futuro 29 Tipo di prestazione (0 ssn ticket,1 pagante,3 libera professione, 4 cartelle cliniche,9 mancata disdetta ) 30 Carattere di controllo Da ciò ne consegue che ogni ricevuta è legata ad una prestazione e quindi non può essere usata per accettazioni diverse; pertanto l ambulatorio al quale l utente consegna la

2 ricevuta deve verificare che vi sia coincidenza tra il codice a barre riportato nella prenotazione e quello riportato nella ricevuta. Termini e condizioni per la richiesta di rimborso. Si precisa che nel momento in cui si effettua l accettazione del paziente, devono essere verificate le condizioni dalle quali deriva l obbligo di pagamento o meno e l onere di addebito (presenza di impegnativa, esenzioni per patologia o reddito ecc.). Non possono pertanto essere effettuate variazioni successive se non motivate e pertanto gli eventuali rimborsi possono essere autorizzati solo per i casi sotto dettagliati. L utente può chiedere il rimborso di quanto pagato entro 20 giorni lavorativi (scadenza dettata da motivazioni fiscali e organizzative) dall erogazione della prestazione e solo ed esclusivamente per le seguenti motivazioni: 1. per non avere ottenuto la prestazione per cause a lui non imputabili: in tale caso il rimborso può essere effettuato solo in presenza di una attestazione da parte dell ambulatorio che non ha erogato la prestazione, tale dichiarazione va rilasciata compilando il modulo nella parte riservata all ambulatorio e apposto timbro e firma leggibile dell operatore. 2. per avere eseguito un doppio o un errato pagamento: la prova dell errore commesso è rilevabile, nel primo caso nella presenza di una doppia ricevuta collegata ad una stessa prestazione (es. stesso pagamento effettuato in banca, posta e presso un riscuotitore ) nel secondo caso può accadere che l importo pagato sia diverso rispetto a quanto riportato nel foglio di prenotazione (solo nel caso non si sia utilizzato il codice a barre e pertanto si può verificare solo per i pagamenti in banca e posta) oppure sia stato pagato ad un ente invece che ad un altro (es. Azienda Ulss 16 e Azienda Ospedaliera o Istituto Oncologico Veneto e sempre e solo nella fattispecie di pagamenti effettuati presso banche) e/ o per disallineamento informatico tra gestionale sanitario e parte contabile. 3. per variazioni dell accettazione/prenotazione, come ad esempio: - prestazioni erogate diverse da quelle prenotate; - errori di registrazione che comportino una variazione della prenotazione (ad esempio esenzioni non considerate in fase di prenotazione ma riportate nell impegnativa); - pagamento su foglio di accettazione di un altro utente per errore nella consegna da parte dell ambulatorio; - prestazione disdetta entro i termini per la quale aveva già provveduto al pagamento del ticket; 4. per le visite eseguite in regime libero professionale per rinuncia dell onorario da parte del medico. Il rimborso deve essere effettuato solo ed esclusivamente per l importo totale della ricevuta di pagamento pertanto non sono ammessi rimborsi parziali. Nel caso in cui varia l accettazione, l utente viene rimborsato dell intero importo pagato e si emette una nuova ricevuta di pagamento per l importo dovuto. Modalità di richiesta del rimborso e documentazione da allegare. Il rimborso deve essere chiesto utilizzando il modulo allegato. L utente che chiede di essere rimborsato deve compilare tale modulo in ogni sua parte coadiuvato se necessario dal personale dell ambulatorio. I rimborsi possono essere effettuati presso: Punto cassa Azienda Ulss 16 presso la Cassa centrale Azienda Ospedaliera ubicata presso il monoblocco

3 Cassa Ospedale S. Antonio Cassa Ospedale dei Colli Cassa Ospedale di Piove di Sacco Orari di accesso alle casse per le richieste di rimborso. Cassa Ospedale S. Antonio dalle alle e dalle alle Cassa Ospedale di Piove di Sacco dalle alle Cassa Ospedale ai Colli dalle alle Cassa presso Monoblocco Azienda Ospedaliera dalle alle Il Dipartimento Economico Patrimoniale non effettua rimborsi se non per i pagamenti effettuati con bonifico bancario da istituto di credito diverso dalla Banca Antonveneta e tramite homebanking da qualsiasi istituto di credito, in quanto è necessario il riscontro con l accreditato nel conto, visto che in tal caso non vi è il collegamento con il codice a barre e quindi l evidenza a procedura del pagamento effettuato. E pertanto necessario che tutti i rimborsi vengano effettuati dalle casse con operatore sopra elencate a ciò abilitate in quanto si garantisce il rispetto dell integrazione dei movimenti finanziari con il codice a barre. Infatti si procede al rimborso della ricevuta con conseguente dissociazione del pagamento dal codice a barre, si incassa la prestazione con l importo modificato (laddove vi sia il caso) e si rilascia all utente la ricevuta per il corretto importo pagato. Ciò garantisce quindi la tracciabilità a sistema di tutte le operazioni, l allineamento tra situazione contabile e gestionale sanitario e nessun onere aggiuntivo per bonifici o invii di assegni a domicilio. L utente stesso avrà immediatamente il rimborso e il rilascio del corretto documento contabile (fattura o ricevuta) rappresentativo dell importo dovuto e pagato. L utente può anche delegare altri a riscuotere il rimborso al suo posto ma in questo caso deve compilare, nel modulo di rimborso, la parte relativa alla delega e allegare copia del proprio documento d identità. Nel caso in cui ci sia una delega per ritiro referti, nell ottica di agevolare l utente, tale delega può essere utilizzata anche per l eventuale rimborso relativo al ticket pagato relativo alla prestazione oggetto della delega stessa. Per i minori il rimborso può essere richiesto o riscosso da un genitore o un tutore che autocertifica la patria potestà. Documentazione da allegare Ai fini del rimborso l utente deve allegare l originale della ricevuta di pagamento del ticket in suo possesso nel caso in cui il pagamento sia avvenuto presso la cassa, presso una riscuotitrice automatica o presso uno sportello della banca. Solo nel caso in cui il rimborso venga richiesto per prestazione non erogata, l utente deve allegare anche la copia di ricevuta spettante all ambulatorio a cui non l ha consegnata. Nel caso in cui il pagamento del ticket sia avvenuto con bonifico, è sufficiente allegare la copia della ricevuta in cui vi siano i riferimenti del conto dell azienda su cui è stato fatto il versamento e nella causale devono essere indicati gli estremi del numero di prenotazione (in mancanza l utente autocertifica che il pagamento si riferisce alla prestazione numero del..). Per i pagamenti via web eseguiti collegandosi al sito aziendale, è necessario allegare un copia della ricevuta che l utente può stamparsi dal sito. Per i pagamenti effettuati presso le filiali Antonveneta nella cui ricevuta è riportata la dicitura seguirà emissione di documento fiscale che sarà inviato a domicilio per procedere al rimborso è necessario che l utente porti la fattura che ha ricevuto e solo in tale caso sarà possibile procedere con l emissione della nota di credito e relativo rimborso.

4 E necessario allegare sempre una copia del foglio di accettazione sul quale l utente ha eseguito il pagamento (se ancora disponibile) e la copia dello stesso modificato dall ambulatorio, in modo da verificare l allineamento tra il gestionale sanitario e la procedura di gestione degli incassi. Modalità di erogazione del rimborso. Il cassiere che si trova a gestire una richiesta di rimborso deve assicurarsi che la richiesta sia compilata correttamente in ogni sua parte ed alla stessa sia allegata la ricevuta in originale (ove previsto) e tutti gli altri documenti previsti dalla casistica per cui si procede al rimborso secondo quanto previsto dal presente regolamento. Il cassiere deve controfirmare la richiesta di rimborso e acquisire la firma per avvenuto rimborso da parte dell utente o di suo delegato. Procedure operative da seguire per il rimborso. Si rimanda alle istruzioni operative di cassa dove sono riportate le procedure da seguire per i rimborsi. Controlli. Il responsabile di cassa è tenuto a controfirmare tutti i rimborsi verificandone la completezza e correttezza. E compito del cassiere nel momento dell erogazione del rimborso sollecitare gli ambulatori a compilare correttamente la parte di loro competenza. Verifiche a campione sui rimborsi vengono effettuate dal Dipartimento Economico Patrimoniale in occasione delle periodiche verifiche di cassa. Deroghe Eventuali deroghe che si dovessero rendere necessarie per casi non previsti al presente regolamento devono essere motivate e concordate dal responsabile di cassa con il referente del Dipartimento Economico Patrimoniale.

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