GUIDA SINTETICA ALLE ATTIVITA DI PROMOZIONE PROBER L.R. 28/97 (procedure tecniche - amministrative)

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1 GUIDA SINTETICA ALLE ATTIVITA DI PROMOZIONE PROBER L.R. 28/97 (procedure tecniche - amministrative) La possibilità di accedere ai contributi previsti sulle iniziative promozionali condotte da Prober (LR 28/97) è riservata a tutti i soci che ne facciano richiesta entro il 30 ottobre dell anno precedente a quello di svolgimento delle iniziative. La richiesta deve essere corredata da un programma dettagliato che metta in evidenza le varie azioni che l azienda intende svolgere e le relative voci di spesa. E compito dell Associazione valutare i programmi presentati, inserendo nel Progetto Promozione solo quelle giudicate idonee. L Associazione si riserva di inserire, nel corso dell anno di attività, anche soci non preventivati in fase di progettazione. Ciò è posto in relazioni ad eventuali necessità che potrebbero sorgere in fase di attuazione del programma (creazione collettive in occasione di Fiere; gestione budget residuo, ecc). Per tali motivi consigliamo al socio, che svolge abitualmente azioni promozionali, di informare l Associazione circa le iniziative svolte o da svolgere e di condurle seguendo i criteri applicativi che regolano l intero programma. In questo caso la richiesta dovrà pervenire a Prober mediante comunicazione scritta, nella quale si evince l importo di spesa che si intende sostenere o già sostenuto e le azioni promozionali da svolgere o già svolti. Sarà nostra cura verificare i presupposti rendicontativi e tecnici al fine di inserire le azioni citate tra quelle beneficiarie contributo. Tipologia di azioni NOTE GENERALI Ai fini della LR 28/97 Le azioni promozionali che possono essere svolte e BENEFICIARE DI EVENTUALE CONTRIBUTO si dividono in:

2 Lett. A) Materiale informativo cartaceo; Lett B) Fiere e Manifestazioni; Lett C) Incontri, Tavole Rotonde, Convegni; Lett. D) Azioni promozionali di vario genere: Promozione Prodotto punti vendita, ricerche di mercato, inserti pubblicitari ecc Ogni azione (consigliamo di concordarla con ProBER) deve riportare obbligatoriamente un messaggio istituzionale; ossia è necessario che attraverso queste iniziative sia possibile: spiegare cos è l agricoltura biologica; spiegare al consumatore cosa si intende e quali sono le caratteristiche dei prodotti da agricoltura biologica; diffondere conoscenze del settore biologico e quanto altro utile all utente/consumatore a comprendere appieno il metodo produttivo; far conoscere l associazione Prober. Le indicazioni commerciali non sono ammesse; ogni azione svolta deve riportare unicamente ed obbligatoriamente indicazioni sull Associazione Prober e la sua funzione. In tal modo s intende per azioni promozionali iniziative rivolte ad informare il consumatore su l agricoltura biologica. Il socio può promuovere la propria attività, ma ciò è secondario. Nozioni generali Lett. A Il materiale redatto e distribuito deve riportare: logo dell Associazione ed eventualmente quello dell agricoltura biologica nelle misure previste dai criteri applicativi. In ogni caso il logo di prober

3 deve essere abbinato alla dicitura del sito e deve essere primario rispetto gli altri. i riferimenti dell'associazione e un testo istituzionale riguardante l'agricoltura biologica; quanto altro previsto dalla LR 28/97 e dai criteri applicativi. Lett B Gli stand delle fiere o delle manifestazioni devono riportare i loghi e le indicazioni dell'associazione Prober, nonché materiale promozionale della stessa. E possibile disporre loghi aziendali come da criteri applicativi. Lett C I Convegni, le tavole rotonde o i seminari devono trattare temi inerenti il settore dell agricoltura biologica; La sala, gli inviti e quant altro devono riportare i loghi e il materiale promozionale dell associazione. Lett D Tutte le azioni promozionali devono riportare il logo e i dati dell Associazione. Si veda criteri applicativi Ricordiamo che prima di eseguire le iniziative sopra dette è necessario contattare l Associazione al fine di verificarne la fattibilità. Accorgimenti da svolgere : - Produrre materiale fotografico con evidenziati i loghi dell'associazione (sia per le manifestazioni svolte che per gli incontri ecc; - Produrre copia di materiale informativo distribuito; - Produrre altra documentazione a dimostrazione dell avvenuta iniziativa ( elenco partecipanti convegni, inviti, pubblicità, riviste con pubblicità, rassegne stampa, ecc ecc ). - Altri ed eventuali

4 Modalità di rendicontazione I principali costi rendicontabili, ad eccezione di indicazioni diverse da parte dell associazione, sono: 1. costi per realizzazione e stampa materiale cartaceo o in ogni caso informativo; 2. prodotto in degustazione; 3. in caso di fiera i costi sostenuti per: vitto, pernottamento, viaggio, area stand e hostess; 4. costo affitto sala e strumenti annessi per convegni ecc.. 5. costi eventuali da verificare con i responsabili dell associazione Prober 6. costo rimborso kilometrico (1/5 costo benzina periodo evento) NB: RELATIVAMENTE ALLA VOCE B, AVRANNO ARDINE PRIORITARIO LE FIERE AD INDIRIZZO COLLETTIVO. IN CONSIDERAZIONE DI CIO SARANNO CONCESSI CONTRIBUTI SOLO AI SOCI PARTECIPANTI NELL AREA PROBER. I costi relativi ai dipendenti non saranno oggetto di rendicontazione. L Associazione si riserva di eseguire tagli sulle azioni proposte dai soci, sia in fase di presentazione del progetto che in corso d opera o in fase consuntiva, in funzione di esigenze, valutazioni o necessità che dovessero sorgere. Ciò in base al principio che le azioni di promozione realizzate dai soci non sono e non possono essere dipendenti dai contributi erogabili. Per ciò che riguarda la fase amministrativa contabile è necessario un incontro esplicativo con il socio al fine di sincerarsi che la procedura rendicontativa sia applicata in ogni sua fase. Ad ogni modo vale sinteticamente quanto segue: Le fatture da portare in rendicontazione devono essere intestate a Prober ed emesse direttamente da chi svolge il servizio per il socio; sarà compito di prober quietanzare la fattura mediante richiesta di prestito infruttifero

5 all azienda socia interessata dall azione promozionale. Qualora questa si trovi costretta a sostenere direttamente i costi (impossibilità manifesta) occorrerà procedere alla ri-fatturazione, ossia il costo sostenuto dal socio per i servizi di promozione va fatturato da questi a Prober. Sarà compito dell azienda socia produrre copia di materiale contabile (fattura, ricevute e quanto altro) a supporto della fattura emessa nei confronti dell Associazione. Anche la ri-fattura, così prodotta, sarà saldata da Prober previa sottoscrizione da parte dell azienda socia di un prestito infruttifero. Il prestito concesso a Prober e da questo impiegato per saldare le fatture relative al socio, sarà quietanzato in parte mediante liquidazione del contributo e in parte mediante compensazione sottoscritta dal socio ad annullare prestito residuo. La compensazione è in correlazione a fattura per servizi emessa dall Associazione ed intestata al socio, in occasione della fase di chiusura della pratica Il contributo spettante alle aziende è in misura del 38% (soggetto a possibili variazioni) sull imponibile delle fatture e sarà erogato solo a fronte della liquidazione da parte della Regione Emilia Romagna. Mediamente i tempi di attesa sono di circa un anno. La procedura rendicontativa sopra riportata è obbligatoria e deve avvalersi di valida documentazione (fatture e lettere di prestito). Tempistica Il socio è tenuto a presentare la documentazione completa e in ordine di lettera (A,B,C,D), avendo la massima cura nella costruzione delle singole azioni. Tale documentazione, necessaria per l assolvimento delle procedure amministrative nonchè per la valutazione tecnica delle azioni svolte, deve essere presentata nell anno in corso, al completamente delle stesse. Qualora

6 questo non sia possibile è fissato, come termine ultimo, il 15 gennaio dell anno successivo. L esito finale della pratica è di esclusiva pertinenza degli uffici regionali preposti al controllo e verifica. Per questo motivo può capitare che, in sede di valutazione, vengano effettuati dei tagli agli importi rendicontati. E fatto obbligo alle aziende di attenersi scrupolosamente alle indicazioni dell Associazione nonché ai criteri Applicativi