excellent organice Archiviazione e Gestione Documentale

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1 excellent organice Archiviazione e Gestione Documentale excellent organice è la soluzione per archiviare i documenti, reperirli, consultarli, e gestirne la movimentazione, con facilità ed in modo controllato. excellent organice accresce la produttività degli utenti essendo integrato con gli applicativi di STR, con MS Office ed Outlook, con AutoCAD, ed offrendo gli strumenti per condividere con semplicità ed in modo sicuro informazioni e documenti. excellent organice costruito su MS Windows SharePoint Services, la piattaforma più innovativa di Office Collaboration, offre all utente un desktop di lavoro particolarmente chiaro ed intuitivo da cui acquisire i documenti esistenti, organizzarli secondo la struttura di archiviazione stabilita, ricercarli e consultarli. Integrazione con MS Office e AutoCAD excellent organice integra Microsoft Office con SharePoint, rendendo più semplice il salvataggio e recupero dei documenti di Office in e da SharePoint. Grazie alla excellent organice toolbar installata in ogni applicazione Office (Word, Excel, Powerpoint, Project, Visio) gli utenti possono aprire facilmente i documenti da SharePoint e salvarli dentro lo stesso

2 SharePoint, compresi i file CAD. L integrazione con Autodesk e gli altri sistemi CAD consente un supporto completo sia per i file XREF e TITLE BLOCK. I meta dati di SharePoint possono essere collegati direttamente al tuo CAD cosicché il documento è automaticamente sincronizzato con il disegno nel suo progredire sfruttando Autodesk Real DWG Technology. La creazione di nuovi documenti Office può avvenire anche direttamente da excellent organice: sono a disposizione modelli specifici di layout quali lettere, fax, disegni e . I documenti possono poi essere agilmente salvati da Windows Explorer a excellent organice utilizzando la funzione drag and drop. Integrazione con MS Outlook L integrazione con Microsoft Outlook, e la presenza della toolbar di Organice all interno di questo, fa sì che gli utenti possano salvare e allegati di queste direttamente all interno di SharePoint, i cui metadati vanno a formare automaticamente le proprietà delle . È possibile creare nuove anche da excellent organice, utilizzando i modelli disponibili e si ha la possibilità di allegare qualsiasi documento da SharePoint. La funzione send and save permette di inviare e salvare contemporaneamente le all interno di SharePoint. Integrazione con Edili/Impiantisti Solutions excellent organice è integrato nativamente con la famiglia di prodotti della linea Solutions (Edili, Impiantisti ed Immobiliare) (*). I principali documenti prodotti o acquisiti da tali applicativi vengono archiviati nella Gestione Documentale in modo completamente trasparente oppure su richiesta all utente finale (opzione configurabile). L integrazione con gli applicativi Solutions consente inoltre di strutturare i siti di SharePoint in modo organizzato per Clienti / Fornitori / Cantieri (Progetti). I

3 documenti vengono archiviati in relazione alla destinazione / provenienza in una delle tre tipologie di sito come da seguente schema: SITI DI TIPO CLIENTE Raccolta documenti Fonte / Area Gestione Stampa Preventivi Tecnica Preventivi / Computi Stampa del preventivo Contratti Amministrativa Contratti Attivi Stampa Contratti Attivi Ordine Cliente Amministrativa Ordini Cliente Stampa Ordini Cliente DDT Emessi Amministrativa Emissione Documenti Stampa DDT Vendita Fatture Emesse Amministrativa Emissione Documenti Stampa Fattura di Vendita Note di accredito emesse Amministrativa Emissione Documenti Stampa NDA emessa Certificati di pagamento Tecnica Certificati di pagamento Stampa Certificato Preventivi Impiantisti Amministrativa Preventivo di Offerta Stampa preventivo Stati avanzamento lavori Tecnica SAL Stampa SAL Libretti misure Tecnica Libretto delle misure Stampa del Libretto misure ufficiale Registro di contabilità ufficiale Registri di contabilità Tecnica Stampa Registro Contabilità Ufficiale Compromessi Immobiliare Gestione Compromessi Stampa Scheda Compromesso SITI DI TIPO FORNITORE Raccolta documenti Fonte / Area Gestione Stampa Richieste di offerta Amministrativa Richieste di offerta Stampa RDO Ordini Fornitore Amministrativa Ordini Fornitore Stampa Ordini Fornitore Contratti Amministrativa Contratti passivi Stampa Contratti Certificati subappalti Tecnica Certificati di Stampa certificato di pagamento pagamento Bolle Amministrativa Protocollo Fornitori Acquisizione documenti tramite Protocolli Fornitore Fatture Amministrativa Protocollo Fornitori Acquisizione documenti tramite Protocolli Fornitore Note di accredito Amministrativa Protocollo Fornitori Acquisizione documenti tramite Protocolli Fornitore SAL subappalti Tecnica SAL Stampa SAL Libretti misure subappalti Tecnica Libretto delle misure Stampa del Libretto misure Registri di contabilità subappalti Tecnica ufficiale Registro di contabilità ufficiale Stampa Registro Contabilità Ufficiale

4 SITI DI TIPO CANTIERE Raccolta documenti Fonte / Area Gestione Stampa DDT interni Amministrativa Emissione documenti Stampa documenti di trasporto Richieste di acquisto Amministrativa Richiesta di acquisto Stampa richiesta di acquisto (*) Attualmente l integrazione è garantita esclusivamente con WSS3.0 Tramite l integrazione con gli applicativi di area Amministrativa è inoltre possibile acquisire automaticamente immagini di documenti di fornitore da scanner (DDT, Fatture, Note di Accredito) direttamente in Prima Nota. Gestione del protocollo excellent organice fornisce inoltre, sia in modalità integrata agli applicativi della linea Solutions sia in modalità stand alone, un sistema di protocollazione documenti altamente parametrico (*). La struttura del protocollo, definibile in modo univoco per tutti i documenti della Gestione Documentale così da garantire stabilità e correttezza dei codici generati, può essere composta in modo flessibile dall amministratore del sistema. Questa può essere formata da attributi a valore fisso o da attributi a valore variabile e precisamente: ATTRIBUTI A VALORE FISSO ATTRIBUTI A VALORE VARIABILE Separatori Caratteri separatori di Iniziali dell utente e del Sigla Utente sezioni (es. /, -,, etc.) responsabile Sigle Sigle definibili liberamente Sigla Azienda Prefisso dell azienda Sigla Cantiere Prefisso associato al cantiere (solo per i documenti direttamente archiviati sul cantiere) Tipo Documento Sigla associabile alla tipologia di documento Direzione Documento Sigla associabile, tramite tipologia, alla direzione del documento (es. INgresso, UScita, etc.) Data Protocollo Intera data (o parti di essa) di archiviazione del documento Data Documento Intera data (o parti di essa) di definizione del documento Contatori Contatori liberamente definibili: - Di raccolta - Trasversali alle raccolte - Di Sito - Trasversali ai Siti - Re-inizializzabili nel tempo con criteri parametrici

5 Tramite l Elenco Generale Protocolli i documenti archiviati possono essere visualizzati in un unica raccolta ordinabile e raggruppabile per differenti attributi quali l Azienda, la Data del Protocollo, il Tipo di Sito (Cliente, Fornitore, Cantiere), il Sito (ragione sociale Cliente o Fornitore, descrizione cantiere), Raccolta (Tipologia di Documento). (*) Attualmente il sistema di protocollazione è garantito esclusivamente con WSS3.0 Sistema di ricerca e navigazione Il sistema di ricerca può essere per struttura di progetto, per metadati o per blocchi di testo. Il motore di ricerca di excellent organice permette quindi di disporre di diverse modalità per trovare i documenti velocemente senza liste o librerie: è impostato quindi per ricerche full text con la possibilità di ricerche multiple per criterio e logica Booleana. I risultati sono poi presentati in un apposita Finestra di Ricerca, dalla quale è possibile approfondire partendo dai risultati. Viewer excellent organice possiede un Viewer integrato che supporta oltre 250 formati di file diversi. Questo permette a tutti gli utenti di aprire e vedere immediatamente i documenti desiderati, compresi anche i disegni CAD, senza necessariamente possedere le applicazioni originarie. Altri Viewer quali Adobe Acrobat Reader, Autodesk Design Review e Microsoft Visio possono essere utilizzati per vedere nel modo ottimale specifici formati file. I tempi di ricerca vengono quindi fortemente ridotti e diminuisce anche il rischio di modifiche ai documenti non volute o autorizzate.

6 Viewer Adobe PDF Viewer Autodesk DWF L applicazione STR excellent organice è costituita da una componente client la cui installazione è in carico ai consulenti STR sui Personal Computer della rete aziendale del cliente, nel numero previsto da contratto; è peraltro necessaria la presenza di alcune componenti software lato server la cui predisposizione è in carico al cliente stesso: è necessaria la presenza dei servizi Microsoft SharePoint Services 3.0. In considerazione della stretta relazione fra i due applicativi, se pur installati separatamente, a scopo di supporto, si riportano nel seguito i prerequisiti forniti da Microsoft per l installazione di Windows SharePoint Services 3.0. (WSS 3.0) Ogni eventuale precisazione, mancanza o aggiornamento va verificata attraverso la documentazione di Microsoft stessa on line. Modalità di fruizione (architettura di installazione) STR excellent organice è un applicazione client che si interfaccia ad un web server su cui sono installati i servizi Microsoft SharePoint Services 3.0. Pertanto, è possibile prevedere due macroscenari di fruizione degli applicativi: accesso limitato alla Intranet aziendale, accesso abilitata sulla rete Internet. Le due modalità di fruizione dell applicativo determinano una differente architettura di installazione delle componenti lato server.

7 Nel presente documento si fa riferimento ad una situazione standard di fruizione degli applicativi nell ambito della sola Intranet aziendale, pertanto si assume che il web server ed il server di dati possano coincidere. Qualora si voglia fruire degli applicativi sulla rete pubblica Internet l architettura di installazione e di rete possono variare ed è richiesta di volta in volta un analisi specifica. Requisiti Hardware di sistema per Windows SharePoint Services 3.0 I requisiti Server sono quelli di riferimento forniti da Microsoft per il sistema Windows Sharepoint Services Di seguito vengono riportati i requisiti riportati sul sito Microsoft: affa5f mspx?mfr=true Componenti Minima Raccomandata Processor 2.5 gigahertz (GHz) Dual Processor, 3 GHz ciascuno o superiore RAM 1 gigabyte (GB) 2 GB NTFS file system- partizione NTFS file system - partizione formattata Disk formattata con un minimo di con un minimo di 3 GB di spazio libero 3 GB di spazio libero più lo spazio libero necessario per i web site Drive DVD drive DVD drive oppure il materiale per il set up disponibile su un dispositivo locale o di rete Display Risoluzione del monitor: o superiore Network Connessione fra client e server a 56 Kilobites per secondo Connessione fra client e server a 56 Kilobites per secondo o superiore Configurazione Software del Server finalizzata all installazione di Microsoft SharePoint Services 3.0 I requisiti software sono quelli di riferimento di Microsoft per l ambiente Microsoft SharePoint Services 3.0. Lo schema fa riferimento ad una situazione standard di fruizione degli applicativi nell ambito della sola Intranet aziendale, pertanto si assume che il web server ed il server di dati coincidano. Un differente configurazione deve essere analizzata specificatamente. SERVER (Web/data Server) Sistema Operativo: Windows 2003 Server Windows 2008 Server Small Business Server 2003 (in questo caso WSS 3.0 deve coesistere con l installazione di WSS 2.0 o presistente); Microsoft.NET Framework 3.0 avendo prima installato il Framework 2.0; il Server deve essere un Server Web; nel caso di Windows 2003 Server deve essere abilitato Microsoft ASP.NET ed installato IIS 6.0 con i seguenti componenti: File comuni; Servizio World Wide Web; Servizio SMTP;

8 Database Rete nel caso di Windows 2008 Server deve essere abilitato Microsoft ASP.NET ed installato IIS 7.0 con i seguenti componenti: File comuni; Servizio World Wide Web ; Servizio SMTP WSS 30 Windows SharePoint Service 3.0 (con Windows 2008 Server il SP1 è obbligatorio) Note: Nell installare WSS 3.0 è necessario eseguire la stessa versione e la stessa lingua del sistema operative e, se pertinente, la stessa versione e la stessa lingua di Microsoft SQL Server 2000 per tutti i Server di una Server Farm. Qualora sia installata la versione in inglese è necessario eseguire l aggiornamento del language pack in italiano. Non è possibile installare i componenti di SharePoint Point Server 2003 per la compatibilità con le raccolte documenti precedenti sui Server che utilizzano: Microsoft Exchange Server, Microsoft Site Server, Microsoft Office Server Extensions (OSE), Microsoft Front Page Server Extensions, Web Storage System (WSS) o Microsoft SharePoint Portal Server SQL Server 2000 Enterprise Editino (64 bit) con SQL Server 2000 SP3 o versione successiva oppure Server 2000 con SQL Server 2000 SP3 o SQL 2005 Workgroup, SQL 2005 Standard, SQL 2005 Enterprise. Note: Eventuali installazioni su versioni Express (SQL Server 2000 o 2005) determineranno una limitazione nelle funzionalità di ricerca e in alcune gestioni. È pertanto sconsigliata. Le configurazioni per più Server devono far parte di un dominio di Microsoft Windows NT 4.0, Microsoft Windows 2000 o Windows Server Configurazione Hardware e Software del Client per l installazione di STR excellent organice PC Pentium IV, 3 GHZ; 1 GB RAM; 200 MB liberi di Hard disk, Windows 2000, XP, 2003 o Vista (32 e 64 bits); Windows Internet Explorer 6.0 o superiore; WSS 3.0 o MOSS 2007 excellent organice si integra con: Microsoft Office 2003 e 2007 Microsoft Outlook 2003 e 2007 Per utilizzare l integrazione con Autodesk AutoCAD è necessario aver installato Autodesk AutoCAD 2006 o successive Autodesk Revit 2008* (*richiesta integrazione con Organice Explorer CAD) BricsCAD V6 o superiore MicroStation V8 XM Edition* (*richiesta integrazione con Organice Explorer CAD) Il sistema di licenza necessita di connessione Internet in grado di raggiungere i meccanismi di attivazione del fornitore Cadac almeno una volta ogni 30 giorni.