GESTIONE DELLE RISORSE UMANE INTERNE

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1 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 1 di 5 SOMMARIO 1. SCOPO 2. GENERALITÀ E DESCRIZIONE DEL PROCESSO 3. APPLICABILITÀ 4. TERMINI E DEFINIZIONI 5. RIFERIMENTI 6. RESPONSABILITÀ E AGGIORNAMENTO 7. MODALITÀ OPERATIVE 8. ARCHIVIAZIONE E REGISTRAZIONI REVISIONI N REV. DATA OGGETTO PARAGRAFO PAGINA 00 21/07/10 Emissione in bozza del documento in Edizione 2 Tutti Tutte 01 10/09/10 Emissione ufficiale del documento in Edizione 2 Tutti Tutte Verifica Funzione: AMM Approvazione DIR Emissione RSG

2 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 2 di 5 1. SCOPO Scopo della presente Procedura è definire le modalità e le responsabilità per la gestione delle Risorse Umane interne, attribuendo compiti e responsabilità in relazione a specifiche competenze maturate e ad attitudini individuali. 2. GENERALITÀ E DESCRIZIONE DEL PROCESSO La definizione dei profili di competenza ha un carattere di input del processo in quanto comporta la preventiva individuazione delle caratteristiche professionali necessarie per la conduzione delle attività. Gli strumenti e le azioni necessarie per la gestione delle risorse interne sono: l approvazione dei Profili di Competenza; la definizione e il conferimento di compiti e responsabilità da parte di AMM che opera su delega scritta della Direzione e la conseguente approvazione del Mansionario (contenuto nel 5 del Manuale) e degli Organigrammi; la valutazione periodica delle competenze del personale; la continua crescita professionale delle risorse attraverso attività pianificate e valutate nella loro efficacia. La definizione preventiva delle competenze per ogni mansione fornisce inoltre gli elementi necessari alla gestione degli inserimenti di nuovi collaboratori. I processi di comunicazione interna assicurano che tutto il personale sia efficacemente informato e consapevole per svolgere al meglio le proprie mansioni, in accordo con la politica e gli obiettivi aziendali. 3. APPLICABILITÀ La presente Procedura si applica per la gestione delle Risorse Umane interne che svolgono attività continuative presso la nostra organizzazione sotto il controllo della Direzione rappresentata da AMM (con contratto di lavoro subordinato o atipico); le attività svolte da professionisti esterni in piena autonomia organizzativa e in forma non continuata (quindi occasionalmente sulla base di un contratto ad hoc) sono oggetto della procedura PG 13 Selezione, Valutazione e Contratti con Professionisti Esterni. Gli argomenti della gestione del processo della comunicazione interna è trattato nella Procedura PG 05 Processo di comunicazione interna e verso soggetti esterni. 4. TERMINI E DEFINIZIONI In questa sede si fa riferimento a quanto contenuto nel Glossario del Manuale della Qualità (vedere Sezione 3 del M.d.Q.) e a quanto di seguito specificato. Risorsa Umana interna: risorsa in organico all organizzazione, operativa nell ambito delle funzioni descritte nell Organigramma. 5. RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001, Capitoli 5.5.1, e 6.2; Manuale Operativo Sinottico Regione Piemonte Parametri 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, 8, 9.1, 18.1, 18.2, 18.3, 19.1, 19.2, 19.4.

3 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 3 di 5 6. RESPONSABILITÀ E AGGIORNAMENTO Le Responsabilità per l applicazione della presente procedura vengono conferite ad AMM per tutte le attività attinenti alla qualificazione e gestione del personale interno. Contratti e paghe sono gestite da AMM con il supporto tecnico di professionista esterno. L'aggiornamento di questa procedura è competenza del RSG. 7. MODALITÀ OPERATIVE 7.1 DEFINIZIONE DELLE RESPONSABILITÀ E DEI PROFILI DI COMPETENZA AMM definisce le attività e le responsabilità di ogni Area aziendale. Per ogni ruolo, inclusi quelli ricoperti da personale esterno, AMM redige il profilo di competenza, specificando sul Mod. 09 Profilo Professionale di Ruolo: la descrizione del profilo professionale; i requisiti d ingresso per i nuovi inserimenti: titoli di studio, corsi di formazione, esperienza pregressa, specializzazioni, ecc.; le conoscenze teoriche, le capacità operative e le competenze richieste in relazione alle attività da svolgere; le caratteristiche personali necessarie per una proficua gestione delle attività e dei rapporti interpersonali; modalità e durata di affiancamento per i nuovi inserimenti. I profili di competenza (Mod. 09) sono gestiti e consultabili in apposta area del Sistema Operativo FLEXIBILE. 7.2 SELEZIONE DELLE RISORSE Sulla base dei carichi di lavoro rispetto alle necessità e opportunità (vedere anche PG 09 Pianificazione delle Attività), AMM, eventualmente confrontandosi con i Responsabili d Area e/o la Direzione, ricerca nuove risorse umane, definendo le mansioni da ricoprire, il corrispondente profilo richiesto e la scadenza temporale per la ricerca. AMM mantiene un archivio aggiornato di tutte le candidature che pervengono all azienda tramite posta, e- mail, telefax. A fronte di una specifica esigenza, AMM in collaborazione con i Responsabili d Area: individua i candidati idonei, acquisendo il curriculum vitae; li convoca per la selezione; registra l esito dei colloqui Mod. 10 Scheda Personale, che viene archiviato insieme al curriculum vitae del candidato. AMM registra l esito della selezione e le condizioni contrattuali pattuite e informa SEG che in questo contesto opera come funzione operativa su input di AMM. Le schede del personale (Mod. 10) sono gestite e consultabili unicamente da DIR, AMM e SEG in apposta area protetta del Sistema Operativo FLEXIBILE. 7.3 GESTIONE AMMINISTRATIVA DELLE RISORSE si attiva per le necessarie registrazioni e comunicazioni. Nell ambito del rapporto contrattuale di lavoro, devono essere gestite le seguenti informazioni: i dati del collaboratore (compreso il curriculum vitae aggiornato, datato e firmato, fotocopia del documento di identità e del codice fiscale); il tipo di contratto proposto (es.: a progetto, assunzione a tempo determinato/indeterminato tempo pieno o parziale); eventuali visite mediche; l inquadramento;

4 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 4 di 5 la retribuzione e le modalità di pagamento; la durata del contratto; le attività svolte (o l eventuale progetto); la sede e l orario di lavoro; Informativa / liberatoria per la gestione dei dati personali (privacy). Le registrazioni vengono effettuate sul Mod. 10 Scheda Personale. AMM, per nome e per conto della Direzione, firma i contratti di lavoro e di collaborazione. I documenti inerenti i rapporti di lavoro e il personale sono custoditi e accessibili soltanto agli autorizzati. gestisce l archivio aggiornato dei collaboratori attivi e di quelli cessati per le attività di propria competenza. I documenti amministrativi sono gestiti in formato cartaceo e/o elettronico a seconda delle tipologie (Sistema Operativo FLEXIBILE). 7.4 ATTRIBUZIONE DI COMPITI E RESPONSABILITÀ, AFFIANCAMENTO DEI NUOVI INGRESSI Per ogni nuovo ingresso, compila la Scheda Personale (Mod. 10); illustra il quadro societario, le strategie e gli obiettivi della società, il modello organizzativo, il sistema di relazioni, le norme generali di comportamento; attribuisce compiti e responsabilità, presentando la nuova risorsa al Responsabile di Area e a tutto lo staff; definisce quando necessario, per il personale assunto insieme al Responsabile di Area, il periodo, l oggetto, gli obiettivi e il tutor per l affiancamento iniziale; fornisce indicazioni e istruzioni sul funzionamento del Sistema Informativo (FLEXIBILE) e fornisce l account personale e l accesso al sistema di posta elettronica. RSG illustra alla nuova risorsa finalità, natura, organizzazione del Sistema di Gestione e sua documentazione: Procedure e gli altri documenti inerenti alle attività di competenza (vedere anche PG 01). Le attività svolte e i relativi esiti sul livello di autonomia raggiunto vengono registrati sul Mod. 10 Scheda Personale. Oltre a quanto previsto dal 7.3 di questa procedura gli incarichi devono essere formalmente attribuiti (es. incarico specifico per il RSG, incarico per il responsabile di Sede, incarico attribuito a un orientatore per uno specifico progetto, ecc.). Le schede del personale (Mod. 10) sono gestite e consultabili unicamente da DIR, AMM e SEG in apposta area protetta del Sistema Operativo FLEXIBILE. 7.5 PIANIFICAZIONE ADDESTRAMENTO E FORMAZIONE PERIODICA AMM ha l obbligo di tenere continuativamente aggiornate le competenze richieste per ciascuna funzione interna (Mod. 09 Profilo Professionale di Ruolo). AMM consulta i Responsabili di Area al fine di rilevare i fabbisogni di formazione (le riunioni possono essere verbalizzate utilizzando il Mod Verbale di Riunione). Partendo dagli skills indicati sul Mod. 09 e tenendo conto delle indicazioni della Direzione, dei fabbisogni segnalati dai responsabili, di eventuali richieste degli interessati e degli esiti della verifica periodica delle competenze professionali (bilancio interno di competenze), AMM, in collaborazione con SEG, pianifica gli interventi di addestramento/formazione per ogni figura professionale in funzione di esigenze specifiche maturate nel tempo (es.: strategie, obiettivi e procedure organizzative, cambio mansioni, flessibilità delle risorse umane, integrazione tra funzioni e processi e lavoro in équipe, aggiornamenti del Sistema Qualità/Accreditamento, accrescimento delle capacità di comunicazione, nuove disposizioni di legge, metodologie di valutazione, diffusione e condivisione di competenze acquisite, ecc.). predispone il Mod. 11- Piano annuale attività formative, corredato da un budget economico di massima, definizione della tipologia di attività da erogare (formazione, autoformazione, ecc.) e predefinizione dei criteri di verifica di efficacia delle attività. Con analoghe modalità il Piano

5 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 5 di 5 potrà essere aggiornato in corso d opera. ricerca docenti, richiede locali e attrezzature e fornisce supporto al docente per lo svolgimento dell attività (es. predisposizione di materiale didattico). SEG conferma la partecipazione agli interessati con mediante bacheca / ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA E VERIFICA DELL EFFICACIA DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE INTERNE Sulla base di quanto pianificato sul Mod. 11- Piano annuale attività formative il docente/tutor incaricato attua quanto pianificato (compresa la somministrazione di test finali); le attività d aula interne sono registrate sul Mod Registro attività formativa. Successivamente procede, secondo le indicazioni contenute, a valutarne la ricaduta sulla professionalità. Le attività di formazione possono, a seconda dei casi, prevedere: la verifica finale dell apprendimento e/o la ricaduta sulla capacità operativa della/e persona/e coinvolta/e. Le attività di affiancamento/addestramento prevedono unicamente la verifica di efficacia da un punto di vista della crescita nelle competenze possedute. In tutti i casi le registrazioni si effettuano sul Mod. 10 Scheda Personale. Le attività svolte esternamente all azienda devono prevedere l acquisizione e archiviazione da parte di SEG dei documenti: copia del programma, copia degli eventuali attestati, ecc.. aggiorna le schede del personale (Mod. 10). I documenti possono essere consultabili da DIR, AMM e SEG mediante link sulla Scheda Personale Mod. 10 sul Sistema Operativo FLEXIBILE. I Piani formativi e i registri sono esiti e consultabili sul Sistema Operativo FLEXIBILE. 7.7 RIESAME DELLA DIREZIONE Gli esiti complessivi sull efficacia delle attività intraprese e sul livello di affidabilità del personale sono oggetto di Riesame da parte della Direzione (vedere PD 03 Analisi dei dati e Riesame della Direzione. 8. ARCHIVIAZIONE E REGISTRAZIONI DIR, AMM e SEG sono responsabili di effettuare le registrazioni definite in procedura e di conservare i documenti di registrazione delle attività. Documenti amministrativi e personali della Risorsa Umana sono conservati e gestiti a cura di AMM con il supporto operativo di SEG. Ogni registrazione richiesta dalla presente Procedura deve essere conservata in apposito dossier secondo le indicazioni contenute sulla seguente matrice. Codice PROSPETTO DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITÀ E MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Denominazione Formato di * archiviazione Responsabile Mod. 02 Verbale di Riunione C - E Identificazione Anno di riferimento e data Mod. 09 Profilo Professionale di Ruolo C - E Aggiornamento Mod. 10 Scheda Personale C - E Mod. 11 Piano annuale attività formative C - E Mod. 12 Registro attività formativa C - E Risorsa di riferimento e data Anno di riferimento e data Titolo, Anno di riferimento e data Ubicazione Livello Presidio ** Conservazione ed eliminazione NP - P Presenza di dati individuali: gestione presidiata e distruzione fisica del documento NOTA *: C = Cartaceo; E = Elettronico. NOTA **: NP = Non Presidiato, P = presidiato. Il responsabile custodisce il documento con informazioni riservate non divulgandone il contenuto all interno o anche all esterno dell Organizzazione. Nel caso di documento presidiato deve essere assicurata l eliminazione fisica del documento a conclusione del periodo garantito di conservazione.

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