PROCEDURA DI SISTEMA TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI

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1 Pagina 1 di 5 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITÀ 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 5. INDICATORI DI PROCESSO 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONE 8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 9. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO FASI REDAZIONE APPROVAZIONE LEGITTIMAZIONE FUNZIONI RSQ Dirigente Scolastico Responsabile Napoli NOMINATIVO Angelina SGUEGLIA Paolo TUTORE Angela ORABONA DATA FIRMA

2 Pagina 2 di 5 1.Scopo Questa procedura ha lo scopo di definire i sistemi utilizzati dall'istituto per curare il controllo delle registrazioni - aggiornamento, revisione, corretta archiviazione, come richiesto dal sistema di gestione per la Qualità, in conformità con quanto previsto dalla Politica della Qualità individuata e condivisa con tutte le parti interessate e dalla NORMA UNI-EN ISO 9004: Campo di applicazione Le registrazioni devono essere predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità. Le registrazioni devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili. Questa procedura si applica a tutti i documenti elencati nella tabella di pag Responsabilità CHI FA Dirigente Scolastico Gruppo di Miglioramento CHE COSA esercita l azione di controllo sulle registrazioni; individua il personale preposto alla cura di tale documentazione (protocollo, circolazione, archiviazione, ); coordina e governa l espletamento del processo; verifica i risultati. collabora con il RSQ effettuando attività di studio e di ricerca per il controllo sulla tenuta e per la produzione di nuove registrazioni collabora nell elaborazione della modulistica di riferimento Responsabile Sistema Qualità segue la progettazione, l implementazione e il monitoraggio delle Registrazioni archivia e rende disponibile ed accessibile la registrazione, in formato digitale e cartaceo 4. Descrizione delle attività Le registrazioni della Qualità dovranno essere gestite dalle competenti funzioni in osservanza dei seguenti requisiti: identificazione sulla base di quanto già contenuto nelle prescrizioni del sistema in ordine a questa necessita;

3 Pagina 3 di 5 archiviazione in ogni singola area o ufficio, sulla base delle attività svolte negli ambiti citati; protezione da eventuali danneggiamenti di carattere fisico o atmosferico; reperibilità assicurata attraverso metodologie e supporti di archiviazione che consentano una pronta rintracciabilità dei documenti occorrenti; conservazione per un periodo di cinque anni dove prescritto (compiti, giornale di classe, registri dei docenti) oppure di un anno ove non altrimenti prescritto, dal termine delle attività che hanno generato i documenti stessi; eliminazione della documentazione dagli archivi allo scadere del termine previsto, per mezzo di distruzione che rende illeggibile il contenuto delle registrazioni stesse. Tempi di conservazione, frequenza di aggiornamento, localizzazione dell'archivio, supporto fisico e responsabilità sono definiti nella seguente tabella: Documento Riesami del SGQ da parte della direzione Piano gestione delle risorse Piano/Azioni di miglioramento Responsabile dell' emissione Frequenza di emissione Supporto fisico Offerte all utente CdI Contratti col fornitore DS Ordini ai Fornitori DSGA Valutazione dei fornitori RSQ Annuale Archivio Tempo di conservazione Protezione elettro elettro elettro 3 anni Duplicazione elettro AMM 5 anni Duplicazione elettro AMM 5 anni Duplicazione elettro elettro

4 Pagina 4 di 5 I documenti di registrazione della qualità La gestione delle non-conformità e RSQ RSQ Per ogni lotto reclami Archivio storico RSQ Sempre Certificati di conformità dei prodotti/servizi. Documentazione per Conformità a Dlgs (ex 626/94) DSGA Forniture Enti competenti Validazione Processo RSQ/DS Gestione azioni preventive Progettazione /programmazione Riesami/verifiche della progettazione Validazione della progettazione/ Programma zio ne RGQ CD CD DS Legge elettro elettro RSQ sempre Duplicazione elettro elettro AMM sempre Duplicazione elettro elettro elettro RSQ 10 anni Back-up su nastro 5. Indicatori di processo Sono fissati i seguenti indicatori di processo: Il numero delle registrazioni effettuate, I dati sul grado di soddisfazione dei clienti riguardo alle registrazioni (soprattutto GdM e OO.CC.) 6. Riferimenti Manuale della Qualità - Cap. 1

5 Pagina 5 di 5 7. Archiviazione L archiviazione delle registrazioni è specificata nella tabella. 8. Terminologia e abbreviazioni SGQ = Sistema Gestione Qualità RSQ = Responsabile Sistema Qualità DS = Dirigente Scolastico CdI = Consiglio di Istituto CD = Collegio dei docenti AMM =Servizi Amministrativi 9. Documenti di riferimento Norma UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un organizzazione per il successo durevole. Manuale della Qualità - Cap. 1