PROCEDURA ORGANIZZATIVA RIESAME DIREZIONE. Controllo di gestione, Bilancio, Valutazione personale interno e dei collaboratori.

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA RIESAME DIREZIONE XPS PO 01 QUALITA 1. RIESAME DELLA DIREZIONE 1.1 SCOPO Descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative adottate dalla azienda per l effettuazione del riesame del Sistema di Gestione della Qualità Aziendale, al fine di conoscerne l adeguatezza e l efficienza e per poterne valutare la capacità di soddisfare gli obiettivi di qualità prefissati nonché, al fine di promuovere azioni di miglioramento del Sistema L attività di riesame da parte della Direzione ha come oggetto il riesame dell andamento tecnico, economico e qualitativo della XPRES per assicurarne sia l adeguatezza che l efficacia nel tempo attraverso calibrati piani correttivi e di miglioramento. In pratica si tratta di definire le modalità con cui effettuare l analisi tecnica, economica e qualitativa aziendale a conclusione di un periodo definito di attività operative (normalmente a chiusura anno), per estrapolare obiettivi e budget del periodo successivo in funzione delle risultanze emerse a consuntivo del periodo precedente 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE Controllo di gestione, Bilancio, Valutazione personale interno e dei collaboratori. Valutazione fornitori di merci e servizi Soddisfazione del Cliente. Definizione obbiettivi e budget 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono le definizioni della norma UNI EN ISO 9000:2005, IQ: Indicatori della Qualità REVISIONE 2.0 MOTIVO RIESAME APPROVAZIONE DATA DI EMISSIONE QUA ADL PAG DI PAG. 24 AGOSTO DI 6

2 NC: Non Conformità VI: Verifiche Ispettive 1.4 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Manuale della Qualità - Norma Uni EN ISO 9001:2008 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.6 ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul sistema gestionale mago nella sezione easy attachment secondo il documento programmatico sulla sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi. 1.7 SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi / Funzioni - Aree ( ) - Gruppi ( ) - Funzioni ( ) - Report di Mago (Vari) - Report dell utente - Gruppi ( ) - Report (Vari) Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 2 di 6

3 2. RESPONSABILITÀ 2.2 RESPONSABILE DELLA QUALITÀ (QUA) Definire e\o aggiornare gli indicatori di qualità da utilizzare per la conduzione del riesami Redigere, in occasione delle riunioni di riesame, il verbale di riesame del Sistema Qualità e sottoporlo alla verifica ed approvazione della direzione generale Curare la raccolta di documenti, dati ed informazioni necessarie a costituire le basi dati degli indicatori della qualità oggetto di valutazione DIREZIONI E RESPONSABILI DI REPARTO Curare la raccolta dei dati, dati ed informazioni necessarie a costituire le basi dati degli indicatori della qualità nelle aree di influenza della propria area operativa DIREZIONE GENERALE Definire gli indicatori della qualità Definire la frequenza dei riesami Elaborare il Piano di miglioramento Indire e presiedere apposite riunioni di direzione per il riesame dell andamento del Piano di miglioramento annuale e il trend degli indicatori della qualità (IQ) Valutare ed approvare le azioni di miglioramento proposte dai Responsabili delle varie funzioni aziendali 3. MODALITA OPERATIVE Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 3 di 6

4 3.3. RIESAME DEL SISTEMA QUALITA Strumento indispensabile per lo svolgimento di tale attività è rappresentato dalla raccolta dei verbali di Verifica Ispettiva Interna che derivano dall espletamento del piano di Verifica che la Direzione Generale annualmente programma. Tali verbali, definiti nelle specifiche procedure gestionali, definiscono in modo indipendente lo stato di applicazione del Sistema progettato e le eventuali necessità di implementazione o correzione a cui esso deve essere sottoposto. Tramite l esame di detti verbali si potrà definire il quadro completo della situazione aziendale e le eventuali tendenze che regoleranno la futura politica della Qualità. La raccolta dei Verbali di Non Conformità derivanti da Verifiche Ispettive e le eventuali Azioni Correttive saranno oggetto di esame approfondito al fine di stabilire l esatta metodologia applicabile in azienda, nella gestione e risoluzione delle attività che eventualmente discostano da quanto stabilito dal Sistema Qualità Di estrema importanza è altresì considerare l eventuale cronicità di alcune NC per definire al più presto le azioni correttive necessarie ad una accettabile prevenzione. L andamento del personale sia dal punto di vista dell efficienza in ambito aziendale che in efficacia in ambito produttivo, sarà oggetto anch esso di riesame. Detto riesame, che raccoglie l andamento significativo di un anno di attività, stabilisce l esatto livello raggiunto dal personale operativo, rispetto agli obiettivi che la Società si era prefissata. Di conseguenza ne potrà derivare un appropriato piano di formazione che potrà calibrare in maniera precisa dove fare formazione, che tipo di formazione ed in quale periodo dell anno. E altresì evidente che concorrerà a definire le future strategie per il conseguimento dei risultati mirati al raggiungimento/conservazione della Qualità. L analisi dei reclami dei Clienti potrà definire lo stato di fornitura generale del prodotto ed i conseguenti interventi di Assistenza da parte del fornitore maggiore della XPRES La tipologia e ripetitività di questi reclami, qualora applicabile, evidenzierà eventuali carenze organizzative e/o produttive che verranno vagliate ed ovviate per il proseguimento e miglioramento della Qualità. Tale esame viene effettuato normalmente nel mese di marzo con l approvazione del bilancio e del nuovo piano industriale. Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 4 di 6

5 3.4. DOCUMENTAZIONE E ATTIVITA OGGETTO DI RIESAME Per la preparazione del riesame i responsabile dei reparti coinvolti preparano e valutano i dati oggetto del riesame della qualità. Per ogni reparto viene indetta una riunione con il resp. del reparto la direzione del settore e la direzione generale e il resp. della qualità per valutare i seguenti dati. I dati sono relativi principalmente ai seguenti filoni di informazioni: Resp. contabilita generale Resp. contabilita generale industriale. Resp. logistica clienti; Resp. contabilità magaz. fornitori Resp. qualità interne. Resp. qualità Resp. affari generali Resp. affari generali Resp. affari generali Resp. affari generali Responsabile vendite Segreteria generali Direzione generale Bilanci e analisi bilanci chiusi Budget e bilanci previsionali, piano Consuntivi dei Rapporti di Non Conformità Consuntivi dei Rapporti di Non Conformità Consuntivi dei Rapporti di Non Conformità Verbali visite ispettive. NC preventive. Consuntivo di manutenzione ordinaria. Programma manutenzione ordinaria. Consuntivo di manutenzione straordinaria. Programma manutenzione straordinario. Consuntivo soddisfazione clienti. Verbali riunioni operative Relazione annuale sullo Stato della Qualità Tutti i documenti di cui sopra, costituiscono Registrazioni della Qualità e pertanto sono raccolti e conservati a cura del responsabile QUA. Nel sistema informativo mago area report interni qualità. Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 5 di 6

6 3.5. AZIONI CONSEGUENTI AL RIESAME L analisi e la valutazione di efficienza, efficacia, funzionalità e conformità del Sistema a fronte degli obiettivi posti, possono dare origine alle seguenti decisioni da parte della direzione generale: 1. attuazione di azioni correttive e/o preventive a seguito dell individuazione di stati di Non Conformità palesi e ripetitive (se non già avviate) e/o di criticità che potrebbero generare Non Conformità; 2. individuazione di programmi di miglioramento, da pianificare, per migliorare ulteriormente gli obiettivi raggiunti; 3. assegnazione di priorità agli interventi, in funzione del grado di criticità dei problemi; 4. destinazione delle risorse necessarie per gli interventi; 5. definizione ed attribuzione delle responsabilità per il coordinamento, l attuazione e la verifica degli interventi; 3.6. elenco REPORT Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 6 di 6