XPS PO 81 FINANZIARIO

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE CREDITO CLIENTI XPS PO 81 FINANZIARIO 1. GENERALITA' 1.1. SCOPO della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative e il monitoraggio adottate dalla Xpres per la gestione del credito clienti CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica al momento della richiesta di attivazione o variazione fido e pagamento per un cliente DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001:2008 Allegato termini e definizioni specifiche 1.4. REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati - (eventuali moduli) 1.6. ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Report dell utente - Gruppi (Gestione fidi) - Report (Vari) REVISIONE 1.0 MOTIVO RIESAME PRIMA EMISSIONE DATA DI EMISSIONE QUA DG PAG DI PAG. 20 GENNAIO DI _

2 2. RESPONSABILITÀ 2.1. Addetto credito clienti È responsabile dei seguenti processi: o Rapporti con assicurazione credito o Rapporti con società di informazione o Attivazione e variazione fido e pagamento clienti o Sblocco ordini clienti non conformi finanziariamente o Revoca e blocco legale clienti 2.2. Responsabile credito È responsabile dei seguenti processi: o Gestione rapporti con i factor o Gestione rapporti con le finanziarie 2.3. Direzione finanziaria E responsabile di tutti i processi del settore. Predispone le Procedure Operative e ne monitorizza l esecuzione, definisce i target e il relativi consuntivi di periodo. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi Direzione Generale definisce le strategie aziendali, supervisiona le Direzioni dei settori, approva i target e i relativi consuntivi di settore. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. Approva le procedure operative Responsabile qualità Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1. Registrazione cliente via web I clienti possono registrarsi dal sito attraverso 2 modalità: Registrazione semplificata Adatta per utenti finali - permette solo pagamenti con bonifico bancario anticipato o carta di credito, con una profilazione base. Registrazione completa Specifica per i rivenditori del settore permette l attivazione di un fido e dei relativi pagamenti dilazionati, con una profilazione personalizzata. I clienti devono allegare copia Camera di Commercio e copia documento Legale Rappresentante, entrambe in corso di validità. Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 2 a 7

3 3.2. Pagamento all attivazione Al momento dell attivazione, tutti i clienti sono anagrafati con il pagamento «carta di credito e-commerce». Per incentivare tale modalità di pagamento sono state azzerate le spese di trasporto. Il bonifico bancario anticipato può essere utilizzato solo per ordini di importo superiore ad 1.000,00 compresa iva Richiesta di variazione L agente/segnalatore, in caso di necessità diverse da quelle impostate automaticamente, può inserire una richiesta di variazione tramite sito web, come di seguito specificato: Richiesta di variazione commerciale Sconto commerciale Richiesta inserimento contratto Richiesta modalità di spedizione Richiesta soglie minime DDT Richiesta assegnazione/cancellazione cliente Richiesta di variazione credito Fido Pagamento Cessione al factoring 3.4 Copertura Assicurativa In caso di richiesta di variazione credito, l Ufficio Credito provvederà a chiedere la copertura assicurativa a Coface (senza bisogno del primo ordine). Viene chiesta inizialmente una latitudine, consistente in un importo fisso e automatico tra: LP1 Latitudine Partner Livello ,00 LP2 Latitudine Partner Livello ,00 In caso di superamento latitudine, viene chiesto un fido che si divide in: Rating corrispondente a R ,00 Limite di credito corrispondente ad una valutazione da parte di un analista. Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 3 a 7

4 3.5 Richiesta informazioni commerciali Nel caso in cui non sia presente nel SI Mago la visura camerale del cliente, l Ufficio Credito procederà con la richiesta di un Informazione commerciale Assicom per valutare l andamento e l affidabilità del cliente: Web base per richiesta fidi fino a ,00 Web completa per richiesta fidi oltre , Affidamento clienti Il cliente verrà affidato per metà dell importo concesso da Coface. Dopo 3 scadenze regolarmente saldate e nessun evento negativo, il fido aziendale potrà essere incrementato fino all importo totale concesso da Coface (per clienti BA e BHT vengono considerate le loro esperienze). Dopo 5 scadenze regolarmente saldate negli ultimi 12 mesi e senza eventi negativi, potrà essere concesso un fido aziendale superiore del 20% del fido Coface o del fido factoring pro-soluto. In caso di diniego fido assicurativo, l Ufficio Credito potrà, senza richiesta di autorizzazione della Direzione Finanziaria, concedere il fido segnalato dall Informazione Assicom (massimo 5.000,00), solo dietro relazione di visita dell agente presso il cliente e dietro ricezione dell ultimo Bilancio/Unico depositato e Bilancio provvisorio ultimo semestre. Per fidi superiori ad 5.000,00 per società di capitali, è necessario che gli esponenti principali (soci di maggioranza o amministratori) rilascino fideiussione ( pari al 150% del fido concesso) a garanzia dei crediti che insorgeranno ; tali soggetti devono avere una situazione patrimoniale positiva e adeguata, risultante dall Unico delle persone o da eventuali visure ipocatastali. In caso di diniego fido assicurativo e segnalazione di fido 0 da parte di Assicom, è possibile valutare un eventuale piccolo fido (per società di capitali) tramite fideiussione personale di un cointeressato Amministratore o Socio (può essere anche un soggetto giuridico società controllante con situazione patrimoniale consolidata) Pagamenti Il pagamento standard è carta di credito o Rid 30 gg fm che prevedono 0 spese d incasso e 0 spese di trasporto (primo rid 1 a 15 gg df per aggancio flusso); possono essere concessi pagamenti diversi, a condizione che il cliente abbia un fido adeguato al volume d affari (vedi allegato Affidamento clienti 2016 ). Pagamenti superiori a 60 gg fm, direttamente in anagrafica, possono essere concessi solo in presenza del factoring. - Procedura attivazione Rid o Richiesta variazione o Richiesta copertura assicurativa o Invio modulo di autorizzazione addebito diretto SEPA B2B e conferma d ordine di 1,00 a mezzo pag. Rid 15 gg df, da ricevere entrambi timbrati e firmati dal cliente (per il mandato sono necessari anche il timbro e la firma della banca) o In caso di insoluto del Rid di 1, va ripetuta l operazione con Rid 15 a 15 gg df, a saldo spese insoluto - Procedura attivazione factoring o Richiesta variazione autorizzata dalla Direzione Commerciale o Conferma del cliente via alla volontà di essere ceduto al factoring Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 4 a 7

5 o Richiesta fido factoring, da parte dell Ufficio Credito o Rilascio fido factoring (minimo 15/20 gg di valutazione) - Gestione factoring o Modulo di attivazione da sottoscrivere prima dell inizio del rapporto (normalmente viene inviato dal factoring in formato cartaceo da restituire timbrato e firmato in originale tramite corriere o raccomandata). Solo successivamente verrà attivato il pagamento a mezzo factoring. o Modulo conferma cessioni singole fatture mensilmente il factor invia il riepilogo delle fatture cedute che il cliente dovrà confermare entro 30 gg. La mancata conferma comporterà il blocco dell anagrafica Sblocco ordini non conformi all anagrafica cliente L Ufficio Credito può sbloccare ordini a cliente, senza autorizzazione della Direzione Finanziaria, secondo i seguenti criteri: - Ordini in extra-fido, nel limite del 30% oltre il fido aziendale concesso, a condizione che vi siano state almeno 5 esperienze positive e nessun evento negativo; eventuali eccezioni dovranno essere autorizzate dalla Direzione Finanziaria. In tali casi potrà essere concesso un pagamento a 30 gg fm e comunque non superiore a 60 gg fm. - Gli ordini potranno essere sbloccati con pagamento speciale per un estensione di pagamento massima di 30 gg da quanto assegnato in anagrafica, con un massimo di 60/90/120 fm o 90 gg fm, a condizione che il fido concesso non sia utilizzato per una quantità maggiore del 70% e ci sia l autorizzazione della Direzione Commerciale. 3.9 Monitoraggio clienti Esistono 2 tipi di monitoraggio sui ns. clienti: - Monitoraggio Assicom L informazione Assicom prevede un controllo mensile sull andamento dell azienda presa in esame, riportando eventuali eventi negativi presenti (protesti, pregiudizievoli, procedure recupero credito effettuate da Assicom) e comunica la variazioni ufficiali (cambio soci/esponenti, variazione sede legale e operativa, deposito bilanci, ecc.) riportate in Camera di Commercio. Ogni variazione comporterà la rivalutazione del cliente secondo i principi sotto riportati. - Monitoraggio interno Ad ogni cliente è associato un codice IDA (indice di affidabilità), come di seguito specificato: - IDA5 clienti con copertura Coface - IDA3 clienti con fido aziendale concesso senza copertura assicurativa - IDA1 clienti senza fido e con pagamento carta di credito o bonifico bancario anticipato Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 5 a 7

6 Per ogni insoluto/assegno impagato/ritardo di pagamento l IDA verrà diminuito di 2 punti. In caso di saldo insoluto/ritardo di pagamento entro 10 gg dalla scadenza, verrà inserito un evento positivo che accrediterà 1 punto a favore del cliente. All azzeramento dell IDA o al raggiungimento/superamento del 10% di insoluti nel biennio precedente, l anagrafica del cliente si bloccherà in automatico e il fido verrà rivalutato. - Rivalutazione cliente - In caso di Assicom datata oltre 12 mesi (quindi priva di monitoraggio) deve essere richiesta una nuova informazione. - Assegno impagato in 1 e 2 presentazione blocco legale cliente e chiusura del rapporto - Presenza di più di 3 insoluti ricevuta bancaria non giustificati e non saldati entro 10 gg o più di 3 ritardi di pagamento oltre 10 gg cambio modalità di pagamento in Rid o titolo certo e riduzione del fido del 50%. Dopo tale modifica eventuali insoluti Rid o titolo certo porteranno al blocco e alla chiusura del cliente. - Il fido rivalutato viene commisurato al fatturato consolidato negli ultimi 12 mesi e non potrà essere superiore al 50% dello stesso Revoca fido assicurazione In caso di revoca da parte dell Assicurazione credito, si procederà al blocco legale del cliente e all azzeramento del fido, salvo per gli ordini già inseriti che verranno comunicati all Assicurazione per garantirne la copertura; solo successivamente all autorizzazione, verranno sbloccati dall Ufficio credito entro 5 gg dalla revoca. L Ufficio Credito esperirà i seguenti tentativi al fine di ripristinare un fido aziendale: - Richiesta motivazione all Assicurazione - Verifica data informazione Assicom presente a sistema e richiesta di nuova informazione, in caso di superamento dei 12 mesi - Richiesta ultimo Bilancio/Unico depositato e bilancio provvisorio anno in corso - Richiesta disponibilità al rilascio di fideiussione personale degli esponenti, in caso di società di capitali - Richiesta revisione fido assicurativo - Tentativo attivazione fido factoring pro-soluto. In caso di risposte negative ai diversi tentativi messi in atto, si procederà con la chiusura definitiva del cliente Strumenti finanziari In caso di necessità di pagamenti dilazionati oltre i 6 mesi o di noleggi/leasing ci si può avvalere dei seguenti strumenti finanziari: - Finanziamento IBM - Noleggi (Grenke, Bcc Lease, DLL) - Leasing (Bcc Lease, DLL) Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 6 a 7

7 4. MONITORAGGIO 4.1 La Xpres monitorizza semestralmente i propri clienti, attuando una serie di controlli e aggiornando i relativi fidi e pagamenti, ai clienti che nei precedenti 12 mesi non abbiano effettuato acquisti: Viene azzerato il fido Viene convertita la modalità di pagamento in CDC (Carta di Credito) Viene convertita la Categoria Cliente in Inattivo Viene assegnato all agente Disponibile Viene assegnato al Capoarea Disponibile Viene azzerato lo sconto Viene impostato l IDA in automatico ad 1. Rev. 1 mercoledì 20 gennaio 2016 Pag. 7 a 7