PROFESSIONE INGEGNERE

Transcript

1 PRESENTA PROFESSIONE INGEGNERE UN SOSTEGNO AGLI INGEGNERI E ARCHITETTI CHE VORREBBERO INTRAPRENDERE LA LIBERA PROFESSIONE

2 06 PROFESSIONE INGEGNERE PROCEDURA OPERATIVA: GESTIONE AMMINISTRATIVA La presente Procedura ha lo scopo di ottimizzare la gestione dei documenti di natura amministrativa e contabile al fine di garantire la corretta e tempestiva registrazione di tutti i gli aspetti amministrativi della Società. Campo di applicazione La presente Procedura riguarda la seguente documentazione: Fatture passive (acquisti e note di credito); Fatture attive (vendita del prodotto/servizio e note di credito); Documenti bancari; Corrispondenza amministrativa con clienti e fornitori; Documenti di Trasporto (DDT) in attesa di fattura; Documenti giustificativi di cassa; Altra documentazione minore. Responsabilità di applicazione Il responsabile della corretta applicazione della presente Procedura è il Responsabile del Reparto Personale e Amministrazione (PA). Trattamento della Documentazione Contabile ed Amministrativa La documentazione amministrativa si divide in documenti di origine esterna e documenti di origine interna; entrambe le tipologie devono 1

3 essere identificate e archiviate in maniera scrupolosa secondo le direttive della presente procedura. Al riguardo devono essere predisposti specifici raccoglitori in ciascuno dei quali inserire le seguenti tipologie dei documenti: 1. Fatture Passive (acquisti e note di credito); 2. Fatture Attive (vendita del prodotto/servizio e note di credito); 3. Documenti Bancari ; 4. Corrispondenza Amministrativa con clienti e fornitori; 5. Documenti di Trasporto (DDT) in attesa di fattura; 6. Documenti Giustificativi di Cassa ; 7. Certificazioni ; 8. Altra Documentazione Minore. Ogni raccoglitore deve riportare sul dorso il numero sopra indicato, la specifica relativa titolazione e deve essere conservato nell archivio del Reparto PA. Nel caso fosse necessario predisporre per una stessa tipologia di documenti più raccoglitori, dovrà provvedersi ad affiancare in sequenza al relativo numero le lettere alfabetiche. Fatture passive (acquisti e note di credito) Ricevuta la fattura, il Responsabile del Reparto PA ne verifica la corretta competenza, l esattezza di tutti i dati anagrafici, la conformità della fattura all ordine effettuato, l esistenza di eventuali documenti di trasporto ad essa corrispondenti, il calcolo dell imponibile e dell imposta. Una volta 2

4 effettuati tali controlli, la fattura deve essere registrata ed inserita nell apposito raccoglitore Fatture Passive in ordine cronologico, dopo aver apposto il timbro nel quale va indicato il numero di protocollo IVA attribuito. Fatture Attive (vendita del prodotto/servizio e note di credito) Alla chiusura delle commesse, o secondo indicazione dei Responsabili di Settore, questi ultimi comunicano al Responsabile del Reparto PA tutti i dati necessari per l emissione della fattura. Il Responsabile del Reparto PA verifica l esattezza dei dati facendo riferimento al contratto elo convenzione e provvede all emissione della fattura. Le fatture attive devono essere numerate progressivamente all atto dell emissione. Sulle stesse deve essere apposto il timbro nel quale va indicato il numero di protocollo IVA, secondo una numerazione comune sia per le fatture relative a vendita di prodotto/servizio, sia per le note di credito. A registrazione avvenuta le fatture devono essere conservate nel raccoglitore Fatture Attive. Documenti Bancari I documenti bancari devono essere raccolti in modo cronologico con riferimento alla data di emissione ed in relazione alla loro natura (estratti conto, documenti di addebito, documenti di 3

5 accredito, modelli F24, riconciliazione ed altri) proveniente o diretto alla Banca. Essi devono essere archiviati nel raccoglitore Documenti Bancari", in separatori destinati alle diverse nature. Corrispondenza amministrativa Clienti e Fornitori Tutta la corrispondenza amministrativa diretta o ricevuta dai clienti e dai fornitori deve essere conservata in ordine cronologico nel raccoglitore Corrispondenza Amministrativa", dopo aver apposto in ciascun documento il numero di protocollo aziendale di entrata o di uscita. Documenti di Trasporto in attesa di Fatture I documenti di trasporto ricevuti, e relativi a consegne ancora da fatturare, devono essere conservati in ordine cronologico, dopo che il Reparto PA, supportato eventualmente dai Settori/Reparti interessati alla fornitura, ha provveduto ad accertare la rispondenza del materiale fornito ed ha autorizzato l emissione della fattura. All arrivo della fattura i documenti di trasporto devono essere spillati ad essa e archiviati nel raccoglitore Fatture Passive. Documenti Giustificativi di Cassa Tutti i documenti relativi a spese che non devono essere registrati al fine del calcolo dell IVA da 4

6 versare, ma che hanno valenza solo da un punto di vista strettamente finanziario (spese postali, rimborsi spese, viaggi e trasferte ed altre), devono essere conservati nel raccoglitore Documenti Giustificativi di Cassa seguendo l ordine cronologico di registrazione, separatamente per tipologia di documento. Per i documenti di piccola dimensione la conservazione deve avvenire mediante la spillatura del suddetto documento su un foglio A4. Certificazione delle ritenute d acconto Entro i termini previsti annualmente dal Ministero dell'economia e delle Finanze si deve procedere alla compilazione dei compensi assoggettati a ritenuta d acconto da inviare o consegnare a mano ai soggetti interessati alla scadenza annuale prevista. La relativa documentazione deve essere archiviata nel raccoglitore Certificazioni. Altra documentazione minore La documentazione che non rientra nelle fattispecie precedenti, ed in particolare la copia delle assicurazioni, la chiusura IVA mensile ed i riepiloghi di supporto all'elaborazione del bilancio, deve essere conservata in un raccoglitore titolato "Varie. Gestione della Contabilità La gestione della contabilità deve avvenire tramite un software, che consenta di gestire completamente la contabilità generale ed IVA e 5

7 gestire gli estratti conto a partite aperte dei clienti e fornitori. Gestione cespiti Una copia delle fatture relative agli acquisti di materiali ed attrezzature deve essere conservata in ordine cronologico nel raccoglitore Cespiti articolato per anno e per tipologia (software, macchine fotografiche, attrezzature varie, mobili ed arredi, etc.). Rimborsi spese l rimborsi delle spese anticipate per trasferte avviene mensilmente. Gli interessati devono provvedere nel rispetto della Istruzione Operativa Orario di lavoro, straordinario, trasferte provvedendo in particolare a quanto appresso: compilare entro l'ultimo giorno del mese il modello Scheda rimborso indennità chilometrica ed il modellp Scheda Rimborso Spese al quale devono essere allegati i documenti di spesa in originale; datare, sottoscrivere il modulo e consegnarlo al Responsabile del Reparto PA per le verifiche e successivo rimborso. Riepilogo previsioni di pagamento Il Responsabile del Reparto PA deve tenere 6

8 aggiornato, su supporto informatico, con sistematicità almeno settimanale, il prospetto flussi di cassa, nel quale devono essere riportati tutti i movimenti di cassa (pagamenti ed accrediti) e deve essere evidenziato lo stato dei conti correnti bancari. Documenti di bilancio e chiusura contabile Il bilancio di esercizio deve essere predisposto ed approvato entro i termini previsti dallo statuto della Società. Al riguardo il Responsabile del Reparto PA deve supportare i consulenti esterni e fornire loro tutti i documenti di gestione in tempo utile. Il bilancio approvato deve essere conservato nel raccoglitore Dichiarazioni insieme con la nota integrativa, il verbale dell assemblea che lo ha approvato, la stampa della situazione contabile prima e dopo il calcolo delle tasse. Approvato il bilancio, il Responsabile del Reparto PA deve provvedere alla chiusura contabile e deve archiviare la relativa documentazione (mastrini, partitari, libro giornale) in specifico raccoglitore Chiusura Contabile. 7