PROCEDURA GESTIONE DEI FLUSSI MONETARI E FINANZIARI AZIENDALI

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1 SGI Qualità e Ambiente PROCEDURA P/COMM/03 Riferimento documento: P/COMM/02 - SEZ. MQ 8.4 Nome Funzione Firma Redazione Chiatti Alice Resp. Qualità e Ambiente Verifica Spazzoli Ennio Direzione Generale Approvazione Goracci Cristian Amministratore Delegato STORIA DELLE MODIFICHE DEL DOCUMENTO Revisione Mittente Descrizione revisione/modifica Data di applicazione 00 RAQ Prima emissione 05/12/2014 SISTEMA GESTIONE QUALITA ISO 9001:2008 SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE ISO 14001: 2004 La La presente Procedura è di esclusiva proprietà di SOGEPU SPA. Essa non può essere utilizzata, distribuita, riprodotta nè nella sua interezza nè in parti senza l esplicito consenso, rilasciato in forma scritta, della SOGEPU SPA e limitatamente per le finalità per cui il consenso è stato dato. Ogni uso difforme da quanto sopra sarà perseguito a termini di legge.

2 1. GENERALITÀ 1.1. OGGETTO LA PRESENTE PROCEDURA DEFINISCE LE MODALITA OPERATIVE PER LA GESTIONE DELL ATTIVITA DI CONSISTENTE NEL COMPLESSO DELLE OPERAZIONI CHE COSTITUISCONO LA GESTIONE DI FINANZA OPERATIVA ORDINARIA DI SOGEPU CON RIGUARDO, IN PARTICOLARE, AL PAGAMENTO DELLE SPESE, ALLA CUSTODIA DEI VALORI ED AGLI ADEMPIMENTI CONNESSI PREVISTI DALLE DISPOSIZIONI DI LEGGE REGOLAMENTARI O CONVENZIONALI CAMPO DI APPLICAZIONE LA PRESENTE PROCEDURA DEVE ESSERE APPLICATA DALLA DIREZIONE GENERALE, DAL RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE E FINANZA E DALL ADDETTO AMMINISTRATIVO ALLA TESORERIA, NELLE ATTIVITA DI PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA, NELLA GESTIONE DELLA CASSA, DEGLI INCASSI, DEI PAGAMENTI E DEI SOLLECITI PAGAMENTI. SCOPO DELLA PRESENTE PROCEDURA E QUELLO DI ATTUARE UNA GESTIONE EFFICACE ED EFFICIENTE, DI DEFINIRE RUOLI, RESPONSABILITÀ, MODALITÀ OPERATIVE E PRINCIPI COMPORTAMENTALI A CUI ATTENERSI NELLA GESTIONE DELLA CASSA E DEI CONTI CORRENTI BANCARI, NELLA PIANIFICAZIONE FINANZIARIA RIFERIMENTI Rif. Norma UNI EN ISO 9001:2008 (Ed. Novembre 2008): 7.2 Processi relativi ai clienti 7.3 D.Lgs. 231/2001 e s.m.i DEFINIZIONI Per le definizioni generali si fa riferimento al glossario contenuto nel MQ 2/6

3 2. DIAGRAMMA DI FLUSSO Resp. Attività Documenti/Riferimenti AD+DG+Resp. Amm. e Finanza PROGRAMMAZIONE MENSILE AD+DG+Resp. Amm. e Finanza CONTROLLO PERIODICO Resp.Amministrazione + DG VERIFICA PAGAMENTI DA EFFETTUARE Importi inferiori a EFFETTUAZIONE PAGAMENTO Importi superiori a INOLTRO RICHIESTA INADEMPIENZE AD EQUITALIA ANTICIPO LIQUIDAZIONE SU RETRIBUZIONE/TFR SOLLECITI PAGAMENTO FATTURE A CLIENTI 3/6

4 3. COMMENTI DEL DIAGRAMMA DI FLUSSO ATTIVITA PROGRAMMAZIONE PERIODICA (MENSILE) CONTROLLO PERIODICO EFFETTUAZIONE PAGAMENTI COMMENTI Con cadenza mensile l Amministratore Delegato, la Direzione Generale e il Resp. Amministrazione e finanza, sulla base della reportistica predisposta appositamente dall ufficio amministrazione (Situazione conti correnti bancari, Riepilogo fatture anticipate sui c/c bancari, Riepilogo incassi Servizio Tributi, Debiti nei confronti dei Comuni, Crediti nei confronti dei Comuni e principali Clienti) verificano la dinamica dell indebitamento a breve e medio termine, monitorano il rischio di liquidità, effettuano il controllo sulle condizioni applicate dagli istituti di credito e pianificano il cash-flow a breve termine, definendo: - tempi e modalità di incasso e pagamento; - tempi e modalità di ricorso a breve termine al sistema finanziario; - indirizzi della dinamica finanziaria a breve termine dell azienda. L Amministratore Delegato effettua il controllo costante sui flussi di cassa e sulla gestione operativa al fine di garantire all'impresa il mantenimento di un equilibrio finanziario e di un cash-flow che sia sempre in linea con la gestione dell Azienda nel suo complesso. Il Resp. Amministrazione e Finanza sulla base degli indirizzi definiti di concerto con l Amministratore Delegato e con la Direzione Generale stabilisce, con cadenza settimanale, i pagamenti, la rotazione delle fatture e la destinazione degli incassi diretti dei tributi. L Addetto procede, quindi, alla predisposizione e caricamento tramite, home banking, dei pagamenti che, l Amministratore Delegato, con cadenza settimanale procede ad effettuare. L Addetto effettua infine la registrazione del pagamento. 4/6

5 RICHIESTA INADEMPIENZE AD EQUITALIA ANTICIPO LIQUIDAZIONE SU RETRIBUZIONE/TFR Nell'ipotesi di pagamenti per importi pari o superiori ad Euro , prima di effettuare il pagamento, ai sensi dell art. 48 bis del D.P.R. 602/73 e dal Decreto n. 40 del 18/01/2008 (che vieta di effettuare pagamenti superiori a Euro ,00 a favore dei creditori della P.A. morosi di somme iscritte a ruolo pari almeno ad Euro ,00 verso gli agenti della riscossione) l Addetto invia la richiesta telematica ad Equitalia Esatri Spa per verificare se il fornitore è inadempiente all obbligo di versamenti derivanti da cartelle esattoriali. In caso di inadempienza non si procede al pagamento del fornitore ma, ricevuto dalla sede Equitalia competente per territorio l atto di pignoramento per il fornitore segnalato, in quanto terzi pignorati, si procede al pagamento delle quote indicate nell atto di pignoramento stesso, direttamente ad Equitalia Spa. Se il riscontro è negativo si procede all effettuazione del pagamento. Tutta la documentazione è resa disponibile sul sito web di Equitalia in formato elettronico ed archiviata in apposita cartella in forma cartacea. Il Responsabile Amministrazione, a seguito di richieste di liquidazione totale o parziale di stipendio, inoltrate da parte dell Ufficio Personale, preso atto dell esito positivo della verifica dell importo effettivamente maturato alla data della richiesta, procede alla liquidazione di quanto richiesto. Per anticipi di stipendio di importo superiore alla quota effettivamente maturata alla data della richiesta o per anticipi di TFR il Resp. Amministrazione provvede alla liquidazione preso atto dell autorizzazione da parte dell Amministratore Delegato. L anticipo erogato viene registrato in contabilità. Al momento del pagamento della retribuzione/ liquidazione TFR, si trattiene quanto già pagato al dipendente a titolo di acconto e si procede alla liquidazione della sola differenza. 5/6

6 SOLLECITI PAGAMENTO FATTURE CLIENTI L Addetto alla provvede, con frequenza mensile, a verificare che quanto fatturato sia stato incassato da Sogepu. Qualora l esito di tale verifica evidenzi delle insolvenze da parte di Clienti, l Addetto provvede a trasmettere al Responsabile Amministrazione l elenco dei clienti morosi. Il Responsabile Amministrazione, sentita la Direzione, dà mandato di predisporre i relativi solleciti di pagamento come da modello M02/P/COMM/02 Lettera di sollecito e li sottopone alla firma dell Amministratore Delegato. Trascorso il periodo indicato nella lettera di sollecito, entro il quale si chiede di effettuare il pagamento, il Resp. Amministrazione e Finanza valuterà la possibilità di inviare un ulteriore sollecito da parte dell Azienda prima di procedere a trasmettere Lettera di sollecito con minaccia legale come da modello M03/P/COMM/02. Qualora, nonostante il secondo o eventuale terzo sollecito, il Cliente non dovesse effettuare il pagamento di quanto dovuto nei tempi richiesti, il Resp. Amministrazione e Finanza, valuta, in base all importo da riscuotere, l opportunità di impugnare un provvedimento legale nei confronti del Cliente insolvente. 4. REGISTRAZIONI QUALITÀ DELLA PROCEDURA M01/P/COMM/03 Liquidazione anticipo retribuzione M02/P/COMM/03 Liquidazione anticipo TFR 6/6