PROCEDURA ORGANIZZATIVA AFFIDAMENTO E PROFILAZIONE.

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA AFFIDAMENTO E PROFILAZIONE. XPS PO 35 VENDITE 1. GENERALITA' 1.1 SCOPO Scopo della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative adottate dalla Xpres S.r.l. per la valutazione dell affidamento e delle condizioni di pagamento da assegnare ai propri Clienti. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica in caso di richiesta di un primo o di un maggiore affidamento e di una condizione di pagamento diversa, da parte dei Clienti, attraverso gli addetti commerciali interni/esterni. 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9000: REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati - Comunicazione concessione fido da parte di Coface - Informazione, controllo e monitoraggio Assicom - Informazione e monitoraggio Cerved - Comunicazione condizioni e fido al cliente - Lettera Diniego Fido Assicurativo - Lettera Revoca Fido - Mandato per addebito diretto SEPA B2B e CORE - Mod. 102 CCF Factorit Spa 1.6 ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. REVISIONE 2.0 MOTIVO RIESAME APPROVAZIONE DATA DI EMISSIONE QUA ADL PAG DI PAG. 24 AGOSTO DI 11

2 1.7 SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi / Funzioni - Aree (Anagrafiche) - Gruppi (Clienti) - Funzioni (Clienti) - Report di Mago (Vari) - Report dell utente - Gruppi (Gestione Fidi) - Report (Vari) 2. RESPONSABILITÀ 2.1. RESPONSABILE CREDITO CLIENTE Chiedere una copertura assicurativa per il cliente alla Compagnia di riferimento Reperire le informazioni e le valutazioni finanziarie, economiche e societarie, dalle aziende esterne di riferimento Formulare le condizioni di fido e pagamento accordabili al Cliente, autorizzandole nel limite dei propri poteri di firma Monitorare l andamento dei pagamenti e delle variazioni societarie del Cliente, attraverso le proprie esperienze di pagamento e tramite le informazioni di monitoraggio, ricevute dalle Aziende esterne di riferimento Revocare o diminuire il fido aziendale concesso ai Clienti e variare le modalità di pagamento, in base alle proprie esperienze di pagamento, le proprie valutazioni e alle Informazioni economiche ricevute dalle Aziende esterne di riferimento Creare, gestire ed aggiornare l anagrafica delle condizioni di pagamento relative ai Clienti e le relative spese d incasso, dietro autorizzazione e supervisione della Direzione Finanziaria Aggiornare la scheda anagrafica del Cliente, nella sezione dedicata al fido aziendale, inserendo tutte le attività espletate per la valutazione e la concessione o diniego/revoca dell affidamento e delle condizioni di pagamento Gestire la corretta archiviazione e rintracciabilità delle pratiche relative ai rapporti con il Cliente POTERI AUTORIZZATIVI Concedere pagamenti massimi di 30gg FM ed ulteriori dilazioni per un massimo di ulteriori 30 gg Concedere fidi max nei limiti del 50% del fido concesso da Coface Incrementare il fido nei limiti della copertura assicurativa nella misura del 50% delle esperienze positive dopo almeno tre eventi positivi. Concedere un fido extra temporaneo nei limiti del 20% oltre la copertura assicurativa. Concedere, in caso di rifiuto di copertura assicurativa, ma presenza di dati Assicom e monitoraggio Cerved positivi, un fido max di dopo almeno tre esperienze positive. Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 2 di 11

3 2.2. ADDETTO COMMERCIALE INTERNO/ESTERNO Inserire la richiesta di variazione via web per la concessione o l aumento dell affidamento dei Clienti e/o delle relative condizioni di pagamento e profilazione DIREZIONE FINANZIARIA E responsabile di tutti i processi del settore. Predisporre le Procedure Operative e ne deve monitorizzare l esecuzione, definire i target ed i relativi consuntivi di periodo. Si occupa principalmente di supervisionare a livello generale il lavoro del Responsabile Credito. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi DIREZIONE GENERALE Definire le strategie aziendali, supervisionare le Direzione dei settori, approvare i target e i relativi consuntivi di settore. Se lo ritiene necessario, intervenire nella gestione delle eccezioni, concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. Approvare le procedure operative RESPONSABILE QUALITA Sorvegliare per la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1. PREMESSA LA XPRES ha un sistema di valutazione e di affidamento clienti basato su società di assicurazione crediti e società di informazioni commerciali che permettono di definire un fido e un pagamento legato al merito di credito del cliente. Il fido viene concesso sulla base del fatturato previsto con il cliente e deve essere almeno 1/3 di esso. In caso di valutazione positiva di base viene concesso un fido di 5.000,00 e un pagamento Rid 30 gg fm. Sulla base delle successive esperienze positive potranno essere concessi condizioni personalizzate, secondo le richieste e i limiti di firma definiti dalla procedura di seguito prevista. I clienti Xpres sono qualificati secondo una procedura che prevede la definizione di IDA (indice di affidabilità) che permette di monitorare i clienti e storicizzare insoluti e ritardi di pagamento. L azzeramento di tale indice comporta la rivalutazione del fido concesso. I ns clienti sono monitorati inoltre dalle ns società di informazioni e dalla ns società di assicurazione, eventuali eventi negativi e anomalie che ci vengono segnalate comportano la rivalutazione del fido e del pagamento concesso oltre alle condizioni commerciali in linea con la procedura di profilazione clienti PO RICHIESTA DI VARIAZIONE Successivamente alla registrazione completa del cliente avvenuta secondo la procedura di qualificazione PO 33, e in seguito ad un primo acquisto con pagamento CDC carta credito, o BBA bonifico bancario anticipato, l addetto commerciale interno e esterno possono richiedere un fido e un pagamento dilazionato, o una profilazione commerciale personalizzata, accedendo nell Area Interni del sito internet Variazioni condizioni commerciali. La variazione Può essere effettuata per diversi motivi: Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 3 di 11

4 Richiesta affidamento e profilazione, dopo registrazione del cliente via web. L Addetto Commerciale interno controlla giornalmente il report contatti da importare e In caso di cliente nuovo effettua una intervista al potenziale Cliente per verificare la volontà reciproca di avviare un rapporto commerciale. in tal caso l Addetto Commerciale interno attiva il cliente e inserisce via web, attraverso il sito internet area interni una richiesta di variazione condizioni commerciali, indicando il fido, le condizioni di pagamento e la profilazione commerciale di cui necessita ( sconto, contratto, trasporto, ddt minimo) inserendo il fatturato previsto e le motivazioni delle richiesta nelle note, Inoltre inserisce un scheda di visita cliente al fine di illustrare le potenzialità che giustificano il rilascio delle condizioni richieste Richiesta affidamento e profilazione dopo visita Addetto Commerciale Esterno L Addetto Commerciale Esterno effettua una visita presso la sede del potenziale Cliente per verificare la volontà reciproca di avviare un rapporto commerciale. In caso di cliente nuovo, provvede prima a effettuare la registrazione del cliente secondo la procedura di qualificazione. In caso che il cliente esiste nella ns anagrafica può richiedere direttamente la profilazione del cliente e il relativo affidamento, in tal caso l Addetto Commerciale Esterno inserisce via web, attraverso il sito internet area interni una richiesta di variazione condizioni commerciali, indicando il fido, le condizioni di pagamento e la profilazione commerciale di cui necessita ( sconto, contratto, trasporto, ddt minimo) inserendo il fatturato previsto e le motivazioni delle richiesta nelle note, Inoltre inserisce un scheda di visita cliente al fine di illustrare le potenzialità del cliente che giustificano il rilascio delle condizioni richieste Richiesta di variazione per aumento fido aziendale o modifica delle condizioni di pagamento. In questo caso la richiesta di variazione può essere inserita: Dall Addetto Commerciale interno/esterno su richiesta del cliente stesso, o sotto sua valutazione, per un ordine da inserire o per un incremento previsto di business che impegna il fido per importi superiori al concesso. Dal Responsabile Credito per un ordine inserito, che porta il fido fuori da quanto concesso Richiesta di variazione per affidamento factoring L affidamento e il pagamento tramite factorig presuppone la cessione del credito, un fatturato costante consolidato e la necessità di pagamenti dilazionati superiori a 60gg fm. La richiesta di variazione può essere inserita dall Addetto commerciale interno/esterno, nel caso in cui il cliente rientri in determinati parametri: Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 4 di 11

5 Concessione di un fido Coface di almeno ,00 Fatturato consolidato di almeno ,00 negli ultimi 12 mesi Pagamenti regolari. Tale pagamento va autorizzato preventivamente dalla direzione commerciale Richiesta di variazione per modifica condizioni commerciali. XPRES ha un sistema di profilazione cliente che prevede la possibilità di profilare il cliente secondo i seguenti parametri: Spedizioni permette di attivare i costi di trasporto che il cliente gradisce sconto commerciale, priorità che prevede procedure gestione ordini personalizzate, contratti commerciali vendor permette di attivare listini personalizzati legati a particolari brand di prodotti riservati solitamente ai clienti con contratti definiti con i vendor. Tali listini sono visualizzabili sul portale B2B Xpres Contratti commerciali xpres permette di attivare listini personalizzati legati a particolari categorie prodotti. Tali listini sono visualizzabili sul portale B2B Xpres contratti Xpres permette di attivare servizi fruibili tramite portale B2B xpres. tali variazioni sono di competenza dell addetto commerciale preposto e rispondono alla procedura PO PRESA IN CARICO DELLA RICHIESTA DI VARIAZIONE Il Responsabile Credito controlla giornalmente il Report Clienti in variazione,selezionando le richieste di variazioni del credito (fido e pagamento), analizza la richiesta e avvia l istruttoria di valutazione del merito di credito RICHIESTA INFORMAZIONI COMMERCIALI/ECONOMICHE/FINANZIARIE In caso di primo affidamento, il Responsabile Credito inoltra richiesta di Informazioni Commerciali/Economiche/Finanziarie alla Assicom S.p.A., società esterna di servizi, di cui si avvale per ottenere dati sui Clienti, utili alla valutazione dell affidamento. Il documento richiesto è denominato Informazione Web base e contiene: Dati anagrafici della società Attività, sedi e organico Composizione societaria Trasferimenti di proprietà, fusioni e scissioni Fido e rating Assicom di affidabilità Rischio commerciale azienda e settore Esperienze di contenzioso con il settore legale di Assicom Relazioni bancarie, se presenti in banca dati Protesti su azienda ed esponenti Pregiudizievoli su azienda ed esponenti Procedure in corso Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 5 di 11

6 Bilancio completo degli ultimi 2 anni Indici finanziari sintetici Confronto settoriale sintetico dei bilanci L elaborazione del documento è immediata. Il giorno successivo, attraverso un importazione del S.I. Mago, viene popolata la scheda Assicom, all interno dell anagrafica del cliente, con i dati principali riportati nell Informazione; inoltre, cliccando sul pulsante Pratica Assicom, presente nella scheda, è possibile visualizzare il documento in Pdf per analizzare l Informazione in tutta la sua completezza ogni volta sia necessario RICHIESTA COPERTURA ASSICURATIVA In caso di richiesta primo affidamento, il Responsabile Credito chiede una copertura assicurativa a Coface Italia S.r.l., attraverso il portale internet messo a disposizione dalla Compagnia Assicurativa ( La copertura assicurativa concessa da Coface Italia Srl si divide in: LP1 (Latitudine Partner Livello 1) che equivale ad un importo fisso di ,00 LP2 (Latitudine Partner Livello 2) che equivale ad un importo fisso di ,00 Rating che si divide, a sua volta, in: Simbolo R che equivale ad un importo fisso di ,00 che equivale ad un importo fisso di ,00 che equivale ad un importo fisso di ,00 che equivale ad un importo fisso di ,00 Limite di credito non equivale ad un importo fisso, ma è una valutazione effettuata direttamente dall analista dell Assicurazione. Il Responsabile Credito, in base all importo richiesto nella variazione, valuta il tipo di copertura assicurativa necessario (solitamente una Latitudine) e ne inoltra richiesta a Coface Italia S.r.l., attraverso il sito internet ricevendo immediatamente l esito: In caso di esito positivo Nel caso in cui Coface Italia S.r.l. comunichi un esito positivo, il Responsabile Credito ne inserisce nota sotto la scheda Fido Azienda In caso di esito negativo Nel caso in cui Coface Italia S.r.l. comunichi un esito negativo, il Responsabile Credito contatta la Compagnia Assicurativa per accertarsi del motivo. In caso di possibilità di ottenere una copertura viene inoltrata una nuova richiesta direttamente dall Assicurazione; altrimenti il Responsabile Credito inoltra un all Addetto Commerciale interno/esterno e alla Direzione Finanziaria e Commerciale, attraverso il gruppo credito@xpres.it, comunicando che il cliente non può essere affidato e chiede una documentazione ulteriore ( normalmente l ultimo bilancio approvato o unico in caso di azienda individuale e bilancio di periodo) al fine di inoltrare una nuova richiesta, Il nuovo esito sarà comunicato ai destinatari sopraindicati CONCESSIONE FIDO AZIENDA Nel caso in cui Coface Italia S.r.l. abbia concesso una copertura assicurativa e l Informazione Assicom non abbia evidenziato gravi elementi a carico del Cliente, si procede con l affidamento. Di norma viene inserito un fido di 5.000,00 e un pagamento Rid 30 gg fm. Il Responsabile Credito indica il fido concesso nella scheda Fido Azienda e il pagamento nella scheda Finanziari, entrambe all interno dell anagrafica del cliente; successivamente invia la Comunicazione condizioni e fido al cliente presente nella scheda Variazione al Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 6 di 11

7 Cliente, all Addetto Commerciale interno/esterno e al gruppo credito@xpres.it. La comunicazione sopra indicata contiene il fido e le condizioni di pagamento concesse al Cliente AUMENTO FIDO Per richiesta di aumento fido, il Responsabile Credito in caso non vi sia capienza rispetto al fido precedentemente concesso da Coface inoltra una richiesta di aumento copertura assicurativa alla stessa: In caso di esito positivo Se Coface Italia S.r.l. concede l aumento di fido, il Responsabile Credito aggiorna l anagrafica, sotto la scheda Fido azienda e invia la Comunicazione condizioni e fido al cliente, verso i destinatari già indicati nelle note sopra riportate. In caso di esito negativo Se Coface Italia S.r.l. non concede l aumento di fido, il Responsabile Credito, chiede la motivazione alla Compagnia Assicurativa e, se dipende da mancanza di dati disponibili, chiede al Cliente stesso di fornire la documentazione necessaria; il Responsabile Credito provvede poi ad inviare il tutto, insieme all esposizione attuale e alle esperienze di pagamento all Assicurazione CONDIZIONI DI PAGAMENTO Ai clienti, dopo l avvenuta registrazione sul sito viene assegnato automaticamente un pagamento tramite carta di credito. In caso di richiesta affidamento, e dopo l esito positivo dell Assicurazione e dell Informazione Assicom, il pagamento di base concesso è Rid 30 gg fm. Di seguito i tipi di pagamento concessi e le modalità operative a loro legate: Rid In caso di attivazione del Rid bancario, il Responsabile Credito invia per al cliente e in conoscenza all Addetto Commerciale interno/esterno e al gruppo credito@xpres.it: Mandato per addebito diretto SEPA B2B o CORE Si tratta del modulo attraverso il quale il Debitore (Cliente) e la sua banca autorizzano il Creditore (Xpres S.r.l.) a disporre l addebito sul conto corrente bancario per gli acquisti effettuati. Nel modulo sono indicati i dati anagrafici e l IBAN del cliente e i dati anagrafici ed il Codice identificativo del Creditore. In base ai casi può essere scelta la tipologia di pagamento: Ricorrente - nel caso in cui il Rid è l unica o la modalità di pagamento principale adottata dal Cliente. Singolo addebito nel caso in cui si tratta di singole forniture da trattare con tale modalità di pagamento. Il Responsabile Credito nell chiede di ricevere il Mandato timbrato e firmato dal Cliente e dalla sua banca al fine di informare l istituto di credito dell avvenuta autorizzazione. Ordine attivazione Rid Per verificare che il flusso Rid tra il Cliente e la Xpres S.r.l. si agganci in maniera corretta, viene emessa una Fattura al costo di 1,00 con pagamento Rid 10 gg. df. Il Responsabile Credito allega nell l ordine relativo al servizio di attivazione Rid, da ricevere timbrato e firmato dal Cliente per accettazione. Una volta ricevuti i documenti sopra indicati, timbrati e firmati, il Responsabile Credito verifica che i dati inseriti (soprattutto l Iban) coincidano con quanto riportato Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 7 di 11

8 nell anagrafica del S.I. Mago e archivia il tutto dentro la sezione Easy Attachment, mantenendo inoltre un archivio cartaceo; in seguito agisce in base alla copertura assicurativa ottenuta: In caso di presenza di un fido assicurativo, assegna il pagamento direttamente sull anagrafica del cliente e invia la relativa Comunicazione allo stesso. Se il primo Rid al costo di 1,00 è andato a buon fine, il pagamento viene mantenuto, altrimenti il pagamento viene riportato a carta di credito. Per la riattivazione il cliente deve mandare a buon fine un Rid di 15,00 con scadenza 10 gg df, relativo ai costi di insoluto. In caso non sia presente un fido assicurativo, ma la Direzione Finanziaria vuole concedere tale pagamento, il Responsabile Credito lascia il cliente con un pagamento tramite carta di credito e, alla scadenza del primo Rid al costo di 1,00 relativo all attivazione, se l esito è positivo, assegna il pagamento tramite Rid bancario direttamente in anagrafica Ricevuta bancaria In caso di pagamento con Ricevuta bancaria, il Responsabile Credito verifica che l Iban del cliente sia riportato in anagrafica; in caso contrario chiede all Addetto Commerciale interno/esterno di chiederlo al cliente ed inserirlo in anagrafica e in Easy Attachment. La Ricevuta Bancaria viene assegnata, tranne casi eccezionali autorizzati dalla Direzione Finanziaria, solo ai clienti coperti da Assicurazione Assegno bancario L assegno bancario viene assegnato generalmente ai Clienti che ne fanno richiesta; ai Clienti senza copertura assicurativa per i quali la Direzione Finanziaria ha concesso un fido e ai Clienti che hanno mandato insolute RI.BA. o Rid, saldandole sempre in tempi brevi, per il mantenimento del fido concesso FIDO FACTORING FACTORIT. Il Responsabile Credito valuta che il cliente rientri nei canoni per la cessione al factoring: Concessione di un fido Coface di almeno ,00 Fatturato consolidato di almeno ,00 negli ultimi 12 mesi Pagamenti regolari Se il cliente è in linea con quanto sopra riportato, il Responsabile Credito riporta la richiesta alla Direzione Finanziaria che autorizza o respinge la stessa. In caso di accettazione il Responsabile Credito invia per , alla società Factorit Spa, una richiesta di valutazione indicando il fido richiesto (di norma ) e il pagamento factoring da applicare (di norma Rimessa diretta 60FM); allega inoltre la scheda del cliente (riportante i suoi dati anagrafici, il fido concesso da noi e dall Assicurazione, la condizione di pagamento assegnata,la sua categoria commerciale) e tutta la documentazione in suo possesso per aiutare il factoring nella valutazione (Informazione Assicom, Bilancio, Unico, appoggi bancari, ecc.). Una volta ricevuto l esito dal factoring: In caso di esito positivo Se Factorit Spa concede un fido, il Responsabile Credito: Indica l importo concesso nella scheda Fido azienda, all interno dell anagrafica del cliente Compila il Mod. 102 CCF, indicando la ragione sociale del cliente e la data di inizio cessione, e la invia per al cliente, chiedendo a quest ultimo di rispondere per confermando l accettazione della cessione. Una volta ricevuta risposta dal cliente, il Responsabile Credito: Consegna la documentazione al Responsabile Tesoreria per l inoltro a Factorit Spa Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 8 di 11

9 Verifica il fido aziendale e assicurativo concesso e, in caso di importo inferiore a quanto ottenuto da Factorit Spa, chiede un aumento a Coface Italia Srl Assegna il pagamento factoring nell anagrafica del cliente In caso di esito negativo Se Factorit Spa non concede un fido, il Responsabile Credito ne indica nota nella scheda Fido azienda dell anagrafica del cliente (annotando anche le motivazioni) e lo comunica all Addetto commerciale interno/esterno e alla Direzione Finanziaria (credito@xpres.it). 4. MONITORAGGIO 4.1. MONITORAGGIO INTERNO I clienti Xpres sono caratterizzati da un "Indice di Affidabilità" (IdA) da 0 a 5 assegnato dal Responsabile del Credito Cliente. Essi sono divisi fra: Clienti storici (quelli che hanno un rapporto con l azienda da oltre 12 mesi e che abbiano avuto più di 3 fatture positive negli ultimi 12 mesi) o Clienti assicurati hanno un IdA pari a 5 o Clienti non assicurati hanno IdA pari a 4 Clienti nuovi o Clienti non assicurati hanno un IdA pari a 4 o Clienti non assicurati hanno IdA pari a 3 L IdA varierà in funzione degli eventi negativi registrati nella scheda contenzioso dell anagrafica del cliente. Ogni negatività verrà registrata tra gli eventi negativi del cliente e classificata secondo la gravità della stessa: alta (perderà 3 punti sull IdA), media (perderà 2 punti sull IdA) o bassa (perderà 1 punti sull IdA). Questo comporterà un decremento del livello dell IdA finché non raggiungerà il valore zero: in questo caso sarà necessaria una rivalutazione del fido clienti. Es. di classificazione della gravità degli eventi negativi: gravità bassa: non conformità logistiche, (mancato ritiro di merce, contestazione pretestuose) amministrative (insoluti e ritardo di pagamento saldati nei successivi 10 gg, mancato pagamento spese insoluto),commerciali ( annullamento ordine, contestazioni di prezzi) Gravità media: ritardi di pagamento oltre 10 giorni dall insoluto. Gravità alta: insoluti Rid/ Ri.Ba. con ritardi di pagamento oltre 10 gorni. Bisognerà tenere conto, inoltre, che il valore degli insoluti e dei ritardi di pagamento non sia superiore al 5% del fatturato complessivo: in tal caso l IdA verrà azzerato e si procederà alla sua rivalutazione La Xpres monitorizza semestralmente i propri clienti, attuando una serie di controlli e aggiornando i relativi fidi e pagamenti, ai clienti che nei precedenti 12 mesi non abbiano effettuato acquisti: Viene azzerato il fido Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 9 di 11

10 Viene convertita la modalità di pagamento in CDC (Carta di Credito) Viene convertita la Categoria Cliente in Inattivo Viene assegnato all agente Disponibile Viene assegnato al Capoarea Disponibile Viene azzerato lo sconto Viene impostato l IDA in automatico ad MONITORAGGIO ASSICURAZIONE Coface Italia Srl invia giornalmente aggiornamenti riguardanti: Variazione del DRA (indice di valutazione rischio) Il Responsabile Credito inserisce il valore comunicato da Coface nella scheda Fido azienda dell anagrafica del cliente. Diminuzione dei fidi concessi In questo caso il Responsabile Credito: Inserisce il cliente in variazione per analizzare la situazione Contatta Coface Italia Srl per capire la motivazione della riduzione (di norma cambiamenti societari/economici del cliente o esposizione totale dei fidi concessi dall Assicurazione alla Xpres Srl) Comunica la diminuzione al gruppo credito@xpres.it In caso di necessità di documentazione relativa al cliente (bilancio, Unico,ecc.) la chiede allo stesso e la inoltra a Coface Italia Srl Revoca dei fidi concessi, dovuti a cambiamenti economici/societari del cliente o a sinistri denunciati da assicurati per insoluti/ritardi di pagamento In questo caso il Responsabile Credito: Inserisce il flag blocco legale sull anagrafica del cliente per evitare che entrino nuovi ordini o vengano evasi ordini precedentemente inseriti Inserisce il cliente in variazione per analizzare la situazione Contatta Coface Italia Srl per capire la motivazione della revoca (di norma cambiamenti societari/economici del cliente o sinistri denunciati da assicurati per insoluti/ritardi di pagamento o per fidi con scadenza) In caso di necessità di documentazione relativa al cliente (bilancio, Unico,ecc.) la chiede allo stesso e la inoltra a Coface Italia Srl Se il fido non può essere ripristinato, il Responsabile Credito revoca il fido aziendale (salvo autorizzazione della Direzione Finanziaria o Commerciale di mantenerlo) e comunica il tutto direttamente al cliente (Lettera diniego fido assicurativo) o attraverso l addetto commerciale interno/esterno. Il Responsabile Credito aggiorna costantemente l anagrafica del cliente scheda Fido azienda con gli aggiornamenti ricevuti dalla Compagnia Assicurativa MONITORAGGIO ASSICOM Il Responsabile Credito, nel momento del primo affidamento, chiede un Informazione Commerciale sul cliente. A partire dal momento dell elaborazione del documento, parte il monitoraggio del cliente che prevede: Controllo mensile Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 10 di 11

11 Un controllo della situazione economica dell azienda riportante le negatività e il rischio aziendale; il documento è scaricabile dal pulsante Controllo Assicom scheda Assicom - all interno dell anagrafica del cliente. La presenza di un anomalia finanziaria nel controllo, accende automaticamente un allert (flag Anomalia Assicom anagrafica cliente). Tutti gli allert sono riportati nel Report Analisi Anomalie (selezionando Solo Assicom); il Responsabile Credito consulta giornalmente il Report sopra indicato e, una volta analizzata l anomalia, prende e annota le decisioni nella scheda Fido azienda, e inserisce il flag Val. Anomalia (il flag popola automaticamente un campo riportante la data di valutazione) all interno dell anagrafica del cliente. Variazione ufficiale Documento che riporta le variazioni ufficiali dell azienda (variazioni societarie, cambi amministratori, deposito bilanci, protesti, pregiudizievoli, procedure in corso, cambio sedi, variazione ripartizione quote, ecc.); il documento è scaricabile dal pulsante Variazione Assicom scheda Assicom - all interno dell anagrafica del cliente. La presenza di una variazione accende automaticamente un allert (flag Variazione Assicom anagrafica cliente). Tutti gli allert sono riportati nel Report Analisi Variazioni Assicom ; il Responsabile Credito consulta giornalmente il Report sopra indicato e, una volta analizzata la variazione, prende e annota le decisioni nella scheda Fido azienda, toglie il flag Variazione Assicom e comunica il tutto al gruppo credito@xpres.it MONITORAGGIO CERVED Dopo la prima fattura emessa al cliente, parte il monitoraggio Cerved denominato Payline, che controlla la situazione economica/societaria dell azienda, i tempi di pagamento e l esposizione della XPRES, rispetto al fido consigliato da Cerved; La presenza di un anomalia finanziaria nel controllo, accende automaticamente un allert (flag Anomalia Cerved anagrafica cliente). Tutti gli allert sono riportati nel Report Analisi Anomalie (selezionando Solo Cerved); il Responsabile Credito consulta giornalmente il Report sopra indicato e, una volta analizzata l anomalia, prende e annota le decisioni nella scheda Fido azienda, inserisce il flag Val. Anomalia (il flag popola automaticamente un campo riportante la data di valutazione) e comunica il tutto al gruppo credito@xpres.it. Revisione 2 24 AGOSTO 2015 Pag. 11 di 11