PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE IMPEGNI

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE IMPEGNI XPS PO 34 VENDITE 1. GESTIONE DEGLI IMPEGNI 1.1 SCOPO Scopo della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative adottate dalla Xpres per l acquisizione e la gestione degli impegni a cliente. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica per la valutazione degli impegni, al fine di rispondere alle esigenze richieste dal cliente nei propri ordini. 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI - Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001: Allegato termini e definizioni specifiche 1.4 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati 1.6 ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi. REVISIONE 1.0 MOTIVO RIESAME PRIMA EMISSIONE DATA DI EMISSIONE QUA ADL PAG DI PAGG. 24 AGOSTO DI 8

2 1.7 SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi / Funzioni - Aree (Ordini da cliente) - Gruppi (Ordini da cliente) - Funzioni (Ordini da cliente) - Report di Mago (Vari) - Report dell utente - Gruppi (Vendite) - Report (Vari) 2. RESPONSABILITÀ Addetto commerciale esterno (agente) - Ha rapporti con i clienti e istruisce il cliente all inserimento degli ordini sulla piattaforma e-commerce B2B - Ha rapporti con l Addetto commerciale interno assegnato con cui monitora l andamento degli impegni dei propri clienti. - Utilizza la piattaforma B2B del sito e-commerce per gestire i rapporti con l azienda e inserire eventuali proposte di ordini per conto del cliente che approverà successivamente. In tal caso istruirà il cliente su come dovrà confermare la proposta d ordine al fine di procedere alla sua gestione. - Inserisce eventuali richieste di offerte per quotazioni speciali. - Trasferisce le promo silenti - Promuove i servizi offerti dall azienda Addetto commerciale interno - Inserisce gli Impegni dei Clienti sul portale web. - Analizza gli Impegni dei Clienti inseriti tramite il portale e valuta le eventuali anomalie commerciali evidenziate dal Sistema informativo Mago. - Analizza e sblocca gli ordini dei clienti con priorità 12 (ordini contenenti note), assegnandogli la priorità 0 per garantirne l evasione. - In caso di proposte d ordine inserite dagli Addetti commerciali esterni/ interni per conto del cliente, lo istruisce su come dovrà confermare la proposta d ordine al fine di procedere alla sua gestione. - Comunica tempestivamente al Cliente eventuali anomalie presenti sull'impegno per concordare le loro soluzioni. - Costantemente nell arco della giornata lavorativa analizza i backorder dei clienti tramite il report Totale ordini Responsabile, chiedendo aggiornamenti ai Responsabili Acquisti sulle date di consegna previste. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 2 di 20

3 - Su richiesta del cliente verifica lo stato di evasione dell ordine, lo stato della spedizione e gestisce eventuali giacenze. - In caso di necessità procede ad avviare la procedura di Reso da cliente, in base a quanto previsto dalla Procedura Operativa sulle NC (PO 31 V 01). - Per la gestione di non conformità di importo non superiore a 100,00 e per le quali non sia necessario il reso del prodotto, l Addetto commerciale interno ha la facoltà di inserire negli ordini degli Sconti Incondizionati merce ( codice B ) autorizzati dalla Direzione commerciale. - Trasferisce le promo silenti Responsabile gestione Crediti clienti - Sblocca gli Impegni con condizioni, pagamento e fido difformi da quanto stabilito in anagrafica, nel limite dei propri poteri di firma. - Valuta con la propria Direzione Finanziaria gli ordini con condizioni al di fuori dei suoi poteri di firma e informa gli altri settori delle decisioni prese Direzione Finanziaria Autorizza sblocchi di ordini con caratteristiche anomale di fido e pagamento, non autorizzabili dal Responsabile del credito Direzione commerciale Autorizza forniture straordinarie, con particolari condizioni Commerciali o Logistiche applicate o con marginalità inferiori al 5% per il totale ordine Responsabile gestione qualità Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. MODALITÀ OPERATIVE Consultazione catalogo prezzi I prodotti che la Xpres commercializza, sono elencati nella piattaforma e-commerce B2B Xpres.it in cui sono evidenziate il cliente potrà effettuare la ricerca dei prodotti secondo i seguenti criteri: - Con ricerca libera (descrittiva o codice ) - Con Cerca toner in caso sia da individuare un toner specifico partendo dalla marca e dal modello stampante. - Per Macrocategoria che può essere approfondita con ricerca per cat. Omogene, per categoria e per micro categoria. - Per Offerte ( merce con offerte settimanale della Xpres) Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 3 di 20

4 - Per Promozioni ( merce in promozione dai vendor ufficiali) - Occasioni (merce ex demo o con piccoli non conformità vendute a prezzi particolari di realizzo ) Il cliente potrà visiualizzare per ogni articolo ricercato le seguenti informazioni: Macro categoria Categoria Marchio Codice prodotto Il prezzo riservato in base alla profilazione del cliente Le disponibilità che sono contrassegnate un simbolo: o Giallo: bassa disponibilità. o Azzurro: alta disponibilità. o Rosso: non disponibile. Cliccando sulla descrizione dell articolo è possibile evidenziare: La scheda tecnica del prodotto con la foto se disponibile e le schede complete o compatte, che possibile stampare o inviarla via mail. le quantità disponibili: o nel magazzino roma o nel magazzino firenze o nei magazzini dei ns partner. o Le quantità in arrivo I prodotti, le configurazioni ed i relativi prezzi di vendita sono stabiliti ed aggiornati in accordo alla procedura automatica gestita dalla divisione marketing. La profilazione del cliente è gestita in accordo con la procedura di profilazione cliente PO 38 Alla consultazione del Listino possono accedere tutti gli operatori autorizzati e profilati oltre agli agenti addetti interni e esterni. Sul catalogo si può operare in due modalità offerta o ordine: 3.2 Modalità offerta. Il cliente può richiedere un offerta direttamente dal portale accedendo allo stesso nella sua area riservata e cliccando su richiedi un offerta. Il portale propone al cliente direttamente i prezzi netti degli articoli di suo interesse. Nel caso in cui il cliente non trovi congruità sui prezzi proposti dal nostro portale può richiedere prezzi target a lui graditi. Il cliente infatti, una volta completato l inserimento degli articoli che vanno a comporre l offerta, può modificare i prezzi proposti direttamente all interno del carrello. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 4 di 20

5 Il cliente potra selezionare le seguenti opzioni: Assistenza tecnica Servizio istallazione Selezionare una modalità di pagamento speciali Selezionare indirizzo di spedizione Modalità di spedizione Modalità di consegna ( consegna unica o in più soluzioni) Ulteriori note e disposizioni richieste. Una volta modificati tali prezzi, il cliente dovrà giustificare la richiesta speciale nella tabella motivazioni cliccando su una o più delle seguenti voci ed inserendo la motivazione: - GARA P.A. nel caso in cui la Richiesta d offerta e di eventuali prezzi bid sia finalizzata alla partecipazione ad una gara d appalto bisognerà indicare il nr. dell RDO - Offerta da altro fornitore: nel caso in cui la Richiesta di offerta sia finalizzata a competere con i prezzi offerti da un altro fornitore ns. concorrente bisognerà indicare il nome di tale fonitore - Condizioni commerciali standard altro fornitore: nel caso in cui la Richiesta d offerta sia finalizzata a competere con la profilazione e le condizioni Commerciali generalmente offerte da un altro fornitore ns. concorrente bisognerà indicare il nome di tale fornitore. Solo in seguito al flag di una delle motivazioni sopra riportate si potrà procedere con la richiesta di offerta. Tutte le offerte inserite tramite il portale entrano nel Sistema informativo Mago e vengono valutate dalla Direzione commerciale o dall Addetto commerciale interno nell area Report dell utente offerte clienti lista offerte cliente. Cliccando sull importo si apre il report controllo margine pm offerta. In tale report vengono evidenziati i margini su: - costo medio KL - costo ultimo - miglior listino fornitori. I campi si evidenzieranno secondo i seguenti colori e relativo processo autorizzativo. - Colore verde margine > 10% autorizza l Addetto commerciale interno - Colore giallo margine > 5% < 10% autorizza l Addetto agli acquisti - Colore rosso margine < 5% autorizza Direzione commerciale Il margine che va valutato è il margine totale degli ordini, salvo che non vi siano prodotti sottocosto in tal caso va autorizzato dalla Direzione commerciale. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 5 di 20

6 Una volta analizzati i prezzi dell offerta presente nel sistema informativo Mago cliccando sul tasto valuta e Invia Offerta verrà inviata una mail al cliente, all agente e al gruppo offerteclienti@xpres.it. La mail informa i soggetti coinvolti che la richiesta di offerta è stata valutata, sarà valida 5 giorni a partire dalla data di invio della mail stessa ed è consultabile nell area riservata del cliente sotto la sezione Offerte visualizza offerta. Il cliente quindi, nella propria area riservata potrà consultare le offerte e verificare lo stato delle stesse (se valutate o ancora da valutare). Le offerte valutate potranno essere trasformate direttamente in ordine dal cliente cliccando su crea ordine nella sezione Offerte. Dopo aver cliccato sul tasto Crea Ordine il cliente riceve subito conferma dell avvenuta trasformazione e del numero d ordine assegnato. Tale conferma appare al cliente direttamente sul portale nella sua area riservata e parallelamente una mail viene inviata al suo indirizzo di posta elettronica, a quello dell agente e al gruppo offerteclienti@xpres.it. L ordine entra nel Sistema Informativo Mago in Priorità 0, a quel punto subirà il processo automatico di controllo degli ordini. FINANZIAMENTI E NOLEGGI LEASING Sia contesualmente all inserimento di una richiesta di offerta o nell area riservata il mio profilo del portale B2B Xpres si potrà richiedere un finanziamento un noleggio o un leasing nella sezione Richiesta Finanziamenti/Noleggi dell area offerte. Le fasi della richiesta sono: Tipo servizio o Finanziamento o Noleggio o Leasing Societa finanziariaria sono le finanziarie che gestiscono il finanaziamento/noleggi/leasing. Anagrafica Richiedente vengono presi i dati dell anagrafica ma salvo P.I. possono essere variati saranno i dati inoltrati alla finanziaria. Condizioni contrattuali sarà possibile inserire il numero delle rate ed calcolare il valore stimato della rata. Legale rappresentante vengono inserite i dati del legale rappresentante. La richiesta di finanziamento viene inoltrata all ufficio credito dell azienda a mezzo mail che protra verificare la pratica sul portale dei finanziamenti Xpres, che lo prende in Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 6 di 20

7 carico e la inoltra alla finanziaria secondo le procedure da essa previste, all esito della pratica il Responsabile credito inserisce l approvazione o il rifiuto del finanziamento. In caso di approvazione il sistema inoltra mail al cliente che dovrà accettare il finanziamento accordato;dopo l accettazione del cliente saranno richiesti tutti i documenti in originale e il Responsabile Credito sbloccherà il relativo ordine di prodotti, inserendo il flag necessita autorizzazione; una volta ricevuta tutta la documentazione necessaria, correttamente compilata e sottoscritta, verrà inserito il flag autorizzato e l ordine verrà evaso. L Addetto commerciale interno/esterno di riferimento in caso di difficoltà, supporterà il cliente al fine di renderlo autonomo nella gestione autonoma dell inserimento delle richieste di offerta e delle richieste di finanziamento. 3.3 Modalità ordine Ordine inserito dal cliente via WEB. In cliente può inserire le richiesta di acquisto attraverso il portale B2B potrà effettuare la ricerca secondo i seguenti criteri: - Con ricerca libera (descrittiva o codice ) - Con cerca toner in caso sia da individuare un toner specifico partendo dalla marca e dal modello stampante. - Per macrocategoria che può essere approfondita con ricerca per cat. Omogene, per categoria e per micro categoria. - Per offerte ( merce con offerte settimanali della Xpres) - Per Promozioni ( merce in promozione dai vendor ufficiali) - Occasioni (merce ex demo o con piccoli non conformità vendute a prezzi particolari di realizzo o prodotti overstock ) Il cliente potra approfondire il singolo articolo e cliccando sulla descrizione potrà: o verificare le disponibilità del magazzino centrale roma, magazzino Firenze, e la somma delle disponibilità dei magazzini esterni dei fornitori partner ship-to. o Aprire la scheda tecnica del prodotto, insieme a tutti i prodotti ad esso collegati (accessori consumabili ecc.) ed avere la possibilità di inviare la scheda tecnica via o stamparla cartaceamente. Il cliente dopo aver inserito le quantità può andare sul carrello per finalizzare la transazione ed avrà a disposizione le seguenti opzioni: Inserire un rif. Del proprio n di ordine Richiedere un prezzo particolare e inserire l eventuale indicazione di un numero di bid ( autorizzazione ad un prezzo speciale) che gli ha rilasciato il vendor o l Addetto commerciale interno/esterno. Selezionare un documento di vendita ( DDT o Fattura ) Richiedere una modalità di pagamento particolare Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 7 di 20

8 Selezionare una sede diversa di spedizione Selezionare una modalità di spedizione (vettore mittente, destinatario, vettore destinatario) Selezionare consegne parziali o consegne uniche Inserire delle note. Effettuati i seguenti passaggi l ordine viene riepilogato e si provvederà alla conferma (in caso di pagamento con carta di credito vengono richiesti dati del pagamento sul portale del PAYWAY con cui siamo convenzionati). Il sistema controllerà i dati inseriti ed elaborerà l ordine che verrà inserito sul sistema MAGO. Vengono inviate conferma dell inserimento sia all agente sia all adetto commerciale interno oltre che al cliente, che riceverà tutti i dati dell ordine oltre alla proprio posizione finanziaria nei confronti dell azienda ( fido, esposizione bancaria, ddt da fatturare, fido disponibile). l Addetto commerciale interno/esterno di riferimento in caso di difficoltà, supporterà il cliente al fine di renderlo autonomo nella gestione autonoma dell inserimento ordine Ordine inserito dall Addetto commerciale interno esterno su WEB. Nel caso in cui l inserimento dell ordine avviene da parte del Addetto commerciale interno/esterno, il processo di acquisizione è essenzialmente lo stesso, il cliente riceverà una con la proposta d ordine che dovrà confermare sull del cliente in base alle procedure previste. Tale ordine entra in priorità 12 e non ha il flag valutato in side flaggato, In caso di mancata conferma entro 3 gg, l Addetto commerciale interno procederà con un sollecito telefonico; nulla ricevendo nei successivi 3 giorni, l ordine verrà annullato. In caso di conferma tramite collegamento sulla inviata al cliente La priorità dell ordine verra trasformata: da 12 a 0 salvo non vi siano particolari condizioni tipo note aggiuntive conteneti: Richieste di bid Richieste di pagamenti particolari 3.4 Ordine inserito dal commerciale interno sul sistema Mago. Per ordini ricevuti con mezzi tradizionali ( fax mail) il commerciale interno può inserire l ordine via sistema Mago digitando i prezzi netti e le condizioni che il cliente a richiesto. In tal caso l ordine cosi inserito dovrà essere inviato al cliente via fax o mail per conferma, il quale risponderà con lo stesso mezzo di comunicazione. La conferma sarà allegata all Easy attchment dell ordine. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 8 di 20

9 3.6 Gestione priorità Ogni ordine ha una priorità assegnata l ordine ha un tipo di priorità a seconda della tipologia dell ordine e del cliente ed viene attuata una procedura in particolare: o Priorità 0: ordine in gestione normale. L ordine salvo blocchi dovuti a non conformità finanziarie, di prezzi o margini viene inoltrato direttamente alla logistica per la preparazione. Per ogni ordine con articoli indisponibili vengono generati n ordini a fornitore secondo le disponibilità e la procedura di gestione ordine automatico. o Priorità 1 ordini Xpres con VDM ( valore DDT minimo )maggiore di 200,00 o Priorità 2: ordini Xpres con VDM ( valore DDT minimo ) maggiore di 500,00. o Priorità 3: ordini Finbuc gestione Amazon. Sono ordini che entrano nel Sistema Informativo Mago Finbuc direttamente dal portale e-commerce Amazon e vengono ribaltati immediatamente sul Sistema Informativo Mago Xpres. Gli ordini del tipo Amazon sono ordini già pagati dai clienti tramite la modalità di pagamento Carta di Credito e-commerce riguardano solo la merce disponibile presso il ns magazzino, quindi entrano nel sistema già sbloccati e vengono lavorati immediatamente dalla logistica. Gli ordini Amazon che arrivano entro le ore 16:00 vengono gestiti ed evasi il giorno stesso, è quindi garantita per questa tipologia di ordine la consegna in 24 / 48h. Eccezionalmente, se dovessero verificarsi disallineamenti nel caricamento sul portale Amazon dell inventario della merce Xpres disponibile, i clienti Amazon potrebbero ordinare articoli non disponibili; in questi casi si ricorre all appoggio dei fornitori esterni, ove possibile utilizzando il servizio di Ship to. Il ruolo dell Addetto commerciale interno e-commerce è limitato per questo tipo di ordini, questo si limita a verificare, confrontando che i dati forniti da Amazon coincidano con quelli presenti sul Sistema informativo Mago e che Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 9 di 20

10 tutti gli ordini contrassegnati dalla priorità 3 si assegnino correttamente e vengano lavorati dalla logistica costantemente nell arco della giornata. L Addetto commerciale e-commerce inoltre supporta i clienti sia via mail sul portale Amazon, sia via telefonica, si occupa degli eventuali resi e rimborsi dei prodotti ordinati e gestisce eventuali giacenze. Il tutto risponde alla procedura gestione Amazon. Priorità 4: ordini Finbuc per gestione Mepa. Sono ordini che vengono inseriti sul Sistema Informativo Mago Finbuc dal portale informatico del Acquistinretepa Automaticamente: ove presente il file XML dell ordine: in questo caso l Addetto commerciale interno P.A. ribalta il file contenente sia l anagrafica dell Ente, sia l ordine sul Sistema Informativo Mago Finbuc e verifica la correttezza dei dati riportati. Successivamente ribalta tale ordine sul Sistema Informativo Mago Xpres, ove l ordine contenga merce non disponibile nel magazzino Xpres, provvedere a spacchettare l ordine per fare in modo che si crei l ordine a fornitore. Manualmente: quando il file XML non è presente: in questo caso l Addetto commerciale interno P.A. inserisce manualmente sia l anagrafica dell Ente ordinante sia l ordine stesso e provvede a ribaltarlo sul S.I. Mago Xpres. Anche in questo caso, se l ordine contiene merce non disponibile nel magazzino Xpres, provvedere a spacchettare l ordine per fare in modo che si crei l ordine a fornitore. Gli ordini Me.Pa di importo inferiore ai 100,00 non vengono presi in carico e sono rifiutati direttamente sul portale informatico del Me.pa senza essere inseriti nel ns. S.I. Mago. Gli ordini Me.Pa di importo inferiore ai 400,00 sono soggetti all applicazione di 10,00 di spese di spedizione; se il punto ordinante non specifica nelle note dell ordine l accettazione di tali spese l Addetto commerciale P.A. dovrà contattare il punto ordinante per richiederne l accettazione, altrimenti l ordine non viene inserito nel S.I. Mago e viene rifiutato. Gli ordini di importo uguale o superiore ai 400,00 vengono accettati sulla piattaforma informatica Me.pa, ribaltati secondo le modalità sopra descritte. Entrano nel S.I. Mago Xpres già sbloccati, pronti per essere lavorati dalla logistica e se necessario dall Ufficio Acquisti. Essi sono caratterizzati dalla modalità di pagamento B60gg DF,L Addetto commerciale P.A. verifica che tali ordini entrino correttamente nel S.I. Mago e che vengano messi in lavorazione; generalmente questi ordini entrano in consegna unica, per evitare di frammentare eccessivamente le spedizioni, ma nel caso in cui l ente ordinante abbia particolare urgenza di ricevere parte del materiale, l Addetto commerciale P.A. può chiedere alla Direzione Commerciale di autorizzare una spedizione parziale. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 10 di 20

11 Infine l Addetto commerciale P.A. gestisce eventuali giacenze, si occupa di eventuali resi da parte degli enti e di supportare l ente ordinante fornendo informazioni sui prodotti presenti sul Catalogo Me.Pa Xpres, sulle modalità d ordine e sulla disponibilità dei prodotti.. o Priorità 5: ordini Xpres per gestione P.A. e rispondono alla stessa procedura POxxxx della priorità 4 o Priorità 6: ordini Xpres per gestione comune Milano: La priorità 6 si applica esclusivamente agli ordini del Comune di Milano ed ha lo scopo di far preparare materiale di importo non inferiore a 200,00 (raggruppando anche materiale evadibile di più ordini provenienti dallo stesso ufficio del Comune) visto che per questo ente non sono previste spese di spedizione a suo carico. Unica eccezione si verifica se il magazzino deve evadere un residuo d ordine: in questo caso procede alla spedizione di importo anche inferiore a 200,00. Gestione: L ordine viene caricato dal personale del Comune di Milano preposto a farlo tramite un area riservata al Comune nel portale L ordine entra nel Sistema Informativo Mago in stato bloccato (non è flaggata la casella Valutato Inside ) e in priorità 0. Il commerciale interno di riferimento non gestisce l ordine fino a che la persona preposta del Comune di Milano non procede a confermare l ordine nella sua area riservata del portale A questo punto in automatico nel Sistema Informativo Mago la casella Valutato Inside dell ordine risulta flaggata. Il commerciale interno può ora procedere ad inserire la priorità 6 all interno dell ordine o Priorità 7: ordini Xpres di prodotti destinati a noleggio risponde alla procedura PO 37 noleggi la gestione è manuale e non è sottoposta alla procedura di sblocco automatico degli ordini. In tale priorità vanno inserite anche gli ordini dei canoni di noleggio e dei prodotti di consumo. o Priorità 10: spedizione Ship-to ordini Xpres che vengono spediti direttamente da fornitori esterni a clienti. Qualora un ordine sbloccato dai blocchi prima elencati e i prodotti in esso contenuti non siano disponibili nel magazzino Xpres nella quantità sufficiente Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 11 di 20

12 a soddisfare l intero ordine, per quegli articoli in cui è definito un fornitore preferenziale secondario (miglior fornitore ship-to) e il valore delle merci sia minimo di 100,00 Il sistema al momento della valutazione automatica degli ordini, genererà un ordine a cliente con quantità intera dell articolo disponibile presso il fornitore ship-to, priorità 10 e genererà un ordine a fornitore corrispondente che prevede la spedizione diretta dal fornitore al cliente. Tali ordini non vengono trattati dalla ns. logistica, salvo nella gestione dei documenti fiscali che a seconda delle procedure concordate con il fornitore saranno emessi successivamente dall Addetto spedizioni merci. Tali ordini non verranno generati nei seguenti casi: In caso di pagamento Carta di credito, BBA, contrassegno. In caso di spedizione con consegna unica. In caso di ordine inferiore a 100,00 In caso di ordine del commerciale interno esterno tramite portale. In caso di porto assegnato. In caso di ritiro del cliente. In caso di richiesta di fattura accompagnatoria. o Priorità 11 Ordini valutati da parte del commerciale interno in sospeso o in attesa di risposte. o Priorità 12: ordini con richieste specifiche inserite nelle note, o richiesta Bid da valutare da parte dell Addetto commerciale. ordini da confermare dal cliente in quanto inseriti dal commerciale interno o esterno tramite web e quindi tenuti momentaneamente bloccati. Richieste specifiche inserite nelle note richieste di pagamenti ecc: Nei casi di inserimento ordine tramite il portale da parte del cliente o dell Addetto commerciale interno o esterno, il sistema controlla se vi sono note e condizioni speciali richieste. In questo caso il sistema genererà un ordine contrassegnato dalla priorità 12. Tali ordini non vengono presi in considerazione dai processi automatici di sblocco. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 12 di 20

13 Se l ordine è inserito dal cliente, il commerciale interno provvederà ad analizzare le note all ordine e qualora le condizioni richieste nelle note siano accettate, l Addetto commerciale interno confermerà l ordine inserendo la priorità 0 a quel punto subirà il processo automatico di controllo degli ordini. Procedura Bid ll cliente può inserire dal portale ordini con prezzi speciali rilasciati dalle case madri (Vendor). Il tutto viene fatto in fase di conferma ordine all interno del Carrello ordini e vi è la possibilità di modificare i prezzi dei singoli articoli, in tal caso bisognerà inserire alla fine del carrello i riferimenti del BID o dell autorizzazione del Vendor di cui siamo distributori. Il sistema controlla se vi sono richieste di BID e in tal caso genera un ordine contrassegnato da priorità 12, tali ordini mancano di conferma interna e vanno verificati dall Addetto commerciale interno preposto. L Addetto commerciale interno dovrà inoltre allegare all ordine i giustificativi del BID e autorizzazione del buyer nelle note PM commerciali interne. Nel caso in cui le condizioni richieste vengano soddisfatte, l Addetto modificherà la priorità in 0 a quel punto subirà il processo automatico di controllo degli ordini. 3.5 Blocco degli ordini Per ogni cliente nell anagrafica sono inseriti tutti i dati commerciali che vengono gestiti automaticamente nell ordine in particolare: - Tempi e modalità di Pagamento - Livello di priorità - Sconto commerciale - Contratto e relativo listino. - Costi e modalità di trasporto. Tali dati sono gestiti in automatico dal sistema, qualsiasi variazione dai parametri inseriti in anagrafica comporta il blocco dell ordine che dovrà essere valutato dal personale interno della Xpres. Oltre alle variazioni dei dati anangrafici gli ordini si bloccano nei seguenti casi: - In caso di superamento fido concesso - In caso vi sia un blocco legale per un insoluto o un contenzioso - In caso di un blocco ordine per un momentaneo blocco - In caso di margine inferiore ai parametri previsti - In caso di prezzi negativi - In caso di ordini con bonifico bancario anticipato o carta di credito Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 13 di 20

14 3.7 Sblocco automatico degli ordini Tutti gli ordini che vengono inseriti nelle priorità e quindi vengono considerati dalla struttura commerciale eseguibili prima di essere inoltrati ai processi di logistica e dell ufficio acquisti vengono valutati da un processo automatico che prevede: o valutazione fido o valutazione pagamento o valutazione margini o valutazione prezzi o processo logistico di spacchettamento. Per ogni ordine con articoli indisponibili vengono generati n ordini a fornitore secondo le disponibilità dei fornitori e la procedura di gestione ordine automatica che risponde al seguente Criterio. All interno dell articolo vengono riportati due fornitori, il fornitore principale per la fornitura del prodotto ed il fornitore secondario il miglior fornitore che può effettuare Ship to con DDT personalizzato. Sul portale B2B le giacenze del magazzino esterno sono quelle del miglior fornitore secondario e che quindi entro massimo 3 gg è in grado di fornire il materiale presso la destinazione, in caso che i prodotti non risultano completamente disponibile nel magazzino Xpres il sistema controlla se la disponibilità a soddisfare l ordine sia presso un fornitore ship-to e che il valore dell ordine sia superiore a 100,00 inoltre controllerà: che il pagamento nonsia bonifica bancario o contrassegno. Che non sia prevista una spedizione con consegna unica. Che l ordine generato non sia inferiore a 100,00 Che non sia previsto il ritiro del corriere del cliente Che non sia previsto il documento di consegna una fattura accompagnatoria. Se non ci sono condizioni di blocco e non vi sono nessuna delle condizioni sopraelencato, il sistema generà l ordine al cliente cospondente allo stesso ordine inoltrato al fornitore. 3.8 Sblocco manuale dell ordine Pagamenti BBA, CDC Per determinati pagamenti esistono delle procedure specifiche di sblocco: Ordini con pagamento Bonifico Bancario Anticipato (BBA) Il Responsabile Credito clienti sblocca gli ordini con BBA per fido e credito ed inserisce il flag Necessita autorizzazione. Il Responsabile Tesoreria giornalmente invia al gruppo credito@xpres.it un con tutti i bonifici senza contro partita. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 14 di 20

15 Il Responsabile Credito clienti si accerta che il bonifico ricevuto corrisponda all importo dell ordine, inserisce il flag autorizzato e ne inserisce nota nella sezione Note finanziario dell ordine. Ordini con pagamento carta di credito E-Commerce (CDC) Il Responsabile Credito, durate l usuale controllo del Report Totale ordini clienti, verifica l ingresso di ordini con pagamento Carta di Credito E-Commerce e si collega al sito Payway (riportante tutte le transazioni avvenute con carta di credito) per verificare che il pagamento sia andato a buon fine e che l importo dello stesso coincida con quello dell ordine inserito a sistema. In caso di esito positivo, il Responsabile Credito sblocca l ordine per fido e credito e inserisce nota del pagamento nella sezione Note finanziario dell ordine Anomalie finanziarie Il Responsabile Credito clienti, verifica sul Sistema gli impegni e provvede ad analizzare quelli bloccati per fido o pagamento difforme. La valutazione viene effettuata tramite il report Esposizione cliente, il quale fotografa la situazione finanziaria del cliente in quel giorno, In particolare il Responsabile valuta: - il valore dell ordine - l esposizione finanziaria - il fido aziendale e dell assicurazione - lo storico insoluti - il report eventi su fido - il report eventi negativi - Il tipo di pagamento assegnato e richiesto In caso di cliente privo di segnalazioni di negatività nell ultimo anno,il Responsabile credito potrà autorizzare un extra fido pari al 20% del fido Coface deliberato, o in caso di mancanza del fido Coface del fido aziendale deliberato. In caso di utilizzo del fido Coface o aziendale non superiore al 50% potrà prevedere un allungamento dei pagamenti massimo di 30gg, con un pagamento massimo di 60 gg Fm. Tale pagamento potrà essere superato, solo in caso di pagamento a mezzo Factoring o tramite finanziarie; in tal caso saranno addebitati oneri finanziari nella misura dello 0,5% al mese, salvo autorizzazione della Direzione Commerciale o contributo finanziario del Vendor di riferimento. Nel caso siano superati i limiti di fido stabiliti, il cliente verrà inserito in variazione (la variazione va inserita dall Addetto commerciale (inside o agente) e rivalutato secondo la procedura Affidamenti clienti, al fine di valutare un incremento del Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 15 di 20

16 fido. La decisione sarà comunicata tempestivamente agli addetti interni/esterni o agenti e al gruppo credito@xpres.it, al fine di informare il cliente per modificare l ordine in corso. Per valutazioni urgenti sarà coinvolta la Direzione finanziaria. La decisione relativa sarà trascritta all interno dell ordine nella sezione Note Finanziario Anomalie commerciali Il sistema informativo Mago effettua automaticamente un controllo sui margini e i prezzi degli articoli; in caso in cui i singoli articoli abbiano un prezzo di vendita inferiore al prezzo di acquisto medio, l ordine si bloccherà per non conformità PM. Salvo che la profilazione del cliente non lo preveda. Inoltre il sistema valuterà il complesso dell ordine e si bloccherà in caso che il margine sia inferiore al 8% in tal caso L Addetto commerciale interno, verifica sul Sistema informativo Mago gli impegni bloccati per PM tramite il Report Totale ordini Responsabile e verifica il dettaglio delle incongruenze tramite il Report Controllo margine PM. In tale report sono calcolati i margini su i seguenti campi: - costo medio KL - costo ultimo - Miglior listino fornitori. - Miglior prezzo bid I campi si evidenzieranno secondo i seguenti colori e relativo processo autorizzativo. - Colore verde margine > 8% - Colore giallo margine > 5% < 10% autorizza l Addetto agli acquisti - Colore rosso margine < 5% autorizza Direzione commerciale. Il margine che va valutato e il margine totale degli ordini salvo che non vi siano prodotti sottocosto in tal caso va autorizzato dalla Direzione commerciale. In caso di mancato raggiungimento della soglia del margine, l Addetto Commerciale interno coadiuvato dall Addetto acquisti valuteranno se esistono errori nella generazione dei prezzi di vendita o dei costi degli articoli, o vi siano particolari rebate previsti dal fornitore, sulla base di tale valutazione sarà sbloccato l ordine secondo i poteri di sblocco sopra definiti, le decisioni prese saranno dall Addetto commerciale interno all Addetto commerciale esterno o agente, e al Cliente. La decisione sarà trascritta all interno dell ordine nella sezione Note PM Anomalia prezzo Il sistema informativo Mago effettua automaticamente un controllo sui prezzi dei prodotti in caso che i prezzi sono negativi il flag prezzi si spegne quindi risulta non conforme, per sboccare l ordine sarà necessaria l autorizzazione della Direzione commerciale. Tale blocco è finalizzato al controllo di sconti particolari necessari per compensare non conformità inferiori a 100,00 che avrebbero prodotto una NC, Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 16 di 20

17 3.9 Modifiche e annullamento ordini Gli ordini inseriti non possono essere oggetto di aggiunte di materiali, Il cliente deve eventualmente inserire un nuovo ordine. Il cliente può però procedere a modificare l ordine o a annullarlo solo se: lo stesso non è già stato preparato o assegnato dal magazzino o non è oggetto della procedura dello Ship to. Priorità 10 Lo stesso è inserito in priorità Modifiche ordini da sito web: Il cliente potrà accedere alla sua area riservata del portale e cliccare su ordini in modo da visualizzare tutti gli ordini evasi e non. Per gli ordini ancora non evasi o parzialmente evasi apparirà nella colonna Annulla Ordine il tasto Annulla. Cliccando annulla potrà evidenziare tutte le righe che compongono l ordine e procedere alla modifica della quantità di uno o più articoli. Le quantità possono essere solo diminuite fino ad un minimo di 1pz ma non possono comunque essere inferiori alla quantità già in preparazione o in spedizione. In questo secondo caso il cliente riceverà un messaggio di errore. Il cliente può anche annullare la riga flaggando la casella nella colonna annulla sempre che i prodotto non sia già in preparazione o spedizione. Man mano che il cliente esegue modifiche sull ordine, queste vengono memorizzate e alla chiusura della pagina del portale le stesse vengono scritte nelle note dell ordine presente nel sistema Informativo Mago con la data della modifica effettuata. Viene anche generata una mail al gruppo backorder@xpres.it dove vengono elencate in tabella tutte le modifiche fatte con il dettaglio del cliente, denominazione, data modifica, nr. ordine, riga e descrizione della modifica effettuata Annullamento ordini: Il cliente potrà accedere alla sua area riservata del portale e cliccare su ordini in modo da visualizzare tutti gli ordini evasi e non. Per gli ordini ancora non evasi apparirà nella colonna Annulla Ordine il tasto Modifica. Cliccando modifica potrà evidenziare tutte le righe che compongono l ordine e procedere ad annullare ogni singola riga flaggando la casella nella colonna annulla sempre che il prodotto non sia già in preparazione o spedizione. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 17 di 20

18 Man mano che il cliente esegue modifiche sull ordine, queste vengono memorizzate e alla chiusura della pagina del portale le stesse vengono scritte nelle note dell ordine presente nel sistema Informativo Mago con la data della modifica effettuata. Viene anche generata una mail al gruppo backorder@xpres.it dove vengono elencate in tabella tutte le modifiche fatte con il dettaglio del cliente, denominazione, data modifica, nr. ordine, riga e descrizione della modifica effettuata back order: Il mercoledì alle ore 23,00 viene inviato il backorder cliente a tutti i clienti che hanno merce da evadere con ordini con priorità in tale back order viene comunicato : - codice articolo - descrizione - n d ordine - stato dell ordine - valore unitario - data stimata consegna che corrisponde: o Alla data confermata del fornitore (+5gg se collegata a un ordine fornitore) o Se disponibile data odierna (+ 2gg) o Se non disponibile (ND non definita). Il cliente può annullare o modificareil back order cliccando all interno dell sul tasto modifica, in modo da essere indirizzato direttamente alla relativa pagina del sito. Dove sarà possibile annullare o modificare le singole righe di Back order come già descritto nel paragrafo modifica ordini via web. Gli ordini ed il back order possono essere annullati anche dall Addetto commerciale interno o su espressa richiesta del cliente solo nel caso in cui la merce non sia stata preparata dal magazzino o non sia oggetto della procedura dello Ship to e sia quindi in priorità 10 attraverso il gestionale Mago Gestione ordini. Allegando l del cliente che richiede l annullamento. 3.8 Preparazione ordine. La presente parte risponde alla procedura PO 53 Spedizioni. - Il Responsabile della Logistica, verifica sul SI Mago gli impegni evadibili e provvede ad assegnare ai magazzinieri gli impegni da preparare. - La merce disponibile viene evasa nello stesso giorno dello sblocco degli ordini se avviene prima delle 14,00. - Per merce disponibile presso fornitori terzi con procedura Ship to la spedizione avviene nelle successive 2 gg. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 18 di 20

19 - Per merce disponibile presso fornitori non Ship to la spedizione avviene entro 5gg. - Per merce non disponibile in nessun fornitore i tempi sono da concordare con il fornitore. - Tali tempi previsti sono inseriti nelle singole righe dell ordine e il cliente ne viene informato tramite il sistema di invio automatico del Backorder. - Il cliente riceve a fine serata della conferma della merce spedita e copia del DDT o Fattura che sono comunque visualizzabili e scaricabili insieme a Ordini, DDT,Note di credito, Offerte e Fatture, nell area protetta da login, in cui dopo aver inserito User-Id e password si può accedere al proprio profilo e quindi visualizzare i documenti relativi. Tutti gli Ordini di Clienti, possono essere sbloccati dalla Direzione commerciale che supera tutti i processi autorizzativi. Tutte le fasi sono registrate sul Sistema Informativo Mago che ne controlla la conformità e ne registra l esecuzione. 4. MONITORAGGIO Le persone coinvolte in tale procedura e in particolare l Addetto interno e il Responsabile della logistica monitorano il flusso dati attraverso il Report Totale Ordini situato nel Report utente area Report dell utente Gruppo ordini clienti. Totale ordini Resp logistica - Controllo che il valore evadibile venga assegnato dal sistema di assegnazione di K-logistic. - report ordini amazon non presenti in Xpres controlla che tutti gli ordini amazon inseriti in Xpres siano presenti in finbuc, verifica giornaliera. - Report Lista piking aperte viene utilizzato dal resp. Logistica al fine di verificare che vi siano piking list di merce preparata pronta normalmente in caso di ordini (ritira cliente o bonifico bancario anticipato in caso di ordini preparati parzialmente da stoccare.) - Controlla che tutti gli ordini sbloccati entro le ore vengano evasi il giorno stesso Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 19 di 20

20 L ADDETTO COMMERCIALE INTERNO valuta: - Tramite report offerte a clienti valutare le offerte richieste non valutate. - Tramite il Report totale ordini ogni 30 minuti Gli ordini con priorità 12 e valuta gli ordini provenienti da offerte confermate o da ordini inseriti dal commerciale interno e verifica se il cliente abbia cliccato la conferma. - Tramite il Report totale ordini ogni 30 minuti Gli ordini con priorità 12 e valuta le note o i bid richiesti. - Tramite il Report totale ordini ogni 30 minuti Gli ordini bloccati PM e valuta tramite il report controllo margine PM ordine cliente i livelli di autorizzazione allo sblocco - Tramite il report totale ordini, quotidianamente controlla i back order inferiori ad 30,00 e contatta il cliente per valutare se annullare o inserire un nuovo ordine IL RESPONSABILE VENDITE valuta: - Tramite il Report totale ordini giornalmente controlla gli ordini bloccati per prezzo negativo dovuto a eventuali aggiustamenti economici (mancati sconti o mancate NC. IL RESPONSABILE CREDITO valuta: - Tramite il Report totale ordini ogni 30 minuti si valutano tutti gli ordini bloccati per finanziario. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 20 di 20