VADEMECUM SUL PROCESSO CIVILE TELEMATICO

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1 VADEMECUM SUL PROCESSO CIVILE TELEMATICO M O V I M E N T O F O R E N S E SEZIONE DI FROSINONE a cura dell Avv. Monica Ricci

2 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci INDICE Prefazione 1 Le parole del PCT 2 Brevi notizie sul PCT 4 Con il PCT 5 DM 44/11 Art 16 bis DL 179/12 7 Il deposito degli atti e dei documenti 11 Azioni comuni alle procedure indicate 15 Tabelle sintetiche 16 Come depositare l istanza di ammissione al passivo fallimentare 17 Suggerimenti per verifiche periodiche imperative 18 Ringraziamenti 19 Utility 20

3 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci PREFAZIONE Il presente lavoro ha l unico intento di fornire ai colleghi una guida pratica all uso del Processo Civile Telematico, senza per questo avere la presunzione di una trattazione completa ed esaustiva dell argomento. Una guida avulsa dai tecnicismi che non facilitano di certo il giusto approccio all applicazione delle nuove tecnologie al processo. La scelta di utilizzare un linguaggio scevro da tecnicismi è finalizzata alla comprensione della materia a coloro che non hanno una sufficiente dimestichezza con lo strumento informatico. Non me ne vogliano gli altri. Il presente vademecum, così come gli incontri sul tema organizzati dal MOVIMENTO FORENSE, proprio perché pensati e realizzati da Avvocati per gli Avvocati, hanno la finalità ed il vantaggio di facilitare una certa familiarità all utilizzo del nuovo sistema, che ci possa consentire un sereno avvicinamento alla data del 30 giugno Dopo aver analizzato la prassi in uso negli uffici giudiziari, ove è già operativo il PCT, e la normativa in materia, ho provveduto ad elencare, nel presente lavoro, le linee guida relative al deposito telematico dei seguenti atti: ricorso per decreto ingiuntivo, comparsa di costituzione e risposta, memorie ex art. 183 n. 6 c.p.c., comparsa conclusionale e replica istanza di ammissione al passivo fallimentare Non avendo la guida carattere esaustivo, considerata la novità della materia e la poca giurisprudenza in merito, al fine di verificare l univocità o le eventuali differenze di prassi in uso nei vari Uffici Giudiziari, soprattutto se fuori distretto della Corte di Appello di Roma, esorto i colleghi ad una preventiva verifica delle operatività presso l Ufficio Giudiziario dove eseguono il deposito telematico anche al fine di avviare una collaborazione con Movimento Forense, che consiste nel verificare e comunicare l esistenza di direttive diverse in atto. Declino, da ultimo, ogni responsabilità, sia personale sia del MOVIMENTO FORENSE, per errori e/o danni che possano verificarsi per aver fatto esclusivo affidamento sulle informazioni contenute nella guida. Avvocato Monica Ricci Presidente Movimento Forense sez di Frosinone 1

4 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci LE PAROLE DEL PCT C.P.E.C.P.T. Casella di Posta Elettronica Certificata per il Processo Telematico; C.A.D Codice dell Amministrazione Digitale N.I.R nota di iscrizione a ruolo P.E.C. Posta Elettronica Certificata. P.C.T processo civile telematico S.I.E.C.I.C sistema informatico esecuzioni civili individuali e concorsuali S.I.C.I.D. sistema informatico contenzioso civile distrettuale P.D.A. punto di accesso al sistema giustizia P.D.F. Portable document format P.S.T. portale dei servizi telematici R.A.C Ricevuta Avvenuta Consegna R.E.G.I.N.D.E. (Registro Generale Indirizzi Elettronici) R.T ricevuta telematica POLISWEB è il progetto ed il conseguente risultato applicativo prodotto dal Ministero della Giustizia necessario a stabilire il collegamento telematico tra gli Uffici Giudiziari e l avvocato LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Tramite l uso della Posta Elettronica Certificata (PEC), possiamo scambiare comunicazioni attraverso la rete con la certezza che la mail sia stata inviata e che sia stata ricevuta dal destinatario. La PEC certifica anche il contenuto del messaggio trasmesso. Un messaggio inviato tramite PEC, con ricevuta di accettazione e consegna, è opponibile ai terzi. LA FIRMA DIGITALE Altro strumento necessario nel PCT, e comunque utilizzabile anche fuori dall'ambito proprio di questa procedura. E un certificato che un ente certificatore rilascia alla singola persona, previo accertamento dell'identità, inserito in un token USB o in una scheda, che viene apposto tramite un software ad un documento, consentendo quindi di identificare il soggetto che lo ha redatto e lo ha sottoscritto. Le due modalità di firma sono: a) Busta Crittografata: per certificare qualsiasi documento, che verrà firmato e a cui verrà apposta l'estensione.p7m. Per tale modalità basterà verificare il file e chiedere l'apposizione della firma. Verrà creato un nuovo file con l'estensione di cui sopra 2

5 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci b) Firma aggiunta al PDF: per certificare solo file con estensione.pdf, a cui verrà aggiunto nel nome del file l'indicazione SIGNED Per tale modalità si verificherà il file, si traccerà il luogo in cui fare la firma col mouse, e si cliccherà sul bottone firma. Verrà creato un file nuovo con icona.pdf e l'indicazione SIGNED. 3

6 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci BREVI NOTIZIE SULLE PCT Il DPR 123/2001 rappresenta il primo vero intervento normativo del legislatore circa l utilizzo del sistema informatico nel processo. Con tale intervento il legislatore intese perseguire due obiettivi : il risparmio di risorse materiali e di personale da parte della macchina giudiziaria e degli avvocati e la ricerca della funzionalità dell intero sistema del processo. La fase di sperimentazione del PCT si è svolta solo nel 2006 presso i Tribunali di Milano e Genova. Il Ministero di Giustizia, a gennaio 2014, ha pubblicato sul sito PST.giustizia, le statistiche del PCT e tali rilevazioni dimostrano come nell anno 2013 si è assistito ad un notevole avanzamento nel processo di informatizzazione del sistema giustizia. A dicembre 2013 la situazione era questa: Il sistema SIECIC risulta essere operativo in tutti i Tribunali italiani Il sistema SICID e operativo in tutte le corti di appello ed in tutti i tribunali. La consultazione di tali registri, come certamente ben sapete, consente di conoscere i dati dei procedimenti di cognizione e di esecuzione. Ed ancora, più nello specifico, per quel che riguarda il processo di cognizione, il servizio risulta, ad oggi, attivo in tutti gli uffici giudiziari (29 Corti di Appello e 140 Tribunali). L introduzione di queste nuove funzionalità consente, a noi avvocati, di consultare online il nostro fascicolo e di stampare atti e documenti. Quest ultima funzione, nel nostro Tribunale, alla data di redazione del presente vademecum non è stata ancora attivata L introduzione del sistema telematico, con cui ci è data la possibilità di depositare atti e documenti telematici con firma digitale, rappresenta una svolta epocale nello svolgimento del nostro lavoro. Questo significa che gli avvocati per il deposito di memorie, note spese, comparse di costituzione e risposta nonché conclusionali, non si recheranno più fisicamente in Tribunale, ma potranno effettuare tali adempimenti online dal proprio studio. Il tutto con notevole risparmio di risorse, che consistono nel risparmio di quella più limitata (IL TEMPO), nella riduzione dei costi dei materiali di uso (carta, toner), nella riduzione di accessi alle cancellerie, che ha come conseguenza diretta la possibilità di impiegare il personale addetto al loro funzionamento, in altre funzioni quali, ad esempio, la redazione del verbale di udienza. Questa pregevole funzione, - il deposito telematico degli atti-, alla data di redazione del presente lavoro, è operativa su oltre la metà degli uffici giudiziari. Questo servizio, nei tribunali in cui è attivo, riguarda i procedimenti di ingiunzione, i procedimenti di esecuzioni immobiliari, le memorie ex art. 183 CPC, le comparse conclusionali, le comparse di costituzione e gli atti dei giudici. Per quanto riguarda le comunicazioni di cancelleria (biglietto di cancelleria), esse avvengono in maniera obbligatoria ed esclusiva per via telematica, e dalla entrata in vigore della normativa 18/02/2013 si è avuto un risparmio in termini economici di circa 40 milioni di euro (fonte PST.giustizia.it, vedasi allegato 1) 4

7 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci CON IL PCT COSA FACCIAMO consultiamo i nostri fascicoli così come depositati nelle cancellerie di Giudici di Pace, Tribunali, Corti d Appello e Corte di Cassazione tramite il portale POLISWEB; riceviamo le comunicazioni dalle cancellerie; redigiamo e firmiamo tutti gli atti di parte; depositiamo gli atti di parte; potremmo in futuro richiedere il rilascio di copie di atti; richiediamo agli Uffici del Ruolo della Procura della Repubblica le informazioni ex art. 335 c.p.p.; riceviamo l avviso ex art 415 bis c.p.p.; richiediamo/riceviamo telematicamente la copia del fascicolo, così come le trascrizioni dei verbali delle udienze penali; paghiamo il contributo unificato e diritti di copia; CON COSA computer con sistema operativo: Windows 98, 2000, XP, Vista, Seven, Mac OS X v o successiva, GNU/Linux Ubuntu; collegamento a internet; browser internet: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari (solo per Mac); software antivirus, antispam e firewall (soprattutto a protezione della PEC); firma digitale: consigliata su business key (chiavetta USB) o, in alternativa la smart card con lettore idoneo; software redattore atti nel foro di Frosinone è in Uso il redattore QUADRA P.E.C. è la modalità di comunicazione ufficiale nel PCT; P.D.A. che può essere privato (messo a disposizione da privati autorizzati dal Ministero della Giustizia) o pubblico (per il tramite del Portale dei Servizi Telematici del dominio Giustizia). CHI PUÒ avvocati e praticanti abilitati al patrocinio iscritti all Ordine. A questo proposito credo sia opportuno precisare che anche un professionista nel cui Distretto non sia ancora operativo il P.C.T. può comunque utilizzarlo in tutti gli altri Distretti in cui lo stesso sia operativo con valore legale; altri soggetti esterni che per la loro qualifica hanno titolo ad interagire con il P.C.T. (C.T.U., curatori, custodi, ecc.). 5

8 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci DOVE Il completo utilizzo di tutte le funzionalità del PCT è possibile in tutti quegli uffici giudiziari che hanno avviato la fase di sperimentazione del PCT (ed in questa fase opera il c.d. Principio del doppio binario, ovvero la possibilità per l avvocato di depositare gli atti anche con il metodo tradizionale oltre che con quello telematico). SPERIMENTAZIONE La fase di sperimentazione prevede degli obblighi a carico del Tribunale: l aspetto relativo all hardware e al software in dotazione alle cancellerie e la formazione del personale di cancelleria all utilizzo della nuova tecnologia. Accertato l esatto funzionamento del PCT nella fase sperimentale, il ministero della giustizia emanerà un decreto con il quale verrà dichiarata l attivazione del PCT in quell ufficio giudiziario. Per verificare se un determinato ufficio giudiziario ha ottenuto il suindicato decreto, è sufficiente verificare sul sito Portale dei servizi telematici. 6

9 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci Il PST e il DM 44/11 Il PST non manda in pensione i PDA esterni, come potrebbe sembrare da una sommaria lettura del DM n 44. Infatti, occorre fare attenzione al fatto che il PST consente esclusivamente: l accesso da parte dell utente privato alle informazioni e ai provvedimenti giudiziari; di mettere a disposizione dei soggetti abilitati esterni i servizi di consultazione; i servizi di pagamento telematico; di mettere a disposizione i documenti che contengono dati sensibili oppure che eccedono le dimensioni del messaggio di posta elettronica certificati; l accesso senza l impiego di apposite credenziali alle informazioni ed alla documentazione sui servizi telematici del dominio giustizia, alle raccolte giurisprudenziali e alle informazioni essenziali sullo stato dei procedimenti pendenti, che vengono rese disponibili in forma anonima. In conclusione consente la semplice consultazione. All interno del PST non viene fatto alcun riferimento o richiamo a software per mezzo dei quali possa essere possibile la preparazione della busta telematica, operazione necessaria e senza la quale non è possibile inviare gli atti telematicamente al Gestore dei servizi Telematici e da questi al gestore locale. Vari sono i software redattori che consentono tali funzionalità, alcuni a pagamento, altri al momento gratuiti, altri completamenti gratuiti, come "SLPCT", software completamente gratuito messo a disposizione degli avvocati dalla Regione Toscana. In data 17/01/14 il Movimento Forense, con comunicazione mail inviata a tutti gli avvocati del circondario di Roma, ha auspicato che tale comportamento virtuoso venga imitato e, perché no, migliorato (implementando, ad esempio, il servizio utenti) da tutte le istituzioni pubbliche e forensi nel preminente interesse dell Avvocatura. ART. 16 BIS DL 179/12 L art 16 bis del DL 179/12 prevede l obbligo di depositare, dal 30/06/2014, telematicamente gli atti ed i documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite... allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Tale obbligo è previsto anche per il deposito telematico del ricorso per decreto ingiuntivo, con esclusione del giudizio di opposizione in quanto atto introduttivo. Pertanto, dal 30 giugno 2014, in tutti i Tribunali, si depositerà esclusivamente in maniera telematica gli atti e documenti nei seguenti procedimenti: 7

10 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci procedimenti civili, contenziosi, volontaria giurisdizione processi esecutivi procedimento di ingiunzione procedure concorsuali Con riferimento a queste ultime, l articolo in commento obbliga al deposito telematico degli atti e dei documenti solo il curatore, il commissario giudiziale, il liquidatore, il commissario liquidatore e il commissario straordinario. La norma prevede che negli uffici giudiziari quali Giudice di Pace, Corte d Appello, Corte di Cassazione, l obbligo del deposito telematico decorre dal quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti adottati ai sensi dell art. 16-bis comma V, d.l. 179/2012 conv. con l. 221/12. Richiamo l attenzione dei colleghi sul fatto che dalla norma in commento si ricava che l'obbligo riguarda solo gli atti ed i documenti depositati dalle parti costituite. Pertanto, la parte che deve instaurare un giudizio o costituirsi in giudizio per il proprio assistito effettuerà il deposito in maniera tradizionale. Altro occhio di attenzione va rivolto al comma ottavo dell articolo in commento laddove prevede che il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti. Ed ancora il comma nono il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Discorso differente si deve fare per la comparsa di costituzione, che è invece riconosciuta dal Ministero tra le tipologie di atti depositabili telematicamente. (PST.giustizia.it) Stando così la normativa, in attesa di un auspicato intervento, l'avvocato trarrà piena e soddisfacente convenienza dall uso del PCT quando potrà depositare gli atti introduttivi del giudizio e quando sarà possibile prendere visione e fare il download sul proprio computer di tutti i documenti depositati dall altra parte. In caso contrario dovremmo continuare a recarci in cancelleria almeno due volte: la prima per estrarre copia dei documenti depositati da parte attrice o ricorrente e la seconda al momento della costituzione in giudizio. È anche vero che è dovere della cancelleria inserire nel fascicolo informatico le copie informatiche di atti e documenti quando questi siano stati depositati su supporto cartaceo (art. 11 specifiche tecniche del 18 LUGLIO 2011 fascicolo informatico così come previste dall art. 34 del D.M. 44/2011 che, a sua volta, prevede per la cancelleria il medesimo adempimento all art. 9) ma onestamente ritengo alquanto improbabile che, tempestivamente, la cancelleria riesca a scansionare tutti gli atti e documenti cartacei depositati dalla parte al momento dell iscrizione a ruolo della causa o della costituzione in giudizio. L art. 16 bis prevede inoltre che...le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Quindi è onere dell avvocato provvedere al deposito telematico degli atti di soggetti terzi, dallo stesso nominati - ad esempio C.T.P.-, i quali devono consegnare al professionista il loro elaborato affinché possa essere depositato telematicamente da quest ultimo. 8

11 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci Sappiamo tutti l ansia che ci assale nel momento in cui dobbiamo computare i termini per il deposito di un atto. Anche con il PCT è fondamentale sapere perfettamente quale è il momento in cui si perfeziona il deposito telematico dell atto. Ed è il combinato disposto dal art 16 bis n. 7 del dl 179/12 e dall art 13 del DM 44/11 (norma mai abrogata) che ci consente di dare risposta a tale interrogativo Il deposito si ha per avvenuto nel momento in cui viene generata (e ricevuta dal professionista) la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia. E quando tale ricevuta è rilasciata dopo le ore 14,00 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo. Ciò sta a significare che l avvocato dovrà avere cura di depositare l'atto nel rispetto delle ore 14,00 ed è consigliabile non eseguire l invio alle 13,55 in quanto la ricevuta potrebbe arrivare con qualche minuto di ritardo: se ad esempio arrivasse alle ore 14,01 l atto si avrebbe per depositato il giorno successivo all invio. Nulla quaestio se non si tratta dell ultimo giorno, ma in caso contrario saremmo incorsi in una decadenza. Altra importante disposizione introdotta dall art art 16 bis n. 7 concerne le comunicazioni di cancelleria sia civile che penale, i c.d. biglietti di cancelleria. Nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Preme precisare che le comunicazioni telematiche di cancelleria vengo inviate al l'indirizzo PEC che risulta dai Pubblici Elenchi ovvero dal REGINDE. La comunicazione telematica è il mezzo primario ed ufficiale per le comunicazioni ai difensori ed infatti l art 16 prevede che Le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario. Ciò significa che l avvocato che non ha comunicato il proprio indirizzo PEC al COA di appartenenza per poterlo inserire nel REGINDE, rischierà di non venire a conoscenza di una comunicazione o ne avrà contezza quando orami i termini per un determinato adempimento saranno scaduti. In tale situazione potrebbe trovarsi il professionista allorquando la cancelleria, dopo aver inviato la comunicazione telematica alla PEC del professionista, riscontri la mancata consegna dello stesso PER CAUSE IMPUTABILI AL DESTINATARIO. E ciò potrebbe accadere nei seguenti casi: il professionista è dotato di PEC ma non ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo; il professionista è dotato di PEC, ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo ma non ha mai attivato e resa operativa la PEC; il professionista è dotato di PEC, ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo ma, nella comunicazione ha inserito in maniera imprecisa l indirizzo della PEC; 9

12 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci il professionista è dotato di PEC, ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo ma ha successivamente attivato altro indirizzo PEC senza comunicare la variazione al proprio Ordine; il professionista è dotato di PEC, ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo ma la sua casella PEC ha raggiunto il limite massimo di messaggi ricevibili; il professionista è dotato di PEC, ha comunicato al proprio Ordine il relativo indirizzo ma l Ordine, nel predisporre l invio del file xml al Ministero della Giustizia per l alimentazione del REGINDE ha inserito nello stesso in modo impreciso l indirizzo PEC del professionista. In questa ultima ipotesi si potrebbe applicare l art 153 CPC. A partire dal 15/12/2014, nell ambito del procedimento penale si applicherà la normativa delle notificazioni effettuate in via telematica. Difatti a quella data le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazione. Dalla stessa data saranno effettuate esclusivamente per via telematica anche nei procedimenti penali le comunicazioni da parte della cancelleria. La norma analizzata disciplina anche l ipotesi in cui la comunicazione non possa avvenire telematicamente per causa non imputabile al destinatario: in tali casi verranno utilizzati i vecchi sistemi dell ufficiale giudiziario o del fax. Quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile e, nei procedimenti penali, si applicano gli articoli 148 e seguenti del codice di procedura penale. Anche nel disciplinare le modalità di comunicazioni telematiche, il legislatore addossa una responsabilità all avvocato: infatti l art 16, comma 14, del dl 179/12 prevede che nel caso in cui il professionista - per uno dei motivi sopra indicati - non riceva la comunicazione e si rechi in cancelleria per estrarre copia dovrà pagare l importo per il dritto di copia aumentato di 10 volte. 10

13 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci IL DEPOSITO DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI Il deposito telematico degli atti e dei documenti consiste, in breve, nell invio di una busta telematica contenente gli atti e documenti dalla PEC del difensore alla PEC della cancelleria del tribunale competente. La busta telematica" (contenente gli atti di parte firmati digitalmente) che, dopo essere stata firmata digitalmente anch essa, dovrà essere inoltrata via PEC alle cancellerie dei tribunali abilitati a ricevere i depositi, si predispone con appositi software denominati redattori atti (es. Quadra, SLPCT, EasyPCT). La busta telematica consisterà in un file denominato atto.enc. Attenzione: il deposito non consiste nel semplice inoltro degli atti e documenti. È assolutamente fondamentale per l avvocato distinguere tra il deposito dell atto e il deposito dei documenti. L atto verrà redatto utilizzando il programma di scrittura abituale, PDF (senza l uso dello scanner), tramite la funzione PDF presente WORD2010, oppure utilizzando programmi gratuiti come PDF24. ma dovrà essere trasformato in nel pacchetto OPEN OFFICE o in Trasformato quindi l atto in PDF, si deve firmare digitalmente lo stesso. I documenti cartacei devono necessariamente essere trasformati in PDF immagine, preferibilmente in bianco e nero e a bassa risoluzione, in quanto la busta telematica non può essere superiore a 30 MB. Dopo ogni invio telematico ci verranno recapitate, se la procedura è avvenuta correttamente, quattro ricevute: RICEVUTA DI ACCETTAZIONE: è la ricevuta che attesta la spedizione alla PEC dell ufficio giudiziario; RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA: attesta la consegna, è questo il momento in cui si perfeziona l invio; RICEVUTA ESITI CONTROLLI AUTOMATICI: tale ricevuta proviene dal server della cancelleria alla quale è stato inviato l atto all interno della busta telematica; RICEVUTA DI ACQUISIZIONE, DA PARTE DEL CANCELLIERE, DELL ATTO E/O DOCUMENTO: questa ricevuta viene, a differenza delle precedenti, inoltrata manualmente dal cancelliere. Si evidenzia che gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata associati agli uffici giudiziari devono essere utilizzati esclusivamente per il deposito telematico di atti e documenti processuali da parte di soggetti abilitati, come indicato nell'art 4 del D.M. 44/2011. Messaggi di natura diversa verranno automaticamente scartati. Per individuare gli indirizzi di PEC dei vari Uffici Giudiziari è sufficiente accedere al seguente link e tramite il tab SERVIZI scegliere l ufficio che interessa 11

14 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci COME DEPOSITARE IL RICORSO PER DECRETO INGIUNTIVO REDIGERE il ricorso con il software utilizzato normalmente e trasformarlo in PDF testo, senza sottoporlo a scansione. Si può creare il file PDF con il programma gratuito PDF CREATOR o PDF24. Si è così creato il file da allegare come atto introduttivo nella fase di creazione della busta. La denominazione del file non dovrà contenere caratteri speciali e/o punteggiatura (lettere accentate, apostrofo oppure altri simboli quali!$ %&()? ). Il ricorso deve contenere, naturalmente, i nomi delle parti, il codice fiscale o la partita iva del cliente, il codice fiscale dell avvocato ed il suo indirizzo di posta elettronica certificata. Le imprese devono essere individuate tramite la relativa ragione sociale e le espressioni Ditta e/o Società devono essere indicate solo nel caso in cui siano comprese nella ragione sociale. Le abbreviazioni (ad esempio: spa, snc, ecc.) devono essere inserite senza puntini tra le singole lettere. Nel predisporre il ricorso non deve essere redatto, come è di prassi attualmente, il provvedimento di ingiunzione del giudice in quanto questo sarà redatto dal magistrato utilizzando il software messo a sua disposizione dal Ministero. SOTTOSCRIVERE il file PDF, tramite firma digitale. La firma digitale potrà essere apposta anche successivamente con le procedure presenti nel software REDATTORE ATTI che consente di creare la busta telematica. La PROCURA ALLE LITI può essere rilasciata a margine del ricorso o con atto separato. PROCURA A MARGINE DEL RICORSO: l avvocato dovrà stampare la prima pagina del ricorso, farla sottoscrivere dal cliente ed autenticarla (né più né meno come si procede oggi). La procura dovrà essere convertita, questa volta tramite scansione in file PDF immagine ed il file firmato digitalmente. PROCURA RILASCIATA CON ATTO SEPARATO: la stessa dovrà contenere tutti gli elementi affinché si possa evincere per quale tipo di atto è conferita (ad esempio: ricorso per decreto ingiuntivo a favore di Caio contro Sempronio per il pagamento di Euro da depositarsi presso il Tribunale di XXXXXXXXX); dopo averla stampata deve essere sottoscritta dal cliente per il conferimento del mandato e sottoscritta con firma autografa dall avvocato. La procura poi dovrà essere trasformata in file PDF immagine tramite scanner ed il file PDF ottenuto dovrà essere firmato con firma digitale; DOCUMENTI I documenti cartacei da allegare al ricorso dovranno essere trasformati, mediante scanner, in file PDF immagine, non è necessario sottoscrivere i documenti con firma digitale a meno che ciò non sia richiesto dalla tipologia del documento. La scansione dei documenti deve essere in B/N a bassa risoluzione, le foto in formato digitale.jpeg o.bmp devono essere trasformate in PDF. 12

15 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci NOTA SPESE La nota spese deve essere redatta con il software utilizzato generalmente e trasformata in PDF testo senza scansione e quindi usando la stessa procedura per la redazione del ricorso, infine sottoscritta con firma digitale. INDICE DEI DOCUMENTI Il detto indice deve essere redatto con il software tradizionalmente utilizzato e trasformato in PDF TESTO senza scansione il file così ottenuto dovrà sottoscriverlo con firma digitale. COME DEPOSITARE LA COMPARSA DI COSTITUZIONE E RISPOSTA REDIGERE la comparsa di costituzione e risposta con il software abitualmente utilizzato e trasformata in PDF TESTO senza scansione. Anche in questo caso si possono usare i vari programmi presenti nel sistema in uso oppure il programma gratuito PDF CREATOR o PDF24. La denominazione del file non dovrà contenere caratteri speciali (lettere accentate, apostrofo oppure altri simboli quali!$ %&()? ). La comparsa di costituzione deve contenere, naturalmente, i nomi delle parti, il codice fiscale dell avvocato ed il suo indirizzo di posta elettronica certificata nonché il codice fiscale o la partita iva del cliente. Le imprese devono essere individuate tramite la relativa ragione sociale e le espressioni Ditta e/o Società devono essere messe solo nell ipotesi in cui siano comprese nella ragione sociale. Le abbreviazioni (ad esempio: spa, snc, ecc.) devono essere inserite senza puntini tra le singole lettere. Questo è il file da allegare come atto successivo nella fase di creazione della busta. SOTTOSCRIVERE il file atto successivo che dovrà essere firmato tramite firma digitale. La PROCURA ALLE LITI può essere rilasciata a margine della comparsa di costituzione o con atto separato, seguendo le medesime indicazioni fornite nel paragrafo del ricorso per decreto ingiuntivo avendo l unica accortezza, nel caso di PROCURA RILASCIATA CON ATTO SEPARATO di indicare tutti quegli elementi che facciano comprendere a quale atto essa si riferisca (comparsa di costituzione e risposta a favore di Caio contro Sempronio nel procedimento civile pendente dinanzi al Tribunale di XXXXXXXX iscritto al nr. ). Dopo la stampa deve essere sottoscritta dal cliente per il conferimento del mandato e sottoscritta con firma autografa dall avvocato. La DICHIARAZIONE DI VALORE deve essere redatta con il software solitamente utilizzato e trasformato in PDF TESTO senza scansione utilizzando la stessa procedura indicata per la redazione della comparsa. Dovrà, in ultimo, essere predisposto l INDICE DEI DOCUMENTI allegati alla comparsa di costituzione e risposta e si dovrà procedere come per il deposito del ricorso per decreto ingiuntivo. 13

16 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci COME DEPOSITARE LE MEMORIE EX ART.183 C.P.C. 6 COMMA REDIGERE le memorie ex art. 183, sesto comma, c.p.c. con il metodo abituale e convertirle senza scansione in file PDF, seguendo le istruzioni fornite nei precedenti punti. Questo è il file da allegare come ATTO SUCCESSIVO nella fase di creazione della busta. La denominazione del file non dovrà contenere caratteri speciali (lettere accentate, apostrofo oppure altri simboli quali!$ %&()? ). SOTTOSCRIVERE il file PDF ottenuto con firma digitale COME DEPOSITARE LA COMPARSA CONCLUSIONALE REDIGERE la comparsa conclusionale come per gli atti indicati precedentemente e verrà così generato il file da allegare come atto successivo nella fase di creazione della busta telematica. La NOTA SPESE si procederà come per la nota spese da depositare con il ricorso per decreto ingiuntivo 14

17 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci AZIONI COMUNI ALLE PROCEDURE INDICATE CLIENTE ASSISTITO DA DUE AVVOCATI: l avvocato che redige l atto (ricorso, comparsa di costituzione, memorie, comparsa conclusionale) inserirà il nome del collega sia nell atto sia in sede di compilazione della BUSTA mediante il REDATTORE DI ATTI PCT PRESENTE NEL PDA e apporrà la sua firma digitale (è preferibile evitare di effettuare la doppia sottoscrizione digitale, in alcuni casi infatti il sistema genera un ERRORE). Questa condotta consente ad entrambi i co-difensori la ricezione delle comunicazioni telematiche e la possibilità di accedere ai registri telematici. LA NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO Solitamente la maggior parte dei REDATTORI DI ATTI PCT PRESENTI NEI PDA consentono di crearla automaticamente oppure è possibile utilizzare il software abituale, scansionarla in PDF, sottoscriverla digitalmente e allegarla all atto nella fase di creazione della BUSTA come allegato NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO. CONTRIBUTO UNIFICATO Se il pagamento viene effettuato con i metodi tradizionali il contributo unificato va acquisito tramite scanner e allegato al ricorso dando come nome al file CONTRIBUTO UNIFICATO. Nel caso di pagamento effettuato tramite Lottomatica va scansionata la marca apposta sull apposito modulo già in uso. Nel caso di pagamento effettuato tramite F23 va scansionato il modulo relativo. Negli Uffici Giudiziari abilitati è possibile effettuare il pagamento del contributo unificato telematicamente ottenendo in tempo reale la ricevuta telematica di pagamento (RT) stamparla o scaricarla sul proprio computer in formato elettronico, PDF o XML, in base alla modalità attivata dal Ministero della Giustizia presso l Ufficio Giudiziario. Questa ricevuta deve essere inserita come allegato nella busta telematica relativa al deposito da effettuare mediante l apposita funzione presente nel PDA. Cosi redatti gli atti, i documenti e gli allegati e quindi ultimata la BUSTA (che non dovrà in ogni caso superare i 30 MB di dimensioni), essa dovrà essere inviata mediante PDA tramite PEC all Ufficio Giudiziario competente. Inviata la mail tramite PEC riceveremo nella nostra casella PEC quattro ricevute: RICEVUTA DI ACCETTAZIONE RICEVUTA DI CONSEGNA RICEVUTA ESITI CONTROLLI AUTOMATICI RICEVUTA DI DEFINITIVA ACQUISIZIONE, DA PARTE DEL CANCELLIERE, DEL RICORSO E DEGLI ALLEGATI. 15

18 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci TABELLE SINTETICHE PREDISPOSIZIONE ATTI E ALLEGATI Ricorso o atto Redazione in word e salvataggio in pdf Allegati Scansione in pdf Procura Scansione in pdf C.U. marca deposito Scansione in pdf Indice atti e documenti Redazione in word e salvataggio in pdf FIRMA DIGITALE Ricorso o atto Si Procura e NIR Si Allegati Facoltativa * *la firma digitale occupa diversi MB pertanto attenzione poiché la busta non può superare i 30 MB RICEVUTE SUCCESSIVE Ricevuta di accettazione del messaggio pec Ricevuta di consegna del messaggio pec Ricevuta di controllo automatico del deposito da parte del sistema, con relativo esito Ricevuta di controllo manuale del deposito da parte della cancelleria, con relativo esito 16

19 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci COME DEPOSITARE L'ISTANZA DI AMMISSIONE AL PASSIVO FALLIMENTARE. L'ISTANZA per l'ammissione al passivo fallimentare verrà redatta con il metodo tradizionale (word, open office ecc. ecc.) e trasformata in PDF testo senza scansione; una volta ottenuto il file PDF l'avvocato dovrà sottoscriverlo tramite firma digitale. La PROCURA ALLE LITI deve essere rilasciata su foglio separato dall'istanza e trasformata in file "PDF immagine" tramite scanner e, successivamente il file PDF ottenuto dovrà essere firmato tramite firma digitale. I DOCUMENTI cartacei da allegare all'istanza dovranno essere trasformati, mediante scanner, in file PDF. Non è assolutamente necessario sottoscrivere i documenti con firma digitale. Dovrà essere predisposta una AUTOCERTIFICAZIONE con la quale l'avvocato attesta di essere in possesso di tutta la documentazione allegata, in formato PDF, alla domanda di ammissione allo stato passivo del Fallimento. La detta autocertificazione deve essere redatta secondo la metodologia utilizzata per la redazione dell istanza di ammissione al passivo, con l INDICE DEI DOCUMENTI allegati all'istanza redatto secondo le indicazioni già fornite. l'istanza di ammissione al passivo, la procura alle liti, l'autocertificazione, i documenti e l'indice dei documenti dovranno essere inviati, quali allegati, dalla PEC dell'avvocato alla PEC indicata dal Curatore nella comunicazione ex art. 92 L.F. 17

20 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci SUGGERIMENTI PER VERIFICHE PERIODICHE IMPERATIVE CONTROLLARE la validità dei certificati di Firma Digitale, che hanno una validità limitata e devono essere rinnovati prima della scadenza, in quanto se scaduti non sono rinnovabili e quindi si sarà costretti all acquisto di un nuovo dispositivo di firma digitale con costi aggiuntivi. VERIFICARE la validità dei certificati presenti nella Smart Card o Business Key così da conoscere la data di inizio e fine validità dei certificati. CONTROLLARE la scadenza del servizio di Posta Elettronica Certificata. SEGNALARE l'eventuale variazione dell'indirizzo di Posta Elettronica Certificata. CONTROLLARE la capienza della Posta Elettronica Certificata, in quanto essa non ha capienza illimitata; raggiunto il limite di capienza la stessa non sarà più in grado di ricevere messaggi e comunicazioni telematiche dalle cancellerie che pertanto verranno depositate in cancelleria. MANUTENZIONE, ai sensi dell'art. 20 del DM 44/2011, della casella di Posta Elettronica Certificata. L'avvocato dovrà: effettuare la manutenzione ordinaria in quanto sarà il titolare della PEC a rispondere di eventuali malfunzionamenti; dotare tutti i terminali informatici, tramite i quali opererà con il PCT, di software idoneo a verificare l'assenza di virus per ogni messaggio in arrivo e in partenza e di software antispam idoneo a prevenire la trasmissione di messaggi di posta elettronica indesiderati; conservare con ogni mezzo idoneo le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia (ovviamente si parla di conservazione digitale che è l'unica che potrà provare quanto nella stessa contenuto). Si consiglia pertanto di salvare copie dei file su hard disk esterni oppure supporti magnetici; dotarsi di servizio automatico di avviso dell'imminente saturazione della propria PEC; controllare la presenza di eventuali avvisi sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia, circa momentanee interruzioni dei servizi. 18

21 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci RINGRAZIAMENTI Vorrei ringraziare i colleghi Avvocato Gianmaria Vito Livio Bonanno, del Foro di Roma, per i suoi preziosi consigli e per avermi coinvolto nel mondo del PCT con le sue PRATICHE Lezioni.L Avvocato Edoardo Ferrero, del Foro di Padova, presidente delle Movimento Forense PD-VI, perché inconsapevolmente è stato la mia guida nella redazione del vademecum, il collega Avvocato Alessio Tucciarelli, del foro di Frosinone per aver dato al presente lavoro un aspetto piacevole. 19

22 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci LINK UTILI (MANUALE QUADRA) e.pdf (MANUALE SLPCT) RIFERIMENTI NORMATIVI Legge 28 gennaio 2009 n 2 ( obbligo PEC) DM 21 febbraio 2011 n 44 ( regolamento Processo civile telematico) Provvedimento DGSIA del 18 luglio 2011 ( Specifiche tecniche del PCT ) ART. 16 BIS l.221/12 (di conversione dl 179/12), come introdotto dalla l. Legge n 228 (G.U ) c.d. Legge di stabilità (Obbligatorieta' del deposito telematico degli atti processuali). ALLEGATI 1. Dati Processo Civile Telematico anno MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 2. Servizi telematici in ambito civile al novembre 2013 CONTATTI movimentoforensefrosinone@gmail.com 20

23 Movimento Forense sez Frosinone Avv Monica Ricci 21

24 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Elaborazio e dei dati rilevati sui server dell A i istrazio e Comunicazioni e notificazioni Attivate i tutti i tri u ali e le orti d appello Nel 2013 ne sono state consegnate , per un risparmio stimato pari a.., 1, pari a circa la metà della spesa informatica per la giustizia nello stesso anno 2013 Al mese ne vengono consegnate circa Depositi telematici a valore legale da parte di avvocati e professionisti Attivati in 94 tribunali (67% dell i tero territorio e orti d appello 3 % dell i tero territorio Nel 2013 sono stati ricevuti atti, di cui ricorsi per decreto ingiuntivo e memorie Sono stati i professionisti che hanno depositato almeno un atto A dicembre, rispetto a gennaio, l i re e to è stato pari all 85% Al mese vengono ricevuti circa atti, il 56% dei quali da avvocati Depositi telematici da parte dei magistrati Nel 2013 i magistrati hanno depositato provvedimenti, di cui quasi verbali di udienza I giudici che nel 2013 hanno depositato almeno un provvedimento sono A di e re, rispetto a ge aio, l i re e to è stato pari al 91% Al mese vengono depositati circa provvedimenti Atti scansionati Nel 2013 sono stati scansionati atti, di cui provvedimenti dei giudici e atti di parte Nell ar hivio informatico sono pertanto disponibili oltre 3 milioni di documenti, di cui il 23% è in formato nativo digitale 1 Calcolo effettuato sul costo medio stimato di, a o u i azione tradizionale tramite ufficiale giudiziario, prudenzialmente moltiplicato per la metà delle comunicaz.elettron. inviate (n. comunicaz : 2 = X, = ,. Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 1

25 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Comunicazioni telematiche Nel 2013 sono state consegnate comunicazioni e notificazioni telematiche, per un risparmio stimato dei costi di notifica pari a.., Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 2

26 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Depositi telematici da parte dei soggetti esterni Uffici attivati Sono 104 gli uffici che hanno almeno un settore attivo a valore legale: Tipo ufficio Uffici con almeno un servizio telematico Copertura Corte d Appello 10/26 38% Tribunale 94/140 67% Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 3

27 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Tribunali con almeno un servizio telematico per distretto Distretto Totale Telematici Perc. ANCONA % BARI % BOLOGNA % BRESCIA % CAGLIARI 6 0% CALTANISSETTA % CAMPOBASSO % CATANIA % CATANZARO 7 0% FIRENZE % GENOVA % L'AQUILA % LECCE 3 0% MESSINA % MILANO % NAPOLI % PALERMO % PERUGIA % POTENZA % REGGIO DI CALABRIA % ROMA % SALERNO 3 0% TORINO % TRENTO % TRIESTE % VENEZIA % Totale % Distribuzione geografica dei circondari attivati Circondario non attivo Circondario attivo Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 4

28 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Numero atti depositati dai soggetti esterni Distretto gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic Totale ANCONA BARI BOLOGNA BRESCIA CAGLIARI CALTANISSETTA CAMPOBASSO CATANIA CATANZARO FIRENZE GENOVA L'AQUILA LECCE MESSINA MILANO NAPOLI PALERMO PERUGIA POTENZA REGGIO DI CALABRIA ROMA SALERNO TORINO TRENTO TRIESTE VENEZIA Totale Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 5

29 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA A dicembre incremento dell 85% rispetto a gennaio Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 6

30 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Numero dei soggetti esterni depositanti per distretto Su scala mensile 2 Distretto gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic Su scala annuale ANCONA BARI BOLOGNA BRESCIA CAGLIARI CALTANISSETTA CAMPOBASSO CATANIA CATANZARO FIRENZE GENOVA L'AQUILA LECCE MESSINA MILANO NAPOLI PALERMO PERUGIA POTENZA REGGIO DI CALABRIA ROMA SALERNO TORINO TRENTO TRIESTE VENEZIA Totale Numero soggetti esterni che hanno depositato almeno un atto nel mese Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 7

31 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Distribuzione geografica dei depositi effettuati dagli utenti esterni (su scala distrettuale) Distribuzione geografica dei depositi effettuati dagli utenti esterni (su scala circondariale) Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 8

32 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Depositi telematici dei magistrati Numero atti depositati dai magistrati per distretto Distretto gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic Totale ANCONA BARI BOLOGNA BRESCIA CAGLIARI CALTANISSETTA CAMPOBASSO CATANIA CATANZARO FIRENZE GENOVA L'AQUILA LECCE MESSINA MILANO NAPOLI PALERMO PERUGIA POTENZA REGGIO DI CALABRIA ROMA SALERNO TORINO TRENTO TRIESTE VENEZIA Totale Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 9

33 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA A dicembre incremento del 91% rispetto a gennaio Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 10

34 Dati Processo Civile Tele atico a o - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Distribuzione geografica dei depositi effettuati dai magistrati (su scala distrettuale) Distribuzione geografica dei depositi effettuati dai magistrati (su scala circondariale) Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Area Civile - 11