PROGETTO PER LA NUOVA BIBLIOTECA CENTRALE DELLA FACOLTÀ DI AGRARIA ANALISI STRUTTURALE E LOGISTICA ANALISI DEI SERVIZI EROGATI

Transcript

1 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 PROGETTO PER LA NUOVA BIBLIOTECA CENTRALE DELLA FACOLTÀ DI AGRARIA ANALISI STRUTTURALE E LOGISTICA ANALISI DEI SERVIZI EROGATI Biblioteca della Facoltà di Agraria 1 Vers agg. 23/12/2015

2 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 INDICE 1 IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA 1.1 LE SPECIFICHE PROGETTUALI METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI UTENTI COINVOLTI SERVIZI Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future Consultazioni, fotocopie e altre attività di base Prestiti : situazione attuale e proiezioni future DD e ILL : situazione attuale e proiezioni future 8 2 ANALISI STRATEGICA E FUNZIONALE 2.1 LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO PROBLEMI LOGISTICI E STRUTTURALI LIMITI STRUTTURALI DELL EDIFICIO E LORO UTILIZZO RAPPORTO TRA BANCONE E REFERENCE DEFINIZIONE DEI LAYOUT (PLANIMETRIE ) Le ipotesi iniziali Il layout finale 15 3 ORGANIZZAZIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO 3.1 QUESTIONI GENERALI Suddivisione in collezioni del materiale Situazione degli spazi disponibili a scaffale Situazione degli spazi disponibili a magazzino Situazione del materiale MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO Dati strutturali e numerici di base Dinamiche e selezione materiale Suddivisione per sale Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO MATERIALE A MAGAZZINO Dati strutturali e numerici di base Distribuzione delle monografie a compactus Distribuzione delle riviste a compactus 32 4 GESTIONE DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO 4.1 GESTIONE A SCAFFALE DELLE MONOGRAFIE Gestione biblioteconomica del materiale Spazi di accrescimento e gestione fisica GESTIONE A SCAFFALE DELLE RIVISTE GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO Gestione monografie Gestione riviste 37 5 SERVIZI AL PUBBLICO 5.1 APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE Gestione bancone e apertura serale Presenze in sala e loro gestione CONSULTAZIONI 40 Biblioteca della Facoltà di Agraria 1 Vers agg. 23/12/2015

3 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ PRESTITO I dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e le proiezioni future Dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca e indici DOCUMENT DELIVERY, ILL E REFERENCE CORSI, RAPPORTI ISTITUZIONALI E NUOVI SERVIZI 46 6 PROCEDURE DI CAMBIO DELLE COLLOCAZIONI 6.1 LE IPOTESI PROGETTUALI L'IMPOSTAZIONE FINALE DEL PROGETTO LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI TRATTAMENTO VOLUMI E RICOLLOCAZIONE 51 ALLEGATO: A (Analisi preliminare fattibilità 2004) ALLEGATO B (Layout, planimetrie) Ver Ver. 1.1 Marzo 2012 Ver. 1.2 Maggio 2012 Ver /10/2012 Vers. 2.2 Marzo 2013 Vers. 2.3 Marzo 2014 Vers. 2.4 Giugno 2014 Vers. 2.5 Agosto 2014 Vers. 2.6 Giugno 2015 Vers. 2.7 Sett Vers. 2.8 Dic Biblioteca della Facoltà di Agraria 2 Vers agg. 23/12/2015

4 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 1 IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA 1.1 LE SPECIFICHE PROGETTUALI La Facoltà di Agraria fino al 2011 possedeva 11 biblioteche: quella centrale e 10 fondi librari (le biblioteche dipartimentali e di Istituto). Gli accorpamenti degli Istituti nei nuovi Dipartimenti non avevano intaccato questa frammentazione del sistema bibliotecario di Facoltà, in quanto i singoli fondi erano rimasti fisicamente separati. Per ovviare a questo problema e per razionalizzare le risorse, nel 2004 è stato approvato il progetto per creare una biblioteca centralizzata di Facoltà. Il progetto prevede la confluenza di tutti i fondi librari di Facoltà all'interno della palazzina A9, precedentemente occupata dalla sezione Tecnologie alimentari del DISTAM. La nuova biblioteca occuperà 1000 mq. di spazio, distribuiti su due piani: il seminterrato, riservato al magazzino a compactus, dispone di 400 metri di scaffalature (2800 metri lineari) per ospitare circa volumi; il piano superiore, organizzato a scaffale aperto, potrà ospitare circa volumi su 120 metri di scaffalature, 124 posti lettura con prese elettriche e connessione wifi e 12 postazioni PC. Sfruttando la struttura architettonica preesistente, il piano superiore è diviso fra 6 sale con posti lettura e scaffalature alle pareti, una sala computer, uffici per i bibliotecari, un bancone e un atrio con postazioni di ricerca ad accesso libero. L'ingresso porta ad un ampio corridoio centrale che costituisce un punto di snodo, collegando tra loro i locali, e nello stesso tempo serve da estensione delle sale a scaffale aperto (per esporre riviste, testi e opere di consultazione). Il progetto ha avuto una storia lunga e travagliata. L'idea è nata nel 2003 e la prima analisi di fattibilità del 2004, ipotizzava che i locali destinati ad ospitare la nuova biblioteca si sarebbero liberati entro il 2006 e i lavori di ristrutturazione sarebbero iniziati nel In realtà i locali si sono liberati solo nel 2008, ed è da allora che si è iniziato a definire concretamente il progetto della nuova biblioteca, predisponendo un primo layout della struttura (all. B, fig.4). I lavori sono iniziati nel 2009, con la ristrutturazione del magazzino seminterrato. L'anno seguente si è passati a ristrutturare una parte del piano superiore (3 sale lettura e un ufficio, già liberi da interferenze), aperta al pubblico nel marzo 2012, con varie limitazioni dovute a problemi strutturali creati dall'incompletezza degli interventi e al fatto di non poterla presidiare adeguatamente. Per un lungo periodo è stato quindi necessario tenere in piedi contemporaneamente due strutture separate, con tutte le complessità del caso. Una simile situazione ha permesso però di testare in spazi ridotti le soluzioni logistiche ipotizzate per la biblioteca nel suo insieme, di cui il presente progetto si occupa. Sempre all'inizio del 2012 è stato definito un primo crono-programma per gli accorpamenti funzionali e la redislocazione dei volumi, partendo dall'ipotesi che la ristrutturazione dei locali si sarebbe completata nel [2012] Ritardi nella realizzazione di opere preliminari all'intervento vero e proprio hanno più volte allungato i tempi per il completamento della biblioteca. Nel 2013 sono stati spostati nella nuova biblioteca i volumi di 3 dipartimenti (DISTAM, DIPSA, DISMA); DEPAA e Patologia sono stati traslocati all'inizio del Il protrarsi oltre i termini stabiliti dei lavori di ristrutturazione e ulteriori ritardi nella fornitura delle attrezzature hanno allungato i tempi di altri 3 o 4 mesi. Per compensare i ritardi e mantenere gli equilibri progettuali inizialmente definiti è stato quindi anticipato a luglio 2014 lo spostamento nella nuova biblioteca di parte dei materiali bibliografici della vecchia. La nuova biblioteca nella sua struttura definitiva ha aperto il 15 gennaio 2015 ; tra la primavera e l estate 2015 sono stati traslocati gli ultimi fondi librari (DIPROVE, Zootecnica, Ingegneria e Idraulica). Alcuni lavori di ristrutturazione continuano tutt'ora. [nov. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 3 Vers agg. 23/12/2015

5 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI L'analisi di fattibilità del 2004 aveva rivelato che le statistiche relative ai fondi librari della Facoltà erano inaffidabili a causa di errori statistici accumulati nel tempo, per i volumi ormai irreperibili e per la mancata registrazione di prese in carico o di scarichi inventariali. Nel caso delle monografie, precedenti operazioni di riordino del patrimonio hanno dimostrato che questi fattori dovrebbero diminuire il numero reale di volumi. Per queste opere il dato più attendibile è rappresentato quindi dai volumi catalogati, aumentati del 5% circa (in quanto alcune opere non sono catalogate). Molto più complessa la valutazione sul numero di annate di periodici: in effetti la prima attività nell ambito del riordino del materiale bibliografico è consistita nella ricognizione del posseduto, per definire con precisione volumi e metrature. In ogni caso, una valutazione realistica porta a ritenere che le monografie presenti in Facoltà siano , le annate (=volumi) di riviste circa , per un totale di ca Le nuove acquisizioni oscillano attorno ai 600 volumi l'anno, mentre sono 150 le riviste attive (in entrambi i casi con un trend in costante diminuzione, a causa delle difficoltà finanziarie e del passaggio di molte riviste all'e-only), il che porta a stimare l aumento medio a meno di 700 volumi l anno, che proiettati sull arco di dieci anni danno circa volumi. Totale dei volumi coinvolti nel progetto (nell'arco di 10 anni) : circa volumi. E evidente che il modo più rapido ed efficiente di soddisfare le richieste dell utenza è lo scaffale aperto: quanti più volumi verranno messi a magazzino, quanto più si alzerà la percentuale di richieste gestite dai bibliotecari, con spreco di risorse e aumento dei tempi di attesa per gli utenti. È ipotizzabile che una percentuale del 5% di richieste da evadere accedendo al magazzino sia accettabile. Tra il 5 e il 10% entriamo in un area grigia. Oltre il 10% il progetto diventerebbe critico. Ma è altrettanto evidente che, se per soddisfare il 90% delle richieste occorresse mettere volumi a scaffale aperto, per passare dal 90 al 95% ne servirebbero altrettanti (legge di Bourne). Il tentativo di ridurre il livello di accesso al magazzino chiuso al di sotto di una certa percentuale produrrebbe un'espansione esponenziale degli spazi occupati da scaffali aperti: è quindi importante trovare un equilibrio basato sul tipo di utilizzo che si prevede/desidera per la biblioteca. La dimensione dei locali pone in ogni caso precisi limiti strutturali: a scaffale aperto si possono sistemare non più di 22/ volumi. Per questo sarà indispensabile individuare i volumi più utilizzati, che dovrebbero coincidere con i più recenti. Ovviamente la situazione potrà essere diversa da area disciplinare ad area disciplinare e richiederà una accurata analisi e una continua opera di affinamento ed aggiornamento anche dopo le scelte preliminari. Tenendo conto che le riviste attive come detto sopra - sono 150 (in costante diminuzione) 1 e che sono per lo più disponibili in formato elettronico, si può ritenere accettabile mettere a scaffale non più gli ultimi 10/15 anni di tutte le riviste attive, ma solo le poche riviste cartacee di una certa importanza, per circa volumi. Per le monografie, mettendo a scaffale aperto quelle posteriori al 1990 e tenendo conto del fatto che un numero considerevole di volumi (almeno 3000) vengono dislocati per lunghi periodi di tempo negli studi dei docenti con una prestito vincolato, si arriva a circa monografie, il 25% del totale. Dato che le scaffalature aperte possono contenerne /23.000, restano margini per l'accrescimento delle collezioni per i prossimi 10 anni senza dover spostare volumi a magazzino. Più problematica è invece la situazione del magazzino: confrontando i metri di scaffalature disponibili con quelli necessari per ospitare tutti i volumi della facoltà manca spazio per circa 10/ volumi. Questa valutazione andrà però rivista dopo che saranno definiti gli esemplari di rivista multipli e i materiali obsoleti da scartare. [2011 rivisto a marzo 2013] 1 rispetto alle 800 del 2005 e alle 400 ancora attive nel 2010 Biblioteca della Facoltà di Agraria 4 Vers agg. 23/12/2015

6 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ UTENTI COINVOLTI Nel definire il bacino di utenti va fatta una distinzione tra utenti reali e potenziali: quelli reali sono gli utenti che interagiscono con la biblioteca usufruendo almeno di uno dei servizi offerti 2 ; quelli potenziali sono tutte le persone che potrebbero prima o poi usufruirne, anche se a volte non sono neppure consapevoli del fatto che la biblioteca può offrire loro dei servizi. Alcuni di queste persone probabilmente non sono neppure interessate ad utilizzare una biblioteca e in molti casi più che di utenti potenziali potremmo parlare di utenti ipotetici. La possibilità che utenti potenziali decidano realmente di accedere ai servizi della biblioteca è influenzata da fattori complessi. In prima battuta dovrebbe dipendere quasi in modo lineare - dalla probabilità di trovare in biblioteca ciò che serve: quindi dall adeguatezza del materiale bibliografico posseduto rispetto alle esigenze di studio e di ricerca degli utenti stessi. In seconda battuta la probabilità che un utente potenziale diventi reale può essere aumentata da quel che potremmo definire "attrattività" della biblioteca, vale a dire dalla qualità dei servizi offerti: facilità delle procedure, mancanza di code, ambienti accoglienti, durata dei prestiti, disponibilità dei bibliotecari etc. Come si può intuire sono fattori in cui i dati oggettivi si mischiano con aspetti psicologici e percettivi, per loro natura elusivi e sfuggenti. La biblioteca di Agraria si inserisce all'interno di un tipico contesto universitario, che può essere visto come un insieme di cerchi concentrici, formati da bacini di utenti (sia reali che potenziali) progressivamente più ampi, con un coinvolgimento nell'erogazione dei servizi progressivamente minore 3. Il primo bacino comprende gli utenti che vedono nella biblioteca il proprio riferimento diretto, vale a dire gli studenti e i docenti della Facoltà. Per gli studenti, il bacino potenziale coincide con gli iscritti alla Facoltà (4000); il numero degli utenti reali è presumibilmente di 1000/1500. I docenti sono 160, anche se pochi di loro utilizzano la biblioteca fisicamente. Il secondo, più ampio, è formato da studenti e docenti di tutto l'ateneo, a cui è consentito l accesso ai servizi della biblioteca alle stesse condizioni degli studenti e docenti della Facoltà. Gli utenti potenziali sono tutti gli studenti e i docenti dell'ateneo ( e 3500 rispettivamente); quelli reali erano stimabili qualche anno fa nel 5/6 % degli utenti primari, quindi all incirca 200 utenti ogni anno. Per questi utenti il reale utilizzo dei servizi della biblioteca di Agraria dipende da quanto i materiali bibliografici da noi posseduti siano utili per le loro esigenze di studio e di ricerca: al momento la maggiore sovrapposizione c è con le discipline biologiche e biomediche, oltre che con chimica ed economia per quanto attiene l economia agraria. Il terzo bacino è formato da studenti e docenti di Bicocca/Insubria, parificati ai nostri utenti in base a convenzioni di reciprocità (stimabili in 100 utenti l anno). Il quarto è formato dagli esterni (studenti e docenti di Università non convenzionate, utenti non universitari, in tutto poche diecine l'anno), utenti marginali in quanto ricorrono solo a servizi superficiali (consultazione e fotocopie) e non al prestito. Il terzo e il quarto bacino non sono quindi strategici rispetto alle nostre scelte. [2011] 2 si potrebbe modificare la definizione in utenti che interagiscono in maniera significativa con la biblioteca, nel senso che ricorrono almeno al prestito, perché altre interazioni (l uso della sala di lettura e delle fotocopie) sono poco significative e difficili da registrare. 3 in cui quindi diminuisce progressivamente la probabilità di essere realmente coinvolti nell'erogazione dei servizi abbassando la percentuale di utenti reali sul totale degli utenti potenziali Biblioteca della Facoltà di Agraria 5 Vers agg. 23/12/2015

7 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ SERVIZI Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future Nella vecchia biblioteca al bancone dovevano essere presenti quasi sempre due bibliotecari: una sola persona poteva sostenere l'apertura esclusivamente nei periodi di bassa affluenza. L'apertura al pubblico richiedeva quindi 1,5 FTE (2 / 2,5 FTE ma nei momenti di punta). Nella nuova biblioteca i carichi di lavoro per l'apertura sono aumenteranno sensibilmente a causa dei seguenti fattori: gli spazi da controllare aumenteranno e le sale lettura faranno parte integrante della biblioteca (quindi dovranno essere controllate con maggiore intensità) per prelevare i volumi a magazzino i bibliotecari dovranno abbandonare i locali della biblioteca, mentre oggi il magazzino è parte integrante della biblioteca e il prelievo più semplice la nuova biblioteca avrà volumi al posto di , moltiplicando i servizi erogati Per contro esistono dei fattori in grado di limitare l'aumento dei carichi di lavoro: il numero di utenti che graveranno sul bancone sarà simile a quelli attuali: la biblioteca esistente serve già il 90% degli studenti lo stesso vale per il numero di prestiti gestiti dal bancone Altri fattori, come il fatto che i bibliotecari dovranno ricollocare i volumi consultati dagli utenti, avranno effetti difficili da valutare. I maggiori carichi di lavoro deriveranno quindi per lo più dalla maggiore complessità strutturale della biblioteca e dall aumento dei servizi a causa delle maggiori risorse disponibili. L'apertura al pubblico della nuova biblioteca dovrebbe richiedere come minimo 2 FTE, ma nei momenti di punta ne richiederà 3 (in base al livello dell'accoglienza garantita). A cambiare le carte in tavola sarà l'aumento dell'apertura a 50 ore (8,00-18,00 o 8,30-18,30), se non addirittura oltre. Si può ipotizzare che dalle 8 alle 9 e dalle 17 alle 18 l'afflusso di utenti sarà ridotto, quindi il bancone potrebbe essere gestito da una sola persona; ma proprio nelle ore iniziali e finali si concentrano le operazioni di apertura e chiusura, necessariamente complesse in una biblioteca a scaffale aperto. Inoltre la nuova biblioteca aumenterà le aspettative degli utenti: se i servizi fossero garantiti fino alle 18, l'offerta ampliata probabilmente creerebbe una richiesta oggi inesistente. Sulla base degli attuali orari contrattuali, che vanno dalle 8 alle 16 con un'ora di elasticità in entrata/uscita, la chiusura alle 18,00 può essere garantita da personale a tempo pieno che accetti di vincolarsi ad entrare alle 9,00 e fare un'ora supplementare (come straordinario o con recupero), oppure da personale a tempo pieno che accetti di modificare il proprio orario in modo da entrare alle 10,00/11,00 per uscire alle 18,00 senza straordinari o ore supplementari, o da bibliotecari parttime che scelgano un orario al pomeriggio. La chiusura alle 18,30 o alle 19,00 necessariamente può essere garantita solo da personale a tempo pieno che accetti di modificare il proprio orario o da bibliotecari part-time con orario al pomeriggio. Non è invece possibile ipotizzare incentivazioni per orario disagiato, dato che per definizione esso parte dalle 19,00. Se al bancone di norma devono essere presenti due bibliotecari, per mantenere il presidio servono ogni giorno 4 persone, più i turni di mezzogiorno. L'allargamento degli orari di apertura è attualmente oggetto di valutazioni a livello centrale. [2011 riv. marzo 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 6 Vers agg. 23/12/2015

8 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ Consultazioni, fotocopie e altre attività di base Al momento le consultazioni registrate sono poche centinaia l'anno. Coprono essenzialmente tre tipologie di materiale: a) opere di consultazione (dizionari, enciclopedie, atlanti, manuali) b) fascicoli o annate di riviste c) le prime copie dei libri di testo (non prestabili per un mese ma solo per il fine settimana) Nel corso degli anni le consultazioni hanno subito una fortissima diminuzione: da nel 1998 a 5000 nel 2005, a 900 nel Negli ultimi anni la diminuzione si è ridotta, sintomo che si sta arrivando a uno "zoccolo duro" al di sotto del quale sarà difficile scendere. Questa diminuzione nasce dal forte incremento del prestito mensile di libri di testo. La maggior parte delle richieste riguardano infatti i libri testo, che, se non prestabili, saranno presi in consultazione e fotocopiati. Le consultazioni nascono quindi dalla necessità di fotocopiare libri di testo e viceversa: aumentando i volumi prestabili si riduce la necessità di fotocopiarli e prenderli in consultazione. Il confronto delle curve relative ai prestiti e alle consultazioni (vedi allegato C) rende evidente questo principio, confermato dal crollo delle fotocopie, passate da l anno a meno di D'altra parte, non a caso, le biblioteche in cui l'incidenza delle fotocopie è elevata sono le stesse in cui è minore l'incidenza dei prestiti, in particolare dei volumi di testo: l'esempio tipico è quello della biblioteca di Lettere, che - pur avendo un numero di utenti 6 o 7 volte superiore alla nostra - eroga un milione di fotocopie l'anno (rispetto alle nostre 5000) contro 4000 prestiti (rispetto ai nostri 8000! ). In una biblioteca a scaffale aperto, per definizione, le consultazioni sono gestite direttamente dagli utenti prelevando i volumi dagli scaffali. Nella futura biblioteca quindi l'utilizzo delle consultazioni registrate avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca di un volume non prestabile (copie non prestabili dei libri di testo, riviste e opere di consultazione). Va tenuto presente che la consultazione, durando un solo giorno, esige controlli più stringenti di quelli riservati a un prestito, in cui esistono dei giorni di "elasticità" che danno un certo margine al bibliotecario per organizzare i controlli: il rapporto costo/ricavi è quindi molto meno positivo di un normale prestito. Le consultazioni con uscita (prestiti giornalieri) andrebbero quindi ridotte al minimo. [2011 rivisto a marzo 2013] Prestiti : situazione attuale e proiezioni future Al momento è difficile prevedere l'evoluzione che potranno avere i prestiti della futura biblioteca. Da un punto di vista quantitativo è evidente che saranno ben maggiori della somma dei prestiti delle biblioteche accorpate, se non altro perché molte non prestano (o lo fanno senza registrare i prestiti). Per quanto riguarda l'equilibrio produttivo, l'attuale biblioteca centrale è sbilanciata a favore della didattica (con prevalenza dei prestiti dei volumi di testo), mentre nei fondi librari il 90% dei prestiti riguardano volumi per la ricerca. Dopo l accorpamento il profilo produttivo della nuova biblioteca dovrebbe essere più equilibrato. I prestiti della biblioteca centrale nel 2011 sono stati 4900, di cui 3500 mensili, 700 a docenti e 700 giornalieri; nel , di cui 4000 mensili, 380 proroghe, 460 a docenti e 830 giornalieri; nel , di cui 4600 mensili, 670 proroghe, 380 ai docenti e 650 giornalieri. Nel 2014 le statistiche incorporano i fondi librari assorbiti, arrivando a 8506 prestiti, di cui 5107 mensili, 1023 proroghe, 1647 ai docenti e 549 giornalieri; è tuttavia ancora possibile pur con qualche approssimazione - individuare l' apporto dei volumi della vecchia biblioteca sui movimenti: 6812 prestiti, di cui 4992 mensili, 900 proroghe, 400 ai docenti e 520 giornalieri. Biblioteca della Facoltà di Agraria 7 Vers agg. 23/12/2015

9 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 È presumibile che i prestiti di volumi di testo dell'attuale biblioteca centrale saranno il 90% dell'intera movimentazione potenziale relativa ai libri testo (i fondi librari ne possiedono poche copie): con le attuali strategie per massimizzarne l'uso i prestiti di volumi di testi arriveranno al massimo a 6000/7000 l'anno. I prestiti legati ai normali volumi al momento generano 5/600 movimenti su monografie; si può ipotizzare che un patrimonio librario di volumi potrebbe generare più di 1000 prestiti (1500 ipotizzando un aumento più che lineare, dovuto anch'esso a strategie di massimizzazione del loro uso). Gli unici dubbi riguardano i prestiti relativi ai volumi per la ricerca: quelli registrati dalla biblioteca centrale sono infatti una parte trascurabile dei movimenti potenziali di facoltà. Si deve quindi partire da un'analisi basata sulle movimentazioni a livello dipartimentale. Quelle del DISTAM sono ca. 900 su 8500 volumi posseduti, al DIPSA 250 su 2600 volumi: si deve presumere quindi che in una biblioteca dipartimentale il 10% dei volumi siano in prestito presso i docenti. Se il dato fosse proiettato sui volumi provenienti dai dipartimenti (35.000), si otterrebbero circa 3500 prestiti annui ai docenti 4. L esatta quantità dipenderà comunque dal tipo di accordi presi con i docenti coinvolti. In totale potremmo quindi avere più di prestiti annui (3500 dalla ricerca, 7000 per i testi, e 1000 altri prestiti): comunque un ottimo risultato, paragonabile alle biblioteche umanistiche (ognuna con / prestiti) o ai prestiti previsti dalla futura biblioteca unificata di scienze (8500). L unica biblioteca ad avere flussi nettamente maggiori sarebbe Scienze politiche con prestiti annui (ma con monografie 5 contro le nostre e 8000 utenti contro i nostri 3500). [2011 marzo 2013] Servizi di 2. livello : DD/ILL e reference La biblioteca centrale erogava ca. 400 DD/ILL, il Distam ca. 700 DD. Le due biblioteche coprivano metà del bacino utenti e delle risorse totali, quindi la loro somma dovrebbe coincidere sostanzialmente con il profilo produttivo finale della nuova biblioteca unificata e questo potrebbe far ipotizzare che la nuova biblioteca centralizzata dovrebbe erogare circa 1500/2000 DD/ILL. Va detto che al momento molti DD vengono fatti direttamente dai docenti usando i loro contatti personali, e quindi restano sommersi. Non è semplice capire quanto di questo sommerso potrà essere recuperato se le biblioteche esterne all'ateneo non accettassero più contatti diretti con il singolo utente. Un altro punto cruciale è rappresentato dalla completezza con cui il nostro patrimonio di periodici viene segnalato all'esterno: più i nostri dati sono aggiornati e più DD generano. Al momento in ACNP è visibile solo una minima parte del patrimonio della facoltà: sarà quindi fondamentale riuscire ad aggiornare il più velocemente possibile il database. Anche qui, non è facile capire se e quanto in futuro il migliore aggiornamento di ACNP potrebbe aumentare il numero di DD erogati. Infine occorre considerare che i DD erogati dalla biblioteca centrale sono spesso resi inefficaci dalla dispersione dei materiali bibliografici in Facoltà: spesso si rinuncia ad un DD attivo perché il fascicolo è irrecuperabile (o meglio, lo è con un tale spreco di tempo da non rendere accettabile il rapporto costo/ricavi). L'accorpamento dei fondi librari, oltre a mettere a disposizione un enorme bacino di risorse supplementari, le renderà facilmente accessibili, migliorando notevolmente l'efficacia e l'efficienza del servizio. Per il reference, la futura evoluzione dei servizi verrà affronta a parte (vedi par. 5.6) [2011 marzo 2013] 4 calcolando un prestito l'anno; se i prestiti ai docenti durassero 2 mesi, rinnovati sei volte, le cifre si gonfierebbero in modo anomalo 5 oltretutto meno obsoleti e usati pervasivamente da utenti che in biblioteca fanno ricerca (come in tutte le umanistiche) Biblioteca della Facoltà di Agraria 8 Vers agg. 23/12/2015

10 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 2 ANALISI STRATEGICA E FUNZIONALE 2.1 LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO Per quanto riguarda la posizione delle biblioteche all interno del sistema bibliotecario d Ateneo, esiste di fatto un irrisolto contrasto fra le linee-guida perseguite da anni da parte della Divisione Biblioteche, volte a creare un sistema bibliografico integrato di cui le biblioteche sono semplici articolazioni territoriali, e la situazione reale delle singole biblioteche: di fatto c'è un sotterraneo - ma evidente - contrasto fra gli interessi della Divisione stessa e quelli delle singole biblioteche). Il portale, ad esempio, parte dall'idea implicita che le biblioteche - dal punto di vista degli utenti siano sezioni di un'unica entità. Nella stessa direzione opera il progressivo aumento delle risorse online "indifferenziate". Anche molti strumenti di ricerca sembrano dare agli utenti l'impressione ingannevole di poter prescindere dalle particolarità e dai limiti strutturali delle singole biblioteche. Nonostante tutto, però, nel bene e nel male le biblioteche mantengono differenze strutturali per quanto riguarda gli spazi, le attrezzature e il patrimonio posseduto; senza parlare delle differenze "culturali" e gestionali, dovute a prassi consolidate, alle diverse esigenze degli utenti o alla diversa organizzazione interna. Queste differenze portano a erogare servizi in maniera assai differenziata, sia da un punto di vista quantitativo che per quanto riguarda la qualità e il tipo di approccio, creando precisi limiti intrinseci alla completa integrazione in un sistema virtuale 6. Il secondo punto critico è che fingere che le biblioteche siano solo sezioni di un sistema virtuale fa trascurare gli aspetti pratici, fisici dell'erogazione dei servizi: nonostante tutto le biblioteche sono e resteranno a lungo - posti in cui studiare potendo disporre di risorse bibliografiche, ambienti accoglienti, bibliotecari professionali e amichevoli. Focalizzare oltre misura l'attenzione sulla "biblioteca digitale" rischia di distogliere l'attenzione da questi aspetti sociali e fisici che non possono essere facilmente trascurati, e che rimarranno cruciali ancora per molto tempo. Certo la situazione sta cambiando e occorre tenerne conto: per le biblioteche le prospettive sono infatti segnate da tendenze di fondo difficilmente eludibili: - crescente disintermediazione, con utenti sempre più autonomi (o che si credono tali) - diminuzione dei fondi, e quindi degli abbonamenti e delle monografie acquisite - centralizzazione delle politiche bibliotecarie e dell offerta servizi (portale, Metalib, SFX etc.) Gli effetti di queste tendenze sono già evidenti: ormai l'80% delle riviste è in formato digitale, e il numero delle riviste cartacee è in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le nuove acquisizioni di monografie, destinate a ridursi sempre più. Nell insieme questi trend sono destinati a produrre un costante, lento svuotamento delle biblioteche, modificando profondamente il profilo dell offerta al pubblico: con meno volumi a disposizione e utenti che possono sempre più accedere direttamente, senza intermediazioni, alle risorse dal proprio PC, la biblioteca finirà per trovarsi al bivio tra un progressivo rattrappimento o il passaggio ad un approccio più complesso nei confronti degli utenti, trasformandosi in un centro servizi per "facilitare" l'accesso alle risorse non ottenibili direttamente dall'utente (con DD/ILL) o a servizi sofisticati e personalizzati (come il reference). È probabile quindi che in futuro le biblioteche dovranno cercare un difficile equilibrio tra riduzione delle risorse e necessità di mantenere un offerta adeguata, tra convivenza con la crescente virtualizzazione e necessità di mantenere un approccio fisico con gli utenti, tra centralizzazione e mantenimento di un identità legata al proprio territorio [universitario]. 6 rendendo oltretutto complessa l'analisi dei dati, visto che le statistiche confrontano attività fra loro oggettivamente diverse. Biblioteca della Facoltà di Agraria 9 Vers agg. 23/12/2015

11 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 Il cambiamento in atto è evidente anche ad Agraria, e ha già inciso profondamente sui parametri di questo progetto: anche da noi l'80% delle riviste è ormai in formato digitale, e quelle cartacee sono in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le monografie, il cui numero e la cui importanza - specie per quanto riguarda la ricerca sono destinate a ridursi sempre più. L'analisi di fattibilità del 2004 calcolava di dover ospitare a scaffale aperto gli ultimi anni di 1000 riviste (quelle attive all'epoca in Facoltà), per una occupazione di circa 400 metri lineari di scaffali; oggi le riviste attive sono 150 e per contenerne gli ultimi anni basterebbero 60 metri (al punto che si è deciso di esporne ben poche a scaffale aperto - per le valutazioni in merito vedi il par ). Anche le nuove accessioni di monografie sono passate da 1000 l'anno a 600. La minore necessità di spazi di accrescimento ha quindi permesso di diminuire il numero complessivo degli scaffali, senza incidere più di tanto sugli equilibri strutturali del progetto, e contemporaneamente aumentare i posti lettura e migliorare la vivibilità degli ambienti. Nello stesso tempo è stato possibile aumentare le monografie esposte, passate da a , incrementando così la loro scansione temporale (dal 1995 al 1990). Gli stessi trend hanno inciso anche sulle infrastrutture. Ad esempio, come detto prima, le fotocopie sono ormai diventate marginali e di ciò va tenuto conto per strutturare il servizio fotocopie. Quanto ai computer al pubblico, l ipotesi di avere molti posti lettura tradizionali e una sala PC separata è stata scartata a favore di postazioni "ibride", con prese elettriche e connessioni Wi-fi. Oggi come oggi potrebbe perfino essere rimessa in discussione l'idea di avere una sala PC "tradizionale" inhouse (ad esempio sostituendola con una sala di accoglienza o comunque con uno spazio ibrido). Esistono comunque una serie di problemi a cui dovrà essere trovata una soluzione per assicurare un equilibrio tra esigenze contrastanti, in particolare tra un approccio più tradizionale e fisico (legato all'uso degli spazi di lettura e dei volumi e al contatto diretto tra utente e bibliotecario), e un approccio più "virtuale", volto a garantire l accesso alle risorse digitali. [marzo 2012] Biblioteca della Facoltà di Agraria 10 Vers agg. 23/12/2015

12 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ PROBLEMI LOGISTICI E STRUTTURALI È evidente che, dal punto di vista dell'utente, l'organizzazione logistica migliore è quella che minimizza gli spostamenti (e quindi le perdite di tempo) per poter usufruire delle varie risorse e dei servizi. Ad esempio, se i volumi attinenti alle singole discipline fossero posizionati in salette dedicate, è più probabile che gli utenti in cerca di materiali bibliografici possano espletare la loro ricerca senza doversi spostare in altre sale. Allo stesso modo, sarebbe auspicabile che postazioni di accesso al catalogo e fotocopiatrici fossero vicini ai volumi, o - in alternativa - presenti ovunque (se fossero lontani, per cercare un volume e fotocopiarlo l'utente sarebbe costretto a percorrere inutilmente diecine di metri). Spesso però i limiti creati dalle strutture architettoniche e dalle rigidità organizzative rendono inapplicabili simili soluzioni. Inoltre queste soluzioni potrebbe entrare in conflitto con la necessità di evitare sovrapposizioni tra i diversi flussi di utenti, creati da differenti esigenze: se volumi molto richiesti e fotocopiatrici fossero vicini, la coda che si potrebbe creare per le fotocopie finirebbe per interferire con gli utenti che consultano gli scaffali. Tenendo conto della necessità di trovare un equilibrio fra opposte esigenze, la biblioteca ideale probabilmente dovrebbe essere strutturata in modo che, partendo da un accesso centrale, gli utenti possano arrivare con il minimo percorso a uno qualunque dei servizi o delle risorse di cui abbiano bisogno; oppure avere sale e postazioni di accesso ai servizi che si affaccino su una zona centrale "neutra", che operi come spazio di transito e interscambio. In secondo luogo, la struttura della biblioteca e l'organizzazione dei servizi dovrebbero minimizzare la possibilità che si creino code o anomali addensamenti di utenti: le postazioni per l'erogazione dei servizi devono essere in grado di assorbire flussi di utenti in maniera flessibile. Non ci dovrebbero essere "colli di bottiglia", né a livello fisico (ad esempio spazi limitati davanti a postazioni potenzialmente molto utilizzate) né a livello organizzativo (ad esempio un solo terminale per il prestito che, una volta saturato da accessi anormalmente elevati, non potrà che produrre code). Un ragionamento simile vale dal punto di vista del bibliotecario. Anch'egli - per vari motivi - può doversi spostare da un punto di erogazione servizi all'altro: se questi fossero mal strutturati o distribuiti, la sua attività si complicherebbe. I bibliotecari devono poi "controllare il territorio": il che da una parte implica che siano il più possibile presenti in ogni punto dalla biblioteca per offrire assistenza agli utenti, dall'altra che siano in grado di controllare il comportamento degli utenti. Anche da questo punto di vista è quindi essenziale che la biblioteca sia strutturata per ottimizzare le distanze, trovando un equilibrio tra diverse esigenze: i punti di erogazione dei servizi vanno concentrati, ma non al punto da creare code; dividere l'accesso ai servizi in più punti è utile per controllare meglio il territorio, ma rischierebbe di complicare la vita a utenti e bibliotecari se la disseminazione fosse eccessiva. Punti di erogazione multipli sarebbero sostenibili solo se i servizi offerti fossero ben differenziati per tipologia, per impedire che gli utenti siano confusi da un'offerta troppo frammentata e che i flussi di accesso si sovrappongano in maniera caotica. Anche dal punto di vista dei bibliotecari, quindi, la biblioteca ideale dovrebbe avere un punto di accesso centrale, in modo da controllare gli spostamenti degli utenti tra una sala e l'altra, mentre i servizi di massa (più semplici e ad alto afflusso, come prestito e fotocopie) dovrebbero essere separati da quelli più specializzati, ma con ridotti flussi di utenti (tipo DD e ILL). [marzo 2011] Biblioteca della Facoltà di Agraria 11 Vers agg. 23/12/2015

13 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ I LIMITI STRUTTURALI DELL'EDIFICIO E IL LORO UTILIZZO I locali destinati alla futura biblioteca sono delimitati da murature portanti che non possono essere eliminate. L idea di fondo è quindi stata di trasformare questi limiti in opportunità, usando le stanze per creare ambienti relativamente piccoli ma più vivibili dei soliti enormi saloni open space. Questa ipotesi presentava però alcune incognite, che è stato necessario sciogliere preventivamente: la prima era se creare ambienti ibridi (che comprendessero sia tavoli di lettura che scaffali), o se dividere posti lettura e scaffalature usando sale diverse. La seconda soluzione non era priva di vantaggi: il traffico di chi cerca dei volumi sarebbe stato segregato dallo spazio occupato da chi ha bisogno di tranquillità per studiare; in teoria, inoltre, avrebbe potuto ottimizzare l utilizzo degli spazi creando economie di scala. Ma le dimensioni delle sale, indipendentemente dalla presenza o meno di scaffalature, non consentivano più di un certo numero di scaffalature o di tavoli (pena l invivibilità); al contrario, l uso ibrido - calcolando bene il numero di scaffalature - avrebbe consentito un migliore uso degli spazi, consentendo di creare inoltre (suddividendo i volumi per materia ) sale tematiche, in cui gli studenti avrebbero potuto trovare i volumi di loro interesse e i tavoli a cui leggerli senza muoversi, annullando gli svantaggi legati alla compresenza negli stessi spazi di persone in cerca di volumi e altre intente a leggere. La prima soluzione ha quindi prevalso naturaliter la seconda era se mantenere l ingresso posizionato nella parte laterale dell edificio o se crearne uno ad hoc in posizione centrale. Anche qui la scelta è stata ovvia, in quanto l ingresso laterale era troppo sacrificato e con notevoli problemi di sicurezza. L ingresso centrale, con un ampio atrio affiancato dal bancone per accogliere gli utenti, superva tali limiti, creando nel contempo una situazione ben più attraente e gradevole per il primo approccio di un utente alla biblioteca. la terza riguardava il corridoio centrale, largo più di 3 metri: se usato solo come passaggio si sarebbe sprecato uno spazio notevole. Si è quindi pensato di trasformarlo in una ulteriore sala per esporvi i volumi più utilizzati (riviste, volumi di testo etc.), in modo da assorbire la maggior parte del traffico degli utenti, togliendo pressione alle sale. [marzo 2011] Restano da definire comunque altre questioni, in particolare occorrerà: d) trovare il giusto equilibrio tra numero di volumi ed utenti (cioè tra lo spazio dedicato alla lettura, che dovrebbe assicurare un certo comfort e quello occupato dagli scaffali) e) assicurare flessibilità strutturale e organizzativa per poter per affrontare nuove esigenze che sorgessero in seguito al cambiamento nei bisogni degli utenti o all evoluzione a lungo termine delle biblioteche Biblioteca della Facoltà di Agraria 12 Vers agg. 23/12/2015

14 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ RAPPORTO TRA BANCONE E REFERENCE Diventa quindi cruciale l'organizzazione logistica e la strutturazione fisica dei locali di accoglienza per il pubblico, tra cui il bancone e i locali adibiti al reference (ricerche assistite). Il bancone è dedicato ai servizi di base (prestiti, consultazioni, informazione bibliografica) e alle altre attività di supporto per l utenza (assistenza nelle ricerche internet, fotocopie etc.); i suoi addetti dovrebbero interagire sia con gli utenti appena entrati in biblioteca (non ancora passati attraverso l'antitaccheggio), sia con gli utenti all'interno. Perciò il bancone deve essere rivolto sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca, come un recettore cellulare in grado di comunicare sia con l'ambiente extracellulare che con il citoplasma. Una simile struttura consente a pochi bibliotecari di controllare a vista l'entrata e l'uscita degli utenti e di occuparsi - da postazioni diverse - di diverse tipologie di richieste, ottimizzando l'utilizzo del personale. Va tuttavia tenuto presente che rendere troppo "centrale" il bancone potrebbe far gravitare eccessivamente gli utenti su quest'area, rischiando di creare code: le postazioni devono quindi essere in numero sufficiente e posizionate in modo da poter assorbire in maniera equilibrata flussi assai variabili di utenti sia esterni che interni. Un bancone rivolto sia all'interno che all'esterno sarà sottoposto a richieste diversificate, che richiederanno competenze professionali estese: l'esperienza dimostra infatti che quando l'utente chiede un'informazione non è facilmente prevedibile se sia banale o se invece si riveli complessa al punto da richiedere una sessione di reference. In alcuni casi, quando il personale al bancone non possiede le competenze necessarie, o se richieste troppo complesse rischiano di creare code, occorre re-indirizzare gli utenti verso altre postazioni. La migliore soluzione consiste nel posizionare il locale per il reference vicino al bancone, in modo che possano comunicare tra di loro. Questa scelta permetterebbe di passare facilmente l'utente da un servizio all'altro; in alternativa, di richiamare temporaneamente un bibliotecario esperto al bancone, per risolvere un problema troppo complesso per il personale di prima accoglienza. L'area dedicata al reference garantirebbe inoltre personale supplementare per sostenere eventuali afflussi anomali di utenti (o momentanee carenze di personale al bancone). Un'altra soluzione logistica è di concentrare in un punto relativamente vicino al bancone l'accesso ai volumi di testo per ottimizzare il processo di erogazione dei prestiti: infatti il punto di prestito potrebbe semplicemente essere un'area del bancone, segregata ma comunque facente parte dei locali di accoglienza, in modo da consentire ai bibliotecari di sovrapporsi sui turni e darsi supporto reciproco. L'ideale sarebbe di esporli in corridoio, attorno al punto di servizio interno del bancone. In tal modo, il corridoio finirebbe per diventare un estensione delle sale a scaffale aperto, ma adibito ad esporre materiale differente, trasformandosi in sorta di ulteriore sala tematica. Nei locali reference potrebbero poi essere sistemati alcuni metri di scaffalatura adibiti a materiale di consultazione o fondi speciali (biblioteconomia, informatica) [marzo 2011] Biblioteca della Facoltà di Agraria 13 Vers agg. 23/12/2015

15 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ DEFINIZIONE DEI LAYOUT (PLANIMETRIE ) Le ipotesi iniziali Come detto nel primo capitolo, la storia del progetto è stata lunga e complessa; lo stesso si può dire per quanto riguarda la definizione del layout (la planimetria) dell'edificio da ristrutturare. Le prime versioni risalgono addirittura al 2003 (cfr. allegato B, immagine numero 1 e 2) ed erano state realizzate dalla biblioteca con una elaborazione in-house, utilizzando per la realizzazione delle planimetrie in AutoCAD uno studente di architettura allora in servizio come obiettore di coscienza. Sulla base di questi primi layout stata quindi elaborata l'analisi preliminare di fattibilità (cfr. allegato A), successivamente allegata alla proposta di creazione della nuova biblioteca centralizzata di Agraria, inviata agli organi centrali di Ateneo a firma dell'allora preside della Facoltà, prof. Cocucci, dell'allora responsabile scientifico della Biblioteca di Agraria, prof. Schiraldi, e del direttore della Biblioteca (ed estensore di questo progetto). L'analisi di fattibilità conteneva infatti delle rudimentali planimetrie in Word, che ricalcavano - sia pure in versione "degradata" quelle realizzate in AutoCAD. Le ipotesi progettuali iniziali contenute nell'analisi di fattibilità (cfr allegato A varie immagini), erano molto simili alla prima ipotesi in AutoCad e si basavano su queste premesse: - ingresso posizionato al centro della palazzina - bancone "a recettore", rivolto cioè sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca - sale contenenti sia tavoli lettura che scaffalature Il primo layout fornito dalla Divisione edilizia (cfr. allegato B, immagine n. 5) le seguiva con una certa fedeltà. In ognuna delle 5 sale più grandi erano previsti 16 posti lettura tradizionali, con tavoli non cablati a 4 posti, e nelle due piccole 8 posti, per un totale di 96 posti lettura. L'entrata, protetta con tornelli, era distinta dall'uscita, protetta con antitaccheggi e il bancone a L era di dimensioni relativamente ridotte. Non era prevista una sala per PC e gli uffici erano tre, tutti relativamente piccoli e situati in tre punti diversi dell'edificio, in grado di ospitare non più di 7 persone (2 nel locale reference dietro il bancone, 5 nei due uffici a destra, separati dal corridoio). Le richieste di avere posti lettura cablati elettricamente per garantire l'accesso alla rete tramite wi-fi, di mettere a disposizione degli utenti un locale PC hard-wired, di eliminare i tornelli per creare un'unica entrata/uscita e di aumentare lo spazio per uffici hanno poi portato, attraverso ipotesi intermedie, a una seconda versione (cfr. all. B, imm. n. 6). I posti lettura, non più organizzati ad isole a 4 posti ma in file contrapposte da 5+5, salivano a 20 per sala. Per far spazio alla sala PC le sale scendevano a 5, ma, nonostante ciò, grazie all'ottimizzazione degli spazi, i posti lettura salivano a 110 (20 nelle 5 sale grandi e 10 nell'unica piccola rimasta), più 12 posti PC. Due degli uffici venivano affiancati, mantenendo una capienza totale negli uffici di 7 postazioni. L'entrata con tornelli spariva 7, permettendo di allungare il bancone per tutta la larghezza dell'atrio, creando un secondo bancone "interno", rivolto verso il corridoio, per gli utenti ammessi in biblioteca (tornando con ciò quasi totalmente all'idea originaria del 2004). 7 in base a una analisi logistica e funzionale: i tornelli sono infatti utili solo se servono effettivamente a filtrare gli accessi, ad esempio escludendo gli utenti esterni (ipotesi esclusa a priori da questo progetto) ; peraltro, l'effettività del filtro dipende dall'utilizzo integrato di badge e apparati di identificazione in rete, il che implica un notevole sforzo, con costi di implementazione e gestionali non indifferenti. I rapporti costi-ricavi non sostenevano quindi in nessun caso l'ipotesi dei tornelli. Biblioteca della Facoltà di Agraria 14 Vers agg. 23/12/2015

16 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ Il layout finale Tra il 2010 e il 2011, la necessità di prevedere postazioni lavoro fisse per almeno 10 persone, e un'analisi più puntuale della necessità di spazi per il back-office, ha suggerito di ampliare ulteriormente gli uffici. Per contro, l'aggiornamento dell'analisi sul numero di volumi coinvolti nel progetto e sui trend ipotizzabili, ha evidenziato una sensibile diminuzione nel numero di scaffali necessari. Infine sono state ridefinite le dimensioni dei tavoli lettura e ottimizzato il bancone, creando uno spazio interno, separato dall'atrio con una parete, adibito a postazioni di lavoro fisse. Questo ha portato alla versione definitivo (cfr. allegato B, immagine numero 7). I posti lettura in alcune sale sono saliti a 24, e quindi i posti lettura totali sono ulteriormente saliti a 124 (20 in due sale, 24 in tre e 12 nell'unica sala piccola rimasta), più i 12 posti PC. Veniva eliminata una saletta interna adibita inizialmente ad esposizione volumi, per farla diventare un terzo ufficio per 2 posti, mentre i due uffici affiancati (formalmente adibiti ad ospitare 4 postazioni, ma con spazi insufficienti per uffici back-office) sono stati unificati, creando un ampio spazio back-office con 3 postazioni; infine, lo spazio interno creato al bancone è stato organizzato per ospitare altre 2 postazioni fisse. In tal modo la capienza totale negli uffici è salita a 10 postazioni fisse (3 per il back-office, 3 al reference, 2 nel nuovo ufficio e 2 nel retro-bancone), mantenendo 4 postazioni al pubblico. Va notato, per quanto riguarda i dati macro-analitici, che i posti lettura, a causa dell'ottimizzazione degli spazi e della ridefinizione nella dimensione dei tavoli, salgono da 96 a 124, con in più i 12 posti PC; le scaffalature scendono da 120 a 90 metri (da 600 a 450 metri lineari di ripiani), ma contestualmente al netto ridimensionamento nella quantità di volumi da esporre a scaffale aperto: infatti, mentre nel 2004 si prevedevano tra le 1000 e le 1200 nuove acquisizioni l'anno, più 800 riviste attive, per un aumento medio di 2000 volumi l anno, oggi realisticamente le nuove acquisizioni si fermano a 500 volumi l'anno e le riviste a 250, per un totale di 750 volumi l anno. Il bancone definito nell'ultima versione del progetto dovrebbe inoltre superare molte delle criticità emerse nelle precedenti versioni. In particolare si sottolineano i seguenti punti: il passaggio previsto tra l'interno del bancone e l'atrio, per consentire gli interventi del personale verso gli utenti è stato eliminato per assicurare maggior spazio alle postazioni ed assicurare una maggiore sicurezza per gli operatori il passaggio con il retrostante ufficio reference non è più posizionato in basso (nel layout vicino alla parete esterna) e quindi lontano dalle postazioni al pubblico, ma in alto, accanto ad esse, consentendo una comunicazione più semplice e rapida tra i due locali il nuovo bancone "esterno" è semicircolare, ad angolo, e più spostato verso il centro della sala rispetto alle precedenti versioni 8 ; garantisce i necessari spazi di movimento per le due persone che vi lavoreranno, e contemporaneamente le allontana dalla postazione di lavoro al bancone bancone "interno" (rivolto verso il corridoio), evitando possibili interferenze è stata creata una paretina che separa l'atrio dalla parte a sud del bancone, consentendo di ricavarvi uno spazio più chiuso, in cui possono essere ospitate due postazioni fisse per i bibliotecari che lavoreranno al bancone: su questi PC gli addetti potranno fare ricerche ed operazioni gestionali senza essere disturbati dal flusso degli utenti, ma restando a disposizione per offrire supporto a chiu si sta occupando delle vere e proprie postazioni al pubblico. le postazioni per ricerche ad accesso libero sono state spostate dalla parete dell'atrio a destra dell'ingresso alla parte in basso del layout, più vicine alle postazioni al pubblico, facilitando l'assistenza degli utenti da parte dei bibliotecari 8 nella precedente versione il bancone (cfr. app. B fig. 3) era diritto ed allineato con l'intervallo tra le finestre, ad angolo con il banco "interno": le postazioni verso l'atrio confliggevano con quella verso il corridoio, con operatori costretti ad operare in spazi ristretti Biblioteca della Facoltà di Agraria 15 Vers agg. 23/12/2015

17 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 3 ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO 3.1 QUESTIONI GENERALI Suddivisione in collezioni del materiale bibliografico Il progetto della nuova biblioteca prevede la confluenza di fondi librari assai diversi tra di loro per tipologia e organizzazione del materiale posseduto (per lo più collocato a magazzino, mentre la nuova biblioteca è a scaffale aperto): limitarsi ad assemblare i fondi stessi senza riorganizzarli creerebbe quindi una situazione ingovernabile. Di conseguenza si è stabilito che alle monografie posteriori al 1990, destinate a scaffale aperto, saranno attribuite nuove collocazioni basate sulla CDD; i volumi saranno distribuiti tra le sale, in modo da ottenere una distribuzione disciplinare il più possibile omogenea. I volumi anteriori al 1990 manterranno invece le vecchie collocazioni e saranno depositati a magazzino. Dato che le monografie destinate a magazzino non cambieranno collocazione, sarà proprio questo elemento invariante a poterle identificare rapidamente come tali sia dai bibliotecari che dagli utenti 9. Alcuni tipi di volumi, il cui utilizzo e le condizioni di prestabilità sono diverse rispetto alle altre, come volumi di testo e opere di consultazione, saranno esposte in corridoio come collezioni, identificate da sigle nella sezione di collocazione, precedute sempre dal prefisso "AGR." (pur usando la stessa struttura di collocazione). Per le collane occorrerà individuare le poche che finiranno a scaffale aperto e che, a volte, dovranno essere riorganizzate, dato che i volumi che le compongono possono essere dispersi in mezzo alle altre monografie. L'ideale è che assumano una numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore. Le collane che restano a magazzino manterranno le vecchie collocazioni, per ottenere la stessa, evidente, differenziazione fra materiale a scaffale aperto e a magazzino delle monografie. [marzo 2011] Per quanto riguarda le riviste, vanno fatte delle considerazioni molto più complesse. Come detto nel par. 2.1, quando questo progetto è stato inizialmente definito, si prevedeva di mettere a scaffale aperto le ultime 10 annate delle riviste attive (all'epoca ca. 1000, per un'occupazione di 400 metri lineari di scaffali), ordinate alfabeticamente; le annate precedenti sarebbero andate a magazzino, assieme alle riviste chiuse. Già allora però era evidente che il magazzino non sarebbe stato sufficiente per ospitare tutto il materiale storico: le riviste marginali od obsolete (con basso livello di consultazione) sarebbero quindi state posizionate in spazi diversi, se non dislocate in un magazzino separato, o sarebbero rimaste nei Dipartimenti di afferenza. Sarebbe stato quindi fondamentale differenziare in maniera evidente attraverso la collocazione quelle marginali localizzate altrove da quelle posizionate nella nuova biblioteca, come in effetti è stato fatto 10 per i primi due fondi bibliografici traslocati (Entomologia e DISMA): per le loro riviste sistemate nella nuova biblioteca sono state create nuove collocazioni, mentre quelle dislocate altrove mantengono le vecchie collocazioni. Su tutto aleggiava poi la questione assai intricata - di come gestire la protezione con tag RFID. 9 i volumi a scaffale aperto vengono prelevati dall'utente senza intermediazione, quelli a magazzino vanno chiesti al bancone (e non è detto che vengono forniti immediatamente) 10 attività complessa, dato che per ricollocare gli esemplari occorre prima controllare e correggere le notizie bibliografiche Biblioteca della Facoltà di Agraria 16 Vers agg. 23/12/2015

18 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/16 Nel frattempo la situazione è talmente cambiata da obbligare a rivedere interamente l'analisi: il numero di riviste attive si è ridotto enormemente: se nel 2011 erano 250 (= 100 metri di ripiani), oggi sono 150 (=60 metri), e continuano a diminuire di 10/15 l'anno, non solo a causa delle chiusure per ragioni contabili, ma anche a causa dei passaggi all'e-only e delle continue cessazioni di pubblicazioni. Non è quindi facile valutare quanto convenga esporre a scaffale riviste destinate in breve a interrompersi, per una ragione o per l'altra il trasferimento delle riviste dei primi 3 Dipartimenti, in parte a scaffale aperto, in parte nel nuovo magazzino centralizzato e in parte depositate nel vecchio compactus (senza dimenticare che alcune sono rimaste in Dipartimento o continuano ad esservi inviate) ha reso evidente l'estrema difficoltà nell'individuare a colpo d'occhio dove recuperare un certo fascicolo: se la rivista non è ben conosciuta dal bibliotecario e non ci sono precise indicazioni su dove sono gli ultimi fascicoli (e quali siano questi ultimi) come si può capire se sono in Dipartimento, a scaffale, a magazzino nella nuova biblioteca o a magazzino nella vecchia? Senza contare poi il caso ulteriormente deviante rispetto alla norma - dei fascicoli mancanti e di quelli a rilegare il fatto che la stragrande maggioranza delle riviste cartacee abbia la versione on-line rende assai dubbi i vantaggi di esporle al pubblico: se è la versione elettronica ad assicurare consultazione e DD, perché mettere a scaffale la versione cartacea, con tutte le complessità del caso? Il fatto poi che si sia scelto di attivare per quanto possibile l'accesso elettronico per tutti gli abbonamenti ha ulteriormente ridotto l'entità del problema negli ultimi anni anche la necessità di dislocare in Dipartimento alcune riviste o le ultime annate di alcune riviste per le esigenze della ricerca si è considerevolmente ridotta: di nuovo, se è la versione elettronica ad assicurare la consultabilità, perché inviarle in Dipartimento? infine, last but not least, sarà difficile trovare localizzazioni alternative per le riviste marginali, che andranno comunque sistemate nella nuova biblioteca o scartate, obbligando a rivedere tutta la logica del vecchio progetto Tenendo conto delle complicazioni relative alla gestione dei fascicoli (vedi par ), si potrebbe pensare che la soluzione migliore sia di mettere tutte le riviste a magazzino fino all'ultimo fascicolo. Ma una scelta simile appare troppo radicale: una biblioteca senza riviste esposte sembrerebbe incompleta e anomala; non sarebbe poi semplice trovare altro materiale da mettere in corridoio al loro posto, mentre al contrario la scelta aumenterebbe l'occupazione a magazzino (la più critica per la scarsità di spazi). Inoltre, mettere a magazzino le riviste cartacee sarebbe controproducente, dato che costringerebbe a scendere in magazzino ad ogni richiesta di consultazione o DD. La soluzione migliore è quindi quella di ridurre al minimo le riviste a scaffale aperto, limitandole a quelle cartacee. Tra tutte gli standing-order sono i migliori candidati per evidenti ragioni: sono solo cartacee e destinate a restare tali per molto, quindi tipico materiale da scaffale aperto sono già rilegati e hanno un inventario per volume si può mettere senza problemi a scaffale aperto l'intera consistenza A questi vanno aggiunti gli ultimi anni delle riviste di consultazione pura (National geography, Informatore agrario) e delle riviste di pregio (Nature, Science etc.), gestendo al meglio i fascicoli con tag multipli. Si possono ipotizzare 10 o 11 standing-order, una diecina di riviste di consultazione generale e 5 o 6 riviste come Nature: totale ca. 20 riviste per altrettanti metri (compresa l'esposizione dei fascicoli). Tutto il resto andrà a magazzino. Quanto alle riviste marginali già dislocate nel compactus della vecchia biblioteca o inizialmente ivi destinate, occorrerà necessariamente eliminarle, redislocarle o aggiungerle alle altre destinate al magazzino della nuova biblioteca. [marzo 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 17 Vers agg. 23/12/2015

19 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ La situazione degli spazi disponibili a scaffale aperto La sistemazione definitiva del materiale bibliografico, ovviamente, non potrà che avvenire alla fine dei lavori di risistemazione dei locali adibiti all esposizione dei volumi a scaffale aperto. Nel frattempo vari fattori potranno modificare - a volte in maniera rilevante i parametri su cui sui basa l organizzazione del materiale a scaffale e la sua distribuzione tra le varie sale. In particolare : - numero scaffali: nei layouts le scaffalature esistenti e quelle da acquisire/traslocare sono indicate con precisione, sia nel numero che nelle dimensioni 11. Di conseguenza, si dovrebbero poter derivare con esattezza i metri totali disponibili. Quando le scaffalature verranno posizionate, potrebbero però rivelarsi impedimenti non evidenti nelle planimetrie (prese sporgenti dalle pareti, punti critici vicino ai passaggi e all'antitaccheggio etc.) che potrebbero ridurne il numero. Allo stesso risultato potranno condurre piccoli errori di calcolo sul dimensionamento delle pareti (le planimetrie non incorporano gli effetti degli interventi edili, come l'allargamento o il restringimento dei passaggi, il riposizionamento delle porte etc.). Il dato potrà quindi variare in meno. Fatto ben più rilevante, esistono dubbi sulla distribuzione delle scaffalature tra le varie collezioni. In particolare, sarà complesso suddividere esattamente il numero di scaffalature posizionate in corridoio tra le riviste, i testi e le opere di consultazione, dato che non sappiamo con precisione quante riviste attive resteranno, quanti metri occuperanno e quante opere di consultazione saranno recuperate da altri fondi librari o destinate all'ufficio reference. Le incertezze sull'esatto numero di scaffali dedicati alle singole collezioni sugli scaffali posizionati in corridoio sono quindi notevoli. - n.. ripiani a scaffale: è stato valutato in media a 5 ma è probabile che nella realtà possa variare del 5 % in più a seconda del tipo di collezione presa in esame. Ad esempio, è probabile che per monografie in cui prevalgano paperbacks si potrebbe avere una media del 5,5 o più. Il dato potrà quindi variare leggermente in più, sovrapponendosi al punto precedente. - n. volumi per metro: è stato valutato a 35 per le monografie e 25 per le riviste, ma è probabile che possano esserci variazioni a seconda del tipo di collezione. Ad esempio, per le riviste si potrebbe scendere a 20, ma dipende da quali riviste sopravvivranno 12 ; lo stesso vale per le consultazioni (quelle che occupano più spazio sono le tradizionali enciclopedie, in via di sparizione). Il dato potrà quindi variare sensibilmente, sovrapponendosi alle incertezze statistiche e rendere difficile definire con esattezza per ogni collezione (testi, consultazioni etc.) il numero di volumi ospitati dalle scaffalature assegnate. - n. volumi coinvolti: qui l incertezza dipende sia dalle statistiche (poco attendibili e che dovranno essere ricontrollate), sia dalla quantità di volumi in prestito presso i docenti che potrà diminuire o aumentare notevolmente la quantità di volumi realmente collocati a scaffale - trend di acquisti: generalmente in calo ma è difficile valutare di quanto, perché dipende dalle disponibilità residue che resteranno alla biblioteca per comperare monografie. Inoltre la complessa struttura della CDD rende impossibile predire eventuali concentrazioni degli acquisti in una particolare sotto-classe [marzo 2011] 11 quelle metalliche (usate nelle sale e nella parte destra del corridoio dedicato a volumi di testo e opere di consultazione) sono da 100 o da 80 cm. Quelle in legno, usate nella parte sinistra del corridoio (dedicato all'esposizione riviste) sono da 92 o da 72 cm. 12 la variabilità nelle riviste è alta: ci sono riviste in cui un anno occupa 1 metro, altre in cui occupa 10 cm. Su piccoli numeri (100 o 200 riviste), basta che poche riviste molto "estese" in termini di centimetri occupati cessino, per abbassare enormemente la media Biblioteca della Facoltà di Agraria 18 Vers agg. 23/12/2015

20 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ La situazione degli spazi disponibili a magazzino I compactus della nuova biblioteca sono due, più o meno con la stessa capienza (1100 metri lineari di scaffali), mentre i metri occupati dalle riviste (nonostante le riviste immagazzinate nel compactus della vecchia biblioteca), sono di gran lunga superiori ai metri lineari occupati dalle monografie destinate a magazzino: per le monografie si arriva a 900/1000 metri, per le riviste a oltre 1300 metri. Si è scelto di dedicare il vecchio compactus alle monografie e il nuovo alle riviste, in parte perché il nuovo compactus è più largo e permette facili spostamenti delle riviste (il vecchio più stretto va bene per le monografie che non richiedono grosse operazioni di ricollocazione), in parte perché nel vicino corridoio sarà possibile collocare altri 3/400 metri lineari di riviste. Gli spazi a compactus sono i più critici anche per ragioni storiche: rispetto ai metri lineari inizialmente definiti dal progetto del 2008, la capienza del nuovo compactus è stata sensibilmente ridotta dai limiti strutturali imposti dal seminterrato (le volte bombate, la necessità di lasciar libere zone del seminterrato dedicate a passaggi tecnici etc.) e dal dimensionamento del meccanismo di movimento dei carrelli. Inoltre, una parte dei locali del seminterrato inizialmente attribuiti alla biblioteca sono stati assegnati all'analisi sensoriale, riducendo di qualche centinaia di metri lineari la capienza totale. Per contro, è stato possibile attrezzare il corridoio e le pareti accanto al nuovo compactus con scaffali ed armadi, aumentando di alcune centinaia di metri la capienza totale del magazzino; e lo stesso potrà essere fatto con due altri locali, di cui uno inizialmente destinato ad ospitare un ufficio, aumentando la metratura totale di altre svariate centinaia di metri. Infine, le possibilità che uno di tali locali dovesse ospitare l'impianto antincendio (diminuendo la metratura di alcune centinaia di metri) è stata recentemente esclusa. Nel seminterrato attualmente sono posizionati: - 13 armadi da 1,80 metri: 4 nella saletta A, 5 nel corridoio e altri 4 accanto al compactus scaffalature alte da 7/8 ripiani - sarà inoltre possibile posizionare qua e là almeno altri 10/12 metri di scaffali normali a 5/6 ripiani : ma si potrebbe, usando la saletta B e ottimizzando gli spazi, arrivare a 25 Se ognuno degli armadi fosse attrezzato con 5 ripiani e la maggior parte potesse essere occupata in doppia fila, ogni armadio potrebbe ospitare fino a 18 metri di riviste; se attrezzata con 4 ripiani singoli arriverebbe al massimo a 7 metri: la variabilità è dunque altissima, in quanto nella ipotesi massima si arriverebbe a 250 metri lineari, in quella minima 100. Gli scaffali alti ottimizzati potrebbero contenere 75 metri lineari e se ne fossero piazzati altri 25 normali ottimizzati se ne aggiungerebbero altri 130 (60 per 12 scaffali non ottimizzati). Nell'insieme, la variabilità fra l'ipotesi massima (250 metri lineari = 455) e la minima ( = 235) resta elevatissima, portando al raddoppio o al dimezzamento, se si guarda all'inverso - dei metri lineari ottenibili. Tutto dipende dal livello di ottimizzazione degli spazi, che dipende strettamente dalla scelta dei volumi da posizionare, dall'uso definito e da piccole microdecisioni strutturali, in grado di sommare i loro effetti. Infine, nella saletta antichi al momento sono presenti 10 scaffali normali, per un totale di ca. 55 metri lineari (gli spazi a scaffale sono ottimizzati perché gli antichi sono sistemati a formato) che garantiscono spazio per ca volumi. Ma potrebbero essere sistemate almeno altre 4 scaffalature in mezzo (al limite anche 6), creando spazi per almeno altri 1500 volumi, quindi anche per alcune riviste antiche. [apr ] Biblioteca della Facoltà di Agraria 19 Vers agg. 23/12/2015

21 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ La situazione del materiale bibliografico Anche la quantità di materiale da traslocare e da sistemare a scaffale nella nuova biblioteca, nonostante sia stata stimata al meglio, potrà subire delle variazioni, a volte anche sensibili. Per quanto riguarda le monografie, il numero dei volumi coinvolti nell'accorpamento (dato che le statistiche e le registrazioni inventariali sono estremamente imprecise) deriva essenzialmente dal numero di inventari utilizzati per le catalogazioni. Occorre però ricordare che la maggior parte delle catalogazioni sono state fatte senza avere in mano i volumi, assegnando quindi in SOL inventari fittizi. Una certa quantità di errori è quindi inevitabile. Esistono alcuni fattori in grado di sottostimare il reale numero di volumi coinvolti : 1) il fatto che alcuni volumi possono non essere stati catalogati 2) il fatto che alcune opere in più volumi siano state catalogate in maniera semplificata, attribuendo all'opera un solo inventario, quando i volumi sono magari 8 o 9 (va tuttavia tenuto conto che ad Agraria le opere in più volumi sono relativamente scarse.) Altri fattori possono invece sovrastimare il numero di volumi. Alcune opere, infatti, sembrano apparentemente possedute in più copie, con diversi inventari, ma uguale collocazione: l'anomalia potrebbe essere dovuta a errori di collocazione e in alcuni casi sicuramente è così - ma se i volumi sono diecine e si concentrano in alcuni settori, gli inventari sono fittizi e si concentrano attorno a una sequenza, si può ragionevolmente concludere che siano stati erroneamente catalogati due volte da diversi operatori. Naturalmente, finché non sarà stato completato il controllo negli studi dei docenti, la possibilità che le altre copie esistano, per quanto scarsa, non può essere del tutto esclusa. Esistono infine dei fattori attivi in grado di diminuire sensibilmente il numero di volumi coinvolti: 3) molti volumi sono doppi o tripli e potrebbero quindi essere disinventariati. Naturalmente disinventariarli ha un costo, quindi l'eliminazione delle copie multiple va valutata in termini di costi/ricavi: può avere senso per opere in più volumi perché consente di risparmiare molti centimetri; appare controproducente se riguarda fascicoli od opuscoli. 4) anche molte opere obsolete possono essere disinventariate, sempre valutando il rapporto costi/ricavi. Va notato che opere di inizio secolo potrebbero essere considerate storiche e quindi da salvaguardare, mentre appaiono più sacrificabili opere degli anni 60 e 70/80. 5) per le vecchie edizioni dei volumi di testo (cioè un'edizione indietro di 3 o 4 rispetto a quella corrente) il vantaggio nel disinventariarle non dipende solo dal risparmio di spazio, ma anche dall'eliminare opere che potrebbero confondere l'utente che ricorre a vecchie edizioni solo perché disponibili (senza considerare la loro obsolescenza) Tra tutte le opere su cui si può fare lo scarto le migliori sono le vecchie enciclopedie doppie o obsolete, i dizionari, i vecchi volumi di testo e in generale le opere di consultazione. Per quanto riguarda le riviste, non è stata fatta una valutazione del numero dei volumi coinvolti (in mancanza di registrazioni corrette i parametri da prendere in considerazione presentano troppo variabili), ma registrati i centimetri occupati da ogni rivista. Anche qui, benchè il lavoro sia stato accurato, esistono vari fattori in grado di modificare i dati di partenza. Qui però il problema maggiore nasce dal fatto che a prescindere da qualunque errore sistematico le metrature di riviste da collocare a magazzini eccedono di parecchie centinaia di metri gli spazi disponibili: quindi quelle in eccesso (tendenzialmente le più obsolete e marginali) o le si tengono nel vecchio compactus (se resterà disponibile) o si trovano altri spazi in Facoltà o si disinventariano. Per prudenza occorre anticipare la disinventariazione, privilegiando sempre un'analisi costi/ricavi: meglio eliminare poche grandi riviste e alcune recenti e marginali. [sett. 2013] Biblioteca della Facoltà di Agraria 20 Vers agg. 23/12/2015

22 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO Dati strutturali e numerici di base La struttura delle collocazioni generiche a scaffale aperto è basata su: sezione (10 cars.) : dato che lo scaffale generico sarà la collezione "di base" [nel senso che sono le altre collezioni ad essere definite per differenza] la sezione sarà solo "AGR. " e basta collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD specificazione (12 cars.) : conterrà il codice identificativo dell'opera composto dal codice autori-titoli [i primi 3 car. del cognome + il primo del nome o i primi 3 car. della prima parola significativa del titolo + il primo della seconda], anno preceduto da parentesi tonda [per gestire edizioni e diverse opere stesso autore all interno dello stesso settore Dewey] ed eventualmente BS,TR etc. per indicare copie multiple ; sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi di un opera, preceduto da slash per separare i caratteri in orizzontale Qui sotto le statistiche sulla quantità di metri lineari disponibili sala per sala e la distribuzione tendenziale dei volumi in base alla CDD (a sinistra scaffali e metrature, a destra i volumi a scaffale divisi per CDD sia quelli finora classificati che le proiezioni e le altre collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche) Biblioteca della Facoltà di Agraria 21 Vers agg. 23/12/2015

23 Biblioteca Facoltà di Agraria Genesi Agg.: 11/01/ Dinamiche di espansione delle collezioni e selezione del materiale Come si può vedere dalla tabella precedente, si ipotizzava che sulle scaffalature posizionate nelle sale ci fosse posto per volumi a 35 vol. al metro o per 37 vol. al metro 13 : quindi / vol. con spazi di accrescimento per 8/10 anni. Va detto che il maggiore accrescimento sarebbe avvenuto tra i volumi di testo, posizionati in corridoio, dove gli spazi di accrescimento sono maggiori (per i testi 14 metri di scaffalature contro le attuali 9) 14. Inizialmente i volumi destinati a scaffale aperto partivano dal 1991 e venivano stimati in (di cui BC, Distam e 400 Entomologia); considerando che i volumi in prestito vincolato ai docenti dovrebbero essere tra il 10% e il 15%, i volumi realmente destinati a scaffale scendono a Si è quindi deciso di aggiungervi i volumi del (circa 1000), arrivando a volumi teorici e reali. Dato che 200 dei volumi del 1990 non erano classificati, recuperarli ha creato un sensibile aggravio di lavoro per la loro riclassificazione. Naturalmente, più si va indietro con gli anni, più aumentano i volumi da classificare, minore è l'utilità dei volumi e quindi il rapporto costi-ricavi degrada rapidamente. Perciò e per garantire che gli anni a scaffale siano definiti da un decennio ci si è fermati al Nulla toglie che in seguito si possano spostare a scaffale anche volumi degli anni 80' per materie in cui l'obsolescenza è più lenta [marzo 2014] A luglio 2014 i volumi teoricamente assegnati a scaffale aperto erano nominalmente 9500 (4600 per B1, 2100 per B5, 420 per B8, 415 per C1 e 1950 per B0); i volumi effettivamente ricollocati erano 7500 (3990 per B1, 1180 per B5, 220 per B8, 260 per C1 e 1850 per B2) a causa dei volumi prestati ai docenti (280 volumi di B1, 530 di B5, 120 di B8, 30 di C1 e 10 di B2) e di quelli dispersi (20 volumi B1, 330 B5, 50 B8, 50 C1 e 330 B2), per 1900/2000 volumi fuori posto (il 20% dei nominali ). Restavano da recuperare 2300 volumi per B0, 2100 per Q1 e 300 per C2, per volumi teorici (su cui bisognava supporre la stessa percentuale di volumi assenti), il 35% circa dei volumi teorici complessivi e degli volumi reali, contro una capienza degli scaffali aperti stimata in volumi (94 m. di scaffali per 5 ripiani, per 36 vol. al metro). Il rapporto tra capienza e volumi teorici da assegnare a scaffale era quindi di circa l'80%, di conseguenza per ogni metro si sarebbero dovuti lasciare 20 cm. liberi come spazio di fuga; degli 80 cm. teoricamente occupati se fossero stati recuperati tutti i volumi, quelli effettivamente occupati sarebbero stati 45 cm., mentre 20 dovevano restare a disposizione per gli ultimi fondi da recuperare e circa 15 cm. (il 20%) restare liberi per i volumi dispersi,. Si è poi ipotizzato che nelle sale A e B andassero le classi CDD 1 e 3, nella sala C la 5 e la 610, nella D le classi da 620 a 635, nella E le classi e nella F le seguenti: i metri lineari nelle sale A e B erano appena sufficienti per la classe 3, leggermente sovradimensionati per la classe 5 / sala C (ca. 2 scaffali in eccesso) e leggermente maggiori per la 6 / sala D (uno scaffale in più). La percentuale di volumi classificati rispetto al totale contiene però una dissimmetria di fondo: il 90% è la media fra il 96% di B1/B5/B8 etc., il 90% del Diprove e il 70% di Ingegneria: dato che questi ultimi fondi contengono soprattutto opere di biologia vegetale, scienze agrarie e ingegneria, il fatto che la loro classificazione sia scarsa implica una sistematica sottovalutazione statistica delle classi 5 e 6 (in cui però esistono maggiori margini di espansione a scaffale). [sett. 2014] 13 dato che non sono compresi i volumi più spessi, come enciclopedie, annate di riviste e manuali, collocati in corridoio 14 Le nuove accessioni sono ca. 6/700 l'anno, ma se si escludono i volumi di testo, a scaffale saranno al più 200/300 vol. 15 ottenendo anche di togliere pressione al magazzino, in cui gli spazi erano più estremamente limitati (par ) Biblioteca della Facoltà di Agraria 22 Vers agg. 23/12/2015

24 Biblioteca Facoltà di Agraria Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria Agg.: 11/01/16 PIANO RIALZATO (scaffale aperto/sale lettura + uffici ) UFFICI SALA B (7) 1500 vols (20 posti) SALA C (6) 3200 vols (20 posti) UFF. RIV.. SALA D (5) 3600 vols (24 posti) UFFICI USCI TA SICU REZ ZA ( <testi + cons. + coll.) CORRIDOIO PIANO RIALZATO ( riviste) SCALE E BAGNI SALA A (1) 2000 vols (24 posti) FR ON T OF FIC ATRIO ED INGRESSO SALA F (2) 3000 vols (12 posti) SALA E (3) 600 vols (24 posti) SALA PC BAGNI Verde = uffici biblioteca Azzurro = corridoio Giallo = locali per il pubblico Grigio = atrio Rosa = sala PC Pagina 24 di 52

25 Biblioteca Facoltà di Agraria Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria Agg.: 11/01/16 PIANO SEMINTERRATO (compactus + locali vari ) UFFICI COMPACTUS (esistente) ANALISI SENSORIALE CORRIDOIO PIANO SEMINTERRATO SCALE E BAGNI SCALE E BAGNI COMPACTUS (nuovo) SCAF FALI ANALISI SENSORI ALE CAVEDI Verde = uffici della biblioteca Azzurro = corridoio Giallo = sale a scaffali Grigio = compactus Rosa = locali dell attuale Analisi sensoriale (non utilizzate dalla biblioteca) Pagina 25 di 52

26 3.2.3 Suddivisione per sale N.B.: sulla planimetria le sale sono individuate da numeri, in ordine antiorario da sinistra sull'asse orizzontale (vale a dire dall'ingresso laterale) e la n. 4 non esiste, in quanto successivamente dedicata ad uffici. Qui le sale sono distinte da lettere, in ordine orario, sempre partendo da sinistra sull'asse orizzontale. Per ogni scaffale si calcolano 5 ripiani da un metro, e per ogni metro mediamente 35 volumi. SALA A (1) La sala avrà da 15 a 16 metri di scaffalature, per 75/80 metri di ripiani e un numero di volumi tra i 2650 e i I posti lettura saranno 24. Nella sala vanno le prime 2 classi CDD (300 volumi) e parte dei volumi della classe 3 (economia e diritto - in totale 3400 volumi) per circa 2100 volumi SALA B (7) La sala avrà 10/12 metri di scaffalature, per 50/60 metri lineari, per ospitare tra i 1500 e i 1800 volumi. I posti lettura sono 20. Nella sala andrà il resto della classe 3, circa 1300 volumi SALA C (6) Nella sala saranno sistemati 22 metri di scaffalature, per 110 metri lineari di ripiani e un numero di volumi che arriverebbe a circa I posti lettura saranno 20. Nella sala vanno la classe 5 (scienze, circa 2600) e le classi (ca. 800 volumi), per un totale di ca SALA D (5) La sala avrà circa 22 metri di scaffalature per 110 metri di ripiani e circa 3900 volumi. I posti lettura sono 24. Nella sala andrebbero le classi (ca volumi in totale). SALA E (3) La sala avrà 4 metri di scaffalature per 20 metri di ripiani e 650 volumi. I posti lettura sono 24. Nella sala andrebbero le classi (ca. 550 volumi in totale). SALA F (2) La sala avrà circa 18 metri di scaffalature, per 90 metri di ripiani e un numero di volumi attorno ai I posti lettura saranno 12. Nella sala vanno le classi (alimentazione e tecnologia alimentare), circa 2200 volumi, più i volumi delle classi 7-9 (circa 500), per un totale di ca Dato che i volumi saranno ricollocati in vari passaggi, le porzioni di volumi man mano riclassificati per evitare di spostarli e ri-spostarli in continuazione - vanno posizionati nella posizione a scaffale più vicina a quella definitiva: per questo si è partiti dalla distribuzione statistica per classi dei volumi attualmente classificati, la si è moltiplicata per 1.1 (visto che i volumi classificati erano al momento il 90% del totale) per simularne la distribuzione finale; poi è stato applicato un fattore moltiplicativo (1.2) per farla corrispondere con il numero reale di metri lineari disponibili: così si visualizza approssimativamente scaffale per scaffale quali classi li occuperanno, incorporando in ogni classe il 20% di spazi di fuga. Questa strategia permetterà di definire la posizione delle classi più simile a quella definitiva, salvo la necessità di piccoli aggiustamenti on the fly. [gen. 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 25 Vers agg. 23/12/2015

27 3.2.4 Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale Una prima simulazione sulla distribuzione delle classi a scaffale fatta a gennaio 2014 si basava sulle stime allora disponibili per i volumi classificati e gli scaffali disponibili (che in base alle planimetrie avrebbe dovuto sfiorare i 100 metri). A giugno, dopo l'arrivo degli scaffali (e la scelta di eliminarne alcuni per assicurare una migliore vivibilità agli ambienti), la quantità di metri è stata rivista al ribasso; per contro si è deciso di mantenere 6 metri di scaffalature nella sala A, aumentando sensibilmente lo spazio per le prime classi. Alla fine i metri di scaffali nelle sale tematiche si è stabilizzato a 94. Viste le altezze medie dei volumi si è poi confermata l'ipotesi di scaffali a 5 ripiani. Si è così arrivati alla prima simulazione realistica sulla distribuzione dei volumi a scaffale, usata come griglia di collimazione per posizionare i volumi di B5, B8, C1 e quelli del Depaa (recuperati a giugno). Si è capito inoltre di poter ottenere una forte coincidenza tra sale e classi: le sale A e B avrebbe infatti potuto ospitare le classi 1-3, la C la classe 5 e la 610 (medicina), la D le classi (ingegneria e scienze agrarie), la E le (zootecnia) e la F le altre (nutrizione e tecnologie alimentari). A luglio, durante il posizionamento dei volumi recuperati dalla Biblioteca centrale, la distribuzione delle classi è stata confermata, salvo minime modifiche alle sotto-classi (ad es. riducendo leggermente la 333 e aumentando la 338). Nel frattempo la percentuale di volumi classificati ha raggiunto il 95%, permettendo di confermare le precedenti proiezioni sui volumi assegnati alle varie classi e sotto-classi, persino nel leggero drive supplementare a suo tempo ipotizzato per le classi più presenti nei fondi librari non ancora trasferiti (333, 620, 631 e 700). Inoltre, le classi che in ipotesi apparivano più sacrificate (333 e 338), hanno rivelato un'occupazione di spazi inferiore al previsto, probabilmente a causa del numero medio di volumi per metro per quelle classi (ben maggiore dei 35 vol. a metro preso come standard). Si può quindi ritenere che la distribuzione delle classi a scaffale sia ormai molto vicina all'optimum, e con un tasso di errore massimo di meno dell'1%, del tutto accettabile. [agosto 2014] Durante successivi recuperi di materiali dai fondi da accorpare (a giugno 2015 i volumi di Ingegneria, Difca e Zootecnia) in teoria si sarebbero dovuti recuperare a scaffale 2300 volumi per B0, 200 per Q3 e 300 per C2, per un totale di volumi nominali. In realtà, tra scarti, volumi marginali o non classificati, per B0 sono stati messi a scaffale 1400 volumi e per Q3/C2 300, per volumi effettivi (a cui bisogna aggiungerne altri 200 non catalogati). Quindi i volumi realmente presenti a scaffale erano a quel punto saliti a ca , a fronte di volumi nominalmente ricollocati a scaffale aperto (i mancanti erano 237 in prestito vincolato ai docenti e 783 fuori posto o smarriti). Ci sono poi i volumi ancora da ricollocare a scaffale aperto, perchè in prestito vincolato o smarriti prima di essere ricollocati per un totale di 2115 vol. da recuperare a scaffale aperto (414 per B1, 814 per B5, 131 per B8, 112 per C1, 37 per B2, 349 per B0, 199 per Q1 e 35 per C2). Restavano da recuperare nominalmente 900 volumi per Agronom., 900 per Colt. e 460 per Idr.Agr., per altri 2260 volumi teorici, il cui trattamento è in corso, e su cui si deve ipotizzare la stessa percentuale di volumi smarriti o più presumibilmente dispersi senza registrazione negli studi dei docenti, facendo presumere che i volumi effettivamente recuperati a scaffale siano circa 1.300) ; in più abbiamo ancora 200/300 volumi da catalogare ex-novo. Si può quindi ipotizzare che alla fine i volumi realmente recuperati a scaffale saranno circa , mentre i volumi teorici da assegnare a scaffale (compresi volumi regolarmente registrati in prestito ai docenti, volumi smarriti e quelli dispersi negli studi dei docenti senza registrazione) complessivamente dovrebbero poter essere stimati a , confermando sostanzialmente le precedenti proiezioni. [nov. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 26 Vers agg. 23/12/2015

28 DISTRIBUZIONE PROBABILISTICA CLASSI A SCAFFALE SU PROIEZIONI STATISTICHE (agg. 15 agosto 2014) Biblioteca della Facoltà di Agraria 27 Vers agg. 23/12/2015

29 Biblioteca della Facoltà di Agraria 28 Vers agg. 23/12/2015

30 3.3 COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO Il corridoio diverrà l estensione delle sale a scaffali aperti, e vi saranno sistemati i volumi di testo, gli ultimi 10 anni delle riviste cartacee attive, le collane e gli standing order e una parte dei volumi di consultazione. In base al progetto iniziale doveva ospitare 32 metri di scaffali, una dozzina di metallo da 1 m. e 25 misti da In realtà gli spazi rimasti liberi dopo la ristrutturazione, tenendo conto dei margini di rispetto per l'antitaccheggio, ne potranno ospitare 25 misti da 0,90, due misti da 0,70 per un totale di ca. 24 metri lineari, più 5 metri al massimo di scaffalature metalliche, per un totale complessivo di ca. 29 metri lineari. I volumi di testo occupano al momento 9 metri di scaffalature per 1500 volumi, ma dato che sono i materiali a maggiore incremento occorre riservare loro almeno 13 metri. I volumi di consultazione occupano 7 metri per 1000 volumi, più un metro per quelli provenienti da altri fondi librari ; ma almeno 3/4 metri, quelli relativi ad opere di biblioteconomia e reference potrebbero andare nell'ufficio reference o in Direzione, quindi in corridoio ne andranno non più di 5 metri. Le collane occuperanno 3 metri e gli standing order 6. Totale 26/7 metri. Le riviste cartacee (non standing order) potranno occupare i restanti 2/3 metri: in pratica potremmo tenere a scaffale gli ultimi 10 anni di 12/15 riviste. Dato che per riempire ognuno dei lati servono 13/14 metri di scaffali, quelli metallici non possono occupare da soli un lato: quindi vanno sistemati ad un'estremità del corridoio, riservandoli per particolari tipologie di materiali. I volumi di testo andrebbero esposti al meglio, quindi davanti all'ingresso, e accanto alla postazione prestito, non ad una estremità poco visibile; inoltre, visto il numero ridotto, non possono essere ospitati dalle poche scaffalature metalliche. I volumi di consultazione invece dovrebbero trovarsi accanto all'ufficio reference. Quindi i 5 o 6 scaffali metallici vanno all'estremità di sinistra del corridoio, accanto al reference, per ospitare le opere di consultazione e le collane. Gli scaffali di legno di fronte all'ingresso e attorno al banco prestito potrebbero contenere i testi, e quelle in fondo a destra riviste e standing order. La struttura delle collocazioni per opere di consultazione a scaffale aperto è basata su: sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.CONS. " collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ; sequenza (20) : numero dei volumi all interno di un opera, preceduto da slash La struttura delle collocazioni per i volumi di testo è basata su: sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.TES. " collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ; sequenza (20) : numero dei volumi all interno di un opera, preceduto da slash La struttura delle collane e degli standing order a scaffale aperto è basata su: sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.COLL. " collocazione (20 cars.) : conterrà il numero progressivo della collana specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno della collana sequenza (20) : numero dei volumi all interno di un opera, preceduto da slash La struttura delle collocazioni di pregio è basata su: sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.ANT. " collocazione (20 cars.) : settore [1 per libri pre-800, 2 per l Ottocento, 3 varie] e formato specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno del settore sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi dell opera, preceduto da slash [maggio 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 29 Vers agg. 23/12/2015

31 3.4 MATERIALE A MAGAZZINO Dati strutturali e numerici di base Qui sotto le statistiche sui metri lineari disponibili a magazzino e i volumi per tipologia e collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche) Ogni filotto da 3,60 metri del nuovo compactus può ospitare ca. 24 metri lineari (25 con 7 ripiani, 22 con 6 ripiani), nel vecchio compactus da 4 metri ca. 25/26 metri lineari (28 con 7 ripiani, 24 con 6 ripiani). Nel vecchio compactus (riservato alle monografie), possono essere ospitati tra i e i volumi (a 40/45 vol. a metro, dato che nel magazzino monografie mancano le opere di consultazione e i manuali, vale a dire i volumi più ingombranti, mentre sono frequenti fascicoli e miscellanee). In ogni caso, ipotizzando che il compactus possa contenere ca volumi, si può vedere (nella parte destra) che la migliore ipotesi sui volumi coinvolti, una volta detratti i volumi antichi ( a - ca. 3000) e quelli a scaffale post-1989, è di ca volumi [la somma di collane a magazzino e della riga Mon -s/a alla colonna con sfondo giallo]. Questo significa che dovrebbe poter ospitare tutte le monografie, compattate senza spazi di fuga (ma per l'analisi vedi il paragrafo seguente). In realtà le incertezze statistiche portano a ritenere che lo spazio necessario possa variare sensibilmente. D'altra parte le disinventariazioni stanno recuperando sempre più spazio e ancor più ne potranno recuperare in seguito; inoltre l'analisi su alcuni fondi librari porta a ritenere che per tali materiali la densità per metro lineare possa arrivare fino a 50/55 volumi, elevando notevolmente la capienza del compactus. Quindi le monografie potranno essere interamente contenute nel vecchio compactus, anzi lasciando margini.più problematico lo spazio per le riviste: di fronte a 1500 metri lineari disponibili, tra compactus e scaffali sparsi, i metri di riviste tra principali e marginali sono almeno Ma sono in corso operazioni di scarto, che potrebbero recuperare centinaia di metri. [maggio 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 30 Vers agg. 23/12/2015

32 3.4.2 Distribuzione delle monografie a compactus Le monografie a magazzino mantengono le vecchie collocazioni (che si considerano chiuse, tranne che per disiventariazioni e rientri di volumi in prestito o declassificati da scaffale aperto) e vanno in un compactus a 2 blocchi, il primo con 17 e il secondo con 25 elementi monofilari ( filotti ). Le monografie B8, B4 e C1 hanno occupato 6 filotti nel primo blocco, per 170 metri lineari. Il resto del primo blocco ospitava le monografie ex-distam, che sono state compattate, disinventariando materiali doppi od obsoleti, in modo da lasciare liberi circa 5 filotti nel primo blocco. A giugno 2014 sono stati trasferiti i volumi a magazzino del DEPAA (circa 7300). L'ipotesi iniziale era che dovessero occupare circa 200 metri lineari, pari a 7 filotti (a 35 vol. al metro); dopo il trasloco sono risultati occupati i 5 filotti residuali del primo blocco e tre quarti del secondo per 155 metri lineari. È presumibile che la minore occupazione sia dipesa dal numero medio di volumi al metro, presumibilmente vicino ai 45, di gran lunga superiore all'ipotesi iniziale di 35 vol. al metro). B1, con monografie da magazzino, avrebbe dovuto occupare tra i 15 filotti (370 metri lineari) e i 12 filotti (280 metri) a seconda del numero dei ripiani e dei volumi al metro; in realtà hanno finito per occupare solo 240 metri (130 di volumi tematici, 45 di CONS, 40 di COLL e 25 varie), per circa 9,5 filotti nel secondo settore. Per Ingegneria (6000 volumi da magazzino) si ipotizzavano da un massimo di 4 filotti/130 metri lineari ad un minimo di 3 filotti/150 metri; per Zootecnia da 1,5 a 1. In realtà Ingegneria ha occupato 4 filotti (a causa dell'altezza media dei volumi i ripiani sono stati mediamente 6) e Zootecnia uno, lasciando liberi 9 filotti. Restavano a quel punto da sistemare solo le monografie di Coltivazione, Agronomia e Idraulica (ca volumi da magazzino), per cui sarebbero serviti circa 7 filotti, quindi lo spazio c'era, anzi restavano liberi 2 filotti per le riviste degli stessi fondi librari. A marzo 2015 altri compattamenti tra le monografie del DEPAA e di B1 (ottimizzando gli spazi, scartando vecchie consultazioni e spostando opere marginali negli armadi posizionati nelle salette) hanno portato a liberare due filotti supplementari, in grado di ospitare le monografie di Colt. (55 metri, da 2,2 a 2,4 filotti). Sistemando meglio Zootecnia e Ingegneria si sono recuperati altri 10/15 metri lineari, quindi alla fine i filotti liberi sono saliti a 9,4, che avrebbero dovuto ormai ospitare solo le monografie di AGRON e IDR (per un'occupazione da 3,5 a 4 filotti). Per le riviste degli ultimi fondi librari sarebbero quindi restati liberi da 6 a 5,5 filotti (mentre ne sarebbero serviti da 6 a 6,5), quindi sarebbero mancate poche diecine di metri al massimo per tutti i volumi da trasferire. Alla fine le monografie di COLT (trovate estremamente disordinate) sono state tutte inserite nei due filotti liberati dopo B1, e quelle AGRON + IDR, hanno occupato solo 3,8 filotti. [ott. 2015] Distribuzione delle riviste a compactus A magazzino le riviste attive non sono distinte da quelle chiuse, quindi occorre definire gli spazi di fuga. Molte riviste non sono collocate in base alle collocazioni SOL, quindi occorre riorganizzarle al momento del trasloco. Come detto, la situazione delle riviste a magazzino fin dall'inizio è apparsa problematica: per ospitare tutte le riviste inizialmente selezionate mancavano 300/400 metri lineari. Per diminuire i metri di riviste da magazzino ed aumentare le scaffalature le ipotesi possibili erano: aumentare gli scarti, riducendo le marginali al minimo, e disinventariare gli abstracts. spostare le riviste più antiche nella saletta antichi e gli standing orders a scaffale aperto aggiungere quante più scaffalature è possibile (ad es. una o due nella saletta A e B, negli interstizi del nuovo compactus, altre in corridoio) razionalizzare l'uso degli armadi, posizionandovi riviste marginali od obsolete in doppia fila Biblioteca della Facoltà di Agraria 31 Vers agg. 23/12/2015

33 Nessuna soluzione da sola è risolutiva, ma tutte insieme possono ridurre il problema a livelli trattabili. Il maggiore guadagno ovviamente - resta possibile solo negli scarti. L'esperienza di Patologia (C1) ha dimostrato che una più rigorosa definizione delle riviste ha permesso di guadagnare il 20%: si è passati da 105 metri lineari di riviste principali ( di accrescimento) e 34 di marginali a 82 metri di principali ( di accrescimento) e 15 di marginali. Si ipotizza che scarti anche maggiori possano essere fatti per Entomologia (B8). Se la stessa logica fosse esportabile su tutti i restanti fondi librari si potrebbe arrivare a recuperare 150/200 metri lineari. Con alcuni accorgimenti e una accurata pianificazione lo scarto può essere esteso retroattivamente anche ai fondi già trasferiti a compactus. Naturalmente non essendo pensabile far slittare centinaia di metri lineari di riviste, i buchi creati dagli scarti mirati andrebbero riempiti ad hoc con riviste che abbiano le stesse metrature complessive delle riviste eliminate. [maggio 2014] Le riviste di B8, B4 e C1, trasferite nel 2013, hanno finito per occupare 17 su 19 filotti del primo blocco di compactus per 440 metri lineari, contro previsioni per 430 metri totali (400 metri + 30 di accrescimento). La minima difformità è spiegabile con il trasferimento di riviste non censite o recuperati tra quelle inizialmente classificate come marginali o da scartare. Le riviste di B5 (Distam), redislocate nel 2014, hanno occupato due filotti nel primo blocco e 13 nel secondo, per 380 metri lineari, contro previsioni di circa 330 metri, quindi ben minori, perché molte riviste marginali sono state alla fine inserite tra le principali per mantenere una migliore coerenza interna (evitando di ricollocare i titoli): in ogni caso togliere le marginali non avrebbe fatto recuperare molti metri. A giugno 2014, per le riviste di B1 (inizialmente stimate a 240 metri di principali e 270 di marginali, per un totale di 510) si è arrivati alla stessa soluzione, con una scelta netta tra riviste da scartare e da salvare, riducendo il più possibile il totale: si è così scesi a 340 metri lineari circa, occupando tutti i filotti restanti, e lasciando ben poche riviste marginali da piazzare (50 metri)]. A inizio 2015 accanto al compactus sono stati piazzati 16 metri di scaffali per 95 metri lineari, che unite alle 14 già presenti in corridoio (per 105 metri lineari), hanno permesso a giugno di ospitare le riviste recuperate da DIPROVE (Q3), Ingegneria (B0) e da Zootecnia (C2). Inoltre, posizionando nelle salette alcuni armadioni, è stato fatto spazio per ospitare altre scaffalature in corridoio. Restavano ormai solo le riviste di Coltivazione (Q2, 85 metri), quelle di Agronomia (Q1, 40 metri) e quelle di Idraulica (B9, 35 metri), per cui sarebbero serviti 160 metri lineari, equivalenti a 5,7 / 6,6 filotti, a seconda del numero di ripiani posizionabili, mentre all'epoca erano disponibili [par ] da un minimo di 5,5 filotti (a 6 scaffali) ad un massimo di 6 filotti (a 7 scaffali). La situazione era quindi in bilico: lo spazio c'era o mancavano meno di 20 metri. Per questo è stato anticipato il posizionamento in corridoio di altri scaffali per ca. 50 metri lineari, e sono state effettuate ulteriori risistemazioni delle monografie già trasferite, rendendo disponibili alla fine del compactus da 6 a 5,5 filotti (mentre le ultime proiezioni davano le riviste COLT a 80 metri (2,8/3,2 filotti), quelle IDR a 35 metri (1,2/1,4 filotti) e quelle AGRON a 40 metri (1,4/1,6 filotti): in totale da 5,4 a 6,2 filotti, in media 6. Alla fine le monografie AGRON/IDR hanno occupato 3,8 filotti, le riviste di COLT, IDR e AGRON 9,5 filotti. Quindi a compactus c'è stato tutto. Anche la situazione delle riviste marginali è stata infatti ottimizzata. Quelle di Q3 sono nella saletta A, in armadi da 5 ripiani e volumi in doppia file. Gli stessi armadi ospitano le marginali di B5, e sopra quelle di C1 e le non catalogate di B4. Nella saletta server i 4 armadi da 1,80 in doppia fila ospitano le marginali di B8 e di B4. Due armadi sono stati spostati nell'ante-corridoio e un terzo tra i compactus. Nell'ante-corridoio sono collocati gli abstracts B8 e C1 ; in quello tra i compactus le marginali B5 (liberando uno dei 4 armadi in sala A, in cui potrebbe andare la restante marginale di B4 dal vecchio compactus). In uno dei due nell'ante-corridoio sono collocate le consultazioni marginali, razionalizzando gli spazi. Qua e là nel compactus nuovo esistono poi spazi di pochi metri, per aggiungervi riviste marginali di B1 e B8]. Ad ottobre sono state quindi trasferite nei nuovi scaffali anche le marginali B8 e (dalla vecchia biblioteca) quelle B4 e B1. [ott. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 32 Vers agg. 23/12/2015

34 4 GESTIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO 4.1 GESTIONE A SCAFFALE DELLE MONOGRAFIE Gestione monografie a scaffale aperto Il progetto, come detto in precedenza, prevede che le monografie posteriori al 1990 vadano a scaffale aperto: saranno suddivise in collezioni (scaffale generico, volumi di testo, opere di consultazione), con collocazione basata sulla CDD e protette da tag RFID; quelle anteriori al 1990 manterranno le vecchie collocazioni e saranno depositate nel compactus senza tag (in quanto il magazzino non sarà accessibile agli utenti e quindi i volumi saranno di per sé protetti). Con questa impostazione strutturale il passaggio di un volume da una sezione all altra implica la sua ricollocazione e - se servisse - il passaggio a un diverso tipo di circolazione. Ad esempio un volume di testo sostituito da edizioni più recenti potrà passare prima dal settore "TESTI" allo scaffale generico, e poi - una volta diventato obsoleto - a magazzino: la prestabilità non cambierà nel passaggio da un settore all'altro 16. Al contrario, un volume di consultazione sostituito da edizioni più recenti, "declassificato" a scaffale generico, da non prestabile diverrà prestabile. Il fatto che i volumi saranno organizzati in base alla CDD da una parte faciliterà lo "scorrimento" delle scaffalature da parte degli utenti, in quanto saranno distribuiti in base a logiche disciplinari scientifiche, dalla materia più generica alle più specifiche; dall'altra, il fatto che le collocazioni basate sulla CDD possono essere molto lunghe e complesse (basate su numeri privi di un'immediata evidenza semantica) aumenterà significativamente la complessità nella ricollocazione dei volumi e la possibilità di errori. Sarà quindi inevitabile impedire agli utenti di ricollocare a scaffale i volumi presi in consultazione, riservando il compito ai bibliotecari. Nella gestione del materiale bibliografico della futura biblioteca sarà cruciale l'incidenza del prelievo di volumi dal magazzino sul totale delle transazioni: più si dovrà abbandonare il bancone per effettuarlo, più aumenteranno i carichi di lavoro. Sarà quindi necessario prevedere ogni tanto un analisi delle richieste, per individuare volumi a magazzino particolarmente consultati, da riposizionare a scaffale aperto. Non ha invece senso l'apposizione di "fantasmi" al posto dei volumi prestati, in quanto aumenta i carichi di lavoro senza vantaggi: se l'utente non trova un volume a scaffale non se ne accorge neppure, se lo cerca in Opac, vedrà subito se è prestato o è disponibile. Si ipotizza che il 15% dei volumi (circa 2000) saranno costantemente in prestito presso i docenti, come prestiti "notturni" (per differenziarne il trattamento e - soprattutto - permettere di distinguerli dai normali prestiti) e saranno segnalati in "precisazione di inventario" come "DISLOCATI PRESSO DIPARTIMENTO xxxx": un messaggio in grado di dare all'utente e al bibliotecario l'immediata consapevolezza che il volume non si trova fisicamente in biblioteca e che quindi la sua disponibilità va gestita in maniera particolare. Neanche per i volumi prestati ai docenti ha senso l'apposizione di "fantasmi", dato che questi prestiti non hanno scadenze: i volumi sono esclusi dalla normale disponibilità mentre mettere "fantasmi" fa presupporre invece che vi rientrino. 16 tranne che per le prime copie dei volumi di testo (di solito non prestabili se fanno parte integrante della sezione "TESTI", ma che diverrebbero prestabili passando agli scaffali generici) Biblioteca della Facoltà di Agraria 33 Vers agg. 23/12/2015

35 Al momento è prematuro affrontare la questione dei controlli a scaffale basati sui tag RFID e pistole. Già adesso possiamo però evidenziare alcune questioni: - l'elevata percentuale di volumi in prestito e presso i docenti fa sì che controlli a scaffale basati su pistole e RFID abbiano senso solo se il software è in grado di individuare i volumi prestati, differenziandoli da quelli mancanti o fuori posto. In altre parole, il software deve poter integrare il dato dei prestiti nel database bibliografico: il che è tutto da verificare. - il controllo basato su pistole e RFID non funziona in assenza di tag RFID, il che dato che questo progetto prevede la non apposizione di tag per i volumi a magazzino - taglia fuori tutto il magazzino (con un numero di volumi che arriva a ben l'80% del totale) - il controllo a scaffale basato su pistole e RFID si limita a segnalare acusticamente il fatto che un volume sia fuori sequenza (si trova dove non dovrebbe o non si trova dove deve essere). L'analisi del perché e la risoluzione del problema spetta comunque all'intervento manuale dell'operatore (con tutte le complessità del caso). Quindi il controllo basato su pistole e RFID riduce, non annulla i carichi di lavoro degli operatori - i costi dell'apparato non sono trascurabili (7/8.000 euro) e quindi vanno accuratamente valutati in base ai vantaggi che potrebbe realisticamente garantire, con tutta evidenza alquanto limitati dalle questioni poste dai punti precedenti [marzo 2011] Spazi di accrescimento e gestione fisica La dinamica di accrescimento dei vari settori e di gestione degli spazi di accrescimento non è facilmente prevedibile, in quanto dipende da fattori casuali (il ritmo con cui escono le nuove edizioni, l'interesse per una certa materia etc.). Altri fattori sono meno casuali, in quanto la biblioteca può intervenire sulle politiche di acquisto e indirizzare l'accrescimento/aggiornamento delle collezioni per migliorare la qualità dei servizi o per massimizzare la quantità dei servizi erogati. A causa della limitatezza delle risorse, queste esigenze sono spesso in contrapposizione: i libri di alto profilo scientifico sono costosi e non sempre "generano" molti prestiti, finendo per avere un basso indice di efficacia della spesa; d'altra parte, volumi di interesse generico (come manuali od opere di divulgazione), ben più economici, possono sì produrre più prestiti, ma centrare gli acquisti su opere simili finirebbe per ridurre il profilo qualitativo dell'offerta. Va quindi trovato un equilibrio complessivo tra queste esigenze contrastanti. Occorre poi considerare che la CDD non coincide esattamente con le suddivisioni disciplinari della Facoltà, su cui si basano le politiche di acquisto: opere di "zootecnia" potrebbero andare nella classe 3 (economia e diritto [applicato all'allevamento]), nella 636 (zootecnia vera e propria) o nella 660 (tecnologie alimentari). Quindi l accrescimento dei singoli settori di collocazione avverrà in modo intrinsecamente casuale: l unico vantaggio è che essendo la CDD molto analitica le suddivisioni a scaffale saranno molte e quindi la distribuzione dell accrescimento finemente ridistribuito. Inoltre, gli scaffali sono settati sul totale delle monografie post-1990, ma il 10/15% dei volumi saranno costantemente in prestito ai docenti, il che aumenta del 10% gli spazi di accrescimento. Questi andranno comunque distribuiti in maniera diffusa tra gli scaffali, in modo da poter aggiustare la distribuzione dei volumi e rendere stabile la situazione a medio-lungo termine. [marzo 2012] Biblioteca della Facoltà di Agraria 34 Vers agg. 23/12/2015

36 4.2 GESTIONE A SCAFFALE DELLE RIVISTE Le ultime annate delle riviste aperte destinate a scaffale aperto saranno esposte protette da tag. Il fatto che siano (in parte) a scaffale aperto potrebbe essere segnalato in OPAC ( A scaffale dal ). I volumi delle collane a scaffale aperto e degli standing order saranno anch'esse taggate, eventualmente riorganizzate con una numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore. Una questione critica per le riviste a scaffale aperto sarà la gestione delle rilegature. Ovviamente tutti i materiali esposti al pubblico (siano essi riviste rilegate o fascicoli sciolti) vanno protetti da tag RFID. Rilegare un'annata costa ca. 13 euro, mentre un tag costa ca. 0,30 euro; per contro, la gestione di un'annata rilegata è di gran lunga più semplice rispetto ai fascicoli sciolti: occupa meno spazio ed è univocamente individuata da un inventario (mentre 12 fascicoli sciolti andrebbero sistemati in appositi espositori e dovrebbero avere 12 tag con lo stesso inventario). Nel valutare il rapporto costi/benefici tra rilegatura e tag, occorre considerare la grandezza dei fascicoli: più sono spessi, più riescono a reggersi da soli senza danneggiarsi, ed è probabile che l'annata richieda una rilegatura a volumi multipli (rendendo necessario apporre più tag RFID con lo stesso inventario); inoltre, più sono spessi - e quindi con più articoli - più è probabile che all'utente serva un solo fascicolo per volta, quindi tenerli sciolti può dare un vantaggio in fase di gestione. Se una rivista fosse composta da 12 grossi fascicoli, il costo per rilegarli (30/40 euro) non sarebbe giustificabile di fronte agli scarsi vantaggi, mentre il costo per gestirli sciolti" con tag sarebbe minimo (3/4 euro). In una rivista con 52 fascicoli, in cui due o tre annate potrebbero essere rilegate in un solo volume, il rapporto costi/ricavi è invertito: a fronte di un costo per rilegare l'annata di 4/5 euro (con grandi vantaggi per la salvaguardia dei fascicoli), c'è un costo di 15 euro per taggare i fascicoli (col rischio di danneggiarli e non gestirne correttamente la movimentazione 17 ). Certo, i 52 fascicoli vanno gestiti in un modo o nell'altro fino alla rilegatura, che può tardare due o tre anni. Vanno poi considerate le lacune, che rendono complessa la gestione delle rilegature. Per le riviste, nella futura biblioteca la registrazione delle transazioni in SOL - siano consultazioni o prestiti giornalieri - avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca dell'annata, anche se il problema è reso marginale dall'aumento delle riviste elettroniche. Parlare astrattamente di riviste è infatti fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie di oggetti: - la gestione delle riviste con equivalente elettronico non è problematica: la biblioteca diventerà il deposito storico della copia cartacea e una vetrina in cui gli utenti potranno ancora sfogliare fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere posizionate in magazzino senza creare problemi agli utenti e ovviamente non sarà necessario dislocarle presso un Dipartimento - le riviste prive di equivalente elettronico ma di prestigio dovrebbero andare a scaffale aperto. Si tratta per lo più di standing orders. Se i docenti fossero disincentivati alla loro consultazione in biblioteca, senza arrivare all'ipotesi di lasciare le riviste presso i dipartimenti (soluzione limite), si potrebbero trovare soluzioni non penalizzanti per la biblioteca: consentire la prestabilità delle singole annate, specie per gli standing order per gli ultimi fascicoli: creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento/registrazione e la rilegatura, in cui il fascicolo venga messo a disposizione del docenti (ipotesi pericolosa perché i fascicoli potrebbero perdersi e rendedere difficoltosa la rilegatura) per tutti i fascicoli: effettuare un DD interno, sotto forma di fotocopia tramite posta interna - per le riviste di pura consultazione a scaffale aperto, non esistono problemi con i docenti e l'unico problema gestionale riguarda l'apposizione dei tag RFID [marzo 2012] 17 la consultazione di 2 fascicoli della stessa rivista (su 52 non è da escludere) non è gestibile in SOL. Dato che l'inventario è legato all'anno, se si presta un solo fascicolo, in SOL appare prestata l'intera annata (il fatto che riguardi un solo "pezzo" va messo in nota). Biblioteca della Facoltà di Agraria 35 Vers agg. 23/12/2015

37 4.3 GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO Le monografie a magazzino verranno invece sistemate nel vecchio ordine topografico, senza spazi di fuga, dato che le collezioni sono chiuse. Per le riviste, a magazzino, andranno sia quelle chiuse, che non richiedono spazi di accrescimento, che quelle aperte, che invece li richiedono; e di questo occorrerà tenere conto Gestione riviste a magazzino Per le riviste a magazzino la riorganizzazione strutturale verrà fatta in fase di trasloco. Un primo problema è quale collocazione attribuire alle riviste marginali e dove sistemarle: l'ipotesi iniziale è di lasciare le vecchie collocazioni e sistemarle nelle scaffalature in corridoio e nelle salette interne. Il secondo problema è se cambiare le collocazioni alle riviste non marginali: se alcuni fondi librari fossero organizzati a caso, le riviste saranno posizionate a magazzino in base alla sequenza creatasi casualmente durante il trasloco (e non in base alla collocazione presente in SOL!). Se anche si potesse mantenere l'originale sequenza topografica, a causa delle riviste eliminate o scartate come marginali mancheranno molti numeri di catena: dato che prevalgono le riviste scartate, i buchi finirebbero per essere eccessivi, e l'idea di ricollocarle non sarebbe peregrina, anche perché si distinguerebbero immediatamente da quelle marginali (ovunque fossero posizionate). In ogni caso l'ipotesi di cambiare le collocazioni delle riviste (in AGR. +settore+ PER. + numero di catena) va valutato come qualsiasi altra scelta strutturale od organizzativa in base al rapporto costi/benefici. In se e per sé cambiare la collocazione in SOL è il minore dei problemi, dato che in ogni caso si dovrà intervenire sui record per aggiornare consistenze e descrizioni catalografiche. Un elemento da valutare è se le riviste hanno fascette e se la vecchia collocazione è segnalata dentro i fascicoli: cambiando le collocazioni occorrerebbe cambiare anche le fascette e forse le collocazioni scritte sui fascicoli. In casi estremi, come il DISTAM, in cui al contrario le riviste da scartare sono poche, si può mantenere la struttura topografica compreso il numero di catena in SOL. Nel caso si vogliano inserire delle riviste inizialmente considerate marginali a compactus si potrebbero individuare gli spazi disponibili a compactus e selezionare le poche riviste da inserire in mezzo a quelle già piazzate a compactus in base alla compatibilità tra metri liberi e metri occupati dalle singole riviste da aggiungere. Alcune annotazioni : 1) se si cambiano le collocazioni di tutte le riviste a compactus, le riviste marginali messe negli armadi in corridoio sarebbero facilmente distinguibili perché manterrebbero la vecchia collocazione. Se si tenessero le vecchie collocazioni a tutte va trovata un'altra soluzione. 2) nel caso di Entomologia e del DISMA, le riviste messe nel compactus nuovo hanno già cambiato la collocazione prendendo una numerazione continua: per inserirvi all'interno delle riviste ex- marginali occorre non solo eliminare delle riviste ma riutilizzare i loro numeri di catena sostituendovi riviste che abbiano pari capienza; in alternativa si possono inserire riviste in fondo, aggiungendo numeri di catena. Le possibili riviste da eliminare sono gli standing orders (da spostare al piano terra) e gli abstracts (da disinventariare). 3) Per Patologia la scelta / risistemazione va fatta adesso, eventualmente eliminando standing orders e abstracts: le marginali o si re-inseriscono tra le riviste principali a compactus o si eliminano o si lasciano negli armadi. 4) Per il DISTAM, oltre ad eliminare standing orders e abstracts, si possono selezionare alcune riviste marginali da mettere negli armadi. Idem per gli altri fondi [marzo 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 36 Vers agg. 23/12/2015

38 Parlare astrattamente di riviste è fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie di oggetti: riviste con versione elettronica, riviste di prestigio senza equivalente elettronico (categoria ormai ridottissima), e riviste solo cartacee di minore interesse (tipo National geography). la gestione delle riviste con accesso elettronico non costituisce un problema: la biblioteca diventerà il deposito della copia cartacea su cui si basa l'abbonamento elettronico e una vetrina in cui gli utenti potranno sfogliare fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere spostate in biblioteca centrale (e finire in magazzino) senza creare problemi. spostare in biblioteca centrale riviste prive di equivalente elettronico, specie se di interesse per la ricerca, creerà qualche problema, in quanto i docenti potrebbero essere disincentivati alla loro consultazione se per farlo dovessero raggiungere la biblioteca. È evidente che, senza arrivare a lasciare queste riviste presso i dipartimenti (soluzione limite), si debbano trovare soluzioni non penalizzanti per la biblioteca, ma che consenta ai docenti di avere i fascicoli a disposizione : consentire la prestabilità - per periodi limitati, specie con prestito giornaliero degli ultimi fascicoli o annate creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento e l'inventariazione, in cui il fascicolo venga messo a disposizione del docente (ipotesi possibile solo per rivista specialistiche) effettuare una sorta di DD interno, trasmettendo copia dell'articolo desiderato in fotocopia tramite posta interna o effettuando una sorta di DD interno per le riviste meno significative non esistono - ovviamente - problemi [marzo 2012] Gestione monografie e altri materiali a magazzino Come detto sopra, le monografie destinate a magazzino non saranno ricollocate, in modo da poterle identificarle rapidamente come tali dalla collocazione sia dai bibliotecari che dagli utenti. Questo consentirà di definire un diverso trattamento delle richieste (ad esempio poterne differire l'evasione al momento in cui sarà disponibile un bibliotecario). Per facilitare la gestione delle richieste da parte dei bibliotecari, dato che spesso i volumi provenienti dai vecchi fondi librari non hanno l'inventario registrato sul volume (o se c'è non è distinto dalla serie giusta, o non corrisponde con quello inserito in SOL, che ovviamente detta legge in fase di prestito), tenteremo di apporre all'interno una fascetta con serie e inventario dentro il volume. Questo consentirà di identificare subito e in maniera univoca il numero di inventario nel caso il volume debba essere prestato. Se questo non fosse possibile, a causa della onerosità del processo, o per altre ragioni, l'unica soluzione - una volta che si rendesse necessario prestare un volume a magazzino - sarebbe di cercare in Opac il volume per titolo/autore, identificare in maniera univoca la copia che sia ha in mano tramite la collocazione 18 e infine inserire a mano la serie e l'inventario corrispondente nel modulo gestione prestiti di SOL. È evidente la complessità e la lentezza di una simile procedura, che oltretutto finirebbe nella maggior parte dei casi per svolgersi davanti all'utente. Le monografie destinate a magazzino manterranno le vecchie collocazioni, al limite apponendo una fascetta con serie e inventario dentro il volume, dato che raramente è rintracciabile nel volume stesso l'inventario presente in SOL. Le collane troppo vecchie o inadatte per essere esposte al pubblico manterranno le vecchie collocazioni, per differenziarle da quelle a scaffale aperto. Per i volumi a magazzino non sono possibili controlli a scaffale automatizzati, non avendo tag [marzo 2012] 18 sperando naturalmente che non vi siano ambiguità o errori di scrittura riguardanti la collocazione Biblioteca della Facoltà di Agraria 37 Vers agg. 23/12/2015

39 5 SERVIZI AL PUBBLICO 5.1 APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE Gestione bancone e apertura Da febbraio 2014 a ottobre 2014 due biblioteche UNIMI, BGLF e Veterinaria, sono state scelte per sperimentare l'apertura serale fino alle 23,30 (alle 18,00 sabato e domenica). L'apertura è stata garantita da studenti 150 ore, personale di una cooperativa e vigilantes. È stata evidenziata una certa frequentazione delle due biblioteche il sabato e la domenica (fino al 30/40% dei posti), specie nelle prime settimane, con un successivo calo. La sera la frequentazione è stata minore, specie dopo le 19,00 e particolarmente a Veterinaria; anche in questo caso la frequenza si è ridotta dopo le prime settimane, arrivando a percentuali marginali (30 utenti a Città studi su 140 posti, il 15%). In sé e per sé il progetto non è stato un fallimento, ma neanche un successo. Entrambe le strutture hanno poi evidenziato un bassissimo livello di accesso ai servizi (prestito e altro) e di utilizzo dei volumi presenti: le biblioteche sono state usate di fatto solo come sale studio. Il declino dei numeri dopo il primo momento di curiosità indica poi che le reali esigenze di apertura serale sono state sopravvalutate: d'altra parte, dopo le 17,00 la fine delle lezioni e il progressivo svuotamento delle strutture didattiche fa sì che le biblioteche aperte finiscono per essere cattedrali nel deserto. È interessante notare che precedenti esperienze relative alla nostra sala lettura quando chiudeva alle 19,00 avevano dimostrato che dopo le 18,00 gli utenti si contavano sulle dita di una mano. Che effetto possa avere tale sperimentazione su come verrà posto il problema del prolungamento dell'orario di apertura per tutte le biblioteche non è chiaro; ma la richiesta per un'apertura oltre le 18,00 rende molto più complesse se non impossibili - turnazioni e cambiamenti volontari di orario incentivati, e rende quasi indispensabile assumere turnisti o ricorrere a cooperative. Nella nuova biblioteca il bancone (essendo rivolto sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca) finisce per far convergere su di sé tutte le richieste degli utenti, generiche o specializzate che siano. Per questo diventa cruciale l'organizzazione dei turni di servizio. È ormai chiaro che al bancone bastano due persone (dato che nel 95% dei casi il volume viene recuperato direttamente dagli utenti e il ricorso al magazzino è minimo), e una terza crea solo confusione: a causa della complessità delle operazioni da fare (controllo ritardi, prenotazioni, gestione dei tag e dei pad), risulta infatti difficile trovare attività da svolgere al bancone per coprire i tempi morti senza creare problemi. Quindi chi resta a disposizione per sanare momentanee carenze di personale al bancone, o per scendere a magazzino, deve restare nell'ufficio reference. È invece più critico come prevedibile il controllo del territorio: oltre ai casi di volumi presi e rimessi fuori posto dagli utenti, l'uso delle sale inizia a mostrare una eccessiva confidenza (uso di cellulari, oggetti abbandonati etc.) che va controllata. Quindi, per mantenere il presidio al bancone servono 2 bibliotecari sia la mattina che il pomeriggio, più i turni di mezzogiorno, il che significa che ogni giorno vengono coinvolte 6/7 persone; tenendo conto delle sostituzioni in caso di assenza, significa che per coprire i normali turni in pratica sono coinvolti tutti. Nella definizione dei turni occorre poi tener conto della necessità di distribuire in maniera equilibrata i prestiti, che sono la principale attività legata al bancone, tenendo conto che alcune persone sono già coperte - in percentuali diverse - dallo svolgimento di attività di back-office. [marzo 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 38 Vers agg. 23/12/2015

40 5.1.2 Presenze in sala La nuova biblioteca è talmente diversa dalla vecchia che la dinamiche di utilizzo vanno rianalizzate da zero: ciò che cambia non è solo come sono utilizzati i materiali bibliografici, ma anche il modo con cui gli utenti interagiscono con gli spazi fisici ed entro certi limiti il modo stesso in cui la biblioteca viene vissuta a livello sociale. Probabilmente è cambiato lo stesso rapporto degli utenti con i bibliotecari. Va aggiunto che la segnaletica è ancora in via di definizione: dato che non è stata completata la ricollocazione dei volumi, la segnaletica a scaffale è inevitabilmente provvisoria e anche l'iconografia dei cartelloni andrebbe rivista per migliorarne l'impatto visivo. Il fatto poi che le collocazioni si basino sulla CDD rende indispensabile riflettere su quali informazioni vadano comunicate agli utenti. Fatta salva la necessità di abituarli a scorrere gli scaffali usando un codice numerico particolare come la CDD, la precisione biblioteconomica nelle definizioni potrebbe essere sacrificata a favore di un'informazione più vicina all'esperienza empirica. Come prima passo per analizzare le dinamiche di uso della nuova biblioteca, da marzo abbiamo iniziato a registrare le presenze nelle sale 4 volte al giorno (alle 9,30; alle 11,30 ; alle 13,30 ; e alle 16,30.) I dati hanno mostrato un elevato livello di utilizzo della biblioteca: - a marzo, ad esempio, le presenze medie alle 9,30 erano il 36% (circa 45 presenti su 124 posti), alle 11,30 il 69% (85 presenti), alle 13,30 il 44% (55 presenti), e alle 16,30 il 36% (45 presenti) ; - a maggio, alle 9,30 erano al 40%, alle 11,30 al 69%, alle 13,30 al 39% e alle 16,30 al 30% ; - a ottobre le presenze alle 9,30 erano il 36%, alle 11,30 il 68%, alle 13,30 il 38%, alle 16,30 il 37%. Simili dati possono portare ad alcune conclusioni (sia pur preliminari) : 1) la percentuale di occupazione massima prevedibilmente in corrispondenza delle 11,30 - non supera il 70%, indicando una frequentazione elevata ma lontana dalla saturazione, indizio che la biblioteca sembra ben dimensionata. Va notato che nel 2014/15 gli iscritti alla Facoltà erano 4227; quest'anno, con l'accesso programmato sono scesi a È probabile che, raggiunto il picco massimo di iscritti, gli iscritti scenderanno progressivamente a poco più di Quindi la biblioteca sperimenta adesso il massimo livello ipotizzabile di affollamento 2) occorre notare che alle 11,30 in alcuni giorni l'occupazione ha superato l'80% (cioè tra 100 e 110 posti occupati su 124), arrivando in 2 giorni a 121 e 123 posti occupati, equivalenti alla saturazione. Questi picchi non sembrano avere ragioni particolari, dato che sono distribuiti stocasticamente. Si nota invece che prevedibilmente - il venerdì l'afflusso è minore. 3) i livelli minimi di occupazione (alle 9,30 e alle 16,30) superano comunque il 35%, con una escursione tutto sommato limitata tra massimo e minimo, indizio di una certa stabilità nell'utilizzo della biblioteca nel corso della giornata. Constatazione prevedibile, in base a precedenti osservazioni nella vecchia biblioteca, ma comunque significativa. 4) non appaiono difformità nell'uso delle sale, indipendentemente dai materiali bibliografici esposti, indizio che sono usate soprattutto per lo studio (di materiali propri o della biblioteca) più che per ricerche tematiche. La sala A, senza prese elettriche ai tavoli è meno usata, presumibilmente perché evitata da chi usa i PC, altro indizio significativo. Una recente analisi comparativa sul livello di occupazione dei posti lettura nelle biblioteche di Ateneo, registrato però 2 volte al giorno, mostra che il nostro livello di occupazione (44%) è vicino alla media (40%): il livello più alto - come prevedibile - è nelle umanistiche, più frequentate in quanto usate dagli utenti come laboratori didattici e di ricerca (tra il 69% [BGLF] e il 40% [Filosofia]); poco inferiore per le scientifiche (dal 59% [Biologica] al 36% [Chimica]); inferiore per le biomediche (tra il 20% e il 34% ). Il nostro livello si pone al secondo posto tra le scientifiche. [nov. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 39 Vers agg. 23/12/2015

41 5.2 CONSULTAZIONI Da maggio 2015 la Div. biblioteche fa registrare le consultazioni in loco (una settimana al mese), in modo da poterne valutare il numero annuo. La difficoltà di intercettare simili movimenti in una biblioteca a scaffale aperto sono evidenti: fin dall'inizio è stato chiaro che lo sforzo di registrarli ha senso solo se è un'occasione per instaurare prassi di consultazione corrette da parte degli utenti. Quindi si è deciso di registrare le consultazioni in loco tutti i giorni, non solo durante le settimane canoniche, e in SOL. Inoltre abbiamo considerato come consultazioni il 5% dei volumi trovati fuori posto (valutando che pochi dei volumi fuori posto siano prodotti da prelevamenti di volumi da scaffale non conclusi correttamente, in quanto prevalgono nettamente gli errori endogeni di ricollocazione post-trasloco), inserendole in SOL al pari dei volumi correttamente riportati al bancone dagli utenti: pur con tutti i limiti metodologici, questo mix rappresentava nella maniera più realistica la dinamica delle consultazioni in base dei dati allora disponibili. Va ricordato che noi usiamo le consultazioni SOL per registrare i prestiti giornalieri (con uscita dalla biblioteca) di opere non prestabili: per gestire le consultazioni in loco usiamo un utente fittizio ("CONSULTAZIONE AGRARIA"). I volumi prelevati a magazzino non essendo protetti dai tag antitaccheggio - continueranno ad essere registrati come prestito giornaliero attribuito ad uno specifico utente o su moduli cartacei (trattenendo la carta di identità) per gli esterni. Le consultazioni passate alla Divisione nelle 4 settimane monitorate sono 217; se le settimane fossero un campione statisticamente significativo (2 a traffico pieno e 2 ridotto), proiettate su 40 settimane - esclusi agosto e le festività - portano a una stima di 2200 consultazioni annue SOL, a cui aggiungere quelle manuali (circa 400), arrivando a 2600 consultazioni in loco l'anno. Resta il fatto che, inserire in SOL i volumi trovati fuori posto solo durante le settimane di test ha parzialmente falsato i dati, creando una ulteriore dissimmetria tra quelli forniti alla Divisione e quelli registrati in SOL: i 2 canali informativi sono infatti basati su diverse metodologie (uno registra anche i movimenti manuali, l'altro no), con scansione temporale diversa (uno registra i dati una settimana al mese, l'altro in continuo), con modalità e dinamiche diverse (il primo, subito a regime e monitorato, l'altro poco usato all'inizio, anche se è andato via via crescendo). Inoltre le consultazioni in loco sono registrate solo da maggio, quindi per ottenere il dato annuo servono complesse interpolazioni statistiche. La complessità dei controlli a scaffale pervasivi rende poi difficile ipotizzare di poterli fare con continuità: nella migliore delle ipotesi potranno essere fatti una o due volte l'anno, il che, però, rende irrimediabilmente incoerenti tutte le statistiche basate su di esse. [agosto 2015] Perciò a partire da settembre si è standardizzata al massimo la gestione delle consultazioni in loco: tutte, anche quelle ad esterni, sono registrate in SOL e la registrazione dei volumi non correttamente restituiti dagli utenti avviene solo per quelli trovati palesemente fuori posto in giornata. Con questa nuova gestione le consultazioni registrate in SOL arrivano a 1511, di cui 1337 consultazioni in loco (registrate all'utente CONSULTAZIONE AGRARIA ) e 174 prestiti giornalieri (registrati al singolo utente e con uscita dei volumi dalla biblioteca). Per questi ultimi i risultati sono alquanto inferiori rispetto alle previsioni (erano stimati a 300), mentre le consultazioni in loco, essendo registrate per la prima volta, non erano state oggetto di previsioni. Le consultazioni in loco l'anno prossimo completo e con dati relativi a tutti i giorni - potrebbero arrivare a 3000: non poche, ma pur sempre marginali rispetto ai prestiti mensili, in ascesa verso quota Il calo anomalo dei prestiti giornalieri può tuttavia far presumere che le consultazioni in loco stiano assorbendone un 40/50% (pur tenendo conto che operano su materiali diversi: le consultazioni in loco riguardano anche volumi prestabili, i prestiti giornalieri solo i non prestabili). In ogni caso, dato che stiamo ancora ricollocando i fondi librari recuperati, le dinamiche di consultazione di tali materiali sono poco prevedibili. [nov. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 40 Vers agg. 23/12/2015

42 5.3 PRESTITO VOLUMI Per i prestiti, la quantità delle transazioni dipende essenzialmente da due parametri: numero utenti e quantità dei volumi a disposizione. In passato è infatti risultato chiaro che la curva dei prestiti era sovrapponibile a quella degli iscritti alla Facoltà, segnalando una correlazione lineare tra i due fattori; quanto al patrimonio, c è ovviamente una correlazione tra numero dei volumi e prestiti. Una biblioteca non può che intervenire in misura molto limitata sulla dimensione del proprio bacino di utenti, dato che questo dipende da fattori fuori dal suo controllo: dinamiche demografiche, politiche in materia di istruzione, la specificità della Facoltà di cui si fa parte, l'influsso del numero chiuso etc. ). In definitiva, gli utenti sono quelli che sono e vanno considerati come una variabile indipendente, che non può essere manipolata. Quanto al numero totale dei volumi, dipende per lo più da fattori storici pregressi, ed è quindi anch'esso una variabile indipendente, in lento aumento (se non sostanzialmente stabile) a causa della ridotta dinamica delle nuove acquisizioni. La dinamica dei prestiti può poi essere influenzata - aumentando o diminuendo questa probabilità media - da come gli utenti usano i servizi della biblioteca: l'assiduità con cui la frequentano, il livello di informazione sulle risorse e sui servizi, i diversi approcci didattici, sono tutti fattori che possono incrementare il tasso di utilizzo della biblioteca, e quindi avere un effetto moltiplicatore sulle transazioni erogate. Si tratta però di fattori difficili da valutare, in cui dati oggettivi si mischiano ad aspetti psicologici e percettivi. Ben più importante è il diverso modo in cui le biblioteche delle varie aree disciplinari sono utilizzate dagli utenti: è probabile che gli studenti delle umanistiche usino maggiormente la biblioteca come laboratorio didattico e di ricerca, quindi utilizzando in maniera maggiore i volumi rispetto alle biblioteche scientifiche o biomediche (in cui buona parte dell'attività didattica viene svolta nei laboratori o negli stage). [marzo 2015] A parte ciò, quel che può far aumentare sensibilmente la probabilità media che un volume venga chiesto in prestito, è l'utilità intrinseca dei materiali posseduti in rapporto alle esigenze degli utenti. Di nuovo, non è semplice valutare l'utilità o l' "attrattività" dei volumi posseduti. Da quando sono stati collocati in un fondo a parte, sappiamo che i volumi di testo contribuiscono al 65% circa dei prestiti mensili: ad esempio nel 2014 su 5100 prestiti mensili 3530 sono riferibili ai soli volumi di testo (69%), nel 2015 su 8160 prestiti mensili 5285 sono riferibili ai testi (64%). Si tratta di una percentuale elevata, ma minore di quella attesa (in assenza di precise statistiche si ipotizzava che fosse del 75%/80%, se non superiore). Va anche detto che noi, senza averli definiti formalmente di testo perché non adottati come tali nei nostri corsi, possediamo volumi che sono tali in altre Facoltà: quindi anche se le movimentazioni relative a tali volumi non appaiono statisticamente riferibili al nostro fondo di volumi di testo, in un modo o nell'altro sono prestiti relativi alla didattica, che quindi andrebbero aggiunti ai prestiti ufficialmente attribuibili ai volumi di testo. Il problema è che non possiamo quantificarli. È probabile quindi che in una biblioteca universitaria il grosso delle richieste si concentri sui volumi di testo, ma abbiano un ruolo notevole anche le monografie tematiche: quindi l'adeguatezza del patrimonio alle esigenze dei propri utenti coincide in buona parte con la quantità dei volumi di testo acquisiti, ma in parte consistente con il costante aggiornamento. Completamente diversa è l analisi sui prestiti per la ricerca: qui la dinamica dipende soprattutto da come è impostata la policy nei confronti della docenza, visto che tali prestiti vengono contati statisticamente uno per anno (assicurando una sorta di massa inerziale sul totale dei prestiti). Va tenuto conto che negli ultimi anni stiamo progressivamente ricontrollando i volumi prestati ai docenti, per far rientrare quelli per cui non serve più un prestito vincolato; per contro, ogni anno ai prestiti vincolati si aggiungono i nuovi acquisti e una frazione dei fondi librari accorpati. Quindi il risultato finale nasce dall'equilibrio fra queste due dinamiche contrastanti. [dic. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 41 Vers agg. 23/12/2015

43 5.3.1 I dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e le proiezioni Come detto i prestiti della sola biblioteca centrale nel 2010 sono stati 3474, di cui 3075 mensili e 399 di volumi prestati in modo vincolato ai docenti; nel , di cui 3435 mensili proroghe, 688 ai docenti, più 598 prestiti giornalieri (registrati come consultazioni per differenziarli dagli altri prestiti, ma comunque con uscita del libro dalla biblioteca); nel , di cui 3990 prestiti mensili proroghe, 461 a docenti e 829 giornalieri; nel prestiti, di cui 4604 mensili proroghe, 380 ai docenti e 684 giornalieri. I prestiti dell'intera Facoltà nel 2010 sono stati 4692, di cui 3257 mensili e circa 1400 prestiti ai docenti; nel , di cui 4625 mensili proroghe, 688 vincolati per docenti, più 598 prestiti giornalieri (con uscita del libro dalla biblioteca); nel , di cui 4229 prestiti mensili proroghe, 1577 prestiti vincolati a docenti e 871 giornalieri; nel prestiti, di cui 4754 mensili proroghe, 1543 ai docenti e 684 giornalieri. Va notato che nel 2012 le statistiche delle ex-biblioteche decentrate apparivano incoerenti. Quindi i prestiti ai docenti sono stati ripuliti e ridefiniti ex-post: i prestiti del Distam sono stati stimati a 1096 (858 a docenti depurati dai falsi positivi 200 attribuiti a studenti, 12 proroghe e 26 giornalieri), quelli di Entomologia a 330 (258 a docenti, 39 a studenti, 17 proroghe e 16 giornalieri). Nel 2014 le statistiche incorporano tutti i fondi librari assorbiti, arrivando a 8506 prestiti, di cui 5107 mensili proroghe, 1647 ai docenti e 549 giornalieri; è tuttavia possibile sia pur con qualche approssimazione - individuare l' apporto dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca centrale: 6812 prestiti, di cui 4992 mensili proroghe, 400 ai docenti e 520 giornalieri. L analisi sulle dinamiche interne è complessa, tuttavia alcuni elementi possono essere rimarcati: 1) i prestiti giornalieri (relativi alla sola biblioteca centrale) sono in lenta diminuzione; le proroghe hanno avuto invece un notevole aumento, anche rispetto agli altri movimenti 2) i prestiti normali (cioè i mensili per studenti o da 60 giorni non vincolati - per docenti) della sola biblioteca centrale fino al 2014 sono aumentati tra il 15% e il 10% l'anno, con una certa stabilità nel trend, sintomo di una dinamica assestata. Gli incrementi dei prestiti relativi all'intera Facoltà formano una curva di incremento quasi perfettamente sovrapponibile a quella della biblioteca centrale: fatto non certo sorprendente, visto che il 95% di tali prestiti deriva dalle vecchie collezioni della ex-biblioteca centrale. 3) la curva dei prestiti ai docenti è in leggera flessione, ma i dati contengono un certo grado di incoerenza, dato che questo tipo di prestito fino al 2011 è stato gestito dalle biblioteche di Dipartimento con modalità alquanto discutibili (al punto è stato necessario normalizzare i dati ex-post, il che, però, ha prodotto un certo grado di approssimazione nei dati). 4) i prestiti totali (mensili + vincolati per ricerca + proroghe + giornalieri) hanno una dinamica in parte simile a quella dei soli prestiti mensili. Ma a questo livello di aggregazione dei dati si nota fino al 2014 una diminuzione del trend di crescita, presumibilmente a causa dell'effetto anticiclico della diminuzione dei prestiti giornalieri e della staticità dei prestiti per la ricerca, che iper-compensano l'overdrive delle proroghe Se correliamo i prestiti con gli iscritti alla Facoltà, vediamo che fino al 2006 le due curve sostanzialmente si sovrappongono, indicando che il numero di prestiti dipendeva linearmente dagli iscritti. Tra il 2007 e il 2010 le due curve divaricano, e quella dei prestiti mostra una inclinazione sensibilmente maggiore, indicando una dinamica accelerata rispetto a quella degli iscritti. Dal 2011 la curva dei prestiti si impenna, e aumenta enormemente il differenziale con la curva degli iscritti, indizio che la dinamica dei prestiti non è più correlata linearmente a quella degli iscritti, ma vi aggiunge un overdrive positivo, dovuto presumibilmente alla maggiore attrattività raggiunta dal nostro patrimonio librario. Aggiungere all'analisi i fondi librari in via di accorpamento non dovrebbe cambiare sostanzialmente queste conclusioni. [nov. 2014] Biblioteca della Facoltà di Agraria 42 Vers agg. 23/12/2015

44 5.3.2 Dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca e indici A gennaio 2015, dopo aver elaborato le statistiche 2014, erano state definite anche le previsioni tendenziali 2015 (anno in cui si ipotizzava che sarebbe stato completato l'accorpamento strutturale e funzionale dei fondi librari di Facoltà), sulla base di una ipotesi di aumento del 10% circa. La nuova biblioteca è stata aperta a metà gennaio, e già a marzo i dati relativi ai primi tre mesi si rivelavano migliori del previsto, con aumenti rispetto ai corrispondenti mesi del 2014 superiori al 50%. Tali dati sono stati via via confermati, rendendo evidente che l'aumento dei prestiti rispetto al 2014 a fine 2015 si sarebbe assestato attorno al 60%, al punto da costringere ad elaborare un secondo grafico con i tendenziali corretti. Un tale exploit assume un valore ancora maggiore se lo si correla con la curva degli iscritti alla Facoltà (quasi piatta rispetto al ) e con il fatto che i volumi recuperati durante l'accorpamento sono stati messi a disposizione degli utenti con molta lentezza a causa delle complesse operazioni di riordino. L'evidente impennata della curva dei prestiti rispetto al normale trend degli anni precedenti, non può quindi che essere stata determinata dall'apertura della nuova struttura in sé e per sé, grazie alla maggiore accessibilità acquisita dal materiale esposto a scaffale aperto. Anche da questo punto di vista quindi, il progetto della nuova biblioteca sembra essersi dimostrato azzeccato e sta dando i frutti sperati. [sett. 2015] Le statistiche 2015 consolidate sono di prestiti, di cui 8157 mensili proroghe, 1604 prestiti ai docenti e 174 giornalieri (più 1337 consultazioni in loco). Non è più possibile individuare in maniera affidabile l' apporto dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca, ma possiamo valutare i prestiti generati dai volumi di testo (5280, il 64% del totale dei prestiti) La valutazione di quanto i prestiti 2015 siano aumentati rispetto al 2014 è resa complessa dal fatto che a dicembre 2014 e gennaio 2015 la biblioteca è stata aperta due settimane in meno (per i lavori in vista dell'apertura). Inoltre, visto che la dinamica di funzionamento della nuova biblioteca è sconosciuta, a noi serve un'analisi sul trend dei prestiti durante il Per questo sono stati monitorati anche gli aumenti dei prestiti mensili (quelli ai docenti come si è detto hanno una dinamica a parte) mese per mese: tra febbraio 2014 e 2015 c'è stato un incremento del 62% (da 394 a 640), a marzo del 72% (da 488 a 839), ad aprile dell'80% (da 383 a 690), a maggio del 38% (da 556 a 768), a giugno del 53% (da 463 a 710), a luglio del 55% (da 350 a 543), ad agosto del 300% (da 27 a 82), a settembre del 78% (da 402 a 714), ad ottobre del 38% (da 791 a 1095), a novembre del 60% (da 510 a 814). Aumento annuo (supponendo che le anomalie 2014/15 si compensino): 59% (da 5107 a 8157). Dopo una piccola esplosione post apertura tra febbraio e aprile (dovuta probabilmente all'effetto trascinamento creato dalla novità della biblioteca) l'aumento oscilla tra il 38 e il 78% (in media il 60%), sintomo di un assestamento delle dinamiche dei prestiti. Difficile capire se possano aumentare: molti margini di miglioramento sono legati a come verranno impostati i servizi a livello d'ateneo. Una recente indagine effettuata dalla Divisione biblioteche sulla percentuale di volumi prestabili e sull'indice di circolazione nelle biblioteche di Ateneo ha fornito interessanti elementi di valutazione. Va detto però che i dati risalgono al 2013, quindi per quanto riguarda la biblioteca di Agraria l'analisi è talmente datata da essere fuorviante: nel 2013 le biblioteche esistenti erano due, i fondi recuperati due o tre su 11, mentre adesso la biblioteca è una, i fondi sono tutti recuperati e la percentuale dei volumi prestabili sta rapidamente salendo. Va poi detto che come indice di circolazione è stato usato il rapporto prestiti/volumi prestabili, a differenza di altri indici basati sul rapporto tra prestiti e volumi totali o prestiti/volumi dopo una certa data: di fatto introduce una variabile in più, dato che l'indice non varia solo per l'aumento o la diminuzione dei prestiti (al numeratore), ma anche se cambia - per scelte politiche o ragioni biblioteconomiche - la percentuale di volumi prestabili (al denominatore); mentre se il denominatore fosse il numero totale dei volumi posseduti, sarebbe in lento aumento (a causa del numero esiguo di nuove accessioni, contrastate peraltro dalle disinventariazioni), se non quasi invariante. Biblioteca della Facoltà di Agraria 43 Vers agg. 23/12/2015

45 L'indagine ha anche mostrato le solite differenze tra biblioteche, indizio evidente che all'interno del nostro sistema bibliotecario convivono diverse tipologie di biblioteche (in prima approssimazione coincidenti con le aree disciplinari), tra di loro strutturalmente e funzionalmente divaricanti. L'analisi mostra che non c'è un rapporto diretto tra elevato tasso di prestabilità e indice di circolazione: è basso sia quando la percentuale di volumi non prestabili è alta, ma anche quando è basso (e viceversa). Se c'è una logica, va individuata biblioteca per biblioteca, nella diversità delle collezioni e del rapporto con gli utenti, nel modo con cui sono erogati i servizi, probabilmente anche nella storia di ogni biblioteca. Il fatto che il livello medio dell'indice di circolazione sia basso anche se è alta la percentuale di volumi prestabili ha una banale spiegazione matematica: se l'indice è il rapporto tra volumi prestabili e prestiti, e se il denominatore aumenta perché aumenta la percentuale di volumi prestabili, l'indice non può che diminuire a meno che il denominatore non venga aumentato proporzionalmente, il che non può che avvenire operando su fattori non presenti nell'equazione (l'utilità dei volumi in base alle esigenze degli utenti, il loro aggiornamento, etc.) Tutti questi fattori sono all'opera nel caso di Agraria: l'indice di circolazione del 20% (nel 2013, prima dell'unificazione) nasce dal rapporto tra prestiti e volumi prestabili esistenti allora nell'insieme della Facoltà; dopo l'unificazione i volumi prestabili saliranno a , e per mantenere lo stesso indice serviranno più di prestiti. Vero è che i prestiti si stanno in effetti avvicinando a quel limite, grazie soprattutto ai prestiti dei volumi di testo, dato che il nostro patrimonio di volumi di testo negli ultimi anni ha avuto un fortissimo incremento. L'analisi sul rapporto tra dinamica dei prestiti ad Agraria e livello di aggiornamento è più complessa. Più i volumi sono obsoleti, meno probabile è che vengano chiesti in prestito; oltre gli anni 80/90 l'interesse degli utenti dovrebbe degradare rapidamente (salvo che per poche discipline a minor tasso di obsolescenza come entomologia, patologia vegetale etc.) arrivando in breve ad un interesse marginale, per poi a ridursi ulteriormente - con una curva asintotica fino ad azzerarsi. La struttura patrimoniale della nostra biblioteca in base alla vetustà dei volumi ha una forma a clessidra: per anni è stata sostanzialmente una biblioteca di conservazione, quindi con molti volumi storici, se non obsoleti (che producono ben pochi prestiti); c è però stato un notevole incremento di acquisti dal 2000 in poi, garantendo parecchi volumi recenti (in grado di produrre un numero significativo di prestiti). Al momento non è facile valutare quanto possa incidere sull'attrattività media del materiale posseduto da noi l'aggiunta al patrimonio dei volumi recuperati dai fondi librari accorpati: molti sono obsoleti, ma altri possono senza dubbio rivelarsi interessanti. Tuttavia l'equilibrio finale non è facilmente prevedibile, se non si dispongono di serie storiche sufficientemente estese nel passato, in grado di correlare i prestiti con la distribuzione per disciplina e per anno di pubblicazione dei volumi. E le nostre statistiche di circolazione, che comunque risalgono a pochi anni fa, sono inesorabilmente limitate e poco significative, perché quello dei fondi accorpati è materiale per lo più mai prima messo a disposizione degli utenti e di cui quindi non possiamo conoscere le dinamiche di uso. Di nuovo, una simile analisi non è semplice da fare Inoltre, noi stiamo agendo attivamente su entrambe le grandezze su cui si basa l'indice di circolazione: da una parte stiamo disinventariando una tale quantità di volumi doppi od obsoleti da ridurre sensibilmente il denominatore; dall'altra, stiamo anche catalogando centinaia di volumi recenti mai trattati prima, producendo sì un lieve aumento del denominatore, ma anche creando le condizioni per un aumento dei prestiti, e quindi contribuendo ad incrementare ulteriormente il numeratore. Ma il fattore più importante che sta agendo con forza sul numeratore, ovviamente, è l'aumento più che lineare dei prestiti generato dall'apertura della nuova struttura. Ad Agraria, quindi, non solo i parametri in gioco stanno continuamente e profondamente cambiando (senza che sia facile capirne l'effetto cumulato), ma stiamo anche intervenendo attivamente per modificarli, introducendo effetti di retroazione nel sistema, quindi aumentandone il livello di non-linearità e rendendolo sempre meno predicibile (anche se - occorre ricordarlo - i sistemi non-lineari sono pur sempre deterministici). [dic. 2015] Biblioteca della Facoltà di Agraria 44 Vers agg. 23/12/2015

46 5.4 DD/ILL, REFERENCE E RICERCHE IN RETE Come detto nella seconda parte di questo progetto, le prospettive sono segnate da tendenze di fondo difficilmente eludibili: disintermediazione, diminuzione degli acquisti, crescente centralizzazione delle politiche bibliotecarie e dell offerta dei servizi. Sono tutti fattori destinati ad avere effetti profondi, anche se di complessa analisi, sui DD/ILL. Ad esempio, il prevalere dell e-only gestito a livello nazionale e la contestuale diminuzione dei cartacei dovrebbe tendenzialmente far diminuire i DD: le strutture di ricerca italiane finiranno per avere tutte a disposizione più o meno le stesse risorse big deal, mentre quelle di proprietà riservata delle biblioteche (cartacei e on-line) diventeranno sempre più marginali. Gli effetti sono comunque complessi da analizzare perché contraddittori: dato che il DD è sia attivo che passivo, eliminare riviste cartacee diminuisce le richieste dall'esterno ma fa aumentare quelle verso l'esterno (per sostituire gli articoli non più disponibili). Se le riviste da chiudere fossero fra quelle meno soggette a richieste dall'esterno ma più dall'interno, tali chiusure selettive potrebbero perfino far aumentare il numero di DD. Ancora più complesso da valutare è l'impatto su DD/ILL della disintermediazione e dei nuovi strumenti di ricerca (ad esempio SFX): da una parte questa semplicità d'uso potrebbe incrementare i DD per il fatto di poter seguire l'impulso del momento e di non dover venire fisicamente in biblioteca per effettuare la richiesta; dall'altra, una volta che l'utente scoprisse di non poter scaricare l articolo e basta, che ci vorranno giorni per ottenerlo e dovrà comunque recarsi in biblioteca, potrebbe essere spinto a desistere dall'attivare un DD e ripiegare su risorse più facili da ottenere con un click (anche a costo di rinunciare a risorse qualitativamente più adeguate alle sue necessità). Di fronte a queste tendenze contrastanti appare difficile prevedere su quale livello si stabilizzeranno i DD ad Agraria: probabilmente potranno aumentare solo se si riuscirà ad esporre maggiormente all'esterno le nostre risorse catalogandole in ACNP, e ad avere un rapporto più "integrato" con i nostri utenti, il che dipenderà molto dall'evoluzione del reference. [mag 2012] Gli effetti sul reference delle tendenze di fondo di cui si è più volte parlato sono ancora più impredicibili e sottili. In generale, strumenti complessi o di non immediata comprensione, vista la scarsa preparazione dell'utente medio, rischiano di generare una sorta di iper-disintermediazione: l'utente frustrato non solo non verrà più in biblioteca, ma potrebbe perfino evitare di utilizzare gli strumenti bibliografici professionali per il più semplice Google (con tutti i pro e contro che ciò comporta). D'altra parte, il fatto che per l'utente diventi sempre più complicato capire perché il recupero diretto (=con un solo click) di una fonte non sia riuscito, potrebbe riaprire uno spazio per la tipica funzione di supporto del bibliotecario: se i problemi sono legati a errate impostazioni nelle strategie di ricerca o a problemi contrattuali, quel che serve è una conoscenza complessiva dei problemi di ricerca/recupero di fonti, che è appunto la specializzazione di un bibliotecario. Nonostante questo, resta il dubbio che il mancato ricorso al reference da parte dei nostri utenti correlato alla scarsa richiesta di corsi sulle risorse bibliografiche - dipenda da fattori strutturali, più profondi. Il primo può essere dovuto al fatto che i reference dovrebbero nascere in fase di stesura della tesi. In facoltà come la nostra, tuttavia, spesso le tesi sono impostate dal docente per inserirle all interno di un proprio percorso di ricerca; il che potrebbe implicare che le bibliografie sono già in parte impostate dall inizio. È anche possibile che l introduzione della nuova didattica abbia semplicemente abbassato il livello di complessità delle tesi, rendendo meno importante una accurata ricognizione e segnalazione dei riferimenti bibliografici. Se questo fosse vero non sarebbe semplice contrastare queste tendenze di fondo. Un ultimo aspetto, più banale, potrebbe essere la scarsa consapevolezza da parte dei nostri utenti dell'esistenza di servizi come il reference o il DD. [2013 marzo 2014] Un analisi a parte richiederebbero i discovery tool tipo SUMMON, ma appare inutile farla qui. Biblioteca della Facoltà di Agraria 45 Vers agg. 23/12/2015

47 5.5 CORSI E RAPPORTI ISTITUZIONALI L'attivazione di una serie di corsi rivolti a gli studenti della facoltà dovrebbe essere una priorità della biblioteca. L'esperienza del passato tuttavia dimostrato che non è così semplice farlo, in particolar modo ritagliando un ruolo autonomo per la biblioteca. Il problema principale, ovviamente, nasce dal fatto che per uno studente la partecipazione ad un corso ha senso solo se distribuisce crediti e, dato che il personale non docente non è abilitato a svolgere attività che producano crediti, i corsi devono di fatto essere svolti dal bibliotecario all'interno del curriculum didattico. A questo punto le soluzioni possibili sono poche: innanzitutto, per sviluppare una politica di offerta dei corsi, occorre cercare un rapporto più stretto con la docenza; in secondo luogo la biblioteca dovrebbe essere in grado di differenziare la propria offerta di corsi, in modo da potere attivare volta per volta quello richiesto per le varie tipologie di utenti; in terzo luogo, se non è possibile attivare dei veri e propri corsi, provare a fornire assistenza agli utenti in altro modo (creando opuscoli, offrendo assistenza personalizzata, utilizzando servizi interattivi). Uno dei punti su cui la nuova biblioteca dovrebbe maggiormente investire per avere un ruolo all'interno della facoltà è la creazione di un canale di contatto diretto con il singolo docente. La ristrutturazione dell'università e la creazione di mega-dipartimenti ha parzialmente destrutturato i rapporti istituzionali all'interno dell'ateneo e rese più complesse le comunicazioni tra la biblioteca e le proprie strutture di riferimento: in passato, quando doveva "comunicare" un'informazione o una novità a un Istituto, la biblioteca doveva in pratica mettersi in contatto con una ventina di docenti (40 al massimo), afferenti alle stesse aree disciplinari di ricerca; adesso effettuare la stessa operazione su un Dipartimento significa contattare 60 o 70 docenti, legati a varie aree disciplinari e di ricerca, quindi assai meno omogenei di prima. È evidente che nella nuova situazione i normali canali istituzionali (inviare una o una circolare al direttore dell'istituto, in modo che questi la possa girare a tutti i docenti) sono difficilmente proponibili. C è poi da tener conto che con ogni probabilità sia causa della ri-dipartimentalizzazione, sia per la naturale evoluzione della ricerca scientifica sta aumentando la sovrapposizione disciplinare e l interdisciplinarietà: individuare precisi filoni di ricerca ed assegnarli univocamente a un gruppo di ricerca ben individuato potrebbe quindi risultare difficile. Di questo va tenuto conto qualora si volesse tentare di attuare una profilatura dell utenza, per segmentare e specializzare i canali informativi per ambiti disciplinari (ad esempio, per elenchi di nuove acquisizioni, proposte di acquisto o altri servizi mirati). Contemporaneamente, l accorpamento delle ex-biblioteche di Dipartimento sta cambiando sensibilmente l approccio psicologico e relazionale del corpo docente con la biblioteca. Se prima chi aveva bisogno di servizi bibliotecari (in senso lato, da un DD all acquisto di volumi) si limitava a fare pochi passi in Dipartimento, entrare nella stanza dedicata alla biblioteca e rivolgersi a del personale che faceva parte della stessa struttura, adesso deve rivolgersi a una struttura fisicamente lontana, esterna al Dipartimento, e per certi versi psicologicamente vista come estranea. Anche se non emerge esplicitamente, i docenti che in passato non hanno mai avuto contatti regolari con la biblioteca centrale (la maggioranza) potrebbero avere un certo impaccio nel rivolgersi a quella che vedono come una struttura di cui non fanno parte e con cui non hanno rapporti personali consolidati. Va però detto che molti ricercatori e dottorandi, quando le biblioteche erano dipartimentali, potevano accedere alle risorse (in particolare l'acquisto di volumi) solo in maniera subordinata, dopo aver ricevuto l'assenso del responsabile del proprio gruppo di ricerca. Adesso, la possibilità di rivolgersi direttamente, senza intermediari, ad una struttura neutra come la biblioteca (che non decide seguendo logiche politiche o gerarchiche), potrebbe rendere loro più facile rapportarsi alla biblioteca come struttura di servizio. [set marzo 2013] Biblioteca della Facoltà di Agraria 46 Vers agg. 23/12/2015

48 6 PROCEDURE DI CAMBIO DELLE COLLOCAZIONI 6.1 LE IPOTESI PROGETTUALI La scelta di attribuire collocazioni basate sulla CDD alle monografie a scaffale aperto e il numero elevato dei volumi coinvolti ha obbligato fin dall inizio a cercare soluzioni innovative. Il problema cruciale consisteva nel decidere se separare l'attribuzione di una classe dalla ricollocazione del volume o mantenerle unificate. C è infatti una notevole differenza qualitativa e temporale tra le due operazioni. La classificazione è un operazione - entro certi limiti virtuale: non muta la realtà fisica dei volumi e può essere quindi reversibile; inoltre è un'operazione complessa, e l'ideale è che inizi prima possibile, in modo da distribuire nel tempo gli sforzi richiesti. Al contrario, dato che la collocazione on-line deve coincidere con quella fisica, la modificazione delle collocazioni sul gestionale deve essere contestuale alla ricollocazione (e viceversa): è il sigillo finale del processo e quindi va eseguita nel più breve tempo possibile, appena prima dell'apertura della nuova biblioteca, per evitare di creare una situazione disturbante mentre vecchie e nuove collocazioni coesistono. Integrare in maniera vincolante le due operazioni, come prevede l'approccio tradizionale (in cui volumi sono prelevati e classificati, la nuova collocazione registrata nel record bibliografico e apposta sul volume che viene ricollocato a scaffale), avrebbe reso molto lento il processo, perché avrebbero fatto prevalere i tempi lunghi richiesti dalla classificazione; quindi avrebbe allungato a dismisura il periodo durante i quali il sistema bibliotecario di Facoltà sarebbe stato sconvolto dalle operazioni di riorganizzazione. Inoltre, avrebbe obbligato ad adattare l intero processo alle esigenze professionali più elevate: se la classificazione è parte integrante del trattamento, gli operatori che se ne occupano devono necessariamente essere catalogatori esperti; in alternativa, il trattamento può essere svolto da due persone, una più professionalizzata per la classificazione e una meno esperta per il trattamento fisico dei volumi: ma allora va creato uno stretto collegamento funzionale tra di loro, con tutti i problemi organizzativi e logistici che ne derivano. Ci si è quindi orientati verso l'ipotesi alternativa: separare funzionalmente le due operazioni. Le classi sarebbero state attribuite ben prima che la nuova biblioteca fosse pronta, distribuendo nel tempo l attività e rendendola più sostenibile con le sole forze interne (senza dover ricorrere all'outsourcing, come sarebbe stato necessario se il processo fosse stato concentrato nel tempo); in seguito sarebbero state usate per derivare le nuove collocazioni, in modo da velocizzare il più possibile il trattamento fisico dei volumi e minimizzare i tempi dell operazione più perturbante. Il passo successivo era capire quale fosse il metodo migliore. L'ipotesi di registrare le classi su fogli Excel o tabulati è apparsa subito ingestibile in un progetto così complesso e che riguardava migliaia di volumi. Inoltre non avrebbe permesso di velocizzare più di tanto la ricollocazione. Anche l ipotesi di registrare le classi in SBN aveva gravi controindicazioni: dato che SOL non permette di attribuire automaticamente 19 la collocazione partendo dalla classe, si sarebbe dovuto modificare un record per volta, mentre contestualmente il volume andava ricollocato. Modificare le collocazioni una per una è un'operazione che sconvolge l'organizzazione della biblioteca, creando un'onda di perturbazione che si propaga lungo le collezioni, con volumi che cambiano collocazione uno dopo l'altro in maniera caotica. Non erano poi da trascurare gli aspetti pratici: l operatore avrebbe dovuto, in sequenza, lavorare su un terminale per cambiare le collocazione, usare una stampante per le fascette e un pad per programmare il tag antitaccheggio. Se più operatori avessero dovuto lavorare in contemporanea, ognuno di essi avrebbe dovuto avere a disposizione questi apparati, con costi elevati e notevoli complicazioni logistiche. 19 col termine "automatico" si intende qui una procedura in grado di agire su molti record contemporaneamente Biblioteca della Facoltà di Agraria 47 Vers agg. 23/12/2015

49 6.2 L IMPOSTAZIONE FINALE DEL PROGETTO Ci si è quindi concentrati su una terza ipotesi: usare un database ad hoc e modificare automaticamente le collocazioni, usando procedure batch: le classi sarebbero state inserite nel database, degli algoritmi avrebbero poi generato le nuove collocazioni, che sarebbero state esportate in un file per essere importate automaticamente in SOL. Infine è stata valutata la possibilità, usando lo stesso file, di stampare cumulativamente fascette e di pre-programmare i tag RFID 20 dell'antitaccheggio. Alla fine del processo, contestualmente alla modifica automatica delle loro collocazioni in SOL, i volumi sarebbero stati prelevati sequenzialmente dagli scaffali, gli sarebbero state applicate le fascette già pronte (invece di stamparle una per una) e i tag già inizializzati. Rese semplici e standardizzate, queste attività finali avrebbero potuto essere eseguite velocemente da personale avventizio, riducendo al minimo i costi. Inoltre, invece di passare settimane, se non mesi, a modificare le collocazioni un record per volta, prolungando nel tempo la situazione disturbante per i bibliotecari e per gli utenti, le modifiche on-line sarebbero avvenute da una notte all altra; anche la rifascettatura sarebbe stata velocizzata, e avrebbe potuto essere eseguita nel giro di pochi giorni o poche settimane al massimo - per migliaia di volumi. Durante l'analisi sono stati evidenziati una serie di vincoli tecnico-strutturali di fondo: perché la scelta fosse efficiente i volumi non andavano "catalogati" due volte: quindi i dati andavano estratti dal software usato per catalogarli (Sebina) e importati nel database. E l'unica ipotesi stabile e professionale era di usare gli scaricamenti in formato unimarc il database doveva essere aggiornato; quindi occorreva sviluppare procedure ed applicativi di uploading, utilizzando i record Sebina scaricati in formato unimarc. le procedure dovevano consentire a molte persone di lavorare contemporaneamente sull archivio; inoltre dovevano essere sufficientemente flessibili e modulari per potersi adattare alle varie esigenze che il progetto avrebbe prevedibilmente generato Di fatto questo significava creare un database in cui dovevano essere presenti sia i dati bibliografici che quelli inventariali e sviluppare un vero e proprio motore di ricerca definendo l'intera "filiera" produttiva (dal sistema operativo agli applicativi gestionali e all'interfaccia utente). Gli elevati investimenti iniziali richiesti da un sistema IT così complesso sarebbero stati giustificabili solo se avessero portato ad aumentare notevolmente l'efficacia e l'efficienza di tutte le attività da svolgere. I vari processi produttivi sono stati quindi re-ingegnerizzati per sviluppare delle economie di scala. Dato che le classi sarebbero state recuperate separatamente, è diventato essenziale definire il metodo più efficiente per attribuire la CDD tramite ricerche bibliografiche in rete, senza dover recuperare fisicamente i volumi. Sono quindi stati effettuati una serie di test e di analisi preliminari per individuare i database bibliografici in grado di garantire la maggior probabilità di poter recuperare classificazioni di buona qualità, escludendo i database meno "produttivi". Non senza problemi, perché è stato subito evidente che gli Opac che garantivano i migliori risultati (la LoC, la BL e OCLC) coprivano quasi solo le opere in inglese, mentre per i volumi italiani avremmo dovuto ricorrere a una serie di cataloghi molto più frammentati, con una bassa percentuale di opere classificate con la CDD, e di qualità non sempre adeguata. Ad ogni modo l'analisi ha dimostrato che comunque la quantità di opere che si sarebbero potute classificare derivando le classi dai cataloghi non era trascurabile, garantendo anche per questa attività una certa efficienza di base. La speranza, ovviamente, era che nei tempi medio-lunghi del progetto la situazione potesse poi migliorare. 20 le etichette magnetiche con chip programmabile usate per gestire il prestito automatizzato e l'antitaccheggio Biblioteca della Facoltà di Agraria 48 Vers agg. 23/12/2015

50 6.3 LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI Innanzitutto, per valutare la fattibilità del gestionale interno, sono stati testati alcuni moduli base per il caricamento dati e il trattamento dei record. Lo sviluppo non è stato comunque semplice, perché ha richiesto una complessa valutazione in termini di costi/ricavi strettamente legata all'analisi delle procedure di up- e down-loading: da una parte infatti non era semplice capire quale livello di complessità sarebbe servito per ottenere dei buoni risultati finali e far fronte ad eventuali ulteriori esigenze che si fossero presentate in futuro; dall'altra, ogni aumento di complessità visto che si trattava di implementare un'intera filiera produttiva avrebbe comportato un aumento più che proporzionale dei costi di sviluppo. Ad esempio, avendo scelto di recuperare i dati da Sebina, e dovendo assicurare un costante aggiornamento, l'unico metodo sufficientemente preciso e sicuro era usare il formato MARC; per caricare i dati in MATRIX avremmo però dovuto sviluppare un convertitore in-house, con tutti i problemi del caso. Una ulteriore complicazione nasceva dal fatto che gli aggiornamenti non dovevano essere solo additivi (cioè aggiungere nuovi record al dbase) ma sostitutivi, sia pur con precisi vincoli per mantenere l'integrità referenziale del dbase e garantire l'invarianza dei dati gestionali interni: occorreva quindi individuare con assoluta precisione quali dati aggiornare ogni volta che cambiano in Sebina, e quali tutelare (come le classi aggiunte solo in MATRIX o i campi per la gestione dei controlli a livello di inventario e la generazione delle nuove collocazioni). Inoltre MARC mette a disposizione una notevole quantità di dati di elevata qualità e con una grana molto fine; il che ha imposto da subito la necessità da scegliere se recuperare solo i pochi dati bibliografici e gestionali che ci servivano, creando una struttura relazionale minimale, o se recuperare tutti i dati in un ben più complesso formato MARC-like e con una struttura relazionale completa. La seconda ipotesi era estremamente complessa da implementare, ma il rischio della seconda era di rendersi conto solo in corso d'opera di aver bisogno di dati non recuperati, o non recuperati con la finezza di definizione necessaria. Cosa che è puntualmente avvenuta pochi mesi dopo l'inizio della sperimentazione, quando ci si è resi conto che per valutare il tipo di trattamento a cui sottoporre i volumi ed evitare di dover tornare in continuazione a Sebina per effettuare una analisi bibliografica record per record, servivano tutti i dati descrittivi e di legame; così l'intero archivio è stato completamente ricaricato, usando quasi tutte le potenzialità offerte dal formato MARC (peraltro di fatto molto sottoutilizzato per le normali catalogazione). Questioni molto simili si sono poste per lo sviluppo delle procedure gestionali: dopo i primi mesi in cui erano stati messi a punto solo delle limitate procedure di browsing, ci si è resi conto che servivano programmi di interrogazione del database più elaborati. È stato quindi sviluppato un vero e proprio OPAC, con possibilità di ricerche per parole chiave o attraverso canali di ricerca più specializzati, e varie possibilità di filtro. Naturalmente, un simile sviluppo non sarebbe stato possibile se non avessimo inizialmente scelto di mettere a punto un database sofisticato e con una struttura relazionale completa. Quanto poi alle procedure di controllo dei record e di creazione, una volta sviluppato un OPAC sufficientemente flessibile in grado di garantire un costante controllo dei dati, è stato possibile semplificarle creando tanti piccoli programmi di parsing e algoritmi per la generazione di codici, in grado di produrre risultati complessi mediante passaggi successivi relativamente semplici. Dopo un iniziale ripensamento per renderlo più consistente e "scalabile" (vale a dire adattabile ad eventuali nuove esigenze che si fossero create in seguito), alla fine del 2005 il sistema ha dimostrato di poter funzionare in maniera affidabile. Dal 2006 lo si è quindi usato per classificare i primi volumi [poco dopo, visto il buon esito di questo primo progetto, è stato sviluppato un database simile per gestire il riordino delle riviste]. Biblioteca della Facoltà di Agraria 49 Vers agg. 23/12/2015

51 In secondo luogo è stata fatta una analisi di fattibilità dell'ipotesi di modificare automaticamente le collocazioni in SOL con apposite procedure batch, tramite l up-loading di un file appositamente creato.l'analisi ha dato rapidamente risultati positivi, in quanto la software-house che ha prodotto SOL ha quasi subito confermato che le procedure di importazione erano fattibili. I vantaggi, rispetto alla necessità di dover programmare i tag a mano, uno per uno sono evidenti: un notevole risparmio di tempo e la notevole semplificazione delle procedure. Si è poi passati ad effettuare dei test per valutare la fattibilità dell ipotesi di comperare tag RFID pre-programmati usando lo stesso file generato per l'importazione automatica delle collocazioni. Anche in questo caso l'analisi di fattibilità è stata positiva, in quanto una delle ditte contattate ha quasi subito confermato che poteva fornire i tag in base alle specifiche proposte. Infine, i test da noi effettuati per le stampe cumulative di fascette su strisce a modulo continuo hanno dimostrato quanto questo metodo fosse ben più efficiente rispetto alla stampa delle fascette una per una. L interfaccia di ricerca : L interfaccia di scorrimento (browsing) dei record in base alla classe attribuita (virtualmente) : Biblioteca della Facoltà di Agraria 50 Vers agg. 23/12/2015