II database Access in azienda

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1 SEZIONE 3 II database Access in azienda COMPETENZA Creare un database per inserire dati organizzati mediante l'uso di maschere; utilizzare gli strumenti disponibili per ordinare, filtrare o elaborare i dati disponibili al fine di ottenere informazioni utili alla gestione aziendale. Progettare i report necessari per comunicare gli esiti delle elaborazioni ai diversi soggetti interessati. Conoscenze Potenzialità di un database Struttura di base e oggetti del database Le tabelle dei dati e le relazioni tra loro Le maschere per l'inserimento dei dati Le query per il trattamento dei dati I report per comunicare i dati e le informazioni derivate dall'elaborazione dei dati stessi Abilità Saper definire quali tabelle impostare per gestire i dati Saper creare le tabelle e definire le relazioni tra di loro Saper progettare una maschera per la gestione Saper utilizzare le query per la selezione e l'elaborazione dei dati grezzi Saper impostare report diversi a seconda delle esigenze

2 D una base di dati COMPETENZE SPECIFICHE Aprire un file Access e u i comandi delia finestra Creare una tabeila in dìv re i dati in una ; la struttura e ii tra tabeh 1.1 I APERTURA E CHIUSURA DI ACCESS. LA FINESTRA DI LAVORO L'apertura di un programma applicativo, e quindi anche di quello di database, si può effettuare in diversi modi, per esempio facendo clic in successione sui pulsanti di seguito rappresentati. Tutti i programmi S Microsoft Office» Microsoft Office Access 2007 Si apre a questo punto una prima finestra di Introduzione a Microsoft Access in cui possiamo distinguere tre sezioni:» a sinistra un elenco di categorie di modelli disponibili nel nostro PC oppure scaricabili dal sito Microsoft; o al centro l'elenco dei modelli relativi alla categoria selezionata; a destra un elenco di collegamenti ai file Access usati più di recente. T5 lione a Microsoft Office Access m

3 115: Unità 1 Creare una base di dati Online Approfondimento Creazione di un database in base a modelli. Facendo clic nella sezione di sinistra sull'opzione In primo piano comparirà una quarta sezione in basso, al centro (come possiamo osservare nell'immagine precedente) in cui troviamo alcuni collegamenti (link) per l'approfondimento di argomenti utili per l'utente. Per aprire un database esistente dobbiamo fare clic sul Pulsante Office e successivamente su Apri, poi cercarlo nelle unità di memorizzazione e infine fare clic sul pulsante) Se si tratta di un file utilizzato di recente possiamo invece fare clic sul suo nome nella sezione destra della finestra. Database vuoto Online Finestra di lavoro di Access Per creare un nuovo database dobbiamo fare clic sul Pulsante Office e successivamente su Nuovo oppure su Database vuoto, in alto nella sezione centrale della finestra. La sezione destra della finestra iniziale assumerà l'aspetto rappresentato nella figura a lato. La finestra di dialogo ci propone un nome e una posizione di default (Database2 in C:\Users\Franco\Documents\ ma naturalmente possiamo modificare il nome digitandolo direttamente nella casella Nome file: e la posizione o percorso cliccando sull'icona della cartella per aprire la consueta finestra di scelta dell'unità di memorizzazione. Per chiudere un file di Access dobbiamo fare clic sull'icona a croce Chiudi in alto a destra nella finestra di lavoro, oppure sul Pulsante Office e poi su Chiudi database. La finestra di lavoro in Access Microsoft Office 2007 Questo argomento è indispensabile per poter operare con Access Online riportiamo un'approfondimento per coloro i quali nel biennio hanno trattato versioni precedenti a Microsoft COMPETENZA SINTETIZZARE E SCHEMATIZZARE ATTRAVERSO L'USO DI MAPPE CONCETTUALI Riga del titolo DI LAVORO DI ACCESS Barra multifunzione ; i Riquadri Pulsante Office Schede di spostamento Barra accesso rapido Titolo Gruppi Comandi delle schede degli Oggetti di Access Icone [=ì!3 Strumenti contestuali 1.2 I LA CREAZIONE E IL SALVATAGGIO DI UNA TABELLA Ci occuperemo ora dell'elaborazione di un semplice database, costituito soltanto da una tabella. Il sistema migliore per comprendere quanto viene spiegato nel testo è di realizzarlo in pratica. L'archivio dei file che permettono di seguire questo metodo si trova nella sezione Online,

4 116 Sezione 3 II database Access in azienda Se la trattazione richiederà l'utilizzo di un database già esistente: il file iniziale sarà disponibile nella cartella File iniziali; il file prodotto dallo studente, seguendo le indicazioni del testo oppure svolgendo le verifiche o le esercitazioni, dovrà essere salvato con il nome suggerito, nella cartella File generati; lo studente potrà verificare se ha operato in modo corretto confrontando il file da lui prodotto con quello disponibile (con lo stesso nome) nella cartella File soluzione. Ovviamente nel caso in cui la trattazione richieda di creare un database nuovo, non ci sarà nessun file iniziale. Lo stesso metodo potrà essere utilizzato anche per lo svolgimento delle esercitazioni di verifica. Nel nuovo Database che ci accingiamo a creare, la tabella dovrà permetterci di archiviare una lista di: cognomi dei fornitori; nomi dei fornitori; date di nascita; sedi; categoria dei prodotti forniti. Nel nostro caso chiameremo il file di database Esempio fornitori e lo salveremo nell'unità di memorizzazione File generati operando come appena descritto. Nella figura possiamo osservare la finestra principale che si aprirà e che ci permetterà di effettuare tutte le operazioni di progettazione del database.? Esempio fornitori : Database (Acce., strumenti tabehs Dati esterni Strumenti sfarfafcijìs ; Foglio dati ^H.«Pi "ì Inserisci Tipo di dati: W Elimini Fornaio; "Fcrmrtt. DbbBBrtorto M = sw Visualizza ; Nuovo Aggiungi Ricerca Refezioni Dipendenze * : campo campi esistenti guidata oggetti isu-n'izra; :.>!-.p *, /. : - Tutte le tabelle ' «J (i 1 Tabeilat\ J ; IO T S TabellBl : Tabella * {Nuavo}^ Glossarlo Visualizzazione St ra viene indicato nella versione originale inglese con il termine Design view che significa visione progetto e in effetti questa visualizzazione è quella più adatta per progettare l'oggetto nel dettaglio. e Feglic dati Nel caso specifico vediamo che viene subito proposta la creazione di una tabella e quindi viene visualizzato lo strumento contestuale Strumenti tabella con la sua scheda Foglio dati. g i Vtsomauiom foglia doti vf»uj fczkion«tabe» pivot aj VBuattaKions Gratto pivot Visu a towio rw Struttura Creazione della tabella (in modalità Visualizzazione Struttura) Per attivare la visualizzazione struttura facciamo clic sulla freccia associata al pulsante doppio Visualizza e scegliamo Visualizzazione Struttura. Comparirà subito la finestra di dialogo Salva con nome in cui, nella casella Nome tabella è proposto il nome Tabella 1 che noi cambieremo in Fornitori digitando direttamente la parola Fornitori nella casella.

5 1171 Unità 1 Creare una base di dati Dopo aver fatto clic su OK la finestra principale assumerà l'aspetto della figura seguente; se comparisse anche una ulteriore sezione relativa alle proprietà della tabella potremo nasconderla facendo clic sul pulsante Finestra delle proprietà della scheda Progettazione. Esaminiamo le varie sezioni. Lo strumento contestuale Strumenti tabella presenta ora la scheda Progettazione con i gruppi Visualizzazioni, Strumenti e Mostra/nascondi. : I Esempra fornitori : Databas Nome tabella Fornitóri ] Fornìtcn r Tabella Elenco campi Formalo. Etiinesta -a Descrizione della proprietà selezionata - - ifc& Proprietà del campo selezionata Riquadro di spostamento Glossario Record è l'insieme dei campi relativi allo stesso oggetto. La sezione di sinistra viene denominata Riquadro di spostamento: vedremo in seguito che la sua funzione è quelle di agevolare la gestione dei vari oggetti del database. La sezione di destra è divisa in due parti: in alto troviamo l'elenco dei nomi dei campi relativi alla tabella aperta (Fornitori) con il tipo dei dati inseriti; in basso vediamo una scheda con le proprietà del campo selezionato nella parte alta e un riquadro con una descrizione della proprietà selezionata o una prescrizione relativa al campo selezionato. Per maggiore chiarezza, ricordiamo che in una tabella di dati ogni riga costituisce un Record e che ogni record è formato da un certo numero di Campi. Nel nostro caso nella tabella Fornitori i record saranno tanti quanti sono i fornitori registrati mentre i campi saranno tanti quanti i dati relativi a ogni fornitore (Cognome, Nome, ecc). Progetto della tabella Chiave primaria Nella prima colonna, nella videata Fornitori, vediamo che è già inserito un campo denominato ID (iniziali di IDentificatore) di tipo "Contatore" e che alla sua sinistra compare il simbolo di una chiave. Vedremo al momento dell'inserimento dei dati che il contatore si incrementerà automaticamente di 1 quando inseriremo un nuovo record. I dati immessi in questo campo sono quindi i numeri naturali (1, 2, 3, ecc.) e siamo sicuri che non ci saranno mai due ID uguali qualunque sia il numero di record inseriti. Il simbolo della chiave indica che questo campo conterrà dati tutti diversi e potrà essere usato per identificare (e quindi ricercare) in modo univoco un particolare record; un campo di questo tipo viene chiamato Chiave primaria. Il campo definito come chiave primaria naturalmente non potrà essere vuoto ma dovrà contenere necessariamente un dato.

6 118: Sezione 3 II database Access in azienda Online Approfondimento Tipi di dati disponibili in Access Testo IVIemo Numerico Data/ora Valuta Contatore Si/No Oggetto OLE Collegamento ipertes Allegato Ricerca guidata- Non è però obbligatorio accettare la chiave primaria creata automaticamente da Access e per impostare un campo qualsiasi (purché univoco) come chiave primaria, basta selezionare la riga relativa al campo prescelto e cliccare sul pulsante Chiave primaria del gruppo Strumenti della scheda Progettazione (strumento contestuale Strumenti tabella). Lo stesso pulsante serve quando vogliamo eliminare la chiave primaria da un campo. Al di sotto del campo ID inseriamo le denominazioni dei campi relativi a ogni fornitore che ci siamo prefissi di registrare. Nella seconda colonna selezioniamo, per ogni nome di campo, il tipo di dati, scegliendolo dall'elenco a discesa che sia aprirà facendo clic sulla casella colonna relativa al campo stesso e successivamente sulla freccia verso il basso a essa associata. Come vediamo nella figura, tutti i campi, a eccezione della Data di nascita che sarà del tipo "Data/ora" sono del tipo ic-r TeStO. fìl» Gogneime ~ Ntcrne Moataei nascma 1 'sede jcategrjrta prodotlo Testo Testo Data/ora Testo Testo Proprietà del campo tipo "Testo" e del tipo "Data/ora". Generale i Rjjerw.i!pimen5ionej3«gjo 25» 'Formato! Maschera di input Si eh etti Valore predefirirto 1 SSwpse 'Hessaoaio errore chiesto m II ^Consenti ìunahena :ero Si -Indicizzate Icmqmsicnw IMtod* (Modalità IME Modalità frase ME ; panari tara, Ite No Nessun controllo Nessuna oxmtraonr r» Generale i Ricerca ' ^Formato Maschera di ìngjjt ÌBtìKttl valore predefmito Voltile se Messaggio errare HdttiHto Modalità ME Modalità f rase WE. ÌSfliarttag Mine«n<xÉi3 teste Msuallzzi seleaone- dato BfBBmn Data generici i 15/06/ B Data estera martedi 19 giugno 2007 i'' OSEES=HHEE^l!I!3HHHHiHi Data in afre : 19.flfc2007 Ora estesa i Ora brew IJh ;SJ4 Ora breve 24h : 1.7 X Nessun controllo Nessuna conversione Stsnctìrd te *te I i 1 - Online Approfondimento Altre modalità di creazione delle tabelle. Osservando le due videate relative rispettivamente al tipo "Testo" e al tipo "Data/ ora" notiamo che: nei campi di tipo "Testo", Cognome, Nome e Sede abbiamo variato la "Dimensione campo" che era già impostata a 255 portandola a 25 caratteri e selezionato Sì per la condizione "Richiesto". In questo modo l'inserimento del Cognome, del Nome e della Sede sarà obbligatorio e ciascuno non potrà essere più lungo di 25 caratteri; nel campo di tipo "Testo", Categoria prodotto abbiamo impostato 40 per la dimensione del campo e No per la condizione "Richiesto" in modo che non sarà obbligatorio inserire una categoria e il campo potrà restare vuoto; nel campo Data di nascita, di tipo "Data/ora" abbiamo impostato la Data breve scegliendola nell'elenco che compare facendo clic sulla freccetta associata alla casella Formato; abbiamo poi selezionato Sì per la condizione "Richiesto" per rendere obbligatorio l'inserimento della data di nascita. In generale, per altri campi di tipo diverso da quelli considerati in questo esempio, seguiremo un procedimento analogo avvalendoci anche delle spiegazioni che compaiono nel riquadro che ci guideranno nella scelta dell'operazione adeguata.

7 119 Unità 1 Creare una base di dati ' Vi COMPETENZA SINTETIZZARE E L'USO DI CONCETTUALI li UNA TABELLA In Visualizzazione Struttura permette: - di definire tutte le opzioni per ciascun campo - di apportare le modifiche consentite Utilizzando un modello: - può essere utile in casi standard - le modifiche ai nomi dei campi e alle loro caratteristiche comporta un lavoro a volte non indifferente Mediante Immissione dati: - è utile in casi molto semplici, con dati di tipologie comuni - anche in questo caso si impone un lavoro per impostare successivamente le caratteristiche desiderate Salvataggio e chiusura del database e delle tabelle Prima di proseguire è importante fissare bene le idee sulle operazioni di salvataggio e di chiusura del database corrente e degli oggetti contenuti nelle singole tabelle; nelle sezioni successive vedremo che, anche per gli altri oggetti di Access (per esempio query, maschere e report) potremo agire con le medesime modalità. Salvataggio del database II database viene automaticamente salvato al momento della chiusura del file. Se vogliamo invece salvar/o con un nome diverso dovremo fare clic sul Pulsante Office, portare il puntatore su Salva con nome senza cliccare, poi scegliere nella sezione destra l'operazione da compiere, per esempio Database di Access 2007; si aprirà allora la finestra di dialogo per salvare il database con un nome diverso, nell'unità di memorizzazione adeguata. Chiusura del database Otteniamo la chiusura del database: facendo clic sull'icona croce bianca su sfondo rosso in alto a destra della finestra principale di lavoro del database; * facendo clic sul pulsante Office e successivamente su Chiudi database. In entrambi i casi vengono ovviamente chiusi automaticamente tutti gli oggetti eventualmente aperti. Il database da noi creato è stato salvato con il nome Esempio fornitori. Poiché il salvataggio è automatico alla chiusura, se vogliamo chiudere senza salvare le modifiche possiamo salvare il database con un nome diverso in modo che quello con il nome originale resti invariato. Salvataggio delle tabelle Le tabelle di Access possono essere salvate senza chiuderle: facendo clic con il tasto destro sulla linguetta corrispondente e poi scegliendo Salva; «facendo clic sul Pulsante Office e poi scegliendo Salva; facendo clic su Salva sull'icona della barra di accesso rapido.

8 120: Sezione 3 II database Access in azienda Indica il completamento corretto. 1. La riga di una tabella rappresenta: [aj un record [Bj un campo [e] un un dato Se vogliamo invece salvare come oggetto una tabella con un nome diverso dovremo fare clic sul Pulsante Office, portare il puntatore su Salva con nome senza cliccare, poi scegliere nella sezione destra Salva oggetto con nome; si aprirà allora la finestra di dialogo per salvare la tabella con un nome diverso. Le variazioni che riguardano l'aggiunta, la cancellazione o la modifica dei dati vengono sempre salvate al momento della chiusura di una tabella; se invece abbiamo apportato modifiche relative ai parametri della tabella, una finestra di dialogo ci richiederà di confermarne il salvataggio. Chiusura di una tabella di Access Otteniamo la chiusura di una tabella: facendo clic sull'icona a croce nera della relativa scheda; facendo clic con il tasto destro sulla linguetta della scheda e poi scegliendo Chiudi. 2. La condizione "Richiesto" significa che il suo inserimento: HO verrà richiesto con una notifica \5\o richiedere di inserirlo [e] dovremo inserirlo non dovremo mai inserirlo 3. II campo "Chiave primaria" deve contenere dati: [U tutti uguali O tutti diversi [e] tutti di tipo tutti numerici focus sulla COMPETENZA ACQUISIRE E INTERPRETARE L'INFORMAZIONE LA MANIPOLAZIONE DEI DATI DI UNA TABELLA Facciamo riferimento al database Esempio fornitori e alla tabella Fornitori creata in precedenza in Visualizzazione Struttura, ed eseguiamo le seguenti operazioni: inserire i dati; navigare nella tabella; modificare i dati; aggiungere o eliminare record; ordinare i record. Inserire i dati L'inserimento dei dati può avvenire utilizzando apposite maschere (di cui parleremo successivamente nella Unità 3) oppure con la modalità di seguito descritta. Apriamo la tabella Fornitori, il cui nome compare nel Riquadro di spostamento facendo doppio clic sul nome della tabella, o cliccando sul pulsante Apri nell'elenco a discesa che si aprirà cliccando con il tasto destro sul nome della tabella.

9 Unità 1 Creare una base di dati Online Approfondimento Inserimento guidato di dati in tabella. Comparirà la tabella in Visualizzazione Foglio dati con il cursore già posizionato sulla prima cella che nel nostro caso è il contatore automatico e non deve quindi essere inserito. Cominceremo quindi selezionando la cella adiacente (Cognome) per digitare il primo record e passeremo da un campo al successivo con il tasto Invio o con il tasto Tab per inserire tutti gli altri dati. Al termine basta chiudere la tabella perché i dati siano salvati. Nella figura sono mostrati i primi cinque inserimenti (ma in totale sono 37). _J Fornitori Tabella _l 2 VOLA 3 JOHNSON 4 QONZALEZ 5 AMATRUDA Nome ' ANNA MARIA ANNA MARIA ANNA RITA ANNUNZIATA Cavi Attrezzi Cancellerìa Computer Navigare nella tabella Per spostarsi all'interno della tabella alla ricerca di dati da esaminare o da modificare, possiamo usare i tasti di direzione della tastiera, come in un normale foglio elettronico, oppure spostare il puntatore del mouse e cliccare quando si è raggiunta la cella desiderata. Sul fondo della finestra si può notare un contatore che indica il record corrente (9 nell'esempio), il totale dei record (37) e una serie di frecce che permettono spostamenti rapidi. M Al primo record < Al record precederne * Al record successivo Record; H 4 9 dì 37 > H w All'ultimo record n Al primo record libero Modificare i dati Per modificare un dato dobbiamo anzitutto portare il puntatore sulla cella che lo contiene. Se si tratta di modificare un dato avente il formato Testo, potremo selezionare, trascinare, cancellare, inserire, ecc. In alcune circostanze può risultare conveniente cancellare totalmente l'esistente per sostituirlo con il dato modificato. La cancellazione del contenuto di un campo si ottiene rapidamente portando il puntatore sull'angolo inferiore sinistro della cella, finché non assume la forma di una croce che permette di selezionare l'intera cella; a questo punto si preme il tasto Cane. Se il dato non è di tipo testo dovremo prestare attenzione e digitare il dato nella forma richiesta. Aggiungere o eliminare un record Per eliminare un record da una tabella dobbiamo selezionarlo, cliccando sulla cella alla sinistra della prima colonna, corrispondente al record da eliminare, poi possiamo agire in due modi o premere il tasto Cane oppure fare clic con il tasto destro e scegliere Elimina record nell'elenco a discesa che si aprirà. Prima dell'effettiva eliminazione dovremo ancora dare una conferma, cliccando sul pulsante Sì della finestra di dialogo, che ci fornisce anche l'informazione relativa al numero dei record che verranno irrimediabilmente eliminati. Al Z + Z I A* Per inserire un nuovo record occorre fare clic sul pulsante di comando Nuovo del gruppo Record della scheda Home; il record verrà inserito in fondo alla tabella. Ordinare i record Se vogliamo ordinare i record in senso crescente o decrescente in riferimento a uno dei campi della tabella, dobbiamo selezionare in Visualizzazione Foglio dati la colonna relativa al campo e poi fare clic su uno dei due pulsanti (Ordinamento crescente, Ordinamento decrescente) del gruppo Ordina e filtra della scheda Home.

10 Sezione 3 II database Access in azienda Possiamo ottenere lo stesso risultato facendo clic sul triangolino presente nell'intestazione di ogni colonna; apparirà un elenco a discesa nel quale sono presenti gli stessi pulsanti per l'ordinamento crescente o decrescente. Notiamo che, contrariamente a quanto avveniva nella applicazione Excel, in cui dovevamo dichiarare esplicitamente di espandere la selezione per conservare i record intatti, in Access non è nemmeno prevista la possibilità di ordinare secondo un solo campo lasciando gli altri inalterati. 14 I ULTERIORI IMPOSTAZIONI E MODIFICA DEGLI ATTRIBUTI Consideriamo ora i casi nei quali si presenta la necessità di apportare modifiche alla tabella. Continuiamo a considerare il database Esempio fornitori e definiamo anzitutto che cosa intendiamo per attributi di una tabella: a tal fine possiamo distinguerli in sostanziali ed estetico/formali. I primi caratterizzano: * la struttura stessa della tabella (numero di campi); * gli attributi di un campo; * la chiave primaria. I secondi sono invece relativi a: * dimensioni di righe e colonne; * occultamento o blocco di colonne; * titoli e formato caratteri; * bordi e sfondi. Attributi sostanziali Aggiungere o eliminare campi Per aggiungere un campo in una tabella di un database esistente è conveniente aprirla in Visualizzazione Struttura e poi operare come descritto in precedenza aggiungendo il campo di seguito a quelli già elencati. Possiamo anche aggiungerlo se la tabella è aperta in Visualizzazione Foglio dati selezionando la cella vuota che si trova a destra dell'ultimo campo sotto la scritta Aggiungi nuovo campo e digitando direttamente il primo dato. Al nuovo campo sarà automaticamente assegnato il nome Campol che potremo poi modificare come spiegato in precedenza, cambiando non solo il nome ma, eventualmente, anche le proprietà del campo stesso. :Cate«ortóP' ' Componenti ;Cav( Modificare il tipo di dati di un campo Con la tabella aperta in Visualizzazione Struttura dovremo posizionare il cursore sulla cella relativa a quel campo e cliccare; apparirà la freccia giù che ci permette di aprire l'elenco dei possibili tipi di campo e quindi di selezionare il nuovo tipo. Prima di effettuare un'operazione del genere è importantissimo valutarne le conseguenze: pensiamo per esempio che modificando un campo numerico in uno di tipo testuale, non si potranno più effettuare calcoli. Modificare ie proprietà di un campo In questo caso dovremo selezionare il campo ed effettuare le modifiche nelle caselle relative alle varie caratteristiche nella sezione Proprietà campo, utilizzando sem-

11 123 Unità! Creare una base di dati pre le frecce giù associate alle caselle delle diverse proprietà che ci permetteranno di scegliere fra le varie opzioni di una lista, oppure, come per esempio nel caso della lunghezza del campo, digitando direttamente i nuovi valori. Modificare una chiave primaria Questa operazione può avere implicazioni nel funzionamento del database specie se sono presenti più tabelle legate tra loro da relazioni (di cui parleremo in seguito) ed è quindi preferibile operare la definizione della chiave primaria solo in fase di progetto. Tuttavia, se il campo che diventerà nuova chiave primaria non è mai vuoto né duplicato in tutti i record della tabella, potremo selezionare questo campo e fare clic sul comando Chiave primaria (gruppo Strumenti, scheda Progettazione dello strumento contestuale Strumenti tabella) come già descritto in precedenza. Attributi estetico formali Per modificare questi attributi dovremo ora aprire la tabella Fornitori nella modalità Visualizzazione Foglio Dati in modo che appaia come una normale tabella. 5EEI a* :.' - -! Uso del Pulsante Altro (gruppo Record, scheda Home) Facendo clic su questo pulsante compare l'elenco a discesa della figura che ci permette di operare alcune modifiche: «modificare la larghezza di una singola colonna o di più colonne selezionandole e cliccando su Larghezza colonne... e digitando il valore nella casella che comparirà; modificare l'altezza di tutte le righe (non è possibile in questo caso modificarne solo alcune) cliccando su Altezza righe... e digitando il valore nella casella che comparirà. La larghezza delle colonne e l'altezza delle righe possono anche essere modificate utilizzando il mouse e posizionando il puntatore sulle linee di separazione, fino a quando il puntatore stesso assume la forma di una doppia freccia orizzontale o verticale e si può effettuare il trascinamento (nella figura sono rappresentati entrambi i casi ma ovviamente nella realtà si ope- HHj 5 AMATRUDA ra separatamente per le righe e per..acabutt1 le colonne). *fi3ta di nascita 13/10/ /11/1981 nascondere una o più colonne per rendere meno pesante la visualizzazione del foglio dati; bisogna in questo caso prima selezionarle e poi scegliere Nascondi colonne (come esempio prova a nascondere il campo Luogo di nascita); «scoprire le colonne precedentemente nascoste; scegliendo Scopri colonne... viene visualizzata una finestra di dialogo nella quale dobbiamo selezionare la o le colonne da scoprire. Nell'esempio avevamo nascosto la colonna Luogo di nascita e per scoprirla dovremo inserire il segno di spunta cliccando sull'apposita casella; bloccare una colonna a sinistra dello schermo per averla sempre visualizzata quando, essendo le colonne troppo numerose per essere tutte visibili nella schermata, dobbiamo effettuare uno scorrimento (per esempio potrebbe essere utile visualizzare sempre il contatore della chiave primaria). Per bloccare una colonna dovremo selezionarla e poi scegliere Blocca; in questo caso la colonna bloccata, qualunque essa sia, verrà inserita come prima colonna a sinistra; sbloccare tutte ie colonne scegliendo semplicemente Sblocca (le colonne sbloccate non torneranno nella loro posizione originale).

12 124- Sezione 3 II database Access in azienda Uso dei comandi del gruppo Carattere (scheda Home) In questo caso non ci sono osservazioni da fare poiché i testi inseriti in tabella possono essere formattati operando nel modo consueto variandone tipo, dimensione, colore, grassetto, corsivo, ecc. Le impostazioni opereranno comunque sempre su tutta la tabella e non soltanto su alcune celle. Uso della finestra Formattazione foglio dati Questa finestra, che possiamo vedere in figura, si apre facendo clic sulla freccia in basso a destra del gruppo Carattere (scheda Home). Osserviamo che in essa possiamo definire i parametri relativi al formato del foglio dati come: l'effetto Piatto, In rilievo e Incassato delle celle, i Colori dello sfondo e della griglia e così via fino a ottenere l'aspetto grafico desiderato. e foglio dati Catare sfondo atternasvo: Colore g Consideriamo ancora due casi di uso piuttosto frequente: rinominare una colonna: per cambiare il nome del relativo campo (per esempio potremmo chiamare il quinto campo Città invece che Sede): basta selezionare la colonna e scegliere il comando Rinomina (gruppo Campi e colonne scheda Foglio dati). In Visualizzazione Struttura è possibile rinominare un campo selezionandone il nome e digitando semplicemente il nuovo nome; e cambiare la posizione di una colonna: per fare questo dovremo selezionare la colonna da spostare portando il puntatore sull'intestazione e facendo clic e poi trascinare la colonna nella posizione desiderata. L'operazione può essere compiuta anche selezionando più colonne adiacenti. Dobbiamo notare che durante il trascinamento, quando il puntatore viene a trovarsi esattamente sulla linea divisoria tra le colonne in cui vogliamo effettuare l'inserimento, questa linea viene visualizzata con maggiore spessore. Indica con una crocetta quali delle modifiche elencate sono "sostanziali". OH Larghezza colonne [E] Tipo di dati di un campo [e] Chiave Posizione di una colonna [e] Colore del carattere [Q Inserimento di un nuovo campo focus sulla COMPETENZA ACQUISIRE E INTERPRETARE L'INFORMAZIONE RISOLVERE PROBLEMI Apri il database Esempio fornitori 1 della cartella File Soluzione. In esso troveri la tabella Fornitori formatta come nella figura precedente. Opera delle modifiche alla formattazione cambiando: a. il tipo di carattere b. la dimensione del carattere e. l'aspetto della griglia e dello sfondo Chiudi il database senza salvare le modifiche.

13 Unità 1 Creare una base di dati Trawa e se.'stìti«sà " ; * ss*!*^ Trova: Cercai [sede Q Confronta: Carrpo intero y^-j' i Cerca in: Jutto ;yj: Cj Maajscote/rranuscole Trova e sostrty sei Trova i SOM Tfova; Cerca in: j Cerca in: i [siede 5J i Campo intero ;». Tutto [2> Pj Maiuscole/rninuscote Impostare un indice Utilizzando degli indici è possibile trovare e ordinare i record più rapidamente. In Microsoft Access gli indici di una tabella vengono utilizzati come gli indici di un libro: per trovare i dati, infatti, il programma ricerca la loro posizione nell'indice. Quando esìste il rischio che il campo indice di due o più record contenga lo stesso valore, è possibile creare indici basati su più campi (multicampo) in modo che, se il primo indice è uguale, si possa operare la distinzione sul secondo o sui successivi. Per creare un indice a campo singolo è necessario seguire questa procedura: aprire una tabella in Visualizzazione Struttura; nella parte superiore della finestra, fare clic sul campo per il quale si desidera creare l'indice; nella sezione Proprietà campo (scheda Generale) fare clic sulla casella della proprietà Indicizzato, quindi scegliere No (Duplicati ammessi) oppure Sì (Duplicati non ammessi); dovremo scegliere Sì (Duplicati non ammessi) solo nel caso in cui abbiamo la certezza che in quel campo non saranno mai presenti due record contenenti gli stessi dati. Trovare un dato e sostituirlo Se vogliamo trovare un dato in una tabella di notevoli dimensioni, possiamo usare il comando Trova (gruppo Trova, scheda Home) per aprire la finestra Trova e sostituisci. Facciamo clic sulla linguetta della scheda Trova e: nella casella Trova: scriveremo il testo da cercare; in Cerca in: dovremo selezionare il campo in cui cercarlo; in Confronta: potremo scegliere fra tre possibilità: - Parte del campo; - Campo intero; - Inizio campo; nella successiva Cerca in: scegliere se eseguire TiUBM1 una ricerca in tutta la tabella oppure dal punto j corrente in su o in giù. 1*3 Cerca Sì campi come formattati 13 Cerca in campì come formattati S L ; ; _^ - -T! i ^"TtuBa J i!. Cliccando sul pulsante Trova successivo verrà individuata la cella che contiene il testo cercato. Nel caso in cui, trovato il dato, vogliamo sostituirlo con un altro, dovremo aprire la scheda Sostituisci della finestra Trova e sostituisci e operare come in precedenza dopo aver digitato il nuovo dato nella casella Sostituisci con:. Con il pulsante Sostituisci si sostituisce solo il primo dato trovato e con Sostituisci tutto si sostituiscono tutti i dati trovati nella tabella in base ai parametri assegnati. Stampare La stampa delle tabelle di Access viene utilizzata, in genere, a uso del progettista in quanto, come vedremo in seguito, i documenti di uscita vengono generati come report. Chiudere Access Quando vogliamo chiudere l'applicazione Access dobbiamo fare clic sul pulsante r^lshàaàctwsl che viene visualizzato in basso a destra nell'elenco a discesa quan-

14 U6; Sezione 3 II database Access in azienda do facciamo clic sul Pulsante Office; se ci sono dei database aperti, verranno chiusi insieme all'applicazione e se sono state apportate modifiche ci verrà chiesto di confermarne il salvataggio. Un altro modo per chiudere l'applicazione Access è quello di cliccare sul pulsante con l'icona a croce in alto a destra della finestra principale. focus sulla COMPETENZA RISOLVERE PROBLEMI. Apri i! database Comuni e Regioni e la tabella Comuni in Visualizzazione Foglio Dati poi esegui le seguenti operazioni. a. Allarga le colonne per evitare che le scritte siano troncate. b. Nascondi la colonna Provincia. e. Trova il comune Fiasco. d. Passa in Visualizzazione Struttura. e. Imposta la dimensione del campo GAP uguale a 5 (anziché 255). f. Imposta le caratteristiche del campo Comune in modo che il dato debba sempre essere inserito e la lunghezza non possa essere nulla. g. Salva le modifiche e salva il database con il nome Esercizio Comuni e Regioni RELAZIONI TRA TABELLE Le relazioni fra tabelle consentono di eliminare dati ridondanti che appesantiscono le tabelle e le rendono di difficile consultazione. ' _J Fornitoti \1 1D 1CASINI 2 VOLA I 3 JOHNSON 4 GONZALEZ j 5 AMATRUDA Città ~~Cogr,c:"ìe - 6 CABUTTi 7 CAVALLOTTO 8 DALESSANDRC ASSUERO ZECCA ABRAM 11 ADHAM 12 MUSSANO 13 TASSONE 14 VENTURA Nome ANNA ANNA MARIA ANNA MARIA ANNA RITA ANNUNCIATA ANTONELLA ANTONELLA BARBARA CARMEN CHIARA CHRISTINE CINZIA CINZIA 13/10/1948 Milano 06/11/1951 Torino 30/08/1353 Milano 17/09/1954 Torino 26/10/1954 Torino 13/02/1957 Torino 15/11/1957 Cuneo 20/02/1958 Torino 25/03/1958 Torino 13/04/1959 Torino 03/09/1959 Monza 09/08/1960 Milano 17/05/1963 Brescia 03/11/1963 Torino Componenti Cavi Attrezzi Cancelleria Computer : Stampanti Carta Inchiostro Registri Pannelli Pannelli Inchiostro Stampanti Pannelli - j Ponitori rof "mof 0-3 : Milano ^Torino Monza Brescia Cuneo : Genova..(?.$ Roma I Citta ' ' "-." Lombardia Piemonte Lombardia Lombardia Piemonte Liguria Lazio Distanza lao ; 640J *

15 Unità 1 Creare una base di dati Nel database Esempio fornitori immaginiamo di dover inserire altre notizie che riguardano la sede (per esempio la Regione e la distanza per quella località). Per fare ciò dovremmo aggiungere due campi, quindi due colonne alla tabella Fornitori e inserire questi nuovi dati in tutti i record. Online Approfondimento Un esempio completo: progettazione e tabelle correlate. Per evitare questa ripetizione di dati che aumenta la possibilità di errori materiali di digitazione, potremmo invece pensare di creare una nuova tabella Città in cui i nomi delle città stesse, le relative regioni e le distanze sono scritti una sola volta. Le due tabelle dovranno poi essere collegate da una relazione in modo che ogni volta che nella colonna Luogo di nascita è inserita una certa città, vengano individuati e resi disponibili nella seconda tabella i relativi dati (Regione e Distanza). Una relazione come quella, rappresentata in figura è del tipo uno a molti; a una località della tabella Città corrispondono infatti molti nomi della tabella Fornitori. omtori\ Città ;.. ÌD - ; Cognome " \e» Data dì nasc - ; Sede 3 JOHNSON ANNA MARIA 30/08/1953 Milano 4 GQNZALEZ ANNA FUTA 17/09/1954 Torino 5 AMATRUDA ANNUNZ1ATA 26/10/1954 Torino 6 CABUTTi ANTQNELLA 13/02/1957 Torino 7 CAVALLOTTO ANTONELLA 15/11/1957 Cuneo 8 DALESSANDRC ASSUERO 20/02/1958 Torino 9 ZECCA BARBARA 25/03/1958 Torino - j Categoria pi " i Componenti Cavi Attrezzi Cancelleria Computer Stampanti Carta Inchiostro Registri ili Fornitori ~j Città i :3 Eeperibilità id» Indirizzo - i Locali; 1*1 fnuovo) Telefono 1 - Telefono J282877S Per aggiungere invece notizie che riguardano ciascun fornitore (per esempio l'indirizzo e il Contatto telefonico) dovremo creare una tabella (che chiameremo Reperibilità con lo stesso numero di record della tabella Fornitori. Tra le due tabelle ci sarà quindi una relazione uno a uno perché a ogni elemento della prima corrisponde un solo elemento della seconda; osserviamo che in questo caso non sarebbe necessario creare una seconda tabella ma sarebbe sufficiente aggiungere dei campi alla prima. In genere la si crea ugualmente sia per problemi di riservatezza sia per non avere tabelle con un numero eccessivo di campi. Nel caso della figura, per esempio, i dati della tabella Reperibilità potrebbero non essere accessibili a tutti. Creazione ed eliminazione delle relazioni tra tabelle Per creare una relazione dovremo seguire questa procedura: * chiudere tutte le tabelle aperte; * fare clic sul pulsante Relazioni (gruppo Mostra/Nascondi, scheda Strumenti database); * se il database non dispone di relazioni definite, verrà automaticamente visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella. Se esistono già delle relazioni ed è necessario aggiungere altre tabelle da correlare, fare clic sul pulsante Mostra tabella

16 n 128: Sezione 3 II database Access in azienda sulla barra degli strumenti oppure scegliere Mostra tabella... dal menu Relazioni; fare doppio clic sui nomi delle tabelle che si desidera correlare (Fornitori, Città, Reperibilità) oppure selezionare tutti e tre i nomi (usando il tasto Maiuscole) e fare clic su Aggiungi, quindi chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella; trascinare il campo che si desidera correlare da una tabella sul campo correlato nell'altra tabella. Quando eseguiamo questa ultima operazione trascinando per esempio il cam- Modifica reiezioni j Tabeb/suery; Tabsfa/ousrv corrdais: po Città della tabella Città sul campo correlato Sede della tabella Fornitori, si Città [rj Sede _j * 1 apre la finestra Modifica relazioni; in i m Tioojoin,,, j essa dobbiamo fare clic su Crea per generare la relazione voluta. Notiamo solo -1 Dsa^uovà,,,i L_J An*ca mtegrtig remrsnziate che in questa finestra i campi che abbiamo messo in relazione possono essere modificati e che viene indicato il tipo di relazione (in questo caso uno a molti). Posizionando opportunamente per trascinamento le finestre che rappresentano le tre tabelle vediamo che a questo punto compare la linea che rappresenta la relazione tra le tabelle Fornitori e Città. Dopo aver ripetuto il procedimento per correlare le tabelle Fornitori e Reperibilità con la relazione uno a uno tra i contatori ID avremo la situazione rappresentata in figura. Città Regione Distanza Fornitori i "m Cognome Nome Data di nascita Sede Categoria prodotte ~A \ Rsperìbìlità f IO JMMMHM Indirizzo località Codice postale Telefono 1 Telefono 2 Quando si chiude la finestra Relazioni, verrà richiesto se si desidera salvare il iayout e cioè la disposizione delle finestre che rappresentano le tabelle correlate. Le relazioni create verranno salvate comunque nel database, indipendentemente dal fatto che si salvi o meno il Iayout. Per eliminare una relazione fra tabelle dovremo portare il puntatore sulla linea spezzata che la rappresenta nella finestra Relazioni e fare clic per selezionarla, poi fare clic sul comando Elimina (gruppo Record, scheda Home) oppure fare clic con il tasto destro e scegliere Elimina.

17 129 Unità 1 Creare una base di dati Verrà visualizzata una finestra per confermare o meno l'eliminazione definitiva della relazione. Glossario Un indice univoco assicura che non vengano immessi duplicati nelle colonne su cui il vincolo viene posto. Sono ammessi i valori "Nuli" purché le righe siano univoche nella tabella. L'integrità referenziale è un sistema di regole che serve a garantire che le relazioni tra le righe in tabelle correlate siano valide e che i dati in relazione non vengano modificati o eliminati accidentalmente. Non è possibile, per esempio, eliminare una riga dalla tabella della chiave primaria se esistono righe che vi fanno riferimento in una tabella correlata. L'applicazione dell'integrità referenziale è possibile solo se le tabelle che abbiamo messo in relazione rispettano le regole dell'integrità: la colonna corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o ha un indice univoco impostato mediante la proprietà Indicizzato; le colonne correlate devono avere la stessa dimensione e lo stesso tipo di dati; entrambe le tabelle devono appartenere allo stesso database. Se alla relazione uno a uno tra le tabelle Fornitori e Reperibilità viene applicata l'integrità referenziale selezionando l'opzione Applica integrità referenziale nella finestra Modifica relazioni, compariranno accanto alla linea che rappresenta la relazione due numeri 1 come in figura. Vedremo in seguito come utilizzare le relazioni che abbiamo applicato alle nostre tabelle del database di esempio. Fornitori t ^ ID Cognome ~~v Nome \J. Data di nascita Sede Categoria prodotte* Reperibilità f ID Indirizzo Località Codice postale Telefono i Telefono 2 Il database con le relazioni descritte è stato salvato con il nome Esempio fornitori 2. COMPETENZA SINTETIZZARE E SCHEMATIZZARE ATTRAVERSO L'USO DI MAPPE CONCETTUALI TABELLA È l'oggetto di Access in cui vengono archiviati i dati, contiene un numero anche molto elevato di record e ciascun record è formato da un numero finito di campi. CHIAVE PRIMARIA Un campo può essere definito come Chiave primaria quando siamo sicuri che in esso non ci saranno mai due dati uguali; la chiave primaria serve per identificare in modo univoco un record. INDICE Un campo può essere "indicizzato" per rendere più rapide le ricerche; se pensiamo di eseguire ricerche imponendo condizioni su più di un campo possiamo creare più campi indicizzati. Poiché l'indicizzazione rallenta l'aggiornamento o l'aggiunta dei dati è bene indicizzare un campo solo se pensiamo di effettuare abitualmente ricerche o ordinamenti su quel campo. INTEGRITÀ REFERENZIALE Un campo può essere definito come Chiave primaria quando siamo sicuri che in esso non ci saranno mai due dati uguali; la chiave primaria serve per identificare in modo univoco un record.

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