Manuale Impegni Collegiali Registro Elettronico SOGI SEGRETERIA

Transcript

1 Manuale Impegni Collegiali Registro Elettronico SOGI SEGRETERIA Organi Collegiali Per inserire un membro all'interno degli organi collegiali, selezionare prima di tutto l'organismo tramite il filtro in alto a sinistra della schermata e quindi cliccare su AGGIUNGI COMPONENTE. Nella prossima schermata bisogna impostare le opzioni del componente a seconda dell'organismo scelto e quindi cliccare su SALVA per salvare le modifiche. E' possibile inoltre modificare i dati appena inseriti cliccando sul bottone MODIFICA in corrispondenza della riga appena inserita nella tabella di riepilogo dei componenti oppure ELIMINA per eliminare il componente. Ordini del Giorno Per inserire un nuovo ordine del giorno bisogna cliccare su Aggiungi Nuovo che si trova in alto a sinistra della schermata.

2 Gli ordini del giorno vanno impostati per tipologia di impegno collegiale, e quindi si deve assegnare un titolo e l'ordine del giorno effettivo. Ogni tipologia di impegno deve avere almeno un ordine del giorno(es: consiglio di classe, collegio docenti, ecc..) per poter successivamente creare l'impegno collegiale. Si ricorda inoltre che gli ordini del giorno devono essere suddivisi anche per i diversi impegni della stessa tipologia, ad esempio: Creando l'ordine del giorno per un impegno di tipo CONSIGLIO DI CLASSE, esso dovrà avere un titolo specifico per l'impegno e non generico. Supponendo che il consiglio di classe si svolgerà a novembre, un titolo opportuno per l'odg potrà essere CONSIGLIO DI NOVEMBRE e NON CONSIGLIO DI CLASSE. Moduli I moduli vengono utilizzati per la PROGRAMMAZIONE SETTIMANALE della scuola primaria. Un modulo viene definito tramite un nome e l'associazione tra classi e docenti di tali classi. E' utile inserire un nome che rispecchia l'associazione tra le classi ed i docenti selezionati Per creare un modulo cliccare su AGGIUNGI NUOVO situato in alto a sinistra.

3 Aggiungendo una classe al modulo, in automatico verranno aggiunti anche tutti i docenti di tale classe. Sarà comunque possibile eliminare manualmente i docenti dal modulo in base alle esigenze. Cliccare infine su SALVA per salvare il modulo. Date Impegni Le date degli impegni sono la programmazione stessa degli impegni collegiali, suddivise in base alla tipologia. Per creare un impegno cliccare su AGGIUNGI IMPEGNO in alto a sinistra della schermata.

4 CONSIGLIO DI CLASSE (scuole secondarie di 1 e 2 ) Per creare un impegno di tipo CONSGILIO DI CLASSE, selezionare la tipologia CONSIGLIO DI CLASSE, successivamente selezionare il titolo dell'impegno il quale viene collegato ai titoli degli ordini del giorno creati in precedenza con tipologia CONSIGLIO DI CLASSE. Selezionare se il consiglio è ORDINARIO oppure STRAORDINARIO, e la presenza dei genitori oppure la sola preseza dei docenti tramite il menù(con GENITORI, SOLO DOCENTI). Quando si seleziona il titolo, verrà inoltre caricata la descrizione dell'ordine del giorno selezionato che sarà comunque modificabile(la modifica della descrizione dell'ordine del giorno viene assegnata solo all'impegno che si sta creando e non verrà sovrascrita quella definita in precedenza tramite Ordini del giorno). Successivamente bisogna selezionare la/le classe/i, la data, l'ora di inizio e l'ora di fine. Se è stata impostata la presenza dei genitori allora bisogna impostare anche l'ora di arrivo di quest'ultimi. Cliccare infine su SALVA per salvare l'impegno. Dopo aver salvato l'impegno, verrà aggiornata la tabella di riepilogo degli impegni includendo anche quest'ultimo. In tale tabella è possibile vedere la presenza dei docenti per un determinato impegno cliccando sul nome della classe. Se il nome della classe è di colore rosso, allora la presenza dei docenti è meno del 50%, altrimenti il colore è blu. Nella colonna MODIFICA della tabella ri riepilogo, è possibile MODIFICARE, DUPLICARE oppure ELIMINARE un impegno. Cliccando su modifica si riapre la schermata compilata in fase di creazione permettendo la modifica

5 dei dati. Cliccando su duplica, è possibile replicare l'impegno per una o più classi differenti. La duplicazione dell'impegno è una funzione molto comoda in quanto precompila l'impegno con tutti i dati tranne che con il campo Classi. Inoltre l'orario di inizio viene impostato automaticamente con l'orario di fine dell'impegno che si sta duplicando. Si ricorda che una volta inserito un consiglio di classe per una determinata classe con un determinato titolo dell'ordine del giorno, successivamente non sarà più possibile inserire nuovamente la stessa classe per lo stesso titolo.e' necessario creare un nuovo Ordine del giorno con un titolo diverso. Compilazione Verbale Consiglio di Classe Il verbale del consiglio di classe può essere compilato dai docenti aventi la carica di SEGRETARIO oppure COORDINATORE della classe in questione. Tale incarico viene appreso dall'organico della classe(organico->assegna docenti alle classi). Se il docente incaricato alla compilazione del verbale è sostituito da un supplente in una qualsiasi materia della classe in questione, allora il docente supplente potrà compilare il verbale al posto del docente titolare. COLLEGIO DOCENTI Per inserire un Collegio docenti, selezionare la tipologia COLLEGIO DOCENTI, quindi un titolo corrispondente alla stessa tipologia. Nei collegi docenti è possibile impostare il plesso di riferimento.

6 Successivamente selezionare la data, l'ora di inizio e l'ora di fine. Per le scuole dell'infanzia, le scuole primarie e le scuole secondarie di 1 è possibile selezionare l'opzione unitario per fare in modo che il collegio docenti comprenda tutti gli ordini di scuola. Compilazione Verbale COLLEGIO DOCENTI e CONSIGLIO DI ISTITUTO Il verbale del collegio docenti o consiglio di istituto può essere compilato dal docente con la carica di SEGRETARIO del COLLEGIO DOCENTI / CONSIGLIO DI ISTITUTO. Tale carica viene assegnata in Organi Collegiali(Gestione->Organi Collegiali->Organi Collegiali). Se il docente incaricato dovesse essere sostituino, tale supplente NON avrà la carica di SEGRETARIO e quindi non potrà compilare il verbale. Per assegnare un sostituto bisogna inserire in Organi collegiali un nuovo membro con la carica di SEGRETARIO DELEGATO. DIPARTIMENTO DI MATERIE(per le scuole secondarie) Questa tipologia di impegno è molto simile al collegio docenti. L'unica differenza è l'impostazione del dipartimento di materia invece che il plesso scolastico. Compilazione Verbale DIPARTIMENTO DI MATERIE Il verbale del dipartimento di materie viene compilato dal docente avente la carica di SEGRETARIO del dipartimento di materia impostato nell'impegno. Per assegnare tale carica ad un

7 docente, bisogna andare in Gestione->Organi Collegiali->Organi Collegiali. Se il docente SEGRETARIO di un determinato dipartimento di materia viene sostituito da un docente supplente, esso avrà la carica di SEGRETARIO e quindi avrà i permessi per poter compilare il verbale. CONSIGLIO DI ISTITUTO L'impegno di tipo CONSIGLIO DI ISTITUTO ha meno opzioni dei precedenti, infatti le uniche opzioni da impostare sono il titolo dell'ordine del giorno, la data e gli orari.

8 PROGRAMMAZIONE SETTIMANALE(solo per sc. Primarie) Questa tipologia di impegno è disponibile soltanto per le scuole primarie. Come negli impegni precedenti bisogna selezionare il titolo dell'ordine del giorno ed il/i modulo/i. Il modulo è l'associazione tra classi e docenti definita nella seziona apposita denominata Moduli. Un parametro opzionale per questa tipologia di impegno è il moltiplicatore. Esso permette di replicare l'impegno per un determinato numero di settimane, cambiando la data di esattamante 7 giorni. Compilazione Verbale Programmazione Settimanale Per poter compilare il verbale di una programmazione settimanale, il docente incaricato è colui che ha la carica di SEGRETARIO del MODULO presente nell'impegno. Tale carica può essere assegnata negli Organi Collegiali. Nel caso di una supplenza di tale docente, la carica di segretario viene appresa dal docente supplente e quindi ha la possibilità di compilare il verbale.

9 CONSIGLIO DI INTERCLASSE(solo per le sc. Primarie) Il consiglio di interclasse, disponibile soltanto per le scuole primarie, sono simili ai consigli di classe, la differenza si trova quando vengono selezionate più classi per lo stesso impegno. Mentre per il consiglio di classe, più classi nello stesso impegno vuol dire impegni divisi per ogni classe selezionata, nel consiglio di interclasse invece vengono uniti tutti i docenti delle varie classi selezionate. Anche qui nella tabella di riepilogo è possibile vedere le presenze cliccando sulla P di fianco ai nomi delle classi selezionate. Verbale Consiglio di Interclasse Il verbale del consiglio di Interclasse viene compilato dal docente SEGRETARIO del plesso in cui si trovano le classi selezionate in tale impegno. Per assegnare il SEGRETARIO del Consiglio di Interclasse bisogna andare nella sezione dedicata agli Organi Collegiali. Se il docente segretario viene sostituito da un supplente, allora il supplente apprenderà la carica e quindi sarà in grado di poter compilare il verbale.

10 CLASSI PARALLELE(solo per sc. Primarie) Le classi parallele ragruppano due tipologie di impegni: -i dipartimenti di materia -le classi parallele Anche in questo caso bisogna selezionare il titolo dell'ordine del giorno, la data e l'orario. Per far si che l'impegno sia di tipo dipartimento di materia, bisogna selezionare un dipartimento tra quelli disponibili, altrimenti bisogna scegliere una classe parallela tra le 5 disponibili. La scelta del dipartimento di materia o della classe parallela è univoca, quindi non è possibile selezionarle entrambe. Come per i consigli di classe ed interclasse è possibile vedere la lista delle presenze cliccando sul nome del dipartimento oppure sul nome della classe parallela presente nella tabella di riepilogo. Verbale delle Classi Parallele Il verbale degli impegni di tipo classi parallele viene compilato dal docente SEGRETARIO. La carica di SEGRETARIO viene assegnata in base alla tipologia dell'impegno dalla sezione apposita Organi Collegiali. Le due diverse tipologie sono: DIPARTIMENTO DI MATERIA e CLASSI PARALLELE, ognuna delle quali dovrà avere un SEGRETARIO.

11 La modifica o l'eliminazione di un qualsiasi impegno collegiale è permessa fino al momento in cui viene inizializzato il verbale di tale impegno, dopo di che non sarà più possibile per evitare incongruenze nel sistema. VERBALI In questa sezione è possibile vedere la versione stampabile dei verbali degli impegni collegiali. La visualizzazione può essere inoltre filtrata in base alla tipologia di inpegno. Per aprire il verbale bisogna cliccare sull'icona presente nell'ultima colonna della tabella chiamata Verbale. Se l'icona non è visibile vuol dire che il verbale di quel determinato impegno non è stato ancora concluso da parte del docente verbalizzante. E' possibile inoltre permettere la modifica e quindi la riapertura del verbale dopo essere stato concluso premendo sul lucchetto di fianco all'icona del verbale. Si ricorda che la riapertura del verbale non è sempre possibile, dipende da due fattori: -il primo fattore riguarda il parametro impostato in Amministrazione -> Altre Impostazioni chiamato Attiva riapertura dei verbali degli impegni collegiali che può essere impostato su MAI, ENTRO 10 GIORNI, ENTRO 20 GIORNI oppure ENTRO 30 GIORNI. Se tale impostazione è settata su MAI, allora non sarà mai possibile riaprire il verbale, altrimenti lo sarà possibile entro i giorni stabiliti.

12 Manuale Impegni Collegiali Registro Elettronico SOGI DOCENTI Impegni Collegiali Per accedere alla sezione degli Impegni Collegiali, i docenti avranno a disposizione un menù dedicato chiamato Impegni Collegiali situato in alto a destra. Cliccando direttamente su Impegni Collegiali, si aprirà la schermata di riepilogo di tutti gli impegni collegiali interessati al docente, con un filtro in base alla tipologia situato in alto a sinistra. In questa tabella di riepilogo, il docente può preimpostare la sua presenza o meno riguardo ciascun impegno, con l'eventuale motivazione nel caso di assenza. Nell'ultima colonna( VERBALE ) della tabella di ripilogo, c'è la possibilità di creare il verbale, oppure modificarlo, in base all'incarico che il docente ha per quel determinato impegno. Se il docente è coordinatore o segretario di una qualche classe, allora avrà la possibilità di poter inserire un impegno di tipo CONSIGLIO DI CLASSE straordinario per la classe in cui è coordinatore oppure segretario, in modo da velocizzare la gestione evitando di passare per la segreteria. Un altra funzione disponibile per il docente SEGRETARIO oppure COORDINATORE di una classe, è la modifica della data e dell'ora di un consiglio di classe della quale esso è SEGRETARIO oppure COORDINATORE. VERBALE IMPEGNO COLLEGIALE Per compilare il verbale, avendo i requisiti per farlo, bisogna cliccare su CREA VERBALE, situato nell'ultima colonna di riepilogo degli impegni. Se il verbale è già stato inizializzado, allora bisogna premere su MODIFICA VERBALE. Successivamente si aprirà la schermata del verbale, con i dati dell'impegno già precompilati ma comunque sempre editabili dall'utente. La compilazione del verbale è composta principalmente da 3 sezioni: -la prima che contiene il numero del verbale, la data e gli orari

13 -la seconda che contiene l'appello dei docenti e le eventuali sostituzioni del presidente o del segretario -la terza contenente l'ordine del giorno ed il verbale stesso, che vanno editati a mano dal docente segretario L'ordine del giorno viene già precompilato con quello inserito in fase di creazione dell'impegno. Si cerca sempre di evitare il classico COPIA INCOLLA di un documento da inserire nel verbale

14 per evitare malformattazioni. Una volta compilato il verbale, l'utente può SALVARE, SALVARE E CHIUDERE oppure CONCLUDERE IL VERBALE. Questi bottoni si trovano in fondo alla pagina. L'opzione CONCLUDI VERBALE, conclude in modo definivito il verbale, percui non sarà piò effettuare modifiche successivamente alla conclusione. L'opzione SALVA permette di salvare le modifiche apportate al verbale, senza però chiudere la schermata di modifica, ciò lo permette il pulsante SALVA E CHIUDI. VISUALIZZAZIONE VERBALI Il docente ha la possibilità di visualizzare la versione stampabile dei verbali, tramite il menù Verbali Impegni Collegiali, situato sotto IMPEGNI COLLEGIALI. In questa schermata si trova un riepilogo di tutti i verbali connessi al docente. Per la visualizzazione del verbale non è necessaria nessuna carica, tutti i docenti possono vedere i verbali a loro collegati. Per aprire la versione di stampa, basta cliccare sull icona in corrispondenza della colonna Verbale. Nell'immagine sottostante, viene mostrato un esempio di un verbale versione stampabile. Tutto il contenuto dei riquadri evidenziati di giallo vengono precompilati dal sistema con i dati inseriti durante la creazione dell'impegno e del verbale, mentre la parte evidenziata di giallo, ricopia esattamente il testo inserito nel riquadro editabile del docente. Nel caso in cui ci sia anche la presenza dei genitori in un determinato impegno, sarà presente in fase di modifica del verbale un ulteriore riquadro dedicato ai genitori, il quale verrà mostrato nella versione di stampa, immediatamente dopo il verbale dedicato ai docenti.nel profilo dei genitori sarà visibile tale verbale, soltanto con la parte direttamente interessata a loro, quindi senza il riquadro dedicato ai docenti.

15