Attività Data Funzione. Amministratore di Sistema Danilo Gay. Redazione 11/06/2011

Transcript

1 REGOLAMENTO INFORMATICO INTERNO VALIDO AI SENSI DEL D.LG. 196/03 PER FINI FORMATIVI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI VERSIONE PER GRUPPI UTILIZZATORI APPLICAZIONE GIAD Attività Data Funzione Redazione 11/06/2011 Amministratore di Sistema Danilo Gay

2 Premessa Il presente regolamento presenta in modo sintetico e pratico quanto definito nel Documento Programmatico sulla Sicurezza, orientato all utilizzo da parte dei volontari nei gruppi associativi di strumenti, programmi e applicazioni creati o di proprietà della FIDAS ADSP. Gestendo dati sensibili e complete anagrafiche degli associati è necessario adottare assoluta cautela, tutelando i diritti delle persone coinvolte: l alto e nobile fine di chi organizza i prelievi e le chiamate dei donatori non deve mai oltrepassare le regole definite dalle leggi in materia di tutela dei dati. In caso di dubbio, sia per quanto presente in questo documento sia per qualunque trattamento delle informazioni che si renda necessario, informatico o cartaceo, siete invitati a chiedere informazioni presso la segreteria associativa che farà in modo di darvi nel minor tempo possibile tutti i chiarimenti necessari. Per informazioni di tipo pratico e per la risoluzione di problemi sistemistici e operativi è previsto un servizio di Assistenza informatica, contattabile tramite telefono ai numeri associativi o tramite all indirizzo assistenza@fidasadsp.it: nel caso non sia possibile fornire quanto serve all istante, verranno concordati tempi e modi di contatto. Utilizzo strumentazione 1. E fatto divieto installare sulla strumentazione in uso hardware fisso o removibile (ad esempio joystick, hard disk, modem) qualora ciò non risulti espressamente richiesto ed autorizzato dall Associazione. La configurazione fornita è completa di quanto necessario per l operatività. Le uniche periferiche ammesse sono le unità di memoria removibili (cd, dvd, memorie USB, dischi esterni) per lo spostamento e la salvaguardia dei dati (backup, salvataggi). E possibile installare periferiche come stampanti e scanner ma tale attività deve essere eseguita con la collaborazione del servizio di assistenza associativo. 2. In caso di allontanamento temporaneo dal pc in un ambiente pubblico (ad esempio durante il prelievo) è fatto obbligo al volontario di attivare il blocco di accesso al computer (tasto Windows + L oppure Ctrl-Alt-Canc seguito da selezione di Blocca Computer ) oppure di effettuare la disconnessione. 3. Qualora si rendessero necessarie modifiche alle configurazioni impostate sul PC in uso, occorre darne comunicazione al servizio di assistenza. Accesso ed uso dei sistemi 1. I volontari accedono al pc tramite una credenziale di autenticazione (password) 2. La credenziale di autenticazione deve essere custodita e preservata dalla conoscibilità di soggetti esterni al gruppo. 3. In nessun caso devono essere annotate password in chiaro sia su supporto cartaceo che informatico. Fidas ADSP onlus 2

3 4. I requisiti minimi di complessità delle password sulla base della vigente normativa privacy sono: redazione con caratteri maiuscoli e/o minuscoli; composizione con inclusione di simboli, numeri, punteggiatura e lettere; caratteri non inferiori ad 8; le password non devono essere agevolmente riconducibili all'identità del soggetto che la gestisce. Pertanto, la password non deve essere basata su informazioni personali, riferimenti familiari, informazioni legate al gruppo FIDAS ADSP o comunque dati inerenti direttamente il soggetto titolare della password stessa. 5. Qualora l utilizzatore ritenga che un soggetto non autorizzato possa essere venuto a conoscenza della password, dovrà provvedere immediatamente a cambiarla. 6. Non debbono essere utilizzate nella configurazione delle caselle di posta elettronica le opzioni di compilazione automatica o memorizzazione della password, presenti nei navigatori (Explorer, Chrome ) o in altre applicazioni. Installazione programmi 1. Sul pc in uso non devono essere installati programmi che non siano ufficialmente forniti dall Amministratore di Sistema associativo ovvero tramite il servizio di Assistenza. 2. L Associazione, peraltro, ricorda all utilizzatore che costituiscono illecito penale le condotte consistenti nella illecita duplicazione o riproduzione di software ai sensi della legge sul diritto d autore n. 633/41. Quindi non è possibile usare il pc per memorizzare o duplicare SW, audio, video o informazioni tutelate dal diritto d autore Utilizzo supporti magnetici e dati 1. È fatto obbligo conservare, custodire e controllare con la dovuta cura i supporti informatici removibili (cd, memorie USB ) contenenti dati, informazioni, notizie o immagini di attinenza associativa, affinché nessun soggetto terzo ne possa prenda visione o possesso. In particolare vanno assolutamente tutelati i dati relativi ai donatori. A tal fine si ricorda che programmi come Word o Excel permettono di tutelare i file con password, ma la tutela migliore è quella fisica, non lasciando mai il materiale incustodito. 2. Qualsiasi file estraneo all attività lavorativa o non espressamente autorizzato, non può, nemmeno in via transitoria, essere salvato sul pc in uso al gruppo. 3. Tutti i file di provenienza incerta, ancorché attinenti all'attività associativa, devono essere sottoposti al controllo e relativa autorizzazione all'utilizzo da parte dell Assistenza o dell Amministratore di Sistema. Fidas ADSP onlus 3

4 Collegamento a reti informatiche 1. Il pc è dotato di connessioni di rete fisiche (Ethernet) e senza fili (Wireless), predisposte per connessioni dinamiche (reti dotate di assegnazione dinamica degli indirizzi, DHCP). La connessione ad una rete permette di comunicare con altre periferiche connesse (stampanti, cartelle condivise ) ovvero di navigare su internet e gestire la posta elettronica. In tutti i contesti comunque il pc non può esser utilizzato per scopi diversi da quelli ai quali è destinato, ovvero per il supporto alle attività del gruppo FIDAS ADSP. Utilizzo rete esterna - Internet 1. E fatto divieto memorizzare dalla rete documenti, file o dati comunque non attinenti lo svolgimento delle attività associative, ed in particolare: a) non è consentito navigare in siti non attinenti alle attività associative; b) non è consentita l'effettuazione di ogni genere di transazione finanziaria ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti on-line e simili, salvo nei casi direttamente connesse alle attività associative; c) è vietata ogni forma di registrazione a siti i cui contenuti non siano legati all'attività associativa; d) non è permessa la partecipazione, per motivi non associativi, a forum, l'utilizzo di chat line, di bacheche elettroniche e le registrazioni in guest book anche utilizzando pseudonimi (o nicknames); 2. Si ricorda che a norma di legge i fornitori di connessione internet mantengono traccia delle navigazioni eseguite, per cui di fatto la navigazione anonima non esiste e le forze dell ordine sono sempre in grado di tracciare e ricostruire quanto eseguito sul web. Il presidente del gruppo ed i collaboratori da lui nominati sono responsabili di quanto elaborato con il pc associativo. Utilizzo posta elettronica Associativa (@fidasadsp.it) 1. Le caselle di posta elettronica date in uso al gruppo sono destinate ad un utilizzo di tipo associativo, per cui si informa che: a) non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica, o che costituiscano comunque condotta illecita; b) non è consentito l'utilizzo dell'indirizzo di posta elettronica associativo per la partecipazione a dibattiti, forum, newsletter o mail-list, non attinenti l'attività associativa. Fidas ADSP onlus 4

5 2. In caso di assenza o di prolungato periodo di non lettura della posta al gruppo sono posti a disposizione apposite funzioni di sistema che consentono di inviare automaticamente messaggi di risposta. Tali funzioni si trovano nel menu Impostazioni Generali Risponditore automatico (nella seconda metà della pagina). 3. E fatto divieto di divulgare le notizie, i dati e qualsiasi altra informazione appresa in occasione della ricezione o invio di posta elettronica, in quanto coperte dal segreto etico cui sono tenuti i volontari in ottemperanza agli obblighi di fedeltà e correttezza verso l associazione. 4. La posta elettronica diretta all'esterno della rete informatica associativa, al di fuori del controllo dei nostri programmi di gestione, può essere intercettata da estranei e, dunque, è preferibile non usarla per inviare documenti "Strettamente Riservati". Solo una che proviene da una e/o spedita ad una altra è assolutamente tutelata nel suo transito sul web. Segreto professionale - etico 1. Il volontario non può divulgare, pubblicare o comunicare in alcun modo a terzi, direttamente o indirettamente, in toto o in parte, le informazioni apprese in occasione delle attività di gestione del gruppo, informatizzate o meno, né potrà usarle, sfruttarle o disporne in proprio o tramite terzi. 2. Gli obblighi del volontario previsti in questo capo non termineranno all atto di cessazione del rapporto di collaborazione, se non in riferimento a quelle specifiche parti delle informazioni che il volontario possa dimostrare che erano già di pubblico dominio al momento della conclusione del rapporto, o che lo sono diventate in seguito per fatto a lui non imputabile. Riservatezza dati 1. Premesso che per «Informazioni Riservate» si intendono tutte le informazioni di qualsivoglia natura riferite o apprese in occasione dello svolgimento di attività associative, il volontario si impegna a considerare le Informazioni Riservate come strettamente private e riservate e ad adottare tutte le misure necessarie per non pregiudicare la riservatezza di tali informazioni; 2. Il volontario si impegna ad utilizzare le Informazioni Riservate unicamente allo scopo di effettuare lo svolgimento dell attività cui è preposto e di conseguenza a non usare tali informazioni in alcun modo che arrechi danno alla Associazione, né per alcun altro scopo di qualsiasi natura; 3. Gli impegni di cui al presente capo non proibiscono di comunicare Informazioni Riservate: a) a volontari, responsabili, amministratori, dipendenti associativi ai quali la conoscenza di tali Informazioni è necessaria al fine dell'espletamento di attività funzionali alla FIDAS ADSP; Fidas ADSP onlus 5

6 b) a soggetti diversi da quelli specificati alla precedente lettera a), qualora ciò sia stato autorizzato dall Associazione; 4. L'obbligo di riservatezza non opera in caso di Informazioni Riservate: a) che al momento in cui vengono rese note siano di pubblico dominio; b) che diventino di pubblico dominio dopo essere state rese note per causa non imputabile al volontario; 5. L impegno di riservatezza di cui al presente capo si protrarrà anche dopo la cessazione del rapporto di volontariato e sino a quando le informazioni in oggetto non saranno rese di pubblico dominio. Applicazione ed interpretazione del presente regolamento 1. Per qualsiasi dubbio relativo all applicazione pratica o all interpretazione del presente regolamento, il volontario può rivolgersi al servizio di Assistenza o all Amministratore di Sistema associativo. Disciplina deroghe e modifiche del presente regolamento 1. Qualora al presente regolamento l Associazione intenda apporre modifiche, queste saranno applicate dandone conoscenza immediata ai gruppi. 2. Deroghe o modifiche di uno o più punti del presente regolamento, non rendono invalidi gli altri punti. Fidas ADSP onlus 6