REGOLAMENTO MANUALE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATO 1

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1 C onoscenza R esponsabilità E quità A ppartenenza R elazione E ccellenza S icurezza A mbiente L egalità U manità T rasparenza E fficienza REGOLAMENTO MANUALE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATO 1 Giugno 2014 Estensore: Vittorina Colò, Fabrizio Chiarizia Approvazione: Autorizzazione: documento soggetto a decretazione Via della Vecchia Ceramica, Pordenone - Tel. 0434/ Fax. 0434/ C.F./P.I Posta Elettronica Certificata: Ass6PN.protgen@certsanita.fvg.it

2 Indice 1. Introduzione Descrizione del servizio...2 Fasi del servizio di conservazione sostitutiva...2 Definizione delle classi documentali Il Responsabile della Conservazione Iter procedurale...4 Attori...4 Attività Effetti della conservazione Estensione del servizio

3 1. Introduzione L Azienda per i Servizi Sanitari n.6 Friuli Occidentale, di seguito denominata AZIENDA, descrive nel presente documento le fasi e la procedura con cui intende attuare il servizio di conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici prodotti. 2. Descrizione del servizio L AZIENDA conserva i propri documenti informatici con sistemi coerenti con la normativa di settore e le regole tecniche vigenti. A tal fine adotta il presente Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici. Fasi del servizio di conservazione sostitutiva Ai fini dell attivazione del servizio di conservazione sostitutiva si procede con le seguenti attività: individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione; definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale; definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle versioni e dei formati dei documenti; definizione dei tempi di conservazione; definizione dell anagrafica dei documenti ossia definizione dell ente, dell area e dell ufficio proprietari dei documenti da inviare in conservazione; l associazione dell'anagrafica di un documento, della classe e della versione della classe (ossia ente\area\ufficio\classe\versione) definisce il meccanismo di aggregazione dei documenti in lotti; definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione ossia definizione dell intervallo di tempo intercorrente fra una presa in carico dei documenti da parte del sistema di conservazione e la successiva; definizione dell intervallo di tempo intercorrente tra la presa in carico e la chiusura del lotto; la chiusura di un lotto o volume di documenti è l attività finale del processo di conservazione; al termine di esso può essere effettuata l esibizione dei documenti ai sensi dell art. 6 della deliberazione Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione - CNIPA (ora DigitPa)- n. 11 del 19 febbraio 2004; definizione operativa per il consolidamento dei documenti ossia marcatura temporale apposta dopo la firma del lotto; definizione operativa per la gestione delle anomalie; definizione ed adozione di eventuali disposizioni interne all AZIENDA relative alla produzione e all archiviazione dei documenti da inviare in conservazione

4 Definizione delle classi documentali Sono individuate e definite con atto separato allegato al presente Manuale: le classi documentali e le relative specifiche tecniche i formati dei file inviabili in conservazione La classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipologia di documento da sottoporre a conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo documento. Ha parametri specifici di comportamento ed attributi o metadati propri. Ai sensi della normativa vigente in materia di conservazione solo alcuni formati di file sono idonei per essere correttamente conservati. 3. Il Responsabile della Conservazione Al responsabile della conservazione, è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici. In particolare, ai sensi dell art. 5, comma 1, della deliberazione CNIPA n. 11/2004, il Responsabile della Conservazione: 1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario; 2. archivia e rende disponibili relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1. descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; 2. estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4. indicazione delle copie di sicurezza; 3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni 4. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; 5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; 6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento; 7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l apposizione del riferimento temporale; 8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. L art. 5, comma 3, della suddetta delibera stabilisce inoltre che il procedimento di conservazione sostitutiva possa essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto nella delibera stessa. Il responsabile della conservazione è attualmente individuato nel Responsabile della struttura complessa Affari Generali e Legali che si avvarrà della collaborazione del Servizio Tecnologie Informatiche e dei responsabili delle strutture aziendali coinvolte nel progetto, ed in base al comma 3 dell art. 5 decide di affidare il procedimento di - 3 -

5 conservazione alla società Insiel S.p.A. che sarà responsabile di tutte le attività che nel paragrafo 4 sono imputate al Gestore del Servizio di Conservazione. Il responsabile della conservazione, in base al comma 2 dell art. 5 della suddetta delibera, può delegare, in tutto o in parte, ad altre persone che abbiano la competenza ed esperienza necessaria per garantire la corretta esecuzione delle operazioni in precedenza elencate. Si ritiene quindi possa essere adottato l iter procedurale descritto nel paragrafo seguente, tenuto conto di quanto previsto dall attuale normativa e dalla delibera precedentemente indicata. 4. Iter procedurale L iter procedurale del processo di conservazione viene di seguito descritto in forma schematica individuando i soggetti coinvolti e le relative attività di competenza necessarie per garantire il regolare completamento del processo stesso. Attori I soggetti coinvolti nell iter procedurale vengono descritti nella seguente tabella. Attore Direttore generale Responsabile Conservazione della Descrizione Il direttore generale in qualità di legale rappresentante dell AZIENDA è il soggetto a cui fanno capo tutte le responsabilità inerenti la proprietà dei documenti Il responsabile della conservazione è il soggetto a cui fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del processo di conservazione. Direttore di Struttura operativa aziendali Produttore Gestore del servizio di conservazione Il direttore di struttura operativa aziendali è il soggetto a cui fanno capo le responsabile in merito alla gestione dei dati sanitari e della gestione dell archivio della documentazione sanitaria della struttura operativa aziendale. Il produttore è il soggetto, che opera all interno di una struttura operativa aziendale, a cui fa capo la responsabilità in merito alla produzione dei documenti oggetto di conservazione (documenti digitali). Il gestore del servizio di conservazione è il soggetto al quale è stato affidato il procedimento di conservazione sostitutiva. Attività Nelle tabelle seguenti vengono descritte le attività di competenza per ciascun attore. Attore Attività Descrizione Direttore generale Individuazione delle tipologie documentali da trattare Definizione delle modalità di conservazione Il Direttore generale individua con il Direttore di Struttura operativa aziendali le tipologie documentali di sua competenza che dovranno essere trattate dal sistema di conservazione Il Direttore generale, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione

6 Ogni qualvolta emerga la necessità di variare le condizioni del sistema di conservazione il Direttore generale ed il Responsabile della conservazione definiscono assieme le nuove modalità che andranno concordate con il gestore del servizio. Attore Attività Descrizione Responsabile della Definizione delle Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il Conservazione modalità di Direttore generale, definisce le classi documentali ed i relativi dati conservazione specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione. Verifica gestione Il Responsabile della Conservazione verifica con periodicità il del sistema di corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua conservazione interezza. Risoluzione anomalie Il Responsabile della Conservazione, qualora riscontrasse anomalie nella presa in carico da parte del sistema di conservazione dei documenti inviati, comunica al Produttore di competenza del documento le anomalie riscontrate da comunicazione al gestore del servizio di conservazione in merito alla risoluzione delle stesse. Contestualmente informa il Direttore di Struttura operativa aziendali in merito all anomalia riscontrata e del esito delle procedure di risoluzione messe in atto. Attore Attività Descrizione Direttore di Struttura Collabora con il Il Direttore di Struttura operativa aziendali collabora ad operativa aziendali direttore generale individuare le tipologie documentali di sua competenza che Risoluzione anomalie dovranno essere trattate dal sistema di conservazione. Il Direttore di Struttura operativa aziendali mette in atto tutte le azioni necessarie alla risoluzione delle anomalie comunicate dal Responsabile della conservazione. Attore Attività Descrizione Produttore Risoluzione anomalie Il produttore mette in atto tutte le azioni necessarie alla risoluzione delle anomalie comunicate dal Responsabile della conservazione. Attore Attività Descrizione Gestore del servizio di conservazione Gestione tecnica del sistema di conservazione Gestione del manuale della conservazione Elaborazione e presa in carico dei documenti Il gestore del servizio ospita l infrastruttura hardware e software del sistema di conservazione e adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione. Il gestore del servizio provvede alla stesura ed all aggiornamento del manuale della conservazione che documenta l infrastruttura del sistema e l adozione delle misure necessarie alla sicurezza fisica e logica del sistema. Le nomine del personale addetto alle procedure sono riportate e rese disponibili in un apposito registro. Il gestore del servizio, tramite procedure informatizzate, accoglie le richieste di presa in carico dei documenti e verifica eventuali anomalie o difformità da quanto previsto nella definizione dei dati - 5 -

7 Comunicazione di anomalie Gestione dei lotti dei documenti Elaborazione di chiusura lotti Verifica periodica dei documenti Esibizione documenti conservati Archivio software dei del tecnici di conservazione. Il gestore del servizio comunica al Responsabile della Conservazione eventuali anomalie riscontrate nel processo di presa in carico e/o nelle successive fasi del processo di conservazione. Il gestore del servizio organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati. Il gestore del servizio di conservazione provvede alle operazioni di chiusura dei lotti di conservazione con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale garantendone la corretta esecuzione. L operazione di chiusura del lotto determina il completamento del processo di conservazione e quindi lo rende esibibile. Il gestore del servizio di conservazione verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei supporti e l integrità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti Il gestore del servizio provvede alla riproduzione ed esibizione dei documenti che abbiano completato il processo di conservazione. Il gestore del servizio mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni 5. Effetti della conservazione Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'azienda o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto dei dettami contenuti nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e nel disciplinare tecnico allegato B a tale decreto. Per i documenti correnti potrà essere utilizzata la copia digitale in corso di validità presente negli archivi gestionali. 6. Estensione del servizio Qualora si dovesse rilevare l opportunità di variare le condizioni del servizio per una o più classi documentali oppure di estendere la conservazione ad altre tipologie di documenti, saranno definite, con atti separati, nuove classi documentali o versioni di esse atte a rimapparne o individuarne le caratteristiche, così come nell allegato al presente Manuale

8 MANUALE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATO 2 CLASSI DOCUMENTALI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI - 7 -

9 Indice 1. Introduzione Classi documentali oggetto di conservazione Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento Descrizione delle classi documentali Referti di Laboratorio: Classe documentale REFE Atti deliberativi : Classe documentale ADWEB Mandato informatico : Classe documentale MAND Mandato informatico : Classe documentale REVE Mandato informatico : Classe documentale RA_MAND Mandato informatico : Classe documentale RA_REVE Mandato informatico : Classe documentale PROVV_MAND Mandato informatico : Classe documentale PROVV_REVE : Classe Documentale Base Attributi comuni a tutte le classi documentali: Classe Documentale Base

10 1. Introduzione L Azienda per i Servizi Sanitari n.6 Friuli Occidentale, di seguito denominata AZIENDA, individua nel presente documento gli atti per i quali intende avvalersi del servizio di conservazione sostitutiva e ne determina le classi documentali. In particolare nei paragrafi successivi vengono analizzati i seguenti aspetti: Elenco delle classi documentali oggetto di invio in conservazione Formati di file inviabili in conservazione Specifiche tecniche delle singole classi documentali 2. Classi documentali oggetto di conservazione L AZIENDA individua le seguenti classi documentali: Referti firmati digitalmente memorizzati nel repository Insiel Atti Deliberativi firmati digitalmente memorizzati nel gestionale ADWEB Mandati di pagamento Reversali di incasso Ricevute applicative su mandati di pagamento Ricevute applicative su reversali di incasso Provvisori di uscita Provvisori di incasso Flusso di fatture Fattura e dispone la conservazione a norma per i relativi documenti. I documenti conservati e i relativi metadati non possono essere oggetto di successive modifiche, in particolare, classificazioni variabili nel tempo rimarranno, per il singolo documento, quelle in vigore al momento dell invio in conservazione

11 3. Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento. Ai fini dell invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove e quando possibile, l utilizzo del formato PDF/A, e, più in generale, l articolo 21 comma 2 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale - CAD), confermato dalle regole tecniche di cui al DPCM 30 marzo 2009, stabilisce che il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili. 3.1 Sistema DNLAB. I Referti in formato digitale prodotti dal sistema DNLAB e memorizzati sui repository mantengono le seguenti strutture di imbustamento: dei referti, documenti CDA2 dove: GZ[B64[pkcs#7 [mime multipartb64(cda2)+b64(foglio stile)]]] GZ: è il formato compresso con il programma libero gzip (contrazione di GNU zip) del contenuto documentale B64: è la rappresentazione testuale (in codifica Base 64) di un contenuto binario Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma CDA2: documento clinico strutturato CDA (Clinical Document Architecture di Health Level 7) release 2 e la corrispondente nomenclatura dei file per i referti CDA2 è: dove: IDdocumento.cda2.p7m.b64.gz IDdocumento: Identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore Cda2: estensione del file in formato CDA (Clinical Document Architecture di Health Level 7) release 2 p7m: estensione della busta PKCS#7 b64: estensione del file in formato Base 64 gz: estensione dei file di Gzip Per la visualizzazione dei documenti viene effettuata quindi un elaborazione che provvede a togliere la compressione e la conversione in base 64 ai referti memorizzati con questa struttura. Nella tabella seguente vengono elencati i formati dei file prodotti dal sistema DNLAB ed il software di visualizzazione corrispondente per ciascun formato

12 Formato dei file Software di visualizzazione 1 Documenti PKCS#7 (P7M) DigitalSign Reader 3.0 * 2 CDA2** Librerie conversione Tabella 1 Formati di file prodotti dal sistema DNLAB * La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (p7m) può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione Cnipa 17 febbraio 2005/n.4. **CDA2 (Clinical Document Architecture di Health Level 7 release 2): per questo formato vengono usate delle apposite librerie. 3.2 Sistemi clinici I Referti in formato digitale prodotti dai sistemi G2Clinico, Cardionet, PSNet, Apsys e memorizzati sui repository dei referti, mantengono le seguenti strutture di imbustamento: documenti RTF firmati dove: GZ[B64[Pkcs#7[RTF]] GZ: è il formato compresso con il programma libero gzip (contrazione di GNU zip) del contenuto documentale B64: è la rappresentazione testuale (in codifica Base 64) di un contenuto binario Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma RTF: formato RTF (Rich Text Format) di un documento e la corrispondente nomenclatura dei file per i referti RTF firmati è: IDdocumento.rtf.p7m.b64.gz dove: IDdocumento: identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore rtf: estensione del file in formato RTF (Rich Text Format) p7m: estensione della busta PKCS#7 b64: estensione del file in formato Base

13 gz: estensione dei file di Gzip Nella tabella seguente vengono elencati i formati dei file prodotti dai sistemi clinici ed il software di visualizzazione corrispondente per ciascun formato. Formato dei file Software di visualizzazione 1 Documenti PKCS#7 (P7M) DigitalSign Reader 3.0 * 4 File RTF (RTF) MS Word Viewer 2007 Tabella 1 Formati di file prodotti dai sistemi G2 La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (p7m) può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione Cnipa 17 febbraio 2005/n Sistema ADWEB Di seguito vengono descritte le varie tipologie di file associati ai documenti prodotti e memorizzati nel sistema ADWEB che saranno oggetto di conservazione a norma. Tale sistema consente di generare documenti (ad es. Delibere) e di allegare ad essi file di vari formati, tuttavia, ai fini dell invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove e quando possibile, l utilizzo del formato PDF/A. PDF: formato PDF o PDF/A (Adobe Portable Document Format) di un documento RTF: formato RTF (Rich Text Format) di un documento TIF e TIFF: formato TIF (Tagged Image File Format ) di un documento JPG e JPEG: formato JPEG (Joint Photographic Experts Group) di un documento XML: formato XML (extensible Markup Language) di un documento TXT: formato TXT (formato testo) di un documento Sono possibili le seguenti tipologie di imbustamento: Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma TSR: è la busta contenente le informazioni relative alla marca temporale Per quanto attiene la busta di firma, i documenti mantengono, rispettivamente, le seguenti strutture: pkcs#7[pdf] pkcs#7[rtf]

14 pkcs#7[tif e TIFF] pkcs#7[jpg e JPEG] pkcs#7[xml] pkcs#7[txt] le cui corrispondenti nomenclature sono: IDdocumento.PDF.p7m IDdocumento.RTF.p7m IDdocumento. TIF e TIFF.p7m IDdocumento. JPG e JPEG.p7m IDdocumento.XML.p7m IDdocumento.TXT.p7m La busta di marcatura temporale viene identificata mediante il nome esteso del documento su cui si applica unitamente all estensione.tsr: IDdocumento.estensione.tsr Inoltre anche il seguente formato di file è idoneo ad essere inviato al Sistema di Conservazione : ZIP: formato ZIP (formato di compressione) se generato da documenti informatici i cui formati risultano idonei e sono compresi nel precedente elenco; esso mantiene la seguente struttura di imbustamento: pkcs#7[zip] la cui corrispondente nomenclatura è: IDdocumento.ZIP.P7M Eventuali altri formati, quali, ad esempio, il.xls (Microsoft Excel) e il.ppt (Microsoft PowerPoint), ancorchè presenti nel sistema ADWEB, non saranno oggetto di conservazione a norma. Nella tabella seguente vengono presentati i formati dei file sopra elencati ed il software di visualizzazione ad essi associato. Formato dei file inviabili in conservazione Software di visualizzazione 1 Documenti PKCS#7 (P7M) DigitalSign Reader 3.0 (*) 2 Documenti TSR DigitalSign Reader 3.0 (*) 3 File PDF (PDF) Adobe Acrobat Reader Rich Text Format (RTF) MS Word Viewer Immagine TIF (TIF e TIFF) IrfanView

15 6 Immagine JPG (JPG e JPEG) IrfanView Documento XML (XML) MS Word Viewer Documento di testo (TXT) MS Word Viewer Documenti compressi (ZIP) 7-Zip.exe (**) (*) La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (P7M) può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA (ora DigitPA) del 17 febbraio 2005/n. 4. Possono essere firmati digitalmente esclusivamente le tipologie di documenti elencati in tabella (punti 3-8). (**) Il formato ZIP, non direttamente riconducibile ad uno specifico formato di documento, può essere utilizzato esclusivamente per esigenze operative e limitatamente a casi straordinari, quali ad esempio la firma digitale di insiemi di file di dimensione eccezionale: il soggetto che predispone file in tale formato deve accertarsi che gli stessi contengano esclusivamente le tipologie di documenti indicati in tabella (punti 3-8). 3.4 Sistema Mandati Informatici In questa tipologia di documenti ricadono i flussi di mandati prodotti dalla Struttura Complessa Bilancio Finanze. Il formato con cui sono prodotti i documenti dal sistema del Mandato Informatico è: XML: formato XML (extensible Markup Language) di un documento Sono possibili le seguenti tipologie di imbustamento: Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma TSR: è la busta contenente le informazioni relative alla marca temporale (attualmente non utilizzata) Per quanto attiene la busta di firma, i documenti mantengono la seguente struttura: pkcs#7[xml] le cui corrispondente nomenclatura è: IDdocumento.XML.p7m La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (P7M) può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA (ora DigitPA) del 17 febbraio 2005/n

16 3.5 Sistema FATTURAZIONE ELETTRONICA In questa tipologia ricadono i documenti prodotti dal sistema di fatturazione elettronica di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, che stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. Il DM 23 gennaio 2004, invece, stabilisce gli obblighi in materia di conservazione per i documenti digitali fiscalmente rilevanti. In particolare, esso prevede che il processo di conservazione delle fatture sia effettuato con cadenza almeno quindicinale, a partire dal momento di emissione per quelle attive e di ricezione per quelle passive. Le fatture elettroniche vengono veicolate dal Sistema di Intercambio (SdI) predisposto dall Agenzia delle Entrate che si occupa di riceverle dal mittente e recapitarle al destinatario, generando le opportune ricevute/notifiche Le fatture sono trasmesse in file di formato XML firmati digitalmente; ogni file può contenere: una fattura singola un flusso di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). Si istituiscono due nuove classi documentali: flusso di fatture fattura. Il flusso di fatture è il documento firmato digitalmente che viene inviato in conservazione automaticamente a seguito dei seguenti eventi: dopo l apposizione della firma digitale e contestualmente alla trasmissione allo SdI, per le fatture attive; successivamente alla protocollazione per le fatture passive. Dal punto di vista amministrativo/gestionale, tuttavia, è la singola fattura ad assumere rilevanza, in quanto legata a contratti/ordini. Le singole fatture estratte dai flussi firmati, vengono inviate al sistema documentale, e successivamente in conservazione, su richiesta, una volta conclusa la ricezione e/o l invio di tutti gli esiti previsti dall Agenzia delle Entrate. Alla singola fattura, rappresentata da un file XML non firmato vengono allegate le ricevute e le notifiche. I flussi di fatture elettroniche sono sottoscritti con firma digitale di tipo XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) o CAdES (CMS- Cryptographic Message Syntax - Advanced Electronic Signatures). I file XML firmati XAdES non necessitano di particolari visori, infatti è possibile visualizzarne il contenuto con un semplice editor di testi

17 La nomenclatura dei file generati dalla sottoscrizione con firma digitale di tipo CAdES è la seguente: dove: IDdocumento.XML.P7M IDdocumento: Identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore XML: estensione del formato XML P7M: estensione della busta PKCS#7 contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma. Per la visualizzazione dei documenti si utilizza il software corrispondente allo specifico formato. Formato dei file 1 Documenti PKCS#7 (P7M) DigitalSign Reader * 2 Documento XML (XML) SciTE Software di visualizzazione * Le verifiche sulla firma digitale e sulla marca temporale possono essere effettuate con qualsiasi software conforme alle specifiche tecniche di cui dalla Deliberazione Cnipa (ora AGID) n. 45/

18 4 Descrizione delle classi documentali La classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipologia di documento da sottoporre a conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo documento. Ha parametri specifici di comportamento ed attributi o metadati propri. Alcuni metadati, o attributi di base, sono comuni a tutte classi documentali, mentre altri sono specifici e riguardano una determinata tipologia di documenti. In particolare per ciascuna classe documentale l AZIENDA individua e definisce le seguenti informazioni: nome classe documentale anagrafica dei documenti ossia ente, area ed ufficio proprietari dei documenti metadati di base e specifici della classe documentale numero medio dei documenti informatici prodotti per anno numero medio dei documenti informatici prodotti giornalmente dimensione media dei documenti informatici periodicità di invio in conservazione periodicità di chiusura lotto tempi di conservazione I metadati comuni a tutte le classi sono descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali

19 4.1. Referti: Classe documentale REFE In questa tipologia di documenti ricadono i referti prodotti dalle singole Strutture Operative di seguito definite Produttori. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale REFE versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Referti Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata ai referti del singolo Produttore, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza del Produttore): ASS6 area (Area di appartenenza del Produttore): SIO ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): REFERTI Produzione dei documenti Per ogni Produttore saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume giornaliero: volume annuo: dimensione media: 45KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Giornaliera Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato

20 4.2. Atti deliberativi : Classe documentale ADWEB In questa tipologia di documenti ricadono gli atti deliberativi prodotti dalle singole Strutture Operative. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale ADWEB versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Atti Deliberativi Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata agli atti deliberativi del singolo Produttore, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza del Produttore): ASS6 area (Area di appartenenza del Produttore): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): ATTI Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 100 volume annuo: 1200 dimensione media: 500KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Giornaliera Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato

21 4.3. Mandato informatico: Classe documentale MAND In questa tipologia di documenti ricadono i mandati di pagamento. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale MAND versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Mandati di Pagamento Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata ai mandati di pagamento, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico- Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 840 volume annuo: dimensione media: 23KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Tempo di conservazione Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti firmati e trasmessi in Tesoreria. L inserimento nell elenco dei documenti da conservare sarà effettuato automaticamente non appena pervenuta la ricevuta di trasmissione

22 4.4. Mandato informatico : Classe documentale REVE In questa tipologia di documenti ricadono le reversali. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale REVE versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Reversali Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata alle reversali, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 420 volume annuo: dimensione media: 9 KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti firmati e trasmessi in Tesoreria. L inserimento nell elenco dei documenti da conservare sarà effettuato automaticamente non appena pervenuta la ricevuta di trasmissione

23 4.5. Mandato informatico : Classe documentale RA_MAND In questa tipologia di documenti ricadono le ricevute su mandati di pagamento. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale RA_MAND versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Ricevute su Mandati di Pagamento Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata alle ricevute su mandati di pagamento, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: volume annuo: dimensione media: 5 KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi dalla Tesoreria e salvati nel DataBase

24 4.6. Mandato informatico : Classe documentale RA_REVE In questa tipologia di documenti ricadono le ricevute su reversali. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale RA_REVE versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Ricevute su Reversali Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata alle ricevute su reversali, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 850 volume annuo: dimensione media: 7 KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi dalla Tesoreria e salvati nel DataBase

25 4.7. Mandato informatico : Classe documentale PROVV_MAND In questa tipologia di documenti ricadono i provvisori di uscita. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale PROVV_MAND versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Povvisori di Uscita Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata ai provvisori di uscita, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 35 volume annuo: 400 dimensione media: 7 KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi dalla Tesoreria e salvati nel DataBase

26 4.8. Mandato informatico : Classe documentale PROVV_REVE In questa tipologia di documenti ricadono i provvisori di incasso. Classe documentale e metadati specifici Viene definita la classe documentale PROVV_REVE versione 1.0 che comprende: i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali ; i metadati specifici descritti nel documento allegato Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Povvisori di Incasso Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti, associata ai provvisori di incasso, dovrà essere impostata attraverso i seguenti descrittori univoci: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: 22 volume annuo: 250 dimensione media: 5 KB Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di chiusura lotto Tempo di conservazione Ogni giorno Entro 15 giorni dalla presa in carico Illimitato Modalità di invio in conservazione. Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi dalla Tesoreria e salvati nel DataBase

27 4.9. Fatturazione elettronica: classi documentali FLUSSO_FATTURE e FATTURA In questa tipologia di documenti ricadono le fatture elettroniche e i relativi flussi. Classe documentale e metadati specifici Vengono definite le classi documentali: FLUSSO_FATTURE versione 1.0 i cui metadati specifici sono riportati nell allegato SanitaDettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale FLUSSO_FATTURE.doc ; FATTURA versione 1.0 i cui metadati specifici sono riportati nell allegato SanitaDettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale FATTURA.doc Anagrafica dei documenti L'anagrafica dei documenti viene definita nel seguente modo: ente (Azienda di appartenenza): ASS6 area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa) ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): FATTURA (Gestione delle fatture) Produzione dei documenti Per l AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni: volume mensile: da definire volume annuo: da definire dimensione media: da definire Periodicità di invio in conservazione e di generazione del pacchetto di archiviazione classe documentale FLUSSO_FATTURE Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di generazione del pacchetto di archiviazione Tempo di conservazione Giornaliera Entro 15 giorni dalla presa in carico 10 anni Modalità di invio in conservazione classe documentale FLUSSO_FATTURE. Il flusso di fatture è il documento firmato digitalmente, veicolato dal Sistema di Interscambio che viene inviato in conservazione automaticamente a seguito dei seguenti eventi: dopo l apposizione della firma digitale e contestualmente alla trasmissione allo SdI, in caso di fatture attive; successivamente alla protocollazione, per le fatture passive

28 Periodicità di invio in conservazione e di generazione del pacchetto di archiviazione classe documentale FATTURA Periodicità di invio in conservazione: Periodicità di generazione del pacchetto di archiviazione Tempo di conservazione A richiesta Entro 15 giorni dalla presa in carico 10 anni Modalità di invio in conservazione classe documentale FATTURA. La singole fattura, estratta dal flusso firmato in entrata o in uscita, viene inviata al sistema documentale, e successivamente, su richiesta del produttore, trasferita al sistema di conservazione. Ad essa sono allegate tutte le ricevute e le notifiche prodotte dal Sistema di Interscambio

29 4.10. Attributi comuni a tutte le classi documentali: Classe Documentale Base Introduzione Ad ogni documento da conservare viene associato un file XML (XML Dichiarativo) che contiene tutte le informazioni per identificare, reperire e qualificare il documento stesso. Tali informazioni vengono memorizzate nei campi o tag dell XML Dichiarativo e validate dallo schema XSD fornito relativo alla classe documentale di appartenenza. Ad ogni documento vengono associati obbligatoriamente dei metadati o attributi di base il cui fine principale è di identificare l ente di appartenenza del documento. Questi attributi di base (stabiliti nella Classe Base relativa al documento generico) sono pertanto comuni a tutte le classi documentali. Agli attributi di base è possibile aggiungere ulteriori metadati (chiamati attributi specifici) definendo delle classi documentali personalizzate (ad es. referti, protocollo, delibere, ). Classe Base relativa al documento generico (attributi comuni a tutte le classi documentali) Lo schema di validazione della Classe Base versione 1.0 è identificato dal targetnamespace Ad ogni documento inviato al sistema di conservazione vengono associati degli attributi Gli attributi della Classe Base sono comuni a tutte le classi documentali. I campi o tag dell XML Dichiarativo della Classe Base e quindi vengono descritti nella seguente tabella: Campo Descrizione Obbligatorietà chiaveaccesso Chiave di accesso per il SGD fornito da SI Insiel userid ente* area* ufficio* IdClasseDoc* VerClasseDoc* iddocsgd Identificativo dell utente dell SGD che NO richiede la conservazione. Ente di appartenenza del documento SI (definito dal Cliente e codificato da Insiel) Area organizzativa di appartenenza del SI documento (definito dal Cliente e codificato da Insiel) Ufficio di appartenenza del documento SI (definito dal Cliente e codificato da Insiel) Identificativo della classe documentale SI e quindi dei metadati associati (definito dal Cliente e codificato da Insiel) Categoria di catalogazione dei documenti all'interno dell'ente/area Organizzativa/Ufficio di appartenenza. Versione della classe documentale SI (definito dal Cliente e codificato da Insiel) Identificativo del documento impostato SI dal SGD. L'unicità di tale chiave deve essere garantita dal SGD dell ente. Il SCS comunque controlla l'univocità della chiave fra i documenti dello stesso

30 iddocsgdret datainvio datamaxconservazione origtipo ente, area e ufficio e in caso di violazione rifiuta il documento. Identificativo secondo l SGD del documento che l istanza corrente andrà a rettificare; nel caso in cui il documento non esista nell archivio di conservazione l istanza corrente sarà rifiutata. Data di invio del documento. Il campo deve avere il formato: aaaa-mm-gg. Campo che il cliente può usare per indicare al sistema la data massima per la chiusura del processo di conservazione. Se non viene specificata nessuna data il lotto verrà chiuso secondo i criteri definiti contrattualmente. Il campo deve avere il formato: aaaa-mm-gg e deve essere superiore di almeno un giorno alla data della richiesta di conservazione Tipologia del documento (A: analogico;d: digitale) NO SI NO SI origunico Tipologia di documento analogico (N analogico non unico; S analogico unico) origlocazione allegati Descrizione, in convenzione interna del SGD, della locazione fisica del documento originale. Tale informazione è fondamentale nel processo di avvallo alla distruzione del cartaceo Contiene l elenco e la descrizione dei file allegati allegato Descrizione di un file allegato SI nomeoriginale Nome del file originale SI idallcollegato E possibile inserire un collegamento ad NO un altro file dello stesso documento inserendo in questo tag il nomeoriginale del file al quale è collegato. Quando ad esempio il file trattato è una marcatura temporale viene inserito in questo tag il nomeoriginale del file al quale la marca si riferisce ordine pagine Ordine di presentazione del file; il documento principale ha ordine = 1; valori accettati >=1; se non specificato viene assunto pari a 1 Inserire il numero di pagine del documento; se non specificato viene assunto pari a 0 improntatipo Algoritmo di calcolo dell impronta del SI file impronta Impronta codificata esadecimale del SI SI se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D SI se origtipo = A, non utilizzare se origtipo = D SI NO NO

31 file. Il SCS ricalcola l impronta del file e la verifica con quella inserita, se l esito del confronto è negativo il documento viene rifiutato mime Mime type del file; se vi sono più mime SI type da inserire questi vanno separati dal carattere pipe ossia mime_ver Versione del mime type del file o NA SI (not allowed) se il mime non ha una versione significativa; per ciascun mime type va inserita la versione relativa; se vi sono più versioni da inserire queste vanno separate dal carattere pipe ossia * L'anagrafica di un documento (ente\area\ufficio\classe\versione) definisce un meccanismo di aggregazione dei documenti in lotti. Allegati Negli allegati al presente documento vengono descritti gli attributi o metadati specifici delle classi documentali personalizzate. Glossario Classe documentale la classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipo di documento da sottoporre a conservazione. Definisce quindi le informazioni indispensabili per qualificare ed identificare il documento. Ha parametri propri di comportamento (ad es. i tempi di conservazione) e definizioni degli attributi che costituiscono i metadati Classe documentale File XML Dichiarativo File XSD Metadato SCS SGD la classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipo di documento da sottoporre a conservazione. Definisce quindi le informazioni indispensabili per qualificare ed identificare il documento. Ha parametri propri di comportamento (ad es. i tempi di conservazione) e definizioni degli attributi che costituiscono i metadati File xml (extensible Markup Language) che contiene tutte le informazioni (metadati) del documento da conservare File XSD (XML Schema Definition) che contiene lo schema di definizione della struttura di un file XML attributo o campo o proprietà della classe documentale sistema di conservazione sostitutiva sistema di gestione documentale