Documenti, Fogli e Presentazioni Google: Con divisione e collaborazione

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1 Documenti, Fogli e Presentazioni Google: Con divisione e collaborazione Una volta creato un documento, puoi condividerlo con gli altri. I collaboratori possono modificare contemporaneamente lo stesso documento e avrai quindi sempre a portata di mano la versione più aggiornata. Condivisione di un documento Per iniziare, fai clic sul pulsante Condividi in alto a destra nella pagina per aprire questa finestra di dialogo: Avrai a disposizione le seguenti opzioni: 1

2 Impostare la visibilità Un modo per condividere il documento è scegliere gli utenti che potranno trovarlo e visualizzarlo. Fai clic sul link Cambia e scegli le impostazioni di visibilità: Nota. Il tuo amministratore può disattivare le impostazioni per la condivisione all'esterno dell'organizzazione, quindi è possibile che queste opzioni non vengano visualizzate. Invitare le persone a visualizzare o modificare il documento Puoi anche condividere il tuo documento con persone specifiche e determinare il relativo livello di accesso. 1. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Impostazioni di condivisione, aggiungi le persone con cui vuoi condividere il documento e scegli il loro livello di autorizzazione. 2

3 Può modificare : i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nel documento o aggiungere commenti. Può commentare: i collaboratori possono aggiungere commenti ma non possono modificare i contenuti. Può visualizzare : le persone possono visualizzare il documento ma non possono modificarlo né aggiungere commenti. 2. Desideri inviare alle persone che hai aggiunto un messaggio contenente un link al documento? In questo caso, seleziona l'opzione Invia notifica via per inviare una notifica standard. Fai clic su Aggiungi messaggio se desideri aggiungere un commento. 3. Fai clic su Condividi e salva. Verificare chi può accedere Per vedere chi ha accesso al tuo documento, con i relativi livelli di autorizzazione, fai clic sul pulsante Condividi. Qui puoi anche modificare i livelli di autorizzazione. Cambiare il proprietario del documento Puoi modificare il proprietario del documento selezionando qualsiasi utente della tua organizzazione che disponga di accesso. Questa operazione potrebbe essere utile quando un utente lascia l azienda o passa a un altro progetto. È sufficiente fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa dei livelli di autorizzazione dell'utente e selezionare È proprietario. 3

4 Potrai ancora accedere al documento per modificarlo, ma ricorda che il nuovo proprietario potrebbe revocare questa autorizzazione. Collaborazione su un documento Con Documenti, Fogli e Presentazioni, è facile collaborare su un documento. Dopo aver condiviso un documento, puoi elaborarlo con utenti in tutto il mondo in tempo reale, proprio come se foste seduti alla stessa scrivania. In base alle autorizzazioni che concedi, gli altri possono aggiornare il documento, discuterne utilizzando la funzione commenti disponibile di fianco al documento o parlare delle modifiche via chat. Collaborazione con modifiche simultanee Chiunque disponga di autorizzazione per la modifica può apportare le modifiche direttamente in un documento. Se altre persone apportano modifiche mentre le apporti tu, puoi visualizzarle man mano che vengono inserite. Le modifiche di ogni persona sono contrassegnate da un cursore di un colore diverso. Nell'esempio che segue, qualcun altro sta aggiornando il nome di un membro del progetto: Se desideri sapere chi sta apportando le modifiche, basta passare sul cursore con il mouse. 4

5 Nota. Quando più persone modificano un foglio di lavoro, solo una persona alla volta può modificare una cella. Collaborazione con chat Ora puoi ricevere il feedback dai tuoi collaboratori senza dover uscire dal documento. Basta fare clic sull'icona per aprire una chat di gruppo con tutti i collaboratori del documento (non puoi chattare solo con un collaboratore). Puoi identificare le persone che stanno visualizzando il documento passando con il mouse sulla loro immagine (i collaboratori le cui immagini appaiono come disattivate hanno il documento aperto ma non lo stanno consultando attivamente). Se il tuo documento è pubblico o viene condiviso all'esterno del dominio, è possibile che vengano visualizzate immagini anonime di animali o lettere. Se sul tuo documento lavorano più collaboratori i cui nomi non possono essere inseriti tutti nell'intestazione, puoi visualizzarne il relativo elenco facendo clic sulla freccia verso il basso accanto all'icona della chat. Collaborazione tramite i commenti Se non è possibile collaborare con gli altri in tempo reale, lascia dei commenti che i membri del tuo team visualizzeranno quando apriranno il documento. 5

6 Per inserire un commento nel documento: 1. Seleziona una sezione di testo per cui vuoi inserire un commento. 2. Fai clic su Inserisci > Commenta (o utilizza il menu del tasto destro del mouse). 3. Aggiungi le tue note e fai clic sul pulsante Commento. 4. I commenti appaiono nell'area a destra del documento. Puoi fare clic su un commento per verificare a quale sezione di testo fa riferimento o per contribuire alla discussione. Inoltre, puoi modificare o eliminare i tuoi commenti. Per scegliere il momento in cui ricevere una notifica via riguardo ai commenti aggiunti per un documento, fai clic su Commenti > Notifiche nell'angolo superiore destro della pagina: Se un commento è importante per un collaboratore specifico, aggiungi il suo indirizzo al commento. Digita + seguito dall'indirizzo per fare in modo che l'utente riceva una notifica nella propria Posta in arrivo (ricordati anche di condividere il documento con l'utente, altrimenti riceverà una notifica, ma non sarà in grado di visualizzare, commentare o modificare il documento, in base alle impostazioni di autorizzazione). 6

7 Per risolvere un commento e nasconderlo: 1. Al termine di una discussione, seleziona il commento e fai clic su Risolvi. Il commento viene contrassegnato come risolto e rimosso dalla colonna a destra. Nota. Il commento non scompare completamente finché la persona che ha iniziato la discussione non lo elimina. Per visualizzare i commenti risolti, fai clic su Commenti. Potrai quindi riaprire un commento se pensi che sia necessario discuterne ulteriormente. Invio di una copia del documento via Il modo più semplice di condividere un Documento Google è fare clic sul pulsante Condividi. Nel caso in cui fosse necessario condividere il documento Google in un altro formato, ad esempio Microsoft Word o PDF, puoi inviarlo via come allegato, direttamente dal tuo editor Documenti. Nota. In questo modo invii una copia del documento anziché condividere quello originale. Per inviare via il documento, fai clic su File > Invia come allegato, scegli un formato di documento e scrivi il tuo messaggio: 7

8 Pubblicazione come pagina web Oltre a condividere un documento, puoi pubblicarlo come pagina web. Alla versione pubblicata viene attribuito un indirizzo univoco (URL): si tratta di una pagina web separata e quindi non influenzata dall'opzione di visibilità che scegli quando condividi il documento originale. Solo gli utenti con cui hai condiviso il documento possono visualizzare o modificare la versione originale, ma chiunque disponga del link alla versione pubblicata può visualizzarne i contenuti. Quindi, perché pubblicare un documento anziché condividerlo? La pubblicazione consente di: Creare una versione HTML di un documento che può essere incorporata nei blog, in Google Sites e altro ancora. Mostrare il documento a un pubblico più ampio sul Web. Pubblicare un'istantanea one-time di un documento in fase di elaborazione. Pubblicare singoli fogli o selezioni di celle in un Foglio Google. Per pubblicare un documento: 1. Fai clic su File > Pubblica sul Web. Apparirà questa finestra: 8

9 2. Per creare un'istantanea one-time del documento, deseleziona l'opzione che consente di ripubblicare automaticamente il documento in caso di modifiche. Mantieni selezionata questa opzione se desideri che i contenuti pubblicati corrispondano sempre alla versione più recente. 3. Fai clic su Avvia pubblicazione. Verranno visualizzati i link per l'accesso: 9

10 Una volta pubblicato il documento, puoi interrompere la pubblicazione o richiedere i relativi link in qualsiasi momento. Fai di nuovo clic su File > Pubblica sul Web. 10