Guida per gli Enti Ospitanti SOMMARIO

Transcript

1 Guida per gli Enti Ospitanti SOMMARIO N.B. Comunichiamo fin d ora che per qualsiasi informazione sia di carattere tecnico sia in generale sull attivazione di uno stage, è possibile utilizzare la funzione CONTATTACI o COMPILA MODULO RICHIESTA CONTATTO presenti in home al portale stesso e all interno della procedura, una volta collegati. 1. REGISTRAZIONE....pag INSERIMENTO DATI AZIENDA. pag STIPULA CONVENZIONE..pag COME PROPORRE UNO STAGE APERTO O ASSEGNATO pag COME PROPORRE UNA PROROGA..pag. 24 Release 4.0 del 01/11/2011 1

2 INTRODUZIONE Nelle pagine seguenti viene riportato l iter che l Ente Ospitante deve seguire per la stipula della Convenzione, al fine di poter ospitare allievi dei Corsi di Studio/Master/CdP attivi presso l Università degli Studi di Milano-Bicocca. Il sito cui si fa riferimento è La home page del Servizio Stage di Ateneo Release 4.0 del 01/11/2011 2

3 1. Registrazione La registrazione va effettuata una volta soltanto poiché la Convenzione ha validità a tempo indeterminato (salvo disdetta o esplicita indicazione di una DATA SCADENZA da comunicare stage@unimib.it). L operazione di registrazione avviene per le AZIENDE ITALIANE inserendo nell apposito riquadro AZIENDE/COMPANIES /REGISTRATI (riquadro nella parte destra della home page), la Ragione Sociale, un' di riferimento (sconsigliamo account personali), la Partita I.V.A. o il Codice Fiscale o entrambi a seconda del dato in possesso dell Ente che si sta registrando; per le AZIENDE STRANIERE indicare la NAZIONE ESTERA e successivamente cliccare su NOT ITALIAN per poi inserire il VAT (identificativo fiscale). Cliccare quindi su VERIFICO e confermare con INVIA. Nota bene: i campi con * sono obbligatori. 2 - La registrazione dell'azienda Release 4.0 del 01/11/2011 3

4 Alla inserita verranno inviate in automatico nel giro di qualche minuto - le coordinate di accesso (LOGIN e PASSWORD) con cui collegarsi al sito Tali credenziali vengono visualizzate anche a video, prima del successivo invio via mail, ma solo durante il primo accesso per la registrazione. Release 4.0 del 01/11/2011 4

5 Per effettuare l accesso, LOGIN e PASSWORD devono essere digitate correttamente negli appositi spazi, rispettando il MAIUSCOLO, il MINUSCOLO ed evitando spazi inutili. Dopo aver effettuato l accesso, ci si trova nella maschera destinata agli Enti Ospitanti, che risulta composta da 5 macro-sezioni: DATI AZIENDA CONVENZIONE CON LA BICOCCA STAGE PROGETTI FORMATIVI CONTATTACI 3 -La pagina principale della sezione aziende Release 4.0 del 01/11/2011 5

6 2. Inserimento DATI AZIENDA Prima di generare la convenzione è necessario compilare tutte le maschere presenti in DATI AZIENDA. Entrando nella voce Modifica dati Login dell albero a sinistra, è possibile cambiare login, password, di registrazione, a piacimento (ovviamente la login non sarà considerata dal sistema se già in uso da altro soggetto). Inoltre è possibile predisporre delle domande per il recupero delle credenziali in caso di smarrimento delle stesse. Selezionando il link Dati Azienda si devono compilare tutti i campi presenti. Per modificare i campi è sufficiente cliccare sul pulsante Modifica dati. Una volta inseriti i dati premere il pulsante Salva. 4 - L'inserimento dei dati aziendali Release 4.0 del 01/11/2011 6

7 È necessario indicare i dati riguardanti la Sede legale per stipulare la convenzione. Passare quindi al link, sempre sulla sinistra, Gestione sedi operative. Se la sede operativa dello stage coincide con la sede legale, cliccare su GENERA, compilare i dati mancanti nella maschera e cliccare SALVA Se la sede operativa dello stage NON coincide con la sede legale, cliccare su AGGIUNGI SEDE OPERATIVA compilando i campi e cliccando su SALVA (questa sede operativa dovrà essere selezionata nel momento in cui successivamente verrà compilato il progetto formativo di stage). 5 - L'inserimento di una sede aziendale Release 4.0 del 01/11/2011 7

8 Per generare la Convenzione è necessario indicare i dati del Rappresentante legale dell Ente ospitante che firmerà la Convenzione stessa (conviene fin d'ora indicare anche il nominativo deltutor Aziendale per il Tirocinante: cliccare il link Rappresentante legale Tutor di stage e poi AGGIUNGI DIPENDENTE e compilare tante maschere quanti sono i dipendenti da inserire, cliccando ogni volta su aggiungi dipendente ). Il nome del tutor aziendale sarà utilizzato successivamente nella compilazione del progetto formativo di stage. 6 - L'inserimento di un nuovo dipendente aziendale Release 4.0 del 01/11/2011 8

9 3. Stipula Convenzione Per generare il file PDF della Convenzione è necessario accedere alla 2^ macro-sezione della maschera, quella chiamata CONVENZIONE CON LA BICOCCA. Si evidenzia che la Convenzione è a rinnovo tacito. Qualora fosse necessario determinare la data di scadenza, è necessario inviare una mail a stage@unimib.it indicando la data di scadenza desiderata. Tale data verrà resa visibile all'azienda sul portale stesso. 7 - Avvio stipula Convenzione Release 4.0 del 01/11/2011 9

10 Dopo aver cliccato avanti, ci sono 2 opzioni: 1) selezionare l opzione di appartenenza ad una Associazione di categoria (nel caso in cui effettivamente ciò corrisponda alla realtà). Indicare l'appartenenza ad un'associazione di categoria fa risparmiare all'azienda/ente i tempi di invio della Convenzione cartacea, poiché in questi casi per l'università ha valore la Convenzione stipulata con l'associazione e quindi l'ente ospitante è esonerato dallo stamparne una nuova. Dovrà comunque portare a termine la procedura cliccando su PROCEDI, GENERA CONVENZIONE e successivamente OK. Non è necessario stampare la Convenzione. Sarà sufficiente inviare una mail a stage@unimib.it indicando di aver generato una Convenzione avvalendosi di un'associazione di categoria. Solo dopo la verifica dell'effettiva appartenenza e l'approvazione da parte dell'università, una mail di notifica - nel giro di pochi giorni - comunicherà all'ente ospitante la possibilità di procedere con l'inserimento di uno stage assegnato. Release 4.0 del 01/11/

11 8 Aziende associate o non associate 2) opzione, qualora l'ente ospitante NON appartenga a nessuna Associazione di categoria, selezionare dal menù tendina Dipendenti il Rappresentante legale che firmerà la Convenzione (se il Rappresentante legale non fosse stato caricato in precedenza, cliccare questa pagina su Aggiungi dipendente e inserire i dati richiesti). Successivamente dovrà cliccare su PROCEDI, GENERA CONVENZIONE e infine OK. Release 4.0 del 01/11/

12 9 -La generazione della Convenzione Una volta generata la Convenzione, viene inviato all indirizzo dell Ente Ospitante la comunicazione dell avvenuta compilazione e dei passaggi operativi successivi. Release 4.0 del 01/11/

13 La Convenzione deve essere stampata, firmata in duplice copia dal Rappresentante Legale, corredata da Marca da Bollo da 14,62 euro (non necessarie se Enti di diritto pubblico) ed inviata all Ateneo o fatta pervenire brevi manu al seguente indirizzo: Università degli Studi di Milano-Bicocca Ufficio Stage, Edificio U6-4 piano Stanza 4242 Piazza dell'ateneo Nuovo Milano Quando l'uff. Stage avrà ricevuto le copie cartacee della Convenzione e le avrà protocollate, una mail di notifica informerà l'ente ospitante della possibilità di procedere con la compilazione del progetto formativo selezionando dal portale il candidato prescelto nel caso di STAGE APERTO, o di compilazione dello STAGE ASSEGNATO nel caso in cui l'ente abbia già individuato a monte il candidato. Release 4.0 del 01/11/

14 10 Schermata finale della generazione della Convenzione Release 4.0 del 01/11/

15 4. Come proporre uno Stage È possibile inserire due Tipologie di proposte di stage cliccando sulla macro-sezione STAGE /quindi su Proponi Stage : 1. STAGE APERTO 2. STAGE ASSEGNATO 11 -La sezione " Stage" Release 4.0 del 01/11/

16 N.B. Comunichiamo fin d ora che in base all attuale normativa in materia di stage, nel momento in cui si attiva un progetto formativo ad uno STUDENTE O LAUREANDO della Bicocca, è necessario comunicare all Università (stage@unimib.it) se lo stage terminerà dopo la laurea dello stagista, al fine di attivare la procedura corretta, in termini anche assicurativi, per il tirocinante in questione. 1 - Stage Aperto L azienda può proporre stage per uno o più Corsi di studio e per studenti/laureati o entrambi, a propria discrezione. Cliccando sull opzione Stage Aperto si apre una pagina nella quale vengono richiesti i seguenti dati: SEDE COINVOLTA : selezionare dal menu a tendina una delle Sedi Operative precedentemente inserita nella sezione Gestione Dati (di default la Sede Legale non viene proposta); TUTOR AZIEDALE : selezionare dal menu a tendina la persona responsabile dello stage in azienda; dovrà essere stata precedentemente inserita nella sezione Gestione Dati ; TITOLO STAGE : utilizzare al massimo 120 caratteri. Release 4.0 del 01/11/

17 12 - La proposta di un nuovo stage aperto - I dati iniziali Cliccando sul pulsante AVANTI è possibile scegliere i/il Corsi di Studio ai quali verrà resa visibile la Proposta di Stage. Release 4.0 del 01/11/

18 13 - La proposta di un nuovo stage aperto - La selezione dei Corsi di Studio Dopo aver effettuato la scelta dei Corsi di Studio, premere AVANTI. Release 4.0 del 01/11/

19 14 Verifica dei Corsi di Studio selezionati In questa sezione è possibile verificare i Corsi di Studio selezionati, tornando a modificarli (se necessario) oppure confermandoli cliccando su Avanti. Release 4.0 del 01/11/

20 È necessario a questo punto completare l iter della proposta compilando i campi presenti La proposta di un nuovo stage aperto - I dati di dettaglio La Proposta di Stage, una volta compilata, viene sottoposta alla pubblicazione da parte dell Ufficio Stage e Tutoraggio di Ateneo, ed è poi visibile dagli studenti/laureati dei Corsi selezionati, dalle segreterie dei singoli Corsi di Studio e dallo stesso Ente Ospitante, accedendo al link STAGE PROPOSTI. Lo studente/laureato provvederà ad accedere al sito con le proprie coordinate e a interessarsi e a prenotarsi alle proposte di stage. Release 4.0 del 01/11/

21 Selezionando la voce STAGISTI, nella sezione STAGE PRENOTATI, l Ente Ospitante può visualizzare le persone prenotate. Cliccando ulteriormente sulla voce DETTAGLI Ente Ospitante visualizza il CV delle persone stesse. A questo punto è discrezione dell'ente convocare i candidati per un colloquio e scegliere quello più idoneo al profilo ricercato. Per poter avviare il progetto formativo l Ente Ospitante deve successivamente selezionare il candidato di interesse (cliccando sulla voce SELEZIONA posta accanto al nominativo prescelto), completare la compilazione dei campi richiesti e attendere l assegnazione del Tutor Universitario da parte della Segreteria del Corso di Studio del candidato. 2 Stage Assegnato Con questa procedura è possibile avviare direttamente un progetto formativo, poiché è già stata individuata la persona idonea al profilo ricercato. In questo caso è necessaria la predisposizione, a priori, della Convenzione e la relativa approvazione (previo invio della doppia copia cartacea) da parte dell Ufficio Stage e Tutoraggio di Ateneo, prima dell inserimento della proposta di stage assegnato. Analogamente agli stage aperti, entrare nella sezione STAGE, PROPONI STAGE e selezionare il link Stage assegnato e compilare i campi richiesti. Release 4.0 del 01/11/

22 16 - L'avvio dello stage assegnato Per entrambe le tipologie di stage le date (avvio e chiusura) inserite nelle proposte potranno essere modificate prima dell assegnazione del tutor universitario per sopravvenute esigenze inviando una mail a stage@unimib.it Nella sezione STAGE CON PROGETTI FORMATIVI IN CORSO l Ente Ospitante può visualizzare e stampare il pdf del progetto formativo, solo dopo l assegnazione del Tutor Universitario da parte degli Uffici Stage dell Università. Release 4.0 del 01/11/

23 Il documento stampato in triplice copia dovrà essere firmato dal tirocinante, dal Tutor Aziendale e dal Tutor Universitario. Prima dell avvio dello Stage: 1 COPIA dovrà essere consegnata alla Segreteria del proprio Corso di Studi nel caso in cui i tirocinanti siano Studenti/ Laureandi oppure all Ufficio stage di Ateneo nel caso in cui siano Laureati; 1 COPIA andrà consegnata all Ente ospitante; 1 COPIA resterà al tirocinante. Solo dopo tale consegna saranno avviate le coperture assicurative (INAIL e RCT) a favore del tirocinante. Release 4.0 del 01/11/

24 5. COME PROPORRE UNA PROROGA DI UN PROGETTO FORMATIVO IN CORSO. Tramite la procedura di richiesta proroghe, l'ente Ospitante può richiedere che un Progetto Formativo in scadenza venga prorogato per un ulteriore periodo. Entrando nella maschera PROGETTI FORMATIVI, al link PROROGA PROGETTI FORMATIVI / RICHIESTA PROROGA vengono presentati i Progetti Formativi in corso e quelli appena conclusi (purchè non ancora archiviati da parte dell'università). E' possibile richiedere la proroga dopo aver selezionato il Progetto Formativo desiderato Proposta di Proroga Release 4.0 del 01/11/

25 Dopo aver effettuato la proroga compilando i campi a sfondo bianco è sufficiente cliccare su SALVA e la richiesta di proroga verrà inoltrata all Università. Dopo l approvazione e la conferma del Tutor da parte dell Università, il PDF della proroga verrà reso visibile (ed eventualmente stampabile) all Ente Ospitante nella sezione PROGETTI FORMATIVI /Proroga Progetti Formativi. Solo dopo il suo avvio da parte dell'università la proroga si sposterà nella sezione PROGETTI FORMATIVI / Progetti in corso. Una volta concluso l iter di attivazione della proroga, una mail automatica viene inviata a titolo di NOTIFICA al Tirocinante/ al Tutor aziendale/ al Tutor Universitario/ all Azienda/alla Segreteria del Corso di Studio. NON E PIU NECESSARIO stampare e apporre le firme sulla Proroga. Release 4.0 del 01/11/