Call 2017 scadenza 29/03/2017 ore 12:00

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1 TUTORIAL PER LA COMPILAZIONE DELLA CANDIDATURA PER PARTENARIATI STRATEGICI MISTI, SETTORE ISTRUZIONE SCOLASTICA E SETTORE EDUCAZIONE DEGLI ADULTI eform KA201 e KA204 La procedura per una corretta candidatura Call 2017 scadenza 29/03/2017 ore 12:00 PER PREPARARE LA CANDIDATURA Prima di procedere alla compilazione del modulo è molto importante leggere e consultare la Guida al Programma e l Invito a presentare proposte pubblicati ogni anno dalla Commissione Europea e nei quali sono indicate le caratteristiche dell azione, i criteri di valutazione e ogni altra informazione relativa al Programma Erasmus+. Tutti questi documenti e i moduli per la candidatura della Azione Chiave 2 sono disponibili sul sito del Programma sezione PARTECIPA. I MODULI DI CANDIDATURA Il modulo consente di compilare e inviare in via elettronica la candidatura per la KA2. Per cominciare, scaricato e salvare l eform corretto sul proprio PC. Si tratta di un documento pdf che può essere compilato utilizzando la versione più recente di Adobe, programma disponibile al seguente indirizzo: Una volta aperto il modulo, è possibile iniziare il lavoro. È necessario impostare la protezione del documento in modo da non incontrare problemi nella compilazione. Cliccare su PREFERENZE nel menu a sinistra selezionare GESTORE AFFIDABILITA e poi su MODIFICA IMPOSTAZIONI cliccare su CONSENTI AI FILE PDF DI ACCEDERE A TUTTI I SITI WEB cliccare su OK e di nuovo su OK. Durante la compilazione è necessario che il computer sia connesso a internet per poter salvare il lavoro e riprendere anche dopo un interruzione. Le successive informazioni fornite da questo tutorial sono valide per la compilazione dei moduli del settore Istruzione scolastica (tra scuole e altre organizzazioni) indicato come KA201 Partenariati strategici istruzione scolastica e del settore Educazione degli adulti indicato come KA204 Partenariati strategici educazione adulti. Per questa presentazione verrà utilizzato il modulo KA201. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

2 L eform è composto da vari campi: - campi grigi, pre-compilati, in cui non è possibile sovrascrivere o aggiungere informazioni - campi vuoti bordati di rosso, obbligatori, che devono essere assolutamente compilati per il buon esito dell invio online della candidatura Iniziamo adesso la compilazione dell eform. B. CONTEXT È necessario indicare la tipologia di Partenariato Strategico che si intende andare a realizzare: esistono due tipi di Partenariati strategici, a seconda degli obiettivi e della composizione del partenariato: La prima tipologia è: Partenariati strategici per l innovazione che devono sviluppare risultati innovativi e disseminare e mettere in pratica prodotti o idee innovativi preesistenti. A tal fine, è previsto un budget specifico per la realizzazione di tali opere di ingegno e relativi eventi moltiplicatori. La seconda tipologia è: Partenariati strategici per lo scambio di buone pratiche per creare o consolidare reti e confrontare idee, pratiche e metodi. Anche questi Partenariati possono produrre risultati finali, che devono essere disseminati, in maniera proporzionale rispetto agli obiettivi e alla dimensione del progetto. Tali risultati non hanno un budget specifico dedicato, ma devono essere realizzati con i fondi previsti per la gestione e implementazione del progetto. Per progetti del settore Istruzione scolastica tra scuole e altre organizzazioni, il coordinatore del partenariato deve compilare il modulo KA201 - Partenariati strategici istruzione scolastica. Per progetti del settore Educazione degli adulti, il coordinatore del partenariato deve compilare il modulo KA204 - Partenariati strategici educazione adulti. Si deve selezionare la lingua di compilazione del modulo indicandola nel campo corrispondente, e potrà essere la lingua di comunicazione del partenariato. Nella sezione B.1 Project Identification è necessario indicare il titolo scelto per il progetto, la traduzione in inglese e l eventuale acronimo. La data di inizio del progetto può essere compresa tra il primo settembre e il 31 dicembre gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

3 In Project Total Duration selezionare la durata del progetto in mesi da un minimo di 12 ad un massimo di 36 mesi. Il modulo calcolerà automaticamente la data di fine del progetto. In ogni caso tutti i progetti KA2 dovranno terminare entro e non oltre il 31 agosto Nel campo B.2 National Agency dovrà poi essere indicata l Agenzia Nazionale cui si invia la candidatura: per le scuole italiane, gli Enti italiani, le organizzazioni italiane impegnate nell Istruzione scolastica e nell Educazione degli adulti e le scuole italiane all estero la scelta corretta è IT02 (ITALIA). SEZIONE C. PRIORITIES è obbligatorio selezionare almeno una priorità è possibile selezionare fino ad un massimo di 3 priorità Per i Partenariati del settore Istruzione scolastica tra scuole e altre organizzazioni scegliere come the most relevant sectoral priority almeno una delle priorità del settore Istruzione scolastica, giustificandone la scelta. Per i Partenariati del settore Educazione degli adulti scegliere come the most relevant sectoral priority almeno una delle priorità del settore Educazione degli adulti, giustificandone la scelta. La rilevanza delle candidature proposte rispetto alle priorità settoriali sarà oggetto di valutazione e avrà un peso determinante nell attribuzione del punteggio finale. LA SEZIONE D.1. APPLICANT ORGANISATION È relativa ai dati dell organizzazione coordinatrice: Inserire il codice PIC (ottenuto in fase di registrazione al portale dei partecipanti URF) i campi grigi di questa sezione si compileranno automaticamente Le eventuali modifiche dovranno essere apportate nel portale dei partecipanti: una volta effettuate e salvate le modifiche nell URF, cliccando nuovamente su Check PIC, i campi dell organizzazione si aggiorneranno istantaneamente. selezionare il tipo di organizzazione descrivere in maniera esaustiva il background e le esperienze pregresse dell organizzazione, se abbia o meno avuto dei finanziamenti europei negli ultimi 3 anni indicare gli estremi dell eventuale finanziamento europeo ricevuto negli ultimi anni Le sezioni successive devono riportare i dati del Rappresentante legale e della Persona di contatto dell organizzazione che coordina il partenariato. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

4 Sezioni D.2 E D.3 PARTNER ORGANISATION sono relative ai dati dei partner. Per la compilazione valgono le stesse indicazioni che abbiamo appena fornito per l organizzazione coordinatrice. Per inserire altri partner: cliccare sul tasto ADD PARTNER, inserire il PIC del nuovo partner compilare come indicato precedentemente. Si ricorda che un Partenariato KA201 e KA204 deve essere composto da minimo 3 partner provenienti da 3 diversi Paesi partecipanti al Programma Erasmus+. SEZIONE D.3. ASSOCIATED PARTNERS Questa sezione è presente solo nel caso dei Partenariati strategici per l innovazione. Se nel progetto sono previsti dei partner non ufficiali, cioè che non richiedono alcun finanziamento, è necessario descrivere in questa sezione ruolo e compiti delle suddette organizzazioni. Nello specifico, indicare come contribuiranno alla disseminazione e sostenibilità del progetto. SEZIONI E, F, G Presentano campi di testo libero da compilare con la dovuta attenzione e riguardano i vari aspetti del progetto: la descrizione del progetto, gli obiettivi, la transnazionalità del progetto, la descrizione dei partner e la distribuzione del lavoro, le modalità di comunicazione, i risultati attesi, il coinvolgimento delle persone ed in particolare quelle con minori opportunità, la preparazione e la gestione: ognuna di queste sezioni deve essere compilata in maniera chiara, dettagliata ed esauriente, rispondendo alle varie domande e seguendo le indicazioni fornite dalle didascalie. SEZIONE G. IMPLEMENTATION Riguarda le attività di progetto che verranno realizzate con il budget richiesto all interno della voce "Project Management and Implementation". SEZIONE G.1 INTELLECTUAL OUTPUT Solo nel caso di un Partenariato strategico per l innovazione, all interno della sezione G.1 Intellectual Output selezionare YES per inserire opere d ingegno. Le opere d ingegno sono dei risultati tangibili e innovativi come ad esempio curricula, materiale pedagogico, risorse educative aperte, strumenti informatici, studi e ricerche, metodi di apprendimento tra pari. L opera d ingegno dovrà essere chiaramente descritta secondo lo schema presente nel modulo. Si dovrà indicare l organizzazione leader e le altre organizzazioni che concorreranno alla realizzazione dell opera d ingegno. Nel caso in cui le opere di ingegno siano più di una, utilizzare il pulsante ADD OUTPUT. Per togliere un output basta cliccare su REMOVE OUTPUT. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

5 SEZIONE MULTIPLIER EVENT Solo nel caso in cui il progetto preveda la produzione di opere d ingegno apparirà anche la sezione Multiplier Events. Per inserire un evento moltiplicatore, selezionare YES. Per Eventi Moltiplicatori si intendono conferenze nazionali e transnazionali o seminari focalizzati a condividere e disseminare le opere d ingegno realizzate con il progetto. L evento dovrà essere chiaramente descritto secondo lo schema presente nel modulo. Per COUNTRY OF VENUE si intende il Paese dell organizzazione partner presso cui si svolge l Evento Moltiplicatore. Si dovrà indicare l Opera d Ingegno che si intende disseminare, l organizzazione leader e le altre organizzazioni che concorreranno alla realizzazione dell evento moltiplicatore. Per aggiungere un evento moltiplicatore cliccare su ADD EVENT. Nel caso di un Partenariato strategico per lo scambio di buone pratiche, non è possibile inserire opere d ingegno né eventi moltiplicatori. È invece possibile inserire attività di mobilità per insegnamento, formazione o apprendimento sia nel caso di Partenariati per l innovazione sia nel caso di Partenariati per lo scambio di buone pratiche. SEZIONE G.1. LEARNING/TEACHING/TRAINING ACTIVITIES (LTTA) indicare YES nel caso siano previste attività di mobilità dello staff, dei discenti e degli alunni. Nel campo Fields scegliere School Education affinché le Activity Type siano quelle eleggibili per il settore Istruzione scolastica (modulo KA201) oppure Adult Education affinché le Activity Type siano quelle eleggibili per il settore Educazione degli Adulti (modulo KA204). È necessario quindi selezionare dall Activity Type il tipo di mobilità e inserirne una descrizione dettagliata compilando i vari campi. Le Mobilità (LTTA) possono essere di breve termine da 5 giorni a 2 mesi, tranne le mobilità dello staff che possono durare minimo 3 giorni, oppure Mobilità (LTTA) di lungo termine da 2 a 12 mesi. Il No. of Participants corrisponde alla somma di tutti i partecipanti appartenenti alle organizzazioni partner che effettuano le mobilità, includendo i partecipanti con bisogni speciali e gli accompagnatori. Per accompagnatori si intende staff a supporto degli alunni/discenti e dello staff con bisogni speciali. Per quanto riguarda il numero dei giorni nella mobilità a breve termine, si ricorda che deve essere prevista una durata minima di almeno 5 giorni di attività, ai quali si possono aggiungere fino a due giorni di viaggio. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

6 L unica eccezione sono gli Eventi formativi congiunti per staff che devono durare almeno 3 giorni. Con Participating Organisations si intendono sia le organizzazioni di invio che l organizzazione ospitante coinvolte in questa attività. Per aggiungere altre mobilità usare il tasto ADD ACTIVITY. La sezione H. Follow-up presenta campi di testo libero da compilare con la dovuta attenzione e che riguardano i vari aspetti del progetto presentato: l impatto, la disseminazione e la sostenibilità: ognuna di queste sezioni deve essere compilata in maniera chiara, dettagliata ed esauriente, rispondendo alle varie domande e seguendo le indicazioni fornite dalle didascalie. La sezione I è dedicata all inserimento del Budget e risulterà in parte già compilata in automatico sulla base dei dati inseriti nelle sezioni precedenti del modulo. Si ricorda che tutte le voci del budget sono contributi forfettari calcolati su costi unitari, quindi sarà sufficiente inserire la base di costo. Fanno eccezione il supporto finanziario per la partecipazione di persone con bisogni speciali e i costi eccezionali per i quali deve essere invece inserito l importo relativo alla spesa effettivamente prevista. Si può notare che la SEZIONE I.1. PROJECT MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION risulta già compilata sulla base dei dati del coordinatore e dei partner che sono stati inseriti nella sezione D. Nella sezione I.2. TRANSNATIONAL PROJECT MEETINGS cliccando sul + è possibile inserire la richiesta di finanziamento di ogni partner il cui staff parteciperà all incontro di progetto all estero indicando il numero degli incontri previsti, quello dei partecipanti e la distanza chilometrica. Per calcolare la Distance Band occorre utilizzare il Calcolatore di distanza che potete trovare sul sito dell Agenzia Nazionale erasmusplus.it nella sezione Modulistica eform Occorre inserire la città di partenza e quella di destinazione e cliccare sul comando Calculate del distance calculator; il sistema rilascerà la distanza in km per una sola tratta e il risultato dei chilometri non dovrà essere raddoppiato. Nell eform l applicant dovrà quindi selezionare la fascia di distanza corrispondente al risultato in km elaborato dal calcolatore di distanza senza fare ulteriori calcoli. Nel caso di un Partenariato strategico per l innovazione nella sezione I.3. Intellectual Outputs, è possibile cliccando sul + richiedere il finanziamento per la realizzazione delle Opere d Ingegno indicate nella sezione G.1. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

7 In PIC of Organisation selezionare l Organizzazione che produce l Intellectual output (opera d ingegno); in Output Identification scegliere l output indicato alla sezione G.1; nella Category of Staff scegliere la categoria di lavoratori che si occuperanno dell opera d ingegno; in No. of Working Days indicare il numero di giorni di lavoro previsti per la realizzazione dell opera di ingegno. Il totale per la categoria di spesa apparirà automaticamente. Le opere d ingegno hanno i caratteri di innovazione e consistenza, sono trasferibili e utilizzabili da terzi: per esempio una ricerca scientifica (o di altro tipo), una piattaforma con percorsi educativi, un corso di formazione. Nel caso di un Partenariato strategico per l innovazione, nella sezione I.4. Multiplier Events è possibile richiedere il supporto finanziario per l organizzazione degli Eventi moltiplicatori indicati nella sezione G.2 (fino ad un max di euro). In PIC of Organisation indicare l Organizzazione che organizza l evento moltiplicatore; in Event Identification scegliere l evento moltiplicatore indicato alla sezione G.2. Infine indicare il numero dei partecipanti locali e il numero dei partecipanti stranieri previsti. Il totale per la categoria di spesa apparirà automaticamente. Gli eventi moltiplicatori servono per testare, sviluppare, valorizzare e soprattutto disseminare le opere d ingegno realizzate. La SEZIONE I.5. LEARNING/TEACHING/TRAINING ACTIVITIES è relativa al budget necessario per le attività indicate nella sezione G.1 (nel caso di un Partenariato strategico per lo scambio di buone pratiche) o nella sezione G.3 (nel caso di un Partenariato per l innovazione). Nella SEZIONE I.5.1. TRAVEL è possibile richiedere il finanziamento per il viaggio delle attività indicate nella sezione G.1 o G.3. Indicare per ogni attività prevista il numero dei partecipanti e la fascia kilometrica corrispondente alla distanza fra il luogo di partenza e quello di destinazione, in termini di sola andata sempre utilizzando il Calcolatore di distanza. Con la Call 2017 è possibile richiedere un finanziamento aggiuntivo denominato top-up. È un contributo per spese di viaggio nazionali andata e ritorno. Per ogni mobilità possono essere richiesti al massimo 2 top-up di 180 euro ciascuno, uno ad integrazione delle spese di viaggio nel paese di invio ed uno ad integrazione delle spese di viaggio nel paese di destinazione. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

8 Tale richiesta dovrà essere adeguatamente motivata nel modulo. Il top-up può essere richiesto solo se le spese aggiuntive per il viaggio superano i 225 euro. Il totale per la categoria di spesa apparirà automaticamente. Nella sezione I.5.2. INDIVIDUAL SUPPORT è possibile richiedere il supporto finanziario per il soggiorno, destinato a coprire le spese per l alloggio, il vitto e i trasporti locali. Occorre indicare l organizzazione d invio, il numero dell attività, la durata comprensiva dei giorni di viaggio e il numero di partecipanti alla mobilità che deve corrispondere a quello inserito nella sezione G.1 o G.3. Per le attività di lungo termine, da 2 a 12 mesi, occorre indicare anche il Paese di destinazione. Anche in questo caso il totale per la categoria di spesa apparirà automaticamente. La sezione LINGUISTIC SUPPORT appare solo nel caso in cui sia stata selezionata una o più mobilità a lungo termine nella sezione G.1 o G.3. Con questa voce di spesa è possibile richiedere il contributo per la preparazione linguistica dei partecipanti. La sezione EXCEPTIONAL COSTS (Overseas Countries and Territories Travel Costs) deve essere compilata solamente nel caso in cui ci sia un partner di un paese d oltremare che ospita mobilità di organizzazioni partner provenienti da altri paesi oppure che effettua mobilità verso un altro paese in cui ha sede un organizzazione partner. Il Contributo è basato su COSTI REALI che devono essere debitamente giustificati e per i quali sarà rimborsato fino all 80% dei costi eleggibili. Questo contributo potrà essere richiesto solo nel caso in cui gli importi tabellari della relativa tratta chilometrica non coprano almeno il 70% dei costi effettivi di viaggio. La sezione Special Needs può essere compilata solo nel caso in cui siano previsti costi aggiuntivi legati alla partecipazione alle Learning/Teaching/Training Activities (LTTA) di persone con bisogni speciali. Il Contributo è basato su COSTI REALI e quindi bisogna inserire l importo relativo alla spesa effettivamente prevista. Nella sezione Exceptional Costs deve essere indicato il 75% dei costi straordinari previsti relativi al subappalto di beni e servizi che non possono essere forniti direttamente dalle organizzazioni partecipanti e che devono essere debitamente giustificati. La suddetta categoria comprende anche i costi relativi alla garanzia finanziaria che può essere richiesta dall AN ai beneficiari che non hanno i requisiti di ente pubblico. Il Contributo è basato su COSTI REALI che devono essere debitamente giustificati sia nel campo sottostante sia nelle sezioni descrittive del modulo. Sarà possibile finanziare fino ad un massimo di euro (tetto non presente nel caso di garanzia finanziaria). gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

9 La SEZIONE J. PROJECT SUMMARY richiede di fornire un breve riassunto del progetto tenendo conto delle indicazioni riportate e l eventuale traduzione in inglese. Nella SEZIONE J.1. SUMMARY OF PARTICIPATING ORGANISATIONS apparirà in automatico la lista dei partner del progetto. La SEZIONE J.2. BUDGET SUMMARY contiene i campi riepilogativi dei fondi richiesti. Nella sezione J.2.1. Project Total Grant appare in automatico il totale della richiesta di finanziamento calcolato dal sistema. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

10 CONCLUSIONE ULTIME PAGINE DEL MODULO DI CANDIDATURA. La CHECKLIST della sezione K può servire a controllare di aver seguito le procedure corrette, evitando errori che potrebbero compromettere la validità della domanda. La SEZIONE L. DATA PROTECTION NOTICE riguarda la privacy e la gestione dei dati forniti nella candidatura. I DOCUMENTI DA ALLEGARE ALLA CANDIDATURA La SEZIONE M. È LA DECLARATION OF HONOUR del Rappresentante legale dell Istituto coordinatore: queste due pagine devono essere stampate (cliccando sul tasto corrispondente), compilate e firmate dallo stesso Rappresentante legale. Quindi dovranno essere scansionate e salvate nel PC utilizzato per preparare la candidatura. La Dichiarazione d onore dovrà essere allegata a questa eform semplicemente cliccando su Add, nella sezione N. Annexes scegliendo il file corrispondente all interno del proprio computer. Altro documento obbligatorio da allegare in questa sezione è il Calendario delle attività disponibile sul sito dell Agenzia Nazionale sezione PARTECIPA - eform Per un partenariato del settore Istruzione scolastica tra scuole e altre organizzazioni, indicato come KA201 Partenariati strategici istruzione scolastica o per un partenariato del settore Educazione degli adulti, indicato come KA204 Partenariati strategici educazione adulti il coordinatore dovrà allegare anche il Mandato con il quale ogni partner delega la gestione dell intero budget al coordinatore del progetto. >>> Si ricorda che possono essere allegati al massimo 10 files pertanto nel caso ve ne siano di più, vi invitiamo a unirli in un unico file fino ad un massimo di 5 Mega Bite. Si arriva infine all ultima SEZIONE O. SUBMISSION DELL EFORM. Terminata la compilazione del modulo si deve premere il tasto Validate in modo da controllare che le sezioni siano state compilate correttamente e che non manchi nessun dato obbligatorio. Nel caso in cui alcuni campi non siano stati compilati oppure siano stati compilati con valori non riconosciuti (ad esempio la mancanza della chiocciola all indirizzo di posta elettronica) apparirà un messaggio di avvertimento che rimanderà alla sezione da controllare. Per effettuare l invio online assicuratevi che il PC sia connesso ad internet e cliccate sul tasto Submit Online per inviare il modulo in via elettronica. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del

11 Se il processo di invio avviene senza errori, lo Status dell invio diventa YES, affiancato da un codice numerico. Il giorno della scadenza, in caso di problemi con la procedura standard, l eform completo potrà essere inviato per mail, entro due ore dalla scadenza, assieme ad ogni file allegato in fase di compilazione e assieme ad uno snapshot (foto della schermata) della sezione Submission che attesti l errore dell invio online. Questa deve essere inviata all indirizzo partenariatistrategici@indire.it per le candidature dei partenariati del settore Istruzione scolastica, tra scuole e altre organizzazioni (KA201) e a partenariatieda@indire.it per le candidature del settore dell Educazione degli adulti (KA204) Adesso non resta che stampare l intero modulo in modo da conservarlo agli atti dell organizzazione candidata. Si ricorda che la procedura di candidatura è esclusivamente in formato elettronico e non è richiesto l invio cartaceo del modulo. Si suggerisce infine alle organizzazioni coordinatrici di inviare una copia del modulo definitivo ad ogni organizzazione partner coinvolta nel progetto. gmg/fs/ln/ versione 0.1 del