Rapporti di gestione Rilevamento e tracciamento... 12

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2 Info su WEBFLEET... 4 Componenti di WEBFLEET... 4 WEBFLEET... 4 LINK... 4 Dispositivi Connected Navigation... 4 Dispositivi non "INTEGRATI"... 4 Remote LINK... 5 LINK 105/ecoPLUS... 5 Oggetto... 5 Rilevamento e tracciamento... 5 Dispositivi integrati... 5 Dispositivi portatili... 5 Tracciamento... 5 Tracciabilità... 6 Viaggio... 6 Viaggi con un dispositivo LINK... 6 Viaggio effettuato solo con il dispositivo di navigazione... 6 Fermata... 6 Tempi di inattività... 6 Evento... 6 Evento di guida... 7 Ordine... 7 Orario di lavoro... 7 Segnalazione dell'orario di lavoro tra veicoli o dispositivi... 7 Programmazione degli interventi di manutenzione... 7 Attività di manutenzione... 8 Rapporto su richiesta... 8 Rapporto programmato... 8 Accesso a WEBFLEET... 8 Visualizzazione della mappa... 9 Zoom e trascinamento... 9 Tipi di mappa... 9 Mappa TomTom Mappa a schermo intero Ricerche nella mappa Rilevamento e tracciamento Rilevamento dello stato di un ordine Dati mappa in tempo reale Traccia dei veicoli Barra temporale delle attività nella visualizzazione mappa Filtro della posizione Barra temporale delle attività nella visualizzazione "Dati del viaggio" Gestione degli ordini Invio degli ordini Presa in carico degli ordini Invio dello stato di un ordine Opzioni relative agli ordini Panoramica degli ordini Assegnazione efficiente degli ordini Indirizzi sulla mappa Stato degli ordini Informazioni sul traffico Assegnazione rapida degli ordini al veicolo più vicino Comunicazione con i conducenti Invio di un messaggio a un conducente Invio di un messaggio a più di un conducente o a tutti i conducenti Gestisci i messaggi di testo sul tuo dispositivo TomTom PRO Definizione dei messaggi di stato per i diversi veicoli Uso dei messaggi di stato Inoltro dei messaggi di stato al tuo indirizzo Gestione dei veicoli semplificata Assegnazione dei dettagli di base dei veicoli Riferimento sul consumo di carburante Specifica degli attributi dei veicoli Aggiunta di una nuova edizione Report sull"efficienza in termini di consumo del carburante Copia delle specifiche in più veicoli Configurazione delle impostazioni di base di un veicolo Configurazione dei messaggi di status e dei messaggi di ordine per i veicoli Configurazioni per i dispositivi periferici e gli accessori Impostazioni per l"uso del tachigrafo digitale Copia delle configurazioni/impostazioni del veicolo su più veicoli Assegnazione di un veicolo a un gruppo Assegnazione di diversi veicoli a un gruppo Rimozione in blocco dell"assegnazione di diversi veicoli a un gruppo Uso dei gruppi di veicoli Manutenzione dei veicoli Creazione dei programmi di manutenzione Intervalli di manutenzione Quando deve essere eseguita l'attività di manutenzione? Uso dei promemoria Copia di un programma di manutenzione Monitoraggio delle attività di manutenzione Elaborazione delle attività di manutenzione Creazione dei rapporti sugli interventi di manutenzione Gestione degli utenti in WEBFLEET Creazione di utenti Come autorizzare l'accesso a WEBFLEET Impostazioni del profilo Sessioni Accessi non riusciti Gruppi di utenti Impostazioni dei diritti per i report, gli ordini e le aree Diritti per l'accesso ai veicoli, agli indirizzi e ai conducenti Rapporti di gestione Informazioni sulla vista di Dashboard Configurazione dei grafici Livelli di dettaglio dei grafici Scorrimento della cronologia Visualizzazione dei dettagli Stampa delle viste di Dashboard Report orario di lavoro Creazione di un conducente Impostazioni per il dispositivo TomTom PRO Segnalazione a TomTom WEBFLEET Generazione di un rapporto "orario di lavoro" Registro Selezione di una modalità registro Modalità Privato o Lavoro Gestione dei contenuti del registro Generazione di un rapporto "registro" Rapporti Struttura dei rapporti Grafici Riepiloghi Tabelle Valori condizionali Vista Rapporti Scheda Responsabile Rapporti su richiesta Primo utilizzo Impostazioni filtro Valori condizionali Rapporti programmati in Archivio Informazioni sulla configurazione Conservazione in Archivio dei rapporti programmati Gestione dei rapporti - panoramica Personalizzazione dei rapporti con un logo Anteprima di un rapporto

3 Creazione e gestione dei rapporti Selezione del modello corretto Scelta del formato file e del layout Modifica del layout dei rapporti Modifica dei grafici Modifica dei dettagli delle tabelle Colonne Gruppi Valori condizionali Definizione delle impostazioni di consegna Impostazioni relative alla consegna dei rapporti su richiesta Impostazioni relative alla consegna dei rapporti programmati Impostazioni filtro Come finalizzare un rapporto Assegnazione di rapporti agli utenti Sicurezza ed efficienza degli autisti Stile di guida nell'elenco degli autisti Grafico OptiDrive Dettagli sulle variabili OptiDrive Personalizzazione dell'indicatore OptiDrive Report della sicurezza ed efficienza Configurazione di Dashboard Visualizzazione di informazioni dettagliate in Dashboard Gestione delle informazioni del tachigrafo Preparazione all'utilizzo di Tachograph Manager Acquista il servizio aggiuntivo Accedi a tutti i veicoli e autisti Panoramica di Tachograph Manager Creazione di autisti utilizzando i tachigrafi nell'interfaccia WEBFLEET standard Vantaggi della funzionalità di reportistica Importa i numeri delle schede degli autisti per renderli disponibili in WEBFLEET55 Creazione di autisti utilizzando i file del tachigrafo Creazione manuale di autisti in Tachograph Manager Dettagli autista Creazione di veicoli Importante: costi mensili per veicolo Dettagli del veicolo Importante disattivazione dei veicoli Aggiorna i veicoli per scaricare in remoto le informazioni sul tachigrafo Scadenze dei download Scadenze dei download specifiche per ogni Paese Download remoto WEBFLEET delle informazioni sul tachigrafo digitale Notifiche per il download delle schede degli autisti o delle memorie di massa Caricamento manuale delle informazioni del tachigrafo Importante: costi mensili per veicolo Caricamento o download manuale dei dati del tachigrafo con TachoSync Download di singoli file Eliminazione automatica di file archiviati di TomTom Cronologia dell'archivio Invio di più file a un indirizzo Rapporti sui tempi di guida e i periodi di riposo Rapporti sulle infrazioni Analisi dettagliata delle attività degli autisti e dei veicoli Visualizzazione delle attività degli autisti o dei veicoli per più giorni Attestato delle attività degli autisti Nomi degli indirizzi nelle informazioni sulla posizione Gestione degli indirizzi nei gruppi Visualizzazione degli indirizzi sulla mappa Attivazione della visualizzazione degli indirizzi sulla mappa Soste presso un indirizzo Utilizzo delle aree Panoramica delle aree Stato delle aree Creazione di aree rettangolari e circolari Creazione di aree poligonali Creazione di aree come corridoi Attributi aggiuntivi delle aree Programmazione delle notifiche per le aree Assegnazione di veicoli alle aree Impostazioni account Panoramica delle impostazioni Attivazione degli utenti per la gestione delle impostazioni account Impostazioni account specifiche dell"utente Impostazioni per i veicoli visualizzati sulla mappa Impostazioni account Impostazioni relative all"ordine Informazioni sulla posizione Denominazione dei colori degli indirizzi Definizione dei messaggi di stato e dei messaggi relativi agli ordini Personalizzazione del flusso di lavoro degli ordini Avvisi per singoli stati del flusso di lavoro Stati dell"ordine Impostazioni relative alle segnalazioni Personalizzazione dell"indicatore OptiDrive Guida a velocità eccessiva Notifiche carburante Tempi di guida rimanenti Tempo di guida rimanente giornaliero nella visualizzazione mappa Notifiche e infrazioni Tre tipi di infrazioni Informazioni dettagliate sulle infrazioni Tempo di guida rimanente settimanale nella visualizzazione mappa Comprensione delle informazioni relative a "Oggi" Comprensione delle informazioni relative a "Settimana corrente" Comprensione delle informazioni relative a "Settimana successiva" Periodi di riposo ridotti Indicatore delle infrazioni Esclusione di responsabilità: Gestione degli indirizzi Creazione degli indirizzi

4 Info su WEBFLEET Info su WEBFLEET In questa sezione vengono descritti i termini utilizzati nella gestione del parco veicoli, le soluzioni WEBFLEET e le modalità di accesso a WEBFLEET. Componenti di WEBFLEET Sono disponibili tre tipi di soluzioni WEBFLEET: a) WEBFLEET connesso a un dispositivo LINK, b) WEBFLEET connesso a un dispositivo LINK e a un dispositivo di navigazione TomTom, c) WEBFLEET connesso a un dispositivo di navigazione TomTom. Componenti delle soluzioni WEBFLEET WEBFLEET WEBFLEET è il componente fondamentale delle soluzioni WEBFLEET. È un'applicazione basata su Web per la gestione dei veicoli e degli ordini, che offre la funzionalità di rilevamento e tracciamento di TomTom. LINK TomTom LINK è una scatola nera installata nel veicolo. Il dispositivo LINK viene collegato all'alimentazione e al meccanismo di accensione del veicolo. Registra l'accensione o lo spegnimento del motore, i movimenti e la posizione del veicolo e invia tali informazioni all'ufficio. Connesso tramite reti mobili a WEBFLEET, consente anche la comunicazione tra l'ufficio e un dispositivo di navigazione TomTom. Il dispositivo consente anche il rilevamento e il tracciamento. WEBFLEET supporta diversi modelli di dispositivi LINK*: TomTom LINK 510/530, TomTom LINK 410, TomTom LINK 200, TomTom LINK 300/310, TomTom LINK (prima generazione) TomTom LINK 200 si connette alla porta OBD-II del veicolo. Fornisce informazioni di base sul rilevamento e non può essere connesso a un dispositivo TomTom PRO. Dispositivi Connected Navigation Il termine "Connected" si riferisce a tutti i dispositivi di navigazione con modem per reti mobili integrato. I dispositivi Connected Navigation non necessitano del collegamento a un dispositivo LINK, ma si connettono direttamente a WEBFLEET. Attualmente WEBFLEET supporta diverse generazioni di dispositivi Connected Navigation*: PRO 5250 (TRUCK), PRO 9150, PRO 9100, GO 9000, GO 715. I dispositivi GO Connected sono simili, mentre i dispositivi PRO sono dotati di un software diverso e quindi funzionano in altro modo. Dispositivi non "INTEGRATI" Il termine "non INTEGRATO" si riferisce a tutti i dispositivi che necessitano di un dispositivo LINK per la comunicazione con WEBFLEET e l'ufficio. Attualmente sono disponibili diverse generazioni di dispositivi non Connected*: PRO 7250 (TRUCK), PRO 8270 (TRUCK), PRO 8275 (TRUCK), PRO 7150 (TRUCK), PRO 7100 (TRUCK), GO 7000 (TRUCK), GO x20/ x30, GO x10. I dispositivi GO non Connected sono simili, mentre i dispositivi PRO non Connected sono dotati di un software diverso e quindi funzionano in altro modo. *È possibile che alcuni dispositivi non siano disponibili per la tua area geografica. Info su WEBFLEET 4

5 Remote LINK TomTom Remote LINK* è un telecomando. Necessita della connessione Bluetooth a un dispositivo LINK 510/530/410/3xx associato, installato in un veicolo. Sono disponibili due tipi: Remote LINK Working Time: consente a più dipendenti di registrare gli orari di lavoro tramite il dispositivo LINK 510/530/410/3xx. Remote LINK Logbook: consente ai conducenti di tenere un registro tramite il dispositivo LINK 510/530/ 410/3xx LINK 105/ecoPLUS TomTom LINK 105/ecoPLUS* raccoglie i dati relativi al consumo di carburante tramite il connettore OBD-II del veicolo e li invia in tempo reale a WEBFLEET. TomTom LINK 105/ecoPLUS funziona insieme al dispositivo LINK 5xx/4xx/3xx tramite Bluetooth. Consulta la Guida all'installazione di TomTom LINK 105/ ecoplus per verificare la compatibilità. *È possibile che alcuni dispositivi non siano disponibili per la tua area geografica. Oggetto Un oggetto è un'entità fondamentale in WEBFLEET Un oggetto può essere un veicolo come un'automobile, un camion o un rimorchio. Nel veicolo o nel rimorchio è installata un'unità TomTom che invia a WEBFLEET tutti i dati relativi al veicolo e al rimorchio, come la posizione, la durata dell'accensione, la velocità ecc. L'oggetto vieni quindi mostrato sulla mappa e nei relativi elenchi in WEBFLEET. Viene creato nel database di WEBFLEET non appena attivato dopo l'installazione dell'unità. Rilevamento e tracciamento Rilevamento e tracciamento sono termini generici utilizzati per il monitoraggio, in tempo reale o cronologico, della posizione di un oggetto. In genere questo include le funzionalità di comunicazione con veicoli e autisti. Il rilevamento e tracciamento richiedono un hardware e un software dedicati. WEBFLEET utilizza dispositivi integrati e portatili. Dispositivi integrati L'uso dei dispositivi LINK integrati consente un monitoraggio e una protezione continui, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il dispositivo LINK fornisce i dati sulla posizione, i movimenti e l'accensione o spegnimento del veicolo, nonché informazioni su altri eventi (ad esempio se il motore è in funzione) relativi al veicolo specifico e non può essere spento. Solitamente il dispositivo LINK invia sei posizioni al minuto finché il veicolo si trova nei Paesi in cui è attiva la copertura del tuo abbonamento WEBFLEET. I Paesi e l'intervallo di segnalazione della posizione variano in base all'abbonamento. Per i dettagli, consulta il contratto WEBFLEET. Utilizzando l'interfaccia di programmazione dell'applicazione WEBFLEET.connect, l'intervallo standard è di una posizione al minuto in questi Paesi. È possibile estendere l'intervallo di segnalazione della posizione per le integrazioni WEBFLEET.connect a più posizioni al minuto prenotando il servizio aggiuntivo HD Tracking. Per i dettagli, consulta il modulo Servizio aggiuntivo. È necessario installare un dispositivo LINK nel veicolo per poter utilizzare i dispositivi non Connected Navigation, Remote LINK, LINK 105/ecoPLUS e il tachigrafo digitale. Per controllare la compatibilità, visita il sito Web Questi dispositivi includono funzioni di base, come l'invio e la ricezione di ordini e messaggi, i report degli orari di lavoro, registri, la segnalazione dello stile di guida degli autisti, i tempi di guida dei due autisti in un veicolo e il consumo di carburante. Dispositivi portatili I dispositivi Connected Navigation che comunicano direttamente con WEBFLEET consentono un rilevamento e tracciamento part-time. Tracciamento Info su WEBFLEET 5

6 Il rilevamento consiste nel monitoraggio in tempo reale della posizione, dei movimenti, della guida e di altri eventi relativi a un veicolo. Il veicolo segnala la velocità attuale e la direzione a WEBFLEET. Inoltre, è possibile controllare se un veicolo è bloccato in un ingorgo, se è parcheggiato e/o se il motore è acceso ma il veicolo non è in movimento. Questo tipo di dati è disponibile in WEBFLEET, ad esempio sulla mappa e nel riquadro dei dettagli del veicolo. Tracciabilità La tracciabilità è la possibilità di controllare cronologicamente la posizione, i movimenti, la guida e gli altri eventi relativi a un veicolo. Le informazioni vengono archiviate in WEBFLEET per un periodo massimo di 90 giorni, durante i quali possono essere consultate. Viaggio Un viaggio è il movimento di un veicolo da una posizione di partenza a una posizione di arrivo. Al termine di un viaggio, viene inviato a WEBFLEET un rapporto che include tutti i dati relativi al viaggio, come l'ora di inizio e di fine, le fermate, i tempi di inattività del motore e il consumo di carburante. Viaggi con un dispositivo LINK L'inizio di un viaggio viene segnalato quando viene acceso il motore e il veicolo inizia a spostarsi o continua a cambiare la propria posizione GPS per una durata minima già impostata (la durata predefinita è di cinque minuti) a partire al momento dell'accensione del veicolo. La fine di un viaggio viene segnalata nelle seguenti situazioni: a) il motore del veicolo viene spento e rimane spento per un periodo minimo già impostato (il periodo minimo predefinito è di 15 minuti) e il veicolo non si sposta o non cambia la propria posizione GPS, b) la modalità registro passa da privata ad aziendale o viceversa, c) viene segnalato un cambiamento di autista tramite il dispositivo di navigazione TomTom o il tachigrafo digitale. Viaggio effettuato solo con il dispositivo di navigazione Se si utilizza un dispositivo Connected Navigation, i dati relativi ai viaggi vengono segnalati nelle seguenti situazioni: L'inizio di un viaggio viene segnalato se si verificano tutte le condizioni seguenti: a) il dispositivo è collegato correttamente al supporto nel veicolo, b) il dispositivo riceve il segnale GPS, c) il dispositivo cambia la propria posizione GPS. La fine di un viaggio viene segnalata nelle seguenti situazioni: a) il dispositivo viene rimosso dal supporto, b) il dispositivo viene spento, c) rimane nella stessa posizione per almeno dieci minuti, d) la modalità registro passa da aziendale a privata o viceversa, e) viene segnalato un cambiamento di autista tramite il dispositivo di navigazione TomTom (a seconda del modello e della versione del software). Fermata Una fermata viene segnalata quando il veicolo resta nella stessa posizione o non cambia la propria posizione GPS per un periodo minimo già impostato (il periodo predefinito è di cinque minuti). Una fermata termina quando il veicolo inizia a spostarsi o a cambiare la propria posizione GPS. L'intervallo completo della fermata viene segnalato a WEBFLEET al termine della fermata stessa. Tempi di inattività I tempi di inattività indicano il tempo in cui il veicolo resta fermo con il motore acceso o il tempo in cui il veicolo si sposta molto lentamente. L'inattività del veicolo viene rilevata dopo cinque minuti. Evento Gli eventi sono incidenti registrati sull'unità TomTom, segnalati tramite messaggi a WEBFLEET. Esempi tipici: a) messaggi di stato generici predefiniti, b) messaggi di stato predefiniti relativi agli ordini, c) permanenza all'interno di aree geografiche, d) informazioni sullo scollegamento di periferiche, funzioni indesiderate, Info su WEBFLEET 6

7 inserimento di dati ecc. I messaggi di stato e gli eventi relativi alle aree geografiche possono essere classificati come avvisi, avvertenze o allarmi a seconda del livello di importanza. Evento di guida Un evento di guida viene segnalato a WEBFLEET quando un autista supera un certo livello di accelerazione. L'accelerazione viene registrata durante le frenate, le curve e le sterzate brusche e i cambiamenti di accelerazione improvvisi come gli incidenti. Ordine Un ordine è un messaggio che contiene istruzioni sull'ordine da elaborare. Sono disponibili tre tipi di ordine: ordine di consegna, ordine di raccolta e ordine di assistenza. Un ordine include un numero e un messaggio di testo libero di dimensioni fino a 500 byte. È possibile allegare i seguenti elementi a un ordine: a) un contatto, b) un numero di telefono del contatto, c) la data di esecuzione programmata, d) un indirizzo di destinazione mostrato all'autista sul dispositivo di navigazione TomTom, e) le coordinate della destinazione utilizzate dal dispositivo TomTom per calcolare il percorso alla destinazione dell'ordine, f) l'orario di arrivo desiderato, g) un tempo di tolleranza per l'inizio dell'esecuzione dopo il quale viene generato un messaggio di allarme, h) un tempo di risposta per un messaggio di arrivo. Le istruzioni relative all'ordine vengono visualizzate sul dispositivo di navigazione e possono essere accettate, rifiutate o semplicemente salvate per essere consultate in seguito. L'autista può accettare o rifiutare un ordine e iniziare e completare le attività a esso relative utilizzandone le fasi corrispondenti. Se l'autista rifiuta o annulla un ordine, gli viene richiesto di scrivere un messaggio con la motivazione. Tutte le azioni relative all'ordine eseguite dall'autista generano messaggi che vengono inviati a WEBFLEET. Orario di lavoro L'orario di lavoro può essere segnalato a WEBFLEET tramite: a) un dispositivo Connected Navigation: l'autista può indicare l'orario di lavoro inserendo la propria identità nel dispositivo Connected Navigation, b) un dispositivo di navigazione utilizzato con un dispositivo LINK: l'autista può indicare l'orario di lavoro inserendo la propria identità nel dispositivo di navigazione, c) Remote LINK Working Time utilizzato con un dispositivo LINK: più dipendenti possono indicare l'orario di lavoro tramite un solo dispositivo, poiché inseriscono la propria identità mediante un ID personalizzato, d) un tachigrafo digitale. È possibile segnalare i seguenti stati dell'orario di lavoro a WEBFLEET: a) Verso il lavoro. b) Inizio pausa. c) Inizio lavoro indica anche la fine di una pausa se l'ultimo stato segnalato è Inizio pausa. d) Fine lavoro indica anche il termine di una pausa se l'ultimo stato segnalato è Inizio pausa. Segnalazione dell'orario di lavoro tra veicoli o dispositivi Generalmente, quando si segnala l'orario di lavoro, l'inizio e la fine vengono indicate sullo stesso dispositivo, ma se gli autisti e i dipendenti utilizzano più veicoli, è necessario tenere presente le seguenti regole: a) se un autista passa da dispositivi di navigazione PRO a dispositivi Remote LINK e viceversa, l'orario di lavoro è basato sull'autista, b) se un autista passa da un dispositivo di navigazione GO all'altro, l'orario di lavoro è basato sul veicolo, c) le sessioni di lavoro devono essere chiuse con Fine lavoro prima di associare un dispositivo a un altro dispositivo, d) la chiusura di una sessione di lavoro su un dispositivo diverso da quello in cui la sessione è stata aperta è consentita solo se viene utilizzato un dispositivo Remote LINK con un ID o un dispositivo di navigazione PRO. Programmazione degli interventi di manutenzione La programmazione degli interventi di manutenzione descrive le attività di manutenzione da eseguire su un veicolo. Indica quando è prevista l'attività di manutenzione, se deve essere eseguita in una data o a un chilometraggio specifici o se deve iniziare in una data o a un chilometraggio specifici ed essere ripetuta a intervalli regolari. In base alla programmazione degli interventi di manutenzione, WEBFLEET crea un'attività di manutenzione quando richiesto. È anche possibile creare un promemoria da attivare in una data o a un chilometraggio specifici prima dell'esecuzione dell'attività, in cui è contenuto un avviso avanzato dell'attività di manutenzione. Info su WEBFLEET 7

8 Attività di manutenzione Un'attività di manutenzione per un veicolo viene creata in base al relativo programma di attività di manutenzione. L'attività viene visualizzata in WEBFLEET quando è in scadenza o quando viene attivato il promemoria. Rapporto su richiesta I rapporti su richiesta sono rapporti assegnati agli utenti per il download in qualsiasi momento. Prima di scaricare il rapporto, l'utente può impostare i filtri e i valori condizionali. I dati inclusi nel rapporto vengono compilati nel momento in cui l'utente scarica il rapporto da WEBFLEET. Rapporto programmato I rapporti programmati sono rapporti generati periodicamente in automatico e possono essere creati su base giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale. Sono disponibili due varianti dei rapporti programmati: (1) Rapporti programmati da inviare automaticamente a un indirizzo - I rapporti programmati inviati a un indirizzo non vengono salvati nell'"archivio" di WEBFLEET. (2) I rapporti programmati da salvare nell'archivio - I rapporti programmati salvati nell'"archivio" possono essere scaricati in qualsiasi momento durante il periodo di conservazione, che può essere definito al momento della creazione del rapporto. I rapporti possono essere conservati per un periodo massimo di tre anni, a seconda del periodo di consegna selezionato, che può essere giornaliero, settimanale, mensile o trimestrale. I rapporti verranno eliminati automaticamente una volta terminato il periodo di conservazione stabilito. Inoltre, gli amministratori di account possono eliminare manualmente i rapporti dall'"archivio". Accesso a WEBFLEET Visita il sito Web per accedere a WEBFLEET. Inserisci il nome dell'account, il nome utente e la password. Seleziona la lingua da utilizzare in WEBFLEET e fai clic su Login Accedi a WEBFLEET con i tuoi dettagli Info su WEBFLEET 8

9 Visualizzazione della mappa Visualizzazione della mappa WEBFLEET offre diversi tipi di mappe. In questo capitolo viene illustrato l'utilizzo della mappa, i tipi di mappa disponibili in WEBFLEET e le informazioni che forniscono. Zoom e trascinamento Dopo aver effettuato l'accesso a WEBFLEET, viene visualizzata la mappa che mostra tutti i veicoli appartenenti al gruppo selezionato. Utilizzare lo zoom sulla mappa è semplice. Basta utilizzare la rotellina del mouse o il selettore del livello di zoom in alto a destra sulla mappa. Premendo il pulsante sinistro del mouse, puoi trascinare facilmente la mappa in qualsiasi direzione, per concentrarti su veicoli specifici. Premi il pulsante sinistro del mouse e trascina la mappa nella posizione migliore. Per ingrandire la mappa, utilizza la rotellina del mouse o imposta il livello di ingrandimento desiderato. Tipi di mappa Per visualizzare il parco veicoli e i dati relativi agli ordini, WEBFLEET offre i seguenti tipi di mappa: mappa TomTom con informazioni aggiornate sul traffico, mappa Google e mappa satellitare. Per una visione più realistica dei veicoli, fai clic sul pulsante "Satellite" in alto a sinistra nella mappa. Fai clic sul pulsante "Satellite" per ottenere una visione più realistica della zona in cui si trovano i veicoli. Visualizzazione della mappa 9

10 Mappa TomTom La mappa TomTom mostra informazioni aggiornate sul traffico che includono gli ingorghi, i cantieri e gli eventuali tempi di ritardo. Per evitare ritardi durante il servizio, assegna gli ordini agli autisti più vicini alla destinazione dell'ordine. Visualizza informazioni aggiornate sul traffico sulla mappa TomTom. Mappa a schermo intero Tutte le mappe consentono la visualizzazione a schermo intero. Ciò ti consente di ottenere una panoramica migliore del parco veicoli e degli spostamenti di ciascun veicolo. Fai clic sull'icona del navigatore sotto l'indicatore del livello di zoom, per attivare la modalità schermo intero. Fai di nuovo clic sull'icona per tornare alla visualizzazione della mappa con l'elenco dei veicoli laterale. Attiva la modalità schermo intero per visualizzare più veicoli. Ricerche nella mappa La mappa WEBFLEET include una funzione di ricerca potente e completa, che consente di trovare singoli veicoli, indirizzi, luoghi e aree e tutti i veicoli presso un indirizzo o un luogo che corrispondono al termine di ricerca inserito. Fai clic sul pulsante "Cerca" con l'icona di una lente di ingrandimento in alto a destra nella mappa, inserisci il termine di ricerca e premi "Invio" sulla tastiera. L'elenco ottenuto ordina i risultati per categoria. Puoi anche cercare un indirizzo specifico. Fai clic sul pulsante "Trova città" con l'icona di una Visualizzazione della mappa 10

11 casa in alto a destra nella mappa. Inserisci l'indirizzo, seleziona il Paese e fai clic su "Trova". Tutti i risultati vengono mostrati in un elenco o direttamente sulla mappa. Cerca veicoli, indirizzi e luoghi nella mappa. Trova un indirizzo specifico nella mappa con il pulsante "Trova città". In "Impostazioni mappa" in alto a destra nella mappa, puoi indicare gli elementi da visualizzare nella mappa. Puoi anche creare filtri per gli elementi, ad esempio per visualizzare solo gli indirizzi e i veicoli di un determinato gruppo o colore. Il pulsante "Stampa mappa" a destra della mappa, sotto al selettore del livello di zoom consente di stampare facilmente la visualizzazione attuale della mappa. Questa funzione è utile, se, ad esempio, è necessario avere una prova del percorso seguito da un veicolo. Visualizzazione della mappa 11

12 Rilevamento e tracciamento Rilevamento e tracciamento In questo capitolo scoprirai come visualizzare una panoramica di tutti gli ordini di tutti i veicoli e individuare in qualsiasi momento la loro posizione. Rilevamento dello stato di un ordine WEBFLEET consente di ricevere facilmente una panoramica aggiornata dello stato di tutti gli ordini assegnati a tutti i veicoli. È possibile impostare un filtro per definire una selezione più precisa. Gli ordini possono essere filtrati individualmente o in modo collettivo per gruppi di veicoli, singoli veicoli, stato e periodi di tempo. Questi filtri possono inoltre essere estesi mediante un filtro di testo libero. Per visualizzare l'elenco degli ordini, fai clic su "Ordini" nel menu superiore. Per applicare i vari filtri, seleziona le informazioni pertinenti dalle caselle dei menu a discesa e immetti il testo al loro interno. Durante la selezione e l'immissione di filtri, l'elenco verrà aggiornato automaticamente. Puoi monitorare lo stato di tutti gli ordini assegnati ai veicoli grazie ad alcuni filtri. Dati mappa in tempo reale Le posizioni dei veicoli dotati di WEBFLEET vengono registrate ogni dieci secondi. Queste posizioni vengono trasmesse a WEBFLEET ogni minuto. Questo significa che puoi tenere traccia del parco veicoli e monitorarne gli spostamenti sulla mappa in tempo reale. Le posizioni più recenti di tutti i veicoli vengono automaticamente visualizzate sulla mappa. Traccia dei veicoli Il record di tutte le posizioni dei veicoli, registrate da WEBFLEET, viene memorizzato per un periodo di 90 giorni. In questo modo potrai controllare facilmente la posizione dei veicoli negli ultimi 90 giorni. WEBFLEET ti consente di visualizzare il tracciato dei veicoli per un giorno o per un periodo compreso tra sette giorni e alcune ore. Per visualizzare il tracciato dei veicoli, apri il riquadro delle informazioni del veicolo sulla mappa e fai clic su "Tracciato". Seleziona un giorno o una data di inizio e di fine. Il tracciato visualizzato sulla mappa indica informazioni come gli eventi di guida, le fermate con le informazioni corrispondenti, tra cui la posizione iniziale e finale e la durata complessiva della fermata. Spostando il mouse lungo il tracciato, verrà visualizzata un'etichetta di velocità, che indica l'ora e la velocità correnti nella posizione specifica del veicolo. Il riquadro del veicolo include informazioni sullo stato dell'ordine Rilevamento e tracciamento 12

13 corrente, sulla destinazione, sull'orario di arrivo previsto e sull'ora dell'ultimo aggiornamento sulla posizione. È inoltre possibile visualizzare la direzione di crociera del veicolo e l'ultima posizione. Visualizza il tracciato dei veicoli per un singolo giorno o per un periodo compreso tra sette giorni e alcune ore. Ottieni informazioni più dettagliate sulla velocità, le fermate e molto altro dal tracciato. La casella delle informazioni dei veicoli mostra lo stato dell'ordine corrente, la destinazione, l'orario di arrivo previsto e molto altro Barra temporale delle attività nella visualizzazione mappa Se si seleziona "Mostra barra temporale" nella finestra "Tracciato", verrà visualizzata una barra temporale delle attività nella parte inferiore della mappa. Indica il viaggio sotto forma di grafico, incluse informazioni pertinenti quali fermate, guida e così via, con colori diversi. Spostandoti lungo la barra temporale, potrai visualizzare i vari stati illustrati in una descrizione. Filtro della posizione Per visualizzare i dati del viaggio per i veicoli nella visualizzazione elenco, imposta un filtro in base all'ora. Per attivare questa funzione, fai clic su "Dettagli" nel riquadro delle informazioni sul veicolo, quindi scegli "Viaggi" in "Posizioni". Per una selezione più accurata delle voci, utilizza la casella di riepilogo a discesa e immetti la query nella finestra di dialogo "Filtro". Puoi ottenere i dati del viaggio dei veicoli nella visualizzazione elenco, utilizzando filtri per personalizzare gli elenchi. Barra temporale delle attività nella visualizzazione "Dati del viaggio" Il viaggio selezionato viene visualizzato sotto forma di grafico nella parte superiore. Indica il viaggio, incluse informazioni pertinenti quali fermate, guida e così via, con colori diversi. Passa il mouse sul grafico per visualizzare maggiori dettagli. Puoi inoltre visualizzare periodi più brevi facendo clic sui segmenti di tempo al di sotto del grafico. In alternativa puoi utilizzare le informazioni del registro, selezionando la scheda "Registro". Rilevamento e tracciamento 13

14 Gestione degli ordini Gestione degli ordini Questo capitolo fornisce informazioni su come inviare ordini con indirizzi di destinazione ai conducenti che si trovano in strada, prendere in carico tali ordini da parte dei conducenti e visualizzare lo stato più recente del lavoro. Invio degli ordini Grazie a TomTom WEBFLEET è possibile inviare ordini in modo semplice ai tuoi veicoli. Fai clic sul veicolo sulla mappa, quindi seleziona "Invia". Seleziona "Invia ordine", quindi seleziona il tipo di ordine. È possibile selezionare Consegna, Rispondi e Ordine di assistenza. È necessario inserire un ID ordine e aggiungere il testo dell'ordine. È inoltre possibile definire la data di esecuzione, l'orario di arrivo desiderato e una determinata tolleranza. Per inserire l'indirizzo di destinazione è possibile digitarlo manualmente oppure utilizzare il proprio elenco di indirizzi predefiniti. È inoltre possibile aggiungere all'ordine il nome di un contatto e un numero di telefono, in modo da fornire informazioni dettagliate al conducente. Invia in modo semplice ordini Rispondi, Consegna oppure Ordine di assistenza ai tuoi veicoli in pochi clic. Presa in carico degli ordini Subito dopo l'invio dell'ordine, il dipendente sul campo riceve le istruzioni relative al lavoro sul suo dispositivo TomTom PRO. L'icona "Ordini" nel pannello WEBFLEET sul dispositivo TomTom PRO mostra al conducente il numero dei nuovi ordini ricevuti. È sufficiente toccare questa icona per visualizzare l'elenco degli ordini. Seleziona il nuovo ordine dall'elenco, i nuovi ordini sono contrassegnati da una freccia. Per rifiutare l'ordine, tocca prima il pulsante "Opzioni", quindi tocca "Rifiuta ordine". Per prendere in carico l'ordine tocca "Accetta", quindi tocca "Avvia". Ti viene richiesto di avviare la navigazione verso la destinazione dell'ordine. Dopo aver toccato "Guida" viene calcolato il percorso e viene avviata la navigazione verso la destinazione dell'ordine. Prendi in carico gli ordini e naviga verso la destinazione del lavoro semplicemente toccando lo schermo. Gestione degli ordini 14

15 Invio dello stato di un ordine Grazie a TomTom PRO è possibile segnalare in modo semplice all'ufficio lo stato corrente dell'ordine toccando l'apposita icona nel pannello WEBFLEET. Per segnalare all'ufficio un nuovo stato dell'ordine, tocca "Passaggio successivo". Segnala lo stato del lavoro corrente all'ufficio e risparmia tempo. Opzioni relative agli ordini Le funzioni di TomTom WEBFLEET sul tuo dispositivo TomTom PRO dispongono di diverse opzioni relative agli ordini, come l'annullamento o la sospensione dell'ordine. È inoltre possibile visualizzare la cronologia degli ordini, che mostra le azioni segnalate e l'ora in cui sono state segnalate all'ufficio. Per visualizzare le opzioni relative agli ordini, tocca il pulsante "Opzioni". Annulla o sospendi ordini o visualizza la cronologia degli ordini tramite le apposite opzioni. Panoramica degli ordini Per visualizzare lo stato corrente degli ordini dei tuoi conducenti, fai clic sul pulsante "Dettagli" nella casella dell'oggetto. Sul lato destro vengono visualizzati tutti gli ordini (attivi e sospesi). Per visualizzare ulteriori dettagli sugli ordini, fai clic sul pulsante "Ordini". Viene visualizzato un elenco di tutti gli ordini. È possibile impostare diversi filtri, ad esempio gruppo, veicolo, stato, ora e testo libero. Seleziona un ordine dall'elenco facendo clic su di esso. Sul lato destro vengono visualizzate le informazioni relative all'ordine. Qui puoi modificare l'ordine (nel caso le condizioni fossero cambiate), visualizzare il flusso di lavoro Gestione degli ordini 15

16 dell'ordine e la posizione sulla mappa. È inoltre possibile annullare l'ordine. Da questa schermata è inoltre possibile inviare un nuovo ordine a uno dei tuoi veicoli. Visualizza lo stato corrente e altri dettagli degli ordini assegnati ai conducenti. Imposta una serie di filtri per ottimizzare la visualizzazione dell'elenco. Visualizza tutte le informazioni relative a un ordine. Modifica l'ordine, visualizza il flusso di lavoro, la posizione sulla mappa o crea nuovi ordini. Gestione degli ordini 16

17 Assegnazione efficiente degli ordini Assegnazione efficiente degli ordini Assegna gli ordini in modo efficiente basandoti sulle informazioni in tempo reale relative alla disponibilità dei conducenti, al veicolo più vicino e alle informazioni sul traffico sul percorso. Questo capitolo ti mostrerà come evitare i ritardi e, per quanto possibile, gli ingorghi dovuti al traffico per il tuo parco veicoli. Indirizzi sulla mappa Per trovare una destinazione sulla mappa, fai clic sull'icona dell'indirizzo in alto a destra della mappa e inserisci i dettagli dell'indirizzo. Premi "Trova". L'indirizzo verrà immediatamente visualizzato sulla mappa con una descrizione. Muovendo il mouse sopra la descrizione dell'indirizzo appare una finestra di informazioni che ti consente di aggiungere l'indirizzo al tuo elenco di indirizzi o di creare immediatamente un ordine (vedi la sezione "Assegnazione rapida al veicolo più vicino"). Trova in modo semplice indirizzi sulla mappa. Aggiungi l'indirizzo al tuo elenco degli indirizzi. Invia un ordine con tale destinazione a un veicolo. Stato degli ordini Per verificare che i tuoi veicoli siano disponibili a ricevere nuovi ordini, tutti i veicoli sono contrassegnati da un'icona relativa allo stato degli ordini. Verde indica che "Il veicolo è disponibile ", gialla che "Il veicolo è impegnato " e grigia che "Il veicolo non è disponibile ". Per ulteriori informazioni su un ordine corrente, fai clic su "Dettagli", quindi fai clic su "Ordini". Verrà visualizzato lo stato dell'ordine corrente. Per ulteriori informazioni sul numero di altri ordini in sospeso assegnati a questo veicolo, fai clic sul pulsante "Ordini" e imposta lo stato e il filtro in base all'ora. L'elenco degli ordini viene filtrato immediatamente. Scopri quale veicolo è attualmente disponibile. Visualizza ulteriori dettagli sull'ordine corrente del tuo veicolo. Visualizza gli altri ordini assegnati a questo veicolo. Informazioni sul traffico Gli ingorghi dovuti al traffico, i lavori ecc. possono impedire al veicolo più vicino di raggiungere la destinazione dell'ordine più rapidamente rispetto ad altri veicoli. Per visualizzare le informazioni sul traffico sulla mappa, attiva il display delle informazioni sul traffico facendo clic in alto a sinistra della mappa vicino Assegnazione efficiente degli ordini 17

18 al pulsante "TomTom", quindi fai clic sull'icona delle impostazioni della mappa in alto a destra della mappa e seleziona "Traffico". Attiva le informazioni sul traffico sulla mappa per visualizzare il veicolo meglio posizionato per un ordine. Per ulteriori dettagli, fai clic sulle finestre delle informazioni. Assegnazione rapida degli ordini al veicolo più vicino Il modo più semplice di assegnare un ordine al veicolo meglio posizionato consiste nel creare un nuovo ordine. Da qui puoi definire l'indirizzo di destinazione per tale ordine. Utilizzando tale indirizzo, WEBFLEET fornisce un elenco di veicoli ordinati in base alla disponibilità e ai tempi di percorrenza stimati, tenendo presente le informazioni sul traffico e la distanza effettiva. Accedi a "Ordini" nel menu in alto. Fai clic su "Nuovo" a destra per creare un ordine. Inserisci tutti i dettagli dell'ordine. Seleziona l'indirizzo. Per selezionare il veicolo meglio posizionato, fai clic su "Consigli di TomTom". WEBFLEET mostra un elenco di veicoli ordinati per disponibilità e tempi di percorrenza stimati. Seleziona il veicolo desiderato. Premi "Salva", quindi premi "Invia ordine". Visualizza la finestra "Invia ordine" per assegnare in modo semplice il tuo ordine al veicolo meglio posizionato, consigliato da TomTom in base alle informazioni sul traffico e alla distanza effettiva. Assegnazione efficiente degli ordini 18

19 Comunicazione con i conducenti Comunicazione con i conducenti Oltre all'assegnazione di ordini, sono disponibili diversi modi per comunicare con i tuoi conducenti. Questo capitolo descrive come inviare e ricevere messaggi dai tuoi conducenti. Inoltre, TomTom WEBFLEET può inoltrare i messaggi dai tuoi conducenti alla tua casella di posta elettronica per una comunicazione ottimale. Invio di un messaggio a un conducente Per inviare un messaggio di testo a uno dei tuoi conducenti, fai clic sul pulsante "Invia" nella casella dell'oggetto corrispondente e inserisci il messaggio di testo. Invia un messaggio di testo a uno dei tuoi conducenti. Invio di un messaggio a più di un conducente o a tutti i conducenti È possibile inviare contemporaneamente un messaggio di testo a tutti i conducenti o solo ad alcuni. Ciò consente di risparmiare tempo e ottimizzare il flusso di lavoro. Per selezionare i veicoli a cui si desidera inviare il messaggio, fai clic su "Veicoli" nel menu superiore, quindi fai clic sui veicoli corrispondenti tenendo premuto il tasto Ctrl. Per selezionare tutti i veicoli, premi il tasto Ctrl e A sulla tastiera oppure fai clic sul pulsante "Tutti" nella sezione in basso a destra dello schermo. Sulla destra viene visualizzato un messaggio che mostra l'elenco dei destinatari. Inserisci il testo e fai clic su "Invia" per trasmettere il messaggio di testo ai veicoli selezionati. Per poter inviare messaggi di testo a più veicoli, seleziona i veicoli premendo il tasto Ctrle il pulsante sinistro del mouse. Per selezionare tutto, premi Ctrl e A oppure fai clic su "Tutti". Gestisci i messaggi di testo sul tuo dispositivo TomTom PRO Il conducente viene avvisato della ricezione di un nuovo messaggio da un segnale e dal numero di nuovi messaggi presenti sull'icona "Messaggi" nel pannello WEBFLEET. Toccando l'icona Messaggi, il conducente può leggere il messaggio. Viene automaticamente notificato a TomTom WEBFLEET che il messaggio è stato ricevuto e letto dal conducente. Naturalmente anche i conducenti possono inviare messaggi di testo Comunicazione con i conducenti 19

20 liberi dal dispositivo TomTom PRO all'ufficio. A tal fine, i conducenti devono toccare "Nuovo messaggio". Possono digitare il messaggio e toccare "Invia". TomTom WEBFLEET viene automaticamente informato che il messaggio è stato letto. Invia messaggi di testo liberi dal dispositivo TomTom PRO a TomTom WEBFLEET. Definizione dei messaggi di stato per i diversi veicoli In TomTom WEBFLEET è possibile definire messaggi di stato e messaggi di stato relativi agli ordini per i tuoi veicoli. Questi messaggi consentono di migliorare la comunicazione tra il conducente e l'ufficio (es. possono essere utilizzati per alcuni messaggi statici di eventi ricorrenti). Per definire i messaggi di stato per un oggetto, fai clic su "Dettagli", quindi fai clic su "Configura" in "Contratto/Dispositivo". Fai clic su "Messaggi di status" inserisci il messaggio di stato. È possibile selezionare un tipo di avviso per le funzioni del messaggio selezionati, ad esempio l'inoltro via . Definisci in modo semplice i messaggi di stato mediante determinati tipi di avviso per il tuo veicolo. È inoltre possibile definire i messaggi di stato relativi agli ordini. Uso dei messaggi di stato Il conducente seleziona in modo semplice il messaggio di stato che desidera inviare e sceglie se aggiungere o meno del testo prima dell'invio. Apri il menu "Messaggi", quindi tocca "Nuovo messaggio" e "Modelli". Seleziona un modello dall'elenco. Per aggiungere un testo al messaggio di stato, tocca il pulsante della tastiera e digita il testo. Tocca "Invia". Invia in modo semplice i messaggi di stato all'ufficio. Se necessario, aggiungi in modo semplice un testo al messaggio di stato predefinito. Comunicazione con i conducenti 20

21 Inoltro dei messaggi di stato al tuo indirizzo Un messaggio di stato può essere inoltrato alla tua casella di posta elettronica. A tal fine, seleziona il livello di avviso per ciascun veicolo (oggetto) e seleziona l'indirizzo a cui inoltrare il messaggio. Fai clic sul menu superiore "Altro" e seleziona "Notifiche/Preferenze". Fai clic su "Nuovo" sulla destra per creare una nuova regola o su "Modifica" per modificare una regola esistente. Seleziona il tipo di notifiche che desideri inoltrare all'indirizzo . Puoi selezionare più opzioni contemporaneamente. Seleziona il gruppo e/o il veicolo dal quale tali notifiche verranno inoltrate. Inserisci il nome del destinatario e l'indirizzo corrispondente e fai clic su "Salva". Inoltra i messaggi di stato al tuo indirizzo . Seleziona il livello di avviso per ciascun veicolo e l'indirizzo corrispondente. Seleziona i veicoli dai quali verranno inoltrati i messaggi. Comunicazione con i conducenti 21

22 Gestione dei veicoli semplificata Gestione dei veicoli semplificata WEBFLEET ti aiuta a organizzare il tuo parco veicoli in modo più efficiente. Questo capitolo contiene informazioni utili su come definire i dettagli di base e le specifiche dei veicoli, come configurare l"hardware installato con i tuoi veicoli per effettuare segnalazioni a WEBFLEET nel modo che preferisci e come configurare il tuo account per creare una panoramica personalizzata del tuo parco veicoli, impostata in base ai tuoi requisiti. Assegnazione dei dettagli di base dei veicoli Una volta aggiunti nuovi veicoli al tuo account WEBFLEET, questi vengono elencati con un nome assegnato automaticamente e alcuni dati di base. WEBFLEET ti offre un modo semplice per modificare i dati, ad esempio quelli relativi alla targa e al contachilometri. Fai clic su "Veicoli" nel menu principale e seleziona il veicolo dall"elenco dei veicoli. Apri la sezione "Dettagli del veicolo" nel pannello dei dettagli e fai clic su "Modifica". Viene visualizzata una finestra a comparsa. Nella scheda "Dettagli del veicolo" puoi selezionare un"icona e un colore che rappresenta il tuo veicolo/tipo di veicolo dall"elenco a discesa. Qui puoi assegnare un ID e un"indicazione, che saranno utilizzati per descrivere il veicolo in WEBFLEET. Inoltre, puoi indicare il contachilometri corrente del veicolo, aggiungere una descrizione, indicare la targa e la data di registrazione. Puoi creare impostazioni da utilizzare per i rapporti sul consumo di carburante e gli eccessi di velocità. Modifica i dettagli dei tuoi veicoli e personalizza il loro display. Riferimento sul consumo di carburante Nella sezione "Riferimento sul consumo di carburante" puoi selezionare il valore relativo al consumo di carburante da utilizzare come riferimento per l"apposito report. Puoi scegliere di fare riferimento al valore impostato per l"intero account WEBFLEET o definire un valore specifico per il veicolo. Se stai utilizzando un accessorio che fornisce informazioni sul consumo di carburante direttamente dal veicolo, puoi anche scegliere di utilizzare le informazioni restituite dall"accessorio. Specifica degli attributi dei veicoli Puoi selezionare e assegnare in modo semplice tutte le specifiche pertinenti per il veicolo, come peso, dimensioni, consumo di carburante, ecc., in base alle indicazioni del produttore. Non devi cercare le informazioni necessarie nei documenti di immatricolazione del veicolo. Puoi recuperare le informazioni desiderate dal database di WEBFLEET con pochi clic del mouse, effettuando una facile operazione di ricerca e filtraggio dei dati. E puoi aggiungere le informazioni mancanti che sono specifiche del tuo veicolo. Per definire le specifiche per un solo veicolo, seleziona il veicolo desiderato. Nel pannello dei dettagli, accedi a "Dettagli del veicolo" e fai clic su "Modifica". Nella scheda "Specifiche del veicolo" fai clic Gestione dei veicoli semplificata 22

23 su "Specifica". Usa i filtri o sfoglia per individuare la marca, la serie, ecc. Seleziona il tuo veicolo nell"elenco e fai clic su "Seleziona". Puoi digitare i dati mancanti nei campi vuoti. Seleziona e assegna specifiche dei veicoli, come larghezza, altezza, peso e altro come indicato dal produttore. Aggiunta di una nuova edizione Se non riesci a trovare il tuo modello, fai clic su "Aggiungi nuova edizione". Da qui, puoi inserire tutte le specifiche del veicolo e memorizzarle nel database di WEBFLEET. Puoi utilizzare l"edizione aggiunta per altri veicoli della stessa serie nel tuo parco veicoli. Report sull"efficienza in termini di consumo del carburante I dettagli basati sulla marca e sul modello che hai selezionato e le ulteriori informazioni fornite vengono usate anche per supportare altri dispositivi TomTom, come TomTom LINK 105/TomTom ecoplus per i report sull"efficienza in termini di consumo di carburante. Copia delle specifiche in più veicoli Se disponi di più veicoli della stessa marca e dello stesso modello che presentano le stesse specifiche, devi solo selezionare e personalizzare le specifiche per un solo veicolo. Se hai effettuato attentamente questa operazione, puoi copiare queste informazioni negli altri veicoli. Nella vista "Veicoli", seleziona dall"elenco tutti i veicoli della stessa serie in cui desideri copiare le specifiche, tenendo premuto il tasto Ctrl e il pulsante sinistro del mouse. Nel pannello dei dettagli fai clic su "Specifiche". Individua il veicolo da cui desideri copiare le specifiche e fai clic su "Copia". Assicurati di aver inserito tutte le specifiche di questo veicolo prima di effettuare la copia. Copia le specifiche di un solo veicolo su più veicoli della stessa marca e serie in pochi clic. Configurazione delle impostazioni di base di un veicolo È utile modificare le impostazioni di base dei tuoi veicoli affinché i relativi report rispondano alle tue esigenze, consentire al personale di segnalare le modalità di viaggio o gli orari di lavoro e molto altro. Per configurare le impostazioni di base del tuo veicolo, seleziona un veicolo nella vista Veicoli. Nel pannello dei dettagli apri la sezione "Contratto/Dispositivo" e fai clic su "Configura". Puoi effettuare diverse regolazioni per l"uso del Driver Terminal, se il tuo veicolo ne è dotato, ad esempio imporre al conducente di identificarsi nel Driver Terminal oppure attivare i report relativi al logbook e agli orari di lavoro sul Driver Gestione dei veicoli semplificata 23

24 Terminal. Inoltre, puoi selezionare e personalizzare il comportamento dei report del dispositivo LINK, ad esempio per il rilevamento delle fermate e dei viaggi. Qui puoi impostare le date per riattivare i dispositivi LINK in modalità di sospensione. Puoi inviare l"elenco dei conducenti WEBFLEET al Driver Terminal in modo da sincronizzarli. Una volta completate le tue regolazioni fai clic su "Salva". Configura le impostazioni di base relative all"installazione dell"hardware nel tuoi veicoli, ad esempio il Driver Terminal e i dispositivi LINK. NOTA: a seconda della tua installazione le impostazioni e le opzioni mostrate nella scheda "Impostazioni di base" possono variare. Configurazione dei messaggi di status e dei messaggi di ordine per i veicoli Puoi definire i messaggi di status e i messaggi di ordine generali che i conducenti possono utilizzare per segnalare eventi utilizzando il loro Driver Terminal. Seleziona un veicolo, accedi a "Contratto/Dispositivo" nei dettagli e fai clic su "Configura". Nella scheda "Messaggi di status", puoi creare fino a 15 testi di messaggi generali da trasferire ai Driver Terminal dei conducenti. Nella scheda "Messaggi di ordine" puoi creare fino a 15 messaggi di stato che i conducenti possono selezionare dall"elenco per segnalare all"ufficio quando stanno lavorando su un ordine. A seconda del tipo di notifica selezionata per ciascun messaggio e dal livello di personalizzazione, tali messaggi possono essere inoltrati nella tua posta in arrivo. Digita il testo del messaggio nei campi e seleziona un tipo di notifica. Prima di passare a un"altra scheda o di chiudere la finestra, fai clic su "Salva" per memorizzare i messaggi. Definisci i messaggi di status e i messaggi di ordine generali che i conducenti possono utilizzare per segnalare incidenti utilizzando il loro Driver Terminal. NOTA: per impostazione predefinita vengono utilizzati i messaggi di status e i messaggi di ordine definiti nelle impostazioni per l"account WEBFLEET. Per attivare i messaggi di status e i messaggi di ordine specifici dei veicoli deseleziona la casella "Assegna configurazioni sullo status predefinite". Configurazioni per i dispositivi periferici e gli accessori Con WEBFLEET puoi configurare diverse impostazioni per i dispositivi periferici e gli accessori. Seleziona un veicolo, accedi a "Contratto/Dispositivo" nei pannello dei dettagli e fai clic su "Configura". Nella scheda "Ingresso" o "Ingressi/Uscite" puoi selezionare la modalità di utilizzo delle interfacce. La disponibilità di ingressi e uscite dipende dal dispositivo installato nel veicolo. Se possiedi un Remote LINK o un TomTom Gestione dei veicoli semplificata 24

25 LINK 105 che desideri collegare al tuo dispositivo LINK, puoi indicarli nella scheda "Accessori". Ciò consente al dispositivo LINK di collegarsi a questi dispositivi. Definisci la finalità d"uso degli ingressi e delle uscite del dispositivo LINK. Indica gli accessori Bluetooth da connettere al dispositivo LINK installato nel veicolo. Impostazioni per l"uso del tachigrafo digitale Nella scheda "Ingressi/Uscite" puoi selezionare opzioni diverse per l"uso del tachigrafo digitale. Queste impostazioni si applicano esclusivamente se è presente un tachigrafo digitale collegato al dispositivo LINK. Copia delle configurazioni/impostazioni del veicolo su più veicoli Per garantire che tutti i veicoli con la stessa installazione hardware TomTom Telematics effettuino segnalazioni a WEBFLEET nello stesso modo puoi copiare tutte le impostazioni e le configurazioni di base da un veicolo su diversi altri veicoli. Tra le impostazioni, sono inclusi i messaggi di ordine e status, i report sui viaggi e il rilevamento delle fermate. Puoi regolare le impostazioni per un veicolo da usare come riferimento per gli altri veicoli. Assicurati che tutte le impostazioni riflettano le tue esigenze. Nella vista "Veicoli" seleziona dall"elenco i veicoli con gli stessi dispositivi installati in cui desideri copiare le impostazioni, al contempo tieni premuto il tasto Ctrl e seleziona i veicoli con il pulsante sinistro del mouse. Nel pannello dei dettagli, accedi a "Contratto/Dispositivo" e fai clic su "Configurazione". Cerca il veicolo dal quale copiare le impostazioni. WEBFLEET mostra il numero dei veicoli selezionati in cui puoi copiare le impostazioni. Il numero può variare se i veicoli selezionati presentano diversi dispositivi hardware installati. Fai clic su "Copia". Una finestra a comparsa visualizza la scheda "Impostazioni di base". Da qui, ti viene richiesto di confermare se desideri copiare le impostazioni in tutti i veicoli selezionati. Fai clic su "Copia in blocco". Verifica che tutti i veicoli con la stessa installazione hardware effettuino segnalazioni a WEBFLEET allo stesso modo, copiando tutte le impostazioni e le configurazioni di base da un veicolo su altri veicoli, inclusi i messaggi di status e di ordine, la segnalazione dei viaggi e il rilevamento delle fermate. Assegnazione di un veicolo a un gruppo Dopo aver assegnato tutti i dati dei veicoli pertinenti, puoi assegnare questo veicolo a uno o più gruppi tramite una semplice procedura. Seleziona la scheda "Gruppi" e seleziona il gruppo o i gruppi a cui deve essere assegnato il veicolo. Se non esistono gruppi fai clic su "Nuovo gruppo" in basso a destra. Per rinominare i gruppi esistenti fai clic sul pulsante di azione " " e modifica il nome del gruppo. Per Gestione dei veicoli semplificata 25

26 eliminare i gruppi fai clic sul pulsante di azione "X". Se questo gruppo include anche veicoli non assegnati a un altro gruppo, questi vengono riuniti automaticamente nel gruppo denominato "Non assegnato". Assegna un veicolo a uno o più gruppi. Crea nuovi gruppi in modo semplice. Assegnazione di diversi veicoli a un gruppo WEBFLEET fornisce un modo semplice per assegnare diversi veicoli a un nuovo gruppo o a un gruppo esistente. Seleziona i veicoli che desideri raggruppare facendo clic su di essi e tenendo premuto il tasto Ctrl. Per selezionarli tutti, premi i tasti Ctrl e A. In Gruppi sul lato destro, vengono visualizzati i numeri dei diversi veicoli e il numero di tutti i veicoli selezionati. Per assegnare i veicoli selezionati a un gruppo esistente, seleziona il gruppo dall"elenco a discesa e fai clic su "Assegna". Per assegnarli a un nuovo gruppo, inserisci un nome per il gruppo nel campo di testo, fai clic su "Crea", selezionalo dall"elenco a discesa e fai clic su "Assegna". Assegna diversi veicoli a un solo gruppo. Assegna diversi veicoli a un gruppo creato esclusivamente per tali veicoli. Rimozione in blocco dell"assegnazione di diversi veicoli a un gruppo Puoi rimuovere in blocco l"assegnazione di diversi veicoli a un gruppo Nella vista "Veicoli" seleziona tutti i veicoli nell"elenco tenendo premuto il tasto Ctrl. Nel pannello dei dettagli apri la sezione "Gruppi" e fai clic sul pulsante "Rimuovi assegnazione". Gestione dei veicoli semplificata 26

27 Uso dei gruppi di veicoli Oltre a utilizzare i gruppi come impostazione di filtro per i report, i messaggi, gli ordini, ecc. i gruppi sono molto utili quando desideri visualizzare una panoramica del tuo parco veicoli sulla mappa, poiché quando selezioni un gruppo istantaneamente vengono visualizzati sulla mappa solo i veicoli di tale gruppo. Usa i gruppi di veicoli per visualizzare i tuoi veicoli sulla mappa. Gestione dei veicoli semplificata 27

28 Manutenzione dei veicoli Manutenzione dei veicoli WEBFLEET consente di programmare le attività di manutenzione e di controllare gli intervalli tra un'attività di manutenzione e l'altra. Puoi creare sia attività di manutenzione singole sia attività che si ripetono dopo un chilometraggio o intervallo di tempo specifico. WEBFLEET ti avvisa automaticamente quando è necessario eseguire un'attività di manutenzione, in modo tale da tenerne traccia e mantenere il valore del tuo parco veicoli. Creazione dei programmi di manutenzione Per creare un programma di manutenzione, seleziona il veicolo nella mappa o nel pannello dei dettagli a destra. Nella sezione "Attività di manutenzione" fai clic su "Crea". Nella nuova finestra seleziona la scheda "Manutenzione", quindi fai clic su "Nuovo". Seleziona un'icona, digita un nome e una descrizione per l'attività di manutenzione, quindi definisci la data programmata per l'attività di manutenzione. In "Regola per le attività di manutenzione", definisci se l'attività verrà ripetuta o se si tratta di un'attività singola. Se l'attività di manutenzione deve essere ripetuta, inserisci un intervallo di tempo o di chilometraggio tra le attività. Seleziona se l'attività dovrà essere ripetuta in un intervallo fisso o dopo che l'attività è stata contrassegnata come completata. Puoi anche impostare un promemoria automatico in WEBFLEET indicato da un'icona colorata con una chiave inglese che viene visualizzata in alto a destra del menu principale. Fai clic su "Salva" per salvare il nuovo programma di manutenzione. Crea un programma di manutenzione, definisci le date e gli intervalli di esecuzione e imposta un promemoria. Intervalli di manutenzione Puoi definire gli intervalli di manutenzione basati sul tempo o sul chilometraggio oppure a una combinazione dei due. Quando imposti una combinazione, viene utilizzato l'intervallo che viene raggiunto prima. Il programma di manutenzione definisce se l'attività di manutenzione deve essere ripetuta in intervalli di tempo o chilometraggio fissi o se l'intervallo deve essere riavviato dopo che l'attività di manutenzione corrente viene contrassegnata come completata. Quando deve essere eseguita l'attività di manutenzione? Un'attività di manutenzione deve essere effettuata appena si raggiunge la data o il chilometraggio impostati. I chilometri del veicolo inseriti in "Data prima esecuzione" non costituiscono un valore relativo ma si riferiscono al chilometraggio reale visualizzato sul contachilometri del veicolo. Un'icona di colore giallo con una chiave inglese in alto a destra del menu principale indica che è necessario eseguire le attività di manutenzione. Quando un'attività di manutenzione è scaduta, l'icona diventa rossa. Uso dei promemoria Verrai avvisato quando vengono raggiunte l'ora o la distanza impostate prima della scadenza dell'attività di manutenzione. Accertati di impostare un intervallo di tempo o una distanza accettabili per la gestione del programma di manutenzione. Copia di un programma di manutenzione Una volta creato un programma di manutenzione per un veicolo puoi copiarlo per utilizzarlo per altri veicoli. Seleziona il programma di manutenzione che desideri copiare dall'elenco dei programmi di Manutenzione dei veicoli 28

29 manutenzione per il veicolo, quindi fai clic su "Copia". Seleziona un veicolo dall'elenco. Puoi modificare la descrizione del programma, la data e il chilometraggio del veicolo raggiunti i quali è necessario eseguire la prima attività di manutenzione. Fai clic su "Modifica" per modificare il programma. Fai clic su "Applica" per salvare le modifiche per il veicolo. Dopo aver modificato la data e/o il chilometraggio per ciascun veicolo per cui copiare il programma, tieni premuto il tasto Ctrl e seleziona i veicoli desiderati. Puoi anche selezionare tutti i veicoli dall'elenco facendo clic su "Seleziona tutto". Fai clic su "Salva" per copiare l'attività sui veicoli selezionati. Copia le attività di manutenzione su uno o più veicoli. Quando copi un'attività di manutenzione su un altro veicolo, il chilometraggio del veicolo per il quale è programmata l'attività di manutenzione viene modificato in base alla regola. Ad esempio, se copi un'attività che utilizza un intervallo di km su un veicolo con un chilometraggio di km, il chilometraggio del veicolo per il quale è stata programmata l'attività viene automaticamente impostato su km. Dopo aver copiato un'attività, assicurati che l'intervallo modificato sia corretto per il veicolo. Monitoraggio delle attività di manutenzione Quando WEBFLEET crea un'attività di manutenzione, verrai avvisato da un'icona di un utensile gialla visualizzata in alto a destra del menu principale. Se un'attività di manutenzione è scaduta, l'icona diventa rossa. Per visualizzare l'elenco delle attività di manutenzione, fai clic sull'icona "chiave inglese" o su "Altro..." nel menu principale, quindi seleziona "Manutenzione" dall'elenco. L'elenco mostra le attività di manutenzione aperte e completate ordinate in base allo stato e alla data di esecuzione. Puoi filtrare l'elenco in base a gruppi di veicoli, veicoli singoli, attività di manutenzione aperte, scadute e completate. L'icona nella prima colonna fornisce una rapida panoramica dello stato delle attività di manutenzione. Seleziona un'attività di manutenzione dall'elenco per leggerla. Per informare un conducente sull'attività di manutenzione da effettuare puoi inviargli un messaggio facendo clic su "Invia messaggio". Fai clic su "Segna come letta" per confermare che l'attività è stata letta. Quando l'attività di manutenzione è completata, selezionala nell'elenco e fai clic su "Completata". Per eliminare l'attività di manutenzione dall'elenco, fai clic su "Elimina". Visualizza una panoramica di tutte le attività di manutenzione aperte e completate, informa i conducenti ed elabora le attività. Elaborazione delle attività di manutenzione Innanzitutto devi leggere l'attività di manutenzione. Devi selezionare l'attività di manutenzione dall'elenco e fare clic su "Segna come letta" nel pannello dei dettagli a destra. Per segnare tutte le attività di Manutenzione dei veicoli 29

30 manutenzione nell'elenco come lette, fai clic su "Segna tutte come lette" nel pannello dei dettagli. La data di lettura dell'attività e il nome dell'utente WEBFLEET verranno aggiunti all'attività. Quando l'attività viene effettuata può essere contrassegnata come completata. Seleziona l'attività di manutenzione dall'elenco e fai clic su "Completata" nel pannello dei dettagli a destra. Vengono immessi la data in cui l'attività di manutenzione è stata completata e il nome dell'utente WEBFLEET. Le attività di manutenzione restano nell'elenco finché non vengono eliminate manualmente. Per eliminare un'attività di manutenzione, selezionala dall'elenco e fai clic su "Elimina". Creazione dei rapporti sugli interventi di manutenzione Puoi scaricare un rapporto di manutenzione in formato CSV o PDF nella vista "Rapporti". Manutenzione dei veicoli 30

31 Gestione degli utenti in WEBFLEET Gestione degli utenti in WEBFLEET Con la gestione degli utenti di WEBFLEET, puoi consentire l'accesso a WEBFLEET ai dipendenti, ai partner commerciali o ai clienti. In questo capitolo scoprirai come creare utenti con profili differenti in WEBFLEET e assegnare autorizzazioni che vanno dalla sola visualizzazione ai diritti completi di amministrazione. Creazione di utenti In WEBFLEET puoi creare utenti mediante una semplice procedura. WEBFLEET offre diversi profili utente predefiniti. I diritti dei profili variano dalla sola visualizzazione ai diritti amministrativi e puoi definire un intervallo di tempo per limitare l'accesso di un utente al sistema. Per creare un nuovo utente, fai clic su "Altro" nel menu in alto, seleziona "Utenti" dall'elenco, quindi fai clic su "Nuovo" nel pannello dei dettagli. Nella finestra "Nuovo utente" sulla scheda "Dati utente", inserisci il nome utente da utilizzare per l'accesso a WEBFLEET, il nome dell'utente e una password. Seleziona un profilo per l'utente. In "Interfaccia" puoi indicare se l'utente potrà visualizzare l'interfaccia WEBFLEET standard o solo la mappa. Per salvare le modifiche, fai clic su "Salva". Crea gli utenti come amministratore, utenti standard oppure ospiti tramite una semplice procedura. Come autorizzare l'accesso a WEBFLEET In "Dati utente" puoi limitare l'accesso a WEBFLEET definendo le date di inizio e di fine per un utente. Utilizza il calendario per definire le date. Quando un utente tenta di accedere a WEBFLEET utilizzando dettagli di accesso errati, l'accesso viene bloccato dopo il terzo tentativo. Puoi sbloccare l'accesso facendo clic sul pulsante "Sblocca" nella scheda "Dati utente". Impostazioni del profilo In "Impostazioni profilo" puoi scegliere tra i profili che forniscono livelli diversi di diritti per l'utilizzo di WEBFLEET. Le informazioni dettagliate su un profilo vengono visualizzate sotto il profilo selezionato. Sessioni La scheda "Sessioni" mostra una panoramica delle sessioni WEBFLEET di un utente. Puoi visualizzare l'inizio di ogni sessione e l'indirizzo dal quale l'utente ha avuto accesso a WEBFLEET. Puoi filtrare l'elenco in base al periodo e inserendo termini di ricerca. Accessi non riusciti Nella scheda "Accessi non riusciti" puoi visualizzare se un utente ha tentato di accedere a WEBFLEET utilizzando dettagli errati. L'ora viene visualizzata insieme all'indirizzo dal quale l'utente ha tentato di effettuare l'accesso. Puoi filtrare l'elenco in base al periodo e inserendo termini di ricerca. Gruppi di utenti Puoi gestire gli utenti in gruppi per consentirti di visualizzare una panoramica. Seleziona un utente dall'elenco e fai clic su "Modifica" nel pannello dei dettagli. Nella scheda "Gruppi" puoi creare nuovi Gestione degli utenti in WEBFLEET 31

32 gruppi, modificarne i nomi ed eliminare i gruppi esistenti. Puoi assegnare l'utente a uno o più gruppi selezionandoli nella colonna a sinistra. Per salvare le modifiche, fai clic su "Salva assegnazione". Gestisci gli utenti nei gruppi. La funzione "Gruppi" è concepita per la gestione degli utenti e per la visualizzazione di una panoramica. Non è possibile gestire i diritti per un gruppo di utenti. I diritti possono essere gestiti soltanto per singoli utenti. Impostazioni dei diritti per i report, gli ordini e le aree Puoi gestire i diritti di un utente a livello dettagliato. Fai clic su "Avanzate" in "Impostazioni profilo". Nella scheda "Sistema" puoi indicare se l'utente può modificare la password utente e accedere e modificare le impostazioni account e utente di WEBFLEET. Puoi impostare i diritti dell'utente per la creazione e la gestione di report, ordini e aree e autorizzare l'accesso a WEBFLEET.connect. Gestisci le impostazioni generali e i diritti per lavorare con i report, gli ordini e gli indirizzi. Il pulsante "Avanzate" viene attivato dopo aver creato e salvato un utente. Nella sezione "Generale", puoi consentire all'utente di accedere a WEBFLEET, cambiare la password e modificare le impostazioni utente e account. Puoi trovare le "Impostazioni utente" e le "Impostazioni account" in "Impostazioni" in alto a destra dell'interfaccia utente di WEBFLEET. Diritti per l'accesso ai veicoli, agli indirizzi e ai conducenti Puoi indicare i veicoli, gli indirizzi, i conducenti e i gruppi a cui gli utenti hanno accesso. Inoltre, puoi impostare diversi livelli di autorizzazione assegnati a un utente per accedere a veicoli, indirizzi e conducenti specifici. Nella finestra "Gestione diritti avanzati" seleziona la scheda "Veicoli". Qui puoi definire di quale tipo di accesso disporrà l'utente. Seleziona un livello di diritti minimo dall'elenco in alto da applicare a tutti i veicoli. Puoi estendere i diritti di accesso utente ai singoli veicoli e/o ai gruppi di veicoli aggiungendo veicoli e/o gruppi di veicoli all'elenco. Fai clic su "Nuovo veicolo" o su "Nuovo gruppo". Seleziona uno o più veicoli o gruppi dall'elenco, quindi seleziona il "Livello diritti" per accedere a questi elementi dall'elenco Gestione degli utenti in WEBFLEET 32

33 in fondo alla finestra. Fai clic su "Assegna". Utilizza lo stesso metodo per definire le autorizzazioni utente per gli indirizzi e i conducenti nelle schede "Indirizzi" e "Conducenti". Fornisci l'accesso a singoli o gruppi di veicoli, indirizzi e conducenti. Definisci livelli differenti di diritti di accesso. Quando selezioni i diritti di accesso per tutti i veicoli, ricorda che puoi estendere i diritti per veicoli o gruppi specifici solo aggiungendoli all'elenco. Se desideri che l'utente non acceda a tutti i veicoli, seleziona "Nessuno" dal menu a discesa. Aggiungi i veicoli o i gruppi all'elenco di seguito facendo clic su "Nuovo veicolo" o "Nuovo gruppo". Scegli il "Livello diritti" per i veicoli selezionati e fai clic su "Assegna". L'utente avrà accesso solo ai veicoli con il livello diritti selezionato. Se desideri concedere all'utente più tipi di accesso a veicoli diversi, effettua più selezioni e assegnazioni. Gestione degli utenti in WEBFLEET 33

34 Rapporti di gestione Rapporti di gestione Questo capitolo illustra come definire i requisiti aziendali e come trovare le informazioni necessarie tramite l'applicazione Dashboard. Impara a configurare Dashboard e i singoli grafici sulle prestazioni del parco veicoli, calcolate in base a indicatori KPI (Key Performance Indicator) all'interno di grafici di tendenza o di classificazione. Visualizza il grafico Dashboard sulla tendenza in un determinato periodo e la classifica giornaliera, settimanale o mensile dei veicoli, degli autisti e dei gruppi. Scopri come rendere più dettagliate le informazioni e come stampare le visualizzazioni di Dashboard. Informazioni sulla vista di Dashboard È possibile aggiungere o rimuovere grafici in Dashboard. Configura Dashboard per la visualizzazione simultanea di quattro, sei o nove grafici e ottenere una panoramica delle prestazioni del parco veicoli utilizzando diversi indicatori KPI. Utilizza una delle tre viste disponibili senza rimuovere i grafici da Dashboard. Utilizza i quattro pulsanti in alto a sinistra in Dashboard, per aggiungere grafici e selezionarne il numero. Aggiungi grafici e utilizza le diverse visualizzazioni offerte da Dashboard. Rimuovi e aggiungi facilmente grafici in Dashboard. È possibile creare fino a nove grafici. Per rimuovere un grafico, fai clic sulla X nel grafico. Se si riduce il numero di grafici visualizzati in Dashboard tramite i pulsanti "Cambia layout" in alto a sinistra, i grafici nascosti non vengono eliminati. Configurazione dei grafici È possibile configurare ciascun grafico per la visualizzazione delle prestazioni del parco veicoli, utilizzando uno dei numerosi indicatori KPI offerti da Dashboard. Puoi scegliere di inserire nei diversi grafici le visualizzazioni di tendenza o le classificazioni. Configura i grafici in base ai singoli veicoli o ai gruppi di veicoli, oppure per i singoli autisti o gruppi di autisti. Stabilisci limiti massimi e minimi per evidenziare le eccezioni e rendi visibili le soglie. Seleziona Dashboard dal menu principale, quindi fai clic sull'icona della chiave inglese Configurazione grafico in alto a destra nel grafico per definirne le impostazioni. Configura il grafico Dashboard per utilizzare l'indicatore KPI, il tipo di grafico, il periodo e l'entità desiderati e per definire le soglie. L'intervallo tra le soglie viene indicato nel grafico con uno sfondo verde chiaro. L'area al di fuori delle soglie definite viene evidenziata con uno sfondo rosso chiaro visibile quando si sposta il mouse sui dati in alto a sinistra nel grafico. La linea blu nel grafico indica le prestazioni medie del parco veicoli. Sposta il mouse sui dati in alto a sinistra, per evidenziare gli elementi corrispondenti nel grafico. Rapporti di gestione 34

35 Livelli di dettaglio dei grafici È possibile rendere i grafici molto dettagliati. Fai clic sull'icona Mostra dettagli in alto a destra nel grafico per mostrare la vista Dettagli. Nella parte superiore della vista Dettagli, viene mostrato un indicatore di tendenza che corrisponde alle prestazioni in un determinato periodo. La parte inferiore mostra una classifica relativa al giorno, alla settimana o al mese selezionato nella cronologia riportata nella parte superiore. Ingrandisci la visualizzazione della parte superiore o inferiore per adattarle all'area dei contenuti, tramite i pulsanti "Massimizza grafico" in alto a destra nell'area corrispondente. Visualizza il grafico Dashboard sulla tendenza in un determinato periodo e la classifica giornaliera, settimanale o mensile. Come nella nella vista principale di Dashboard, le soglie e il valore medio vengono mostrati nei grafici della vista Dettagli. È possibile modificare le vista tramite i filtri presenti nella parte superiore e ordinando la classifica in ordine crescente o decrescente in base all'autista/veicolo o ai gruppi. Scorrimento della cronologia L'applicazione Dashboard include un'utile funzione che consente di scorrere la cronologia nella parte superiore della vista Dettagli. Le date riportate sopra o sotto il grafico della tendenza sono interattive. Fai clic sugli elementi associati a una freccia per passare dalla visualizzazione per giorno, a quella per settimana, mese e anno. Utilizza le frecce destra e sinistra sulla cronologia per scorrerla. Modifica le impostazioni della data relative alla tendenza. Visualizzazione dei dettagli WEBFLEET Dashboard fornisce anche informazioni dettagliate per ogni singolo grafico. Selezionando una barra nella classifica nella parte inferiore, vengono visualizzate tutte le informazioni relative alla posizione Rapporti di gestione 35

36 in classifica. Nel caso di informazioni relative ai viaggi, è possibile visualizzarle anche direttamente in Dashboard sulla mappa. Visualizza informazioni dettagliate per ciascun veicolo o autista. Stampa delle viste di Dashboard Le viste di Dashboard possono essere facilmente stampate su carta o in formato PDF, premendo il pulsante "Stampa" in alto a destra in ciascuna vista. Stampa le viste di Dashboard su carta o in formato PDF. Rapporti di gestione 36

37 Report orario di lavoro Report orario di lavoro Toccando il display, i tuoi conducenti potranno indicare il proprio orario di lavoro. In questo modo TomTom WEBFLEET gestisce automaticamente una larga parte delle attività di amministrazione della tua azienda. Nota: con TomTom WEBFLEET puoi creare report sugli orari di lavoro e contemporaneamente utilizzare le registrazioni per conservarle nei registri. Successivamente sarà necessario modificare i dati del viaggio in base al viaggio stesso. Per ulteriori informazioni, visualizza "Registro". Creazione di un conducente Per indicare un orario di lavoro, è necessario innanzitutto creare un conducente in TomTom WEBFLEET. I dati correlati devono anche includere un ID conducente. A tal fine, evidenzia "Altro..." nel menu superiore e seleziona "Conducenti". Fai clic su "Nuovo" e inserisci i dati richiesti. Crea un nuovo conducente con tutti i dettagli, incluso un ID conducente. Impostazioni per il dispositivo TomTom PRO Il conducente deve inserire l'id conducente nel dispositivo TomTom PRO. Fai clic su "Configura" in "Contratto/Dettagli" sul veicolo corrispondente. Seleziona "Registrazione orari di lavoro" in "Funzione". Per imporre al conducente di inserire il proprio ID all'accensione del dispositivo TomTom PRO, seleziona la casella corrispondente in "Impostazioni sistema di navigazione". Qui è inoltre possibile creare l'impostazione per suggerire l'inizio o la fine di un turno di lavoro o una pausa. Attiva la segnalazione dell'orario di lavoro sul tuo dispositivo TomTom PRO. È possibile imporre al conducente di inserire il proprio ID conducente all'accensione del dispositivo TomTom PRO. Segnalazione a TomTom WEBFLEET Quando il conducente accende il suo dispositivo TomTom PRO, quest'ultimo chiederà di inserire l'id conducente. Il conducente può indicare immediatamente l'inizio e la fine del suo turno di lavoro o una pausa toccando i pulsanti corrispondenti, se tale impostazione è configurata in WEBFLEET. Il conducente Report orario di lavoro 37

38 può anche indicare l'orario di lavoro in un secondo momento, toccando il pulsante "Orario di lavoro" nel pannello WEBFLEET sul dispositivo TomTom PRO. Segnala in modo semplice l'orario di lavoro toccando lo schermo del tuo dispositivo TomTom PRO. Generazione di un rapporto "orario di lavoro" Nella vista "Rapporti" puoi creare rapporti in base all'orario di lavoro per tutti i conducenti in formato PDF e CSV. Report orario di lavoro 38

39 Registro Registro Se desideri che TomTom WEBFLEET gestisca il chilometraggio dei tuoi veicoli a fini fiscali, puoi utilizzare la funzione registro. Il conducente indica sul dispositivo TomTom PRO se sta utilizzando un veicolo per un viaggio privato o di lavoro oppure puoi definire tu questa opzione in TomTom WEBFLEET. Selezione di una modalità registro Per tenere un registro il conducente deve inserire il proprio ID conducente nel dispositivo TomTom PRO. Queste impostazioni devono prima essere salvate in TomTom WEBFLEET e in seguito inviate al dispositivo TomTom PRO. Apri la finestra di dialogo di configurazione per il veicolo corrispondente in "Contratto/ Dettagli" e seleziona Registro. Attiva la funzione registro per il tuo dispositivo TomTom PRO. Modalità Privato o Lavoro Per modificare la modalità di viaggio per il registro, il conducente tocca il pulsante "registro" nel pannello WEBFLEET sul dispositivo TomTom PRO. Qui, il conducente può selezionare se sta utilizzando il veicolo per uso privato o di lavoro oppure se lo sta utilizzando per recarsi al lavoro. Seleziona in modo semplice le modalità di viaggio pertinenti per il tuo registro. Gestione dei contenuti del registro Grazie a TomTom WEBFLEET puoi gestire in modo semplice i contenuti del tuo registro. I contenuti del registro vengono generati quando si seleziona "Report orari di lavoro". Per modificare i dati generati, apri l'elenco "Dettagli" del veicolo, quindi apri la sezione "Posizione", fai clic su "Viaggi" e seleziona la scheda Registro 39

40 "Registro". Per modificare il tipo di viaggio, indicato con una piccola icona, fai clic sull'icona. Puoi anche modificare lo scopo dei tuoi viaggi e i dettagli di contatto. Modifica i dettagli del registro in pochi clic sullo schermo. Modifica il tipo di viaggio, lo scopo e modifica il contatto. Generazione di un rapporto "registro" Un rapporto PDF offre una panoramica chiara dei viaggi aziendali e privati. Nella vista "Rapporti" puoi scaricare in modo semplice i rapporti registro. Registro 40

41 Rapporti Rapporti WEBFLEET offre una vasta gamma di modelli di rapporto tra cui scegliere per creare rapporti personalizzati. Puoi creare un numero di rapporti illimitato e puoi scaricare tutti i rapporti su richiesta o programmarne la creazione automatica. Puoi anche conservarli nell'"archivio" dei rapporti WEBFLEET o inviarli al tuo indirizzo . In questo capitolo vengono fornite informazioni su come scaricare e personalizzare i rapporti in base alle tue esigenze. Struttura dei rapporti Durante la lettura del rapporto PDF dall'inizio alla fine, questo diventa più dettagliato e ricco di informazioni. I grafici, i riepiloghi totali e individuali consentono di ottenere le informazioni più importanti per tutti i conducenti, i veicoli o i giorni selezionati per il rapporto. Nelle tabelle dei dettagli, puoi identificare i problemi, individuare i punti da migliorare e ottenere informazioni sulle prestazioni correnti del tuo parco veicoli. I valori condizionali aiutano a individuare questi dati, evidenziando le eccezioni nella tabella in base alle condizioni definite. I grafici forniscono una visione d'insieme. I riepiloghi forniscono una panoramica rapida ma dettagliata. Le tabelle visualizzano i dettagli. I valori condizionali contrassegnano le eccezioni. Grafici I grafici consentono una visione d'insieme del contenuto del rapporto, mentre le classifiche, le linee di tendenza, i grafici a torta o a barre ti informano rapidamente dei problemi relativi alle prestazioni. I valori del tuo parco veicoli vengono confrontati con i valori di riferimento per aiutarti a prendere le decisioni giuste. Imposta in modo intelligente i criteri del filtro per modificare i valori utilizzati nel grafico e ottenere rapporti specifici per i singoli membri del tuo parco veicoli. Riepiloghi I rapporti contengono riepiloghi per ciascun parco veicoli o per gruppo selezionato e per oggetto (veicolo, conducente o periodo). Ciò consente di confrontare in modo semplice le singole prestazioni con quelle complessive. Tabelle Nelle tabelle, le informazioni dettagliate visualizzate nei grafici e mostrate nel riepilogo totale vengono ordinate in modo chiaro. I segnalibri delle tabelle ti consentono di trovare rapidamente il conducente, il veicolo o il periodo che stai cercando e il riepilogo individuale fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni del veicolo, del conducente o durante un periodo specificato. Valori condizionali Puoi definire i valori da osservare e selezionare un colore per contrassegnare le eccezioni e visualizzare i problemi nel rapporto. Vista Rapporti Seleziona "Rapporti" nel menu principale per accedere alla funzionalità di reportistica di WEBFLEET. Nella scheda "Rapporti", puoi scaricare i rapporti su richiesta in pochi passaggi. Imposta i filtri, definisci i valori condizionali e fai clic su "Download". In "Archivio", puoi scaricare i rapporti programmati per una creazione periodica e che sono stati salvati in "Archivio". Questi vengono poi ordinati in base alla data e al Rapporti 41

42 tipo di rapporto. Se sei un amministratore di account o disponi di diritti aggiuntivi per i rapporti, puoi personalizzare i rapporti esistenti, creare nuovi rapporti dai diversi modelli di rapporto e gestirli tutti nella scheda "Responsabile". Scarica i rapporti programmati salvati in "Archivio" o i rapporti su richiesta. Crea nuovi rapporti, personalizza i rapporti esistenti e gestisci la relativa assegnazione agli utenti. Scheda Responsabile La scheda "Responsabile" è visibile solo agli amministratori di account o agli utenti con diritti aggiuntivi per la creazione e la gestione di rapporti. Rapporti su richiesta Fai clic su "Rapporti" nel menu principale e seleziona la scheda "Rapporti" per ottenere un elenco ordinato in modo chiaro di tutti i rapporti su richiesta assegnati a te. Trova il rapporto richiesto utilizzando il filtro di testo libero o ordinando le colonne. Puoi contrassegnare i rapporti come preferiti per trovare rapidamente quelli richiesti più di frequente. Dopo aver selezionato il rapporto nell'elenco, puoi fare clic su "Impostazioni filtro" nel pannello a destra e impostare i filtri in base alle tue esigenze. Puoi anche evidenziare le eccezioni nel rapporto facendo clic su "Valori condizionali" nel pannello a destra, quindi su Aggiungi. Qui puoi definire una o più condizioni. Per scaricare il rapporto, fai clic su "Download". Seleziona il rapporto che desideri scaricare dall'elenco, imposta i filtri e aggiungi uno o più valori condizionali. Primo utilizzo Al primo utilizzo, troverai un paio di rapporti standard nell'elenco. Gli amministratori di account e gli utenti che dispongono di ulteriori diritti per la gestione dei rapporti possono assegnare più rapporti. Impostazioni filtro In "Impostazioni filtro" puoi selezionare il periodo, un singolo elemento o gruppo. L'impostazione per questo rapporto può riferirsi a un veicolo, un conducente o un giorno (periodo). Vengono considerati i diritti utente specifici relativi ai gruppi di veicoli, ai veicoli, ai conducenti, agli indirizzi, ecc. durante il download del rapporto. Valori condizionali Rapporti 42

43 Per ciascuna condizione, puoi definire se contrassegnare una cella o una riga, nonché selezionare il colore da utilizzare per evidenziare l'eccezione. Puoi aggiungere diverse condizioni facendo clic su Aggiungi oppure puoi rimuovere le condizioni dall'elenco facendo clic sul pulsante X. Rapporti programmati in Archivio Utilizzando WEBFLEET, puoi programmare i rapporti su base giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale. I rapporti programmati possono essere inviati a un indirizzo o salvati in "Archivio". Programmando dei rapporti nell'archivio, è possibile mantenerli perfettamente organizzati e accessibili per tutto il tempo stabilito. Puoi scaricarli in modo sicuro dall'"archivio" in qualsiasi momento senza intasare la tua casella di posta elettronica. Seleziona la scheda "Archivio" per accedere all'elenco dei rapporti programmati salvati in "Archivio". I rapporti sono ordinati in cartelle con il nome dei rapporti. Sono contrassegnati con la data e l'ora in cui sono stati salvati. Cercare e selezionare il rapporto e fai clic su "Download". L'"Archivio" conserva i rapporti programmati per il download per un periodo definito. Informazioni sulla configurazione Quando accedi per la prima volta alla scheda "Archivio", l'elenco è vuoto. I rapporti programmati devono essere creati dagli amministratori di account o da utenti con diritti aggiuntivi per i rapporti. Seleziona il rapporto per salvarlo in "Archivio". Gli utenti ai quali è assegnato il rapporto ricevono una notifica via quando il rapporto viene archiviato. È possibile configurare fino a 10 diversi rapporti programmati per ogni account per il salvataggio in "Archivio". Nota: i rapporti programmati inviati in allegato a un indirizzo non vengono tuttavia salvati in "Archivio". Conservazione in Archivio dei rapporti programmati Puoi definire il periodo di conservazione durante la creazione di un rapporto. Il rapporto può essere conservato per un periodo massimo di tre anni, a seconda del periodo di consegna selezionato durante la creazione del rapporto. I periodi di consegna selezionabili sono: giornaliero, settimanale, mensile o trimestrale. I rapporti vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di conservazione oppure possono essere eliminati manualmente dall'"archivio" da un amministratore di account. Gestione dei rapporti - panoramica Gli amministratori di account e gli utenti che dispongono di ulteriori diritti per la gestione dei rapporti possono creare e modificare i rapporti e assegnarli agli utenti. Nella vista "Rapporti", seleziona la scheda "Responsabile". Sulla parte sinistra vengono elencati tutti i rapporti già creati. Puoi filtrare l'elenco immettendo un testo libero nel filtro precedente e anche ordinarlo in base al nome del rapporto, al formato file e al tipo di consegna. Quando selezioni un rapporto dall'elenco, la descrizione, i dettagli sulla programmazione e le assegnazioni vengono visualizzate sul pannello a destra. Puoi copiare, modificare, eliminare e visualizzare l'anteprima del rapporto selezionato. Puoi anche creare nuovi rapporti facendo clic su "Nuovo", viene quindi visualizzata la finestra "Amministratore rapporti" che ti fornirà la procedura per Rapporti 43

44 creare il nuovo rapporto. Nella scheda "Responsabile", puoi anche caricare un'immagine da visualizzare in tutti i rapporti, ad esempio il logo della tua azienda. Nella scheda "Responsabile", gli amministratori di account possono creare, modificare, copiare, assegnare, creare un'anteprima ed eliminare rapporti. Personalizzazione dei rapporti con un logo Puoi personalizzare i rapporti caricando il logo della tua azienda. Fai clic su "Caricamento logo" per caricare un'immagine PNG o SVG da utilizzare per tutti i rapporti PDF. La dimensione massima del file del logo è di 150 kb e le dimensioni massime sono 200 px x 75 px (larghezza x altezza). Anteprima di un rapporto Quando selezioni un rapporto dall'elenco e fai clic su "Previsione", WEBFLEET mostra l'anteprima del tuo rapporto con i dati reali relativi al tuo parco veicoli. Ciò ti consente di visualizzare un'anteprima dettagliata dell'aspetto del rapporto da consegnare o scaricare su richiesta. Rapporti 44

45 Creazione e gestione dei rapporti Creazione e gestione dei rapporti In questo capitolo viene descritto come creare un nuovo rapporto in cinque semplici passaggi utilizzando la scheda "Amministratore rapporti". Inoltre, viene descritta la procedura per assegnare singoli utenti e gruppi di utenti a un rapporto e la modalità di caricamento di un'immagine, ad esempio il logo della tua azienda, affinché venga visualizzato in tutti i rapporti. Selezione del modello corretto Per creare un nuovo rapporto, fai clic su "Rapporti" nel menu principale. Seleziona la scheda "Responsabile" e fai clic su "Nuovo" nel pannello a destra. Si apre la scheda "Amministratore rapporti" che mostra il passaggio "Seleziona modello". Nella parte destra di "Amministratore rapporti" vengono elencate otto diverse categorie di rapporti. Fai clic su una categoria per visualizzare oltre 40 diversi modelli di rapporto ordinati in base a queste categorie. Passando il mouse sopra un rapporto in elenco, viene visualizzata una breve descrizione. Evidenziando un modello di rapporto in elenco, viene visualizzata una bozza del rapporto sul lato sinistro. Una volta trovato il modello adatto alle tue esigenze, fai clic su "Successivo". Nei passaggi che seguono, puoi personalizzare il rapporto selezionato in base alle tue esigenze. Scegli tra oltre 40 diversi modelli di rapporto ordinati in base a otto categorie. Scelta del formato file e del layout Nel passaggio "Seleziona formato file", puoi scegliere se visualizzare il rapporto in modalità orizzontale o verticale. Inoltre, puoi selezionare il formato del file scegliendo tra PDF, che consente di visualizzare una rappresentazione grafica dei tuoi dati e CSV, nel caso in cui ti occorrano i dati non elaborati per una successiva elaborazione o rappresentazione testuale. Prima di continuare, puoi visualizzare un'anteprima del rapporto facendo clic sul pulsante "Previsione". Scegli tra il formato file PDF e CSV e tra la modalità orizzontale e verticale. Quando fai clic su "Previsione", viene visualizzato un rapporto di esempio che utilizza i dati reali acquisiti dal tuo account WEBFLEET. Creazione e gestione dei rapporti 45

46 Modifica del layout dei rapporti Nel passaggio "Modifica", puoi personalizzare i contenuti e l'aspetto dei grafici e delle tabelle. Puoi ridimensionare le colonne e i grafici in modo semplice, nonché spostare le colonne per modificarne l'ordine nella tabella. Per ridimensionare i grafici, trascina il margine tra i grafici a sinistra o a destra. Se i contenuti di una colonna non vengono visualizzati completamente, trascina il margine nell'intestazione della tabella a sinistra o a destra. Per spostare una colonna in un'altra posizione, trascina la colonna nella posizione che desideri. Trascina i margini per ridimensionare i grafici e le colonne. Trascina le colonne per modificarne l'ordine nella tabella. Modifica dei grafici Seleziona un grafico dall'area a sinistra. Gli altri elementi vengono disattivati. Nel pannello di destra viene visualizzato un elenco di dati personalizzabili per il grafico selezionato. Per ciascun grafico, puoi modificare i dettagli generali, come il titolo e la descrizione o selezionare l'orientamento orizzontale o verticale, nonché un tema colore per i grafici. Il grafico può visualizzare una linea di tendenza e diverse linee della media. Inoltre, puoi definire le soglie e le rispettive condizioni per tenere traccia degli indicatori delle prestazioni chiave (KPI). Modifica le intestazioni e le descrizioni, nonché le impostazioni del grafico e delle soglie. Modifica dei dettagli delle tabelle Seleziona la tabella dall'area a sinistra. Nel pannello a destra puoi modificare le intestazioni delle colonne e selezionare i contenuti. Puoi anche selezionare quale rapporto applicare ai veicoli, ai conducenti o a un Creazione e gestione dei rapporti 46

47 giorno specifico. Inoltre, puoi aggiungere una o più condizioni al rapporto per evidenziare le eccezioni nella tabella. Modifica le etichette e seleziona i contenuti da visualizzare nel rapporto. Colonne In "Colonne", puoi modificare il tipo di dati da visualizzare e il nome delle colonne per ciascuna colonna o set di dati. Puoi aggiungere una nuova colonna facendo clic su "Aggiungi" o eliminare le singole colonne o set di dati facendo clic sul pulsante X. Gruppi In "Gruppi", puoi selezionare l'entità in base alla quale sono raggruppati i dati - veicoli, conducenti o giorni. I riepiloghi mostrano gli aggregati per queste entità nel rapporto. Puoi anche combinarne due facendo clic su "Aggiungi" per selezionare un secondo elemento. Valori condizionali In "Valori condizionali", puoi impostare le condizioni che indicano le eccezioni nella tabella. Puoi aggiungere una o più condizioni facendo clic su "Aggiungi" o rimuoverle facendo clic sul pulsante X. Puoi anche scegliere se evidenziare la cella o la riga che visualizza l'eccezione o selezionare il colore per l'eccezione. Seleziona la condizione e le soglie. Se non desideri che altri utenti modifichino i valori condizionali, seleziona "Impostazione fissa". Definizione delle impostazioni di consegna Dopo aver modificato il layout e i contenuti del rapporto, puoi definire la modalità con cui il rapporto viene reso disponibile scegliendo tra il download del rapporto su richiesta o come generazione programmata. Per i rapporti programmati puoi definire la modalità di consegna del rapporto tramite e- mail oppure scegliere di archiviarlo tramite "Archivio". Usa il filtri per creare rapporti per singoli veicoli, conducenti, gruppi di veicoli o gruppi di conducenti e molto altro. Definisci la modalità e la frequenza di creazione del tuo rapporto. Usa le impostazioni relative ai filtri per creare rapporti altamente specifici. Impostazioni relative alla consegna dei rapporti su richiesta Creazione e gestione dei rapporti 47

48 I rapporti su richiesta sono disponibili nella scheda "Rapporti" e divengono immediatamente disponibili agli utenti assegnati. Il rapporto viene eseguito per impostazione predefinita con i filtri del rapporto impostati. L'utente ha la possibilità di modificare le impostazioni relative ai filtri, a condizione che non sia stata impostata l'opzione "Impostazione fissa". Nota: vengono considerati i diritti utente specifici relativi ai gruppi di veicoli, ai veicoli, ai conducenti, agli indirizzi, ecc. durante il download del rapporto. Impostazioni relative alla consegna dei rapporti programmati Dopo aver selezionato "Programmata", puoi scegliere di ricevere il rapporto tramite o archiviarlo in "Archivio" per scaricarlo successivamente. Gli utenti ai quali è assegnato il rapporto ricevono una notifica via quando il rapporto viene archiviato in "Archivio". Possono essere archiviati fino a 10 diversi rapporti programmati per account. Il numero massimo di rapporti programmati può essere esteso su richiesta acquistando un pacchetto di rapporti extra. Contatta il rappresentante di vendita locale. Scegli il periodo (la frequenza) di creazione dei rapporti selezionando tra "giornaliero", "settimanale", "mensile" o "trimestrale". Nota: i rapporti programmati inviati in allegato a un indirizzo non vengono archiviati in "Archivio". Impostazioni filtro A seconda del rapporto, puoi filtrare per: singoli veicoli o gruppi di veicoli, singoli conducenti o gruppi di conducenti, chilometraggio totale, posizione di partenza/arrivo, contachilometri e molto altro. Come finalizzare un rapporto Puoi memorizzare un rapporto in base a un nome personalizzato in modo da individuarlo più facilmente oppure puoi semplicemente mantenere le convenzioni di denominazione a cui sei abituato. Troverai il tuo rapporto sotto al nome definito qui nelle schede "Rapporti", "Archivio" e "Responsabile". Una volta creato un rapporto programmato e averlo memorizzato in "Archivio", puoi anche stabilire un periodo di conservazione oltre il quale il rapporto viene eliminato automaticamente dall'archivio. Per finalizzare il rapporto, fai clic su "Finalizza". Denomina il rapporto e seleziona il periodo di conservazione del rapporto programmato in "Archivio". Il periodo di conservazione che puoi selezionare qui può essere massimo di tre anni, a seconda del periodo di consegna scelto. Assegnazione di rapporti agli utenti Dopo aver creato un nuovo rapporto, questo deve essere reso disponibile a utenti o a gruppi di utenti. Seleziona il rapporto dall'elenco. Fai clic su "Assegna" nel pannello a destra. Per espandere un gruppo di utenti per visualizzare gli utenti che si trovano all'interno, fai clic sulla freccia grigia. Usa il filtro del testo libero per trovare l'utente che stai cercando. Seleziona singoli utenti o gruppi di utenti e fai clic sui pulsanti Creazione e gestione dei rapporti 48

49 freccia al centro per assegnare loro il rapporto o per rimuovere l'assegnazione oppure trascinali. Fai clic su "Salva" per salvare le modifiche. Assegna il rapporto a singoli utenti o a gruppi di utenti. Quando assegni un rapporto programmato a un singolo utente o a un gruppo di utenti, è necessario che l'indirizzo sia disponibile nei dettagli dell'utente, altrimenti verrà richiesto di completare i dati mancanti. Creazione e gestione dei rapporti 49

50 Sicurezza ed efficienza degli autisti Sicurezza ed efficienza degli autisti WEBFLEET consente di controllare gli autisti per migliorarne lo stile di guida. L'indicatore WEBFLEET OptiDrive mostra il livello di sicurezza ed efficienza degli autisti in servizio. In questo capitolo viene illustrata la funzione e la configurazione dell'indicatore OptiDrive, nonché le relative variabili e i report che è possibile creare. Stile di guida nell'elenco degli autisti Con WEBFLEET è possibile controllare rapidamente il livello di sicurezza ed efficienza dello stile di guida di ciascun autista dell'azienda e seguirne le variazioni nel tempo. L'indicatore OptiDrive relativo a ogni autista viene mostrato nell'elenco degli autisti. Per visualizzare l'elenco degli autisti, fare clic su "Altro" nel Menu principale e selezionare "Autisti" dall'elenco. Nella colonna "Indicatore OptiDrive" vengono mostrati un'icona colorata e il valore relativo a ciascun autista. Il colore dell'icona indica se lo stile di guida dell'autista è eccellente (verde), buono (giallo) o se necessita di miglioramenti (rosso). La colonna "Tendenza" mostra la variazione della sicurezza ed efficienza di ciascun autista negli ultimi sette giorni. Tutti gli autisti sono riuniti in un unico elenco. È possibile visualizzare l'indicatore OptiDrive e l'evoluzione dello stile di guida di ciascun autista. L'indicatore OptiDrive è compreso tra 0 (miglioramenti necessari) e 10 (eccellente). La freccia nella colonna "Tendenza" indica l'andamento dello stile di guida. La freccia su indica un andamento crescente, la freccia destra uno stile di guida stabile e la freccia giù un andamento decrescente. Grafico OptiDrive Il valore dell'indicatore OptiDrive viene rappresentato da un istogramma a barre segmentate, costituito dalle categorie utilizzate per calcolare la sicurezza e l'efficienza dello stile di guida dell'autista. Una colonna completamente piena indica una guida sicura, efficiente e rispettosa dell'ambiente. Selezionando un autista dall'elenco autisti ne vengono mostrati i "dettagli OptiDrive" che includono un valore compreso tra 0 e 10, le quattro variabili utilizzate per calcolare il valore e l'istogramma. Il valore di ciascuna variabile è determinato da due fattori; ad esempio, la variabile "Violazione dei limiti di velocità" viene calcolata in base al tempo di violazione dei limiti di velocità e ai km/h al di sopra del limite. L'impatto associato a una variabile ne influenza anche il valore. Variabili, fattori di calcolo e impatto delle variabili sull'indicatore OptiDrive. L'utente può stabilire l'impatto delle variabili sull'indicatore OptiDrive. Se alcune informazioni non sono disponibili o non rilevanti, è possibile configurare le impostazioni dell'account relative a tale variabile Sicurezza ed efficienza degli autisti 50

51 affinché non venga calcolata nell'indicatore OptiDrive. La variabile corrispondente viene tralasciata nel calcolo e nel report dell'indicatore OptiDrive. Dettagli sulle variabili OptiDrive WEBFLEET mostra una panoramica di ogni variabile utilizzata nel calcolo dell'indicatore OptiDrive. Facendo clic su una variabile, viene aperta una finestra che mostra i dettagli relativi all'autista. Vengono visualizzati i dati relativi agli ultimi sette giorni. Ciascuna scheda mostra un indicatore OptiDrive, i due fattori che ne determinano il valore e una tabella con le informazioni raccolte. È possibile filtrare i dati per veicolo e per intervallo. Dettagli sulle violazioni dei limiti di velocità, eventi di guida, tempi di inattività e consumi di carburante. La scheda "Violazione dei limiti di velocità" mostra tutti i viaggi durante i quali sono stati violati i limiti di velocità e i dati relativi a ciascun evento. La scheda "Eventi di guida" mostra tutti gli eventi segnalati e ne indica l'ora, il tipo, la gravità ecc. La scheda "Tempi di inattività" elenca tutti i tempi di inattività segnalati e ne indica la durata, la quantità di carburante sprecata ecc. La scheda "Consumo di carburante" mostra i dati relativi al consumo di carburante. Viene utilizzato un valore di riferimento per confrontarlo con il consumo effettivo durante ogni viaggio. Personalizzazione dell'indicatore OptiDrive È possibile configurare il calcolo dell'indicatore OptiDrive per il proprio account WEBFLEET in base alle proprie esigenze. Nella pagina "Impostazioni" selezionare la scheda "Segnalazione". Nella sezione "Variabili OptiDrive" è disponibile un cursore per ciascuna delle quattro variabili. Spostare il cursore di ciascuna variabile OptiDrive per impostarne l'impatto sul calcolo dell'indicatore OptiDrive. Ad esempio, se la violazione dei limiti di velocità è una priorità per l'azienda, spostare al massimo il relativo cursore. Per tralasciare una variabile nel calcolo dell'indicatore OptiDrive spostare al minimo il relativo cursore. Ad esempio, se il consumo di carburante non è una variabile applicabile a tutti i veicoli nell'account, spostare al minimo il relativo cursore; il calcolo dell'indicatore OptiDrive verrà quindi basato sulle tre variabili rimanenti. Fare clic su "Salva" per salvare le modifiche. Configurare il calcolo dell'indicatore OptiDrive in base alle proprie esigenze nelle impostazioni dell'account. La scheda "Impostazioni" consente di impostare il limite di velocità utilizzato per segnalare gli eventi di guida. Il consumo medio di carburante e il tipo di carburante vengono utilizzati come riferimento per Sicurezza ed efficienza degli autisti 51

52 stabilire i consumi del veicolo. Questa impostazione è applicabile a tutti i veicoli nell'account. I dati relativi ai tempi di inattività e al consumo di carburante sono disponibili solo se si utilizza TomTom ecoplus. Report della sicurezza ed efficienza WEBFLEET consente di analizzare la sicurezza e l'efficienza della guida di ciascun autista tramite chiari report PDF. È possibile anche creare file CSV da utilizzare in fogli di calcolo per un'elaborazione avanzata. Per scaricare un report degli indicatori OptiDrive, delle relative tendenze e variabili per autista, accedere a "Report" e selezionare "Report di OptiDrive". Configurare i filtri per ottenere le informazioni necessarie. È possibile ordinare i risultati per autista o indicatore. Il report PDF mostra tutti gli autisti, i valori delle relative variabili, l'indicatore OptiDrive finale, rappresentato anche come barra segmentata e la tendenza indicata da una freccia. Utilizzare i report per analizzare il livello di sicurezza ed efficienza dello stile di guida degli autisti. Il calcolo dell'indicatore OptiDrive e della tendenza è riferito al periodo configurato dall'utente per il report. Le variabili vengono sempre mostrate nelle colonne Violazione dei limiti di velocità, Tempi di inattività, Eventi di guida e Consumo di carburante, anche se il cursore di una variabile dell'indicatore OptiDrive è spostato al minimo. La barra che rappresenta i fattori da cui è composto l'indicatore OptiDrive indica anche l'impatto di ciascuna variabile. Configurazione di Dashboard Tramite WEBFLEET Dashboard, è possibile controllare il livello e le variazioni in termini di sicurezza ed efficienza dei propri autisti. Per visualizzare i dati OptiDrive in Dashboard, selezionare "Dashboard" nel Menu principale e fare clic sull'icona "Configurazione grafico". Viene aperta una nuova finestra. Selezionare l'indicatore OptiDrive dall'elenco, quindi impostare il tipo da visualizzare. In "Tempo", selezionare il periodo da visualizzare. Indicare se visualizzare le informazioni di tutti gli autisti, di un gruppo di autisti o di un solo autista; selezionare il gruppo o l'autista da visualizzare, se non si desidera ottenere le informazioni di tutti gli autisti. Definire le soglia massima e minima oltre la quale le barre del grafico vengono mostrate in un colore diverso. Impostare WEBFLEET per la visualizzazione dello stile di guida di tutti gli autisti tramite grafici di tendenza e classificazione in Dashboard. Impostare la soglia minima in corrispondenza dei requisiti minimi di guida in termini di sicurezza ed efficienza, per capire immediatamente se sono necessari dei miglioramenti. Sicurezza ed efficienza degli autisti 52

53 Visualizzazione di informazioni dettagliate in Dashboard Nella schermata dei dettagli di Dashboard, è possibile visualizzare tutte le informazioni e i dati in una chiara panoramica. Il grafico a colonne, che illustra il calcolo dell'indicatore OptiDrive, le quattro variabili e i relativi fattori vengono visualizzati con le informazioni corrispondenti. Fare clic sull'icona "Mostra dettagli". Selezionare un elemento nella sezione dei dettagli o un periodo nella cronologia nella sezione superiore, per visualizzare i dettagli relativi all'indicatore OptiDrive. Selezionare una delle quattro variabili a destra della colonna, per visualizzare le relative informazioni nella tabella. Visualizzare le informazioni dettagliate nella schermata dei dettagli di Dashboard. Sicurezza ed efficienza degli autisti 53

54 Gestione delle informazioni del tachigrafo Gestione delle informazioni del tachigrafo L'installazione dei tachigrafi digitali è obbligatoria in UE per tutti i nuovi autocarri registrati del peso superiore a 3,5 tonnellate. In base alla Direttiva UE 561/2006 è necessario scaricare i dati del tachigrafo dalla scheda dell'autista ogni 28 giorni e dalla memoria di massa ogni 90 giorni. Inoltre, i dati devono restare in archivio per almeno un anno. È necessario analizzare i dati per accertarsi che gli autisti rispettino le normative sull'orario di lavoro e verificare che vengano intraprese le azioni dovute nel caso in cui gli autisti infrangano la legge. Inoltre, gli autisti devono documentare i periodi di sospensione dalla guida con un'attestazione di attività. Con WEBFLEET puoi scaricare in remoto e in modo semplice i dati dalla memoria di massa e dalla scheda dell'autista dei tachigrafi digitali installati nei veicoli, senza l'intervento dello spedizioniere o dell'autista. Per i veicoli che non supportano il download remoto dei dati del tachigrafo, puoi effettuare manualmente questa operazione. Puoi archiviare in tutta sicurezza e analizzare i dati del tachigrafo online, accedervi ovunque, da qualsiasi computer. Con questo metodo puoi rispettare senza problemi le direttive UE senza influire sulle attività giornaliere. In questo capitolo viene descritto come utilizzare WEBFLEET Tachograph Manager. Preparazione all'utilizzo di Tachograph Manager Quando WEBFLEET Tachograph Manager viene attivato per un veicolo nel tuo account WEBFLEET, l'amministratore dell'account WEBFLEET deve autorizzare gli utenti WEBFLEET ad accedere ai dati del tachigrafo. Fai clic su "Altro " nel menu principale e seleziona "Utenti" dall'elenco. Seleziona l'utente a cui concedere l'accesso a WEBFLEET Tachograph Manager dall'elenco di utenti e fai clic su "Modifica". Fai clic su "Avanzate". Vai alla scheda "Sistema". Nella sezione "Generali" seleziona "Accedi a interfaccia tachigrafo". Fai clic su "OK" per salvare le modifiche. Gli amministratori WEBFLEET attivano gli utenti per l'accesso a Tachograph Manager. Acquista il servizio aggiuntivo WEBFLEET Tachograph Manager è un servizio aggiuntivo a pagamento dell'abbonamento WEBFLEET di ciascun veicolo. Contatta il rivenditore TomTom. Accedi a tutti i veicoli e autisti In Tachograph Manager l'utente WEBFLEET accede a tutti i veicoli e autisti dell'account WEBFLEET, anche se solo alcuni sono visibili nell'interfaccia utente standard di WEBFLEET. Panoramica di Tachograph Manager Per accedere a Tachograph Manager, fai clic su "Altro " nel Menu principale e seleziona "Tachigrafi" dall'elenco. Nella scheda "Scadenze" puoi visualizzare le date di scadenza per il download dei dati del tachigrafo per gli autisti e i veicoli, nonché le date di scadenza delle schede degli autisti. La scheda "Analisi" consente di recuperare i rapporti, ad esempio i rapporti sulle infrazioni e l'analisi dettagliata delle attività dei tuoi autisti e veicoli. Nella scheda "Archivio" puoi caricare i file recuperati manualmente dai tachigrafi per l'archiviazione e puoi scaricare e inviare i file archiviati a un indirizzo . Nella scheda Gestione delle informazioni del tachigrafo 54

55 "Impostazioni" puoi creare autisti individuali, visualizzare i dati principali per autisti e veicoli, pianificare notifiche e molto altro. Gestisci i dati di autisti e veicoli in Tachograph Manager. Creazione di autisti utilizzando i tachigrafi nell'interfaccia WEBFLEET standard Per gestire gli autisti che utilizzano i tachigrafi anche nell'interfaccia standard di WEBFLEET, procedi come segue. Fai clic su "Altro..." nel menu principale e seleziona "Autisti". Fai clic su "Nuovo". Quando modifichi i dettagli, seleziona "Tachigrafo digitale" e inserisci correttamente il numero di scheda individuale o seleziona il rispettivo numero dall'elenco "Schede non assegnate". Il nuovo autista verrà automaticamente sincronizzato con Tachograph Manager. Inoltre, tutti gli autisti esistenti nell'interfaccia WEBFLEET standard dotati di un numero di tachigrafo assegnato verranno automaticamente sincronizzati su Tachograph Manager. Crea gli autisti che utilizzano i tachigrafi digitali nell'interfaccia WEBFLEET standard per sincronizzarli automaticamente in Tachograph Manager. Vantaggi della funzionalità di reportistica TomTom Telematics consiglia di creare autisti nell'interfaccia utente WEBFLEET standard per usufruire della funzionalità di reportistica WEBFLEET standard, ad esempio i rapporti sull'orario di lavoro oppure OptiDrive. Gli autisti che sono attivi solo temporaneamente nel tuo parco veicoli devono essere configurati in WEBFLEET Tachograph Manager. Importa i numeri delle schede degli autisti per renderli disponibili in WEBFLEET Puoi importare tutti i numeri di schede degli autisti su WEBFLEET per renderli disponibili nell'elenco "Schede non assegnate". Inserisci le schede in un tachigrafo collegato a un dispositivo LINK. Tutte le schede dei conducenti sconosciute verranno elencate nel menu a discesa "Schede non assegnate". Creazione di autisti utilizzando i file del tachigrafo In Tachograph Manager puoi creare manualmente gli autisti oppure caricare i file del tachigrafo della scheda dell'autista. Devi creare gli autisti in Tachograph Manager per scaricare in remoto i dati dalla scheda dell'autista. Per creare gli autisti caricando i file del tachigrafo, accedi a Tachograph Manager e Gestione delle informazioni del tachigrafo 55

56 seleziona la scheda "Archivio". Seleziona "Caricamento file" a destra e fai clic su "Carica file". Puoi creare autisti individuali caricando file di tachigrafo di singoli autisti e puoi anche creare autisti in batch caricando un file ZIP contenente più file del tachigrafo dell'autista. Crea autisti individuali utilizzando file del tachigrafo di singoli autisti oppure file ZIP contenenti più file del tachigrafo per creare autisti in batch. Gli autisti che crei solo in Tachograph Manager non verranno sincronizzati nell'interfaccia standard di WEBFLEET. Potrai visualizzarli e gestirli solo in Tachograph Manager. Creazione manuale di autisti in Tachograph Manager Se i file del tachigrafo dei tuoi autisti non sono disponibili, devi crearli manualmente utilizzando il nome e il numero di scheda dei conducenti. In Tachograph Manager seleziona la scheda "Impostazioni". Fai clic su "Dati principali - Autisti" sulla destra. Fai clic su "Registra autista". Nella finestra, inserisci il nome e il numero di scheda dell'autista, quindi fai clic su "Salva" per salvare le modifiche. Crea manualmente gli autisti in Tachograph Manager utilizzando il numero di scheda degli autisti e i loro nomi. Gli autisti che crei in Tachograph Manager non verranno sincronizzati nell'interfaccia standard di WEBFLEET. Potrai visualizzarli e gestirli solo in Tachograph Manager. Dettagli autista Nella scheda "Impostazioni", quando fai clic su "Dati principali Autisti" puoi visualizzare, modificare ed esportare i dettagli degli autisti in formato Excel o PDF. Per modificare i dettagli, fai clic sull'icona della matita. Per disattivare un autista nell'elenco, rimuovi il segno di spunta nella colonna "Stato". Ogni nuovo autista creato è attivo per impostazione predefinita. Attivo significa che l'autista viene impiegato da un'azienda. Gli autisti attivi vengono visualizzati in verde e selezionati nella colonna "Stato". I dati del tachigrafo degli autisti attivi possono essere recuperati e memorizzati nell'applicazione. Gli autisti non selezionati e visualizzati in rosso nella colonna "Stato" sono inattivi. Per gli autisti inattivi non è possibile Gestione delle informazioni del tachigrafo 56

57 recuperare né memorizzare nell'applicazione alcun dato del tachigrafo. I dati cronologici sono disponibili per entrambi gli autisti attivi e inattivi. Visualizza online i dettagli degli autisti o salvali in formato Excel o PDF. Per modificare i dettagli degli autisti presenti anche nell'interfaccia WEBFLEET standard, devi modificare i dettagli corrispondenti qui. Quando modifichi i dettagli in Tachograph Manager degli autisti presenti anche nell'interfaccia WEBFLEET standard, le modifiche non verranno sincronizzate di nuovo nell'interfaccia WEBFLEET standard. Creazione di veicoli Tutti i veicoli nell'interfaccia utente standard di WEBFLEET che supportano il download remoto dei dati del tachigrafo e per i quali hai acquistato il servizio aggiuntivo Tachograph Manager verranno automaticamente sincronizzati in Tachograph Manager. I veicoli installati con i tachigrafi digitali che non supportano il download remoto delle informazioni del tachigrafo devono essere creati manualmente caricando i file tachigrafo dei veicoli su Tachograph Manager. Seleziona la scheda "Archivio". Seleziona "Caricamento file" sulla destra. Fai clic su "Carica file". Puoi creare veicoli individuali caricando singoli file di tachigrafo oppure puoi creare veicoli in batch caricando un file ZIP contenente più file di tachigrafo provenienti da altrettanti veicoli. Crea manualmente i veicoli caricando i relativi file di tachigrafo se sono installati con i tachigrafi digitali che non supportano il download remoto dei dati del tachigrafo. Importante: costi mensili per veicolo Ciascun veicolo creato caricando file di tachigrafo su Tachograph Manager è automaticamente attivo e verrà addebitato automaticamente da TomTom Telematics per il sevizio aggiuntivo WEBFLEET Tachograph Manager, per almeno un mese. Pertanto, fai attenzione quando carichi i file del tachigrafo relativi al veicolo in batch. Dettagli del veicolo Per visualizzare l'elenco dei veicoli e i relativi dettagli, accedi alla scheda "Impostazioni" e seleziona "Dati principali - Veicoli" su lato destro. Qui puoi modificare ed esportare l'elenco dei veicoli in formato Excel o PDF. Per modificare i dettagli, fai clic sull'icona della matita. Per disattivare un veicolo nell'elenco, rimuovi il segno di spunta nella colonna "Stato". Ogni nuovo veicolo creato è attivo per impostazione predefinita. Attivo significa che il veicolo appartiene al tuo parco veicoli e che include il servizio aggiuntivo WEBFLEET Gestione delle informazioni del tachigrafo 57

58 Tachograph Manager prenotato. I veicoli attivi vengono visualizzati in verde e selezionati nella colonna "Stato". I dati del tachigrafo dei veicoli attivi possono essere recuperati e memorizzati nell'applicazione. I veicoli non selezionati e visualizzati in rosso nella colonna "Stato" sono inattivi. Ai veicoli inattivi non verrà addebitato il costo del servizio aggiuntivo Tachograph Manager,né potranno essere recuperate e memorizzate informazioni nell'applicazione. I dati cronologici sono disponibili per entrambi i veicoli attivi e inattivi. Visualizza online i dettagli dei veicoli o salvali in formato Excel o PDF. Per modificare i dettagli dei veicoli presenti anche nell'interfaccia WEBFLEET standard, devi modificare i dettagli corrispondenti qui. Quando modifichi i dettagli in Tachograph Manager dei veicoli presenti anche nell'interfaccia WEBFLEET standard, le modifiche non verranno sincronizzate di nuovo nell'interfaccia WEBFLEET standard. Importante disattivazione dei veicoli I veicoli che supportano il download remoto e hanno prenotato il servizio aggiuntivo WEBFLEET Tachograph Manager possono essere disattivati solo annullando il servizio aggiuntivo tramite richiesta scritta. Per annullare il servizio aggiuntivo per i veicoli che utilizzano il download manuale, è sufficiente deselezionare il veicolo nell'elenco. Aggiorna i veicoli per scaricare in remoto le informazioni sul tachigrafo WEBFLEET Tachograph Manager rileva automaticamente i tachigrafi dai quali WEBFLEET può scaricare in remoto le informazioni sul tachigrafo. La compatibilità è indicata nella seconda colonna della panoramica. Scadenze dei download Utilizzando WEBFLEET Tachograph Manager puoi verificare rapidamente i download eseguiti e scaduti delle informazioni sul tachigrafo delle schede degli autisti e delle memorie di massa dei veicoli. Puoi anche verificare quali schede degli autisti scadranno a breve. Vai alla scheda "Scadenze". Seleziona "Scadenze Autisti" o "Scadenze Veicoli" sul lato destro per visualizzare l'elenco delle scadenze dei download. Puoi filtrare l'elenco indicando la durata del periodo per visualizzare i prossimi download. I punti rossi indicano i download scaduti. I punti verdi indicano i download non ancora scaduti. Verifica per quali schede degli autisti e veicoli i download delle informazioni del tachigrafo sono da eseguire o sono scadute. Gestione delle informazioni del tachigrafo 58

59 Puoi personalizzare gli intervalli dei download e ricevere promemoria in anticipo via . A tal fine, accedi alla scheda "Impostazioni" e fai clic su "Notifiche Autisti", "Notifiche Veicoli" e su "Legislazione specifica Paese". Scadenze dei download specifiche per ogni Paese Puoi impostare a livello centrale i periodi per il download delle informazioni del tachigrafo in base alla legislazione del tuo Paese. Vai alla scheda "Impostazioni". Seleziona "Legislazione specifica Paese" a destra. I periodi predefiniti sono 28 giorni per le schede degli autisti e 90 giorni per i veicoli, in base alla legislazione UE. Le scadenze effettive e le notifiche automatiche che ricevi per le informazioni sul tachigrafo si basano su questi periodi. Imposta i periodi di lettura delle informazioni del tachigrafo per gli autisti e i veicoli in base alla legislazione del tuo Paese. Download remoto WEBFLEET delle informazioni sul tachigrafo digitale WEBFLEET scarica automaticamente le informazioni sul tachigrafo dai tachigrafi che supportano il download remoto e che includono la funzione di download remoto prenotata settimanalmente, per le schede degli autisti, e mensilmente, per le memorie di massa dei veicoli. Con questa funzione WEBFLEET ti consente di scaricare le informazioni in base alle scadenze. Notifiche per il download delle schede degli autisti o delle memorie di massa Nella scheda "Impostazioni" seleziona "Notifiche - Autista" o "Notifiche Veicolo" a destra. Qui è possibile impostare le scadenze dei download delle schede degli autisti e della memoria di massa dei veicoli in base all'autista o al veicolo e in conformità alle normative legali. Puoi definire un orario per il promemoria delle scadenze dei download. Per inviare notifiche come promemoria sulle scadenze dei download da eseguire, puoi specificare un indirizzo standard. Questo indirizzo riceverà la notifica per tutti gli autisti o veicoli. Puoi anche definire indirizzi per ciascun autista e veicolo. Definisci le scadenze dei download, i promemoria e le notifiche automatiche sui download da eseguire a livello centrale o per autista e veicolo. Le impostazioni configurate in questa sezione si applicano al download manuale dei dati del tachigrafo, poiché il download remoto tramite WEBFLEET viene gestito in modo centralizzato e le scadenze vengono sempre rispettate. Gestione delle informazioni del tachigrafo 59

60 Per definire a livello centrale l'intervallo di download per le schede degli autisti e la memoria di massa dei veicoli in base alla legislazione specifica del Paese, vai alla scheda "Impostazioni" e seleziona "Legislazione specifica Paese". Caricamento manuale delle informazioni del tachigrafo Dopo aver ricevuto la notifica di una scadenza prossima devi scaricare i rispettivi dati dal tachigrafo o dalla scheda dell'autista, quindi caricare le informazioni su WEBLFEET Tachograph Manager per archiviare i dati. Per caricare i file del tachigrafo per gli autisti o i veicoli, vai alla scheda "Archivio". Fai clic su "Caricamento file" sulla destra. Fai clic su "Carica file". Seleziona i file che desideri caricare dal computer. Puoi anche caricare le informazioni del tachigrafo di più veicoli o autisti in batch caricando file ZIP con più file del tachigrafo. Carica manualmente le informazioni sul tachigrafo dalle schede degli autisti e memorie di massa dei veicoli. Importante: costi mensili per veicolo Ciascun veicolo creato caricando file del tachigrafo su Tachograph Manager viene automaticamente attivato e addebitato da TomTom Telematics il costo del servizio aggiuntivo Tachograph Manager, indipendentemente dal momento dell'attivazione. Pertanto, fai attenzione quando carichi i file del tachigrafo in batch. Caricamento o download manuale dei dati del tachigrafo con TachoSync Utilizzando il software client TomTom TachoSync puoi caricare o scaricare manualmente i file del tachigrafo in batch su una cartella definita. Puoi installare TachoSync sul server o sul computer locale. Contatta il tuo rivenditore per ulteriori informazioni. Download di singoli file Puoi scaricare in modo semplice singoli file archiviati in WEBFLEET Tachograph Manager, ad esempio se le autorità richiedono file per un'ispezione. Vai alla scheda "Archivio" e seleziona "Scarica file" a destra. Nella scheda "Autista", seleziona un autista dall'elenco. Seleziona il tipo di file che desideri scaricare per l'autista selezionato. Scegli la data di inizio e quella di fine dell'intervallo di tempo e fai clic su Cerca. Viene Gestione delle informazioni del tachigrafo 60

61 visualizzato un elenco di file. Per scaricare i file, fai clic sull'icona di download nella rispettiva riga nella colonna "ddd". Segui le stesse istruzioni per scaricare i file per i veicoli nella scheda "Veicoli". Scarica manualmente file del tachigrafo relativi ad autisti e veicoli dall'archivio Tachograph Manager. Eliminazione automatica di file archiviati di TomTom WEBFLEET Tachograph Manager archivia i file del tachigrafo per due anni. I file del tachigrafo più vecchi di due anni vengono automaticamente eliminati nel primo trimestre dell'anno seguente. Per questo motivo, l'intero periodo coperto dal rispettivo file deve essere maggiore di due anni. Cronologia dell'archivio WEBFLEET Tachograph Manager offre una cronologia delle attività di archiviazione. Nella scheda "Archivio" seleziona "Cronologia archivio" sulla destra. Qui puoi definire il periodo di cronologia dell'archivio da visualizzare. La tabella mostra il nome del file, la data di archiviazione e lo stato. Puoi scaricare la cronologia archivio in formato PDF o CSV. Invio di più file a un indirizzo Con WEBFLEET Tachograph Manager puoi inviare con facilità file del tachigrafo archiviati relativi ad autisti e veicoli a un indirizzo . Vai alla scheda "Archivio". Seleziona "Invia file" sulla destra. Imposta la data di inizio e quella di fine dell'intervallo di tempo in cui desideri inviare i file del tachigrafo a un indirizzo e- mail. Seleziona i tipi di dati del tachigrafo. Seleziona gli autisti e i veicoli dagli elenchi. Digita un indirizzo e- mail nel campo " " e fai clic su "Invia file". Invia i file del tachigrafo relativi ad autisti e veicoli archiviati a un indirizzo in pochi clic. Rapporti sui tempi di guida e i periodi di riposo Con WEBFLEET Tachograph Manager puoi recuperare facilmente i rapporti sui tempi di guida e i periodi di riposo degli autisti in base ai giorni o ai turni in formato PDF o CSV. Puoi anche inviarli a un indirizzo . Vai alla scheda "Analisi". Seleziona "Rapporti Autisti" sulla destra. Definisci il periodo. Seleziona uno o più autisti da includere nel rapporto. Per la panoramica giornaliera o la panoramica dei turni puoi impostare l'opzione di visualizzazione dei subtotali su base giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale. Fai clic Gestione delle informazioni del tachigrafo 61

62 sull'icona PDF o CSV per scaricare il rapporto. Per inviare il rapporto a un indirizzo , fai clic sull'icona . Ti viene chiesto di immettere il tuo indirizzo e scegliere tra il formato PDF o CSV. Recupera i rapporti sui tempi di guida e i periodi di riposo su base giornaliera o dei turni in formato PDF o CSV oppure tramite . Rapporti sulle infrazioni Puoi visualizzare i tempi di guida e i periodi di riposo degli autisti associati a infrazioni. Vai alla scheda "Analisi". Seleziona "Rapporti Autisti" sulla destra. Seleziona la legislazione applicabile e imposta i filtri. Con i filtri puoi impostare una tolleranza per non visualizzare alcune infrazioni nell'elenco. Quando fai clic sull'icona della matita puoi creare un nuovo filtro o modificare un filtro esistente selezionabile dall'elenco. Puoi anche eliminare il filtro selezionato facendo clic sull'icona del cestino. Per alcuni Paesi è disponibile una tabella delle multe per visualizzare meglio l'impatto finanziario delle infrazioni. Per visualizzare la tabella delle multe selezionare un Paese dall'elenco a discesa. Per visualizzare il rapporto delle infrazioni, fai clic su "Visualizza". Visualizza una panoramica delle infrazioni. Analisi dettagliata delle attività degli autisti e dei veicoli Oltre ai rapporti sugli autisti puoi ottenere un'analisi dettagliata delle attività degli autisti dalla prospettiva di un autista o veicolo. La panoramica mostra le attività, incluse le descrizioni e le segnalazioni delle infrazioni degli autisti per un periodo definito o per un singolo giorno. Vai alla scheda "Analisi". Seleziona "Attività Autisti" oppure "Attività Veicoli". Seleziona un autista o un veicolo in alto. Per visualizzare la panoramica, seleziona un singolo giorno dal calendario. Sposta il mouse sopra la sequenza temporale nella Gestione delle informazioni del tachigrafo 62

63 parte superiore della panoramica, per visualizzare una descrizione dei colori e delle righe sopra la sequenza temporale. Visualizza le attività dei veicoli e degli autisti in una panoramica che include le descrizioni delle attività e le segnalazioni delle infrazioni. Visualizzazione delle attività degli autisti o dei veicoli per più giorni Per visualizzare una panoramica per più di un giorno, seleziona la data di inizio e quella di fine in "Periodo di tempo" sotto al calendario. Fai clic su "Mostra". Viene visualizzato un elenco di sequenze temporali. Ciascuna sequenza temporale rappresenta un giorno. Quando fai clic su una riga visualizzerai la panoramica dettagliata di quel giorno. Attestato delle attività degli autisti Gli autisti sono obbligati a rendicontare le loro attività, quando non stanno lavorando o eseguendo un altra attività. Pertanto, WEBFLEET Tachograph Manager offre la possibilità di stampare un attestato delle attività. Vai alla scheda "Impostazioni". Seleziona "Attestazione di attività" sulla destra. Inserisci tutte le informazioni del caso e stampa il foglio per farlo firmare dall'autista. Il tempi lavorativi o di riposo segnalati compilando un attestazione di attività saranno considerati nel rapporto sull'orario di lavoro che puoi scaricare utilizzando Tachograph Manager. Consenti agli autisti di certificare la loro conformità alle normative ufficiali quando non stanno lavorando, guidando un altro tipo di veicolo o eseguendo altre attività. Gestione delle informazioni del tachigrafo 63

64 Tempi di guida rimanenti Tempi di guida rimanenti WEBFLEET ti consente di rispettare la normativa europea sui tempi di guida (CE 561/2006) fornendoti informazioni dettagliate, rapide e semplici sui tempi di guida e i periodi di riposo dei tuoi conducenti che utilizzano un tachigrafo digitale. Grazie a queste informazioni puoi ottimizzare la tua programmazione giornaliera e settimanale. Tutto ciò che ti occorre è un dispositivo LINK 3xx/5xx installato nel veicolo connesso a un tachigrafo digitale con il pin D8. Il tempo di guida rimanente basato sul tachigrafo è una funzione aggiuntiva e richiede un ulteriore abbonamento al servizio. In questo capitolo scoprirai com'è semplice rispettare le normative europee sui tempi di guida e ridurre le multe associate accedendo al tempo di guida rimanente, ai periodi di riposo e alle infrazioni commesse dai tuoi conducenti per il giorno stesso, la settimana corrente e la settimana successiva. Tempo di guida rimanente giornaliero nella visualizzazione mappa Nella visualizzazione mappa di WEBFLEET puoi verificare il tempo di guida rimanente giornaliero dei tuoi conducenti e creare una pianificazione giornaliera di conseguenza. Seleziona "Mappa" nel menu principale. Seleziona un veicolo sulla mappa in modo che la casella dell'oggetto e il riquadro del veicolo siano aperti. Nei dettagli relativi al conducente puoi verificare il tempo di guida rimanente giornaliero, l'ora di inizio della prossima pausa e la fine del turno del conducente in questione. Il tempo di guida rimanente giornaliero dei tuoi conducenti viene mostrato nella visualizzazione mappa e nella parte laterale del riquadro del veicolo. Notifiche e infrazioni L'elenco delle notifiche include anche tre tipi di notifiche per le infrazioni. Ciò ti consentirà di prendere rapidamente provvedimenti. Fai clic sull'icona triangolare in alto a destra della casella dell'oggetto per visualizzare una finestra a comparsa che mostra l'elenco di notifiche per questo veicolo. A tal fine puoi anche fare clic sul riquadro dei dettagli sulla destra e selezionare "Notifiche" per mostrare l'elenco di notifiche. Le infrazioni dei tuoi conducenti possono essere visualizzate tramite tre tipi di notifiche differenti. Tre tipi di infrazioni In WEBFLEET le tre notifiche seguenti relative alle infrazioni vengono definite come avvisi seguiti dalla classificazione utilizzata dalla normativa UE e tutte e tre sono rappresentate da un triangolo giallo: molto grave, grave, non grave. Tempi di guida rimanenti 64

65 Se un conducente cambia veicolo di frequente potrebbe essere utile visualizzare le sue infrazioni rispetto all'intero parco veicoli. Per visualizzare questa panoramica più ampia, fai clic su "Altro", seleziona "Notifiche" dall'elenco e utilizza la casella dei filtri per cercare il nome del conducente. Informazioni dettagliate sulle infrazioni Puoi trovare informazioni dettagliate sulle infrazioni nel Tachograph Manager. Tempo di guida rimanente settimanale nella visualizzazione mappa Puoi visualizzare informazioni dettagliate sulle ore di guida rimanenti dei tuoi conducenti per la settimana corrente e quella successiva. Il calcolo del tempo di guida rimanente settimanale considera tutti i requisiti legali relativi ai limiti di guida bimensili come definito dalla normativa europea. Fai clic su "Altro" nel menu principale e seleziona "Conducenti" dall'elenco. Seleziona un conducente dall'elenco. Apri la sezione "Tempo di guida/periodi di riposo (tachigrafo)" dal riquadro laterale destro. In "Tempo di guida rimanente" puoi visualizzare il tempo di guida consentito al conducente durante il giorno stesso, la settimana corrente e la settimana successiva. Visualizza informazioni dettagliate sulle ore di guida rimanenti, sulle prossime pause di guida e sui periodi di riposo dei tuoi conducenti. Comprensione delle informazioni relative a "Oggi" Ai conducenti è consentito estendere le relative ore di guida giornaliere fino a 10 ore al giorno due volte alla settimana. L'icona verde "10h" indica la frequenza con cui un conducente può estendere il suo tempo di guida giornaliero fino a 10 ore al giorno. Se un'icona "10h" è disattivata e presenta una croce, il conducente ha già utilizzato tale eccezione. Comprensione delle informazioni relative a "Settimana corrente" Il primo valore in ordine per "Settimana corrente" indica il tempo di guida rimanente per la settimana corrente e farà il conto alla rovescia del tempo rimanente. Il secondo valore in ordine per "Settimana corrente" è un valore fisso che indica il tempo di guida totale consentito durante la settimana corrente. Comprensione delle informazioni relative a "Settimana successiva" Il valore in ordine per "Settimana successiva" mostra il numero di ore di guida consentite al conducente nella settimana successiva. Questo valore dinamico viene stabilito in base alle ore di guida effettuate nella settimana corrente. Nota: secondo la normativa europea un conducente non può guidare per oltre 90 ore bimensili. Le ore di guida massime consentite a settimana vengono pertanto stabilite dal numero di ore di guida effettuate nella settimana precedente. Periodi di riposo ridotti In "Periodi di riposo ridotti" puoi visualizzare la frequenza delle eccezioni ai periodi di riposo giornalieri e settimanali effettuate. Nella riga "Giornaliero" puoi visualizzare tre icone "<11h" verdi. Queste indicano il numero di eccezioni possibili per i periodi di riposo ridotti giornalieri. Se una delle icone "<11h" è disattivata, il conducente ha già utilizzato un'istanza di questa eccezione. Tempi di guida rimanenti 65

66 Per i periodi di riposo settimanali è inoltre disponibile un indicatore per il numero di ore da compensare fino a una data indicata. Indicatore delle infrazioni Nell'elenco sul lato sinistro puoi trovare una colonna che mostra un'icona dell'indicatore delle infrazioni che viene mostrata quando un conducente viola la normativa sul tempo di guida. In un colpo d'occhio puoi visualizzare i conducenti che necessitano di azioni correttive. Per trovare i dettagli relativi alle infrazioni, fai clic su "Altro" nel menu principale, quindi seleziona "Notifiche" dall'elenco e utilizzando la casella dei filtri per cercare il nome del conducente. Esclusione di responsabilità: I tempi di guida rimanenti forniti da TomTom sono indicativi e si basano sulle informazioni ottenute dal tachigrafo e inviate a WEBFLEET tramite il dispositivo a bordo installato nel veicolo. Gli algoritmi utilizzati per calcolare i tempi di guida rimanenti indicativi si basano sulla normativa europea relativa ai tempi di guida ed è responsabilità dell'utente verificare i tempi di guida rimanenti e qualsiasi normativa nazionale applicabile. Tempi di guida rimanenti 66

67 Gestione degli indirizzi Gestione degli indirizzi WEBFLEET ti consente di gestire gli indirizzi che utilizzi ogni giorno. Puoi utilizzare gli indirizzi per inviare i tuoi ordini. Gli indirizzi vengono visualizzati nei report in base ai viaggi, come ad esempio nel report di un viaggio che inizia o termina presso un indirizzo creato in WEBFLEET. In questo capitolo viene descritto come creare gli indirizzi in WEBFLEET, ordinarli in base al colore o al gruppo e renderli visibili nella mappa. Puoi assegnare un nome a un indirizzo in modo tale da trovarlo più facilmente e aggiungere un contatto da inserire automaticamente in un ordine da inviare a quell'indirizzo. Creazione degli indirizzi Per creare un indirizzo in WEBFLEET, fai clic su "Altro" nel menu in alto e seleziona "Indirizzi" dall'elenco. Nel pannello dei dettagli, fai clic su "Nuovo". Puoi digitare fino a tre nomi per un indirizzo. Tutti i nomi vengono utilizzati quando invii un ordine a un veicolo utilizzando quell'indirizzo. Seleziona un'area intorno all'indirizzo. Quando un veicolo si trova all'interno dell'area di un indirizzo, l'indirizzo viene automaticamente aggiunto alle informazioni sulla posizione del veicolo. Puoi assegnare l'indirizzo a un gruppo e attivarlo per visualizzarlo sulla mappa. Seleziona un'icona colorata del tipo di indirizzo per identificare l'indirizzo sulla mappa. Puoi anche aggiungere un contatto all'indirizzo. Questo contatto viene automaticamente suggerito per essere aggiunto al registro. Il contatto viene aggiunto automaticamente anche agli ordini inviati a un veicolo. Crea indirizzi e assegnali a gruppi. Aggiungi i dettagli di un contatto e rendili visibili sulla mappa. Quando crei un indirizzo in WEBFLEET e desideri visualizzarlo sulla mappa, accertati di aver selezionato "Visualizza sulla mappa". Le icone colorate ti consentono di ordinare gli indirizzi in modo semplice, indipendentemente dai gruppi a cui sono assegnati. Nomi degli indirizzi nelle informazioni sulla posizione L'area applicata a un indirizzo viene utilizzata soltanto per rendere leggibili le informazioni sugli indirizzi come un indirizzo effettivo, anziché come nomi e numeri civici delle vie. L'indirizzo effettivo viene quindi visualizzato nel registro delle informazioni sulla posizione del veicolo quando quest'ultimo entra nell'area indicata. Questa operazione consente di trovare e ordinare in modo semplice le informazioni sulla posizione dei veicoli, senza la necessità di leggere gli indirizzi dall'elenco dei viaggi. Gestione degli indirizzi nei gruppi Dopo aver creato un indirizzo, puoi assegnarlo a uno o più gruppi. Seleziona l'indirizzo dall'elenco e fai clic su "Modifica". Nella scheda "Gruppi", seleziona uno o più gruppi a cui assegnare l'indirizzo. Per creare un nuovo gruppo, fai clic su "Nuovo gruppo". Per eliminare un gruppo, fai clic sul pulsante Elimina nella Gestione degli indirizzi 67

68 colonna "Azioni". Per modificare il nome di un gruppo, fai clic sul pulsante Modifica. Fai clic su "Salva assegnazione" per salvare le assegnazioni dell'indirizzo a uno o più gruppi. Gestisci gli indirizzi nei gruppi. Crea, elimina e modifica i gruppi di indirizzi. Visualizzazione degli indirizzi sulla mappa Puoi visualizzare uno o tutti gli indirizzi sulla mappa e filtrarli in base al gruppo o al colore. Quando modifichi un indirizzo e selezioni la scheda "Mappa", l'indirizzo viene visualizzato sulla mappa. Puoi fare clic sul centro del cerchio sulla mappa e trascinarlo per modificarne la posizione. Inoltre, puoi fare clic su qualsiasi altro punto del cerchio per aumentare o ridurne il raggio. Per visualizzare più indirizzi sulla mappa, seleziona "Mappa" dal menu principale e fai clic sul pulsante "Impostazioni mappa" in alto a destra nella mappa. Seleziona "Indirizzi" per attivare la visualizzazione degli indirizzi sulla mappa. Puoi applicare un filtro in base a gruppi o a colori di indirizzi specifici. Visualizza l'indirizzo che hai modificato o più indirizzi filtrati per gruppo o colore nella mappa. Attivazione della visualizzazione degli indirizzi sulla mappa Se non hai attivato la visualizzazione di un indirizzo sulla mappa, questo non verrà visualizzato anche se selezioni il gruppo corretto o "Tutti i gruppi" e "Tutti i colori" nella visualizzazione mappa. Per visualizzare un indirizzo, seleziona "Visualizza sulla mappa" quando modifichi l'indirizzo. La mappa può visualizzare fino a 2000 indirizzi. Soste presso un indirizzo Se desideri sapere quali veicoli hanno effettuato una sosta presso un indirizzo specifico, seleziona l'indirizzo dall'elenco, fai clic su "Modifica" e seleziona la scheda "Sosta". Qui vengono elencate tutte le Gestione degli indirizzi 68

69 soste, inclusi l'inizio, la fine e la durata di ogni sosta per i diversi veicoli. Puoi filtrare l'elenco in base ai gruppi, ai veicoli e alla data. Visualizza le soste dei tuoi veicoli presso un indirizzo. Gestione degli indirizzi 69

70 Utilizzo delle aree Utilizzo delle aree WEBFLEET offre una soluzione che consente di tenere traccia dei tuoi veicoli segnalandone la posizione in relazione ad aree specifiche. Puoi combinare le segnalazioni utilizzando diversi tipi di notifiche. È possibile creare le notifiche quando i veicoli si trovano all'interno o all'esterno di aree o quando entrano o escono da un'area. In questo capitolo viene descritto come creare una o più aree, definire l'intervallo di tempo in cui segnalare a WEBFLEET la posizione dei veicoli in relazione alle aree e come impostare la segnalazione delle aree su uno o più veicoli e gruppi di veicoli. Panoramica delle aree Per visualizzare l'elenco delle aree, fai clic su "Altro" nel menu principale e seleziona "Aree". L'elenco delle aree ti fornisce una panoramica chiara di tutte le aree create nel tuo account WEBFLEET. Per ciascuna area viene visualizzato il nome, il tipo di area, rappresentata dal nome e da un'icona, l'azione che si verifica quando viene segnalata la posizione di un veicolo, il messaggio e lo stato di attivazione. Seleziona un'area dall'elenco per visualizzare la pianificazione delle notifiche automatiche e a quali veicoli o gruppi di veicoli si applica la segnalazione dell'area nel pannello dei dettagli a destra. Visualizza tutte le aree ordinate chiaramente in un elenco che mostra immediatamente le informazioni più pertinenti. Stato delle aree Lo stato delle aree attive è "Attivata". Per queste aree saranno create notifiche sulle posizioni dei veicoli. Lo stato delle aree che diverranno attive in una determinata data è "In attesa". Lo stato delle aree non più valide, specificate tramite una data, è "Scaduta". Lo stato delle aree disattivate manualmente è "Disattivata". Creazione di aree rettangolari e circolari Per creare le aree, fai clic su "Altro" nel menu principale e seleziona "Aree" dall'elenco. Fai clic su "Nuovo" nel pannello dei dettagli a destra. Seleziona la scheda "Definizione dell'area". In "Proprietà dell'area" puoi definire un numero e un nome per la nuova area. Per creare un'area rettangolare o circolare, seleziona "Rettangolo" o "Circonferenza" dall'elenco "Tipo". Puoi visualizzare l'area sulla mappa. Fai clic sul centro dell'area e trascinala nella posizione in cui desideri centrarla. Per modificare le dimensioni, fai clic su un punto dell'area e trascinalo verso l'esterno per aumentare l'area o verso il centro per ridurla. Puoi anche inserire manualmente il raggio o la larghezza e l'altezza digitandolo in "Proprietà dell'area" sul lato destro. Crea le aree dove vuoi, in forma di cerchio o rettangolo e aumenta o riduci il raggio o le dimensioni. Utilizzo delle aree 70

71 Le aree circolari hanno un raggio minimo di 50 metri. Le dimensioni minime delle aree rettangolari sono di 50 m per 50 m. Creazione di aree poligonali Puoi creare aree complesse in forma di poligoni. Nella scheda "Definizione dell'area" in "Proprietà dell'area" seleziona il tipo di area "Poligono". Puoi creare la forma di un'area poligonale facendo clic all'interno della mappa per aggiungere punti di ancoraggio. Per completare l'area, torna al punto di partenza e fai clic su di esso. La forma geometrica è completata. Puoi modificare la forma trascinando i singoli punti di ancoraggio rettangolari all'estremità di ciascun lato o al centro di ciascuna linea dell'area. Crea aree poligonali semplicemente facendo clic all'interno della mappa e trascinando i punti di ancoraggio fino ad ottenere la forma desiderata. Le aree poligonali possono includere fino a 50 punti di ancoraggio. Creazione di aree come corridoi Per creare un'area in forma di corridoio, vai alla scheda "Definizione dell'area". In "Proprietà dell'area" seleziona il tipo di area "Corridoio" dall'elenco. Fai clic all'interno della mappa per iniziare a disegnare la tua area. Aggiungi i punti necessari a creare il corridoio. Per modificare la larghezza del corridoio, digita la larghezza sulla destra. Crea aree in forma di corridoi, ad esempio lungo un percorso. I corridoi possono includere fino a 200 punti di ancoraggio. I corridoi hanno una larghezza minima di 50 metri (50 iarde). Attributi aggiuntivi delle aree In presenza di molte aree, è possibile che tu non riesca a visualizzarne la panoramica sulla mappa o nell'elenco delle aree. Per ordinare le aree, puoi selezionare un colore per ciascuna delle tue aree. È inoltre possibile che alcune aree siano necessarie solo durante un certo intervallo di tempo. Per tali aree, puoi definire una data di inizio e una data di fine dell'intervallo di tempo in cui l'area dovrà essere valida e Utilizzo delle aree 71

72 attiva. Puoi eseguire entrambe le operazioni selezionando un colore e definendo il periodo di validità nella scheda "Definizione dell'area" in "Proprietà dell'area". Mantieni una panoramica delle aree assegnando colori e definendo un periodo di validità. Programmazione delle notifiche per le aree Quando crei un'area devi definire il tipo di notifica che desideri ricevere quando i veicoli entrano e/o escono dall'area o quando viene segnalata la posizione dei veicoli che si trovano all'interno e/o all'esterno dell'area. Puoi eseguire questa operazione dalla scheda "Definizione dell'area" in "Messaggio di posizione di un oggetto". Per "Stato della posizione", seleziona "Interna/esterna" o "Entrata/Uscita" nell'elenco per definire l'attività che dovrà essere segnalata. Seleziona il tipo di messaggio da creare. Puoi selezionare diversi tipi di notifica, ad esempio Comunicazione, Avvertenza e Allarme. Nella scheda "Pianificazione" puoi definire i periodi di tempo e i singoli giorni in cui queste aree dovranno essere monitorate finché saranno valide. Fai clic su "Salva". Definisci i giorni e gli intervalli di tempo di monitoraggio delle aree. Assegnazione di veicoli alle aree Puoi selezionare più veicoli e/o gruppi di veicoli per segnalarne la posizione a WEBFLEET quando si trovano all'interno e/o all'esterno oppure quando entrano e/o escono da un'area specifica. Seleziona un'area Utilizzo delle aree 72

73 dall'elenco e fai clic su "Modifica". Nella scheda "Assegnazioni", puoi aggiungere veicoli singoli o gruppi di veicoli. Per salvare le assegnazioni, fai clic su "Salva". Seleziona i veicoli e i gruppi di veicoli per segnalarne la posizione per un'area specifica. Utilizzo delle aree 73

74 Impostazioni account Impostazioni account In questo capitolo, viene descritto come personalizzare le impostazioni dell"account per Visualizzazione mappa, Dashboard, indirizzi, messaggi, ordini e segnalazioni. Panoramica delle impostazioni WEBFLEET ti consente di personalizzare le impostazioni applicate a tutti gli utenti che possiedono un account WEBFLEET. Inoltre, puoi modificare le impostazioni che si applicano esclusivamente al tuo account. Fai clic su "Impostazioni" in alto a destra nell"interfaccia WEBFLEET per aprire la finestra "Cambia impostazioni". In questa finestra puoi personalizzare la visualizzazione dei veicoli sulla mappa, definire le unità, gli intervalli di tempo, i formati, il flusso di lavoro degli ordini e le impostazioni delle segnalazioni; creare messaggi generali utilizzati per segnalare lo stato e per gli ordini; e assegnare i nomi ai diversi colori dell"indirizzo. Configura le impostazioni dell"account WEBFLEET per tutti gli utenti e configura le impostazioni individuali solo per il tuo account. Attivazione degli utenti per la gestione delle impostazioni account Gli utenti devono disporre dei diritti necessari per accedere a tutte le schede della finestra delle impostazioni. È possibile assegnare tali diritti quando si modifica un utente. Fai clic su "Altro" nel menu principale, quindi seleziona "Utenti" dall"elenco. Seleziona un utente, quindi fai clic su "Modifica" nel pannello dei dettagli per aprire la finestra delle impostazioni. Nella scheda "Dati utente" in "Impostazioni profilo" fai clic su "Avanzate". Nella sezione "Generale" puoi effettuare le modifiche corrispondenti. Impostazioni account specifiche dell"utente Nella scheda "Utente" della finestra delle impostazioni WEBFLEET, è possibile modificare le impostazioni applicate solo al proprio account. Puoi selezionare come visualizzare i veicoli sulla mappa per avere una visione migliore del parco veicoli. Puoi selezionare l"unità della distanza in km o miglia. Imposta se e come desideri essere informato quando viene inviata una notifica. Inoltre, puoi impostare il formato dell"ora e il fuso orario per il tuo account WEBFLEET e indicare il numero di giorni lavorativi da utilizzare per il calcolo del Dashboard. Fai clic su "Salvare" per applicare queste impostazioni al tuo account. Modifica le impostazioni specifiche del tuo account. Impostazioni per i veicoli visualizzati sulla mappa Impostazioni account 74

75 Nella scheda "Utente", puoi scegliere di visualizzare i tuoi veicoli contrassegnati con numero, nome o con entrambi. Se sulla mappa vengono visualizzati molti veicoli, può essere difficile avere una visione d"insieme. Puoi scegliere di visualizzare i veicoli sulla mappa come un punto a seconda del livello di zoom, del numero dei veicoli e della distanza tra i veicoli. Puoi impostare il livello di zoom per la mappa che viene applicato quando fai clic sul pulsante "Mostra" per visualizzare un veicolo. La mappa viene ingrandita a seconda del livello che hai impostato. Puoi anche indicare quanti giorni di inattività sono necessari prima che un veicolo venga visualizzato in grigio sulla mappa e nel pannello dei dettagli. Impostazioni account È possibile modificare le impostazioni che si applicano a tutti gli utenti. Seleziona la scheda "Account" nella finestra "Cambia impostazioni" di WEBFLEET. Oltre alle opzioni disponibili per i veicoli sulla mappa, puoi configurare numerose impostazioni relative alle informazioni sulla posizione. Scegli se bloccare gli account nel caso in cui gli utenti immettano la password errata per cinque volte durante l"accesso a WEBFLEET. Imposta le notifiche inviate a un"ora impostata prima che il veicolo raggiunga la destinazione dell"ordine. Seleziona un tipo di ordine predefinito per risparmiare tempo durante la creazione degli ordini. Puoi anche disattivare o attivare l"opzione che consente ai conducenti di rifiutare gli ordini sul proprio dispositivo TomTom PRO. Una volta effettuate le modifiche alle impostazioni dell"account, fai clic su "Salvare". Configura le impostazioni generali dell"account per tutti gli utenti. Le impostazioni configurate nella scheda "Account" possono essere sovrascritte in base ai singoli utenti presenti nella scheda "Utenti", se questi dispongono dei diritti per la modifica delle impostazioni. Impostazioni relative all"ordine Se, ad esempio, si lavora principalmente su consegne, puoi selezionare "Consegna ordine" come tipo di ordine predefinito. Quando si crea un ordine, l"opzione "Consegna ordine" viene selezionata automaticamente. Informazioni sulla posizione Le informazioni sulla posizione presenti nell"elenco dei messaggi, nella descrizione della posizione del veicolo sulla mappa o nel pannello dei dettagli mostrano la posizione del veicolo in rapporto alla città successiva. A seconda dell"impostazione di "Livello dettagli sulla descrizione della posizione", queste informazioni utilizzano come riferimento città internazionali, nazionali o locali. La rilevanza dipende dal livello di attività della tua azienda, se locale, nazionale o internazionale. Denominazione dei colori degli indirizzi WEBFLEET offre un elenco di colori che possono essere utilizzati per gli indirizzi visualizzati sulla mappa. Questi possono rappresentare le categorie o i gruppi degli indirizzi. Nelle impostazioni dell"account Impostazioni account 75

76 WEBFLEET, nella scheda "Colori indirizzo", è possibile assegnare dei nomi a questi colori. Seleziona un colore e digita il nome. Fai clic su "Salvare" per applicare le modifiche alla scheda "Colori indirizzo". Assegna dei nomi ai colori degli indirizzi. Definizione dei messaggi di stato e dei messaggi relativi agli ordini Puoi creare due tipi di messaggi da utilizzare con il tuo account WEBFLEET. Nella scheda "Messaggi di stato", puoi creare fino a 15 testi di messaggi generali da trasferire ai dispositivi PRO dei conducenti. I conducenti possono utilizzarli per inviare segnalazioni a WEBFLEET. Nella scheda "Messaggi di ordine" puoi creare fino a 15 messaggi di stato che i conducenti possono selezionare dall"elenco per segnalare all"ufficio quando stanno lavorando su un ordine. A seconda del tipo di notifica selezionata per ciascun messaggio e dal livello di personalizzazione, tali messaggi possono essere inoltrati nella tua posta in arrivo. Prima di passare a un"altra scheda o di chiudere la finestra, fai clic su "Salvare" per memorizzare i messaggi. Crea messaggi di stato generali e relativi all"ordine. Personalizzazione del flusso di lavoro degli ordini Nella scheda "Flusso di lavoro ordini", puoi personalizzare il flusso di lavoro per i conducenti durante un ordine. WEBFLEET può creare un avviso quando viene segnalato un certo stato nel flusso di lavoro. Se alcuni stati dell"ordine non sono necessari, è possibile rimuoverli dal flusso di lavoro sul dispositivo PRO. Puoi eseguire questa operazione per tutti i tipi di ordine. Inoltre, in "Controllo flusso di lavoro" puoi ridurre Impostazioni account 76

77 il numero di azioni che i conducenti devono effettuare sul dispositivo PRO quando ricevono e iniziano un ordine. Fai clic su "Salvare" per salvare le modifiche. Personalizza il flusso di lavoro degli ordini sui dispositivi PRO e definisci le notifiche per stati specifici del flusso di lavoro. Avvisi per singoli stati del flusso di lavoro Puoi selezionare l"opzione che consente a WEBFLEET di creare avvisi per singoli stati elencati in "Stato flusso di lavoro", come ad esempio "Ricevuto", "Letto", "Iniziato" ecc. Si tratta di stati di ordine generici. Non fanno riferimento allo stato dell"effettivo ordine di servizio, ritiro e consegna come ad esempio "Lavoro iniziato" o "Ritiro iniziato". Stati dell"ordine Quando si lavora su un ordine, i conducenti devono segnalare lo stato corrente dell"ordine a WEBFLEET. Per eseguire le segnalazioni, devono toccare lo schermo per ogni singolo stato dell"ordine, come ad esempio "Arrivato a destinazione", "Lavoro iniziato" ecc. Puoi definire quali di questi stati devono essere segnalati. Puoi eseguire questa operazione per i tre tipi di ordine separatamente. Inoltre, puoi selezionare l"opzione che consente di inviare un avviso a WEBFLEET ogni volta che viene segnalato un certo stato dell"ordine. Impostazioni relative alle segnalazioni Nella scheda "Segnalazione" delle impostazioni account WEBFLEET, è possibile configurare il calcolo dell"indicatore OptiDrive in base alle proprie esigenze. Puoi indicare un limite di velocità da utilizzare per le segnalazioni relative alla velocità elevata. Se la mappa non contiene limiti di velocità per una strada specifica, viene utilizzato questo valore come riferimento. Puoi definire la percentuale di velocità di guida elevata tollerata. Puoi anche indicare se ricevere una notifica quando il livello del carburante di uno dei tuoi veicoli si trova al di sotto del limite stabilito, quando viene eseguito il rifornimento o quando viene rilevata una perdita di carburante imprevista. Per memorizzare le modifiche nella scheda "Segnalazione", fai clic su "Salvare". Definisci le soglie per l"indicatore OptiDrive e le condizioni per la segnalazione degli eccessi di velocità e dell"uso del carburante. Personalizzazione dell"indicatore OptiDrive Per informazioni dettagliate sulla configurazione dell"indicatore OptiDrive, consulta il capitolo "Personalizzazione dell"indicatore OptiDrive". Impostazioni account 77