Idoneità informatica. Laboratorio 3 Ms Access

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1 Idoneità informatica A.A. 2008/9 Laboratorio 3 Ms Access Prof.ssa Raffaella Folgieri folgieri@mtcube.com DATABASE, definizione Un database è una collezione di oggetti ovvero un insieme di informazioni (suoni, immagini, testi, numeri, ecc ) organizzati in modo tale da essere fruibili e aggiornabili. Un database rappresenta, in tal senso, una base di conoscenza. Il database è dunque l insieme degli oggetti collezionati, non lo strumento che serve per creare la struttura. 1

2 DATABASE, DBMS E RDBMS Il database è dunque l insieme degli oggetti collezionati, non lo strumento che serve per creare la struttura. Non confondiamo il database con il DBMS (DataBase Management System, cioè Sistema per la Gestione e Creazione di un DataBase). Es. i nostri ricordi sono una base di dati. La nostra memoria è un DBMS (in particolare è un RDBMS) I vecchi modelli di database erano principalmente reticolari o gerarchici(le denominazioni ne fanno intuire la struttura). Oggi solo i database gerarchici sono tornati di moda perché modelli semplici per strutture web. Questo tipo di database si crea mediante DBMS. I database di ultima generazione sono relazionali, cioè si basano sul concetto di relazione che vedremo nelle prossime slide. Per creare database relazionali si utilizzano gli RDBMS(Relationship Database Management System, cioè sistemi per la creazione e la gestione di database relazionali, come Access, Oracle, Informix, MySWl, ecc ) MODELLO CONCETTUALE PER DBMS RELAZIONALI Si usa il modello Entity-relationship (entità-relazione). E un modello concettuale Mette a disposizione costrutti per descrivere la realtà Semplice e indipendente dalla gestione dei dati all interno di un DBMS Si deve a P. Chen (1977) Dall analisi del caso si passa al diagramma E/R Successivamente: Traduzione del diagramma E/R in tabelle non ottimizzate Normalizzazione delle tabelle (grazie a teoria relazionale di Codd) 2

3 PETER CHEN Nel 1976 propone la tecnica Entity-Relationship Insieme alla tecnica, ne propone una notazione grafica (che useremo nelle prossime slide), detta diagramma E/R (ERD Entity Relationship Diagram) Oggi il diagramma E/R è il più utilizzato per immediatezza e semplicità Elementi principali del modello E/R Il modello si basa su tre elementi principali: entità: classi di oggetti con proprietà comuni che li identificano come soggetti a sè relazione: legame (logico) tra due o più entità attributi: proprietà elementari di un entità o di una relazione Es. se dobbiamo creare un database di libri, avremo l entità libro, con attributi come anno di pubblicazione, editore, autore, ma avremo anche l entità autore, con anno di nascita e biografia. Queste due entità sono legate dalla relazione autore ha scritto libri (ogni autore ha scritto più libri) 3

4 Altri elementi del modello E/R Molto importanti sono i vincoli di integrità che riguardano i dati: se vi è qualche variazione negli attributi, nelle entità o nelle relazioni, queste variazioni devono rispecchiarsi in tutte le entità coinvolte nella relazione. Es. se un autore cambia nome (es. assume uno pseudonimo), non devo andare a cambiarne il nome per ogni libro, ma lo cambierò una sola vota, nell entità che lo descrive e la variazione sarà riportata automaticamente (dall RDBMS) in tutti i libri che ha scritto Abbiamo poi altri concetti importanti: Cardinalità delle Relazioni (che vedremo nel seguito) identificatori delle entità (chiavi) Un esempio concreto Per comprendere il modello E/R partiamo da un esempio concreto: dobbiamo creare un database per un agente di vendita che si serve di diversi concessionari di automobili che vendono a loro volta macchine di marche diverse Avremo le entità, sottolineate (ed i corrispondenti attributi, riportati sotto ognuna): Concessionario Automobile Produttore Nome modello denominazione Indirizzo produttore indirizzo Città colore città 4

5 Quante entità? Perché abbiamo individuato le entità viste prima? In modo che ciascuna rappresenti una categoria a sé:non possiamo mischiare macchine e concessionari perché hanno attributi diversi! In tal modo ci garantiamo che: i dati siano integri la memoria sia occupata il meno possibile Il concetto di chiave primaria Tra i vari attributi ce ne deve essere uno che identifica l entità in modo univoco. Tra gli attributi che abbiamo segnato, non ve ne sono. Aggiungiamo in grassetto le chiavi primarie, cioè quegli attributi che identificano le entità in modo unico (ovvero che ci consentano di distinguere una istanza da un altra, cioè un concessionario in particolare o proprio quell automobile o esattamente quel produttore): Concessionario Automobile Produttore P.IVA targa P.IVA Nome modello denominazione Indirizzo produttore indirizzo Città colore città Se non vi fosse un attributo che identifica un entità in modo univoco, si può aggiungere un codice identificativo inventato (es. per i prodotti di un magazzino si ha il codice di inventario, o il codice a barre) 5

6 Le relazioni tra le entità Il concetto di relazione Le relazioni servono dunque ad evidenziare i rapporti esistenti tra le entità. In tal modo i dati (attributi) che descrivono le entità potranno essere utilizzate (inserite, aggiornate, interrogate) in modo corretto. Se le relazioni sono impostate correttamente, il database è ben disegnato. Abbiamo visto che a livello intuitivo è piuttosto semplice enunciare una relazione, descrivendola qualitativamente attraverso una frase che definisce i rapporti tra le entità coinvolte. 6

7 Le relazioni tra le entità Il concetto di cardinalità La cardinalità quantifica i rapporti (relazioni) tra le entità. Abbiamo tre casi di cardinalità: 1 a 1: a un occorrenza di un entità corrisponde una sola occorrenza di un altra entità Un poliziotto specifico (Mario) ha un solo grado (tenente) 1 a molti: a una occorrenza di un entità corrispondono più occorrenze di un altra entità, ma non viceversa Es. un concessionario vende più macchine, ma non si può dire che una macchina specifica (fiat uno, rossa, targa 1234) sia venduta da più concessionari! Molti a molti: ad un occorrenza di un entità corrispondono più occorrenze di un altra entità e viceversa Es. un concessionario ha a che fare con molti produttori e viceversa un produttore tratta con più concessionari 7

8 Lo schema E/R Lo schema E/R (ERD Chen) 8

9 Riassumendo In un modello entity-relationship si considerano: Entità Attributi Relazioni Le relazioni sono espresse: qualitativamente, attraverso il loro significato (rapporto tra le entità) quantitativamente: quante istanze (cioè entità specifiche) di ciascuna entità sono coinvolte nella relazione Per identificare in modo univoco un entità, occorre individuarne la chiave primaria (attributo univoco) Per collegare tra loro le entità occorre riportare, ove opportuno, un attributo come chiave esterna NOTA: un entità può essere coinvolta in più relazioni! Traduzione del modello E/R in struttura fisica del database (1) Si utilizza un RDBMS Le entitàdiventano le tabelle Gli attributidiventano i campi(colonne) delle tabelle Le relazionisono indicate tramite linee che collegano le chiavi (primarie ed esterne) 9

10 Traduzione del modello E/R in struttura fisica del database (2) Riprendiamo alcuni concetti circa la corrispondenza tra il modello E/R e la struttura fisica (implementazione) di una base di dati. Ricordate che: Le entità diventano le tabelle Gliattributidiventano i campi (colonne) delle tabelle Le relazioni sono indicate tramite le chiavi(primarie ed esterne) Riepiloghiamo DATABASE= collezione di oggetti, ovvero contenitore di dati ACCESSnon è un database, ma è un RDBMS(Relationship DataBase Management System), ovvero un software per creare e gestire database RELAZIONALI Nella progettazione si usa il modello entità-relazione (entity-relationship), cioè si schematizzano i vari oggetti(entità) che poi saranno messi in relazionetra loro. In che modo? I dati vanno messi in tabelle. Ogni tabella contiene un tipo di dati (es. la tabella dei libri, la tabella degli autori, la tabella delle case editrici) Ogni tabella ha degli attributi, cioè dei campi in cui vanno specificati i dettagli relativi a ciascun tipo di dati. Proviamo a costruire l esempio del database dei libri di casa 10

11 Creazione di un database (1) Apriamo Access. Come in tutte le altre applicazioni Microsoft Office, compare la barra delle attività. Lì facciamo click sulla voce NUOVO DATABASE VUOTO. A questo punto compare la finestra in cui Access ci chiede di assegnare il nome al database che vogliamo creare Chiamiamo il database LIBRI-CASA Creazione di un database (2) Ora dobbiamo creare le tabelle. Iniziamo con la tabella LIBRI. Vogliamo creare una tabella in cui metteremo i dati (relativi ai libri): ID-LIBRO TITOLO AUTORE CASA EDITRICE PREZZO ID-LIBRO è una chiave primaria, che distingue un libro da ogni altro, in modo unico. Può essere anche un codice messo da noi. C è una sola chiave primaria per ogni tabella. 11

12 Creazione della tabella LIBRI Davanti a voi ora avete la finestra di database. Dovete fare due click sulla voce CREA UNA TABELLA MEDIANTE UNA CREAZIONE GUIDATA. Scegliamo una tabella dell ambito che ci interessa (nel nostro caso l ambito privato) tra tutte quelle di esempio che Access ci propone, provando con quella che contiene i campi che ci sembrano più simili a quelli che vogliamo creare. C è proprio la tabella LIBRI, da cui scegliamo, con la freccia che li porta nel riquadro vuoto, i campi: IDLIBRO, TITOLO, NOMEEDITORE,PREZZOAQUISTO e TRADUTTORE, di cui cambiamo il nome (usando il bottone RINOMINA) in AUTORE. Creazione della tabella LIBRI Ora fate click sul bottone AVANTI e chiamate la tabella LIBRI. Scegliete poi CHIAVE PRIMARIA DEFINITA DALL UTENTE (vogliamo definirla noi) Fate click ancora su AVANTI. Access ci propone proprio il campo IDLIBRO e a noi va bene. Inoltre ci propone più scelte (se vogliamo scrivere noi i valori in quel campo o se vogliamo che a ogni nuovo libro immesso, Access ponga da solo un numero progressivo. Lasciamo quest ultima opzione. Fate ancora click su AVANTI 12

13 Creazione della tabella LIBRI Ora scegliamo di modificare la struttura della tabella (così vediamo cosa abbiamo creato) e facciamo click su FINE. Vedete che ogni campo creato ha un tipo (testo, numero, contatore) e una sua dimensione) Per passare a visualizzare la tabella nella forma in cui immettere i valori dei campi, dobbiamo fare click sul bottoncino in alto a sinistra della schermata di access: Questo bottone ci serve per passare dalla visualizzazione struttura alla visualizzazione dati. Mettete qualche dato e poi chiudete la tabella con un click sulla x Tabella AUTORI Allo stesso modo creiamo la tabella AUTORI 13

14 Tabella AUTORI Ignorate questa finestra (fate click su AVANTI) perché le relazioni le metteremo noi In ultimo scegliete la seconda opzione e mettete qualche dato nella tabella Possiamo crearla anche direttamente in modalità struttura, compiendo i passi: Assegnamo un nome a ciascun campo Per ciascun campo indichiamo il tipo (testo, numero, ecc ) Specifichiamo eventuali attributi (caratteristiche) Specifichiamo la chiave primaria Tabella EDITORI Allo stesso modo creiamo la tabella EDITORI (usiamo sempre la tabella autori e scegliamo i campi IDautore, COGNOME e NAZIONALITA che rinominiamo rispettivamente come IDeditroe, EDITORE, NAZIONE 14

15 Tabella EDITORI Ignorate questa finestra (fate click su AVANTI) perché le relazioni le metteremo noi In ultimo scegliete la seconda opzione e mettete qualche dato nella tabella RELAZIONI Ora impostiamo le relazioni tra le tabelle. Scegliete la voce RELAZIONI dal menu STRUMENTI. Compare la finestra delle relazioni e quella che vi mostra le tabelle presenti nel database (se non compare, nel menu RELAZIONI, scegliete MOSTRA TABELLE). Selezionate ogni tabella e scegliete AGGIUNGI (bottone) Poi fate click su CHIUDI sulla finestra MOSTRA TABELLA. 15

16 RELAZIONI Collegate i campi simili tra le tabelle semplicemente selezionando un campo da una tabella e trascinandolo (tenendo premuto il bottone sinistro del mouse) sul campo dell altra tabella: Un libro può avere un solo autore, ma può avere più editori (ognuna di queste è una relazione) Poi fate click sulla x per chiudere la finestra delle relazioni e salvate alla richiesta di Access. La struttura del database è creata! ALTRI ELEMENTI DI ACCESS ACCESS consente di creare anche QUERY, MASCHERE e REPORT. Non vedremo le MASCHERE, che servono a visualizzare la tabella in un modo più gradevole (ma potrete sempre approfondire autonomamente, utilizzando il manuale step-by-step a disposizione sul sito del corso). Vedremo, invece, le QUERY, che servono a interrogare il database, cioè ad estrarre i dati secondo certi criteri (ad esempio tutti gli autori dall ITALIA o tutti i libri scritti da PIPPO). Vedremo anche le Pagine Web, in modalità di creazione automatica. I REPORT servono a stampare i dati in modo più gradevole e organizzato Anche in questo caso potete approfondire da voi l argomento. MACRO e MODULI non sono argomenti richiesti per questo corso, perché fanno parte di comandi avanzati. Valgono comunque le stesse considerazioni fatte per maschere e report. 16

17 CREAZIONE DI UNA QUERY (modalità guidata) Usare la modalità di creazione guidata1) Scegliere di ciascuna tabella o query i campi di cui si desidera recuperare i dati...(es. Tabella LIBRI) 2) scegliere se si desidera una query di dettaglio o di riepilogo (nel caso indicare le opzioni). 3) scegliere FINE. La query è creata. 4) Si possono ora impostare le condizioni. Ad Esempio se scriviamo Se si sceglie di visualizzarla in struttura, se ne possono modificare aspetto e proprietà dei campi. Altrimenti lo si può fare selezionando la query e scegliendo di visualizzarla in modalità struttura PIPPO in corrispondenza del campo AUTORE, otterremo tutti i libri scritti da PIPPO. CREAZIONE DI UNA QUERY in modalità struttura Scegliere l opzione crea una query in modalità struttura. Se si desidera impostare più criteri, questi vanno sulla stessa riga (criteri) in corrispondenza dei relativi campi, se si desidera che i criteri vengano soddisfatti contemporaneamente. I criteri vanno invece su righe diverse (riga criteri e riga oppure) se si desidera che siano soddisfatti in alternativa (selezionare cioè i dati che soddisfano ad almeno uno dei due criteri). 1)Compare una finestra da cui selezionare la/le tabelle su cui effettuare l interrogazione. 2)Selezionare la/le tabelle desiderate e dare ogni volta aggiungi. Terminata l operazione scegliere CHIUDI nella finestra. 3)Da ciascuna tabella trascinare i campi che si desidera visualizzare nella query. 4)Impostare il/i criteri sui campi desiderati. 17

18 CREAZIONE DI UNA MASCHERA Usare la modalità di creazione guidata 1) Scegliere la tabella di cui creare la maschera e selezionare i campi che servono...(ad esempio la tabella LIBRI) 2) Indicare l aspetto desiderato, lo stile e scegliere il nome per la maschera. 3) scegliere FINE. La maschera è creata. Se si sceglie di visualizzarla in struttura, se ne possono modificare aspetto e proprietà dei campi. Altrimenti lo si può fare selezionando la tabella e scegliendo di visualizzarla in modalità struttura CREAZIONE DI UN REPORT Usare la modalità di creazione guidata Se si sceglie di visualizzarlo in struttura, se ne possono modificare aspetto e proprietà dei campi. Altrimenti lo si può fare selezionando il report e scegliendo di visualizzarlo in modalità struttura 1) Scegliere di ciascuna tabella (es. LIBRI) o query i campi che si desidera compaiano nel report... 2) aggiungere livelli di raggruppamento e/o criteri di ordinamento. 3) Scegliere poi l aspetto (layout) desiderato e lo stile. 4) Impostare il nome del report. 5) scegliere FINE. Il report è creato. 18