CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO

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1 MODULO A OGGETTO DEL SERVIZIO CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO APPALTO PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ELABORAZIONE DELLE PAGHE E DEI CONSEGUENTI ADEMPIMENTI RETRIBUTIVI,CONTRIBUTIVI,PREVIDENZIALI, FISCALI E CONTABILI PER IL PERSONALE DIPENDENTE, GLI AMMINISTRATORI, I PENSIONATI ART.1 PREMESSA Il presente Capitolato ha lo scopo di definire i requisiti prestazionali necessari per la fornitura del servizio in oggetto, in quantità, qualità e livelli adeguati allo sviluppo e gestione della elaborazione delle paghe e dei conseguenti adempimenti retributivi, contributivi, previdenziali, fiscali e contabili per il personale dipendente (impiegati, operai e dirigenti) per i lavoratori autonomi/occasionali, per i dipendenti consortili in quiescenza e per gli amministratori dell Ente sulla base delle esigenze del Consorzio della Bonifica Burana. Con il termine Consorzio o Stazione appaltante va inteso il Consorzio della Bonifica Burana, mentre con il termine Impresa va intesa la ditta aggiudicataria dell appalto, con il termine Capitolato va inteso il Capitolato Speciale d Appalto. ART.2 FINALITA E OGGETTO DELL APPALTO L appalto comprende il servizio di elaborazione delle retribuzioni per il personale dipendente, per i dipendenti consortili in quiescenza e per gli Amministratori dell Ente, rappresentato dal complesso dei servizi e delle attività relative alla gestione, in outsourcing, dei processi di amministrazione del personale, garantendo il rispetto degli adempimenti aziendali e di Legge, con particolare riferimento all elaborazione delle buste paga, al calcolo dei modelli mensili e annuali previsti dalla legislazione contributiva e fiscale vigente, e all elaborazione di tutti i prospetti report necessari alla gestione dei pagamenti e del costo del lavoro. Comprende inoltre il servizio di consulenza in materia di diritto del lavoro nonché il servizio per l adempimento di tutti gli obblighi di natura fiscale e previdenziale scaturenti dalla gestione delle retribuzioni per il suddetto personale e per gli amministratori, fatti salvi quelli che dovranno essere assolti direttamente dal Consorzio in quanto posti, per Legge, specificatamente a carico dello stesso in qualità di datore di lavoro. ART.3 IMPIANTO E AVVIO DEL SISTEMA L Impresa dovrà garantire con decorrenza 1 giugno 2017, la piena funzionalità della piattaforma gestionale informatica nei termini e alle condizioni previste nel presente Capitolato, al fine di garantire l integrale erogazione delle prestazioni così come dallo stesso e dagli ulteriori documenti di gara previste. 1

2 Sarà cura dell Impresa programmare, attuare e completare, entro il termine d inizio dell appalto, tutte le operazioni finalizzate alla creazione dell archivio gestionale del personale succitato. ART.4 OGGETTO DEL SERVIZIO Forniture a cadenza mensile Elaborazione mensile del Libro Unico del Lavoro completo di numerazione, vidimazione e autorizzazione alla stampa rilasciata all Impresa: Retribuzione del personale a tempo indeterminato con orario di lavoro a tempo pieno e/o parttime (calcolo ed elaborazione di tutte le voci fisse mensili e variabili, a titolo esemplificativo e non esaustivo premi di produttività, operosità e risultato, indennità fisse e /o ricorrenti, prestiti, cessioni del quinto, mutui, polizze, trattenute sindacali, determinazione ANF, calcolo del TFR e delle sue anticipazioni, calcolo dei trattamenti retributivi legati ai passaggi di livello, agli aumenti periodici, alle aspettative a alla maternità); Retribuzione del personale a tempo determinato con orario di lavoro a tempo pieno e/o part-time (calcolo ed elaborazione di tutte le voci fisse mensili e variabili, a titolo esemplificativo e non esaustivo premi di produttività, operosità e risultato, indennità fisse e /o ricorrenti, prestiti, cessioni del quinto, mutui, polizze, trattenute sindacali, determinazione ANF, calcolo del TFR e delle sue anticipazioni, calcolo dei trattamenti retributivi legati ai passaggi di livello, agli aumenti periodici, alle aspettative a alla maternità); Compensi ai collaboratori a progetto; Compensi agli Amministratori dell Ente; Compensi per redditi assimilati a lavoro dipendente; Pensioni consortili; Mensilità aggiuntive 13.ma e 14.ma (erogabili anche in momenti diversi rispetto alle mensilità, rispettivamente, di dicembre e giugno) Ratei di 13.ma e 14.ma in caso di cessazione del rapporto del dipendente Stampe mensili L Impresa provvederà a fornire mensilmente al Consorzio tutta la reportistica necessaria per il pagamento degli stipendi, degli oneri previdenziali e fiscali ed estrarre le certificazioni necessarie. Per quanto riguarda la modalità di fornitura della reportistica, è necessaria la visualizzazione on-line dei risultati dei calcoli degli stipendi; in particolare la Stazione appaltante dovrà avere la possibilità di esaminare preventivamente, prima della loro definitiva elaborazione, i cedolini degli stipendi, al fine di richiedere eventuali correttivi che si rendessero necessari. Si elenca qui di seguito la reportistica da pubblicare: Sezione paga del Libro Unico del lavoro (unica sede in Modena); Libro Unico del Lavoro completo di numerazione, vidimazione e autorizzazione alla stampa; Prospetto contabile generale e suddiviso per centro di costo, qualifica o altro definito dal Consorzio; 2

3 Distinta netti di pagamento suddivisa per sede operativa e per: assegni circolari, accrediti in conto corrente su filiali Unicredit Banca, accrediti in conto corrente su altre banche; Prospetto individuale di malattia, maternità e infortunio; Prospetto contributi generale e suddiviso per centro di costo e qualifica; Prospetto voci riepilogativo generale e suddiviso per centro di costo e qualifica; Distinta Sindacato suddivisa per ciascun sindacato; Prospetto T.F.R.; Prospetto Enpaia Previdenza; Prospetto Enpaia Gestione Speciale; Prospetto Imponibili suddiviso per centro di costo e per qualifica; Prospetto Estensione Fondo di Previdenza Operai; Prospetto versamenti IRPEF suddiviso per centro di costo e qualifica. L Impresa dovrà consentire, a richiesta della Stazione appaltante per esigenze d ufficio (correlate ad esempio alla predisposizione del Bilancio di previsione, del conto consuntivo e del controllo di gestione, ai dati da pubblicare per gli obblighi di trasparenza, etc.) anche solo per fini statistici, l estrapolazione di prospetti a carattere ricognitivo (elenchi, riepiloghi, etc. ) relativamente a competenze fisse, continuative ed accessorie (e relativi oneri riflessi) erogate al personale. Dovrà inoltre essere fornita tutta la reportistica necessaria per l emissione dei mandati (comprese quelle dei contributi a carico Consorzio, dell Irpef addizionali, etc.) di pagamento e di tutte le dichiarazioni telematiche inviate mensilmente. File mensili File contenente i dati per l accredito mensile degli stipendi su standard CBI: il file è unico per il Consorzio e deve essere consegnato tassativamente almeno 5 gg. lavorativi prima della data di decorrenza della valuta del giorno di pagamento dello stipendio mensile. Pratiche ed elaborazioni periodiche Pratiche malattia e maternità Pratiche Infortuni Conguagli d'imposta sulla base dei risultati contabili del Modello Modello T.F.R. 2 Modello per detassazione Modello D23 Forniture a cadenza annuale 3

4 Conguagli lrpef Conguagli IVS aggiuntivo Prospetti T.F.R. Modelli CU Accantonamento e rivalutazione del T.F.R. Determinazione e rivalutazione del credito d'imposta T.F.R. Determinazione dell imposta sostitutiva sulle rivalutazioni in acconto e a saldo Gestione trattenute sindacali Gestione tassazione separata con imponibili fiscali nel biennio precedente e aliquota media Determinazione/rideterminazione Assegni Nucleo Familiare Stampa riepilogo annuale per singolo dipendente con dettagli degli imponibili, delle ritenute e di tutte le competenze erogate. SERVIZIO CASELLARIO CENTRALE PER LE PENSIONI: Elaborazioni periodiche Acquisizione flussi dal Casellario Centrale Acquisizione art. 8 dal Casellario Centrale Conguagli fiscali in base alle informazioni comunicate dal Casellario Centrale Elaborazione a preventivo pensionati Elaborazione a consuntivo pensionati COSTI DEL PERSONALE: Elaborazioni periodiche a richiesta Elaborazione dei costi del personale annuale, mensile, orario secondo le specifiche richieste dal Consorzio Elaborazione del costo per il Consorzio per i dipendenti neo-assunti Elaborazione del netto/lordo per i dipendenti neo-assunti Output Fogli elettronici Database Tabulati BUDGET DEL PERSONALE: Forniture a cadenza annuale 4

5 Analisi degli obiettivi con il management aziendale Analisi con il personale operativo delle informazioni di base disponibili Istruzioni per la messa in opera dell'impianto Verifiche dell'impianto Sviluppo degli scenari revisionali Comparazioni e scostamenti con consuntivo in elaborazione Studio e dibattito dei risultati Revisioni Elaborazione annuale Elaborazione di previsione dei costi del personale per l'anno successivo Elaborazione di preconsuntivo dei costi del personale determinato sulla base della situazione a consuntivo ad una determinata data e di raffronto, con il preventivo Output Fogli elettronici Database Tabulati COMUNICAZIONE SGRAVI CONTRIBUTIVI: Elaborazioni periodiche Determinazione degli imponibili, dei contributi e dello sgravio a consuntivo per ciascun dipendente Determinazione degli imponibili, dei contributi e dello sgravio a preventivo per ciascun dipendente ARRETRATI CONTRATTUALI: Elaborazioni periodiche Applicazione dei rinnovi contrattuali di categoria (sia collettivi che aziendali) Determinazione degli arretrati contrattuali di categoria a seguito di rinnovi contrattuali aventi efficacia retroattiva SERVIZIO ONLINE: Aggiornamento professionale 5

6 Pubblicazione di approfondimenti e di aggiornamenti in materia di amministrazione del personale e relativi adempimenti Servizi online Dichiarazioni Modulistica Normativa Banche Dati Acquisizione dati per Modello F24 Consulenza del lavoro TENUTA LIBRO UNICO: Prestazioni Verifica delle elaborazione delle retribuzioni individuali nel rispetto delle vigenti normative contrattuali, previdenziali e fiscali effettuate dall Impresa. Stampe mensili Libro Unico del Lavoro completo di numerazione, vidimazione e autorizzazione alla stampa rilasciata. Conservazione Libro Unico del Lavoro presso l Impresa. Dichiarazioni telematiche L Impresa invia telematicamente le denunce agli lstituti di riferimento, di seguito riportate. Il Consorzio riceve dall Impresa oltre alla dichiarazione stessa, la ricevuta da parte dell'istituto, ove prevista, comprovante l'avvenuta presentazione e trasmissione. Mensile: Modello F24 telematico Mensile: Modello UniEMens Mensile: Dichiarazione Enpaia Fondo di Previdenza Mensile: Dichiarazione Enpaia Gestione Speciale Mensile: Dichiarazione Agrifondo Trimestrale: Modello DMAG UNICO 6

7 Trimestrale: Modello 050/053 Trimestrale: Modello FASI Annuale: Modello FIS Annuale: Autoliquidazione INAIL SERVIZIO DOCUMENTI CONTABILI (LAVORATORI AUTONOMI E OCCASIONALI): Forniture a cadenza mensile Gestione dei redditi di lavoro autonomo e occasionale e altri redditi diversi Tabulato lrap Prospetto versamenti IRPEF Dichiarazioni telematiche Mensile: Modello UniEmens Mensile: Modello F24 Annuale: ai fini della compilazione del modello 770/semplificato 7

8 CERTIFICAZIONE UNICA (LAVORATORI DIPENDENTI, AUTONOMI E OCCASIONALI): Forniture a cadenza annuale Compilazione e trasmissione Certificazioni Unica COMUNICAZIONE SGRAVI CONTRIBUTIVI: Dichiarazioni telematiche Annuale: Dichiarazione lnps SERVIZIO CASELLARIO CENTRALE PER LE PENSIONI: Dichiarazioni a cadenza trimestrale Comunicazione ai pensionati Comunicazione al Casellario Centrale Dichiarazioni annuali Comunicazione ai pensionati Comunicazione al Casellario Centrale MODELLO 770 SEMPLIFICATO: FORNITURE A CADENZA ANNUALE Predisposizione, compilazione completa della dichiarazione del Modello 770 / Semplificato DICHIARAZIONE TELEMATICA Trasmissione telematica del Modello 770 / Semplificato PRESTAZIONI PERIODICHE E DI CONSULENZA: CONSULENZA Consulenza sulla normativa del lavoro, contrattuale, previdenziale, fiscale e sindacale 8

9 Consulenza nella redazione di contratti, accordi e regolamenti aziendali Consulenza per trasformazioni rapporto di lavoro da tempo pieno a part-time e viceversa Consulenza per trasformazioni rapporto di lavoro da tempo determinato a tempo indeterminato Consulenza per stesura contratti di assunzione Consulenza per stesura di contratti a progetto Consulenza per i rapporti di collaborazione e/o prestazione occasionale RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DATI PER LA PRIVACY: Nomina A fronte della natura dell'incarico e dei dati trattati (la cui titolarità spetta al Consorzio), risulta necessario nominare Responsabile Esterno del trattamento dei dati l Impresa, limitatamente ai dati personali comuni, sensibili e giudiziari, che saranno comunicati a tali soggetti nell'ambito dell'incarico. Compiti e attività Catalogazione delle banche dati con tutti gli elementi necessari Individuazione degli incaricati del trattamento per un corretto, lecito, sicuro trattamento dei dati Applicazione delle disposizioni contenute nelle autorizzazioni generali del Garante relative al trattamento dei dati sensibili e giudiziari in azienda Garantire all'interessato l'effettivo esercizio dei diritti previsti dall'art. 7 D. Lgs n.196/2003, in ordine all'accesso ai dati e a tutti i diritti di aggiornamento, rettificazione, cancellazione e di opposizione Informare degli eventuali soggetti ai quali vengono comunicati i dati Predisporre ed aggiornare, all interno dell Impresa, un sistema di sicurezza idoneo a rispettare gli adempimenti prescritti dagli articoli del D. Lgs. n.196/2003 e dall'allegato B) al decreto stesso (Disciplinare tecnico in materia di misure di sicurezza), nonché adeguare il sistema alle norme regolamentari in materia di sicurezza, curandone l'applicazione da parte degli incaricati Informare immediatamente il titolare del trattamento nell'ipotesi in cui si verifichino situazioni anomale o di emergenza Predisporre una dichiarazione nella quale si dichiari al Titolare che il trattamento dei dati personali, tra i quali anche dati sensibili e giudiziari, comunicati in virtù dell'incarico affidato, è effettuato in conformità al D. Lgs. n.196/2003 e suoi allegati CALCOLO DELLE RETRIBUZIONI E/O COMPENSI L Impresa provvederà al calcolo delle retribuzioni e/o compensi sulla base dei dati forniti mensilmente dal Consorzio e trasmessi in via telematica. Le mensilità ordinarie sono corrisposte ai dipendenti (dirigenti, impiegati e operai) e agli altri lavoratori cosiddetti assimilati, agli amministratori e ai pensionati il giorno 27 di ogni mese. Le due mensilità aggiuntive sono corrisposte unitamente alla mensilità ordinaria rispettivamente nei mesi di giugno (per la 14^) e dicembre (per la 13^): la mensilità di dicembre, viene corrisposta indicativamente il giorno 23. 9

10 Relativamente al personale stagionale avventizio, invece, il pagamento viene effettuato il giorno 15 del mese successivo. In caso di coincidenza del giorno di paga con il sabato o festività (esclusa la domenica), il pagamento è effettuato nel giorno lavorativo immediatamente precedente; in caso di coincidenza del giorno di paga con la domenica, il pagamento è effettuato nel giorno lavorativo immediatamente successivo. Gli elaborati delle retribuzioni dovranno pervenire ai competenti uffici del Consorzio entro il 18 giorno di ogni mese per il personale fisso, fatto salvo per il mese di dicembre il cui elaborato dovrà pervenire in anticipo rispetto all ordinario (15 giorno), e per il personale stagionale entro l 8 giorno di ogni mese. L Impresa dovrà provvedere, altresì, al calcolo e/o ricalcolo di ogni emolumento arretrato in caso di modifiche che comportino tale necessità (ad es. entrata in vigore di un nuovo CCNL di settore e/o di un nuovo Accordo Integrativo Aziendale). MODALITA E TEMPI DI COMUNICAZIONE DATI DA PARTE DEL CONSORZIO E DI INVIO DEGLI ELABORATI DA PARTE DELL IMPRESA DIPENDENTI A TEMPO INDETERMINATO E DETERMINATO NON STAGIONALI, AMMINISTRATORI, PENSIONATI E COLLABORATORI Il Consorzio si impegna a fornire i dati da elaborare entro il giorno 10 di ogni mese. Nel caso in cui il giorno 10 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene prorogata al primo giorno utile lavorativo successivo. L Impresa pubblicherà nel proprio sito, nell area riservata al Consorzio la sezione paga del LUL, i totali e i riepiloghi mensili entro il giorno 18 di ogni mese. Nel caso in cui il giorno 18 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene anticipata al primo giorno utile lavorativo. DIPENDENTI A TEMPO DETERMINATO STAGIONALI Il Consorzio si impegna a fornire i dati da elaborare entro il giorno 3 di ogni mese. Nel caso in cui il 3 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene prorogata al primo giorno utile lavorativo successivo. L Impresa pubblicherà nel proprio sito, nell area riservata al Consorzio la sezione paga del LUL, i totali e i riepiloghi mensili entro il giorno 8 di ogni mese. Nel caso in cui il giorno 8 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene anticipata al primo giorno utile lavorativo. MODELLO F24 Il modello F24 cartaceo è pubblicato nel sito dell Impresa nell area riservata al Consorzio entro il giorno 8 di ciascun mese. Nel caso in cui il giorno 8 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene prorogata al primo giorno utile lavorativo successivo. MODELLO IRAP Il modello F24 cartaceo è pubblicato nel sito dell Impresa nell area riservata al Consorzio entro il giorno 5 di ciascun mese. Nel caso in cui il giorno 5 cada di sabato o in un giorno festivo, la scadenza viene prorogata al primo giorno utile lavorativo successivo. SCADENZE CONTRIBUTIVE MENSILI DI CUI AL PARAGRAFO DELLE DICHIARAZIONI TELEMATICHE 10

11 Tutte le dichiarazioni telematiche di cui alla suddetta voce Dichiarazioni telematiche devono essere pubblicate nel sito dell Impresa nell area riservata al Consorzio almeno 8 giorni prima della rispettiva scadenza, nel caso in cui le stesse comportino un onere contributivo di pagamento a carico Consorzio, o entro i termini di legge negli altri casi. DATI DI BILANCIO E MONITORAGGIO/CONTROLLO DELLA SPESA Dovranno essere forniti consuntivi della spesa del personale con elenchi di dipendenti suddivisi per centri di costo; inoltre dovrà essere previsto a metà anno un controllo della spesa del personale a mezzo di proiezione a fine anno del risultato del calcolo degli stipendi, suddiviso per centri di costo, al fine di verificare la capienza dei conti, ed effettuare il conseguente eventuale assestamento dei conti. IL PRESIDENTE (Francesco Vincenzi) 11