MANUALE per RICHIESTE dei SUSSIDI edizione 2017 Istruzioni e Note Operative

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1 MANUALE per RICHIESTE dei SUSSIDI edizione 2017 Istruzioni e Note Operative Versione Aprile 2017

2 FONDO ASSISTENZA FRA IL PERSONALE DEL GRUPPO BANCO POPOLARE Iscritto all Anagrafe dei Fondi sanitari presso il Ministero della Salute n Sede Legale: piazza Nogara, Verona Sede Operativa: via Meucci, 5a Verona Tel Fax Codice Fiscale Sito web: fas.gruppobp@bancopopolare.it

3 INDICE PARTE PRIMA: ISTRUZIONI...pag. 5 Capitolo 1: SUSSIDI DEL FONDO ASSISTENZA...pag. 6 Codice 01 -Visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici e sedute psicoterapeutiche... pag. 6 Codice 16 - Ticket per visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici e sedute psicoterapeutiche... pag. 6 Codice 02 - Trattamenti e terapie... pag. 7 Codice 17 - Ticket per trattamenti e terapie... pag. 10 Codice 03 - Medicinali... pag. 11 Codice 04 - Spese dentarie... pag. 13 Codice 05 - Interventi chirurgici eseguiti anche ambulatorialmente... pag. 14 Codice 07 - Occhiali e lenti... pag. 15 Codice 08 - Protesi, ausili e presidi... pag. 15 Codice 20 - Assistenza infermieristica... pag. 16 Codice 21 - Assistenza socio-sanitaria... pag. 17 Codice 23 - Rette di degenza in casa di risposo o in strutture di lungodegenza (cfr. anche codice 24)... pag. 17 Codice 26 - Rette di degenza... pag. 17 Codice 99 - Grandi Interventi chirurgici... pag. 18 Capitolo 2: RIMBORSI GESTIONE SEPARATA ASSISTENZA SANITARIA AGGIUNTIVA (ASA)..pag Tipologia di rimborsi... pag Richieste di rimborso ASA mista... pag Richieste di rimborso ASA pura (o solo ASA)... pag Metodo di presentazione delle spese... pag Spese rimborsabili solo in ASA (c.d. ASA pura)... pag. 21 PARTE SECONDA: NORME OPERATIVE...pag. 25 Capitolo 3: NORME GENERALI...pag Tempistica e informazioni generali... pag Documentazione: riepilogo regole del Fondo... pag Documentazione: casi di particolari documenti di spesa... pag Normativa: esenzione IVA e prestazioni sanitarie... pag Normativa: fatture per prestazioni rese nell esercizio di professioni e arti sanitarie (riferimento ai c.d. regimi minimi)... pag Visite con imponibile IVA... pag Normativa: imposta di bollo... pag Pagamenti diversi... pag Informazioni e contatti... pag Richieste per la revisione dei sussidi o delle liquidazioni... pag Reclami inoltrati al Consiglio di Amministrazione... pag. 30 3

4 Capitolo 4: PROCEDURA PER LA RICHIESTA DI SUSSIDI E NOTE OPERATIVE...pag. 31 Avvertenze... pag Accesso alla procedura informatica... pag Avvisi e informazioni... pag Posizione anagrafica... pag La presentazione delle richieste di rimborso con ASA... pag Classificazione richieste di sussidio gestione ordinaria e gestione ASA... pag Inserimento richieste sussidi in procedura telematica... pag A. Prima schermata: compilazione modulo di richiesta 6.B. Seconda schermata: caricamento documenti con acquisizione ottica 6.C. Terza schermata: richiesta integrazione ASA 6.D. Quarta schermata: conclusione e stampa del modulo di richiesta 7. Inserimento telematico di richieste sussidi per spese odontoiatriche... pag Inserimento telematico di richieste sussidi per medicinali... pag Come identificare e presentare la spesa per un dispositivo medico (solo ASA)... pag Come presentare uno scontrino con diverse tipologie di acquisti... pag Particolarità e riferimento delle singole casistiche delle prestazioni... pag Annullamento pratiche di richiesta di rimborsi... pag Stampa, firma del modulo e fotocopiatura dei documenti... pag Spedizione... pag Iter delle richieste di rimborso... pag Archiviazione dei documenti inviati... pag Documento di liquidazione... pag Variazione dell indirizzo mail... pag. 45 ALLEGATI...pag. 47 Allegato 1 Elenco dei Grandi Interventi Chirurgici... pag. 48 Allegato 2 Guida alle presentazioni sanitarie chirurgiche... pag. 50 Allegato 3 Scheda per spese dentarie riservata all odontoiatra... pag. 52 Allegato 4 Scheda per la richiesta di rimborso farmaci... pag. 54 Allegato 5 Tariffario cure dentarie... pag. 55 Allegato 6 Le professioni sanitarie e le arti ausiliarie... pag. 56 Appendice Esclusioni... pag. 58 4

5 Parte Prima ISTRUZIONI 5

6 Capitolo 1 SUSSIDI DEL FONDO ASSISTENZA GESTIONE ORDINARIA Codice 01 Visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici e sedute psicoterapiche Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimale annuo di Euro per iscritto. Spese rimborsabili (art. 3, lett. a) del Regolamento) Possono essere richiesti sussidi per spese sostenute, secondo la seguente codifica: codice 01-VM: spese sostenute per visite mediche specialistiche 1 codice 01-AD: accertamenti diagnostici, test e prestazioni diagnostiche eseguite in farmacia 2 ad esclusione dell acquisto dei tester di autoanalisi e autodiagnosi codice 01-SP: sedute psicoterapiche codice 01-CP: check-up, campagne di prevenzione (chiaramente identificabili dalla documentazione di spesa) Documentazione necessaria Originale fattura/ricevuta fiscale del medico, del professionista o del Centro Sanitario su carta intestata dello stesso con: o le generalità della persona alla quale si riferisce la prestazione (nome, cognome e indirizzo o codice fiscale), o l esenzione IVA e l assoggettamento ad imposta di bollo (per importi pari o superiori a Euro 77,48) di cui al cap.3.6. o Per i pagamenti effettuati con bollettini postali, casse automatiche, bonifici, sistemi web o presso tesorerie solo se accompagnati da prenotazione o prescrizione (cap. 3.8). Codice 16 Ticket per visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici e sedute psicoterapiche Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 100% della spesa sostenuta con un massimale annuo per iscritto ricompreso nel massimale di Euro del Codice 01. Documentazione necessaria Regolari documenti di spesa in originale (fatture/ricevute fiscali 3 ), comprovanti chiaramente la tipologia di spesa e cioè che si tratta di ticket sanitario. 1 Nel caso di prestazioni miste (visita + accertamento diagnostico) va utilizzato il codice della prestazione prevalente. 2 Per test (es. glicemia, colesterolo, pressione, ecc.) e prestazioni analitiche/diagnostiche eseguite in farmacia è necessario presentare o fattura sanitaria (esente IVA art.10 c.18 DPR 633/72) oppure scontrino fiscale parlante con importo senza IVA riportante natura e quantità delle prestazioni e codice fiscale del beneficiario delle prestazioni 3 Secondo quanto indicato nella Risoluzione 9/E del 2014 dell Agenzia delle Entrate, in caso di fattura per ticket di importo superiore a euro 77,47 euro non è prevista l applicazione della marca da bollo; pertanto le fatture per ticket di importo superiore a 77,47 euro che riportano la marca da bollo sono fiscalmente irregolari e di conseguenza irricevibili dal FAS (sarà necessario richiedere all'emittente una nuova fattura senza bollo). 6

7 Il Fondo, nei casi dubbi per l identificazione della spesa farà riferimento ai Nomenclatori Regionali e nel caso non fosse identificabile in maniera certa che trattasi di ticket provvederà all'erogazione del sussidio nei termini di cui al codice 01 (70%). Per i pagamenti effettuati con bollettini postali, casse automatiche, bonifici, sistemi web o presso tesorerie solo se accompagnati da prenotazione o prescrizione (cap.3.8). Spese rimborsabili (art. 3, lett. a) del Regolamento) Possono essere richiesti sussidi per i ticket pagati per visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici e sedute psicoterapiche di cui al precedente Codice 01. Codice 02 Trattamenti e terapie (fisioterapie, riabilitazioni e rieducazioni) Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimale annuo per iscritto di 700 Euro (elevabile a Euro solo per trattamenti a seguito di malattie gravi, interventi chirurgici e infortuni di cui al codice 02 - MG). Elenco delle prestazioni rimborsabili (art. 3, lett. b del Regolamento) Prestazioni di elettroterapia Diadinamica Diatermia Diatermoterapia Elettrosonoterapia Elettrostimolazioni esponenziali Elettroterapia (TENS) Ionoforesi Terapia antalgica transcutanea Prestazioni di idroterapia Crenoterapia/Cure termali Ginnastica vascolare idrica Idrochinesiterapia Idrogalvanoterapia Idromassoterapia Prestazioni di massoterapia Massaggio riflessogeno Massaggio strumentale Massaggio terapeutico tradizionale Massoterapia segmentaria per qualunque segmento Prestazioni di rieducazione funzionale e chinesiterapia Chinesiterapia individuale (ogni tipo) Ginnastica correttiva Ginnastica medica (non a scopo estetico) Ginnastica propriocettiva Ginnastica respiratoria Ginnastica segmentaria Riabilitazione post-operatoria 7

8 Riabilitazione post-traumatica Rieducazione neuromotoria Riabilitazione del pavimento pelvico Prestazioni di sonoterapia Ultrasuoni a contatto Ultrasuoni ad immersione Prestazioni di tecarterapia Tecarterapia (TECAR) Prestazioni di termoterapia Crioterapia Iperterapia Marconiterapia Radarterapia Ozonoterapia Prestazioni di vertebroterapia manu medica Correzione del disallineamento vertebrale Manipolazioni vertebrali Trazioni vertebrali cervicali Trazioni vertebrali lombosacrali Trazioni vertebrali meccaniche Prestazioni varie 4 Agopuntura (solo se eseguita da medico) Vaccinazioni Logopedia Trattamenti/consulti podologici Prestazioni eseguite da ottici/ortottici/optometristi Iniezioni (eseguite da personale sanitario) Onde d urto Bendaggio funzionale (taping) (in presenza di patologia e non per attività sportiva) Prestazioni di pronto soccorso Documentazione necessaria: indicazioni generali Prescrizione del medico in originale (o in copia nei casi in cui ciò sia consentito - si veda dettaglio sotto riportato per le diverse codifiche) con esplicito riferimento alla patologia e con dettaglio (come da elenco) delle prestazioni richieste e del loro numero, qualora nella prescrizione sia indicato ciclo di trattamenti si intenderanno sempre al massimo 12 trattamenti. E in ogni caso liquidabile per ricetta un massimo di 12 prestazioni, raggiunte le quali è necessaria una nuova prescrizione: qualora vi sia indicata sulla prescrizione una quantità diversa di prestazioni verranno liquidate nella gestione ordinaria solo le prime 12 prestazioni (salvo quanto previsto nel codice 2-MG). La prescrizione non è richiesta se la 4 In casi eccezionali per i minori viene valutata la possibilità del rimborso anche delle seguenti prestazioni: sostegno educativo, psicomotricità, prestazioni pedagogiche (con relazione dello psicologo), haloterapia. Altre terapie di riabilitazione e recupero funzionale collegate a patologie e/o interventi gravi saranno vagliate caso per caso dal Consiglio di Amministrazione del FAS. 8

9 prestazione è eseguita e fatturata direttamente da un medico, ma è sempre necessario il riferimento alla patologia e al numero delle prestazioni eseguite. Originale fattura/ricevuta fiscale del medico, del professionista o del Centro Sanitario su carta intestata dello stesso con: o le generalità della persona alla quale si riferisce la prestazione o la cura, o l esenzione IVA e l assoggettamento ad imposta di bollo (per importi pari o superiori a Euro 77,48) di cui al cap.3.6, o il dettaglio del tipo, del numero delle prestazioni eseguite e dell importo di ogni singola prestazione Documentazione necessaria: indicazioni specifiche In particolare possono essere richiesti sussidi per spese sostenute per trattamenti di cui all elenco sopra riportato, secondo la seguente codifica: Codice 02-MG (malattie gravi) Senza la limitazione di cui alla nota 5 nei seguenti casi: ictus, forme neurologiche degenerative, neuro-miopatiche, oncologiche, invalidità fisiche permanenti accertate, (se trattasi di trattamenti eseguiti a fronte di invalidità accertate non inferiori al 70%) trattamenti eseguiti entro 12 mesi da un intervento chirurgico o infortunio (per patologie diverse dai casi prima citati). Se trattasi di trattamenti eseguiti a seguito di intervento chirurgico o infortunio indicare la data dell intervento o dell infortunio. Documentazione necessaria: documento (anche in copia) del medico stilato entro 12 mesi dall infortunio o dall intervento o nell anno in corso che attesti lo stato del paziente oltre al tipo di trattamenti a cui ci si deve sottoporre fattura in originale, compilata come sopra specificato nelle indicazioni generali in caso di invalidità fisiche accertate non inferiori al 70% allegare copia del verbale di invalidità oppure far indicare dal medico, sulla prescrizione medica, la percentuale di invalidità Codice 02-TR Per trattamenti e terapie nei casi non rientranti nel precedente codice 02-MG Documentazione necessaria: prescrizione in originale del medico con il dettaglio delle prestazioni richieste, il loro numero e l indicazione della patologia 5. fattura in originale (comprensiva di generalità del beneficiario delle prestazioni, esenzione IVA, eventuale bollo, dettaglio di tipo, numero e importo delle prestazioni eseguite). Codice 02-DI: prestazioni dietologico/nutrizionali In caso di visite, trattamenti e terapie nutrizionali, dietetiche e dietologiche e prestazioni effettuate da alimentaristi, nutrizionisti e biologi dell alimentazione con un massimo di 12 sedute 5 La prescrizione può essere presentata anche in copia nei soli casi in cui si riferisca allo stesso ciclo di terapie per il quale sia già stata presentata al Fondo prescrizione originale nell anno (solare) in corso indicando sulla fotocopia la data di presentazione dell originale o il protocollo della domanda in cui è presente l originale. 9

10 per anno solare, per le patologie di bulimia, anoressia, obesità 6 (secondo la tabella BMI-IMC - Indice di massa corporea - presente sul sito del Ministero della Salute). Grave magrezza < 16,00* Sottopeso 16,00-18,49 Normopeso 18,50-24,99 Sovrappeso 25,00-29,99 Obeso classe 1 30,00-34,99* Obeso classe 2 35,00-39,99* Obeso classe 3 40,00* *In grassetto i parametri liquidabili dal FAS Documentazione necessaria: prescrizione medica in originale che attesti la patologia fattura in originale, compilata come sopra specificato nelle indicazioni generali indicazione del BMI aggiornato alla data della fattura (anche in allegato al documento di spesa) Codice 02-CT: cure termali Spese riferite solo alla cure termali (ad esclusione di visite o altre terapie non connesse ai trattamenti termali) per la parte non convenzionata con il S.S.N. Documentazione necessaria: originale della prescrizione del medico termale (identificabile come tale dallo stesso certificato medico dell istituto termale) con il dettaglio delle prestazioni richieste e del loro numero; fattura in originale, compilata come sopra specificato nelle indicazioni generali. Da sapere che: Taluni trattamenti e terapie, non rimborsabili nella gestione ordinaria, possono essere rimborsate nella gestione ASA (Assistenza sanitaria Aggiuntiva) se rispettano alcuni requisiti (si tratta delle c.d. prestazioni rimborsabili solo in ASA pura, vedasi cap.2 e 4). Codice 17 Ticket per trattamenti e terapie (fisioterapie, riabilitazioni e rieduc.) Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 100% della spesa sostenuta con un massimale annuo per iscritto di 700 Euro (2.000 Euro solo per trattamenti a seguito di malattie gravi, interventi chirurgici e infortuni di cui al codice 02 - MG) ricompreso nel massimale del Codice 02. Documentazione necessaria Regolari documenti di spesa in originale (fatture/ricevute fiscali 7 ), comprovanti chiaramente la tipologia di spesa e cioè che si tratta di ticket sanitario. 6 altre patologie gravi saranno vagliate caso per caso dal Consiglio di Amministrazione del FAS 7 Secondo quanto indicato nella Risoluzione 9/E del 2014 dell Agenzia delle Entrate, in caso di fattura per ticket di importo superiore a euro 77,47 euro non è prevista l applicazione della marca da bollo; pertanto le fatture per ticket di importo superiore a 77,47 euro che riportano la marca da bollo sono fiscalmente irregolari e di conseguenza irricevibili dal FAS (sarà necessario richiedere all'emittente una nuova fattura senza bollo). 10

11 Il Fondo, nei casi dubbi per l identificazione della spesa farà riferimento ai Nomenclatori Regionali e nel caso non fosse identificabile in maniera certa che trattasi di ticket provvederà all'erogazione del sussidio nei termini di cui al codice 01 (70%). Per i pagamenti effettuati con bollettini postali, casse automatiche, bonifici, sistemi web o presso tesorerie solo se accompagnati da prenotazione o prescrizione (cap.3.8). Spese rimborsabili (art. 3, lett. b del Regolamento) Possono essere richiesti sussidi per i ticket pagati come compartecipazione alla spesa sanitaria per attività di fisioterapia, riabilitazione, rieducazione e cure termali di cui al precedente Codice 02. Codice 03 Medicinali Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con una franchigia annua di 50 Euro per iscritto e un massimale annuo per iscritto di Euro. Per ogni persona iscritta i primi 50 Euro di spesa annua per l acquisto di medicinali (ticket compresi) e prodotti omeopatici sono soggetti alla franchigia fissa di cui sopra e, pertanto, non vengono rimborsati. Per acquisti di farmaci ripetibili e/o prodotti omeopatici sono rimborsabili per ogni ricetta al massimo 5 (cinque) confezioni dello stesso prodotto prescritto, purché la prescrizione sia dell anno solare in corso. Documentazione necessaria Modulo per la richiesta di medicinali predisposto dal Fondo (v. allegato 4) con: 1) per ticket (c.d. medicinali acquistati con la ex ricetta rossa ) Scontrino fiscale in originale con codice fiscale del paziente NON è più richiesta la presentazione della fotocopia della prescrizione medica rossa (non più in uso), ma per maggiore chiarezza si può presentare copia del promemoria rilasciato dal medico 2) Per farmaci non ripetibili con ritiro della prescrizione da parte della farmacia copia della prescrizione scontrino fiscale in originale con codice fiscale del paziente 3) Per farmaci ripetibili e/o da banco 8 Prescrizione dell anno in corso, in originale Scontrino fiscale in originale con codice fiscale del paziente Fustelle adesive staccate dalla confezione e applicate sull apposito modulo 4) Per medicinali omeopatici 9 Prescrizione dell anno in corso, in originale Scontrino fiscale in originale con codice fiscale del paziente Parte della confezione con l identificazione del prodotto omeopatico 5) Per farmaci o omeopatici acquistati all estero (che siano tali anche per la farmacopea italiana) 8 In caso di scontrini con più farmaci relativi a prescrizioni diverse, trattenere i documenti originali fino al raggiungimento dei quantitativi indicati dalle Istruzioni (5 confezioni per farmaco) o fino a quando ritenuto necessario per presentare contemporaneamente tutta la documentazione necessaria. Non possono essere accettate fotocopie di scontrini o fotocopie di prescrizioni mediche salvo nei casi 1), 2) e 6. 9 Vedi nota 8. 11

12 Prescrizione dell anno in corso, in originale Documento di spesa in originale 6) Per vaccini allergologici prodotti su prescrizione medica Prescrizione medica in copia Documento di spesa in originale (con esclusione delle spese di spedizione) Tutte le prescrizioni devono riportare: o la data di emissione, che non deve essere successiva a quella di acquisto dei medicinali e nello stesso anno solare della data di acquisto o le generalità del paziente redatte dal medico Inoltre è necessario allegare: o scontrino dettagliato, pinzato al modulo di presentazione dei rimborsi per medicinali con codice fiscale del paziente 10 o fustelle staccate dall'involucro (zona del codice a barre) e applicate al modulo di presentazione dei rimborsi per medicinali (allegato 4) o per prodotti o rimedi omeopatici, parte dell'involucro dove oltre al prezzo di vendita sia identificabile che si tratta di prodotto o rimedio omeopatico. Spese rimborsabili (art. 3, lett. c del Regolamento) codice 03-PA: prodotti allopatici (il codice identificativo inizia solo con A0): farmaci della farmacopea ufficiale italiana, farmaci acquistati all estero e ticket per medicinali. Per acquisti di medicinali equivalenti a quello prescritto o acquisti del principio attivo si prega di specificare tali particolarità al momento della richiesta di rimborso. codice 03-PO: prodotti omeopatici (solo quelli con dicitura medicinale/rimedio/prodotto omeopatico sulla confezione): prodotti, medicinali e rimedi omeopatici 11. Da sapere che: In caso di acquisto di medicinali generici o equivalenti a quanto prescritto dal medico, il Socio è tenuto a darne comunicazione. Flaconi e contenitori di medicinali e/o prodotti omeopatici non devono essere presentati se non nella parte del codice a barre e nome del prodotto: è sufficiente quindi esibire la fotocopia della fustella o dell etichetta del prodotto qualora sia impossibile staccarle. Non verranno restituiti i documenti riferiti agli acquisti rientranti nella franchigia fissa, acquisti di farmaci non presenti nella prescrizione medica, fustelle, invii oltre i limiti stabiliti dal Regolamento e acquisti di parafarmaci. Alcuni acquisti (es. dispositivi medici, acquisti di farmaci senza ricetta) eseguiti in farmacia possono essere rimborsati con la gestione ASA (vedi cap.4: rimborsi c.d. solo Asa o Asa pura ). In tali casi occorre prestare attenzione alla classificazione delle spese richieste ed alla documentazione presentata, poichè, ad esempio, se una spesa ha documentazione non corretta per il rimborso ordinario ma sufficiente per il rimborso solo in ASA, tale spesa verrà rimborsata in ASA (se è stata fatta la scelta dell integrazione e vi sia capienza nel proprio conto ASA al momento della liquidazione) e non potrà essere rcihesto in un secondo tempo un eventuale rimborso ordinario (v. cap.2 e 4). 10 Per esigenze di comunicazione dei dati all Agenzia delle Entrate il Codice Fiscale indicato nello scontrino deve necessariamente corrispondere a quello dell intestatario della prescrizione medica. 11 Secondo la normativa del Codice Europeo Capo II D.Lgs. 219/2006 e dalle modifiche introdotte con il D.Lgs. n. 274 del riconoscibili dalla dicitura rimedio o prodotto omeopatica presente sulla confezione. 12

13 Codice 04 Spese dentarie Limiti dei sussidi Il Fondo eroga sussidi per spese dentarie sostenute con le seguenti regole: per le prestazioni inserite nel Tariffario Spese Dentarie di cui all allegato 5, il Fondo rimborsa il 60% della spesa, fino al corrispondente importo massimo ivi previsto e con l eventuale temporizzazione ivi indicata. per le spese dentarie non ricomprese nell allegato Tariffario il rimborso sarà pari al 60% della spesa sostenuta. Il massimale annuo complessivo per iscritto per spese dentarie sostenute è di euro Documentazione necessaria Originale fattura/ricevuta fiscale del medico, del professionista o del Centro Dentistico su carta intestata dello stesso con: o le generalità della persona alla quale si riferisce la prestazione, o con l esenzione IVA e l assoggettamento ad imposta di bollo (per importi pari o superiori a Euro 77,48). Originale della scheda per cure dentarie 12 (predisposta sul modulo del Fondo, allegato 3 alle presenti istruzioni) con la descrizione dettagliata delle prestazioni odontoiatriche effettuate, debitamente compilata e sottoscritta dal medico curante. In casi eccezionali (es. lunghezza delle cure, spesa consistente) può essere presentata la richiesta di rimborso anche della fattura di "acconto". In questo caso si dovranno seguire i seguenti passi: a) all inizio delle cure presentare con la prima fattura di acconto l originale del preventivo firmato dal medico-dentista con la descrizione dell intero programma di lavoro da eseguire, la spesa prevista e la tempistica di esecuzione dei lavori; b) le fatture seguenti di acconto dovranno essere accompagnate dalla copia del preventivo; c) con la fattura di saldo dovrà essere presentata, oltre alla fotocopia del preventivo e la scheda per cure odontoiatriche (con modulo predisposto dal Fondo) debitamente compilata e sottoscritta dal medico curante con la descrizione dettagliata delle prestazioni eseguite e relativi importi e il riepilogo finale degli acconti versati. Spese rimborsabili (art. 3, lett. d) del Regolamento) 13 codice 04-SO: spese odontoiatriche. Possono essere richiesti sussidi per le spese sostenute per: o visite e diagnostica o esami radiologici e strumentali o chirurgia/interventi chirurgici odontoiatrici o paradontologia, o endodonzia o conservativa (es. otturazioni, devitalizzazioni, ecc.) o protesi o implantologia o ortognatodonzia o tutte le prestazioni che fanno riferimento all odontoiatria (es. ortopanoramica delle arcate 12 Si ricorda di far compilare e firmare al medico dentista la Scheda per Cure Dentarie (allegato 3) per evitare il respingimento della richiesta di sussidio. 13 Sono escluse le cure odontoiatriche di carattere estetico, ad esempio: sbiancamento estetico, applicazione faccette, ecc. Gli interventi chirurgici odontoiatrici rientrano nel cod. 04 (spese dentarie). 13

14 dentarie, byte, ecc.) codice 04-CE: casi eccezionali (vedi sopra) o acconti e saldo per cure odontoiatriche lunghe e/o con spesa consistente Codice 05 Interventi chirurgici eseguiti anche ambulatorialmente Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimale annuo di Euro per iscritto (per la procreazione medicalmente assistita il massimale rimborsabile è di euro biennale). Spese rimborsabili (art. 3, lett. f del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per piccoli e medi interventi chirurgici 14, eseguiti anche ambulatorialmente, compreso parto cesareo, ecc. L eventuale costo della degenza va invece inserito nella casistica dedicata (cod.26) 15 Possono essere richiesti sussidi per spese sostenute secondo la seguente codifica: codice 05: tutti gli interventi chirurgici (con o senza degenza) non compresi nelle codifiche successive; codice 05-DE: spese di carattere chirurgico dermatologico (interventi chirurgici dermatologici, anche ambulatoriali, non di carattere estetico); codice 05-PMA: spese sostenute per prestazioni di procreazione medicalmente assistita eseguite in Italia: tutte le spese sostenute comprese visite, accertamenti, trattamenti, trasferimento ovuli/embrioni e impianto chirurgico embrionale. Sono escluse le spese per la crioconservazione dei gameti maschili e femminili, la conservazione del cordone ombelicale e le prestazioni inerenti alla fecondazione eterologa. Per la fecondazione medicalmente assistita eseguita all estero è necessaria una particolare documentazione e la prestazione deve essere eseguita in modo conforme alle normative italiane 16 ; codice 05-PA: spese sostenute per parto spontaneo o cesareo con pagamento dell équipe medica; codice 05-ONC: spese sostenute per interventi chirurgici collegati ad una malattia oncologica non compresi nell elenco dei Grandi Interventi Chirurgici (v. allegato 1). Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: Prescrizione medica in originale con indicazione della patologia che ne consiglia l intervento; 14 Si ricorda che gli interventi chirurgici odontoiatrici rientrano nel codice 04 Spese dentarie 15 Nel caso di interventi chirurgici pagati con importo a forfait, cioè nel caso in cui non fosse possibile avere l identificazione dell importo separato della degenza, forfettariamente verrà considerato un importo di euro 500 per ogni notte di ricovero e su tale importo sarà calcolato il rimborso secondo quanto stabilito nel codice PROCREAZIONE MEDICALMENTE ASSISTITA ESEGUITA ALL ESTERO Il Socio deve presentare i seguenti documenti: - documenti di spesa dettagliati rilasciati da un Ente medico del Paese estero con traduzione - dichiarazione di un medico specializzato italiano dalla quale risulti che la prestazione eseguita è conforme ai trattamenti eseguiti dalla norma italiana (Circolare dell Agenzia delle Entrate 18/E del 2016). Anche in questo caso sono escluse le spese di crioconservazione dei gameti, la conservazione del cordone ombelicale e le prestazioni riferite alla fecondazione eterologa. Per tali motivi la documentazione deve essere dettagliata. 14

15 Originali delle fatture/ricevute sanitarie dettagliate ed emesse dai singoli professionisti o dai Centri medici con il dettaglio delle prestazioni effettuate Da sapere che: E possibile usufruire di centri convenzionati Previmedical in forma di assistenza diretta (ossia pagando soltanto la quota a carico del Socio) per tutti gli interventi chirurgici con ricovero con preventiva autorizzazione da parte della Centrale Operativa di Previmedical. Per le modalità operative di accesso alla Rete si veda quanto riportato in Guida alle prestazioni sanitarie chirurgiche (Allegato 2). Codice 07 Occhiali e Lenti Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimale annuo di 350 Euro per iscritto. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare per ogni richiesta: Visus in originale rilasciato dal medico oculista nell anno in corso oppure visus in originale rilasciato dall ottico, contestualmente alla fattura di acquisto di occhiali e lenti. Originale della fattura o scontrino parlante con esplicita indicazione dell aliquota IVA 17 applicata o con indicazione prodotto con marcatura CE (nei casi di scontrini senza indicazione dell IVA o senza la dicitura prodotto con marcatura CE, far accompagnare lo scontrino con una dichiarazione dell ottico che indichi l aliquota applicata). Dichiarazione di conformità 18 rilasciata dall ottico relativa agli occhiali da vista su misura e di lenti da vista acquistati. La dichiarazione è un documento che accompagna tutti i dispositivi medico/sanitari e riporta i dati della montatura o delle lenti acquistate (fabbricante, modello, calibro ecc.), dell utilizzatore del prodotto acquistato e della conformità del dispositivo alla direttiva 93/42 CEE. Per le lenti corneali è necessario allegare la parte della confezione con la gradazione delle lenti acquistate oppure la dichiarazione di conformità. Spese rimborsabili (art. 3, lett. h del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per l acquisto di: Lenti e montature 19 per occhiali da vista Lenti corneali Si ricorda che il Fondo non eroga sussidi per: Liquidi conservativi e detergenti per lenti corneali Riparazione occhiali e montature Codice 08 Protesi, ausili e presidi Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimale biennale di Euro per iscritto. 17 Gli occhiali da vista, lenti corneali e montature con lenti da vista, essendo dispositivi medici, riportano l IVA al 4%. 18 D.L. n.46/ In caso di rottura della montatura per il rimborso è necessario presentare: fattura della montatura con IVA 4% con indicazione che trattasi di sostituzioni di montatura con lenti da vista già in uso e dichiarazione di conformità. 15

16 Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: prescrizione del medico in originale con data non anteriore di 6 (sei) mesi alla data della fattura, contenente specificazione della patologia; originale della fattura intestata al beneficiario della prescrizione con IVA applicata 20 ; in caso di dubbio sul tipo di prodotto potrebbe venire richiesta la dichiarazione di conformità CE. Spese rimborsabili (art. 3, lett. j del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per le spese sostenute per l acquisto, il noleggio di protesi, ausili e presidi quali: ortesi, presidi per la deambulazione, di supporto respiratorio, ausili e presidi per la locomozione, protesi ortopediche, acustiche, oculari, mammarie, ausili antidecubito calzature ortopediche anatomiche costruite su misura plantari ortopedici costruiti su misura comunque con le esclusioni presenti nell allegato delle presenti istruzioni, in particolare per quanto riguarda tutti i prodotti elastici (calze elastiche, fasce e busti senza parti fisse, ecc.). Da sapere che: Talune prestazioni e prodotti, non rimborsabili nella gestione ordinaria, possono essere rimborsate nella gestione dell Assistenza Sanitaria Aggiuntiva (ASA) se rispettano alcuni requisiti (si tratta delle c.d. prestazioni rimborsabili solo in ASA, vedasi cap. 2.5). Codice 20 Assistenza infermieristica Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta. Il massimale annuo complessivo per le spese di cui ai codici 20 e 21 è di Euro per iscritto. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: Originale della fattura/ricevuta sanitaria con il dettaglio delle prestazioni effettuate per le prestazioni infermieristiche. Attestazione anche da parte di chi ha emesso la fattura con la motivazione per cui si è resa necessaria la prestazione. Spese rimborsabili (art. 3, lett. i) del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per le spese sostenute per l assistenza infermieristica, anche domiciliare, eseguita da personale infermieristico avente titolo professionale riconosciuto, nei seguenti a casi: o a seguito di grandi interventi chirurgici; o nelle fasi terminali di gravi malattie (tumore, Aids e similari); o nei casi di gravi malattie cronicizzate o invalidanti. 20 L IVA applicata per questi prodotti prescritti per una patologia debilitante è del 4% 16

17 Codice 21 Assistenza socio-sanitaria Limiti dei sussidi Il Fondo eroga, per le spese di assistenza socio-sanitaria, eseguita da personale anche non prettamente infermieristico, sostenute dall'iscritto riconosciuto invalido e percettore d'indennità di accompagnamento, un sussidio mensile pari al 70% della spesa sostenuta con un massimo pari al 50% dell'indennità di accompagnamento percepita. Il massimale annuo per iscritto è ricompreso nel massimale di Euro dei cui ai codici 20 e 21. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: documentazione comprovante la spesa mensile sostenuta; copia dell ultimo certificato INPS riportante l importo mensile dell indennità di accompagnamento 21 copia del bollettino INPS dei contributi versati al personale che fornisce la prestazione del periodo di cui si richiede il sussidio. Spese rimborsabili (art. 3, lett. i del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per l assistenza all iscritto riconosciuto invalido dagli organismi competenti e percettore dell indennità di accompagnamento, eseguita anche da personale non avente titolo professionale riconosciuto (es. badante) e a fronte di idonea documentazione. Codice 23 Rette di degenza in casa di riposo o in strutture di lungodegenza (cfr. anche codice 26) Limiti dei sussidi Il Fondo eroga, per le richieste di sussidi per le rette in casa di riposo o in strutture di lungo-degenza e solo per gli iscritti dichiarati invalidi e percettori di indennità di accompagnamento, un sussidio pari al 50% dell indennità di accompagnamento percepita, con un massimale annuo per iscritto ricompreso nel massimale complessivo di Euro per i codici 23 e 26. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: Per rette in casa di riposo o in strutture di lungo-degenza, oltre alla fattura dell'istituto, copia del certificato INPS riportante l importo mensile, in corso di erogazione, dell indennità di accompagnamento 22. Spese rimborsabili (art. 3, lett. e) del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per spese per rette in casa di riposo o in strutture di lungodegenza, in caso di iscritto dichiarato invalido e percettore dell indennità di accompagnamento. 21 In caso di mancato invio del certificato INPS aggiornato si farà riferimento all ultimo documento disponibile in possesso al FAS. Qualora l importo della spesa sostenuta si riferisca ad una prestazione riferita solo ad alcuni giorni del mese, l importo liquidato risulterà in proporzione alle giornate svolte. 22 Vedi nota 21 17

18 Codice 26 Rette di degenza (cfr. anche codice 23) Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 70% della spesa sostenuta con un massimo di euro 120 a notte e con un massimale annuo per iscritto ricompreso nel massimale complessivo di Euro per i codici 23 e 26. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: prescrizione medica o certificato di ricovero con motivazione per cui si è reso necessario il ricovero; originale della fattura dell'ospedale o della casa di cura con il dettaglio delle giornate di ricovero e il relativo costo giornaliero 23. Spese rimborsabili (art. 3, lett. e) del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per le rette di degenza, con o senza intervento chirurgico, e per le rette di day hospital e day surgery. Codice 99 Grandi Interventi Chirurgici Limiti dei sussidi Il Fondo eroga un sussidio pari al 100% della spesa sostenuta per l intervento con un massimale annuo di Euro per iscritto. L elenco dei Grandi Interventi Chirurgici è allegato alle presenti istruzioni (allegato. 1). L eventuale maggiore spesa sostenuta, con un massimale annuo complessivo di euro per evento e per nucleo familiare, è coperta da una specifica polizza assicurativa sottoscritta dal Fondo. Documentazione necessaria Per ottenere i sussidi è necessario presentare: Copia della cartella clinica Originale della/e fattura/e intestata/e al beneficiario della prescrizione Spese rimborsabili (art. 3, lett. g) del Regolamento) Il Fondo eroga sussidi per le spese sostenute per i Grandi Interventi Chirurgici, che sono esclusivamente quelli previsti nell elenco allegato al Regolamento e alle presenti istruzioni. 23 Nel caso in cui non fosse possibile avere l identificazione dell importo della degenza giornaliera, forfettariamente verrà considerato un importo di euro 500 per ogni notte di ricovero e su tale importo verrà calcolato il rimborso (vedi anche nota 14). 18

19 Capitolo 2 RIMBORSI DELLA GESTIONE SEPARATA ASSISTENZA SANITARIA AGGIUNTIVA (A.S.A.) 1. Tipologia di rimborsi L Assistenza Sanitaria Aggiuntiva (in seguito ASA ), come prevede il relativo Regolamento, è finalizzata a integrare e/o migliorare le prestazioni in materia di spese di assistenza sanitaria, socio-sanitaria, di prevenzione, cura e riabilitazione così come previste nel presente Regolamento, e costituisce pertanto un plus rispetto alla gestione ordinaria. L ASA, pertanto, integra e completa la gestione ordinaria sia per quanto riguarda i rimborsi sia per quanto riguarda le prestazioni. Nel primo caso, infatti, integra i rimborsi della gestione ordinaria, cioè va a colmare fino a concorrenza dell importo disponibile sulla propria posizione individuale - la differenza tra la spesa sostenuta e il rimborso ottenuto in via ordinaria. Le richieste di rimborso ASA di questo tipo vengono convenzionalmente definite: ASA mista. Nel secondo caso l ASA può completare e migliorare le prestazioni offerte in forma ordinaria, prevedendo una serie di prestazioni che, rispettando alcune condizioni, sono rimborsabili in ASA, ma non in via ordinaria. Le richieste di rimborso di questo tipo vengono convenzionalmente definite: ASA pura (o solo ASA ). 2. Richieste di rimborso ASA mista Sono richieste che vanno presentate seguendo le regole e le modalità dei rimborsi ordinari: quindi, qualora la documentazione rispetti le norme delle Istruzioni del FAS, queste spese vengono rimborsate dapprima in forma ordinaria secondo le percentuali e i massimali previsti dal Regolamento e, in un secondo tempo, la differenza tra la spesa richiesta e accolta in forma ordinaria e il rimborso ricevuto verrà integrata con un ulteriore rimborso, sempre che il proprio conto ASA abbia capienza al momento della liquidazione. Rientrano in questa tipologia le spese previste nella forma ordinaria per: visite mediche specialistiche, accertamenti diagnostici, sedute psicoterapiche, e relativi ticket; trattamenti fisioterapici, riabilitativi e rieducativi a seguito di malattia o infortunio; medicinali elencati nella farmacopea ufficiale e prodotti omeopatici, con prescrizione medica; cure dentarie (diagnostica, esami radiologici e strumentali, chirurgia, paradontologia, conservativa, protesi implantologia, ortognatodonzia); interventi chirurgici, anche ambulatoriali, parto, e rette di degenza in istituti di cura convenzionati e non convenzionati con il SSN; procreazione medicalmente assistita 24 ; rette di degenza in case di riposo o in strutture di lungodegenza per beneficiario iscritto dichiarato invalido e percettore di indennità di accompagnamento; lenti e montature per occhiali, e lenti corneali; 24 procreazione medicalmente assistita omologa secondo le disposizioni previste nelle istruzioni della gestione ordinaria 19

20 assistenza infermieristica, anche domiciliare, prestata da personale avente titolo professionale riconosciuto a seguito di interventi chirurgici, nei casi di gravi malattie invalidanti o cronicizzate, nelle fasi terminali di gravi malattie; assistenza domiciliare prestata da personale non esclusivamente infermieristico, (purché regolarmente iscritto all INPS) per beneficiario iscritto dichiarato invalido e percettore di indennità di accompagnamento; protesi, ausili e presidi quali ortesi, presidi per la deambulazione, ausili e presidi per la locomozione o la respirazione, protesi acustiche, oculari, mammarie e ausili antidecubito. Attenzione: in forma ordinaria vanno presentate anche le spese che rientrano tra quelle liquidabili a norma del Regolamento ordinario ma che - per raggiunti limiti dei massimali oppure per effetto di franchigie (es. nel caso dei primi 50 euro annuali dei medicinali) - non riceveranno alcun rimborso. In questi casi la gestione ordinaria liquiderà 0 (zero) euro, e la gestione ASA rimborserà la spesa totalmente o parzialmente in base alla capienza del proprio conto personale ASA al momento della liquidazione. 3. Richieste di rimborso ASA pura (o solo ASA ) Le spese per le quali può essere richiesto soltanto il rimborso ASA (c.d. ASA pura) e non quello ordinario sono quelle spese che la gestione ordinaria non rimborsa in quanto escluse dal Regolamento e dalle Istruzioni della gestione ordinaria, ma previste dal Regolamento ASA. A partire dall 1 aprile 2017 il Regolamento ASA è stato ampliato con nuove spese rimborsabili solo in ASA, per le prestazioni sostenute a decorrere da tale data. Si tratta in particolare di: visite e terapie sanitarie non rimborsabili in forma ordinaria ed eseguite da professionisti riconosciuti dal Ministero della Salute (v. allegato 2); medicinali e prodotti omeopatici in assenza di prescrizione medica; preparazioni galeniche e medicinali fitoterapici approvati dall AIFA acquistati in farmacia o parafarmacia, dispositivi medici riconosciuti dal Ministero della Salute e con marcatura CE; apparecchi elettromedicali e di autodiagnosi; procreazione medicalmente assistita (nei casi non rimborsati dalla gestione ordinaria); prelievo e conservazione del sangue, di cellule staminali o del cordone ombelicale per finalità terapeutiche in presenza di patologie in atto. 4. Metodo di presentazione delle spese Sistema on line: inserire le spese nella procedura (seguendo le indicazioni delle Note Operative) ponendo attenzione: a) ai codici con cui si identificano le singole prestazioni (alcuni codici prevedono rimborso di ASA mista altri di sola ASA o ASA pura) b) che sia spuntata la casella di richiesta di integrazione ASA (senza quella spunta anche se sono stati inseriti codici per il rimborso come ASA pura/solo ASA, la pratica non potrà usufruire dell integrazione/rimborso ASA). Sistema non on line (per coloro che non hanno accesso al sistema telematico): utilizzare il modulo predisposto per le richieste di rimborso e non spuntare la casella NO ASA, qualora si desideri l integrazione ASA. 20

21 5. Spese rimborsabili solo in ASA (c.d. ASA pura) Nel seguito vengono indicate tutte le spese rimborsabili solamente in ASA (c.d. ASA pura) ed i documenti da presentare per chi è iscritto al FAS. a) Visite e terapie sanitarie non rimborsabili in forma ordinaria ed eseguite da professionisti riconosciuti dal Ministero della Salute (v. allegato 6) Si tratta di quelle prestazioni non rimborsabili in base alle norme regolamentari della gestione ordinaria, nonché di quelle esplicitamente escluse dalle Istruzioni del Fondo in via ordinaria ma che - essendo eseguite dai professionisti presenti nell elenco redatto dal Ministero della Salute e non essendo di carattere estetico possono essere rimborsabili in ASA. Tra le prestazioni rimborsabili solo in ASA e non in forma ordinaria figurano ad esempio: Il rilascio di certificati medici (per lo sport, patente, idoneità varie, certificati legali ) purché sia identificabile chi ha emesso la fattura; le prestazioni (visite e terapie) eseguite da dietologi, biologi dell alimentazione, nutrizionisti; terapie tipo sclerosanti, drenaggi linfatici, liposuzione, mesoterapia. trattamenti e terapie laser per vitiligine, rosacea, follicolite, acne e irsutismo (con fattura sanitaria e non per fini estetici) pilates (con fattura sanitaria) Documenti da presentare: fattura con indicazione della prestazione eseguita e del professionista che l ha eseguita. Per prestazioni eseguite in farmacia è sufficiente lo scontrino parlante (con codice fiscale dell iscritto al FAS) e indicazione chiara della prestazione eseguita. b) Prodotti farmaceutici Medicinali della farmacopea ufficiale e omeopatici senza prescrizione medica Acquisti di: - medicinali riconosciuti tali dall AIFA (riconoscibili in quanto sulla confezione del prodotto sotto il codice a barre è presente un codice alfanumerico che inizia per A0) e - prodotti omeopatici (la confezione riporta la dicitura prodotto/medicinale omeopatico) senza una prescrizione medica, con il solo scontrino dettagliato con codice fiscale della persona interessata iscritta al FAS. Preparazioni galeniche: le preparazioni galeniche sono i medicinali preparati in farmacia in base ad una prescrizione medica destinata ad un determinato paziente (formule magistrali) o in base alle indicazioni della Farmacopea ufficiale (formule officinali). Medicinali fitoterapici: sono medicinali che contengono esclusivamente come principio attivo sostanze vegetali o preparazioni vegetali. Tali medicinali sono ufficialmente approvati dall AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco), che ne autorizza l immissione in commercio dopo averne verificato la qualità, l efficacia e la sicurezza e per tale motivo possono essere venduti esclusivamente nelle farmacie. Documenti da presentare: scontrino parlante (con codice fiscale dell iscritto al FAS) con dettaglio dei prodotti/farmaci acquistati. 21

22 c) Dispositivi medici con marcatura CE, riconosciuti dal Ministero della Salute di cui all elenco Sono dispositivi medici i prodotti, le apparecchiature e le strumentazioni che rientrano nella definizione di dispositivo medico contenuta negli articoli 1, comma 2, dei tre decreti legislativi di settore (decreti legislativi n. 507/92 n. 46/97 n. 332/00), e che sono dichiarati conformi, con dichiarazione/certificazione di conformità, in base a dette normative e, perciò, vengono marcati CE dal fabbricante in base alle direttive europee di settore. Per agevolare i soci viene redatto il seguente elenco di dispositivi medici che possono essere rimborsati in ASA: Dispositivi Medici secondo i decreti suddetti Cerotti, bende, garze e medicazioni avanzate Siringhe Termometri Apparecchio per aerosol Apparecchi per la misurazione della pressione arteriosa Penna pungidito e lancette per il prelievo di sangue capillare ai fini della misurazione della glicemia Pannoloni per incontinenza Prodotti ortopedici (ad es. tutori, ginocchiere, cavigliere, stampelle e ausili per la deambulazione in generale ecc.) Ausili per disabili (ad es. cateteri, sacche per urine, padelle ecc..) Soluzioni per lenti a contatto Prodotti per dentiere (ad es. creme adesive, compresse disinfettanti ecc.) Materassi ortopedici e materassi antidecubito Lenti oftalmiche correttive dei difetti visivi Montature per lenti correttive dei difetti visivi Occhiali premontati per presbiopia Lenti a contatto Apparecchi acustici Apparecchi e strumenti per la deambulazione e locomozione e per la respirazione Protesi oculari Sostanze con azione farmacologica Contenitori campioni (urine, feci) Test di gravidanza Test di ovulazione Test menopausa Strisce/Strumenti per la determinazione del glucosio Strisce/Strumenti per la determinazione del colesterolo totale, HDL e LDL Strisce/Strumenti per la determinazione dei trigliceridi Test autodiagnostici per le intolleranze alimentari Test autodiagnosi prostata PSA Test autodiagnosi per la determinazione del tempo di protrombina (INR) Test per la rilevazione di sangue occulto nelle feci Test autodiagnosi per la celiachia Documenti da presentare: fattura/scontrino parlante con indicazione del prodotto acquistato o noleggiato e che trattasi di prodotto con marcatura CE (eventualmente allegare parte della 22

23 confezione o le istruzioni interne del dispositivo in cui si indica che trattasi di dispositivo medico a marcatura CE). d) Procreazione medicalmente assistita (al di fuori delle ipotesi rimborsabili in forma ordinaria) Spese sostenute per prestazioni di procreazione medicalmente assistita eseguite in Italia: tutte le spese sostenute comprese visite, accertamenti, trattamenti, trasferimento ovuli/embrioni e impianto chirurgico embrionale (escluse spese del donatore). Per la fecondazione medicalmente assistita eseguita all estero il Socio deve presentare documenti di spesa dettagliati rilasciati da un Ente medico del Paese estero con traduzione oltre ad una dichiarazione di un medico specializzato italiano, dalla quale risulti che la prestazione eseguita è conforme alla norma italiana (Circ. Agenzia delle Entrate 18/E del 2016). Documenti da presentare: fattura con le spese dettagliate e) Prelievo e conservazione del sangue, di cellule staminali o del cordone ombelicale per finalità terapeutiche in presenza di patologie in atto Le spese di prelievo e conservazione del sangue, delle cellule staminali o del cordone ombelicale, o meglio come definito dalla legge, le spese per la crio conservazione delle cellule staminali del cordone ombelicale ad uso autologo, possono essere rimborsate in ASA, se il prelievo del sangue dal cordone è finalizzato all uso da parte del neonato o dei consanguinei affetti da patologia e previa approvazione scientifica e clinica. Le condizioni affinché sia possibile richiedere il rimborso sono: a. la patologia deve essere in atto al momento della raccolta, e per la patologia relativa deve essere considerato appropriato l utilizzo di cellule staminali da sangue cordonale. Tale appropriatezza deve essere motivata da documentazione clinico-sanitaria; b. la conservazione del sangue cordonale deve avvenire esclusivamente in strutture trasfusionali pubbliche o individuate dalla disciplina vigente in materia e non in strutture estere. Documenti da presentare: fattura sanitaria con dichiarazione medica che indichi il motivo della prestazione o la patologia per cui si è resa necessaria la prestazione. Non sono accettate prestazioni eseguite all estero o procedimenti di conservazione in banche di crioconservazione estere. f) Trasporto in ambulanza ed eliambulanza Documenti da presentare: fattura dettagliata g) Quote di spesa rimasta a carico nel caso di interventi e degenze liquidate in forma diretta Gli interventi chirurgici e degenze rimborsati in forma diretta riguardano quelle prestazioni che vengono prese in carico da Previmedical ed il socio sostiene soltanto la parte di spesa non coperta dal Fondo, in quanto Previmedical provvede al rimborso diretto alla clinica per conto del Fondo Assistenza. La percentuale di spesa rimasta a carico del socio e la parte di spesa eccedente il massimale non possono ovviamente essere presentate a rimborso in via ordinaria (essendo già state rimborsate alla fonte ), ma possono essere integrate dall ASA. Documenti da presentare: fattura dettagliata con allegato il documento che attesti la quota pagata da Previmedical. Queste tipologie di spesa vanno presentate con il modulo cartaceo apposito e non con il sistema on line. 23

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25 NOTE OPERATIVE Scopo delle Note Operative è quello di informare i soci sulle regole riguardanti la documentazione di spesa da presentare e sull utilizzo corretto delle procedure per le richieste di rimborso e per la consultazione dei propri dati personali. Le Note operative contengono anche informazioni sui contatti e sui rapporti tra Soci e Fondo Assistenza. A seguito di aggiornamenti delle procedure informatiche del Fondo, parti del testo delle Note Operative potranno subire variazioni in corso dell anno che saranno di volta in volta comunicate. 25

26 Capitolo 3 NORME GENERALI sulle RICHIESTE DI SUSSIDIO ORDINARIO e/o ASA 1. Tempistica e informazioni generali 1.1. Per favorire una regolare e tempestiva liquidazione si invitano i soci a inviare le richieste di sussidio, complete di documentazione originale, non appena in possesso della necessaria documentazione. Le tempistiche di invio sia per la gestione ordinaria che ASA sono le seguenti (art.4 del Regolamento): le spese del primo semestre siano inviate entro il 31 luglio; le spese del terzo trimestre siano inviate entro il 31 ottobre; le spese dell ultimo trimestre siano inviate prima possibile e comunque tassativamente entro il 20 gennaio dell anno successivo a quello della fattura Sono in deroga ai primi due punti della suddetta calendarizzazione le richieste per i medicinali. In ogni caso anche tali richieste vanno inviate al Fondo prima possibile Le richieste pervenute oltre il termine del 20 gennaio dell anno successivo non verranno rimborsate (art. 4 del Regolamento). Inoltre, per richieste pervenute entro il 20 gennaio, ma respinte dopo tale data (per documentazione mancante o errata), è possibile ripresentare la medesima richiesta con le dovute correzioni e/o integrazioni entro 20 giorni dalla comunicazione di respingimento Le richieste di rimborsi delle spese liquidabili in ASA devono essere presentate contestualmente alle richieste di rimborso di tutte le altre spese, ponendo attenzione ai codici che classificano le varie tipologie di spesa Nel caso in cui la richiesta al momento dell arrivo sia senza le firme previste (cap.4.13) o sia senza del modulo di richiesta (cap.4.6), o i documenti inviati sono alla rinfusa (cap.4.6), la pratica viene respinta e si invita alla regolarizzazione della documentazione entro 7-10 giorni. Ogni 4 mesi circa tutte le richieste inserite nel sistema telematico che non sono pervenute all ufficio vengono annullate e quindi cancellate dai documenti nell area personale socio. 2. Documentazione: riepilogo regole del Fondo 2.1. Si ricorda ai soci che la documentazione deve essere presentata al Fondo in originale (con le sole eccezioni esplicitamente segnalate nelle Istruzioni) e che qualsiasi correzione o aggiunta alla documentazione di spesa deve riportare a fianco della correzione timbro e firma dell emittente; in caso contrario la richiesta di rimborso sarà respinta e non si procederà alla liquidazione della relativa spesa Dopo il rimborso la documentazione originale presentata al Fondo non viene restituita e rimane a corredo delle richieste presentate (venendo conservata negli archivi del Fondo in originale per il tempo di prescrizione di possibili verifiche fiscali). 26

27 2.3. La documentazione di spesa originale resta presso il Fondo anche nel caso di superamento dei massimali; ovvero nel caso di spese per prodotti farmaceutici non liquidati (vedi Istruzioni capitolo Medicinali) Gli invii di richieste di rimborso che non rispettano le istruzioni (es. per mancanza delle firme sul modulo di presentazione, per mancanza del modulo stesso, ecc), nonché i documenti inviati alla rinfusa (in particolare quelli relativi ai medicinali) verranno restituiti al socio al momento del pervenimento La liquidazione dei rimborsi regolarmente richiesti avverrà sulla base delle voci e con i criteri riportati nelle presenti Istruzioni. Si pregano pertanto i Soci di non richiedere rimborsi per prestazioni non previste Eventuale documentazione di spesa non rimborsabile che, nonostante tutto, venisse presentata per il rimborso al Fondo, non verrà restituita agli interessati, come stabilito dal Consiglio del Fondo stesso. 3. Documentazione: casi di particolari documenti di spesa (in fase di definizione) 3.1. Fatture inviate per posta elettronica e fatture elettroniche 3.2. Documenti di pagamento prodotti da Onlus, Associazioni ecc Fatture emesse da ospedali e case di cura per degenza e/o interventi 4. Normativa: esenzione IVA e prestazioni sanitarie 4.1. Le prestazioni rese nell'esercizio delle professioni e arti sanitarie riconosciute dal Ministero della Salute (ossia prestazioni rese da professionisti a tal fine abilitati, vedi allegato 6) sono rimborsabili dal Fondo qualora siano previste dal Regolamento e dalle Istruzioni in vigore. E richiesto che sulla fattura venga specificato che trattasi di prestazione "esente IVA ai sensi dell'art. 10 DPR 633/72" dato che soltanto per quelle prestazioni vi è certezza che siano appunto, come recita l'art. 10, n. 18 del DPR 633/72, "prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione rese alla persona nell'esercizio delle professioni e arti sanitarie soggette a vigilanza ai sensi dell'art. 99 del Testo Unico delle leggi sanitarie...ovvero individuate con decreto del Ministro della Sanità" Fanno eccezione a tale regola le fatture relative ad occhiali e lenti, protesi/ausili e presidi, e talune prestazioni ospedaliere o di cooperative/enti socio-assistenziali, per le quali è prevista l applicazione di IVA Conseguentemente, ai fini dell accettazione della documentazione per il rimborso da parte del Fondo, l iscritto deve presentare al Fondo stesso fatture/ricevute o documenti equivalenti che siano, ove necessario: a) assoggettati ad imposta di bollo; b) con l indicazione dell'esenzione I.V.A. ai sensi dell art. 10 DPR 633/1972 e successive modificazioni (se prestazione sanitaria autorizzata) sulla documentazione fiscale Si ricorda che sulle fatture, a norma di legge (direttiva 2001/115/CE recepita dall art.21, c.2, DPR. 633/1972), devono essere presenti, per non incorrere nelle sanzioni La indicazioni per i casi sotto indicati sono in fase di stesura, nel frattempo è possibile chiedere informazioni al call-center. 27

28 previste, alcuni dati obbligatori, quali data, numerazione, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti coinvolti, natura, qualità e quantità dei beni e servizi con l aliquota applicabile, indicazione del corrispettivo/base imponibile In caso di difficoltà ad identificare le prestazioni eseguite e/o il professionista il Fondo può richiedere un integrazione documentale Per spese per cure prestate all estero è importante identificare chiaramente il tipo di prestazione e il professionista nonché quanto è previsto al precedente punto 4.4. Nel caso in cui i testi presentati non siano in italiano o inglese, il socio è tenuto a produrre una traduzione della documentazione Non possono essere accettate fatture e scontrini con codice fiscale diverso dal destinatario delle prestazioni Non saranno accettate fatture per prestazioni erogate a due o più persone o erogate alla coppia. 5. Normativa: fatture per prestazioni rese nell esercizio di professioni e arti sanitarie (riferimento ai c.d. regimi minimi) 5.1. Le fatture per prestazioni rese nell esercizio di professioni e arti sanitarie riconosciute dal Ministero della Salute (vedi allegato 6) devono contenere per legge la dicitura esente Iva ai sensi dell art. 10 DPR 633/1972. Ciò al fine di attestare la tipologia di prestazione erogata, garantendo che la stessa sia resa appunto da un professionista sanitario abilitato Ai sensi della legge finanziaria 2008 e succ. mod., è stata prevista per i cosiddetti contribuenti minimi (ossia tutti i contribuenti esercenti attività d impresa o di lavoro autonomo con ricavi inferiori ad una determinata cifra stabilita dalla legge) la possibilità di emettere fatture escluse da Iva. Sovente vengono presentate al Fondo fatture che recano solamente la dicitura: operazione effettuata ai sensi dell art. 1, comma 100, della legge 244/2007 (o dizione similare). Tale dicitura non garantisce la sussistenza di una prestazione sanitaria in quanto tra i contribuenti c.d. minimi sono incluse tutte le tipologie di imprenditori e professionisti, e non soltanto quelli sanitari. Per poter determinare se la fattura è sanitaria e la prestazione eseguita da personale sanitario, in tali casi pertanto è necessario a. identificare in maniera inequivocabile la prestazione eseguita che deve essere sanitaria b. identificare chiaramente il professionista che deve essere abilitato/riconosciuto dal Ministero della Salute Ai fini del rimborso da parte del FAS è necessario farsi rilasciare una dichiarazione da parte dei professionisti che si avvalgono della suddetta normativa, timbrata e firmata da chi emesso il documento di spesa. A titolo esemplificativo il testo della dichiarazione potrebbe essere il seguente: il sottoscritto,., avvalendosi del regime fiscale dei c.d. contribuenti minimi (art.1 comma 100 L.244/2007) rilascia fatture sanitarie che, se non si fosse optato per il suddetto regime, sarebbero esenti da IVA ai sensi dell art. 10, n.18 del DPR 633/72. Questa dichiarazione anche in copia deve accompagnare le fatture dello stesso professionista ad ogni presentazione di richiesta di rimborso. 28

29 6. Visite con imponibile IVA 6.1. Per visite/perizie legali è possibile richiedere il rimborso solo in ASA (c.d. ASA pura ) e il loro documento fiscale riporterà sempre l IVA. Non è possibile richiedere rimborso per terapie che riportano l imposta IVA Altre tipologie di prestazioni eseguite da medici che possono riportare l IVA nel documento di spesa sono tutte quelle prestazioni di servizi che non sono propriamente tipiche della normale attività esercitata, quali consulenze ad assicurazioni, certificati assicurativi e non e corsi Se una fattura di un medico riporta l Iva al 5% potrebbe trattarsi di prestazioni eseguite da medici che svolgono la loro attività all interno di enti associativi come le cooperative sociali aventi finalità socio-sanitarie e assistenziali Con la Legge di Stabilità 2016 non è più possibile per le cooperative sociali, in quanto ONLUS di diritto, avvalersi dell'esenzione IVA prevista dall'art. 10 del DPR 633/1972 per le prestazioni socio sanitarie, di assistenza domiciliare, ambulatoriale o in comunità, di ricovero e cura ecc. da esse rese, perché tale esenzione si applica solo alle ONLUS diverse dalle cooperative sociali, per cui viene applicata l IVA al 5% (Parte II- bis della Tabella A del DPR 633/1972 da parte del comma 960 sempre dell'art. 1 della Legge 208/2015). Si ricorda che queste spese sono rimborsabili anche dalla forma ordinaria del FAS. 7. Normativa: imposta di bollo 7.1. Ai sensi dell art.13 del DPR n. 642/72 e successive modificazioni ogni fattura, nota, ricevuta, quietanza o documento simile, non soggetta a IVA, rilasciata per un importo pari o superiore ad 77,48 deve essere assoggettata ad imposta di bollo nella misura attualmente pari a 2,00, mediante applicazione di marca da bollo Qualora il bollo sia assolto in modalità virtuale sulla fattura è riportata, oltre la dicitura bollo assolto in maniera virtuale, anche il titolo dell ente che ha autorizzato tale modalità e gli estremi dell autorizzazione In caso di trasgressione dell obbligo di cui sopra è prevista una sanzione amministrativa e sono obbligate in solido al pagamento tutte le parti che sottoscrivono, ricevono, accettano atti o documenti non in regola con l assolvimento del tributo. 8. Pagamenti diversi 8.1. Il Fondo accetta pagamenti eseguiti con bollettini postali e casse automatiche che emettono ricevute senza nominativo, bonifici o pagamenti con sistemi web o presso tesorerie solo se accompagnati da prenotazione o da prescrizione originale (in copia per i ticket) per identificare il soggetto della prestazione Fatture pagate presso filiali del Gruppo Banco BPM devono essere accompagnate dal documento/ricevuta di pagamento. 29

30 9. Informazioni e contatti 9.1. E possibile richiedere chiarimenti e informazioni sul Regolamento, Istruzioni, iscrizioni, recessi e sulla modalità di presentazione dei rimborsi nelle forme seguenti: via telefonica: call-center attivo nei giorni di lunedì, mercoledì dalle 9.00 alle e venerdì dalle alle 16.30; via fas.gruppobp@bancopopolare.it su appuntamento per situazioni particolari, chiamando il call-center (Grandi Interventi, situazioni di gravità,...). Si prega di non richiedere appuntamenti per i giorni e orari in cui si svolge il call-center Le informazioni per telefono o per posta elettronica non devono riguardano le richieste di controllo o di verifica di domande liquidate o di contributi versati. Per questi tipi di richieste deve essere eseguita una richiesta di revisione (vedi punto successivo). 10. Richieste per la revisione dei sussidi o delle liquidazioni Le richieste per la revisione dei sussidi-liquidazioni e le richieste per la revisione dei contributi versati devono essere presentate in forma scritta alla Segreteria del Fondo, corredate di tutta la documentazione necessaria, e dell apposito modulo (denominato domanda di revisione ) reperibile sul sito welfare.bancopopolare.it nella sezione > Assistenza Sanitaria > Fondo Assistenza Gruppo Banco Popolare > Come Fare Per (i soci in quiescenza possono richiederne copia presso la filiale più vicina o al Fondo). La richiesta va inviata al seguente indirizzo: Fondo Assistenza fra il Personale del Gruppo Banco Popolare Segreteria del Fondo Via Meucci Verona La risposta verrà fornita indicativamente dalla Segreteria o dalla Presidenza indicativamente entro 60 giorni dal ricevimento della richiesta di revisione. 11. Reclami inoltrati al Consiglio di Amministrazione In applicazione di quanto previsto dall art.12 dello Statuto, eventuali reclami formali, corredati di tutta la necessaria documentazione, riguardanti interpretazioni delle norme del Regolamento o delle Istruzioni o altre attività inerenti al rapporto associativo devono essere inoltrati a mezzo raccomandata R. R. o raccomandata a mano al seguente indirizzo: Consiglio di Amministrazione del Fondo di Assistenza fra il Personale del Gruppo Banco Popolare c/o Presidente del Fondo Via Meucci, Verona La risposta verrà fornita non indicativamente entro 15 giorni dal momento in cui il Consiglio ha preso in esame il reclamo. 30

31 AVVERTENZE: Capitolo 4 PROCEDURA PER LA RICHIESTA DI SUSSIDI E NOTE OPERATIVE Le note operative qui descritte riguardano la presentazione delle richieste di rimborso sia della gestione ordinaria che della gestione ASA. Si ricorda che a. una spesa rimborsata nella gestione ordinaria può essere liquidata anche in ASA per la parte non rimborsata qualora al momento della richiesta venga selezionata l opzione per l integrazione e qualora vi sia capienza nel proprio conto ASA al momento del controllo per la liquidazione della spesa; b. una spesa non rimborsata nella gestione ordinaria può essere rimborsata in ASA qualora rientri nelle spese previste per l Assistenza Sanitaria Aggiuntiva (v. cap.5). c. per una spesa rimborsata solo in ASA non può essere richiesto in un secondo tempo il rimborso nella gestione ordinaria d. una spesa già rimborsata anche parzialmente non può essere presentata due volte. 1. Accesso alla procedura informatica 1.1. L accesso alla procedura informatica avviene dal sito > Assistenza sanitaria > Fondo Assistenza gruppo BP, cliccando su Area Personale Socio a destra dello schermo nei Link Utili. La schermata di login prevede l inserimento del codice fiscale del Socio in maiuscolo (Username) e dell ultima password utilizzata Qualora si sia dimenticata la password si può richiederne una nuova cliccando nella parte bassa della pagina di login sul comando predisposto denominato Password Smarrita : in pochi secondi si riceverà una password provvisoria all indirizzo di posta elettronica inserito in precedenza nella propria anagrafe. Al momento del primo accesso verrà richiesto di variare la password provvisoria. 2. Avvisi e informazioni 2.1. Sulle prime schermate della propria Area Personale Socio spesso compaiono avvisi o informazioni, che si prega di leggere con attenzione. 31

32 2.2. In prossimità di assemblee o di rinnovo delle cariche sociali del Fondo nella propria Area Personale Socio comparirà la procedura per le votazioni con un link denominato Seggio Elettorale Telematico Una volta all anno, con l approssimarsi della scadenza dei termini per presentare l autocertificazione dei redditi dei familiari iscritti al Fondo, comparirà una procedura speciale per compilare tale autocertificazione. La mancata compilazione dell autocertificazione impedisce la possibilità di procedere con altre funzioni, compresa quella di richiedere rimborsi. 3. Posizione anagrafica 3.1. Il Socio è pregato di verificare la propria posizione anagrafica e, qualora vi fossero inesattezze, di comunicarle alla Segreteria del Fondo Assistenza via (fas.gruppobp@bancopopolare.it). Per i familiari sono valide le informazioni anagrafiche del socio. Per le variazione relative alla propria , al numero di telefono o altre tipologie di contatti si veda cap Eventuali variazioni di conto corrente o indirizzo di residenza vanno comunicate: - per i Soci in servizio: al proprio ufficio Adempimenti Retributivi - per i Soci in quiescenza e per i superstiti: per iscritto al FAS compilando l apposito modulo. Ogni variazione partirà dal primo del mese successivo all invio della comunicazione. 4. La presentazione delle richieste di rimborso con ASA 4.1. Per chiarire la corretta compilazione delle domande di rimborso delle spese occorre tener presente che i rimborsi FAS/ASA possono essere di due tipi (per il dettaglio si veda il capitolo 2 delle istruzioni ASA): ASA c.d. mista e ASA c.d. pura (o solo ASA ): a) ASA mista : in questo caso le spese sono rimborsabili in forma ordinaria e la documentazione rispetta le norme delle Istruzioni, per cui l ASA integra i rimborsi della gestione ordinaria, ovvero va a colmare fino a concorrenza dell importo disponibile sulla propria posizione individuale la differenza tra la spesa sostenuta e il rimborso ottenuto in via ordinaria. In tal caso, pertanto, le spese vengono rimborsate dapprima in forma ordinaria (secondo le percentuali e i massimali previsti dal Regolamento) e, in un secondo tempo, la parte non rimborsata in forma ordinaria verrà integrata con un ulteriore rimborso, qualora il proprio conto ASA sia capiente al momento della liquidazione. b) ASA pura (o solo ASA ): quando le spese non rientrano tra quelle rimborsabili nella gestione ordinaria ma sono previste come rimborsabili dal Regolamento della gestione ASA, rispettandone le regole di presentazione Entrambe le tipologie di richieste di rimborso ASA (ASA mista e solo ASA) devono essere presentate con la stessa procedura già in uso, ponendo attenzione al codice da assegnare ad ogni spesa e alla documentazione presentata (si veda tabella al capitolo successivo). 32

33 4.3. Le prestazioni rimborsate come ASA pura (solo ASA) non possono essere ripresentate per essere rimborsate in forma ordinaria o come ASA mista La spesa evasa nella gestione ordinaria può essere liquidata anche in ASA (per la parte non rimborsata) solo se al momento della richiesta: è stata lasciata selezionata l opzione per l integrazione ASA, per chi opera con il sistema telematico (oppure se non sia stata barrata la casella No ASA per chi opera con moduli cartacei), e qualora vi sia capienza nel proprio conto ASA al momento della liquidazione della spesa. Pertanto una spesa già rimborsata parzialmente non può essere presentata due volte per un ulteriore rimborso ASA. 5. Classificazione richieste di sussidio gestione Ordinaria e gestione ASA 5.1. Le richieste di rimborso con modulo cartaceo seguono il sistema attualmente in uso Per le richieste di rimborso con sistema telematico occorre porre attenzione alla codifica delle prestazioni, poiché alcune spese sono rimborsabili solo in ASA (c.d. ASA pura) ed altre in ASA c.d. mista, per cui è importante classificarle correttamente nella richiesta di rimborso Nella tabella che segue sono riportate tutte le prestazioni rimborsabili, comprensive dei codici di riferimento che compaiono sulle lettere di liquidazione, per cui è possibile verificare per quali spese si può richiedere un rimborso c.d. misto (cioè un rimborso dalla gestione ordinaria e dalla gestione ASA) o solo un rimborso come ASA (c.d. ASA pura ). Descrizione prestazione GRUPPO VISITE E ACCERTAMENTI Codice prestazione Tipo di rimborso 01-VM VISITE MEDICHE 28_0 rimborso misto 01-AD ACCERTAMENTI DIAGNOSTICI 29_0 rimborso misto 01-SP SEDUTE PSICOTERAPICHE 30_0 rimborso misto 01-CP CHECK-UP/CAMPAGNE DI PREVENZIONE 39_0 rimborso misto 16 TICKET MASSIMALE COD 01 16_0 rimborso misto per superamento massimale 47 VISITE PREVISTE SOLO IN ASA 47_0 rimborso solo ASA GRUPPO TERAPIE 02-TR/A TRATTAMENTI E TERAPIE FA02_0 rimborso misto 02-MG/A TRATTAMENTI E TERAPIE PER SITUAZIONI GRAVI F33_0 rimborso misto 17 TICKET MASSIMALE COD 02 F17_0 rimborso misto per superamento massimale 02-DI RIEDUCAZIONE ALIMENTARE FA26_0 rimborso misto 02-CT CURE TERMALI FA31_0 rimborso misto 48 TERAPIE E PRESTAZIONI PREVISTE SOLO IN ASA 48_0 rimborso solo ASA GRUPPO MEDICINALI 03-PA MEDICINALI 03_0 03-PO MEDICINALI OMEOPATICI 27_0 rimborso misto secondo le regole di pg.11 + rimborso solo ASA per la parte di franchigia rimborso misto (se in presenza di prescrizione) + rimborso solo ASA per la parte di franchigia 49 PREPARAZIONI GALENICHE (SOLO ASA) 49_0 rimborso solo ASA 51 MEDICINALI E OMEOPATICI LIQUIDABILI SOLO IN ASA 51_0 rimborso solo ASA (medicinali e omeopatici senza prescrizione medica, e fitoterapici) 33

34 GRUPPO AUSILI 07 OCCHIALI E LENTI 07_0 rimborso misto 08/A PROTESI AUSILI E PRESIDI 08_0 rimborso misto 50 DISPOSITIVI MEDICI CON MARCATURA CE LIQUIDABILI IN ASA GRUPPO INTERVENTI 05 ALTRI INTERVENTI CHIRURGICI (ESCLUSI DAGLI ALTRI COD. E DAI GRANDI INTERVENTI) 50_0 rimborso solo ASA R05_0 rimborso misto 05-DE SPESE DI CHIRURGIA DERMATOLOGICA R35_0 rimborso misto 05-PA PARTO R36_0 rimborso misto 05-PMA PROCREAZIONE MEDICALMENTE ASSISTITA 05-ONC INTERVENTI CHIRURGICI COLLEGATI A MALATTIE ONCOLOGICHE (ESCLUSI DAI GRANDI INTERVENTI) 52 PROCREAZIONE MEDICALMENTE ASSISTITA SOLO ASA 53 PRELIEVO E CONSERVAZIONE CORDONE OMBELICALE (SOLO ASA) GRUPPO DEGENZA E ASSISTENZA R37_0 R38_0 rimborso misto rimborso misto 52_0 rimborso solo ASA 53_0 rimborso solo ASA 20 ASSISTENZA INFERMIERISTICA 20_0 rimborso misto 21 ASSISTENZA SOCIO SANITARIA MASSIMALE COD RETTE IN CASA DI RIPOSO O IN STRUTTURE DI LUNGODEGENZA 21_0 rimborso misto 23_0 rimborso misto 21B INDENNITA' DI ACCOMPAGNAMENTO 34_0 rimborso misto 26 RETTE DI DEGENZA 26_0 rimborso misto 35 AMBULANZA (O ELIAMBULANZA) PER MOTIVI DI URGENZA (SOLO ASA) 37 QUOTA RIMASTA A CARICO A SEGUITO DI CAMPAGNE PREVENZIONE FAS (SOLO ASA) GRUPPO ODONTOIATRIA 35_0 rimborso solo ASA 37_0 rimborso solo ASA 04-SO CURE DENTARIE D04_0 rimborso misto 04-CE CURE DENTARIE LUNGA DURATA D32_0 rimborso misto VALUTAZIONE ORALE PERIODICA D50_0 rimborso misto RADIOGRAFIA ENDORALE E OCCLUSALE O BITE-WING PROFILASSI/ABLAZIONE SEMPLICE DEL TARTARO - ADULTO APPLICAZIONE TOPICA DI FLUORO (ESCLUSA PROFILASSI) - ADULTO VISITA ORALE, VISITA SPECIALISTICA E DI EMERGENZA D51_0 D52_0 D53_0 D54_0 rimborso misto rimborso misto rimborso misto rimborso misto IGIENE ORALE D55_0 rimborso misto SIGILLATURA (PER OGNI DENTE) D56_0 rimborso misto OTTURAZIONE IN COMPOSITO O AMALGAMA (1-2 SUPERFICI) SCALING E LEVIGATURA RADICI (FINO A 6 DENTI) D57_0 D58_0 rimborso misto rimborso misto GENGIVECTOMIA PER DENTE D59_0 rimborso misto RIZECTOMIA PER RADICE (INCLUSO LEMBO DI ACCESSO) D60_0 rimborso misto ESTRAZIONE SEMPLICE DI DENTE O RADICE D61_0 rimborso misto EST. COMPLESSA DENTE O RADICE (O IN INCL. OSSEA PARZ.) D62_0 rimborso misto 5.4. E importante a conclusione dell iter lasciare flaggata la richiesta pre-impostata di integrazione ASA per avere il rimborso integrativo (se si clicca, viceversa, si deseleziona la richiesta e in nessun caso ci sarà un rimborso ASA). 34

35 5.5. Per chi richiede un rimborso per una prestazione con integrazione ASA (c.d. ASA mista), a seguito della liquidazione verranno prodotte due lettere riepilogative (v. cap. 4.17): la prima lettera, presente nell area telematica della gestione ordinaria del socio, riporterà il rimborso (che avviene generalmente di martedì) calcolato secondo le percentuali della gestione ordinaria la seconda lettera, presente nell area telematica della gestione ASA del socio, riporterà il rimborso (che avviene generalmente di giovedì e qualora il conto ASA sia capiente) calcolato sulla differenza tra ammontare della spesa ed il rimborso ordinario 5.6. Per chi richiede un rimborso per una prestazione prevista solo come ASA (c.d. ASA pura), a seguito della liquidazione verranno prodotte due lettere riepilogative: la prima lettera, presente nell area telematica della gestione ordinaria del socio, riporterà il rimborso (che avviene generalmente di martedì) con la spesa rimborsata a euro 0 (zero) la seconda lettera, presente nell area telematica della gestione ASA del socio, riporterà il rimborso (che avviene generalmente di giovedì e qualora il conto ASA sia capiente) con la spesa rimborsata fino al 100% del suo ammontare se il conto ASA è capiente E estremamente importante codificare in maniera corretta i vari capitoli di spesa e segnalare se si vuole o meno l integrazione ASA. Al momento della liquidazione, infatti, chi verifica la documentazione - anche al fine di respingere il meno possibile le spese presentate - opererà con i seguenti criteri approvati dal Consiglio di Amministrazione: a) se una spesa viene richiesta con una codifica di spesa solo ASA : il rimborso avverrà solo in ASA e non potrà essere richiesto in un secondo tempo un eventuale rimborso ordinario; b) se la spesa presentata ha una codifica per un rimborso ordinario, ma ciò non è previsto, e la documentazione è corretta per un rimborso solo ASA (c.d. ASA pura ): verrà modificato il codice affinché vi sia un rimborso solo in ASA, che ovviamente potrà avvenire se è stato lasciato il flag per l integrazione ASA; c) identicamente, se la spesa presentata ha una codifica per un rimborso ordinario, ma la documentazione non è corretta per il rimborso ordinario, mentre è sufficiente per il rimborso solo in ASA (ASA pura ): verrà modificato il codice, affinché vi sia un rimborso solo in ASA (e non potrà essere richiesto in un secondo tempo un eventuale rimborso ordinario) che avverrà solo se il socio ha stato lasciato il flag per l integrazione Esempi: a) Il socio richiede un rimborso di medicinale con scontrino e ricetta inserito con codice 51 Medicinali e omeopatici liquidabili solo con ASA. La spesa verrà rimborsata secondo quanto ha segnalato il socio, quindi solo con ASA. b) Il socio presenta una visita per certificato sportivo, codificandola come 01VM- Visite mediche, quindi richiedendo un rimborso ordinario. In questo caso, essendo una spesa non rimborsabile in via ordinaria ma rimborsabile in ASA, al momento del vaglio della documentazione verrà modificata la codifica in 47 Visite previste solo in ASA e quindi sarà rimborsata come ASA pura. 35

36 c) Il socio richiede il rimborso di terapie presentando la sola fattura sanitaria del professionista che ha eseguito le prestazioni, senza prescrizione medica, ed inserendo la codifica 02 TR/A Trattamenti e Terapie. Essendo la documentazione non corretta per il rimborso ordinario (sarebbe necessaria la prescrizione con patologia), ma potendo essere la spesa rimborsata solo in ASA (come ASA pura ), al momento del vaglio della documentazione verrà modificata la codifica con codice 48 Terapie e prestazioni previste solo in ASA e quindi la spesa sarà rimborsata solo in ASA (pura). La spesa sarà rimborsata in ASA se è stato lasciato il flag per l integrazione ASA e qualora il proprio conto ASA sia capiente. 6. Inserimento richieste sussidi in procedura telematica 6.1. Si prega di inserire possibilmente per ogni domanda della medesima persona più documenti di spesa (non creare una domanda per ogni documento di spesa). Per ogni documento di spesa è in generale richiesta la compilazione di una riga di casistica, non essendo consentito effettuare un unico inserimento cumulativo dell importo di spesa di più documenti, ad eccezione delle le spese per i medicinali (vedi seguente paragrafo 8) e le cure odontoiatriche (vedi seguente paragrafo 7) Step per la compilazione del modulo con procedura telematica 6.A. PRIMA SCHERMATA: compilazione modulo richiesta Modalità di compilazione dei singoli campi della richiesta di rimborso: a. Campo Casistica spesa : scegliere la voce che interessa dall elenco a tendina che compare (v. paragrafo 5). b. Campo Importo unitario escluso il bollo : valore dell importo totale della spesa da dichiarare non includendo eventuale bollo (. 2,00). Non sommare mai più fatture, ma effettuare inserimenti distinti. Per documenti di spese sostenute all estero con valuta diversa dall Euro, va eseguito il cambio utilizzando il Convertitore Storico della Banca d Italia alla data di emissione del documento di spesa c. Campo Importo bollo : inserire l importo del bollo qualora sia stato imputato (vedi cap.3.7) d. Campo Partita IVA : riportare il codice di partita IVA (non codice fiscale) dell ente/professionista erogante la prestazione. Per documenti di spese sostenute all estero indicare il nominativo del professionista o dell ente e. Campo Numero fattura : riportare il numero della fattura. f. Campo Data fattura : riportare la data della fattura o dello scontrino (es. ggmmaaaa). 36

37 Qualora il Socio abbia già ottenuto in tutto o in parte un rimborso della spesa da parte del SSN, da Assicurazioni o altri Fondi/Casse in genere, barrare la casella SI/NO ai piedi della richiesta e cliccare su successivo. Andrà poi allegata copia del documento di rimborso ottenuto da terzi. 6.B. SECONDA SCHERMATA: caricamento documenti con acquisizione ottica La schermata dà la possibilità, a chi lo desidera, di allegare i documenti già acquisiti otticamente (ossia scansionati) e salvati nel proprio personal computer, relativi alla richiesta di sussidi che si sta inserendo. Tale possibilità permette al Fondo di liquidare in tempi più rapidi le pratiche dei soci che si sono avvalsi di tale facoltà. E possibile allegare (cliccando sul segno +) al massimo 10 file (formato pdf o tiff); ogni singolo file non deve superare i 4 Mega Byte. Al termine del caricamento cliccare su successivo per passare alla schermata seguente. Si raccomanda ai soci che desiderino avvalersi di tale possibilità di prestare attenzione alla qualità della documentazione scansionata (documenti leggibili, chiari, completi), poiché la stessa rimarrà allegata come tale alla pratica telematica. La documentazione sanitaria, come di consueto, deve comunque poi essere inviata in originale al Fondo, unitamente al modulo di richiesta debitamente firmato. 6.C. TERZA SCHERMATA: richiesta integrazione ASA Questa terza schermata permette la richiesta della liquidazione integrativa dell Assistenza Sanitaria Aggiuntiva (ASA). Per ogni domanda appare automaticamente un pulsante con la richiesta di integrazione A.S.A. Se non viene operata alcuna modifica, si lascia attiva tale opzione pre-impostata e cliccando su conferma la procedura genera automaticamente nella pratica la richiesta di integrazione A.S.A. E sempre possibile non richiedere l integrazione A.S.A. cliccando sul pulsante di richiesta integrazione che si modificherà per la scelta opposta. In tal modo l opzione non verrà attivata e non ci sarà alcuna richiesta di integrazione. In seguito cliccare sul pulsante di conferma per applicare la scelta e proseguire. Dopo aver confermato una delle due opzioni non è possibile eseguire alcuna modifica alla scelta operata. Cliccare conferma per passare alla schermata successiva. 37

38 6.D. QUARTA SCHERMATA: conclusione e stampa del modulo di richiesta L ultima schermata propone il simbolo della stampante : cliccando su tale simbolo comparirà il modulo di richiesta di rimborso con il riepilogo dei dati, il numero di protocollo della domanda e l attivazione o non attivazione della richiesta di integrazione ASA. Il modulo va firmato in tutte le sue parti (le firme sono due, si veda al successivo punto 8); vanno allegati i documenti in originale (anche quelli eventualmente scansionati e allegati nella procedura) ed inviato il tutto a Fondo Assistenza fra il Personale del Gruppo Banco Popolare sez. Liquidazioni Via Meucci Verona 6.3. Si ricorda che le spese per prestazioni sanitarie terapiche, che richiederebbero la prescrizione per il rimborso ordinario, ma vengono presentate senza, verranno (se si è optato per l integrazione ASA) rimborsate solo con ASA e non potrà essere richiesto un eventuale rimborso ordinario in un secondo tempo sebbene in possesso della prescrizione. 7. Inserimento telematico di richieste sussidi per spese odontoiatriche 7.1. Per quanto riguarda l inserimento nel sistema informatico delle cure odontoiatriche occorre utilizzare l apposita schermata: al momento dell accesso alla propria area personale socio è infatti presente un apposito link denominato Inserimento richiesta di rimborso per spese odontoiatriche per la presentazione della documentazione. 8. Inserimento telematico di richieste sussidi per medicinali 8.1. Per il rimborso ordinario ogni prescrizione deve avere in allegato/i lo/gli scontrino/i di pagamento e le fustelle dei medicinali acquistati E possibile richiedere il rimborso degli acquisti dei medicinali con la procedura online compilando un rigo per ogni singolo scontrino con la seguente modalità: a. Campo casistica: fare attenzione al codice da inserire per ogni tipologia di acquisto seguendo la tabella qui sotto: 03-PA MEDICINALI 03_0 03-PO MEDICINALI OMEOPATICI 27_0 49 PREPARAZIONI GALENICHE (SOLO ASA) 49_0 51 MEDICINALI E OMEOPATICI LIQUIDABILI SOLO IN ASA 51_0 38

39 Gli importi di spese non liquidabili sia nella gestione ordinaria che gestione ASA non vanno inserite nella procedura b. Campo importo unitario: valore dell importo di ogni singola tipologia di spesa; c. Campo imposta bollo : non inserire nulla d. Campo partita Iva: partita Iva della farmacia; e. Campo numero fattura: numero dello scontrino; f. Campo data fattura: data dello scontrino. Sul modulo cartaceo predisposto per i farmaci, utile per una presentazione più chiara della documentazione di spesa, agganciare gli scontrini, la prescrizione di riferimento e applicare le eventuali fustelle o, per gli omeopatici, la parte di confezione richiesta. (esempio di presentazione di farmaci e di prodotti omeopatici) 8.3. In caso di scontrini con più farmaci relativi a prescrizioni diverse, trattenere i documenti originali fino al raggiungimento dei quantitativi indicati dalle Istruzioni (5 confezioni per farmaco) o fino a quando ritenuto necessario per presentare tutta la documentazione secondo quanto indicato nel precedente paragrafo. Non saranno accettate fotocopie di scontrini o fotocopie di prescrizioni mediche con indicati i riferimenti della pratica contenente gli originali (salvo quanto previsto dalle Istruzioni e dal punto seguente) Per acquisti di medicinali a fine anno e inizio anno successivo con stessa prescrizione si deve: a. inviare la documentazione di spesa di fine anno entro il 20 gennaio con originale della prescrizione b. in un secondo tempo inviare gli acquisti eseguiti nel nuovo anno con copia della prescrizione con i riferimenti della pratica nella quale è presente la prescrizione originale. Si ricorda che è sempre valida la regola che non è possibile eseguire più di 5 acquisti dello stesso medicinale con la stessa prescrizione Si ricorda che per acquisti di medicinali senza prescrizione medica, ma con scontrino parlante e dettagliato verrà (se optato per l integrazione ASA) effettuato il rimborso solo con ASA e non potrà essere richiesto un eventuale rimborso ordinario in un secondo tempo. 9. Come identificare e presentare la spesa per un dispositivo medico (solo in ASA) 9.1. Affinchè una richiesta di liquidazione di dispositivi medici (elenco indicativo di quelli più comuni al cap. 2.5) sia presa in considerazione dal FAS per il rimborso solo in ASA (c.d. ASA 39

40 pura ) è necessario distinguere se si considera un acquisto in farmacia che emette scontrino oppure se l acquisto avviene con emissione di fattura (es. presso una sanitaria) Nel primo caso è sufficiente lo scontrino fiscale della farmacia con codice fiscale e con la dicitura di dispositivo medico sul prodotto acquistato Nel secondo caso, qualora non sia indicato che trattasi di dispositivo medico, è necessario allegare la parte della confezione del prodotto con indicazione della marcatura CE e dispositivo medico. Esempi: 10. Come presentare uno scontrino con diverse tipologie di acquisti Con la possibilità di richiedere il rimborso per quasi tutte le prestazioni offerte in farmacia e per prodotti venduti con emissione di scontrino, è necessario porre molta attenzione nel leggere correttamente lo scontrino in quanto sullo stesso possono essere presenti spese rimborsabili o nella gestione ordinaria o nella gestione ASA o in entrambi Secondo il fac-simile di scontrino sotto riportato al momento della richiesta di rimborso il socio, qualora presenti anche le prescrizioni, potrà chiedere i rimborsi in questo modo: Euro 23 (= ) con codice 03 Medicinali* Euro 0,5 con codice 50 Dispositivo medico** Euro 9 non vanno indicati perché trattasi di parafarmaci (non rimborsabili) 40

41 10.3. Qualora il socio non presenti le prescrizioni potrà chiedere i rimborsi suddividendo le spese in questo modo: Euro (= ) con codice 03 Medicinali* per ticket e medicinale con prescrizione ritirata dalla farmacia Euro 5,20 con codice 51 Medicinali e Omeopatici liquidabili solo in ASA** * perché mancano le prescrizioni Euro 0,5 con codice 50 Dispositivo medico** Euro 9 non vanno indicati perché trattasi di parafarmaci (non rimborsabili) * ASA mista: riceverà un rimborsoo sia dalla gestione ordinaria qualora sia stato raggiunta la franchigia annuale sia dalla gestione ASA qualora il proprio conto ASA sia capiente ** ASA pura: riceverà solo il rimborso ASA qualora il proprio conto ASA sia capiente 41

42 11. Particolarità e riferimenti delle singole casistiche delle prestazioni Descrizione prestazione Gestione ordinaria Gestione ASA 01-VM VISITE MEDICHE Visite eseguite da medici iscritti all albo (vedasi p.6) 01-AD ACCERTAMENTI DIAGNOSTICI vedi p.6 01-SP SEDUTE PSICOTERAPICHE Prestazioni eseguite da personale iscritto all albo dei psicologi (vedasi p.6) 01-CP CHECK-UP/CAMPAGNE DI PREVENZIONE vedasi p.6 16 TICKET MASSIMALE COD 01 ticket in base ai nomenclatori regionali per visite e accertamenti (vedasi p.6) 47 VISITE PREVISTE SOLO IN ASA visite legali, sportive, certificazioni ecc. visite presso dietologi e simili senza indicazione del BMI ( p.9 e 21) 02-TR/A TRATTAMENTI E TERAPIE in base all'elenco previsto dalle (vedasi p.7-9) 02-MG/A TRATTAMENTI E TERAPIE PER in base all'elenco previsto dalle (vedasi p.7-9) SITUAZIONI GRAVI 17 TICKET MASSIMALE COD 02 ticket in base ai nomenclatori regioni per le terapie (vedasi p.10) 02-DI RIEDUCAZIONE ALIMENTARE con indicazione del BMI aggiornato (vedasi p.9-10) 02-CT CURE TERMALI con prescrizione del medico termale (vedasi p.10) 48 TERAPIE E PRESTAZIONI PREVISTE SOLO IN ASA terapie non previste dalla gestione ordinaria: con fattura sanitaria ma senza prescrizione e/o non presenti nell'elenco delle ordinarie (vedasi p.7-10 e 21) e non estetiche 03-PA MEDICINALI Ticket e acquisti con prescrizione medica (vedasi p ) 03-PO MEDICINALI OMEOPATICI acquisti con prescrizione medica (vedasi p ) 49 PREPARAZIONI GALENICHE (SOLO ASA) preparazioni galeniche con o senza prescrizione p MEDICINALI OMEOPATICI LIQUIDABILI SOLO acquisti di medicinali o prodotti omeopatici IN ASA senza prescrizione medica p OCCHIALI E LENTI vedasi p.15 08/A PROTESI AUSILI E PRESIDI Vedasi p DISPOSITIVI MEDICI CON MARCATURA CE LIQUIDABILI IN ASA acquisti o noleggio di dispositivi medici senza prescrizione con marcatura CE non compresi tra le protesi/ausili/presidi della gestione ordinaria (vedasi p e 20-23) 05 ALTRI INTERVENTI CHIRURGICI (ESCLUSI vedasi p DAGLI ALTRI COD. E DAI GRANDI INTERVENTI) 05-DE SPESE DI CHIRURGIA DERMATOLOGICA vedasi p PA PARTO vedasi p PMA PROCREAZIONE MEDICALMENTE ASSISTITA 05-ONC INTERVENTI CHIRURGICI COLLEGATI A MALATTIE ONCOLOGICHE (ESCLUSI DAI GRANDI INTERVENTI) 52 PROCREAZIONE MEDICALMENTE ASSISTITA SOLO ASA 53 PRELIEVO E CONSERVAZIONE CORDONE OMBELICALE (SOLO ASA) vedasi p.14 vedasi p.14 Vedi p. 23 Vedi p.23 42

43 20 ASSISTENZA INFERMIERISTICA vedasi p ASSISTENZA SOCIO SANITARIA MASSIMALE vedasi p.17 COD RETTE IN CASA DI RIPOSO O IN STRUTTURE vedasi p.17 DI LUNGODEGENZA 21B INDENNITA' DI ACCOMPAGNAMENTO vedasi p RETTE DI DEGENZA vedasi p GRANDI INTERVENTI fattura/e con cartella clinica p AMBULANZA (O ELIAMBULANZA) PER MOTIVI DI URGENZA (SOLO ASA) 37 QUOTA RIMASTA A CARICO A SEGUITO DI CAMPAGNE PREVENZIONE FAS (SOLO ASA) fattura della prestazione ( p.23) p SO CURE DENTARIE vedasi p CE CURE DENTARIE LUNGA DURATA vedasi p VALUTAZIONE ORALE PERIODICA vedasi p RADIOGRAFIA ENDORALE E OCCLUSALE vedasi p O BITE-WING PROFILASSI/ABLAZIONE SEMPLICE DEL vedasi p TARTARO - ADULTO APPLICAZIONE TOPICA DI FLUORO vedasi p (ESCLUSA PROFILASSI) - ADULTO VISITA ORALE, VISITA SPECIALISTICA E vedasi p DI EMERGENZA IGIENE ORALE vedasi p SIGILLATURA (PER OGNI DENTE) vedasi p OTTURAZIONE IN COMPOSITO O vedasi p AMALGAMA (1-2 SUPERFICI) SCALING E LEVIGATURA RADICI (FINO A vedasi p DENTI) GENGIVECTOMIA PER DENTE vedasi p RIZECTOMIA PER RADICE (INCLUSO LEMBO DI ACCESSO) ESTRAZIONE SEMPLICE DI DENTE O RADICE EST. COMPLESSA DENTE O RADICE (O IN INCL. OSSEA PARZ.) vedasi p vedasi p vedasi p Annullamento pratiche di richiesta di rimborsi Qualora ci si avveda di aver inserito una pratica in maniera non corretta è possibile annullare la richiesta, purché ciò avvenga nello stesso giorno dell inserimento (e ciò anche nel caso si sia già stampato il modulo) utilizzando l apposita funzione Annulla domanda presente in fondo alla pagina della richiesta di rimborso appena inserita Se si vuole annullare una pratica in quanto è stata inserita in maniera non corretta nei giorni successivi all inserimento, si può inviare una a fas.gruppo@bancopopolare.it indicando il numero del documento da annullare. 43

44 13. Stampa, firma del modulo e fotocopiatura dei documenti Il modulo della domanda deve sempre essere stampato e firmato. Per quanto riguarda le firme da apporre: o la prima firma è del socio che dichiara la spesa sostenuta, di aver o non aver effettuato analoga richiesta ad altro ente per ottenere rimborsi sanitari, nonché la scelta effettuata riferita alla richiesta di integrazione A.S.A.; o la seconda firma è necessaria per il consenso al trattamento dei dati personali da parte del Fondo Assistenza e degli altri soggetti segnalati secondo il D.Lgs.196/2003: la firma deve essere quella della persona alla quale sono intestate le spese, quindi o del socio o del familiare maggiorenne (in caso di familiare minorenne deve essere ancora quella del socio). Una volta stampato e firmato, al modulo devono essere allegati con un punto metallico i documenti in originale Prima di inviare tutto al Fas, se non si è eseguito una richiesta con l up load dei documenti, è necessario fotocopiare e conservare le copie delle spese: possono essere utili ai fini della dichiarazione dei redditi Inoltre scontrini e documenti ad essi riferibili (es. prescrizioni) di acquisti di medicinali e/o di prodotti comperati in farmacia non liquidabili non vengono restituiti Le richieste motivate di fotocopie di documenti di spesa al Fondo vengono evase in circa 15 giorni se i documenti sono dell anno in corso; in circa 30 giorni se i documenti sono di anni pregressi. 14. Spedizione Il modulo firmato, completo di documentazione originale di spesa, deve essere inviato in busta per mezzo posta interna a: Fondo Assistenza fra il Personale del Gruppo Banco Popolare sez. Liquidazioni Via Meucci Verona La documentazione originale di spesa va inviata all indirizzo di cui sopra anche da parte dei Soci che si sono avvalsi della facoltà di allegare in procedura le copie scansionate dei documenti di spesa(cap.4.6d). 15. Iter delle richieste di rimborso Ogni richiesta di rimborso può essere monitorata nel suo iter di liquidazione: - al momento dell inserimento in procedura la domanda è definita inserita, - quando la pratica con protocollo che inizia con la lettera U perviene presso gli uffici del Fondo in procedura compare la data di protocollo (=data di arrivo) e compare la dicitura liquidabile. 44

45 - quando i documenti delle pratiche con protocollo che inizia con la lettera W o senza protocollo vengono scansionate per il sistema telematico compare come data di protocollo quella dell operazione di scansionatura e compare la dicitura liquidabile. - quando la pratica è stata controllata risulta in pagamento - quando è stata eseguita la liquidazione la domanda passa in stato pagata Se la domanda è in stato sospesa significa che si rende necessario un ulteriore approfondimento da parte della Segreteria, o della Presidenza o del Consiglio di Amministrazione oppure si rende necessaria una consulenza medica prima di procedere alla liquidazione o al suo respingimento. Non appena l iter di approfondimento sarà concluso, la pratica verrà evasa oppure verrà inviata una comunicazione scritta al socio. 16. Archiviazione dei documenti inviati A partire dall anno 2012 ogni richiesta di rimborso contiene copia scannerizzata dei documenti inviati in allegato alla domanda: per visualizzarli è sufficiente accedere in stato domande di rimborso, cliccare sulla domanda che interessa, quindi sulla dicitura lista documenti che comparirà nella parte bassa dello schermo. Tali documenti possono essere stampati in qualsiasi momento ed utilizzati per la dichiarazione dei redditi Qualora il socio si avvalga della possibilità di utilizzare l acquisizione ottica e caricare personalmente in procedura le copie scansionate della documentazione di spesa, si vedrà liquidare le pratiche di rimborso in tempi più rapidi (risparmiando infatti al Fondo il tempo necessario per l acquisizione ottica della documentazione). 17. Documento di liquidazione Sempre accendendo in stato domande di rimborso nella parte alta a destra dello schermo compare il simbolo della stampante: cliccando su di esso comparirà la lettera di liquidazione con il dettaglio delle spese liquidate ed eventualmente con le motivazioni di respingimenti o di mancati rimborsi Analogo documento di liquidazione sarà presente nell area ASA per quelle domande per le quali sia stata chiesta una integrazione per il rimborso sia che si tratti di ASA pura che di ASA mista. 18. Variazione dell indirizzo mail Accedendo alla voce variazione contatti è possibile visualizzare e modificare il proprio indirizzo mail ed il numero di telefono In caso di assenze prolungate dal lavoro (es. maternità) o di pensionamento si prega di cambiare l indirizzo aziendale presente nei dati anagrafici con un indirizzo personale. 45