COMUNE DI CASTELNUOVO CALCEA Provincia di Asti

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1 COMUNE DI CASTELNUOVO CALCEA Provincia di Asti AREA ECONOMICO-FINANZIARIA DETERMINAZIONE N 54 DEL 28/12/2012 OGGETTO: AFFIDAMENTO SERVIZIO ELABORAZIONE PAGHE ED ADEMPIMENTI CONNESSI ANNO ASSUNZIONE IMPEGNO DI SPESA. IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO RICHIAMATA la deliberazione della Giunta Comunale n. 19 in data con la quale è stato approvato il piano esecutivo di gestione (P.E.G.) dell esercizio 2012; PREMESSO che: - con il D.L. 6 luglio 2012 n.95, convertito L. 135/2012, sono state introdotte per le pubbliche amministrazioni alcune disposizioni in tema di gestione degli stipendi pubblici; in particolare l art.5, comma 10, modificando l art.11, del D.L. 6 luglio 2011, n.98, ha stabilito quanto segue: al comma 9, il primo periodo è sostituito dai seguenti: Al fine di razionalizzare i servizi di pagamento delle retribuzioni di cui all art.1, comma 447, della legge 27 dicembre 2006, n.296 e all art.2, comma 197, della legge 23 dicembre 2009, n.191, nonché determinare conseguenti risparmi di spesa, le amministrazioni pubbliche di cui all art. 1 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, dal 1 ottobre 20 12, stipulano convenzioni con il Ministero dell economia e delle finanze Dipartimento dell amministrazione generale, del personale e dei servizi per la fruizione del servizi di cui al presente comma, ovvero utilizzano i parametri di qualità e di prezzo previsti nel decreto di cui al periodo successivo per l acquisizione dei medesimi servizi sul mercato do riferimento. La comparazione avviene con riferimento ai costi di produzione dei servizi, diretti e indiretti, interni ed esterni sostenute dalle pubbliche amministrazioni... Omissis ; dopo il comma 9, sono inseriti i seguenti: 9.bis: I contratti delle pubbliche amministrazioni di cui all art. 11, comma 9, del decreto legge 6 luglio 2011, n.98, recante disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria, convertito; con modificazioni nella legge 15 luglio 2011, n.111, aventi a oggetto i servizi di pagamento degli stipendi di cui al decreto previsto al comma 9, in essere alla data di entrata in vigore della presente disposizione, sono rinegoziati, con un abbattimento del costo del servizio non inferiore del 15 per cento. 9.ter Omissis CONSIDERATO che: - presso il ns. Comune il servizio di elaborazione degli stipendi e relativi adempimenti è gestito a decorrere dal 1997 a società esterna, e precisamente dalla Ditta ALMA S.p.A. di Villanova Mondovì, attualmente leader in Italia nella fornitura di servizi alla Pubblica Amministrazione inerenti l elaborazione delle retribuzioni e di tutti gli adempimenti ad esse correlati, con affidamento sino al 31 dicembre 2012, mentre la rilevazione delle presenze è svolta da personale interno; DATO ATTO che il D.M. del 06/07/2012, ha fissato il contributo da versare mensilmente a titolo di rimborso degli oneri amministrativi sostenuti dal Ministero pari, per il ns. Comune, ad 2,80 se si aderisce alla Soluzione Base (servizi di gestione, elaborazione e distribuzione del cedolino stipendiale e connessi adempimenti previsti dalla normativa vigente, inclusi quelli fiscali e previdenziali) e ad 4,50 per cedolino elaborato se si aderisce alla Soluzione Avanzata (servizio base + servizi di raccolta, gestione, elaborazione e quadratura connessi agli adempimenti previsti dalla rilevazione presenze degli amministrati); CONSIDERATO inoltre che, sulla base di quanto previsto dalla convenzione proposta dal MEF (Art. 12, c. 2) in applicazione al D.M. 6/7/2012 Art. c. 2, la durata del contratto stesso è prevista in 4 anni (salvo recesso da richiedere almeno sei mesi prima) e che tale clausola risulterebbe di difficile applicazione per gli enti aventi popolazione inferiore a 5000 abitanti ai sensi e per gli effetti del Decreto-legge del 6 luglio 2012 n. 95

2 (Convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012 n. 135) che stabilisce la gestione in forma associata di tutti i servizi a decorrere dal 01/01/2014 (tra questi anche il servizio stipendi e la gestione del personale); RILEVATO che l Unione dei Comuni Comunità Collinare Val Tiglione e dintorni, di cui il ns. Comune fa parte, ha da alcuni anni ottenuto da Alma SpA la formulazione di preventivo di spesa specifico, con particolare attenzione alle tariffe applicate ed evidenziazioni di parametri di prezzo /qualità per affidamento del servizio, e così anche per l anno 2013; VISTA l offerta del 17/12/2012, acquisita al protocollo Comunale n del 18/12/2012, con la quale la Ditta ALMA S.p.A., in esecuzione di quanto disposto dall art. 5, comma 10, lett. b) del D.L. n.95/2012, ha trasmesso l analisi dei costi delle prestazioni chieste con relativa Carta Servizi redatta in estratto su allegati A e B che si richiamano a far parte integrante e sostanziale del presente atto, dalla quale emerge un costo di 188,00, oltre IVA di legge, per il c.d. Servizio Base, ed un costo di 1.588,00, oltre IVA di legge, per le prestazioni non ricomprese nei servizi del Mef Servizi complementari e che l offerta è valida per un affidamento anche di un solo anno; RITENUTO che la riduzione del 15%, disposta dal D.L. 95/2012, debba essere applicata sul costo per le attività necessarie all elaborazione del cedolino, paragonabili a quelle elencate nella carta dei servizi del MEF, mentre per le prestazioni non ricomprese nella stessa non vi è obbligo di riduzione; DATO ATTO che si è proceduto alla comparazione dei costi fra quelli offerti dalla convenzione del Ministero dell economia e finanza e quelli da sostenere mediante nuovo affidamento del Servizio Paghe alla predetta società, e ciò al fine di evitare qualsivoglia aggravio di spesa per questa Amministrazione; DATO ATTO, altresì, che la comparazione riguarda la sola Soluzione Base poiché i servizi di raccolta, gestione, elaborazione e quadratura connessi agli adempimenti previsti dalla rilevazione presenze degli amministrati sono svolti da personale interno; PRESO ATTO che la Ditta Alma, garantisce una riduzione superiore al 15% e che, comunque, l adesione alla l adesione alla proposta del MEF (dal Decreto denominata ( convenzione ) comporterebbe per questo Comune l incombenza ed il conseguente onere dell adempimento dei seguenti compiti: - Nominare, obbligatoriamente, un referente Tecnico-Informatico (se non presente all interno dell Amministrazione ricorrere ad un incarico di consulenza esterna), che dovrà garantire, sia la fase di avvio (attività specifiche per la gestione del Sistema, verifica dotazione Hardware, gestione profili utenti, interfacce, etc.) che quella di pieno regime. - Provvedere, attraverso il referente Tecnico-Informatico, alla configurazione software rilevatore presenze MEF, al popolamento degli archivi, all analisi e all adeguamento alle esigenze dell Ente. - Nominare, obbligatoriamente, un referente Tecnico-Amministrativo che avrà la responsabilità di seguire il processo di scambio delle informazioni in fase di popolamento iniziale dei sistema, verificare e avallare la prima elaborazione e perseguire la continuità nell erogazione dei servizi previsti. - Affidare a terzi, o prevedere l acquisto, di software per l elaborazione e la gestione di tutti i compensi alle tipologie di reddito non elaborate da MEF ma presenti all interno del Comune quali redditi assimilati, autonomi e diversi (dipendenti altra PA, amministratori locali, collaboratori coordinati e continuativi, LSU, cantieri di lavoro, borse di lavoro, borse di studio, forestali, professionisti, indennità di esproprio, contributi ad enti e associazioni, etc.). - Affidare a terzi, o prevedere l acquisto di software per la predisposizione ed invio di tutti i dichiarativi mensili e annuali previsti (Certificazioni, Uniemens, 770, IRAP, INAIL, etc.) riferiti alle tipologie di reddito non elaborate dal MEF. - Provvedere direttamente, o tramite consulente esterno, a svolgere servizi e dichiarativi che l attuale decreto non prevede (Conto Annuale, Autoliquidazione INAIL, file F24EP, Previsioni di Bilancio, questionario organi di revisione, rilevazione trimestrale, etc.). - Predisporre manualmente mandati e reversali poiché il MEF non prevede il collegamento tra il programma di contabilità dell Ente e il suo Sistema. EVIDENZIATO, quindi, che quest ufficio ha valutato il permanere della necessità di avvalersi del supporto e dell assistenza di apposita Ditta esterna per la gestione del servizio paghe poiché nell ambito dell organizzazione comunale non è possibile individuare, in relazione ai carichi di lavoro, personale in possesso della necessaria professionalità ed esperienza. L esternalizzazione del servizio comporta quindi un vantaggio sia in termini di efficienza sia in termini di economicità poiché consente un continuo aggiornamento della normativa in materia ed un puntuale adempimento degli obblighi normativi senza obbligare l Ente a provvedere all assunzione di un altra idonea figura professionale; CONSIDERATO, inoltre, che per l attivazione del nuovo sistema non si ha ancora a disposizione un feedback sulla effettiva funzionalità del servizio applicato alla realtà dei piccoli enti locali, sui tempi e sulla modifica dell organizzazione interna necessaria al suo utilizzo, e pertanto in casi come quello di enti di piccole dimensioni come il nostro, con organico ridotto, plurifunzione e con i servizi in corso di trasferimento alla gestione associata, le inevitabili problematiche derivanti dall applicazione di una nuova metodologia operativa

3 ricadrebbero tutte sulla gestione dell ente con una situazione di danno presunto in termini di ritardo dei pagamenti; RITENUTO quindi che l offerta della Ditta Alma, oltre ad essere in linea con quanto previsto dalla Soluzione Base indicata nel già citato D.M. 6/7/2012, sia congrua e proporzionata all attività da svolgere ed all utilità che conseguirà l Ente; RICHIAMATA la deliberazione del Consiglio Comunale n. 55 del 15/12/2009 avente ad oggetto: Approvazione nuovo regolamento per l esecuzione in economia di lavori e per l acquisizione di beni e servizi esecutiva ai sensi di legge; DATO ATTO che per il 2013 non è possibile aderire alla Convenzione del Mef poiché per l adesione occorreva sottoscrivere la convenzione entro il 31/08/2012 e si procederà a valutazione per l affidamento a partire dall anno 2014; EVIDENZIATO che, per le motivazioni addotte, non sono rilevabili sul MEPA offerte per la fornitura di servizi come quello oggetto della presente determina; RITENUTO pertanto di affidare la fornitura di cui trattasi alla sopra citata ditta; DATO ATTO che in tal modo è stata determinata la spesa dell intervento ed individuato il creditore ai sensi e per gli effetti di cui all art. 183 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267; DATO ATTO che ai sensi della normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari il codice CIG del presente affidamento diretto è Z2B0800CD1; RITENUTO di dover impegnare la spesa di 2.148,96 con la ditta ALMA SPA di Villanova Mondovì sull Intervento Prestazioni di servizi (cap.140/20/1) del redigendo Bilancio di Previsione 2013; VISTO lo Statuto Comunale; VISTO il D.Lgs. 18/08/2000 n. 267; DATO ATTO della verifica di compatibilità dei pagamenti derivanti dall assunzione del presente impegno con lo stanziamento di bilancio e con le regole di finanza pubblica in ottemperanza all art. 9, comma 1, lettera a) numero 2, del D.L. 1 luglio 2009, n. 78 convertito con modificazioni dalla Legge 3 agosto 2009, n.102; DETERMINA 1. Di affidare, per i motivi suesposti e che qui s intendono interamente richiamati, per l anno 2013, alla Ditta Alma S.p.A. di Villanova Mondovì (CN) il servizio di elaborazione paghe alle condizioni e prezzi riportati nell offerta presentata al protocollo dell ente con il n del 18/12/2012; 2. Di impegnare, a favore della suddetta ditta, la spesa complessiva di 2.148,96 IVA di legge compresa. 3. Di dare atto che la spesa trova imputazione al cap. 140/20/1 cod del Redigendo Bilancio di Previsione Di dare atto che ai sensi della Legge n. 136: l appaltatore, a pena di nullità del contratto, si assume tutti gli obblighi finalizzati alla tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della Legge , n. 136 tutte le transazioni relative al presente contratto devono essere eseguite avvalendosi di banche o della società Poste Italiane Spa. L inadempimento di tale obbligo costituisce clausola risolutiva espressa, ai sensi dell art del C.C. il Codice Cig attribuito a detto servizio risulta essere Z2B0800CD1 5. E di competenza della sottoscritta l atto di liquidazione della spesa previa acquisizione della documentazione prescritta (fattura, DURC, ecc) e accertamento della regolarità della prestazione. Lì 28/12/2012 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.to Cavallo dott.ssa Daniela

4 VISTO DI REGOLARITA CONTABILE E COMPATIBILITA MONETARIA Si attesta che esiste copertura finanziaria ai sensi dell articolo 151, 4 comma del D.Lgs , n. 267 (Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali). Si attesta la compatibilità monetaria del presente provvedimento. VISTO: Lì 28/12/2012 IL RESPONSABILE DELL AREA ECONOMICO-FINANZIARIA F.to Cavallo dott.ssa Daniela CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Copia della presente determinazione viene pubblicata mediante affissione all Albo pretorio del Comune in data 11/01/2013 per rimanervi quindici giorni consecutivi. Lì 11/01/2013 L INCARICATA DEL SERVIZIO F.to Cavallo Daniela

5 Allegato A SERVIZI BASE Gestione dati dei percipienti Anagrafici (Cognome, nome, data e luogo nascita, Codice fiscale, residenza anno corrente e anno precedente) Contatti (mail, telefono, ecc) e fotografia Carriera Unità organizzativa Inquadramento contrattuale Capitolo di spesa (regola di bilancio) Modalità di pagamento Altri datori per operazioni di conguaglio IRPEF Servizi resi presso altre Pubbliche Amministrazioni Detrazioni Assegno nucleo Familiare Previdenza complementare (Perseo, Fopadiva, ecc..) Distacco, comando e prestazioni in Enti diversi da quelli di appartenenza Dati 730 Gestione competenze Gestione automatizzata delle competenze fisse Gestione competenze accessorie (straordinario, turno, maneggio denaro, rischio, reperibilità, retribuzione di posizione, specifica responsabilità, arretrati, ecc.) Gestione dei periodi di assenza per malattia, maternità, ferie, permessi, aspettative, ecc. Memorizzazione e applicazione dei periodi di assenza con validità mesi successivi (senza ulteriori comunicazioni) Calcolo e aggiornamento automatico valori tabellari, quote straordinario diurno, festivo e festivo notturno e turno in caso di passaggio di categoria e possibilità di visualizzazione dei dati individuali Elaborazioni contabili delle competenze retributive fisse e accessorie ai fini del pagamento Analisi ed aggiornamento delle modifiche giuridico ed economiche previste dal rinnovo dei contratti nazionali di lavoro Aggiornamento in base all evoluzione normativa di tutti gli aspetti previdenziali e fiscali Pubblicazione sull Archivio Digitale di cedolini individuali e adempimenti mensili ed annuali Servizi mensili Cedolini paga: dettagliati, di facile lettura e personalizzabili con messaggi/comunicazioni ai percipienti Anteprima del cedolino disponibile in qualunque giorno del mese Tredicesima mensilità: elaborazione automatica a dicembre o nel mese di cessazione Dati utili ai versamenti Inpdap: fornitura dei dati per ogni singola cassa: CPDEL, CPI, CPS, INADEL (TFS), TFR e Fondo Previdenza Credito Adempimenti INPS(ex Inpdap): elaborazione e predisposizione file ListaPostPA (ex DMA2) Adempimenti INPS: elaborazione e predisposizione flusso UNIEMENS Gestione delle ritenute Irpef e addizionali Regionali e Comunali, trattenute su stipendi, sui compensi a amministratori, LSU, Cantieri di lavoro, Co.Co.Co., ecc. per il controllo delle partite di giro e dei conseguenti versamenti agli Enti creditori IRAP: Calcolo e stampa dell importo IRAP da versare con sistema retributivo (suddiviso per capitolo di bilancio). Calcolo riduzioni per disabili e CFL (contratti formazione lavoro) Gestione reportistica (cessioni del V, sindacati, scioperi, ecc.) Predisposizione della dichiarazione stipendiale per la definizione delle richieste di piccolo prestito Servizi annuali CUD per i redditi di lavoro dipendente e assimilati 770 Semplificato: fornitura del file telematico contenente i quadri riferiti ai pagamenti affidati in gestione ad Ama (redditi da lavoro dipendente, assimilati, autonomi e diversi) Operazioni 730: importazione automatica dati 730/4 ricevuti dall Agenzia delle Entrate, conguaglio degli importi a debito e/o a credito sulla busta paga a partire dal mese di luglio, gestione delle rate, controllo capienza del cedolino e delle ritenute a disposizione dell Ente con relativa memorizzazione degli importi residui per i mesi successivi, calcolo interessi per rateizzazione e per incapienza, gestione 730 tardivi, rettificativi e integrativi, lettere personalizzate ai lavoratori licenziati o in aspettativa con modalità di estinzione dei debiti, modello utile alla richiesta di annullamento o riduzione della seconda rata acconto Irpef Dati utili alla predisposizione della Dichiarazione IRAP

6 Accesso al Portale da parte dei dipendenti per visualizzare/stampare i propri cedolini paga, i Cud e altra modulistica di sua competenza Controlli qualità Verifiche congruenza sui dati ricevuti dagli enti Verifiche automatiche in fase di elaborazione Attivazione di sistemi strutturati di controllo volti a rilevare il grado di soddisfazione degli Enti nell ottica di migliorare i servizi offerti Assistenza Servizio di assistenza tecnica dedicato ai Funzionari degli Enti Servizio di assistenza tecnica riservato ai dipendenti per l uso del portale Fornitura modulistica ed intestazione (Modulo richiesta Assegni Familiari, Modulo richiesta Detrazioni, Dichiarazioni Co.Co.Co. e Lavoratori occasionali, ecc.)

7 Allegato B SERVIZI COMPLEMENTARI Adempimenti e servizi mensili Gestione pagamenti Professionisti Gestione Lavoratori Occasionali Gestione Espropri e Contributi a Enti o Associazioni Gestione Compensi da Terzi Gestione Contributi dovuti per Sindaci in aspettativa Elaborazione di cedolini aggiuntivi al principale per l imputazione di compensi a specifici capitoli di bilancio in alternativa al report mandati e reversali o al collegamento con il programma della contabilità Rielaborazione degli stipendi e tutti gli adempimenti ad essi connessi. L Ente in caso di necessità (es. nuove assunzioni/cessazioni improvvise, integrazioni e modifiche dell ultimo minuto) potrà ottenere la riedizione immediata di tutti gli elaborati Elenchi riepilogativi suddivisi per capitolo di bilancio contenenti: dettaglio delle competenze erogate nel mese con suddivisione per ogni voce retributiva, trattenute sindacali, cessioni del quinto, prestiti, oneri a carico dei dipendenti e a carico Ente. Viene inoltre fornito il totale generale di tutti i capitoli di spesa Modello F24 Enti Pubblici (o F24 Unificato) predisposto su modulistica ministeriale File F24 Enti Pubblici che consente l importazione automatica dei dati direttamente nel software dell Agenzia delle Entrate e che contiene i dati dei versamenti Irpef, addizionali regionali e comunali, Inps, Inpdap, Inail, Irap e 730. Affidando la gestione anche dei professionisti l Ente non dovrà procedere ad alcuna integrazione del file File in tracciato SETIF utile alla Tesoreria per effettuare i bonifici di pagamento Report riepilogativo dati IRPEF e Addizionali riportante i codici di versamento (di tutte le tipologie di reddito) al fine di facilitare gli Enti alla compilazione del modello F24 Unificato in presenza di compensazioni IVA Situazione giuridica dei dipendenti (stato di servizio) aggiornata mensilmente contenente dati anagrafici, dati del rapporto di lavoro, posizione economica, livello, detrazioni, ANF, prestiti, cessioni del V, riscatti, ricongiunzioni, assenze degli ultimi 3 anni, situazione ferie Report Progressivi a caricatore in formato PDF e CSV, dal mese di gennaio al mese di elaborazione, utili al monitoraggio della spesa del personale e rendicontazioni parziali. Le schede contengono: dettaglio competenze, trattenute, oneri a carico del dipendente e carico Ente, IRAP calcolata con il metodo retributivo dettagliate per ogni dipendente e riepilogative per l Ente Gestione Banca Ore Straordinario con produzione mensile di report riepilogativo Gestione dei residui ferie con fornitura mensile di report riepilogativo Matricolario dipendenti contenente i dati INAIL previsti (sostitutivo del Libro Matricola) Proiezione di spesa per nuove assunzioni, passaggi di livello o cambi di percentuale Calcolo degli arretrati in presenza di passaggi di livello/categoria Gestione Contributo Aggiuntivo e applicazione automatica per l anno corrente e gli anni precedenti ai dipendenti che hanno superato il tetto annuo Report Monitoraggio Assenze con dettaglio assenze divise per dipendente e con dettaglio dei giorni per la comunicazione dei dati alla Funzione Pubblica Caricamento dei dati ed invio telematico ai competenti Centri Impiego delle Comunicazioni da effettuarsi obbligatoriamente in presenza di nuove assunzioni, cessazioni, scavalchi, trasformazioni del rapporto di lavoro. Fornitura della ricevuta di avvenuto invio UNIEMENS - invio telematico all INPS (per versamenti Ds fuori ruolo, Gestione separata INPS e IVS) e fornitura della ricevuta di avvenuto invio UNIEMENS - invio telematico all Inps per Sindaci in aspettativa da datore di lavoro privato e pubblico e fornitura della ricevuta di avvenuto invio

8 UNIEMENS - invio telematico ListaPosPA (ex DMA 2) per dipendenti iscritti CPDEL CPS CPI e fornitura della ricevuta di avvenuto invio Apertura e chiusura matricole INPS e fornitura della ricevuta di avvenuta attivazione o sospensione Invio del cedolino paga alla mail del percipiente (dipendenti, amministratori, professionisti, Co.Co.Co. ecc.), qualora non intenda accedere al portale Adempimenti e servizi annuali Conto annuale con predisposizione delle tabelle di spesa e quelle di organico con i dati in possesso di Alma Calcolo Autoliquidazione Inail ed invio on line all Istituto. Calcolo del saldo e dell acconto e fornitura simulazione mod. F24 al fine dei versamenti dei premi Schede riepilogative annuali Questionario per gli Organi di Revisione Economico Finanziaria degli Enti Locali Fornitura del report e del file csv Dati utili alla redazione del bilancio di previsione del personale Modelli CUD ANTICIPATI ai cessati CERTIFICAZIONI per i professionisti, lavoratori occasionali, redditi diversi 770 Ordinario: fornitura del file contenente i pagamenti effettuati a titolo di indennità di esproprio e/o contributi ad Enti o Associazioni Fornitura delle tabelle relative agli arretrati suddivisi per anno sia del beneficio contratto che degli arretrati di straordinario e turno, in caso di rinnovi contrattuali Comunicazione telematica all Inail dei nominativi dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza Invio del CUD alla mail del percipiente (dipendenti, amministratori, Co.Co.Co. ecc.), qualora non intenda accedere al portale Invio della CERTIFICAZIONE alla mail del professionista/lavoratore occasionale, qualora non intenda accedere al portale