Manuale utente per Cancellieri e Magistrati

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1 La pagina web dell applicativo Cancelleria Distrettuale si apre al seguente indirizzo: La figura seguente illustra l home page della Cancelleria Distrettuale: 1

2 Per accedere all area civile cliccare su Area Riservata Accedi area civile: il sistema chiederà di inserire Nome utente e Password che sono quelle che vi ha inviato l amministratore di sistema. Il sistema presenterà una pagina (vedi figura sottostante) con una lista di voci di menù sulla sinistra. Se l utente collegato è un magistrato, sarà invece visualizzata l agenda delle udienze relative al Tribunale di appartenza, come mostrato in figura: Il numero del fascicolo è un link che consente di aprire il dettaglio del fascicolo, la cui descrizione verrà fornita in seguito all interno del paragrafo dedicato alla sezione fascicoli. 2

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4 Descrizione voci di menù Manuale utente per Cancellieri e Magistrati Preferenze Questa voce di menù consente di effettuare le seguenti operazioni: modificare i propri dati personali (nome, cognome, indirizzo standard, indirizzo e- mail pec) modificare la password di accesso 4

5 Sezione Fascicoli In questa sezione sono presenti le seguenti voci: Ricerca, Ricerca sentenze, Ricerca udienze, Rinvio udienze. Per il cancelliere sono presenti anche le voci Richieste copie da evadere, Richieste copie evase. Ricerca fascicoli Questa funzionalità consente di effettuare la ricerca di tutti i fascicoli iscritti presso il Tribunale di competenza che nella maschera di rierca risulta essere preimpostato. Oltre all ufficio, l altro parametro obbligatorio è l anno di iscrizione a ruolo. Cliccando sul pulsante Ricerca si ottiene l elenco dei fascicoli che rispondono ai criteri di ricerca inseriti. 5

6 Cliccando sulla lente di ingrandimento viene visualizzato il dettaglio del fascicolo nel quale è possibile consultare i dettagli del procedimento ed effettuare una serie di operazioni inerenti il fascicolo in questione: caricamento della copia di un documento (non ha valore legale), scarico dei documenti allegati, creazione del template per sentenza o verbale, modifiche al repertorio o alla tipologia del documento (queste ultime due operazioni sono consentite solo al cancelliere). 6

7 Nella scheda del fascicolo sono presenti le seguenti sottosezioni: Dettaglio eventi consente di visualizzare l iter del procedimento; Archivio storico consente di visualizzare e di scaricare le copie telematiche degli atti cartacei inseriti manualmente nel fascicolo; solo il cancelliere ha la facoltà di cambiare la tipologia del documento allegato e di modificare i dati del repertorio; Atti consente di visualizzare e di scaricare gli atti originali del fascicolo caricati dal cancelliere sul SICID. Esito invio consente di visualizzare l esito degli invii dei vari avvisi agli avvocati e ctu; Provvedimenti inviati consente di visualizzare l esito degli invii dei vari avvisi agli uffici esterni; Avvisi multipli consente di visualizzare gli avvisi inviati agli avvocati tramite la funzionalità Rinvio udienze ; Scadenze consente di visualizzare lo scadenziario del fascicolo; 7

8 Per caricare un atto cliccare sul bottone Carica copia Atti e Documenti, verranno visualizzati tre campi obbligatori: Titolo: è un campo nel quale deve essere inserito un testo descrittivo che identifichi il documento; Tipologia: cliccando sulla freccia laterale è possibile scegliere la voce che interessa; File: cliccare su Sfoglia per selezionare il file che si vuole allegare; La sezione Avvocati a cui inviare presenta una lista di avvocati (o ctu) ai quali è possibile inviare tramite un avviso dell avvenuto caricamento; per eliminare un nominativo dalla lista è sufficiente deselezionare il relativo check; Nella sezione Selezione uffici esterni a cui inviare è possibile selezionare gli eventuali uffici esterni ai quali inviare tramite un avviso dell avvenuto caricamento; gli uffici che riceveranno tale avviso saranno automaticamente autorizzati alla consultazione del fascicolo. Per completare l invio cliccare sul pulsante Invia. Verrà visualizzato un report contenente gli eventuali destinatari dell avviso dell avvenuto caricamento e l esito del caricamento stesso. Se la scheda Atti presenta almeno un documento, nella pulsantiera appare anche il bottone Inoltro atti uffici esterni (vedi figura) che consente di inoltrare l atto selezionato agli uffici esterni preposti alla ricezione dei documenti da quel determinato fascicolo. 8

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10 Ricerca sentenze Tramite questa voce di menù è possibile fare una ricerca giurisprudenziale sulle sentenze della Corte d Appello e dei tribunali. Cliccando sul link corrispondente il sistema presenterà la seguente maschera: Il campo Ufficio è obbligatorio così come almeno uno tra anno sentenza e anno deposito, tutti gli altri sono facoltativi. Il campo Classificazione è grigio e non è compilabile, si autocompone scegliendo una delle voci dell albero che è presente sulla destra. Cliccando su Ricerca verrà visualizzato l elenco delle sentenze emesse dal tribunale selezionato in base ai parametri di ricerca. 10

11 Cliccando sul link Leggi è possibile scaricare il file della sentenza mentre il link Esito consente di aprire l esito caricato dall Agenzia delle Entrate. Possiamo notare che è possibile accedere anche al dettaglio del fascicolo cliccando sul link rappresentato dal numero: questo avviene solo ed esclusivamente quando viene selezionato l ufficio di propria competenza, altrimenti viene visualizzato solo il numero del fascicolo senza il link. 11

12 Ricerca udienze Questa funzionalità permette di ricercare tutti i fascicoli del proprio ufficio di appartenenza le cui udienze sono fissate nell intervallo di tempo selezionato. Facoltativamente è possibile inserire il cognome del magistrato. Il risultato della ricerca è presentato sottoforma di un elenco di fascicoli il cui dettaglio è consultabile cliccando sulla lente di ingrandimento. Rinvio udienze Questa funzionalità permette di inviare agli avvocati interessati l avviso che una determinata udienza è stata rinviata. E comunque possibile utilizzare questa voce di menù anche per inviare avvisi di altro genere. 12

13 Occorre obbligatoriamente selezionare il giudice che presiede l udienza e la data dell udienza e cliccando sul pulsante Prosegui si ottiene l elenco degli avvocati che risultano costituiti nei fascicoli la cui udienza soddisfa i criteri di ricerca. Notiamo che in corrispondenza dei nominativi (eccetto il quarto) compare un indirizzo e sotto la colonna Scegli compare un check: questo significa che tali avvocati sono registrati come utenti all interno della Cancelleria Telematica e perciò sarà possibile inviare loro l avviso. Per proseguire è necessario dunque spuntare il check degli avvocati ai quali si vuole mandare l avviso e cliccare sul pulsante Prosegui : comparirà una maschera nella quale occorrerà inserire l oggetto e il testo della mail, come mostrato nella figura sotto: 13

14 Cliccando sul pulsante Invia verrà inviata una all indirizzo dell avvocato. L esito del invio è indicato nella figura sottostante sotto la colonna Esito. Cliccando sul pulsante che raffigura la stampante è possibile stampare la schermata. Come spiegato nel paragrafo dedicato alla ricerca dei fascicoli, nella scheda del fascicolo è presente una sottosezione contenente tutti gli avvisi inviati agli avvocati tramite la funzionalità appena descritta, come mostrato nella figura seguente. 14

15 Richieste copie da evadere Questa funzionalità elenca le richieste di copia di un determinato atto che gli avvocati hanno inviato alla Cancelleria tramite il pulsante Richiesta copia presente all interno della scheda del fascicolo. Cliccando sulla lente di ingrandimento si apre il dettaglio della richiesta: 15

16 Per evadere la richiesta è sufficiente riempire il campo note e premere il pulsante Invia.Verrà inviata anche una automatica all indirizzo del richiedente. Una volta evasa la richiesta essa sparisce dall elenco delle richieste da evadere e appare nell elenco delle richieste evase, come mostrato nel paragrafo successivo. 16

17 Richieste copie evase Cliccando sulla lente di ingrandimento viene visualizzato il dettaglio della richiesta: 17

18 Sezione Comunicazioni Questa sezione è presente solo per l utenza di cancelliere e contiene le seguenti voci: File Inviati, File caricati dagli Uffici Esterni, File inviati agli Uffici Esterni, File inviati agli Avvocati e non ancora visionati, Elimina file. File inviati Questa funzionalità consente di ricercare tutti i documenti allegati dagli avvocati, dalle cancellerie o dai Ctu. I campi obbligatori sono la fonte del file (Avvocato, Ufficio, Consulente Tecnico), l ufficio e l anno di iscrizione dei fascicoli. Premendo sul pulsante Ricerca si ottiene un elenco come mostrato nella figura sotto: 18

19 Il link Leggi consente di scaricare l allegato. File caricati dagli uffici esterni Questa funzionalità consente di ricercare tutti i documenti allegati da un gruppo di uffici esterni o da un determinato ufficio esterno facente parte di un gruppo in un dato intervallo temporale (non obbligatorio). Cliccando sul pulsante Ricerca si ottiene un elenco come mostrato in figura: 19

20 Il link Leggi consente di scaricare l allegato. 20

21 File inviati agli uffici esterni Questa funzionalità consente di ricercare tutti i documenti inviati ad un gruppo di uffici esterni o ad un determinato ufficio esterno facente parte di un gruppo in un dato intervallo temporale (non obbligatorio). E possibile indicare se si vogliono recuperare solo i documenti non ancora visionati oppure tutti. Cliccando sul pulsante Ricerca si ottiene un elenco come mostrato in figura: Il link Leggi consente di scaricare l allegato. 21

22 File inviati agli Avvocati e non ancora visionati Questa funzionalità consente di ricercare tutti i documenti inviati agli avvocati in un determinato intervallo temporale (obbligatorio) che ancora non sono stati presi in visione dagli avvocati stessi. Cliccando sul pulsante Ricerca si ottiene un elenco come mostrato in figura: Il link costituto dal numero del fascicolo consente di aprire il dettaglio del fascicolo. Il link Leggi consente di scaricare l allegato. 22

23 Elimina file Tramite questa funzionalità è possibile eliminare uno o più allegati da un determinato fascicolo. Trattandosi di un operazione piuttosto delicata, il numero e l anno di iscrizione a ruolo del fascicolo sono obbligatori. Cliccando su pulsante Ricerca si ottiene il fascicolo che corrisponde ai parametri inseriti: 23

24 Cliccando sulla lente di ingrandimento si ottiene l elenco dei documenti allegati nel fascicolo. Per eliminare un documento dal fascicolo è sufficiente cliccare sul check a fianco e premere il pulsante Elimina. Verrà ripresentato l elenco dei documenti eccetto quelli appena eliminati. 24

25 Sezione statistiche Le voci di menù presenti in questa sezione variano a seconda che l utente collegato sia un cancelliere o un magistrato. Qui di seguito le elenchiamo tutte e di ognuna forniamo una breve guida all utilizzo: Statistiche di accesso Anagrafica giudici Distribuzione tipi cause sintetica Distribuzione tipi cause per stato (e per materia) Prospetto sentenze per giudici e per termine deposito Prospetto fascicoli per stato Valutazione sentenze (sentenze in secondo grado) Durata media dei procedimenti (per giudice) Statistiche di accesso Ogni volta che un utente accede al portale di Cancelleria Distrettuale o esegue un operazione al suo interno (consultazione fascicoli, carico/scarico allegati), il sistema ne tiene traccia. Questa funzionalità permette di consultare tali statistiche per tipologia di operazione, per ufficio e per anno. Di seguito forniamo alcune schermate di esempio per spiegarne l utilizzo. 25

26 Solo Accessi Cliccando su un determinato mese è possibile aprire il dettaglio degli accessi per tipologia di utente: 26

27 Consultazione fascicoli analitica 27

28 Anche qui cliccando su un determinato mese è possibile aprire il dettaglio degli accessi per tipologia di utente: Carica allegati complessiva 28

29 Anagrafica giudici Questa funzionalità consente di creare un anagrafica dei magistrati. Le operazioni possibili sono la creazione di un nuovo giudice e la modifica di un giudice esistente. Il nominativo di ogni giudice viene associato ad una serie di soggetti (ed eventualmente ad un utenza) per permettere un recupero dei dati più efficiente all interno della valutazione delle sentenze di secondo grado. Creazione nuovo giudice Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile procedere con la creazione di un nuovo giudice Dopo aver inserito il nominativo del giudice procedere con la ricerca dei soggetti da associare Premendo il pulsante Applica si procede con la conferma dell operazione e il sistema ripresenta la schermata come in figura 29

30 Modifica giudice esistente Se si vuole modificare l anagrafica di un giudice esistente è sufficiente inserire il nominativo del giudice nella casella Giudice e premere su Ricerca. Selezionare il giudice così recuperato e premere su Avanti. 30

31 A questo punto è possibile aggiungere nuove associazioni o eliminare quelle esistenti (utilizzando la X a fianco di ogni soggetto) oppure aggiungere (se non esiste) o eliminare l utenza associata. Per confermare le operazioni cliccare sul pulsante Fine. 31

32 Distribuzione tipi cause sintetica Questa funzionalità permette di ricercare i vari procedimenti iscritti presso il proprio Tribunale di competenza (ed eventuali sedi distaccate) in un determinato intervallo di tempo e li propone raggruppati per tipo causa e per sezione. Il risultato della ricerca è visualizzato nella seguente schermata: L ultima colonna è un link che permette di visualizzare l elenco dei fascicoli che appartengono a quel determinato gruppo: 32

33 Cliccando sulla lente di ingrandimento si accede al dettaglio del singolo fascicolo. 33

34 Distribuzione tipi cause per stato (e per materia) Tramite questa funzionalità è possibile ricercare i fascicoli iscritti da una determinata data presso il proprio Tribunale di competenza (ed eventuali sedi distaccate) aventi come ruolo, materia o tipo causa quelli indicati come parametri. Il ruolo è obbligatorio, mentre la materia e il tipo causa sono parametri facoltativi. Il risultato della ricerca (vedi immagine sotto) mostra i fascicoli che rispondono ai criteri di ricerca raggruppati per stato: L ultima colonna Conteggio è un link che permette di visualizzare l elenco dei fascicoli che si trovano in quel determinato stato: 34

35 Cliccando sulla lente di ingrandimento si accede al dettaglio del singolo fascicolo. 35

36 Prospetto sentenze per giudici e per termine deposito Questa funzionalità consente di ottenere, per ogni magistrato che fa parte del proprio tribunale di competenza, un prospetto contenente la tempistica del deposito della sentenza. I parametri della ricerca sono tutti obbligatori. Cliccando su Ricerca si ottiene la schermata sottostante: Ogni conteggio della griglia è un link che consente di visualizzare l elenco dei fascicoli, come mostrato nella figura sotto. 36

37 Cliccando sulla lente di ingrandimento si accede al dettaglio del singolo fascicolo. Il pulsante Scarica Excel permette di creare un file excel contenente il risultato della ricerca Cliccando su Apri viene creato un file excel che può essere successivamente salvato, mentre cliccando su Salva il file viene creato e salvato automaticamente. 37

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39 Prospetto fascicoli per stato Questa funzionalità consente di ottenere un prospetto di tutti i fascicoli iscritti presso il proprio Tribunale di competenza (ed eventuali sedi distaccate) nell intervallo di tempo selezionato che si trovano ancora in uno stato di pendenza. Il registro e il range temporale sono parametri obbligatori, mentre il giudice è un parametro facoltativo ma, come si può leggere nell avviso, se non viene selezionato alcun giudice la ricerca risulterà più lenta a causa della grande mole di dati che deve essere processata. Come mostrato nella figura sottostante, il prospetto suddivide i fascicoli in tre gruppi: Fascicoli pendenti all inizio del periodo Fascicoli sopravvenuti nel periodo Fascicoli pendenti alla fine del periodo Il numero dei fascicoli di ogni gruppo è un link che permette di visualizzare il numero dei fascicoli per anno di iscrizione: 39

40 Cliccando sul singolo numero è possibile visualizzare l elenco dei fascicoli Cliccando sulla lente di ingrandimento si accede al dettaglio del singolo fascicolo. 40

41 Valutazione sentenze (sentenze in secondo grado) Questa funzionalità è assegnata solo al Presidente della Corte d Appello di firenze e consente di ricercare la valutazione in secondo grado di tutte quellle sentenze di primo grado emesse in un determinato nell intervallo di tempo. E possibile eseguire la ricerca scegliendo il giudice di primo grado. Il risultato della ricerca è un elenco di giudici di primo grado le cui sentenze sono raggruppate in base alla valutazione. Come si può vedere dalla figura sotto, lo stesso giudice è presente più volte con nominativi scritti in maniera diversa e per questo motivo i risultati non sono raggruppati adeguatamente. Come abbiamo già anticipato parlando della voce di menù Anagrafica giudici, essa è stata introdotta proprio a questo scopo: associando ad esempio al giudice Magi Jacqueline Monica i soggetti J.MONICA MAGI, J MONICA MAGI, J Monica MAGI, J. MONICA MAGI, J. Monica MAGI, J.MONICA MAGI, JACQUELINE MONICA MAGI, MAGI MONICA e MONICA MAGI, otterremmo un raggruppamento più definito. 41

42 Dopo l associazione abbiamo 42

43 Cliccando sul pulsante Scarica elenco è possibile scaricare l elenco sotto forma di file excel, mentre cliccando sul pulsante Scarica elenco dettagliato verrà creato un file excel contenente l elenco dettagliato dei fascicoli. Cliccando sul nominativo di un giudice, in corrispondenza di una determinata valutazione, è possibile visualizzare l elenco delle sentenze di primo e secondo grado aventi tale valutazione: 43

44 Cliccando sul pulsante Scarica elenco è possibile scaricare l elenco in formato excel. Cliccando sul numero della sentenza si apre una schermata che permette lo scarico della sentenza stessa: 44

45 Durata media dei procedimenti (per giudice) Questa funzionalità è riservata esclusivamente al Presidente del Tribunale e consente di visualizzare per ogni giudice appartenente al proprio tribunale di competenza la durata media dei procedimenti, dalla data di iscrizione a ruolo del fascicolo alla sua archiviazione. Il nominativo del giudice è un link e cliccando su di esso viene visualizzato l elenco dei fascicoli di competenza del giudice selezionato: 45

46 Cliccando sul numero del fascicolo è possibile visualizzare il dettaglio del fascicolo. 46