Servizio di Rilascio Codifiche delle Apparecchiature Biomediche: istruzioni operative per la richiesta di codifiche da parte delle Aziende Sanitarie

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1 Servizio di Rilascio Codifiche delle Apparecchiature Biomediche: istruzioni operative per la richiesta di codifiche da parte delle Aziende Sanitarie In seguito alla sospensione dell aggiornamento a livello nazionale della Codifica CIVAB, il Servizio di Rilascio delle Codifiche offerto dal Gruppo di Lavoro HTM dell A.Re.S.S. Area Organizzazione e Programmazione intende supportare le attività di classificazione e codifica delle tecnologie biomediche di nuova acquisizione da parte delle Aziende Sanitarie Regionali. Oggetto della richiesta L attività del Servizio Codifiche si applica alle due seguenti categorie di richieste: CASO 1. NUOVO CODICE OBIETTIVO: RILASCIO NUOVI CODICI REGIONALI APPLICAZIONE: TUTTE LE CLASSI TECNOLOGICHE EVENTO: OGNI NUOVA ACQUISIZIONE DISPONIBILITA DELLA CODIFICA: codice Classe Produttore Modello NON PRESENTE nell ultima versione della codifica CIVAB 1 e nel piano codifiche regionale rilasciato periodicamente a cura dell Agenzia. CASO 2. CONFERMA CODICE OBIETTIVO: MONITORAGGIO UTILIZZO CODICI REGIONALI ESISTENTI APPLICAZIONE: CLASSI TECNOLOGICHE OGGETTO DI RILEVAZIONE REGIONALE (F.I.Te.B.) 2 EVENTO: OGNI NUOVA ACQUISIZIONE DISPONIBILITA DELLA CODIFICA: codice Classe Produttore Modello GIA PRESENTE nel piano codifiche regionale rilasciato periodicamente a cura dell Agenzia. In questo modo sarà possibile verificare preventivamente la correttezza e l uniformità di codifica per tutte le nuove acquisizioni dei beni oggetto di monitoraggio regionale, rendendo più semplice e rapido il flusso periodico di scambio dati tra Aziende ed A.Re.S.S. Nuova acquisizione sì Apparecchiatura di una classe tecnologica oggetto di monitoraggio? no Codice classe produttore modello presente nei rilasci periodici AReSS? no no Codice classe produttore modello presente su CIVAB o nei rilasci periodici AReSS? sì sì CASO 2. CONFERMA CODICE CASO 1. NUOVO CODICE NESSUNA AZIONE 1 Riferimento al bollettino Rilasci Codici CIVAB (Aggiornamento Novembre 2009) 2 Ad oggi trattasi delle c.d. grandi attrezzature (elenco rimodulato con DGR n del 25 agosto 2008) 1

2 Modalità di richiesta Il Referente codifiche aziendale effettua la richiesta ad A.Re.S.S. tramite la compilazione e l invio dell apposita scheda Modulo di richiesta nuovo codice o di conferma codice all indirizzo codifiche@aress.piemonte.it. L invio può essere effettuato qualsiasi giorno della settimana. Il modulo è disponibile sul sito dell A.Re.S.S. nella sezione Progetto FITeB all indirizzo e sul portale web F.I.Te.B. Il Modulo di richiesta nuovo codice o di conferma codice deve contenere tutte le informazioni necessarie all analisi della richiesta ed al rilascio/verifica dei codici. Il Modulo è strutturato in 4 sezioni: Classificazione della richiesta; Descrizione dell apparecchiatura; Codifica proposta; Integrazioni e contiene i campi illustrati nella tabella sottostante. Nome Campo Compilazione (vd. nota) Formato Descrizione Classificazione della richiesta n OBB Precompilato Rappresenta il numero progressivo della richiesta in caso di richieste multiple inviate tramite un unica scheda. Tipologia di richiesta OBB Dal menù a tendina è possibile scegliere tra due opzioni: - conferma codice : se la richiesta riguarda la verifica di corretta attribuzione di un codice regionale già esistente nel piano codifiche regionale ad una apparecchiatura di nuova acquisizione appartenente ad una classe oggetto di monitoraggio regionale (F.I.Te.B.); - nuovo codice : se la richiesta riguarda il rilascio di un nuovo codice non presente nell ultima versione della codifica CIVAB e nel piano codifiche regionale rilasciato periodicamente a cura dell Agenzia. Descrizione dell apparecchiatura Denominazione/ OBB Testo libero Rappresenta la descrizione delle principali Descrizione della tipologia di apparecchiatura caratteristiche tecniche dell apparecchiatura, in termini di applicazioni e funzionalità, che consentano di definirne la classe tecnologica di appartenenza. Si richiede di compilare questo campo con particolare attenzione e cura di dettagli nel caso di apparecchiature innovative o per le quali l attribuzione alla classe tecnologica risulti dubbia. 2

3 Nome Campo Denominazione del produttore Denominazione del modello Compilazione (vd. nota) Formato Descrizione Nel caso in cui invece la definizione della classe tecnologica sia consolidata e l attribuzione alla stessa sia certa, è sufficiente la denominazione. OBB Testo libero Rappresenta la denominazione del produttore. Si richiede di compilare questo campo con particolare attenzione alla distinzione produttore/distributore e nei casi di fusioni/riorganizzazioni delle Ditte produttrici, indicando anche la denominazione storica. Nel caso in cui invece la definizione del produttore sia consolidata e l attribuzione sia certa, è sufficiente la denominazione. OBB Testo libero Rappresenta la denominazione del modello che consente di identificare l apparecchiatura. Si richiede di fornire tutte le denominazioni del modello di cui si è a conoscenza (nome commerciale, nome utilizzato dal personale sanitario, nome produttivo utilizzato dalla ditta produttrice e/o dalla ditta fornitrice, nome riportato sull apparecchiatura o sui dai di targa, nome indicato sulle certificazioni di conformità CE, dove non coincidenti). Ditta distributrice RAC Testo libero Rappresenta il nome del fornitore locale dell apparecchiatura. In questo campo è possibile segnalare anche eventuali recapiti telefonici ed indirizzo . Specialità di riferimento Costo unitario di acquisto RAC Testo libero Rappresenta la specialità clinica di riferimento (ovvero, in termini organizzativi, l Unità operativa o il Servizio di principale destinazione) cui l apparecchiatura è assegnata. RAC Testo libero Valuta Numerosità RAC Testo libero CND Livello tecnologico FAC Numero 11 caratteri Rappresenta il valore indicativo di acquisto dell apparecchiatura. Si richiede di compilare questo campo soprattutto nel caso in cui la richiesta si riferisca alla codifica di nuove classi tecnologiche. Rappresenta il numero di esemplari dell apparecchiatura presenti complessivamente in tutta la Struttura. Si richiede di compilare questo campo soprattutto nel caso in cui la richiesta si riferisca alla codifica di nuove classi tecnologiche. Rappresenta il livello tecnologico dell apparecchiatura secondo la classificazione CND. 3

4 Nome Campo Compilazione (vd. nota) Formato N RDM FAC Codifica proposta Cod. classe regionale Cod. produttore regionale Cod. modello regionale [solo in caso di conferma codice ] FAC FAC OBB Numero 3 caratteri 3 caratteri 10 caratteri Descrizione Rappresenta il Numero di Repertorio dei Dispositivi Medici (RDM) associato al modello di apparecchiatura. Rappresenta il Codice Classe Regionale che si suppone di attribuire all apparecchiatura in oggetto. Nel caso in cui il codice classe da associare all apparecchiatura non sia ancora disponibile nel piano codifiche regionale, è possibile indicare il codice CIVAB della classe. Rappresenta il Codice Produttore Regionale che si suppone di attribuire all apparecchiatura in oggetto. Nel caso in cui il codice del produttore dell apparecchiatura non sia ancora disponibile nel piano codifiche regionale, è possibile indicare il codice CIVAB del produttore. Rappresenta il Codice Modello Regionale (formato CMRP------) che si suppone di attribuire all apparecchiatura in oggetto. Da compilare solo in caso di richiesta di conferma codice per le classi tecnologiche oggetto di monitoraggio regionale. Integrazioni Note FAC Testo libero Campo libero in cui è possibile riportare eventuali ulteriori informazioni aggiuntive che si reputano utili al classificatore. Link FAC Testo libero Campo facoltativo in cui è possibile specificare i link al sito del produttore della tecnologica o ad altri siti internet che contengono informazioni utili ad identificare l oggetto della richiesta ed a classificarlo. NOTA: i campi contrassegnati OBB devono essere compilati obbligatoriamente; i campi contrassegnati con FAC sono facoltativi e possono essere compilati se noti; i campi contrassegnati con RAC sono quelli per i quali la compilazione è raccomandata (sono caratterizzati da maggiore grado di rilevanza rispetto ai campi facoltativi). Modalità e tempistiche di rilascio dei codici Le richieste di conferma o di rilascio dei codici saranno evase entro 3 giorni lavorativi dalla data di invio del modulo. Nel caso in cui il Gruppo di Codifica necessiti di contattare il Referente codifiche aziendale per ulteriori precisazioni in merito alla richiesta e/o di contattare la ditta distributrice dell apparecchiatura e/o di creare 4

5 nuove classi tecnologiche, il rilascio del nuovo codice potrà subire uno slittamento, fino ad un massimo di 10 giorni lavorativi dalla data di invio del modulo. L Azienda Sanitaria ne riceverà debita comunicazione. Nel rispetto di tali tempistiche, il Referente codifiche aziendale riceve per mezzo la risposta alla richiesta inoltrata. Inoltre, il Lunedì di ogni settimana, i Referenti codifiche aziendali di tutte le Aziende Sanitarie Regionali ricevono tramite i seguenti file: 1. "Piano codifiche Regione Piemonte", che costituisce il repertorio completo dei rilasci; 2. "Rilasci_gg_mm_aaaa", che contiene l elenco dei rilasci settimanali. I file contengono le seguenti informazioni: Nome campo "Classi tecnologiche regionali" Codice classe regionale Descrizione classe Descrizione estesa classe Codice Settore Descrizione Settore Codice Specialità Descrizione Specialità Grande attrezzatura Livello di monitoraggio Origine Produttori regionali" Codice produttore regionale Descrizione produttore Indirizzo Città e nazione Origine Modelli regionali" Codice modello regionale Descrizione modello Codice classe regionale Descrizione classe Codice produttore regionale Descrizione produttore Codice modello CIVAB Note Codice di 3 lettere identificativo della classe tecnologica Sono previsti i seguenti codici "settore": E, R, C E: Elettrofisiologia / Terapia Medico-Chirurgica; R: Radiologia / Bioimmagini C: Laboratorio Chimico / Fisico / Biologico Codice di 2 lettere identificativo della specialità tecnologica Indica se la classe tecnologica fa parte del gruppo delle "Grandi attrezzature" Indica se la classe tecnologica è attualmente oggetto di monitoraggio F.I.Te.B. e, in caso affermativo, per quali soggetti. 0 = non monitorata; 1 = pubblico e privato/equiparato; 2 = solo pubblico; 3 = solo privato/equiparato. Permette di distinguere i nuovi codici creati a livello regionale da quelli nativi CIVAB. R = origine regionale C = origine CIVAB Codice di 3 lettere identificativo del produttore R = origine regionale C = origine CIVAB Codice di 10 cifre identificativo del modello (formato CMRP------) Codice modello secondo la classificazione CIVAB (se esistente) 5

6 Liv. Tecnologico CND Descrizione Liv. Tecnologico CND Codice RDM Livello tecnologico dell apparecchiatura secondo la classificazione CND Numero di Repertorio dei Dispositivi Medici (RDM) Contestualmente, ogni Lunedì il piano completo dei rilasci del Servizio Codifiche e lo storico dei rilasci settimanali vengono caricati all interno del portale F.I.Te.B. Il contenuto del Piano Codifiche Regione Piemonte costituisce la codifica ufficiale regionale. Si specifica infine che: nel caso di richieste di nuovi codici riguardanti classi tecnologiche non ritenute meritevoli di codifica centralizzata, il Referente codifiche dell Azienda richiedente riceverà risposta via con l indicazione che si tratta di codifica lasciata alla libera compilazione da parte delle Aziende Sanitarie Regionali; nel caso di richieste di nuovi codici risultanti codici già presenti nel database di codifica regionale, il Referente codifiche dell Azienda richiedente riceverà risposta via con l indicazione del codice da utilizzare. Per ogni chiarimento fare riferimento a: Gruppo HTM A.Re.S.S. codifiche@aress.piemonte.it - tel