International Paper Italia S.r.l. CODICE ETICO AI SENSI DEL D. LGS. N.231/2001

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1 International Paper Italia S.r.l. Società con Socio Unico Soggetta alla direzione e coordinamento di International Paper Company Inc. Sede: Via Ornago Bellusco (MB) Codice fiscale: Partita I.V.A.: Capitale sociale: Euro i.v. Registro delle Imprese (Monza e Brianza): R.E.A. (Monza e Brianza): CODICE ETICO AI SENSI DEL D. LGS. N.231/2001 (Approvato con decisione del consiglio di amministrazione del 21 Marzo 2011) 1

2 1. PRINCIPI GENERALI International Paper Italia ha già da tempo adottato il codice etico del gruppo International Paper, disponibile sul sito internet all indirizzo: Il presente Codice Etico, predisposto ed approvato dalla Società ai sensi del D.lgs 231/2001, riprende i principi etici espressi nel codice etico del gruppo e stabilisce le norme di comportamento rilevanti ai fini del predetto decreto legislativo. IL CODICE ETICO DI INTERNATIONAL PAPER ITALIA S.R.L. Nel presente codice etico (di seguito Codice Etico) abbiamo definito i principi etici in cui International Paper Italia S.r.l., (di seguito la Società ) crede e quali comportamenti sono corretti e quali non lo sono, in altre parole abbiamo stabilito a cosa aspiriamo a livello collettivo come Società e che cosa ci aspettiamo da noi stessi come individui. Il Codice Etico si basa sui valori fondamentali che ci guidano quotidianamente nella conduzione del nostro lavoro, aiutandoci a prendere decisioni di lavoro etiche. Sebbene il Codice Etico stabilisca che ottempereremo rispetteremo alle leggi e ai regolamenti applicabili nella conduzione degli affari, non si tratta soltanto di ottemperanza rispetto normativa. Piuttosto, il Codice descrive come noi, in qualità di Società, ci relazioniamo agli altri mentre conduciamo le nostre attività nel mondo intero. Descrive i nostri valori fondamentali, i nostri principi, il modo in cui lavoriamo insieme come dipendenti e come rispettiamo punti di vista, culture e regolamenti diversi. Funge anche da guida di riferimento per aiutarvi a individuare importanti procedure della Società, fornendo informazioni su come cercare aiuto se avete un problema di natura etica. a) APPROVAZIONE DEL CODICE ETICO Il Codice Etico è stato approvato e adottato dal Consiglio di Amministrazione della Società. Il Consiglio di Amministrazione, insieme a tutti gli altri dirigenti e dipendenti della Società, sostiene il Codice. La Società si aspetta e intende che non venga richiesto o concesso alcun esonero da nessuna disposizione del Codice Etico. b) DESTINATARI DEL CODICE ETICO Il Codice Etico è vincolante per tutti gli amministratori, dipendenti, collaboratori della società nonché per terzi a cui la società intenda affidare un incarico o che abbiano con essa rapporti stabili o temporanei 2

3 c) RISPETTO DELLE LEGGI E PRINCIPI ETICI Tutti i dipendenti della Società devono rispettare le leggi e i regolamenti del paese o dei paesi in cui risiedono e lavorano. Il nostro Codice Etico e le politiche della Società complementano la normativa nazionale e locale. Il Codice Etico della Società non si limita alla conformità a leggi, regolamenti e normativa in genere ma riguarda l integrità con cui conduciamo le nostre attività, il modo in cui sviluppiamo il nostro personale, l attenzione dedicata ai clienti e il nostro impegno teso all eccellenza operativa. I nostri principi etici ci tengono uniti e definiscono la nostra cultura, sia come Società che come comunità di persone. d) COSA SUCCEDE SE QUALCUNO VIOLA IL CODICE ETICO? Siamo tutti responsabili del rispetto degli elevati standard di condotta etica aziendale stabiliti nel Codice Etico e dobbiamo assumerci la responsabilità di tutto ciò che facciamo. Quando una persona non aderisce alle disposizioni del Codice, ciò potrebbe avere ripercussioni negative sull intera Società: questo è il motivo per cui una condotta etica e l integrità personale sono alla base della nostra cultura aziendale. La Società indaga su tutte le violazioni al Codice Etico che vengono segnalate. In seguito all indagine, vengono adottate le adeguate misure correttive, se necessario. 2. CONDOTTA ETICA e) ANTITRUST E CONCORRENZA Crediamo in una concorrenza aperta e libera. Nella maggior parte dei paesi in cui operiamo, esistono leggi severe, simili alla legislazione antitrust degli Stati Uniti e alle leggi sulla concorrenza dell Unione Europea, che vietano una condotta aziendale sleale o collusiva che limiti la libera concorrenza. Non esiste quasi nessuna circostanza in cui la legge consenta di stipulare accordi con i concorrenti per stabilire prezzi, termini di vendita, resa produttiva o per dividere mercati o clienti. Inoltre, tentativi di differenziare i prezzi o i termini di vendita tra i nostri clienti, o di limitare altrimenti la libertà dei nostri clienti di competere, possono talvolta essere illeciti. Potrebbero insorgere questioni legali anche qualora ci rifiutassimo di trattare con certi clienti o concorrenti. f) NORME CONTRO LA CORRUZIONE La Società conduce le proprie attività in Italia in altri paesi e rispettiamo i trattati e le leggi dei paesi in cui operiamo. È vietato alla Società, ai suoi dipendenti e alle terze parti che lavorano per conto della Società di pagare tangenti, di offrire o promettere di pagare tangenti, o di autorizzare il pagamento di denaro o di qualsiasi altro oggetto di valore a funzionari pubblici, dipendenti di attività controllate dal governo, partiti o candidati politici allo scopo di ottenere un vantaggio commerciale illecito. Inoltre, non dobbiamo scambiare pagamenti o tangenti illecite con nessun individuo o interlocutore commerciale.. 3

4 g) OMAGGI, REGALIE E ALTRE FORME DI BENEFICI Riteniamo che non si debbano accettare od offrire doni, favori o forme di intrattenimento se ciò crea un obbligazione, o sembra creare un obbligazione, per il destinatario. È comunque sempre vietato, anche ove sia accettabile in base alle usanze locali, offrire o ricevere tangenti, doni spropositati, lussuosi o ripetuti o altri vantaggi. Parimenti, è vietata la richiesta o la sollecitazione di doni o servizi, o la richiesta di contributi da parte di venditori, fornitori o altri partner commerciali a favore di un dipendente o della Società, salvo se a fini di beneficenza per organizzazioni specificamente riconosciute e sostenute dalla Società. In generale, è consentito offrire o accettare comuni articoli promozionali, pasti occasionali o altri oggetti, che non siano denaro in contanti, di valore commerciale minimo. h) INTEGRITÀ DELLE OPERAZIONI COMMERCIALI Siamo attivamente impegnati a individuare e prevenire forme di pagamento e operazioni finanziarie che siano illegali o inaccettabili. Operazioni finanziarie complesse potrebbero celare finanziamenti a favore di attività criminali quali terrorismo, traffico di stupefacenti, corruzione e frode. Le leggi degli Stati Uniti e di altri paesi e delle organizzazioni internazionali contro il riciclaggio del denaro sporco impongono la trasparenza dei pagamenti e l identità di tutte le parti coinvolte nelle transazioni. La Società intende ottemperare pienamente alla legislazione contro il riciclaggio del denaro sporco in tutto il mondo e condurrà affari esclusivamente con clienti rispettabili impegnati in operazioni e attività commerciali lecite. i) SOSTENIBILITÀ E GESTIONE RESPONSABILE DELLE RISORSE Salute e Sicurezza Siamo impegnati a garantire un ambiente di lavoro sicuro e sano. Questo significa che gestiamo i nostri stabilimenti in conformità con le leggi e i regolamenti sulla sicurezza e la salute applicabili, e i nostri propri standard che potrebbero essere anche più severi. Ciò comprende il reporting accurato e tempestivo di qualsiasi incidente che debba essere riferito. Ogni stabilimento della Società deve adottare un programma di sicurezza e incolumità. Non sarà tollerato alcun comportamento fisico o verbale che potrebbe istigare o causare violenza sul luogo di lavoro. La salute e la sicurezza dei nostri dipendenti, oltre alle aspettative di qualità dei nostri clienti e azionisti, impongono che ogni dipendente lavori senza essere sotto l influenza di sostanze o attività che potrebbero limitare o impedire lo svolgimento del lavoro in modo sicuro ed efficiente. Ognuno di noi è responsabile della propria incolumità e di quella dei propri colleghi. Ambiente, risorse naturali e uso energetico La Società ritiene che essere responsabili significhi condurre gli affari in modo da rispettare, proteggere e migliorare l ambiente. Noi svolgiamo le nostre operazioni in modo responsabile e sostenibile dal punto di vista ambientale, usando le risorse energetiche in modo intelligente ed efficiente, e usiamo tecnologie tese a ridurre al minimo i rischi di impatto ambientale. I dipendenti le cui mansioni riguardano la 4

5 conformità ambientale devono essere completamente a conoscenza dei permessi, leggi e regolamenti che si applicano al loro lavoro. Tali convinzioni, unitamente al nostro risoluto impegno a ottemperare a tutte le leggi e ai regolamenti ambientali applicabili, formano la nostra etica in campo ambientale. Integrità personale Quando prendiamo delle decisioni, consideriamo qual è la cosa migliore per l intera Società. Ciascuno - team e singoli individui ha la responsabilità di soddisfare le promesse di lavoro e quelle fatte ai clienti. Tutta la nostra attenzione è rivolta ai risultati aziendali e al successo dei clienti. j) PROMOZIONE DEGLI INTERESSI DELLA SOCIETÀ I beni di La Società, sia quelli fisici che quelli intellettuali, hanno un grande valore. I dipendenti hanno l obbligo di proteggere tali beni a vantaggio dell intera Società e dei suoi azionisti. Quando utilizzano i beni della Società, i dipendenti devono anteporre gli interessi della Società ad altri interessi o a interessi concorrenti. k) CONFLITTI DI INTERESSI I nostri azionisti hanno il diritto di pretendere che le nostre decisioni di lavoro siano prese in modo etico e nel miglior interesse della Società. Qualsiasi situazione che crea, o sembra creare, un conflitto di interessi tra interessi personali e gli interessi della Società deve essere evitata, eliminata, risolta o adeguatamente divulgata. Questi tipi di conflitti potrebbero insorgere quando dei dipendenti o dei loro familiari detengono, direttamente o indirettamente, un interesse in una entità che tratta, o cerca di trattare, affari con La Società. Un impiego esterno di un dipendente o il rapporto di impiego di un familiare potrebbe anche far insorgere un conflitto potenziale o reale. Ai dipendenti è vietato fare uso della propria posizione lavorativa o della proprietà o di informazioni della Società per un profitto personale, ed è loro proibito essere in concorrenza con la Società. Ai dipendenti è inoltre vietato sfruttare personalmente opportunità scoperte tramite l utilizzo di informazioni e proprietà della Società o tramite la loro posizione lavorativa. Qualora un dipendente rivelasse un conflitto di interessi potenziale, e ottenesse in precedenza le idonee approvazioni, si possono fare delle eccezioni. l) DIVIETO DI INSIDER TRADING La Società fa parte del Gruppo International Paper, la cui casa madre è quotata alla borsa di New York e le sue azioni vengono scambiate pubblicamente. Lavorando presso la Società, si potrebbe venire a conoscenza di informazioni importanti che non sono state divulgate pubblicamente. La normativa statale e federale degli Stati Uniti definisce questo tipo di informazioni come informazioni materiali non pubbliche. La legislazione in questo campo è complessa, ma generalmente 5

6 proibisce a una persona che possegga informazioni materiali non pubbliche su una società di scambiare azioni di quella società. m) EQUITÀ DI CONTRATTAZIONE CONDOTTA LEALE Il buon senso e la capacità di giudizio, oltre alla legge, ci proibiscono di intraprendere qualsiasi attività che possa frodare qualsiasi persona, cliente, fornitore o partner commerciale. Inoltre, il buon senso ci impone di non promuovere o partecipare a campagne pubblicitarie fasulle o fuorvianti o a pratiche commerciali ingiuste o ingannevoli. L osservanza della normativa in vigore nelle aree in cui opera la Società aiuterà a garantire che l attività aziendale venga condotta in maniera etica. n) LE NOSTRE ASPETTATIVE NELLA CONDUZIONE DEGLI AFFARI La Società intende condurre affari con fornitori, venditori, appaltatori, partner di joint venture e altre attività indipendenti che dimostrano standard deontologici elevati. La Società non condurrà intenzionalmente affari con qualsiasi individuo o attività che operi in violazione della legislazione e normativa applicabile, compreso le leggi sull occupazione, la salute, la sicurezza e l ambiente. Agiamo in modo da assicurarci che i nostri fornitori, venditori e appaltatori comprendano i criteri a cui ci atteniamo e che pretendiamo da loro. La strategia commerciale a livello mondiale della Società potrebbe implicare la partecipazione a joint venture o ad altre associazioni di natura commerciale. In tali accordi, La Società utilizzerà la propria influenza e leadership per aiutare queste attività a mantenere elevati standard di deontologia professionale. Ci aspettiamo che tali attività ottemperino alle norme e ai regolamenti applicabili, compreso le leggi sull occupazione, la salute, la sicurezza e l ambiente. o) INFORMAZIONI SULLA CONCORRENZA Competiamo in un mercato mondiale e raccogliamo informazioni sui nostri concorrenti e sui loro prodotti e servizi esclusivamente in modo lecito. Non usiamo mai mezzi illeciti o contrari all etica per raccogliere informazioni da qualsiasi fonte. Non ci impadroniamo di, o utilizziamo in modo illecito informazioni commerciali segrete o chiediamo ad altri di divulgare segreti commerciali. p) PROCEDURE PER RIFERIRE VIOLAZIONI E DENUNCE DI ATTI ILLECITI I dipendenti che venissero a conoscenza che il nostro Codice Etico, le procedure della Società o la legislazione applicabile siano stati violati o di qualsiasi comportamento illecito o contrario all etica all interno della Società, hanno l obbligo, salvo ove proibito dalla legge, e sono tenuti a riferire tali incidenti all Organismo di Vigilanza della Società. 6

7 q) ATTUAZIONE DEI NOSTRI VALORI FONDAMENTALI RISPETTO RESPONSABILITÀ AFFIDABILITÀ DIVERSITÀ SENSO CIVICO ECCELLENZA DIGNITÀ Queste parole sono prese dai principi di eccellenza, che rappresentano i nostri valori fondamentali. Ma non restano che parole se non vengono messi in pratica concretamente. Il successo della Società dipende dalla volontà di ognuno di far nostri e mettere in pratica questi valori fondamentali. Mettere in pratica i nostri valori fondamentali è una questione di comportamento onesto e di buon senso degli affari. I nostri clienti e partner commerciali vogliono avere la certezza di trattare con un azienda dai sani principi e affidabile, e ancora più rilevante, la certezza di lavorare con persone di cui si fidano. Persone oneste e corrette nel comportamento creano e mantengono quella fiducia su cui in ultima analisi si basano i rapporti d affari. Ognuno di noi può andar fiero della nostra condotta e dei valori che ne formano le basi. Se messi in pratica ogni giorno, aiuteranno La Società a realizzare la propria visione di essere una delle aziende migliori e più rispettate al mondo, come ritenuto dai nostri dipendenti, clienti, dalle comunità civili in cui operiamo e dagli azionisti. Il messaggio del nostro Codice Etico è semplice: dobbiamo trattarci a vicenda come vorremmo essere trattati, vale a dire con onestà e rispetto per le idee, i contributi e la dignità reciproci. Se riusciamo a comportarci in tal modo, saremo persone allineate, dedicate e altamente motivate, in grado di offrire un valore superiore ai clienti tramite l eccellenza operativa. 3. REGOLE DI COMPORTAMENTO r) NORME FONDAMENTALI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono svolgere la funzione a cui sono deputati secondo i principi di correttezza e buona fede, collaborazione, lealtà e rispetto reciproco, nonché sulla base dei principi etici aziendali riportati nel presente Modello Organizzativo; effettuare ogni operazione aziendale secondo le procedure aziendali ed i canoni di trasparenza e di condivisione delle informazioni, indipendentemente dagli interessi aziendali coinvolti; rispettare i limiti imposti dalle deleghe aziendali, riferendo al proprio superiore gerarchico qualsiasi informazione e/o richiesta che esuli dalle proprie funzioni; 7

8 s) RAPPORTI CON ISTITUZIONI E FUNZIONARI PUBBLICI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società si impegnano a mantenere con gli enti governativi o loro imprese, pubbliche autorità, istituzioni pubbliche italiane ed estere, organizzazioni pubbliche internazionali e con i loro funzionari, relazioni ispirate a principi di correttezza, lealtà e trasparenza nel rispetto delle leggi vigenti. La Società espressamente proibisce, ed i dipendenti e collaboratori della stessa si impegnano a non influenzare in alcun modo gli atti di pubblici uffici, mediante favori e pagamenti illegittimi, promesse o sollecitazioni anche indirette di vantaggi personali, pratiche di corruzione o condotte collusive, di qualsiasi natura e in qualsiasi forma; I dipendenti e collaboratori della Società si impegnano a riferire immediatamente al proprio superiore e/o all organismo aziendale di vigilanza e/o al referente aziendale di aver ricevuto proposte/richieste di benefici da parte di pubblici funzionari. In caso di ispezione da parte di uno degli enti di ispezione o verifica di cui alla tabella allegata (allegato tabella organi di ispezione), il personale della società (o qualsivoglia dipendente che, per primo, abbia notizia dell ispezione) deve darne immediata notizia al direttore di Stabilimento e/o al Direttore di produzione, il quale deve coinvolgere e coordinare i responsabili delle funzioni coinvolte. Sarà cura del direttore di stabilimento e/o del Direttore di produzione indicare o nominare, qualora non sia stato già fatto, il responsabile di funzione, tra quelli coinvolti, che debba redigere la cartella informativa che tenga traccia delle persone (dipendenti, collaboratori, terzi, e ispettori) coinvolti nel procedimento di ispezione. t) RAPPORTI CON I TERZI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società si impegnano a: a) informare i soggetti con cui intrattengono rapporti commerciali dei principi etici applicati in azienda, invitandoli a rispettare i medesimi; b) non corrispondere a terzi e/o ricevere dagli stessi omaggi e/o atti di cortesia, oltre un modico valore e comunque tali da compromettere l integrità e la reputazione delle parti e da poter essere interpretati come finalizzati all acquisizione impropria di vantaggi per sé e per altri; c) intrattenere relazioni commerciali esclusivamente con soggetti che abbiano abituali condotte lecite; d) non dar corso ad operazioni che possano, anche solo potenzialmente, costituire un illecito rientrante nelle previsioni di cui all allegato B. u) ACCESSO AI FONDI PUBBLICI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono seguire le modalità previste dalla legge e dalle procedure interne, attenendosi nel modo più assoluto a principi di conformità e veridicità nella redazione di relazioni o nella preparazione di documenti volti ad ottenere l erogazione di fondi pubblici (sia a fondo perduto che a restituzione). v) TENUTA DELLA CONTABILITA Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società che svolgono funzioni contabili, devono tenere la contabilità in modo conforme ai dettami della 8

9 legge ed ai principi di trasparenza, chiarezza e verità cui si ispira il presente Modello Organizzativo di organizzazione. I libri contabili devono essere regolarmente redatti al fine del mantenimento dell immagine positiva e prestigiosa della Società e del buon funzionamento del mercato. Tutti i soggetti che forniscono all ufficio amministrazione i dati necessari per la compilazione dei documenti fiscali e la tenuta della contabilità della Società sono tenuti a sottoscrivere dichiarazione di conformità della propria dichiarazione alle risultanze materiali. w)rapporti CON GLI ENTI DI VIGILANZA Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono, secondo le loro funzioni di competenza, collaborare e fornire informazioni corrette alle Authority e agli Enti di Vigilanza del settore di appartenenza della Società. x) CONFLITTO DI INTERESSI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono a) comunicare tempestivamente al proprio responsabile di funzione e omettere la partecipazione diretta o indiretta o del proprio coniuge, ascendenti e/o discendenti, ad investimenti, affari od operazioni di qualsiasi genere, estranei all attività svolta per la Società e che possano costituire o prefigurare un conflitto con gli interessi della Società nonchè interferire nelle decisioni da assumere nell ambito della propria responsabilità aziendale. b) Seguire per ogni investimento personale il principio di correttezza e regolare funzionamento del mercato nel rispetto degli interessi della Società, evitando di servirsi di informazioni riservate acquisite nello svolgimento della propria attività. y) SISTEMI INFORMATICI Tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono a) utilizzare i sistemi informatici ed il servizio di posta elettronica esclusivamente per fini aziendali; b) astenersi dall installare software personali sui computer della Società. z) SICUREZZA SUL LAVORO La Società, mettendo a disposizione risorse umane, strumentali, ed economiche, e tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo della Società, ognuno nell ambito delle proprie competenze, devono: a) perseguire gli obiettivi di miglioramento della sicurezza e salute dei lavoratori, come parte integrante della propria attività e come impegno strategico rispetto alle finalità più generali dell azienda; b) fare in modo che fin dalla fase di definizione di nuove attività, o nella revisione di quelle esistenti, gli aspetti della sicurezza siano considerati contenuti essenziali, c) fare in modo che tutti i lavoratori siano formati, informati e sensibilizzati per svolgere i loro compiti in sicurezza e per assumere le loro responsabilità in materia di salute e sicurezza delle lavorazioni; 9

10 d) fare in modo che tutta la struttura aziendale (dirigenti, preposti, progettisti, impiantisti, servizi acquisti e manutenzione, lavoratori, ecc.) partecipi, secondo le proprie attribuzioni e competenze, al raggiungimento degli obiettivi di sicurezza assegnati tenuto in particolare avendo riguardo: i) alla progettazione delle macchine, impianti ed attrezzature, dei luoghi di lavoro, dei metodi operativi e degli aspetti organizzativi, affinché essi siano realizzati in modo da salvaguardare la salute dei lavoratori, i beni aziendali, i terzi e la comunità in cui l azienda opera; ii) iii) iv) a che ciascuno svolga le sue funzioni anche con l obiettivo di prevenire incidenti, infortuni e malattie professionali, e che pertanto siano indirizzate a tale scopo la progettazione, la conduzione e la manutenzione, ivi comprese le operazioni di pulizia dei luoghi di lavoro, macchine e impianti; all informazione sui rischi aziendali, affinché sia diffusa a tutte le funzioni dirigenziali, ovvero ai preposti ed ai lavoratori, ed alla formazione degli stessi, affinché sia effettuata ed aggiornata con specifico riferimento alla mansione svolta; alla necessità di espletare le attribuzioni e competenze di ciascuno mediante rapidità, efficacia e diligenza, affinché le necessità emergenti nel corso delle attività lavorative siano svolte senza imprudenza, negligenza o imperizia; v) ad un processo di cooperazione fra tutte le varie risorse aziendali tra loro e con le organizzazioni imprenditoriali esterne; vi) vii) siano rispettate tutte le leggi e regolamenti vigenti, formulate procedure e ci si attenga agli standard aziendali individuati; siano ridotti progressivamente i costi sociali complessivi della salute e sicurezza sul lavoro compresi quelli derivanti da incidenti, infortuni e malattie correlate al lavoro, minimizzando i rischi cui possono essere esposti i dipendenti o i terzi (clienti, fornitori, visitatori, ecc.); 10