REQUISITI DEL SISTEMA INFORMATIVO WMS

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1 REQUISITI DEL SISTEMA INFORMATIVO WMS 1 Requisiti funzionali Il sistema informativo di magazzino (denominato nel seguito per semplicità WMS) è un software per la gestione dei processi logistici di magazzino. I principali requisiti funzionali che dovrà possedere il sistema sono: gestione della mappatura del magazzino; gestione di tutti i processi e i flussi logistici presenti all interno del MC; gestione del bar-code, dei tag e dei terminali in radiofrequenza; tracciabilità totale dei prodotti (lotto e data di scadenza); gestione inventario fisico e contabile di magazzino; monitoraggio dei parametri significativi dell'operatività del magazzino e calcolo degli Indicatori di riferimento per eseguire i controlli di risultato; gestione di prodotti in conto deposito ed in conto visione; funzione di merge articoli (raggruppamento di articoli uguali, ricodifica o separazione di articoli raggruppati); interfacciamento con sistema informativo aziendale ULSS; Il sistema WMS dovrà essere in grado di gestire completamente tutte le funzionalità del nuovo centro di distribuzione MC in modo autonomo. 2 Funzioni principali del sistema Di seguito sono presentate le principali funzioni che il sistema dovrà gestire. 3. Gestione attività di ricevimento e accettazione Il sistema WMS dovrà gestire: ricezione da parte di ULSS dell ordine di acquisto; inserimento del DDT con verifica ordine di acquisto ovvero ordine di reintegro per contratti estimatori/deposito; elaborazione della Bolla Entrata Merce (BEM) in formato cartaceo e in formato elettronico da trasmettere ai terminali portatili; elaborazione e stampa delle etichette adesive bar-code per l identificazione dei prodotti (parametro configurabile per prodotto); tale etichetta sarà utilizzata per tutte le successive funzioni di tracciabilità dei prodotti fino alla distribuzione alle U.R.; controllo del materiale ricevuto attraverso il confronto tra i prodotti arrivati e i dati del DDT; nel caso si rilevino scostamenti, il sistema dovrà trasmetterli a ULSS 8 tramite interfaccia; gestione del lotto di produzione e della scadenza; il sistema WMS dovrà essere in grado di vincolare o meno la gestione di questi parametri per singolo articolo; gestione della tracciabilità della merce in accettazione attraverso la definizione di stati (ad es.: merce in transito, merce in quarantena, etc.); i passaggi di stato dovranno avvenire con apposite transazioni informatiche; chiusura ordine di acquisto ULSS e trasmissione dei dati di carico; gestione resi. 1

2 4. Gestione attività di stoccaggio Il sistema informativo di magazzino deve gestire le seguenti funzionalità di base a supporto del processo di stoccaggio delle merci. 5. Gestione della mappatura Devono essere presenti tutte le funzioni necessarie per la gestione e la manutenzione della mappatura di magazzino, tra i quali: mappatura di magazzino dettagliata (zona, fronte, colonna, piano, vano); configurazione delle locazioni per tipologia; associazione di prodotti a specifiche aree/locazioni; visualizzazione e modifica del contenuto di una locazione; gestione di più stati della locazione (p.e. ubicazione occupata, impegnata, indisponibile, etc.). 6. Gestione dello stoccaggio Il sistema dovrà supportare la fase di stoccaggio, in particolare: la scelta dell ubicazione di stoccaggio dovrà essere gestita in due modi: o in automatico, assegnata dal sistema secondo parametri configurabili (per categorie merceologiche, per posizioni casuali o fisse, per indice di rotazione classe ABC, per peso e volume, etc.); o manualmente, a discrezione dell operatore che dovrà imputare l ubicazione prescelta tramite lettura del codice ubicazione e del codice articolo/unità di carico; il sistema dovrà consentire di gestire il reintegro e la compattazione degli articoli indicando all operatore la locazione di stoccaggio in cui è già presente l articolo che si sta allocando ad esclusione degli articoli gestiti a lotto/scadenza ; il sistema dovrà supportare l allocazione dei prodotti e il controllo della correttezza dello stoccaggio mediante terminale RF; dovrà comunque essere possibile stampare, su richiesta dell utente, le missioni di stoccaggio; il sistema dovrà gestire missioni di stoccaggio applicando algoritmi di ottimizzazione dei percorsi di stoccaggio; il sistema dovrà gestire locazioni di stock e di picking ed il rifornimento dei punti picking dallo stock (refilling). 7. Gestione attività di prelievo Il sistema informativo di magazzino dovrà gestire le seguenti funzionalità di base a supporto del processo di prelievo delle merci. 8. Gestione delle richieste Il sistema WMS dovrà supportare l attività di gestione delle richieste, in particolare: dovrà prevedere la ricezione delle richieste dal sistema ULSS tramite interfacciamento; le richieste dovranno essere ricevute, confermate e gestite in modo totalmente informatizzato; dovrà permettere di gestire il picking con priorità e modalità differenti di preparazione attraverso la definizione di causali associate alle richieste; l attivazione delle richieste dovrà essere possibile in modo selettivo in base ai prodotti, U.R., personale, etc.; dovrà permettere tutte le funzioni di aggiustamento (quantità, tipo, etc. ) per una flessibile e produttiva attività di preparazione; dovrà essere in grado di visualizzare in ogni momento lo stato di ogni richiesta per consentire di informare ULSS sui tempi reali di evasione; 2

3 dovrà essere in grado di gestire le righe di richiesta a scorta delle U.R. non evadibili (o parzialmente non evadibili) per indisponibilità del prodotto; al ripristino della giacenza del prodotto, le righe inevase dovranno essere immediatamente processate per procedere al successivo prelievo e consegna all U.R.. 9. Gestione del prelievo Il sistema WMS dovrà supportare l attività di prelievo, in particolare: dovrà gestire missioni di prelievo tramite sistema RF ottimizzando i percorsi di picking in modo da minimizzare i tempi di percorrenza e di prelievo; dovrà gestire i prelievi selettivamente per articolo, lotto e data di scadenza (logica FEFO); dovrà supportare il prelievo e il relativo controllo di correttezza mediante terminale RF; dovrà supportare missioni di prelievo anche in modalità cartacea. 10 Gestione movimentazione Il sistema dovrà prevedere tutte le funzionalità per la gestione della tracciabilità completa dell articolo all interno del sito logistico; il sistema dovrà registrare ogni movimento di uno specifico articolo per costruire lo storico delle movimentazioni; il sistema dovrà gestire lotto e data di scadenza degli articoli; il sistema dovrà prevedere funzionalità di gestione del magazzino e delle movimentazioni delle merci svolte con l ausilio di terminali RF collegati in rete Wireless con il server dedicato di magazzino; in caso di malfunzionamenti del sistema RF, il sistema dovrà consentire lo svolgimento di tutte le funzionalità operative tramite supporto cartaceo; il sistema dovrà considerare nelle fasi di movimentazione anche la gestione degli stati prodotto (ad es.: lotti bloccati, scaduti, resi, etc.) 11. Gestione attività di imballaggio e spedizione Il sistema WMS dovrà supportare l attività di imballaggio e spedizione, in particolare: dovrà gestire la preparazione delle spedizioni in base al piano di consegne definito da ULSS; dovrà gestire le Unità di Spedizione in termini di creazione, chiusura, associazione prodotti/unità di spedizione, mappatura dello stato (aperte, chiuse, etc.); dovrà supportare l operatore nella fase di preparazione attraverso terminale RF; dovrà consentire un controllo dell imballaggio mediante lettura del bar-code; dovrà consentire la stampa in automatico di Packing List ed etichette bar-code per la spedizione; dovrà supportare gli operatori nella definizione della sequenza di carico delle Unità di Spedizione in ordine corretto rispetto allo scarico; dovrà consentire la tracciabilità delle spedizioni fino alla consegna alle U.R. e l emissione della prova di avvenuta consegna (POD). Il sistema WMS, ad avvenuta chiusura della preparazione dell ordine, invierà tramite interfaccia i dati necessari all elaborazione della bolla; la stampa della bolla verrà effettuate tramite sistema WMS (MC). 12. Gestione inventario Il sistema WMS dovrà prevedere funzionalità per eseguire l inventario fisico di tutti i prodotti gestiti nel magazzino. In particolare: dovrà consentire di svolgere l inventario con l ausilio dei terminali RF leggendo il bar-code degli articoli; dovrà elaborare gli scostamenti di inventario tra dati contabili e dati raccolti mediante letture RF e inviare tramite interfaccia un report degli scostamenti al sistema AULSS ; 3

4 dovrà gestire inventari completi, a campione, a rotazione e per aree/locazioni di magazzino. 13. Gestione scorte e approvvigionamento Il sistema WMS, per gli articoli gestiti a scorta, dovrà supportare l attività di gestione approvvigionamenti di AULSS ; in particolare: dovrà consentire la gestione della scorta minima di sicurezza in accordo con le politiche di approvvigionamento AULSS e relativo punto di riordino; dovrà consentire la gestione del sollecito a fornitore per gli ordini emessi da AULSS e non ancora consegnati; dovrà produrre opportuna reportistica per il monitoraggio della gestione (ad es. consumi, lista prodotti sottoscorta, emissione ordini a fornitore rispetto ad articoli in sottoscorta, materiale prossimo alla scadenza e scaduto, etc.) 14. Monitor e reportistiche Il sistema dovrà essere in grado di: elaborare e monitorare i parametri significativi della gestione del magazzino attraverso indicatori di riferimento configurabili ed esportabili tramite interfaccia; fornire e/o impostare varie tipologie di statistiche riguardanti le attività del magazzino; prevedere tutte le funzionalità per la gestione delle informazioni alle U.R. riguardanti gli esatti termini di consegna e lo stato attualizzato delle richieste (p.e. richiesta in elaborazione, richiesta in preparazione, in trasporto, in attesa di prodotto, etc.); visualizzare la mappa grafica di magazzino evidenziando lo stato delle locazioni e il grado di saturazione per area di stoccaggio; monitorare l avanzamento delle attività nelle diverse fasi; supportare i responsabili del servizio nell ottimizzazione delle attività in base al carico di lavoro, al livello di servizio richiesto ed al numero di operatori disponibili. 15. Gestione password e profili di abilitazione L accesso degli operatori alle funzioni del WMS dovrà essere consentito in base a specifiche policy di abilitazione predefinite e configurate. Il sistema WMS dovrà quindi prevedere il completo controllo degli accessi alle funzionalità del processo logistico abbinando ad ogni funzione il relativo operatore sia a livello di abilitazione e sia di registrazione. Ogni funzione di modifica dei dati dovrà essere tracciata in modo da identificare correttamente gli utenti che l hanno eseguita. ULSS individuerà e comunicherà alla Ditta Aggiudicataria l elenco del proprio personale che dovrà utilizzare il WMS; resta inteso che il personale ULSS sarà abilitato alla sola interrogazione dei dati. La gestione dei profili di abilitazione dovrà comunque rispettare i requisiti previsti nel Decreto Legislativo 196/ Gestione Auditing Il sistema WMS deve prevedere un sistema di Auditing focalizzato su specifiche tabelle del database da definire in fase di progettazione esecutiva in accordo con AULSS. 17. Gestione stampe Il sistema WMS dovrà prevedere le funzioni di stampa per tutte le tipologie di documenti presenti a livello di terminale video. Per la gestione delle stampe è richiesta la presenza di un modulo che ne permetta la realizzazione autonoma da parte dell Utente. 4

5 18. Gestione documentazione Il sistema WMS dovrà : essere in grado di gestire la completa dematerializzazione del flusso documentale e digitalizzazione delle bolle cartacee ; essere in grado di produrre tutta la documentazione necessaria per legge in forma cartacea; essere in grado di gestire in forma cartacea tutte le funzionalità necessarie per il servizio in oggetto in caso di guasti o malfunzionamenti del sistema RF. 19. Interfacciamento con il sistema informativo gestionale ULSS La ditta partecipante alla procedura di gara, ai fini della gestione di tutti i processi legati al MC, dovrà disporre a proprie spese di un sistema gestionale-informatico (WMS) integrato con i gestionali di contabilità e magazzino già utilizzati presso AULSS. Il software gestionale dell Azienda ULSS n. 8 è fornito dalla ditta Dedalus ed è denominato NFS. Si precisa che saranno a carico dell ULSS i soli oneri relativi all integrazioni lato NFS. Per il progetto di integrazione si veda il relativo allegato. Nella documentazione tecnica la ditta concorrente dovrà illustrare le funzionalità, le procedure e le caratteristiche del WMS oltre alla struttura di interfaccia che intenderà adottare; il WMS dovrà inoltre essere provvisto di adeguate funzioni atte a garantire la sicurezza degli accessi e la limitazione delle informazioni che dovranno essere fornite ai soli soggetti autorizzati. Tutti gli oneri di qualsivoglia tipo relativi a fornitura, installazione, adeguamento, aggiornamento e manutenzione del WMS saranno interamente a carico della Ditta Aggiudicataria. Il WMS registrerà tutti i movimenti delle merci gestite, trasferendo le informazioni sui sistemi aziendali attraverso un apposita interfaccia al fine di verificare la disponibilità dei prodotti presso il magazzino centralizzato e lo stato di evasione delle richieste. La Ditta aggiudicataria dovrà implementare e mettere a regime il WMS entro nei termini indicati all articolo Avvio e gestione dei servizi 20. Importazione dei dati storici La Ditta Aggiudicataria dovrà prevedere l attività di importazione dei dati dai sistemi sinora utilizzati da ULSS. La struttura di dettaglio del file o tabella di trasferimento verrà comunicata dopo l aggiudicazione. La messa a disposizione di tali tabelle o file di trasferimento sarà a cura dei rispettivi fornitori dei sistemi informatici o di altra figura competente incaricata da ULSS. Il sistema dovrà garantire funzionalità di merge articoli (raggruppamento di articoli uguali, ricodifica o separazione di articoli raggruppati) in modo da supportare l importazione dei dati storici e l implementazione dell anagrafica articoli unica. 21. Elaborazione indicatori di riferimento Come descritto nei Paragrafi Verifiche e Controlli e Inadempienze e Penalità del presente CSA, il sistema WMS dovrà essere in grado di elaborare e comunicare al sistema ULSS, tramite interfaccia, i dati necessari per effettuare i controlli di risultato e per l applicazione di eventuali penali. 5

6 I dettagli del calcolo degli indicatori di riferimento saranno oggetto di analisi successiva e da realizzarsi in fase di progettazione esecutiva; a seguito dell analisi verrà redatto un documento di specifiche tecniche sul calcolo degli indicatori di riferimento. 22. Integrazioni future La Ditta Aggiudicataria dovrà garantire la disponibilità alla realizzazione di futuri interfacciamenti tra il sistema WMS e altri software di gestione che potrebbero essere implementati da ULSS nei prossimi anni. 23. Caratteristiche hardware La Ditta Aggiudicataria dovrà fornire i sistemi hardware adeguati e necessari in relazione alle caratteristiche del sistema informativo di magazzino proposto ed alle caratteristiche e prescrizioni del servizio oggetto del presente CSA. In particolare dovranno essere forniti in numero adeguato: terminali PC; terminali mobili RF; periferiche per la stampa di etichette e di documenti; infrastruttura rete wireless; ogni altra tecnologia si renda necessaria per il buon funzionamento del sistema. La fornitura riguarderà MC e i Transit Point. 24. Business Continuity e Disaster Recovery La Ditta Aggiudicataria dovrà garantire allestimento, progettazione, realizzazione e gestione di sistemi tecnologici di sicurezza telematica sulle procedure informatiche in modo da garantire: backup completo dei dati; business continuity per l applicazione del sistema in un sito secondario definito con l AULSS; disaster recovery presso un sito esterno con una distanza di almeno 30 Km dal data center collocato presso il sito logistico (MC). 25. Servizi di pre-avviamento 26. Formazione La Ditta Aggiudicataria dovrà prevedere una fase di formazione e di addestramento sull utilizzo e sulla gestione del sistema WMS, in particolare: dovrà prevedere un addestramento adeguato per gli operatori di ULSS fornendo un piano di formazione in termini di numero di sessioni e numero di allievi per sessione; dovrà prevedere idonei corsi di formazione a personale di estrazione informatica per la gestione diretta della base dati del WMS; dovrà erogare l'addestramento durante la fase di messa in esercizio del sistema WMS; non dovrà escludere la possibilità di fornire a supporto della formazione: adeguata documentazione e manualistica del sistema; documentazione di dettaglio della base dati. 27. Collaudo A seguito dell installazione e della configurazione di tutte le componenti hardware e software previste nel progetto di implementazione del sistema WMS, dovrà essere predisposto un collaudo 6

7 generale che certifichi il corretto funzionamento in riferimento all interfacciamento con il sistema gestionale dell Azienda ULSS. A tutti i fini, contabilità compresa, i dati che verranno considerati saranno quelli transitati nel sistema gestionale dell Azienda ULSS. Sarà quindi onere della Ditta aggiudicataria verificare che tutti i documenti informatici transitino in maniera corretta. 28 Manutenzione e continuità del servizio La Ditta Aggiudicataria dovrà garantire, con spese interamente a proprio carico, le seguenti attività: a) stipula di opportuni Contratti di Manutenzione Full-risk che garantiscano la continua efficienza del sistema hardware e software attivando strumenti in grado di prevenire, laddove possibile, eventuali situazioni di failure o potenziali cali di performance del sistema; b) garantire, a fronte del verificarsi degli eventi di cui al punto a) o qualora venga sollecitato da ULSS per eventuali anomalie di funzionamento, risorse e modalità di intervento compatibili con le esigenze di continuità di servizio del sistema; c) connessione per interventi in remoto dal centro di assistenza sui software forniti; d) interventi on site ove necessario, comprensivi di diritti, spese, indennità e rimborsi; e) assicurare la disponibilità del servizio di manutenzione all installazione degli aggiornamenti software per adeguamenti normativi, modifiche correttive e nuove versioni dei componenti software, con spese a completo carico della Ditta aggiudicataria; f) nel caso di realizzazione di nuovi moduli o modifiche del software dare adeguata informazione a ULSS e ottenerne l autorizzazione; tutti i costi eventualmente derivante dalla necessità di un interfacciamento/adeguamento del sistema informativo AULSS saranno a carico della Ditta aggiudicataria g) rendere disponibile un servizio di help-desk attivo dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00 usufruibile da ULSS; il servizio sarà destinato a fornire chiarimenti sull uso corretto delle procedure operative e di gestione h) adeguare il proprio sistema informatico agli aggiornamenti richiesti a seguito di disposizione regolamentari o normative obbligatorie per l AULSS sia derivanti da disposizioni regionali o statali. Prima dell avvio del servizio la ditta aggiudicataria dovrà fornire prova della stipula dei contratti di manutenzione aventi le caratteristiche sopra descritte o migliorative. 7