Linee guida alla stesura del capitolato tecnico per gare di appalto nella Logistica Sanitaria

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1 Linee guida alla stesura del capitolato tecnico per gare di appalto nella Logistica Sanitaria Milano, 13 Novembre 2013 Dott. Alessandro Pacelli Partner Opta Presidente Commissione Sanità Assologistica

2 Linee guida alla stesura del capitolato tecnico per gare di appalto nella Logistica Sanitaria Considerazioni iniziali Contenuti Estratti Conclusioni 2

3 Considerazioni iniziali - 1 Cosa vuole essere questa Guida La Guida è una traccia metodologica per lo sviluppo di un capitolato tecnico di gara nell ambito di progetti di appalto della logistica sanitaria. A chi si rivolge Direzioni Generali, Direzioni Sanitarie, Responsabili di Area Vasta, Responsabili della logistica di Area Vasta o di Aziende Ospedaliere. Quando può essere usata Nell ambito di progetti di logistica centralizzata, al momento della stesura del capitolato tecnico per appalti di terziarizzazione della logistica di magazzino e dei trasporti. 3

4 Considerazioni iniziali - 2 Come deve essere usata E una linea guida, ossia uno schema di riferimento per la stesura del capitolato, da completare e da personalizzare con le particolarità logistiche e le specifiche operative del progetto che deve essere realizzato. Perché usarla La consultazione della Guida è utile in tutti i casi in cui il Gruppo di Lavoro che deve predisporre il Capitolato Tecnico e vuole avere la sicurezza di prendere in considerazione tutti gli elementi indispensabili per ottenere un capitolato di gara chiaro, dettagliato, esaustivo. 4

5 Contenuti - 1 Oggetto del contratto Ambito dell appalto (perimetro: prodotti da gestire, area geografica, attività comprese; attività escluse) Sistema logistico: caratteristiche fisiche e tecnologie di supporto Articoli Magazzino centralizzato (esistente o da progettare ex novo) Sistema distributivo (mappa del punti e dei flussi da servire) Sistema informativo di magazzino (e collegamenti col sistema aziendale) Specifiche di servizio: dinamica, gestione e controllo delle prestazioni Modalità di svolgimento del servizio Espletamento del servizio Monitoraggio del servizio Gestione delle scorte Interazioni e interfacciamenti Vigilanza e sicurezza Normative e prescrizioni 5

6 Contenuti - 2 Gestione contratto e tariffazione delle prestazioni Gestione Contratto: ruoli e responsabilità nel transitorio e a regime Tariffazione Evoluzioni del sistema (già programmate o previste) e adeguamenti delle prestazioni Documentazione tecnica da predisporre Progetto logistico Piano di avviamento (preparazione, formazione, gruppo di lavoro congiunto) Glossario Allegati al capitolato 6

7 Estratti - 1 Paragrafo Guida Descrizione - Sito logistico Caratteristiche layout, attrezzature e tecnologie Caratteristiche unità di carico/spedizione Definizione dei punti di consegna e della loro tipologia Informazioni necessarie Consiglio Informazioni necessarie Informazioni necessarie Approccio metodologico Informazioni necessarie Informazioni necessarie Sistema Logistico Definire un elenco delle categorie merceologiche da gestire in stock e in transito contenente il numero di referenze, il numero di righe movimentate in consegna nell anno di riferimento, la quantità complessiva consegnata nell anno di riferimento Inserire una formula che evidenzi l eventuale variabilità degli articoli in termini qualitativi, quantitativi e gestionali Caso A - Outsourcing in sito logistico proposto dall Operatore logistico Dare indicazioni, non vincolanti, sulla collocazione geografica e sulle caratteristiche strutturali ed impiantistiche richieste al sito Caso B - Outsourcing in sito logistico in uso del Committente Descrivere la collocazione geografica e le caratteristiche strutturali ed impiantistiche del sito Descrivere le modalità gestionali della manutenzione e delle utenze Elencare le aree che compongono il layout Elencare tutti gli elementi necessari all allestimento logistico Esplicitare gli obiettivi di servizio e di saturazione volumetrica, ma lasciare libertà di progettazione all operatore logistico Caratteristiche delle unità di carico (per stoccaggio, spedizione, consegna, etc.) in termini di gestione, tipologie e misure Definire la mappa geografica dei punti principali di consegna e quale tra le seguenti opzioni deve essere applicata: 1)Merce pronta in ribalta 2)Consegna presso ospedale 3)Consegna alle singole unità operative 4)Consegna presso i reparti 7

8 Estratti - 2 Descrizione dei servizi Capitolo Paragrafo Guida Descrizione Monitoraggio del servizio Approccio metodologico Interazioni e interfacciamenti Modalità e tipologie di controllo Modalità e tipologie di interfaccia mento Approccio metodologico Al fine di garantire una fluidità dei processi inbound/outbound è necessario porre in essere i seguenti monitoraggi almeno con cadenza bimestrale: i tempi di ricezione attraverso la verifica della discrepanza tra la data ed ora di arrivo del materiale al deposito, e la data ed ora di effettivo stoccaggio e presa in carico sul gestionale del materiale. In ogni caso una gestione corretta non deve superare per questo indicatore, un valore medio di 24 h. La media viene estrapolata verificando un campione di minimo 20 documenti di ingresso; la corretta ubicazione dei materiali attraverso la verifica a campione di almeno 20 posizioni. Questa verifica può essere integrata anche da una conta fisica dei pezzi presenti nel vano (inventario a rotazione); i tempi contrattualizzati di evasione degli ordini d uscita, attraverso la verifica dell effettiva data ed ora di chiusura e partenza degli ordini d uscita dal magazzino, rispetto alla data ed ora in cui questi sono stati trasmessi dal committente. Questo parametro deve essere in linea con il valore richiesto dal committente. Dipende molto dal numero degli ordini che si devono verificare, ma sovente questo monitoraggio viene eseguito sulla totalità degli ordini; i tempi di resa delle spedizioni, sempre rispetto alla parametrizzazione condivisa tra committente ed operatore, della totalità delle spedizioni; Tutti questi controlli danno dei valori o risultati, che fotografano l andamento dei flussi, mettendo in evidenza eventuali criticità, qualora gli stessi valori fossero al di fuori dei parametri o intervalli concordati. Il Committente unitamente alla Ditta aggiudicataria dovrà costituire un Gruppo di Controllo dell appalto, con funzione di analisi e controllo dei risultati e analisi e verifica delle problematiche 8

9 Estratti - 3 Gestione Contratto e Tariffazione Capitolo Paragrafo Guida Descrizione Tariffazione Modalità di tariffazione Approccio metodologico Caso A: tariffa differenziata in entrata, stock e uscita Pro: tariffa parametrizzata sui principali processi logistici (entrata, uscita, stock) Contro: tariffa stock non applicabile laddove gli spazi sono in carico al Committente, oppure in caso di gestione di materiale non pallettizzato onere della gestione di più indicatori di misurazione pagamento del servizio in ingresso anticipato rispetto a prima ipotesi Caso B: preferibile: tariffa flusso in uscita (numero riga in uscita) Pro: facilità di calcolo dell indicatore pagamento del servizio all atto dell erogazione del servizio di spedizione Contro: la tariffa è vincolata ad un mix di attività prefissate. Ad una modifica significativa del mix è preferibile rivedere la Variazione tariffe Approccio metodologico tariffa Metodo 1: variazione delle tariffe in base ai volumi tassati In caso di decremento dei volumi rispetto allo standard di progetto, la tariffa deve prevedere un aumento in percentuale sulla base dell incremento dell incidenza dei costi fissi sul conto economico In caso di incremento dei volumi rispetto allo standard di progetto, la tariffa deve prevedere una riduzione in percentuale sulla base del decremento dell incidenza dei costi fissi sul conto economico Pro: coerenza della tariffa rispetto al conto economico dell attività svolta Contro: necessità di definire delle tolleranze nella variazione dei volumi onde evitare continue modifiche delle tariffe Metodo 2: costi fissi ripartiti mensilmente a quota costante, costi variabili tassati in base alla variabilità dei volumi Pro: maggiore coerenza (rispetto alla prima ipotesi) della tariffa rispetto al conto economico dell attività svolta si evita la definizione della scalettatura tariffa-volumi facilità di calcolo della tariffa Contro: definizione a priori del progetto finale per dimensionamento dei costi fissi 9

10 Conclusioni Obiettivo finale: produrre un capitolato di gara che consenta di: definire nel modo più chiaro possibile le specifiche operative definire le esigenze di servizio da erogare assegnare la logistica ad un operatore specializzato, con caratteristiche adeguate alla gestione delle attività da terziarizzare 10

11 Ringraziamenti Si ringraziano tutti i partecipanti al Gruppo di Lavoro istituito dalla Commissione Sanità di Assologistica che, con le loro osservazioni e i loro commenti, hanno contribuito alla stesura di queste linee guida. 11