Regolamento per la gestione degli Inventari dell Università degli Studi di Torino

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2 Regolamento per la gestione degli Inventari dell Università degli Studi di Torino Art. 1 - Oggetto del presente Regolamento... 2 Art. 2 - Funzione degli Inventari... 2 Art. 3 - Inventari dell Ateneo... 2 Art. 4 - Scritture inventariali... 2 Art. 5 - Etichettatura beni... 3 Art. 6 - Consegnatari... 3 Art. 7 - Competenze dei Consegnatari... 3 Art. 8 - Subconsegnatari... 4 Art. 9 - Competenze dei Subconsegnatari... 4 Art Responsabilità per i mezzi di trasporto... 4 Art Beni removibili o portatili... 4 Art Software... 5 Art Carichi inventariali... 5 Art Beni non inventariabili... 5 Art. 15 Aggregazioni di beni... 6 Art Scarichi inventariali... 7 Art Procedura di scarico... 7 Art Permuta, trasferimento e vendita... 7 Art Rimozione dei beni scaricati dall Inventario... 8 Art Commissioni scarichi... 8 Art Furto di beni mobili... 8 Art Ricognizione e rivalutazione dei beni mobili... 9 Art Errori materiali di inventariazione... 9 Art. 24 Raccordo procedura inventario / procedura contabile... 9 REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 1 di 9

3 Art. 1 - Oggetto del presente Regolamento Il presente Regolamento individua le modalità di tenuta e gestione degli inventari dei beni mobili dell Università degli Studi di Torino, in attuazione di quanto previsto dagli artt. 72 e seguenti del Regolamento di Ateneo per l Amministrazione, la Finanza e la Contabilità (in seguito denominato R.A.F.C. ). Art. 2 - Funzione degli Inventari Gli Inventari dell Università hanno funzione: - di controllo dei beni mobili patrimoniali di proprietà dell Università; - di individuazione della responsabilità di ciascun Consegnatario dei beni mobili; - strumentale per la valutazione dei beni mobili che compongono il Conto del Patrimonio dell Università (Art. 53 R.A.F.C.) - strumentale per la gestione del sistema di contabilità integrata d Ateneo (Contabilità finanziaria, Contabilità economica patrimoniale). Art. 3 - Inventari dell Ateneo Ciascun Centro di Gestione Autonoma in cui è articolato l Ateneo classifica i beni mobili ad esso afferenti a titolo di proprietà con un proprio distinto Inventario. Le strutture non autonome possono disporre di propri inventari. Il valore complessivo degli inventari delle strutture non autonome confluisce nella recapitolazione annuale della struttura autonoma di afferenza. Art. 4 - Scritture inventariali Le scritture inventariali sono costituite da: - buoni di carico - buoni di scarico - recapitolazioni annuali - libro inventario del Consegnatario - riepilogo dei libri inventariali dei Consegnatari I buoni di carico, emessi cronologicamente e firmati dal Consegnatario dei beni, individuano i beni che entrano a far parte del patrimonio, distinti in base alle categorie di cui all art. 71 del R.A.F.C., per gruppi e sottogruppi omogenei; a ciascun bene univocamente individuato viene attribuito un numero progressivo di inventario. Per quanto concerne il materiale bibliografico, va assegnato un numero di inventario a ciascuna unità fisica, ad eccezione dei periodici ai quali viene assegnato per annata. I buoni di scarico, emessi cronologicamente e firmati dal Consegnatario dei beni, individuano i beni che, ai sensi dell art. 74 del R.A.F.C. e del successivo art. 16, cessano di far parte del patrimonio. REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 2 di 9

4 Le recapitolazioni annuali, distinte per categorie di cui all art. 71 del R.A.F.C., individuano le variazioni, in aumento o in diminuzione, della consistenza patrimoniale del Centro di Gestione, relative a ciascun esercizio finanziario. Il libro inventario del consegnatario, compilato cronologicamente, registra tutte le singole operazioni di carico o scarico inventariale. A livello di Ateneo l ufficio Inventari dell Amministrazione Centrale raccoglie il riepilogo, per anno e numero di inventario, dei libri inventariali dei singoli Consegnatari. Le scritture inventariali sono gestite e compilate mediante l ausilio delle seguenti procedure informatiche: - Contabilità Integrata di Ateneo (CIA) - Sistema Bibliotecario Nazionale (SBN). Art. 5 - Etichettatura beni Sui beni mobili materiali inventariati, ad eccezione degli autoveicoli, va applicata un etichetta di tipo inamovibile, recante l iscrizione: Università degli studi di Torino [nome del C.G.A. assegnatario del bene] [eventualmente nome dell inventario] - inventario n. [numero di inventario] [codice a barre]. L etichetta dovrà essere applicata in posizione sufficientemente visibile ma protetta da abrasioni e asportazioni anche involontarie. Se sul bene non è tecnicamente possibile l applicazione dell etichetta, ciò dovrà essere annotato sul relativo buono di carico. Sui beni bibliografici e librari inventariati l etichetta dovrà essere sostituita da un timbro. Art. 6 - Consegnatari I Consegnatari dei beni mobili sono gli Agenti Responsabili a cui, ai sensi dell art. 73 del R.A.F.C, vengono dati in consegna i suddetti beni. Per l inventario dell Amministrazione Centrale, il Consegnatario è un dirigente nominato dal Direttore Amministrativo con proprio Decreto. Per i Centri di Gestione Autonoma, il Consegnatario è il Direttore del Centro. Dove il Centro di Gestione Autonoma comprenda una biblioteca configurata come Centro di Responsabilità, limitatamente all inventario della Biblioteca le competenze del Consegnatario vengono assunte dal Direttore della Biblioteca. La consegna dei beni ha luogo nella forma prevista dall art. 73 commi 2 e 3 del R.A.F.C. Art. 7 - Competenze dei Consegnatari I Consegnatari sono competenti per quanto riguarda: 1) la tenuta dei registri inventariali; 2) la redazione e la sottoscrizione dei buoni di carico per l introduzione dei beni inventariati e dei buoni di scarico per la cancellazione dei beni inventariati; REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 3 di 9

5 3) lo scarico dei beni; 4) la ricognizione periodica dei beni inventariati ai sensi dell art. 75 del R.A.F.C. Art. 8 - Subconsegnatari Nell Amministrazione centrale i Subconsegnatari coincidono di norma con i Responsabili dei Centri di Responsabilità, come individuati dal Consiglio di Amministrazione, con riferimento ai beni collocati nei locali afferenti alla struttura di cui sono responsabili, o comunque assegnati alla medesima. I Subconsegnatari prendono in consegna i beni afferenti alle loro strutture, controfirmandone l apposito elenco. In caso di Centri di Gestione Autonoma articolati in più Sezioni ai sensi dell art. 16 del R.A.F.C., e/o Biblioteche, i Subconsegnatari sono di norma i Responsabili delle Sezioni o delle Biblioteche, con riferimento ai beni collocati od assegnati alle strutture afferenti alla Sezione o Biblioteca di cui sono responsabili. Il Consegnatario può, in via eccezionale e con apposito provvedimento motivato, individuare Subconsegnatari differenti da quelli sopra specificati. Art. 9 - Competenze dei Subconsegnatari I Subconsegnatari sono competenti per quanto riguarda: 1) la conservazione dei beni custoditi e posti sotto la propria competenza; 2) la verifica dell applicazione delle etichette inventariali; 3) il controllo e il recupero di beni temporaneamente collocati in spazi di competenza di altri Subconsegnatari; 4) la richiesta al Consegnatario di modifica della collocazione dei beni sui registri inventariali, nel caso che essi siano trasferiti stabilmente in spazi di competenza di altri Subconsegnatari; 5) la richiesta di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti; 6) la segnalazione al Consegnatario di eventi dannosi fortuiti o volontari. Art Responsabilità per i mezzi di trasporto Per i mezzi di trasporto soggetti a pubblica registrazione, il Subconsegnatario è responsabile della correttezza dell'uso, dell'utilizzo da parte dei soggetti autorizzati, delle manutenzioni, della registrazione dei consumi e dei percorsi effettuati. Egli provvede mensilmente alla compilazione del prospetto che riepiloga le spese per il consumo dei carburanti e dei lubrificanti, per la manutenzione ordinaria e per le piccole riparazioni, trasmettendolo all Ufficio competente (Area Patrimonio per l Amministrazione Centrale, segreteria per i Centri di Gestione Autonoma). Per ogni veicolo, a cura del subconsegnatario, sarà tenuta una scheda-macchina su cui verranno registrate tutte le operazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria. Art Beni removibili o portatili Qualora beni agevolmente removibili dalla loro sede o portatili, quali attrezzature di lavoro, strumenti scientifici o di misura, elaboratori portatili, telecamere, macchine fotografiche, mezzi di REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 4 di 9

6 registrazione o di riproduzione o di proiezione, ecc. vengano utilizzati fuori sede e/o l'utilizzatore non abbia un rapporto di lavoro dipendente con l'università, egli deve essere autorizzato per iscritto dal Consegnatario o dal Subconsegnatario ad utilizzare tali beni. L autorizzazione può contenere limitazioni di tempo o di luogo all utilizzo del bene. Per il materiale bibliografico concesso in prestito esterno si rimanda alle procedure regolamentari di tale servizio. Art Software Il software è sottoposto ai seguenti criteri di inventariazione: - software acquistato a titolo di proprietà o di licenza d uso a tempo indeterminato: è soggetto ad inventariazione; - software acquistato a titolo di licenza d uso a tempo determinato o che prevede il pagamento di un corrispettivo periodico: non è soggetto ad inventariazione; - software relativo a progetti sviluppati internamente all Università: è soggetto ad inventariazione solo se è destinato ad un utilizzo pluriennale. La valorizzazione del bene viene effettuata con riferimento ai costi diretti (costi del personale, altri costi esterni) escludendo quelli indiretti (affitti, supervisioni, ecc.). L inventariazione potrà avvenire solo quando lo sviluppo del progetto sarà concluso e il medesimo sarà operativo. Per la contabilizzazione dei costi, al fine di determinare il valore complessivo inventariabile, si provvede mediante la registrazione dei medesimi, in corso d opera, su apposite schede-cespite tenute dal responsabile della contabilità del progetto. Il software classificato come inventariabile ai sensi dei sopraelencati criteri è comunque soggetto al limite di modico valore di cui al successivo art. 14. L oggetto materiale per l inventariazione del software è il contratto sottostante o, nel caso di progetti sviluppati internamente all Università, il documento di progetto approvato, contenente il prospetto delle caratteristiche e dei costi. Art Carichi inventariali I beni mobili vengono iscritti in inventario nella forma e per il valore previsti dall art. 72 del R.A.F.C. I beni che entrano a far parte, come componenti, di altri beni, e ne vengono quindi incorporati, ne assumono il medesimo numero di inventario. Art Beni non inventariabili I beni mobili non soggetti ad inventario sono quelli previsti dall art. 72 comma 2 del R.A.F.C. Più nel dettaglio non vanno inventariati i beni del seguente elenco, fornito in via esemplificativa e non esaustiva: - materiale di consumo per uffici e cancelleria in genere; - manuali per la didattica e altre pubblicazioni ad uso degli uffici; - materiali per laboratori, officine ecc. se di modico valore o rapida obsolescenza; - supporti per registrazione elettronica, magnetica e digitale; - accessori hardware (tastiere, mouse, ecc.); REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 5 di 9

7 - estintori, bombole; - parti di ricambio di beni mobili inventariati; - beni non asportabili (infissi); - tende e tendaggi, se non di particolare pregio artistico e/o antiquario; - beni destinati a donazioni ed onorificenze, quali targhe, medaglie, coppe ecc.; - libri, periodici ed altre pubblicazioni editi nell ambito delle attività didattico-scientifiche ed editoriali d Ateneo, destinate a donazioni e vendita. Alcuni esemplari di dette pubblicazioni devono comunque essere affidati e conservati nella biblioteca della Struttura interessata, nella biblioteca della Facoltà di competenza e, per l Amministrazione Centrale, presso l Archivio Storico; - beni di valore non superiore a 300 (euro trecento) comprensivo di IVA ed eventuali ulteriori oneri accessori (trasporto, installazione). Il suddetto valore potrà essere aggiornato con delibera del Consiglio di Amministrazione ogni volta che se ne presenti la necessità. Tale limite non si applica al materiale bibliografico. L inventariazione del materiale bibliografico è regolamentata dall art. 72 comma 6 del R.A.F.C. I beni non inventariati ai sensi dei criteri sopra elencati, non aventi carattere di consumo, devono essere comunque iscritti in un apposito registro dei beni durevoli non inventariati. Tale registro, gestito su supporto informatico, dovrà contenere la tipologia e le caratteristiche del bene, il relativo valore comprensivo di IVA ed oneri, gli estremi della fattura di acquisto (data, numero, fornitore), il capitolo di spesa interessato. La somma totale dei valori dei beni inventariati nel corso dell anno e dei valori dei beni registrati nel medesimo periodo all interno del suddetto registro, dovranno concorrere a bilanciare il dato complessivo del relativo capitolo di investimento in bilancio. Art. 15 Aggregazioni di beni Nel caso in cui alcuni beni mobili si configurino funzionalmente come un aggregazione, essi potranno essere trattati, ai fini inventariali, come un universalità di beni, attribuendo loro un unico numero di inventario e dei sottonumeri per i singoli pezzi, ancorché il valore degli stessi, singolarmente considerati, sia inferiore al valore soglia previsto dal precedente articolo 14 per l inventariazione. Per operare in tal senso potrà essere utilizzata la funzione della procedura CIAinventari relativa alla gestione dei beni accessori, dove il titolo di bene principale verrà attribuito al pezzo più rilevante dell aggregazione. Eventuali modifiche di configurazione dell aggregazione potranno pertanto essere gestite come carichi e scarichi parziali. Vanno comunque esclusi dall aggregazione i beni delle tipologie già elencate nell art. 14, nonché oggettistica di modico valore facilmente removibile o spostabile (cestini gettacarte, portaombrelli, sedie comuni, lampade da tavolo, ecc.). Esempi di aggregazioni possibili: - una postazione di lavoro formata da scrivania, cassettiera, poltrona, tavolino PC; - uno scaffale o un armadio composti da singoli elementi accostati, ciascuno dei quali è strutturalmente indipendente dagli altri; - un tavolo riunioni composto da più elementi modulari e relative poltrone; - gli arredi di un aula. Non è possibile aggregare tra loro beni di categorie o generi diversi (ad esempio arredi e apparecchiature informatiche, o banchi da laboratorio e strumentazioni scientifiche). REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 6 di 9

8 Nell eventualità che dei beni unitari vengano fatturati come assiemi di componenti (ad esempio, un apparecchiatura informatica fatturata come elenco di componenti elettronici interni; una scaffalatura componibile fatturata come elenco di montanti e ripiani; una scrivania con allunghi laterali e cassettiera portante fatturati singolarmente, ecc.), i medesimi beni dovranno essere inventariati non come aggregazione, bensì come bene unitario risultante dalla somma del valore dei singoli componenti, sempre che tale somma superi il valore-soglia di cui al precedente articolo 14. Art Scarichi inventariali Lo scarico del bene inventariato può avvenire in seguito a: a) obsolescenza b) guasto irreparabile o la cui riparazione è eccessivamente onerosa c) permuta d) trasferimento e) vendita f) furto g) non reperimento in seguito a ricognizione inventariale h) distruzione per cause esterne La conclusione del processo d ammortamento non costituisce valido motivo per lo scarico del bene dall inventario. Le collezioni di interesse storico iscritte in separato apposito inventario ai sensi dell art. 71 comma 2 del Regolamento, nonché i beni di interesse storico, archeologico ed artistico non possono essere oggetto di alienazione; tali beni devono essere conservati sotto la diretta e personale responsabilità dei Consegnatari. Le collezioni e i beni di riconosciuto interesse scientifico o tecnologico, al fine di una migliore valorizzazione e tutela, possono essere trasferiti all Archivio Scientifico e Tecnologico dell Università degli Studi di Torino (ASTUT). Art Procedura di scarico Lo scarico viene disposto dal Consegnatario previo parere di un apposita Commissione scarichi, come definita al successivo art. 20, su segnalazione del Subconsegnatario. La proposta di scarico deve contenere: a) l individuazione dei beni da scaricare; b) la motivazione per cui si richiede lo scarico; c) i numeri di inventario o, se non disponibili, la collocazione fisica dei beni. Per le apparecchiature scientifico-tecnologiche, medicali e di ricerca, preventivamente allo scarico il Consegnatario ne trasmette l elenco all Archivio Scientifico e Tecnologico dell Università degli Studi di Torino (ASTUT); il medesimo, entro 20 gg., segnalerà eventuali beni che gli dovranno essere trasferiti. Trascorso tale termine senza che l ASTUT abbia dimostrato interesse per i beni in questione, ovvero abbia dato risposta negativa, si potrà procedere allo scarico. Art Permuta, trasferimento e vendita La permuta è ammessa nel caso in cui, a fronte della vendita di un bene non più efficiente o idoneo allo scopo per il quale fu acquistato, si acquisti altro bene della stessa specie più confacente REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 7 di 9

9 alla necessità attuale. I valori dei beni oggetto di permuta, ai fini del bilancio, vanno assunti al lordo e non è ammesso il compenso di partite. I trasferimenti di beni all interno dell Università devono essere contestualmente concordati dai competenti Consegnatari. I trasferimenti di beni da e verso altri enti esterni all Università devono essere regolati da appositi accordi o convenzioni tra gli Enti interessati. Lo scarico per vendita dei beni mobili inventariati che non rivestono più utilità per l Università può riguardare esclusivamente i beni del patrimonio disponibile e la cessione deve essere decretata o deliberata, se avviene nei limiti di valore di cui all art. 93 comma 3 del R.A.F.C., dal Presidente o dal Direttore del Centro di Gestione Autonoma o dal Direttore Amministrativo; se eccede tali limiti, dal Consiglio C.G.A. per i Centri di Gestione Autonoma, dal Consiglio di Amministrazione per l Amministrazione Centrale. Art Rimozione dei beni scaricati dall Inventario I beni scaricati dall inventario, se rivestono un valore d uso residuale, possono essere venduti a terzi. Se non rivestono più alcun valore, vengono smaltiti nel rispetto delle vigenti norme in materia di tutela ambientale. Le strumentazioni informatiche obsolete ma funzionanti potranno essere cedute, a titolo gratuito, a istituzioni scolastiche o ad associazioni o altri soggetti non aventi fini di lucro che ne abbiano fatto richiesta. Art Commissioni scarichi Presso l Amministrazione Centrale, con Decreto Dirigenziale, e presso i rimanenti Centri di Gestione Autonoma, con delibera del Consiglio di Gestione, sono costituite Commissioni, di durata triennale, con l incarico di valutare l opportunità di effettuare gli scarichi inventariali. Tali commissioni devono essere formate da almeno tre componenti con adeguate competenze tecniche ed amministrative. Il Consegnatario e il Subconsegnatario dei beni mobili non possono far parte della Commissione di scarico. Si prescinde dal parere della Commissione scarichi in caso di beni distrutti per cause esterne od oggetto di furto o non rinvenuti in seguito a ricognizione inventariale. Art Furto di beni mobili Per i beni oggetto di furto il subconsegnatario, ovvero, in sua assenza, il responsabile dell ufficio in cui si è verificato il furto e, per beni mobili agevolmente removibili o portatili, il soggetto di cui al precedente art. 11, procede come segue: - inoltra immediata denuncia all Autorità di P.S. e trasmette la medesima al competente Ufficio dell Area Patrimonio nei termini previsti dagli accordi con le Compagnie Assicurative per procedere all eventuale pratica di rimborso assicurativo, dando constestualmente comunicazione dell evento alla Sezione Inventari (per l Amministrazione Centrale) o alla segreteria del Centro di Gestione (per le strutture autonome); - nel caso in cui le indagini non abbiano avuto esito, ritira presso la Procura della Repubblica il certificato di chiusa inchiesta, appena disponibile, trasmettendo il medesimo ai suddetti Uffici. REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 8 di 9

10 Lo scarico inventariale dovrà aver luogo successivamente alla presentazione della denuncia. Lo scarico non è subordinato all esito delle indagini e alla valutazione di eventuali responsabilità patrimoniali. La valutazione economica di eventuali responsabilità patrimoniali del personale è effettuata da un apposita Commissione, nominata dal Consiglio di Amministrazione e formata da tre componenti. Ai fini del reintegro si prende a riferimento il valore del bene nel suo stato d uso. Art Ricognizione e rivalutazione dei beni mobili La ricognizione periodica dei beni mobili avviene secondo quanto disposto dall art. 75 del R.A.F.C. con procedura di rotazione, a partire dai beni di maggior valore, come individuati dal Consiglio di amministrazione. La rivalutazione è operata secondo i criteri determinati dal Consiglio di Amministrazione. Art Errori materiali di inventariazione Eventuali errori materiali di importo dei beni inventariati, discordanze fra valori di beni trascritti in inventario e i buoni di carico relativi, errori di trascrizione di beni appartenenti ad altre strutture, duplicazione di numeri inventariali, o altri errori materiali potranno essere corretti dal Consegnatario. Art. 24 Raccordo procedura inventario / procedura contabile La procedura inventario garantisce la gestione dei dati utili all alimentazione del sistema contabile per quanto concerne: a) il conto del Patrimonio, b) il conto economico (ammortamenti), c) lo stato patrimoniale (attivo fisso e fondi di ammortamento). Pertanto sarà cura della Divisione Tecnico-Patrimoniale e della Divisione Amministrazione Finanza e Controllo condividere logiche, tempistiche e metodologie necessarie a garantire la coerenza tra i due sistemi e la corretta alimentazione della procedura contabile (CIA). REGOLAMENTO DEFINITIVO_modificato_3.doc Pagina 9 di 9