Procedura di gestione degli approvvigionamenti

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1 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 1 di 09 Procedura di gestione degli approvvigionamenti EMESSA DA: Tomasello Maria VERIFICATA DA: Cazzaniga Laura APPROVATA DA: Mariagrazia Fornaroli

2 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 2 di 09 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni 1. Scopo Lo scopo della presente procedura è definire i criteri e le modalità per l effettuazione degli ordini ai fornitori dell istituto ITI LEONARDO DA VINCI e per il controllo delle forniture. 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica agli acquisti effettuati dall Istituto. 3. Definizioni e riferimenti D. Interministeriale n. 44 / 2001: Istruzioni per la gestione amministrativo contabile delle istituzioni scolastiche DPR 416/74 Art.4: Istituzione e riordinamento di organi collegiali della scuola materna, elementare, secondaria ed artistica - Collegio dei Docenti Beni inventariabili: beni soggetti ad inventario, definiti ai sensi degli articoli 23 e 24, TITOLO II, del D. Interministeriale n 44 del 2001 Materiale di consumo: materiali di uso corrente, non rientranti nella definizione data agli articoli 23 e 24 TITOLO II, del D. Interministeriale n, 44 del DPR 101/2002 Disciplina per lo svolgimento delle procedure telematiche d acquisto per le PA D.L. 168 del 12/07/2004 (convertito nella legge 191/2004) Convenzioni Consip Comunicazione n 14/rag. USP Milano del 22/02/2006: Mercato elettronico della PA presentato da Consip. Accordo con la Presidenza del Consiglio dei Ministri Repertorio 11/ESR del 24/01/2008 Acquisti in rete (MEPA) C.M. n.28 del 28/08/1945, DPR n.46 del 31/05/74 art.36, D.I. del 28/05/1975; nuovo regolamento di contabilità del 01/02/2001 titolo II dall art. 23 all art. 52: norme che disciplinano la gestione dei beni mobili dello Stato

3 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 3 di Responsabilità Funzione responsabile Consiglio di Istituto Docenti e altro personale dell Istituto DS Ufficio Tecnico Personale di magazzino Responsabilità Deliberare lo stanziamento dei fondi per le attività ed infrastrutture Richieste di acquisto per aree Valutazione di tutte le altre richieste di acquisto Scelta del Fornitore Preparazione ed inoltro richiesta di offerta Preparazione prospetti comparativi (mercato elettronico e fornitori qualificati) Controllo qualitativo forniture (con eventuale supporto interno / esterno) Controllo quantitativo della merce consegnata

4 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 4 di Modalità operative ATTIVITA Pianificazione delle risorse Necessità dell acquisto Valutazione delle proposte di acquisto INGRESSO D.I. 44/2001 Precedenti Programmi Annuali a consuntivo D.I. 44/2001 Schede del Servizio Formativo / Progetto / Corso Scheda di richiesta di acquisto materiale / riparazione Albo dei Fornitori PQ11 Scheda Progetto Scheda di richiesta di acquisto compilata DI 44/2001 DPR 416/74 Art.4 DESCRIZIONE ATTIVITA In conformità alla legislazione in vigore il Consiglio di Istituto approva il Programma Annuale nel quale vengono stanziati i fondi per le attività e per le infrastrutture. Le necessità di acquisto possono nascere da: Progetti didattici. Queste proposte sono registrate nella Scheda Servizio Formativo / Progetto / Corso dal Responsabile del progetto. Le spese possono riguardare beni, servizi, strutture, attività di docenza. I proponenti indicano nella scheda anche l ipotesi di costo della fornitura. In particolare, secondo le modalità definite nel Decreto Interministeriale n. 44, i beni durevoli possono rientrare in un progetto se legati al raggiungimento degli obiettivi (inerenti tale progetto) presentati nel P.O.F. Funzionamento amministrativo didattico, spese del personale, spese di investimento, spese di manutenzione. Queste proposte sono registrate nella Scheda Attività dal DS. Nel caso dei beni durevoli le richieste possono nascere anche nell ambito di riunioni di area. Dove vengono registrate nel verbale di riunione. Le richieste sono inoltrate al Dirigente Scolastico, utilizzando il Modulo Richiesta di acquisto materiale / riparazione. Nella scheda il richiedente indica la descrizione e/o il codice, le quantità per ogni fornitura, i costi presunti, i fornitori, attenendosi all Albo dei Fornitori o proponendo fornitori nuovi. Nel caso in cui la richiesta riguardi un progetto inserito nel P.O.F., la sua accettazione è subordinata all approvazione del progetto stesso, secondo le modalità definite nella PQ11 Procedura di gestione della progettazione dei servizi di istruzione scolastica. L acquisto di beni durevoli per l attività didattica è valutata dal CdD. Negli altri casi le richieste di acquisto sono valutate direttamente dal DS. L approvazione del D.S. è evidenziata nella scheda di richiesta di acquisto. USCITA Programma Annuale dell istituto Scheda Servizio Formativo / Progetto / Corso Scheda di richiesta di acquisto compilata Verbale richiesta acquisto beni durevoli Schede di richiesta di acquisto approvate

5 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 5 di 09 4 ATTIVITA Stesura della richiesta di offerta INGRESSO Richieste di acquisto approvate DPR 101/2002 DL 168/2004 (L. 191/2004) Comunicazione n 14/rag. USP Milano del 22/02/2006 Accordo con la Presidenza del Consiglio dei Ministri Acquisti in rete (MEPA) Albo Fornitori PQ07 DESCRIZIONE ATTIVITA L Ufficio Tecnico gestisce la fase di inoltro delle richieste di offerta ai fornitori, perfezionando gli aspetti tecnici del caso, avvalendosi del personale amministrativo addetto e di esperti in materia (quando necessario). I fornitori di riferimento sono i seguenti: Proposti dal sistema MEPA (mercato elettronico della PA). Presenti nell Albo dei Fornitori; sono presi in considerazione anche fornitori nuovi secondo i criteri definiti nella PQ07 Procedura di gestione dell Albo dei Fornitori. Il numero minimo delle richieste è di tre preventivi da inoltrare per acquisti superiori a (o per maggior importo deliberato dal CdI) è stabilito dall art. 34 del D. I. 44, sulla base dell importo di spesa presunto. Nella richiesta sono contenuti i requisiti per la fornitura, sia tecnici che contrattuali, sulla base dei quali saranno effettuati i controlli. La ricerca dei beni da acquistare viene effettuata prioritariamente mediante MEPA. Nel caso il mercato elettronico non offra nello specifico il bene delle caratteristiche cercate, si estende tale ricerca anche ai fornitori presenti nell Albo dei Fornitori. Si estende la ricerca ai fornitori anzidetti anche per trovare opportunità più economiche di quelle offerte dal mercato elettronico. USCITA Richieste di offerta Verbale apertura buste L importo minimo di acquisto mediante MEPA si desume dalla tabella in rete. Nel caso di acquisti urgenti e di costi contenuti (si evita di farsi fare un preventivo per pochi euro) si procede con i fondi per le minute spese come è previsto dalla legge (D.I. 44 del 2001, art. 34) Nel caso di forniture reiteratamente richieste, ma in pochi pezzi per volta, l Istituto si rivolge ad un fornitore di sua fiducia, che poi fattura insieme gli acquisti: a volte i laboratori o gli uffici hanno necessità urgente di materiali o attrezzature per far fronte alle esigenze didattiche. Tali prodotti, quindi, vengono acquistati in giornata presso negozi del territorio, dai quali normalmente l Istituto si serve. A fronte di tali acquisti (documentati dal richiedente di reparto con modulo di richiesta acquisto) viene rilasciata, da parte della ditta, apposita bolla e successiva fatturazione elettronica di tutta la merce. Dopo la fatturazione, d ufficio, viene emesso il B.O. relativo ai prodotti, acquistati anche in date diverse, per il pagamento.

6 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 6 di 09 5 Accettazione dell offerta Acquisti in rete (MEPA) Offerte dei Fornitori Cartella di Acquisto Registro Buono Ordine Nel caso di più offerte pervenute, viene compilato e sottoscritto un Verbale di apertura delle buste da parte della commissione incaricata e dal DS. Il DS nella scelta del Fornitore può avvalersi del parere di una commissione o di personale tecnico. Viene redatto un Prospetto comparativo delle offerte da parte dell Ufficio Tecnico. Viene inoltre compilata la Cartella di Acquisto La Cartella di Acquisto conterrà tutti i relativi incartamenti (Richiesta firmata dal richiedente, richiesta di offerta, offerte pervenute). In essa inoltre compare: Il parere della commissione tecnica acquisti. La scelta del DS. Al fornitore prescelto è inviato un documento d ordine, firmato dal DS. Gli ordini sono registrati sul Registro Buono Ordine. Nel caso il bene offerto dal mercato elettronico sia confacente alla ricerca, la scelta di un fornitore alternativo (presente nell Albo dei Fornitori) è possibile unicamente se più conveniente economicamente o alla pari. Prospetto comparativo Offerta con approvazione del DS Documenti d ordine Cartella di Acquisto compilata Registro Buono Ordine compilato Registrazione MEPA La modalità di acquisto mediante il mercato elettronico è guidata dal sistema MEPA. Generalmente si procede con acquisto diretto e firma digitale del DS

7 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 7 di 09 6 ATTIVITA Controlli sulle forniture INGRESSO Registro di Magazzino DESCRIZIONE ATTIVITA BENI E MATERIALI: all atto dell accettazione di una fornitura il personale addetto di magazzino controlla la quantità del materiale consegnato rispetto a quanto dichiarato nel Documento di Trasporto, e registrando il materiale pervenuto sul Registro di Magazzino. La segreteria controlla la conformità della consegna all ordine, compresa, ove necessario, la data di consegna, annotando eventuali anomalie sulla copia del Documento di Trasporto. Successivamente il richiedente o altro personale esperto all interno dell istituto, effettuano un controllo per il materiale inventariato sulla qualità del bene fornito e conformità tecnica, registrandone ad esito positivo i risultati sul Verbale di Collaudo, che successivamente consegna al magazzino. Eventuali anomalie sono registrate sul modulo Scheda di valutazione del Fornitore. Il Verbale di Collaudo viene allegato alla fattura e un altra copia conservato nell apposito registro. SERVIZI: durante l effettuazione di un servizio l Ufficio Tecnico segue lo svolgersi delle attività controfirmando il rapporto di intervento del fornitore ed annotando in seguito eventuali problemi, sempre sul modulo Scheda di valutazione del Fornitore. Per servizi regolamentati da disposizioni legislative, l Ufficio Tecnico controlla la consegna di eventuali documenti obbligatori (come ad esempio nel caso del servizio di raccolta di rifiuti speciali o di installazione di impianti elettrici). USCITA Documento di Trasporto Registro Idi Magazzino compilato Verbale di Collaudo Annotazioni sul rapporto di intervento I Verbali di Collaudo o le annotazioni sui rapporti di intervento, sono archiviati presso l Ufficio di Segreteria per essere utilizzate durante la riqualifica del fornitore.

8 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 8 di 09 7 Gestione patrimoniale Beni presenti nell Istituto e inventariati Beni: I Beni dell Istituto possono classificarsi come segue: Mobili: iscritti in ordine cronologico nel relativo inventario Immobili: beni valore storico-artistico, materiale bibliografico, la cui custodia è di responsabilità del DSGA Materiale didattico e scientifico (apparecchiature, materiale di consumo e cancelleria, hardware e software) la cui custodia è affidata al DSGA ai docenti che ne rispondono. Al fine di poter individuare le singole apparecchiature sono stati previsti dei codici di identificazione. Pertanto su tutte le apparecchiature deve essere applicata una etichetta riportante il codice d inventario. In particolare Tutte le apparecchiature devono essere registrate sull apposito modulo Elenco apparecchiature, che rappresenta il documento sul quale vengono elencate tutte le apparecchiature dell Istituto, il cui funzionamento ha diretta influenza sulla qualità del servizio offerto e per le quali sono stati predisposti appositi piani di controllo e manutenzione. Ogni anno viene effettuata da parte dei subconsegnatari la ricognizione dei beni, eventuale scarto per rottura o obsolescenza viene fatta una proposta su apposito modello. Tale proposta viene presentata al C.d.I per l approvazione. Ogni 10 anni si effettua il rinnovo inventario con rivalutazione beni. Elenco apparecchiatur e Inventario annuale Ricognizione dei beni (ogni 5 anni) Inventario e rivalutazione dei beni (ogni 10 anni)

9 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 9 di 09

10 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 10 di Documenti di riferimento D. IM. 44 del 2001 Programma annuale Scheda Servizio Formativo / Progetto / Corso Richiesta di acquisto materiale / riparazione Richieste di offerta ai fornitori Albo dei Fornitori Cartella di Acquisto DPR 101/2002 D.L. 168 del 12/07/2004 (convertito nella legge 191/2004) Comunicazione n 14/rag. USP Milano del 22/02/2006 Accordo con la Presidenza del Consiglio dei Ministri 7. Registrazioni Delibere del CdI per lo stanziamento dei fondi per le attività ed infrastrutture Verbale di apertura delle buste Richiesta d offerta Prospetto Comparativo Richieste di acquisto approvate Registro Buono Ordine Cartella di Acquisto compilata Registrazioni dei controlli sulle forniture nei Documento di Trasporto, nel Verbale di Collaudo e sui rapporti di intervento Registro di Magazzino Registro Verbale di Collaudo Verbale di Collaudo Modulo Scheda di valutazione del Fornitore Registrazione MEPA 8. Funzioni destinatarie Dirigente Scolastico DSGA Personale di segreteria Personale docente Ufficio Tecnico Personale di magazzino 9. Storia delle revisioni Rev. 1 del 26/05/03: Revisione totale Rev. 2 del 05/05/09: Revisione parziale: inserimento prassi acquisti urgenti (punto 4) Rev. 3 del 10/01/11: Revisione parziale: inserimento modalità acquisti mediante MEPA (mercato elettronico PA) Rev.4 del 07/02/2012: Revisione parziale: modifica limite per acquisti in regime semplificato e inserimento gestione patrimoniale

11 Doc.: PQ08 Rev.: 5 Data: 16/03/15 Pag.: 11 di 09 Rev.5 del 16/03/2015: Revisione parziale: modifica limite per acquisti in regime semplificato e inserimento gestione patrimoniale, procedure di acquisti MEPA (5.4 e 5.5); conservazione verbale di collaudo (6) incaricati ricognizione dei beni (5.7);

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