COMUN DI UDIN MANUÂL PE GJESTION E CONSERVAZION DAI DOCUMENTS

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1 COMUN DI UDIN MANUÂL PE GJESTION E CONSERVAZION DAI DOCUMENTS APROVÂT CUN DELIBERAZION DI ZONTE N. 823 DAL ORD. DAI 22 DI DICEMBAR DAL 2003 MODIFICÂT CUN DELIBERAZION DI ZONTE N. 486 DAL ORD. DAI 9 DI AVOST DAL 2004 MODIFICÂT CUN DELIBERAZION DI ZONTE N. 571 DAL ORD. DAI 19 DI DICEMBAR DAL

2 MANUÂL PE GJESTION E CONSERVAZION DAI DOCUMENTS TITUL I DISPOSIZIONS GJENERÂLS Art. 1 Ogjet e finalitât 1. Chest Manuâl al descrîf il sisteme di gjestion e conservazion dai documents aministratîfs dal Comun di Udin e al furnìs lis istruzions par tignî il protocol informatic, la gjestion dai flus dai documents e dai archivis, daûr dal art. 5 dal D.P.C.M Il sisteme adotât al è organizât su di une soluzion organizative di caratar decentrât, di meti in vore a grât a grât e al à chê di miorâ i servizis e la eficience operative, di potenziâ i supuarts pe cognossince e pe trasparence de ativitât aministrative e ancje a sigurâ la interoperabilitât e la cooperazion aplicative dai sistemis informatîfs publics, in atuazion des disposizions dal D.P.R. 445/2000, dal D.Lgs. 42/2005 e dal D.Lgs. 82/2005. Art. 2 Definizions 1. Pes finalitâts di chest Manuâl, gjavadis fûr disposizions diferentis, si aplichin lis definizions che a son tal D.P.R. 445/2000 e tal D.P.C.M Pes finalitâts di chest Manuâl, i documents aministratîfs si diferenziin: in relazion cu lis modalitâts di rapresentazion, in: - documents di cjarte; - documents informatics; in relazion cul stât di trasmission, in: - documents in jentrade; - documents in jessude; - documents internis. 3. I documents in jentrade a rivin di sogjets esternis ae Aministrazion e a son ricevûts dal Comun di Udin. 4. I documents in jessude a son prodots dai uficis dal Comun di Udin e a son indreçâts almancul a un sogjet fûr de Aministrazion. 5. I documents internis a son i documents prodots dai uficis dal Comun di Udin che no fasin part dai documents in jessude. 6. In relazion cu la apartignince o mancul ae categorie de corispondence, i documents internis si dividin in: - corispondence interne; - ats. Art. 3 Individuazion de aree organizative omogjenie 2

3 1. Daûr e pes finalitâts che a son tal art. 50, co. 4t, dal D.P.R. 445/2000, e je individuade une uniche aree organizative omogjenie, denominade Comun di Udin, che e cjape dentri dutis lis diferentis struturis organizativis, denominadis te stesse maniere, che a articolin la Aministrazion e che par comoditât a son definidis uficis. 2. La Aministrazion e proviôt pal increditament li de tabele des Aministrazions publichis che a son tal art. 11 dal D.P.C.M I uficis che a formin la aree organizative omogjenie, cu la lôr articolazion jerarchiche, a risultin dal organigram dal Comun di Udin, cussì come che al è definît dai ats di organizazion adotâts dai orghins competents. 4. Daûr e pai efiets che a son tal D.P.C.M , ducj i uficis che a son tal come di prin a àn di considerâsi uficis utent. Art. 4 Servizi di gjestion documentâl 1. Pes finalitâts di chest Manuâl, par servizi di gjestion documentâl si intint il servizi par tignî il protocol informatic, pe gjestion dai flus di documents e dai archivis, che a son tal art. 61 dal D.P.R. 445/ Il servizi di gjestion documentâl al è individuât in mût funzionâl tal U.O. Archivi e Protocol. 3. Par Responsabil dal servizi di gjestion documentâl si intint il Dirigjent de struture organizative dulà che a fasin riferiment l ufici dit prin o il so delegât designât ritualmentri. 4. Al servizi di gjestion documentâl si assegnin lis funzions che a son tal art. 61, co. 3ç, dal D.P.R. 445/2000 e chei che dut câs si previodin cun chest Manuâl. 5. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al è a vuardie de osservance des disposizions di chest Manuâl e al adote, in materie, ats di impuls e di coordenament. 6. Par davuelzi i compits assegnâts, il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl si vâl ancje de colaborazion dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl che, jessint Aministradôr dal sisteme informatic, i tocjin in particolâr i intervents tecnics che a coventin par selezionâ i acès e garantî la funzionalitât corete la sigurece dal sisteme di gjestion informatiche dai documents. Art. 5 Model organizatîf sielzût 1. La soluzion organizative adotade dal Comun di Udin pe gjestion dai documents e je di gjenar decentrât. 2. La gjestion documentâl dentri dal Comun di Udin e je unitarie a nivel organic e si realize, par mieç dal sisteme informatic che al è tal Titul XVIII, cul contribût progressîf e cooperatîf di diviers sogjets, ognidun par chel che al è di rispetive competence e scomençant da lis informazions metudis dentri di chei altris. 3. Il sisteme al previôt la partecipazion ative di dutis lis struturis organizativis de Aministrazion e i siei Dirigjents a àn di sigurâ, par mieç di intervents dal personâl dipendent abilitât a pueste, che lis fasis e lis ativitâts di gjestion documentâl assegnadis ai lôr uficis a sedin puartadis indenant in maniere corete e tai timps juscj. 4. Lis fasis e lis ativitâts di gjestion documentâl assegnadis ai varis uficis a son descrivudis tai sengui Titui/Cjâf dal Manuâl. 5. Lis abilitazions necessariis par jentrâ tal sisteme e par doprâ lis funzions a son dadis fûr al personâl dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, daûr dal art

4 TITUL II PRODUZION DAI DOCUMENTS Art. 6 Regulis gjenerâls pe produzion dai documents e contignûts minims 1. I documents in jessude e internis, di norme, a son prodots dai uficis dal Comun di Udin par mieç di sistemis informatîfs automatizâts disponibii su la rêt de Aministrazion. 2. Indipendentementri dai contignûts e da lis modalitâts di rapresentazion, i documents prodots a àn di ripuartâ, al minim, oportunementri evidenziadis, chestis informazions: - steme de Aministrazion e iscrizion Comun di Udin ; - direzion de sede principâl dal Comun di Udin, numar di telefon dal centralin e dal aparât telefax centrâl, casele istituzionâl di pueste eletroniche - ufici produtôr, cu la sô direzion e numar di telefon; - date complete (lûc, dì, mês e an); - numar des zontis, se a son; - ogjet dal document; - nominatîf e cualifiche dal sogjet che al sotscrîf. 3. L ufici che al prodûs il document al corispuint al ufici competent, che al à il compit di tratâ il relatîf afâr o procediment aministratîf, daûr dai ats di organizazion adotâts da la Aministrazion. 4. Ogni document prodot, di norme, al à di tratâ un unic argoment, di indicâ tal ogjet. 5. I documents prodots da la Aministrazion a son sotscrits dai sogjets che a àn la facoltât di firmâ, par vie che a àn la funzion di titolârs, delegâts o incargâts. 6. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues individuâ lis modalitâts di produzion e di rapresentazion di determinâts documents. 7. Par semplificâ e automatizâ cualchi fase de lavorazion dai documents in jessude e internis, i uficis a puedin produsi i documents doprant i modei a pueste e lis funzions a pueste disponibilis tal sisteme informatîf, memorizant i file dai documents in produzion dentri dai fassicui formâts daûr dal art. 37. Art. 7 Produzion dai documents di cjarte 1. I documents di cjarte prodots da la Aministrazion a son sotscrits cun firme autografe, daûr e par i efiets che a son te normative in vore. 2. Ogni document di cjarte al à di jessi prodot almancul in doi esemplârs, perfets e autentics tai elements sostanziâi e formâi: un esemplâr, definît origjinâl, al è doprât pes esigjencis di servizi; chel altri esemplâr, identificât come copie (o ben minude ) e furnît di siglis o vistâts eventuâi (ancje lôr autografs), al è conservât tal fassicul. 3. Ulteriôrs esemplârs a puedin jessi prodots par esigjencis di servizi. 4. Se i destinataris dai documents in jessude o de corispondence interne a son un grum numerôs, l ufici produtôr al pues valutâ la oportunitât e la legjitimitât di spedî o di trasmeti copiis dal esemplâr origjinâl. 4

5 Art. 8 Produzion dai documents informatics 1. I documents informatics prodots da la Aministrazion a son sotscrits cun firme digjitâl, daûr e pai efiets che a son te normative in vore. 2. Par esigjencis particolârs di servizi, la Aministrazion e pues consintî, pe produzion di determinâts documents informatics che a àn dome rilevance interne o che a son zontâts a documents di trasmeti a altris Publichis Aministrazions, l ûs di sistemis di autenticazion informatiche diferents di chei che a son tal come di prin. 3. Par sigurâ la interoperabilitât e la cooperazion aplicative che a son tal D.Lgs. 42/2005, e ancje par garantî, tal timp, la leibilitât e la comprensibilitât dai documents informatics, chescj, indipendentementri dal programari doprât pe lôr redazion, prime de sotscrizion, o dut câs prime de aplicazion dai sistemis alternatîfs che a son tal secont come, a son convertîts intun dai formâts standard previodûts de normative in vore in materie di formazion e conservazion dai documents informatics, cussì come che a son individuâts cun proviodiment dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl. TITUL III RICEZION DAI DOCUMENTS CJÂF I RICEZION DAI DOCUMENTS DI CJARTE Art. 9 Regulis gjenerâls pe ricezion dai documents di cjarte 1. I documents di cjarte a puedin pervignî a la Aministrazion a traviers di chestis modalitâts: a) servizi postâl; b) consegne direte; c) aparâts telefax. 2. Lis disposizions che a vegnin sot si puedin aplicâ a dutis lis modalitâts di ricezion dai documents di cjarte, par vie che a son compatibilis e se nol è previodût alc di diferent. 3. I documents a son ricevûts par vie che a son indreçâts al Comun di Udin o ai siei orghins/uficis. 4. Se al rive un document, indreçât al Comun di Udin o ai siei orghins/uficis, no di competence de Aministrazion, chest, daspò de regjistrazion di protocol in jentrade, al à di jessi trasmetût cence ritart, cuntune note acompagnadore prodote dal ufici che al à rilevât l erôr e regjistrade sul protocol in jessude, ae direzion dal sogjet efetivementri competent, se al è facil di individuâ, dant comunicazion al mitent. In alternative, il document al à di jessi restituît al mitent. 5. I plics/documents indreçâts, li de sede comunâl, ae persone fisiche dal Sindic, dai Assessôrs o dai sengui dipendents (cence specificâ la carghe o la cualifiche) o cuntune confezion che e mostre dut câs il caratar di corispondence privade, no rientrin te competence de Aministrazion e, duncje, a son ricevûts dome daspò di un acuardi cui destinataris, che ju ricevin in buste sierade, cence jessi regjistrâts sul protocol. 5

6 6. Te stesse maniere, no rientrin te competence de Aministrazion i plics/documents indreçâts, li de sede comunâl, ai Conseîrs comunâi, al Difensôr Civic, al Coleç dai Revisôrs dai Conts e ai siei components, ai orghins des Circoscrizions comunâls, aes rapresentancis sindacâls o, dut câs, indreçâts in mût diferent di come che al è indicât tal tierç come. Ancje in chescj câs, i plics/documents a son ricevûts dome daspò di un acuardi cui destinataris, che ju ricevin in buste sierade, cence jessi regjistrâts sul protocol. 7. Se i destinataris, daspò di vê viodût il contignût dai plics/documents che a son tai doi comis di prin, a verifichin che la documentazion, no cate la direzion o lis modalitâts di confezionament, di fat e fâs part de competence de Aministrazion, a àn di trasmetile cence ritart, e dut câs dentri de stesse zornade, ae U.O. Archivi e Protocol, che e proviôt ae regjistrazion di protocol in jentrade. 8. I documents a son ricevûts li de U.O. Archivi e Protocol e li di altris uficis autorizâts ae ricezion dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 9. Par atestâ che la ricezion e je stade fate, sul origjinâl di ducj i documents rivâts (e, di norme, ancje su lis zontis) e ancje sui plics che a àn di restâ sierâts, i uficis autorizâts ae ricezion a metin, tal moment de ricezion, il timbri datari a pueste, di siglâ tai câs previodûts. 10. La date che e risulte dal timbri datari, metût e siglât dal ufici autorizât ae ricezion, e je memorizade tal sisteme informatic daûr de let. c) dal setim come dal art Il model dal timbri datari al è stabilît dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 12. Se i uficis autorizâts ae ricezion no son abilitâts ae regjistrazion di protocol in jentrade, i documents di regjistrâ, daspò de sigle dal timbri datari, a son trasmetûts cence ritart, e dut câs dentri de stesse zornade, ae U.O. Archivi e Protocol. 13. I documents che a rivin distès li di uficis no autorizâts ae ricezion, a son trasmetûts cence ritart, e dut câs dentri de stesse zornade, ae U.O. Archivi e Protocol. Art. 10 Ricezion par mieç dal servizi postâl 1. I documents inviâts ae Aministrazion par mieç dal servizi postâl a son ritirâts, di lunis fin vinars, des 8.30 aes 9.30, li dal competent Ufici Postâl dal Personâl ausiliari incargât a pueste, che al proviôt a consegnâju subite ae U.O. Archivi e Protocol. 2. I documents che a àn di jessi consegnâts diretementri dal servizi di recapit di Poste Italiane, a son ricevûts da la U.O. Archivi e Protocol, tal orari di vierzidure al public. Art. 11 Ricezion par mieç de consegne direte 1. I documents consegnâts a man a la Aministrazion, diretementri dai sogjets interessâts o par mieç di incargâts o di corîrs, a son ricevûts, tal orari di vierzidure al public, da la U.O. Archivi e Protocol. 2. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, al pues autorizâ altris uficis a ricevi documents par mieç de consegne direte, indicant eventuâls modalitâts particolârs di gjestion. 3. I documents consegnâts diretementri a la Aministrazion a son sotscrits dai sogjets interessâts, tai câs e tai mûts previodûts de normative in vore. 4. Se si domande di dâ fûr une ricevude che e ateste che la consegne dal document e je stade fate, l'ufici che lu ricêf al à di dâ fûr dibant al depositari, tal moment de consegne, la fotocopie de prime façade dal document, daspò di vêi metût il timbri a pueste pe ricevude, siglât dal ufici che lu ricêf. 5. In alternative, l'ufici che al ricêf al pues dâ fûr une ricevude specifiche. 6

7 6. Il model dal timbri pe ricevude al è stabilît dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, che al prepare ancje un model di ricevude specifiche, che i uficis a puedin adeguâ aes lôr esigjencis specifichis. 7. Tal câs di ricezion di plics, di mantignî rigorosementri sierâts, cun dentri ufiertis relativis a proceduris di gare, consegnâts a man dai interessâts, la ricevude e à di ripuartâ la ore di ricezion e il timbri datari, metût fûr dal imbalaç, al à simpri di jessi siglât dal ufici autorizât e completât cu la indicazion de ore di ricezion. 8. Gjavadis fûr lis indicazions diferentis, la ricevude no ateste nissune verifiche sui contignûts, su la regolaritât e su la completece de documentazion consegnade. 9. Se la regjistrazion di protocol e je fate tal moment de ricezion dal document, su domande si pues dâ fûr al depositari une atestazion di regjistrazion. Art. 12 Vierzidure dai plics 1. Gjavadis fûr lis disposizions diferentis, i uficis autorizâts ae ricezion a proviodin ae imediade vierzidure dai plics ricevûts, conservant lis bustis e i imbalaçs che dut câs a sedin significatîfs e che a son zontâts ae documentazion. 2. A restin sierâts in maniere rigorose i plics che da la confezion al risulte che a vedin dentri ufiertis relativis a proceduris di gare. Chescj plics a àn di jessi protocolâts cence jessi vierts e la segnadure e à di jessi metude fûr dal imbalaç. Al sarà compit dal ufici competent a la tratazion de gare proviodi di vierzi i plics e valutâ la oportunitât di ripuartâ l identificatîf e la date di protocol su la documentazion contignude. 3. Par garantî la riservatece particolâr dai contignûts, a restin sierâts ancje i plics indreçâts a la Polizie Comunâl che a risultin rivâ da la Autoritât Judiziarie e ancje chei indreçâts al Sindic, o dut câs al Gabinet dal Sindic, se te confezion al risulte in maniere esplicit il caratar riservât o confidenziâl. Chescj plics, daspò de aposizion dal timbri datari, siglât dal ufici autorizât ae ricezion, a son trasmetûts cence ritart e dut câs dentri de stesse zornade di ricezion, rispetivementri, a la Polizie Comunâl e al Gabinet dal Sindic, che a proviodin ae lôr vierzidure e aes valutazions funzionâls ae regjistrazion di protocol in jentrade. 4. Par motivazions compagnis, il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues disponi che ulteriôrs determinâts plics a restedin sierâts e a sedin vierts e regjistrâts dome dai uficis competents. Art. 13 Ricezion par mieç di aparâts telefax 1. I documents trasmetûts a la Aministrazion par mieç di telefax a son ricevûts, di norme, tal aparât centrâl, in dotazion ae U.O. Archivi e Protocol. 2. I uficis autorizâts a ricevi documents par mieç de consegne direte, a son autorizâts a ricevi i documents ancje par mieç dai aparâts telefax in dotazion. 3. I documents rivâts daspò dal tiermin dal orari di servizi, li di aparâts telefax no presidiâts, si intindin ricevûts te date (e te ore) che e risulte dal rapuart di ricezion prodot dal aparât telefax dal ufici autorizât ae ricezion. 4. Se, daspò de regjistrazion di protocol di un document ricevût par mieç dal telefax, la Aministrazion e ricêf il stes document in origjinâl, l ufici abilitât ae regjistrazion dai documents in jentrade al memorize l event tal sisteme informatic e al proviôt a ripuartâ sul origjinâl lis stessis informazions che a risultin da la segnadure dal fax, segnalant la precedente ricezion. 5. L ufici abilitât ae regjistrazion dai documents in jentrade al verifiche in maniere somarie la 7

8 conformitât dal origjinâl al fax par mieç di funzions a pueste di control dal sisteme e/o confrontant la rapresentazion digjitâl dal document eventualmentri memorizade. Dut câs i uficis competents a àn di verificâ la efetive avualiance dai documents recapitâts, proviodint a segnalâ lis eventuâls diferencis no rilevadis. Se tra i documents e risulte une diference cualsisei, si à di procedi a une gnove regjistrazion in jentrade. Art. 14 Câs particolârs 1. La ricezion di documents di tratignî in dipuesit li dal Comun di Udin e je ametude daûr e pai efiets che a son te normative in vore. 2. La ricezion di documents indreçâts a sogjets che a àn elet domicili li dal Comun di Udin e je ametude dome se i documents a rivin dai Uficiâi Judiziaris o se la elezion di domicili li dal Comun, previodude da la normative in vore, e je stade prime comunicade ae Aministrazion. La elezion di domicili e à di risultâ in maniere clare da la confezion dal plic e i documents ricevûts a restin depositâts li dai uficis comunâi, in spiete che i sogjets che a àn di fâlu ju ritirin, cence cjamis/oblics, di avîs o altri, a caric de Aministrazion. 3. Par esigjencis particolârs, la Aministrazion e pues disponi modalitâts e oraris particolârs pe ricezion di determinâts documents. CJÂF II RICEZION DAI DOCUMENTS INFORMATICS Art 14 bis Regulis gjenerâls pe ricezion di documents informatics 1. I documents informatics a puedin rivâ a la Aministrazion par mieç di chestis modalitâts: a) pueste eletroniche; b) supuarts informatics; c) web. 2. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl, tignût cont di ce che al è previodût da la normative e da lis disposizions tecnichis in vore, al individue: i imprescj e lis aplicazions informatichis a disposizion dal Comun di Udin pe ricezion e pe gjestion dai documents informatics; i formâts ametûts; eventuâls modalitâts particolârs pe gjestion dai documents ricevûts. 3. La Aministrazion e proviôt a publicizâ in maniere adeguade, sul sît web de Aministrazion e cun ducj chei altris mieçs di comunicazion ritignûts adats, i proviodiments, che a àn rilevance esterne, adotâts daûr e pai efiets che a son tal come di prin. 4. Pe ricezion dai documents informatics dut câs si puedin aplicâ lis disposizions su la ricezion dai documents di cjarte par vie che a son compatibilis. 8

9 Art. 15 Casele istituzionâl di pueste eletroniche 1. La Aministrazion e istituìs almancul une casele istituzionâl di pueste eletroniche certificade pe ricezion dai documents informatics trasmetûts par mieç di messaçs di pueste eletroniche. 2. La Aministrazion e proviôt a publicizâ in mût adeguât la direzion de casele istituzionâl sul sît web de Aministrazion, par mieç dal inseriment te tabele des Publichis Aministrazions e cun ducj chei altris mieçs di comunicazion che si ritegnin adats. 3. Par particolârs esigjencis di servizi, su propueste dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, a puedin jessi istituidis ulteriôrs caselis di pueste eletroniche. 4. I documents informatics che a rivin a la Aministrazion a direzions di pueste eletroniche diferents di chel istituzionâl o di chei che a son tal come di prin, a son valutâts dai uficis che ju ricevin e, se sogjets a regjistrazion, trasmetûts cence ritart ae direzion indicade a pueste dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 5. Il servizi di pueste eletroniche certificade doprât da la Aministrazion al proviôt a dâ fûr lis ricevudis di consegne, tai câs e tes manieris previodûts da la normative e da lis disposizions tecnichis in vore. Art. 16 Acuisizion di documents informatics da file system 1. I documents prodots diretementri su supuart informatic, a son ricevûts li de U.O. Archivi e Protocol. 2. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, al pues autorizâ altris uficis a ricevi documents prodots diretementri su supuart informatic, indicant eventuâls modalitâts particolârs di gjestion. Art. 16 bis Acuisizion di documents informatics da web 1. Par semplificâ lis proceduris e i rapuart tra Aministrazion e utents esternis, sintût il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl e i Dirigjents interessâts, la Aministrazion e pues previodi, dentri de organizazion dai servizis furnîts in rêt, daspò de autenticazion informatiche dai utents daûr de normative e des disposizions tecnichis in vore, la acuisizion di documents informatics, atinents a un specific procediment aministratîf o servizi, compilâts e trasmetûts sul sît web. 2. I aplicatîfs dedicâts a evidenziin ai utents il bon esit des operazions di racolte e trasmission che a son parsore, daûr des modalitâts publicadis sul sît. TITUL IV REGJISTRAZION DAI DOCUMENTS CJÂF I IL REGJISTRI DI PROTOCOL INFORMATIC Art. 17 Unicitât e carateristichis dal regjistri di protocol 9

10 1. I documents in jentrade, chei in jessude e i documents internis soredut di caratar juridic probatori, sedi di cjarte che informatics, cun esclusion di chei indicâts tal art. 19, a son sogjets a regjistrazion obligatorie di protocol. 2. Pe regjistrazion obligatorie di protocol si dopre un unic regjistri di protocol informatic, condividût di dutis lis struturis de Aministrazion, che al identifiche in maniere univoche i documents dal Comun di Udin. 3. Gjavadis fûr lis regjistrazions particolârs che a son tal art. 20 e chês previodudis par leç, nol è permetût doprâ regjistris di protocol alternatîfs a chel che al è tal secont come. 4. Lis regjistrazions di protocol si dividin in: - regjistrazions di Protocol Gjenerâl, pai documents in jentrade e in jessude; - regjistrazions di Protocol Interni, pai ats e la corispondence interne. 5. A ogni document regjistrât si assegne un unic e esclusîf identificatîf di protocol. Ogni identificatîf di protocol, duncje, al individue un unic document. 6. L identificatîf di protocol al è costituît di un numar precedût dal codiç alfabetic PG o PI. 7. I numars des regjistrazions di Protocol Gjenerâl a son precedûts dal codiç PG. 8. I numars des regjistrazions di Protocol Interni a son precedûts dal codiç PI. 9. La numerazion des regjistrazions di protocol e je progressive e costituide di siet cifris numerichis. Cheste si siere ai 31 di Dicembar di ogni an e e torne a tacâ di 1 al inizi dal an dopo. 10. La numerazion des regjistrazions di Protocol Gjenerâl e je distinte da la numerazion des regjistrazions di Protocol Interni. Art. 18 Informazions obligatoriis e acessoriis 1. Ogni regjistrazion di protocol e previôt la memorizazion tal sisteme informatic di informazions obligatoriis e acessoriis. 2. Lis informazions obligatoriis, di rilêf sul plan juridic probatori, a son indicadis tai articui 23 e Lis informazions acessoriis, di rilêf sul plan aministratîf, organizatîf e gjestionâl, a son chestis: - denominazion de tipologjie dal document (se previodude), daûr dal art. 40; - nivel di riservatece (se diferent di chel standard aplicât in mût automatic dal sisteme), daûr dal art. 68; - nivel di trasparence (se diferent di chel standard aplicât in mût automatic dal sisteme), daûr dal art. 69; - periodi obligatori di conservazion (par vie che al è previodût dal Massimari o dut câs individuât), daûr dal art. 54; - colegament a altris documents (se rilevant), daûr dal art Lis informazions obligatoriis a àn di jessi metudis dentri tal cors de regjistrazion di protocol, intune uniche operazion, cence pussibilitât pal operadôr di metilis dentri in plui fasis sucessivis. 5. Lis informazions acessoriis a son metudis dentri tal cors de fassiculazion, o ben, se disponibilis, za tal cors de regjistrazion di protocol. In chest ultin câs, a puedin jessi distès modificadis/integradis dopo dai uficis competents, tal cors de fassiculazion. Art. 19 Documents no sogjets a regjistrazion di protocol 10

11 1. A son gjavâts fûr da la regjistrazion di protocol chescj documents: - lis gazetis uficiâls, i boletins uficiâi e i notiziaris de publiche aministrazion; - lis notis di ricezion des circolârs e altris disposizions; - i materiâi statistics; - i ats preparadôrs internis; - i gjornâi, lis rivistis, i libris; - i materiâi publicitaris; - i invîts gjenerics a manifestazions; - i certificâts medics e lis domandis di feriis e di permès paiâts dal personâl in servizi; - lis certificazions prodotis da la Aministrazion; - lis letaris di trasmission di faturis in jentrade; - i documents di traspuart; - lis comunicazions c.d. "rituâls" relativis ai servizis demografics; - lis comunicazions relativis al prestit interbibliotecari; - i documents internis di caratar dome informatîf, o ben cence un principâl caratar juridic probatori daûr dal cuart come dal art. 24; - i documents za sogjets a regjistrazion particolâr, che a son tal art Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues specificâ lis categoriis di documents lassadis fûr da la regjistrazion di protocol. Art. 20 Documents sogjets a regjistrazion particolâr 1. A son sogjets a regjistrazion particolâr de Aministrazion, e duncje lassâts fûr da la regjistrazion di protocol daûr dal come 5 dal art. 53 dal D.P.R. 445/2000, chescj documents: - deliberazions di Consei; - deliberazions di Zonte; - decisions di Zonte; - determinazions cun o cence impegn di spese; - faturis ativis; - verbâi di gare a evidence publiche (astis publichis, licitazions privadis e apalts concors); - contrats stipulâts in forme publiche, scriture privade autenticade e no autenticade. 2. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, al indiche lis modalitâts di tratament dai documents sogjets a regjistrazion particolâr e al pues individuâ ulteriôrs categoriis di documents sogjets a regjistrazion particolâr. 3. Il Servizi Sisteme Informatîf Comunâl al proviôt pe progressive ativazion des funzionalitâts informatichis necessariis a eseguî su lis regjistrazions particolârs dutis lis operazions previodudis dentri de gjestion documentâl, sigurant in particolâr la progressive integrazion e cooperazion aplicative tra il sisteme di gjestion informatiche dai documents e i diferents sistemis doprâts pes regjistrazions particolârs. Art. 21 Diferiment dai tiermins di regjistrazion dai documents in jentrade 1. La regjistrazion di protocol dai documents in jentrade e je fate cence ritart, dentri de zornade di ricezion e dut câs no daspò dal secont dì di lavôr sucessîf. 11

12 2. In considerazion di situazions particolârs e ecezionâls, il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues autorizâ in mût specific l ulteriôr diferiment de regjistrazion dai documents ricevûts, fissant distès un tiermin finâl par proviodi. 3. Tal câs di regjistrazion diferide, il timbri datari che al è tal novesim come dal art. 9 al à di jessi siglât dal ufici autorizât ae ricezion. 4. Dut câs al è autorizât il diferiment de regjistrazion dai documents ricevûts li dai uficis no autorizâts ae regjistrazion di protocol in jentrade. Dut câs la regjistrazion di chescj documents e à di jessi fate dentri dal secont dì di vore sucessîf ae acuisizion fate da la U.O. Archivi e Protocol. 5. La regjistrazion diferide e conferìs valôr ae date di ricezion atestade dal timbri datari metût e siglât dal ufici autorizât ae ricezion e memorizade tal sisteme informatic daûr de let. c) dal setim come dal art. 23. Art. 22 Regjistri zornalîr e anuâl di protocol 1. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al sigure la produzion dal regjistri zornalîr di protocol, costituît tal elenc des informazions metudis dentri, modificadis o anuladis cu la operazion di regjistrazion di protocol dentri di une stesse zornade. 2. Dentri dal mês di Zenâr, il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al proviôt ae stampe dal regjistri di protocol dal an prin e ae stampe dai eventuâi inzornaments di chei dai agns prin ancjemò. 3. Lis stampis dal regjistri di protocol a son conservadis par cure dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 4. Il contignût dal regjistri informatic di protocol al è scjariâts, al tiermin de zornade di vore, su supuarts informatics che no si pues tornâ a scrivi, che a son conservâts par cure dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl. CJÂF II REGJISTRAZION DAI DOCUMENTS DI CJARTE Art. 23 Regjistrazion di protocol dai documents in jentrade e in jessude 1. Pai documents di cjarte in jentrade e in jessude a son fatis regjistrazions di Protocol Gjenerâl (PG). 2. Lis regjistrazions di protocol dai documents di cjarte in jentrade (PG/E) a son fatis da la U.O. Archivi e Protocol. 3. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, al pues autorizâ altris uficis a regjistrâ i documents in jentrade, indicant ancje lis tipologjiis di documents che i uficis stes a puedin regjistrâ e lis eventuâls modalitâts particolârs di gjestion. 4. I documents di cjarte in jentrade a son regjistrâts par vie che a son ricevûts daûr des modalitât previodudis dal Cjâf I dal Titul III. 5. I documents che no risultin sotscrits tai câs e tai mûts previodûts da la normative in vore e chei anonims, no son regjistrâts, ma semplicementri presentâts ai uficis competents. I documents ricevûts par mieç dai servizis postâi di racomandade e telegram, dut câs a son simpri regjistrâts. 6. La regjistrazion di protocol dai documents in jentrade e previôt la memorizazion tal sisteme informatic di chestis informazions obligatoriis: 12

13 a) numar di protocol, gjenerât in maniere automatiche dal sisteme; b) date di regjistrazion di protocol, assegnade in maniere automatiche dal sisteme; c) date di ricezion; d) mitent; e) ogjet dal document; f) date e numar di protocol dal document ricevût, se a son disponibii; ) modalitât di ricezion; h) presince di zontis, cun eventuâl indicazion dal numar e descrizion sintetiche. 7. Tal câs che chei che a sotscrivin un document in jentrade a sedin particolarmentri numerôs, si pues fâ la regjistrazion memorizant, tal cjamp mitent, il prin firmatari e la peraule diversi e rinviant, pe individuazion di chei altris, al origjinâl conservât ai ats. In chescj câs, ae regjistrazion di protocol e je associade, di norme, la rapresentazion digjitâl dal document, acuiside cu lis modalitâts che a son tal art Lis regjistrazions di protocol dai documents di cjarte in jessude (PG/U) a son fatis par cure dai uficis produtôrs. 9. I documents in jessude a son regjistrâts par vie che a son prodots daûr dal art La regjistrazion di protocol dai documents in jessude e previôt la memorizazion tal sisteme informatic di chestis informazions obligatoriis: a) numar di protocol, gjenerât in maniere automatiche dal sisteme; b) date di regjistrazion di protocol, assegnade in maniere automatiche dal sisteme; c) ufici produtôr; d) destinatari o destinataris (cun specificazion dal destinatari principâl); e) ogjet dal document; f) date dal document; g) modalitât di spedizion (riferide al destinatari principâl); h) presince di zontis, cun eventuâl indicazion dal numar e descrizion sintetiche. 11. Tal câs che i destinataris di un document in jessude a sedin particolarmentri numerôs, si pues fâ la regjistrazion memorizant il prin firmatari e la peraule diversi e rinviant, pe individuazion di chei altris, al origjinâl conservât ai ats. In chescj câs, ae regjistrazion di protocol al è associât, di norme, il file cun dentri l elenc complet dai destinataris, cu lis modalitâts che a son tal art Tra i destinataris di un document in jessude, oltri a almancul un sogjet esterni a la Aministrazion, a puedin jessi indicâts ancje un o plui uficis dal Comun di Udin. Chescj destinataris internis a àn di jessi simpri e in ogni câs ducj memorizâts tal sisteme informatic. Art. 24 Regjistrazion di protocol dai documents internis 1. Pai documents di cjarte internis si fasin regjistrazions di Protocol Interni (PI). 2. Lis regjistrazions di protocol dai documents di cjarte internis si fasin par cure dai uficis produtôrs. 3. I documents di cjarte internis a son regjistrâts par vie che a son prodots daûr dal art. 7 e a son soredut caratar juridic probatori. 4. I documents che a son di caratar soredut juridic probatori a son chei rilevants dentri dai procediments aministratîfs o dut câs de ativitât aministrative dal Comun di Udin. 5. I documents internis di caratar dome informatîf, o ben cence il principâl caratar juridic probatori, no son regjistrâts, par vie che a son cence rilevance archivistiche, ma dut câs a son prodots liberementri e scambiâts tra i uficis. 13

14 6. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues specificâ lis categoriis di documents internis sogjetis ae regjistrazion di protocol. 7. La regjistrazion di protocol dai ats (PI/A) e previôt di memorizâ tal sisteme informatic chestis informazions obligatoriis: a) numar di protocol, gjenerât in maniere automatiche dal sisteme; b) date di regjistrazion di protocol, assegnade in maniere automatiche dal sisteme; c) ufici produtôr; d) ogjet dal document; e) date dal document; f) presince di zontis, cun eventuâl indicazion dal numar e descrizion sintetiche. 8. La regjistrazion di protocol de corispondence interne (PI/C) e previôt di memorizâ tal sisteme informatic chestis informazions obligatoriis: a) numar di protocol, gjenerât in maniere automatiche dal sisteme; b) date di regjistrazion di protocol, assegnade in maniere automatiche dal sisteme; c) ufici produtôr; d) ufici destinatari o uficis destinataris (con specificazion dal destinatari principâl); e) ogjet dal document; f) date dal document; g) modalitât di trasmission (riferide al destinatari principâl); h) presince di zontis, cun eventuâl indicazion dal numar e descrizion sintetiche. 9. I destinataris di une corispondence interne a puedin jessi dome un o plui uficis dal Comun di Udin. Chescj destinataris a àn di jessi simpri e in ogni câs ducj memorizâts tal sisteme informatic. CJÂF III REGJISTRAZION DAI DOCUMENTS INFORMATICS Art. 25 Regjistrazion di protocol dai documents informatics 1. Compagn dai documents di cjarte, pai documents informatics in jentrade e in jessude si fasin regjistrazions di Protocol Gjenerâl (PG), invezit pai documents informatics internis si fasin regjistrazions di Protocol Interni (PI). 2. Lis regjistrazions di protocol dai documents informatics ricevûts cu lis modalitâts che a son tes letaris a) e b) dal 1n come dal art. 14bis, a son fatis da la U.O. Archivi e Protocol. 3. Lis regjistrazions di protocol dai documents informatics ricevûts cu lis modalitâts che a son te letare c) dal 1n come dal art. 14bis, a son fatis dai uficis competents. 4. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, al pues ancje autorizâ determinâts uficis a regjistrâ i documents informatics, indicant ancje lis tipologjiis di documents che i uficis stes a puedin regjistrâ e lis eventuâls modalitâts particolârs di gjestion. 5. Lis regjistrazions di protocol dai documents informatics a son precedudis da la esecuzion di procès di verifiche de autenticitât, divignince e integritât dai documents, di fâ cun modalitâts conformis ae normative e aes disposizions tecnichis in vore. 6. I documents informatics in jentrade a son regjistrâts par vie che a son ricevûts cu lis modalitâts previodudis dal Cjâf II dal Titul III e sotscrits cun firme digjitâl tai câs e tai mûts previodûts da la normative in vore. 14

15 7. I documents informatics in jentrade trasmetûts di une altre Publiche Aministrazion par mieç di pueste eletroniche a son regjistrâts daûr e pai efiets che a son tal art. 47, comis 1 e 2, dal D.Lgs. 82/ I documents informatics in jentrade trasmetûts par mieç di pueste eletroniche certificade e ricevûts da la Aministrazion intune casele di pueste eletroniche certificade a son simpri e in ogni câs regjistrâts. 9. Par esigjencis particolârs, sintût il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl e i Dirigjents interessâts, la Aministrazion e pues ricognossi la validitât e disponi la regjistrazion in jentrade di determinâts documents informatics acuisîts dal web e no sotscrits cun firme digjitâl. 10. Par esigjencis ecezionâls e par câs determinâts, sintût il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl e i Dirigjents interessâts, la Aministrazion e pues ricognossi la validitât e disponi la regjistrazion in jentrade dai documents informatics in câs diferents di chei che a son tai comis precedents. 11. Intai altris câs, i documents informatics ricevûts no son regjistrâts, ma dome mandâts ai uficis competents. Chescj documents a son distès memorizâts tal sisteme. 12. I documents in jessude a son regjistrâts par vie che a son prodots daûr dal art I documents internis a son regjistrâts par vie che a son prodots daûr dal art. 8 e di preminent caratar juridic probatori. 14. La regjistrazion di protocol dai documents informatics e previôt di memorizâ tal sisteme informatic lis stessis informazions obligatoriis previodudis pai corispondents documents di cjarte, cu la zonte de impronte dal document informatic, che e garantìs un leam indissolubil tra document e regjistrazion e e va calcolade daûr des normis e des disposizions tecnichis in vore. 15. Par chel che nol è previodût espressementri, si apliche la dissipline previodude pai documents di cjarte, par vie che e je compatibile. Art. 26 Messaçs di tornade 1. Daûr des disposizions tecnichis in vore, dentri de regjistrazion dai documents informatics ricevûts a traviers di messaçs di pueste eletroniche certificade, cuant che si verifichin determinâts events, il sisteme informatic al proviôt ae formazion e ae trasmissions ai mitents di chescj messaçs di tornade: - messaç di conferme di ricezion: un messaç, trasmetût al mitent su domande, che al à dentri la conferme che la regjistrazion e je avignude in jentrade di un document ricevût; - messaç di notifiche di ecezion: un messaç che al comuniche al mitent la rilevazion di determinadis anomaliis intun messaç ricevût. L elenc di chestis anomaliis al è individuât dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl; - messaç di inzornament di conferme: un messaç che al comuniche al mitent, su domande, determinâts events (rilevants), relatîfs a un document ricevût e regjistrât. L elenc di chescj events al è individuât dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl; - messaç di anulament di protocolazion: un messaç, obligatori tal setôr de comunicazion tra Publichis Aministrazions, che al comuniche al mitent di anulâ la regjistrazion in jentrade di un document ricevût in precedence. 15

16 TITUL V SEGNADURE DAI DOCUMENTS Art. 27 Segnadure di protocol 1. Par ogni regjistrazion di protocol si à di fâ la operazion di segnadure. 2. La segnadure di protocol e je la aposizion o la associazion al origjinâl dal document, in forme permanente e no modificabile, di cualchi informazion che e rivuarde il document stes. Cheste e permet di individuâ ogni document in mût inecuivocabil e e à il fin di mantignî une associazion indissolubil e leibile in maniere direte tra il document e la corispondent regjistrazion di protocol. 3. Par sigurâ che ogni regjistrazion di protocol e sedi fate a front di un document efetivementri prodot o ricevût, o ben al fin di evitâ te maniere plui assolude che si fasedin regjistrazions di protocol cence disponi dal document riferît da la regjistrazion,la operazion di segnadure e à di jessi fate contemporaniementri a la operazion di regjistrazion di protocol. Art. 28 Segnadure di protocol dai documents di cjarte 1. La segnadure di protocol dai documents di cjarte e je realizade a traviers de aposizion su di chescj almancul di chestis informazions: - Comun di Udin; - identificatîf di protocol; - date di regjistrazion di protocol. 2. Lis informazions che a son parsore a son metudis sui documents in jentrade par mieç di timbris o etichetis a pueste (cun codiç a sbaris) prodotis dal sisteme. 3. I modei dal timbri e de etichete a son stabilîts dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 4. La segnadure dai documents in jessude e internis si fâs, di norme, cu lis stessis modalitâts previodudis pai documents in jentrade. Art. 29 Segnadure di protocol dai documents informatics 1. La segnadure di protocol dai documents informatics e je realizade a traviers de associazion a chescj di chestis informazions: - codiç identificatîf de Aministrazion e de aree organizative omogjenie; - date di regjistrazion di protocol; - identificatîf di protocol; - ogjet; - mitent; - destinatari o destinataris. 2. Cuant che il document al è indreçât a altris Publichis Aministrazions, la segnadure di protocol dai documents informatics in jessude e pues cjapâ dentri ancje chestis informazions: - persone o ufici dentri de struture destinatarie che si pense che e varà di tratâ il document; - tabele di classificazion; - identificazion des zontis; - informazions sul procediment e sul tratament. 16

17 3. Chestis informazions a puedin jessi dopradis da la Aministrazion che e ricêf par automatizâ lis sôs operazions di regjistrazion di protocol e ancje lis ativitâts e i procès aministratîfs conseguents. 4. I dâts de segnadure di protocol a son contignûts une sole volte dentri dal stes messaç protocolât. 5. La segnadure informatiche e je codificade in formât XML, daûr de DTD prescrite da lis disposizions tecnichis in vore. TITUL VI ACUISIZION DIGJITÂL DAI DOCUMENTS DI CJARTE Art. 30 Scansion dai documents ricevûts 1. Consideradis particolârs esigjencis gjestionâls, i documents ricevûts su supuart di cjarte, daspò des operazions di regjistrazion di protocol e segnadure, si puedin acuisî in formât imagjin par mieç dal procès di scansion. 2. Il procès di scansion al garantìs il colegament di copiis digjitâls in formât imagjin dai documents a lis rispetivis regjistrazions di protocol. 3. Par garantî, tal timp, che lis rapresentazions digjitâls acuisidis si podedin lei e capî, pal procès di scansion si adotin i formâts standard, o in ogni câs no proprietaris, previodûts da la normative e da lis disposizions tecnichis in vore in materie di formazion e conservazion dai documents informatics, cussì come individuâts cun proviodiment dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl. 4. Lis tipologjiis di documents di scansionâ, lis modalitâts, i timps di esecuzion, i uficis abilitâts e lis necessariis dotazions, a son stabilidis dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts. 5. I documents di cjarte scansionâts a son in ogni câs trasmetûts ai uficis competents. Art. 31 Associazion dai file dai documents prodots 1. Par costituî un archivi eletronic dai documents prodots dai uficis dal Comun di Udin par mieç dai sistemis informatîfs automatizâts disponibii su la rêt de Aministrazion, i uficis produtôrs, daspò des operazions di regjistrazion e segnadure, di norme, a acuisissin i file dai documents di cjarte in jessude e internis e ju associin a lis rispetivis regjistrazions di protocol. 2. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl al pues individuâ lis categoriis di documents dulà che al è obligatori procedi daûr dal come di prin. 3. Par garantî, tal timp, che lis rapresentazions digjitâls acuisidis si podedin lei e capî, i file dai documents, indipendentementri dal programari doprât pe lôr redazion, prime de associazion ae regjistrazion, a son convertîs intun dai formâts standard, o in ogni câs no proprietaris, previodûts da la normative e da lis disposizions tecnichis in vore in materie di formazion e conservazion dai documents informatics, cussì come individuâts cun proviodiment dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dal Dirigjent dal Servizi Sisteme Informatîf Comunâl. 4. I documents di cjarte acuisîts par mieç de associazion dai relatîfs file, a son in ogni câs trasmetûts ai uficis competents. 17

18 TITULO VII SMISTAMENT E ASSEGNAZION DAI DOCUMENTS Art. 32 Il procès di smistament e la assegnazion dai documents 1. I documents in jentrade, daspò de regjistrazion di protocol e la segnadure, a àn di jessi assegnâts. 2. Par assegnazion di un document si intint la operazion di individuazion dal ufici competent, che al à di tratâ il relatîf afâr o procediment aministratîf, daûr dai ats di organizazion adotâts da la Aministrazion. 3. La assegnazion dai documents si realize par mieç dal procès di smistament. 4. Il smistament al pues cjapâ dentri plui uficis, un daûr di chel altri, in sucession jerarchiche dissendente. 5. Il Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, su propueste dai Dirigjents interessâts, al individue i uficis in cime che, dentri des variis struturis organizativis dulà che si articole la Aministrazion, a rapresentin i ponts di partence dai procès di smistament. 6. La U.O. Archivi e Protocol e smiste i documents ricevûts ai uficis in cime competents, che a proviodin a eventuâi ulteriôrs smistaments internis. 7. Chei altris uficis autorizâts ae regjistrazion dai documents in jentrade, gjavadis fûr diferentis disposizions dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, a puedin smistâ i documenti ricevûts dome ai uficis che a fasin part de lôr struture organizative. Duncje, se i documents ricevûts a risultin di competence di uficis che a fasin part di struturis organizativis diferentis, i stes a àn di jessi trasmetûts cence ritart, e in ogni câs dentri de stesse zornade, ae U.O. Archivi e Protocol, che e proviôt al necessari smistament. 8. Il smistament al finìs cu la prese in caric dal document fate dal ufici competent. 9. L ufici superiôr par jerarchie al pues simpri assegnâ diretementri il document a un ufici inferiôr te jerarchie, individuantlu come competent. 10. Tal câs di smistament falât, il document al à di jessi restituît cence ritart, e in ogni câs dentri de stesse zornade, al ufici che al à fat il smistament, regjistrant la operazion tal sisteme informatic. 11. Dutis lis informazions relativis al smistament a son regjistradis tal sisteme informatic. 12. Si pues assegnâ a plui uficis, ognidun pai adempiments di sô competence, un stes document, considerant che al fâs riferiment a un molteplicitât di afârs o procediments. 13. Sui documents di cjarte, in corispondence des informazions relativis ae segnadure, a son ripuartâts, di norme, i acronims dai uficis dulà che i documents stes a son smistâts. 14. La corispondence interne e i documents in jessude indreçâts ancje a un o plui uficis de Aministrazion, a son assegnâts, dentri des struturis organizativis destinatariis, compagn di ce che al è previodût pai documents in jentrade. Art. 33 Consegne dai documents 1. I documents a son metûts a disposizion dai uficis cjapâts dentri tal smistament. 2. I documents di cjarte a son consegnâts ai uficis, cence ritart, par mieç dal personâl ausiliari. 3. L ufici che al smiste un document di cjarte a plui uficis, al proviôt a produsi il numar di copiis che al covente. 18

19 4. L ufici che al fâs il prin smistament e l ufici competent a memorizin tal sisteme informatic, rispetivementri, la consegne e la prese in caric dal esemplâr origjinâl dal document di cjarte (specificantindi il numar). 5. I documents informatics a son rindûts acessibii ai uficis par mieç de rêt interne de Aministrazion, daspò de memorizazion che e je tal art. 57. TITUL VIII CLASSIFICAZION E FASSICOLAZION DAI DOCUMENTS Art. 34 Classificazion dai documents 1. Ducj i documents regjistrâts tal sisteme di protocol informatic a son classificâts. 2. La classificazion e je finalizade a ingrumâ e a organizâ in maniere uniforme i documents dal Comun di Udin, daûr di un ordenament logjic riferît aes funzions e aes ativitâts de Aministrazion. 3. La classificazion e atribuìs a ogni document une tabele di classificazion, gjavade fûr dal Titolari che al è tal art La classificazion si palese par mieç di codiçs numerics e si realize par mieç de fassiculazion dai documents. Art. 35 Titolari di classificazion 1. Pe classificazion dai documents dal Comun di Udin si dopre un unic Titolari, condividût di dutis lis struturis de Aministrazion. 2. Il Titolari al è adotât cun proviodiment dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl. 3. Il Titolari si presente come un scheme gjenerâl di partizions astratis, articoladis in mût jerarchic e individuadis su la fonde de analisi des competencis da la Aministrazion. 4. Il Titolari si sudivît in titui, che si sudividin in classis. 5. Dentri des classis, si formin i fassicui. 6. I titui e lis classis stabilidis dal Titolari no si puedin modificâ ni tal numar ni tal ogjet, fûr che par mieç des proceduris previodudis dal otâf come. 7. Ogni classe e à un numar variabil di fassicui che, dentri de stesse classe, a son numerâts in mût progressîf dal sisteme par mieç dal repertori dai fassicui che a son tal art Il Titolari di classificazion al è inzornât, o ben riconfermât, al inizi di ogni an cun proviodiment dal Responsabil dal servizi di gjestion documentâl, sintûts i Dirigjents interessâts, tal rispiet de normative in vore in materie di formazion e conservazion dai archivis dai ents publics. 9. I inzornaments dal Titolari a son comunicâts in maniere oportune ai uficis interessâts. Art. 36 Fassicolazion dai documents 1. Ducj i documents regjistrâts tal sisteme di protocol informatic a àn di jessi fassicolâts. 2. Pe fassicolazion si intint la operazion di inseriment dal singul document tal relatîf fassicul, par mieç de regjistrazion tal sisteme informatic dal colegament de regjistrazion di protocol dal document stes al fassicul. 19